Mötesanteckningar möte med styrgrupp projekt Trygg hemgång- Trygg tiden efter, 27 april 2017 Deltagare: Inga-Lill Karlström (ordförande), Robert Brandt, Emma Fastén, Bengt Marsh, Kirsi Heini, Bodil Evertsson, Åsa Wallin Frånvarande:, Susanne Hoflin (projektledare), Petra Olsson (områdeschef, Socialförvaltningen) 1. Mötesanteckningar från föregående möte Inga-Lill går igenom mötesanteckningar från föregående möte. Styrgruppen har beslutat att mötesanteckningarna ska publiceras på webbsidan om projektet Trygg hemgång, men de finns inte där i nuläget. Åsa säger att hon inte gjort det ännu, men kommer att göra det. Styrgruppen vill även att det ska läggas ut en nyhet när nya mötesanteckningar publiceras för att uppmärksamma alla medarbetare i förvaltningen om vad som är aktuellt. Vid föregående möte beslutades att Susanne och Åsa skulle se över projektplanens mål och förtydliga dem. Åsa bekräftar att målformuleringarna är omarbetade, men eftersom Susanne inte är på plats är det inte aktuellt att gå igenom dem vid mötet. Susanne och Åsa har ett inbokat möte med Robert den 2 maj. Återkoppling sker till styrgruppen vid kommande möte. Ett av de mål som omformulerats är det som avser SIP. Eftersom de nya rutinerna för SIP inte tycks vara kända av alla medarbetare bedömdes det lämpligast att fastställa ett mål som säkerställer detta inom ramen för projektet. Det är dock fortfarande oklart hur antalet SIP:ar ska kunna följas upp på ett enkelt sätt. Susanne har framfört ett önskemål om att kvalitetsansvarig Thomas Jonsson-Strand (sektor Säbo) skulle delta vid styrgruppsmötet för att berätta om deras arbete med korttidverksamhet, men att han tyvärr inte hade möjlighet att göra det. Han bjuds istället in till nästa styrgruppsmöte. Åsa berättar att Thomas sagt att sektor Säbo valt att i nuläget fokusera på sin egen process innan de börjar diskutera det med andra aktörer. De har noterat att alla korttidsverksamheter inte arbetar i enlighet med den tidigare kartlagda processen och vill säkerställa det först. Emma tillägger att Biståndsenheten utifrån sin ändrade rutin att biståndshandläggaren vid vårdplaneringsteamet följer upp sitt eget beslut om korttidsplats försöker skapa tydlighet kring vilken handläggare olika verksamheter ska kontakta fortsättningsvis. Bodil betonar att det är viktigt att informera alla utförare om de förändringar som är aktuella när det blir förändrade arbetssätt.
Ytterligare en punkt som togs upp vid föregående möte var den brukarundersökning som Biståndsenheten tidigare använt för att fånga brukarnas upplevelse av vårdplaneringen på sjukhuset. Inga-Lill och Susanne har bokat ett möte för att se över enkäten och om den kan vara användbar framöver. Bengt föreslår att man utöver denna form av enkät kanske även kan ta mer direkta kontakter med olika brukarorganisationer för att fråga om deras erfarenheter (t ex Strokeföreningen). Det är viktigt att inte begränsa sig till att endast ha samråd med exempelvis KPR. Emma lyfter att det är viktigt att vi samordnar alla olika former av enkäter som skickas ut så att det inte skickas ut flera samtidigt. Biståndsenheten har t ex ett uppdrag att hitta ett nytt sätt att mäta deras kundnöjdhet. De medborgare som har insatser från VOF har svårt att skilja mellan de olika former av enkäter som de erhåller. Inga-Lill förtydligar avslutningsvis att det gjorts ett extra tillägg i de föregående mötesanteckningarna (under punkt 8). Åsa och hon kom överens om att göra tillägget då Inga-Lill inte hunnit lämna en fullständig rapport vid mötet, men det bedömdes vara information som kunde vara intressant för styrgruppen att ta del av. 2. Information om kommande studiebesök till Skellefteå Sektor Hemtjänst planerar att utforma en försöksverksamhet utifrån Skellefteås modell att organisera hemtjänsten (i syfte att ta emot personer från sjukhuset tryggt och säkert i hemmet som ett alternativ till korttidsplats). Kirsi berättar att de därför kommer att åka på studiebesök till Skellefteå den 2-3 maj. Det är 12 personer som deltar i studiebesöket: Kirsi, kvalitetsansvarig, verksamhetsutvecklare, undersköterskor och legitimerad personal från sektor Hemtjänst. Utöver dem kommer Anna Backlund-Larsson från Biståndsenheten och även Trygg hemgångs projektledare Susanne Hoflin att följa med. De har inte fått något program för studiebesöket ännu men har framfört önskemål om att få träffa specifika yrkeskategorier. De vill belysa området brett och titta på hur Skellefteå arbetar med både verksamhet, ekonomi och lokaler. Inför studiebesöket har sektor Hemtjänst tagit fram eget arbetsmaterial till sin organisation och framför allt undersköterskorna är mycket positiva till att införa en liknande modell. De ser stora fördelar med att tillämpa detta arbetssätt vid svårare ärenden. Legitimerad personal har inte varit lika positiva och Kirsi tror inte att de ser fördelarna med det föreslagna arbetssättet på samma sätt. Kirsi menar dock att det skulle vara ett viktig lyft för undersköterskorna och vill att man fokuserar på att prova detta innan något annat påbörjas. Bengt tillägger att det kan få effekt för mer än att bara lösa det aktuella problemet, då de även kan förenkla framtida rekrytering för sektorn.
De försöker även se över sektor Hemtjänst ekonomi. En förutsättning för att Kirsi ska kunna motivera behov av ytterligare resurser är att kunna redovisa hur det fungerar idag. Den nuvarande bedömningen är att ett förändrat arbetssätt i enlighet med Skellefteåmodellen inledningsvis kommer att medföra en högre kostnad, men att det kommer att få positiv effekt efter några månader. Bengt, Kirsi och Anna A (ekonom) ska träffa Börje och Jenny för att bilda sig en uppfattning om hur många 24-timmarsärenden som det handlar om. Emma menar att det är viktigt att inte resonera i svart eller vitt, dvs. att tänka att nu ska alla gå direkt hem istället för till korttidsverksamhet. Individens behov och situation måste styra vilket som är lämpligast i varje fall. Robert säger att det i detta sammanhang är viktigt att skilja mellan olika målgrupper. Det här handlar om att erbjuda dem som har fördelar av att komma hem ett bra alternativ till korttidsplats. Enligt Robert finns det HCM-rapport där man räknat på effekten av detta där bland annat Ronneby kommun visat positiva resultat. Kirsi påtalar att det är skillnad i förutsättningar mellan Ronneby och Östersund. Ronneby är en liten kommun som inte har några dygnetrunt-insatser. Hon säger att det är viktigt att ha en bra modell att räkna utifrån. Bengt tillägger att det också är viktigt att tänka på att vi har LOV vilket inte Skellefteå har. Vi måste hitta ett sätt att hantera vår egen situation. Kirsi berättar att sektor Hemtjänst diskuterat lite hur det skulle kunna utformas hos oss. Hon menar att man skulle kunna införa denna insats för dem som inte tidigare haft någon insats och att de berörda personerna inte gör sitt LOV-val redan på sjukhuset utan efter t ex fem dagar. Biståndsenheten skulle då kallas in för att informera om valet. Emma frågar vad som ska gälla för dem som redan valt en privat utförare. Ska även dessa hänvisas till det kommunala teamet? Emma säger att handläggaren måste kunna informera om vilka alternativ som finns och motivera det som föreslås. Robert säger att det är därför han varit så angelägen om att alla yrkeskategorier är representerade vid studiebesöket - för att man ska kunna ställa olika frågor. Olika funktioner ser saker ur olika perspektiv. Bengt tillägger att vi behöver kolla upp vad som gäller både juridiskt och ekonomiskt, men menar att det kan ju också vara så att de externa utförarna ser fördelar med att även deras brukare får använda ett sådant team. Bengt säger att den preliminära tidplanen är att ta fram ett förslag till Lars och Robert till den 1 juni.
