Socialt ansvarstagande i ramavtal. En vägledning från SKL Kommentus Inköpscentral

Socialt ansvarstagande i ramavtal En vägledning från SKL Kommentus Inköpscentral

Innehållsförteckning 1. Vägledning 3 2. Vårt ansvar 5 3. Vårt arbete 6 4. Definitioner 7 5. Processer 8 6. Ramavtalsvillkor 10 1 De grundläggande villkoren 10 2 Policyer och rutiner 11 7. Förklaringar ramavtalsvillkor 12 8. Vägledning rutinkrav 15 Rutinkrav 1. Policyåtagande 16 Rutinkrav 2. Offentliggörande & vidareförmedling 18 Rutinkrav 3. Ansvarsfördelning 20 Rutinkrav 4. Riskanalys 22 Rutinkrav 5. Uppföljning 26 Rutinkrav 6. Avvikelsehantering 29 Bilaga 1 32 Bilaga 2 35

1. Vägledning Socialt ansvarstagande i ramavtal I denna vägledning finner du information om SKL Kommentus Inköpscentrals (SKI) krav på socialt ansvarstagande i våra ramavtalsupphandlingar. Kraven återfinns som en del av våra ramavtalsvillkor och beskrivs närmre i avsnittet om Ramavtalsvillkor. Vägledningen och ramavtalsvillkoren är gemensamt framtagna tillsammans med Landstingens och Regionernas Nationella Kansli för Hållbar Upphandling. Detta dokument stämmer därför i stort sett överens med landstingens och regionernas vägledning. Vi använder oss av samma rutinkrav och hänvisar till samma konventioner och regelverk (grundläggande villkor) i våra respektive upphandlingsunderlag. Bakgrunden till vårt samarbete är att vi som upphandlande myndigheter har en gemensam uppgift i att minimera de sociala och miljömässiga riskerna i leveranskedjorna vid upphandling av varor och tjänster. Det gör vi genom att: Verka för efterlevnad av de grundläggande villkoren i hela leveranskedjan Verka för ökad transparens i hela leveranskedjan Samverka med leverantörer, branschorganisationer, civilsamhälle samt andra upphandlande myndigheter och organisationer för att öka kunskapen och medvetenheten om risker och ansvar i leveranskedjan. Denna vägledning syftar således till att tydliggöra förväntningar på leverantörer som levererar varor och tjänster på SKI:s ramavtal. På så vis skapas goda förutsättningar för samverkan för hållbar utveckling. Ett annat syfte är att dela med sig av de sociala och etiska krav som anges i denna vägledning till våra kunder. 3

Förväntningar på leverantörer Företag ska respektera de mänskliga rättigheterna i all sin verksamhet och i sina leveranskedjor. Många företag är redan i dag medvetna om risken att genom sin affärsverksamhet bidra till kränkningar av grundläggande villkor och arbetar aktivt för att hantera den. Som leverantör till SKI och därmed våra kunder 5 krävs att leverantören har en policy och etablerade rutiner för att identifiera och hantera risker i den egna verksamheten och i leveranskedjan. Företagens arbete för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljö och anti-korruption förväntas, i linje med FN:s vägledande principer, innefatta: 1. ett policyåtagande, 2. ett offentliggörande och vidareförmedling av åtagandet i leveranskedjan, 3. en tydlig intern ansvarsfördelning, 4. en rutin för riskanalys, 5. en rutin för uppföljning och kontroll av efterlevnad, samt 6. en rutin för avvikelsehantering. Detta är de sex rutinkraven som definieras närmre i ramavtalsvillkoren. I denna vägledning får du som leverantör reda på vad respektive rutinkrav innebär för er verksamhet och hur vi kommer följa upp dem. Stater genomför olika typer av affärstransaktioner med företag, inte minst genom upphandling. Detta ger stater var för sig och gemensamt unika möjligheter att främja dessa företags kunskap om och de mänskliga rättigheterna, inbegriper genom avtalsvillkoren, med vederbörlig hänsyn till staters relevanta åtaganden enligt nationell och internationell rätt. (FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter 6) 5 SKI:s kunder är kommuner, regioner, landsting och deras bolag 4