3. Behov av dialog med Uppdragsenheten inför Sektor hemtjänst försöksverksamhet Inga-Lill har hjälpt Biståndsenheten att titta på skillnaden i beslutsformuleringar mellan oss och Skellefteås beslut i samband med utskrivning och har konstaterat att det är i princip likvärdiga formuleringar. Inga-Lill betonar också att det är viktigt att tillämpa samma bedömningsmetod för alla. Oavsett om en person kommer till ett särskilt team eller ordinarie hemtjänst ska det vara ett likvärdigt arbetssätt. Emma säger att det som skapar en skillnad är att vår IRF (individuell resursfördelning) gör att det blir väldigt specifika insatser som ska utföras (om biståndsenheten ska fortsätta kategorisera på det sätt som görs idag). Eftersom IRF är kopplad till både ersättningar och avgifter måste en översyn göras av hur även detta ska fungera. Handläggaren skulle redan idag kunna fatta denna typ av beslut, men det måste fungera i alla led. Det är i nuläget tillsatt flera olika arbetsgrupper som arbetar med översyn av avgifter ur olika perspektiv. Det är nödvändigt att lyfta denna fråga till förvaltningschef Lars L som förväntas ha en helhetsbild och kan involvera nödvändiga personer för att säkerställa detta. Emma säger att det skulle kunna vara så enkelt som att man i dessa fall inför en 24- timmarsschablon som den enskilde får betala avgift för. Hon föreslår att man kollar med Skellefteå i samband med studiebesöket hur de arbetar med schabloner, ersättningar och avgifter. Ulrika Paulsson har ställt en fråga hur externa utförare är inblandade i dessa diskussioner. Styrgruppen konstaterar att det är något som Uppdragsenheten måste säkerställa. Bengt frågar vem det är som hanterar juridiska och ekonomiska frågor kopplade till LOV? Styrgruppens medlemmar säger att de uppfattat att det är Börje som brukar hantera dessa frågor, eventuellt tar han hjälp av SKLs jurister. 4. Information från samtal med Lund och Eskilstuna Inga-Lill återkopplar från samtal hon haft med Lund och Eskilstuna kring hur de arbetar med Trygg Hemgång. Anledningen till kontakt med Lund är att vi sedan tidigare har ett väl etablerat samarbete och nätverksarbete med dem. Lund har infört IBIC på samma sätt som oss och har även LOV samt en form av mottagningsteam för de personer som skriv hem från sjukhuset. Eskilstuna är intressant utifrån att Sörmlands kommuner och region redan har ett klart samverkanavtal att använda i sin planering inför 2018. Inga-Lill ville därför höra hur de förbereder sig inför den nya lagstiftningen. Lund Inga-Lill har försökt nå Lena Tosteman, verksamhetschef vid Myndighetsenheten, utan att lyckas, men har istället pratat med Sara-Maria Karlström som är samordnare/arbetsledare
för deras vårdplaneringsteam. Deras samordnade vårdplaneringsteam har fyra handläggare och tre legitimerad personal. I Lund får den enskilde välja utförare redan på sjukhuset, men det är få som i det läget väljer privat utförare. De har ett trygg-hemgångs-team, men endast inom egen regi. Det är upp till varje utförare att organisera ett sådant team. Inga-Lill frågade om det inte blir en konkurrensfördel för egen regi, vilket bekräftades. IBIC används av alla handläggare inklusive vårdplaneringsteamet (precis som hos oss). De har börjat använda Life care och nu bedömer handläggarna att dokumentationen går snabbare. Varje handläggare ska hinna göra 10 vårdplaneringar/vecka, dvs två om dagen, vilket är motsvarande som hos oss. De använder även Skype vid vårdplanering där det är lämpligt, istället för att gå till personen. Det genomförs 25 sådana Skype-möten varje månad och det gör att man hinner handlägga fler ärenden än tidigare så det har inneburit en effektivisering. De bedömer att deras uppdrag kommer att förändras från 2018 om den nya lagstiftningen införs. De tror att patienter/brukare kommer att kategoriseras i tre grupper grön, gul och röd patient. Grön patient/brukare är de personer som inte behöver ha några insatser samma dag som hemgången, Gul patient/brukare är de som behöver någon form av insats redan på hemgångsdagen och Röd patient/brukare är de som behöver stora insatser och där SIP behöver genomföras redan på sjukhuset. Detta system att kategorisera personer i grupper är något som region efter region tycks införa. Region Sörmland som är färdiga med sitt avtal ska tillämpa detta system. Inga-Lill hoppas få ytterligare information av Lena T om hur det är tänkt att teamet ska fungera efter 2018. Eskilstuna Eskilstuna tillhör Region Sörmland som redan har färdigställt sitt avtal, vilket gör dem intressanta att studera. Eskilstuna har till skillnad från Östersund och Lund inte infört LOV. Inga-Lill berättar lite om hur Eskilstuna planerar sina åtgärder inför 2018. En grund för åtgärderna är det samverkanavtal som fattats mellan regionen och Sörmlands kommuner. Eskilstuna har haft en arbetsgrupp från de olika verksamheter som berörs (hemtjänst, korttidsverksamhet, biståndsenheten, hemsjukvården etc.). Tillsammans har man kommit fram till vad respektive verksamhet behöver göra. Målet för förvaltningen är att brukaren får rätt vård på rätt vård- och omsorgsnivå. En beskrivning av samverkansavtalet mellan Region Sörmlands och kommunerna samt Eskilstunas förslag till åtgärder i sin helhet bifogas med minnesanteckningarna.
Inga-Lill konstaterar att det finns olika sätt att lösa de förändringar som Östersunds kommun står inför och det är viktigt att inte låsa sig vid en viss lösning utan kan ta det goda av flera olika lösningar. Det är även viktigt att titta på och ta till vara de exempel på bra arbetssätt och metoder vi har idag. Emma säger att hon tycker de kategoriseringar (gul grön röd) som Sörmland beslutat att använda låter intressanta. Robert säger att det finns många parametrar att ta hänsyn till när man tecknar avtalet. Lund har t ex en annan demografi och deras universitetssjukhus har fler vårdplatser än oss. Bengt frågar Robert hur diskussionerna med regionen fortlöper. Robert svarar att det inte händer så mycket. Den pågående rekryteringen av en ny regiondirektör spelar in. Även Hemsjukvårdsavtalet som gäller från 1 april 2017 är en viktig del i det framtida avtalet. Robert tror inte att det kommer att finnas ett färdigt avtal med regionen till den 1 januari 2018, men känner sig ändå trygg. Om de inte hunnit fatta ett avtal innan den nya lagstiftningen träder i kraft bedömer han att man kommer att teckna en överenskommelse enligt hur vi arbetar 2017 i avvaktan på att ett nytt avtal utformas. 5. Planering inför utskrivning samverkan inom kommunens verksamheter Inga-Lill säger att hon skulle vilja diskutera planering inför utskrivning mer specifikt. Hon säger att mycket fokus läggs på hur vi ska samverka med regionen, men hon vill tydliggöra att det är lika viktigt även med vår interna samverkan inom förvaltningen och inom kommunen (t ex samverkan med Socialförvaltningen). Hon frågar hur styrgruppen ser på samverkan mellan våra interna verksamheter? Enligt lagförslaget ska varje verksamhet ta ansvar för sin egen del av arbetet. Vill vi samverka kring individärenden eller ska vi tillämpa stuprör fram till det blir aktuellt med en gemensam SIP? Och vilken samverkan vill vi ha med Socialförvaltningen kring olika individärenden? Emma menar att samverkansavtalet med regionen kommer att fastställa spelreglerna och att det är svårt att ta ställning till hur allt kommer att fungera innan det är klargjort. I nuläget försöker Biståndsenheten att säkerställa att det ska fungera även om vi tvingas till nödlösningar. Både Bengt och Åsa säger att vi kommer att vara tvungna att samverka oavsett avtalets utformning. Åsa uppfattar dock att det Emma menar är att det inte är någon idé att utgå från något annat än lagförslagets innehåll så länge avtalet inte är klart.
Robert säger att han redan nu bedömer att den del som rör psykiatri och missbruk inte kommer att kunna färdigställas förrän längre fram då de inte kommit särskilt långt i sitt arbete. Bengt frågar om det behöver göras en samverkanskartläggning. Åsa förklarar att kommunens processmodell är utformad så att varje processägare har ansvar för att de egna processerna är effektiva och där det förekommer problem med samverkan mot andra ska den berörda processägaren ta initiativ till kartläggningar av samverkan mot berörda aktörer. Åsa bedömer att det kommer att behöva göras många samverkanskartläggningar framöver mot både interna och externa aktörer. 6. Information från processkartläggning av Utskrivningsprocessen Den sista kartläggningen av Utskrivningsprocessen har nu ägt rum. Processutvecklare Sofia Langefors kommer att informera om resultatet vid nästa styrgruppsmöte, men Inga-Lill frågar om de som deltagit vid kartläggningarna har något särskilt de noterat som bör lyftas redan nu? Robert noterade vid gårdagens kartläggning att gruppen fastnade i nuläget och nuvarande problemområden även när man skulle försöka utforma ett önskescenario. En positiv iakttagelse var att det fanns ett gott engagemang hos alla deltagare. Bengt säger att deltagarna genomgående under kartläggningarna även har visat god självinsikt om den egna verksamhetens brister och hur det kan uppfattas av andra. Genom kartläggningarna har kommunens medarbetare även fått en god inblick i den problematik som finns inom ramen för regionens arbete i form av exempelvis hög personalomsättning och många stafettläkare, vilket påverkar även övrig personal. Erfarna medarbetare kan av naturliga skäl hantera en sådan situation bättre än nyanställda. Något som oroar Bengt är primärvårdens frånvaro i diskussionen. Primärvårdens representant vid kartläggningarna tycks inte ha förankring i ledningen. Eftersom den nya lagstiftningen påverkar primärvården i hög utsträckning kommer det att bli problem om samarbetet med primärvården inte fungerar från 1 januari 2018. Bodil säger att många av deltagarna upplever att deras arbetssätt ändå är bra, men att det trots det är tydligt att det är något i arbetssättet som inte fungerar - att vi inte arbetar effektivt. Det finns tidstjuvar i alla led. Det är viktigt att försöka identifiera vad som är den grundläggande orsaken till olika brister för att kunna åtgärda dem. 7. Översyn av processen Hitta och erbjuda särskilt boende Eftersom Susanne inte är närvarande vid mötet får denna punkt tas upp nästa tillfälle. De befintliga processhandledarna är uppbokade på andra kartläggningar och det är därför Susanne som kommer att vara ett stöd för sektor Säbo vid denna översyn.
8. Hemlöshet information från möte med Socialförvaltningen Robert har träffat representanter för Socialförvaltningen för att diskutera hemlöshetsfrågan. Frågan är komplicerad och det har även betydelse att Vård- och omsorgsförvaltningen och Socialförvaltningens ansvarsfrågor är fördelade på två olika nämnder. Hemlöshet är dessutom inte bara en fråga för dessa båda förvaltningar utan berör hela kommunen. Det är angeläget att hitta ett fungerande arbetssätt eftersom det finns en ökande grupp hemlösa (vilket även beror på hur man definierar hemlöshet). Emma bedömer att Biståndsenheten handlägger minst ett sådant ärende/månad. Vid mötet konstaterades att det behöver göras en processkartläggning av hur kommunen arbetar med denna fråga. Socialförvaltningens chef Helen Eurenius lyfter behovet till KLG. I avvaktan på en sådan översyn får dessa ärenden hanteras i Irmelingruppen (precis som idag). Robert lyfter i sammanhanget hur viktigt det är att lösa olika problem genom samverkan. En duktig föreläsare inom området är Mats Tyrstrup (forskare vid Centre for Advanced Studies in Leadership vid Handelshögskolan i Stockholm) som talar om organisatoriska mellanrum. Robert har föreslagit att han (vid tillfälle) bör bjudas in som föreläsare till Östersunds kommun. 9. Övriga frågor Ingen i styrgruppen har några övriga frågor som behöver lyftas. 10. Nästa möte Mötet avslutas och Inga-Lill meddelar att nästa styrgruppsmöte hålls den 22 maj kl 13-15. Processutvecklare Sofia Langefors bjuds in till styrgruppsmötet för att berätta om resultatet från processkartläggningen av Utskrivningsprocessen. Sektor Säbos kvalitetsansvarige Thomas Jonsson-Strand bjuds också in för att berätta om deras arbete med att se över Korttidsprocessen. Robert Brandt, Kirsi Heini och Bengt Marsh meddelar redan nu att de inte kommer att kunna närvara vid nästa möte.