2. Vårt ansvar Vi erbjuder offentlig sektor avtal, inköps- och HR-tjänster som underlättar vardagen, frigör resurser till välfärden och bidrar till Sveriges kommuner, landsting och regioner ansvarar för att alla invånare ska ha tillgång till en bra skola, barn- och äldreomsorg, hälso- och sjukvård, tandvård, kollektivtrafik och mycket mer som vi medborgare tar som självklarheter. För att bedriva väl fungerande verksamheter behöver vi upphandla varor, tjänster och entreprenader som på olika sätt kommer medborgarna till nytta. När skattemedel omsätts i offentliga upphandlingar är det av yttersta vikt att de främjar en hållbar utveckling för att motverka miljöförstörelse och exploatering av arbetskraft. Att försumma det ansvaret innebär i slutändan högre samhällskostnader som kommunen, landstinget och regionen får bära. Vi vill därför verka för att de varor, tjänster och entreprenader som SKI upphandlar är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Vårt ansvar sträcker sig bortom vår egen verksamhet och våra närmaste affärsrelationer eftersom våra inköp påverkar människor och miljö långt utanför oss själva. Därför vill vi skapa goda samarbeten med våra leverantörer och andra intressenter för att kunna adressera ansvarsfrågorna i hela leveranskedjan. Vårt ansvar sammanfattas bäst av FN:s 17 globala hållbarhetsmål där mål nummer 12, om att främja hållbara konsumtions- och produktionsmönster, är särskilt vägledande för vårt arbete. Våra krav på socialt ansvarstagande utgår från FN:s initiativ Global Compact och dess principer för företagens sociala och miljömässiga ansvar. De är identiska med landstingens och regionernas gemensamma uppförandekod och baseras på internationella konventioner om de mänskliga rättigheterna, arbetsrätt, miljö och anti-korruption. Genom tjänsten Hållbarhetskollen erbjuder vi ett samordnat uppföljningssystem av kraven för socialt ansvarstagande som ställts i kommuners upphandlingar. Vi kontrollerar att upphandlade varor tillverkade på ett socialt och etiskt korrekt sätt. Alla SKI:s kunder får ta del av resultatet från uppföljandekontrollerna. 5

3. Vårt arbete SKI upphandlar en stor mängd varor och tjänster. Varorna framställs ofta i länder där risken är hög för att mänskliga rättigheter och arbetares rättigheter åsidosätts. För att aktivt driva igenom vårt åtagande för människor och miljö har vi utvecklat krav på socialt, etiskt och miljömässigt ansvar för offentliga upphandlingar där det är relevant. Kraven finns i våra ramavtalsvillkor som gäller under hela avtalstiden. De omfattar bland annat sex rutinkrav som leverantören måste uppfylla. Vi följer upp kraven under avtalstiden, men även om uppföljning och revision är nödvändigt är det långt ifrån tillräckligt. Vi vill engagera och motivera våra leverantörer att arbeta med ansvarsfrågorna i den egna verksamheten och vidare i leveranskedjan. I enlighet med FN:s ramverk för företag och mänskliga rättigheter 5 vill vi att våra leverantörer ska utveckla och implementera processer och rutiner för att hantera frågor som berör de grundläggande villkoren. Med rutinerna på plats bör leverantörerna kunna besvara frågor som till exempel: Är beslutet att arbeta med hållbara leveranskedjor förankrat i högsta ledningen? Har åtagandet offentliggjorts och förts vidare i den egna verksamheten och i leveranskedjan? Finns det utsedda personer som ansvarar för frågorna? Vilka rutiner finns på plats för att identifiera risker? Hur följs kraven upp i den egna verksamheten och i leveranskedjan? Vad gör ni om ni upptäcker avvikelser i den egna verksamheten eller i leveranskedjan? 5 http://www.ohchr.org/documents/publications/guidingprinciplesbusinesshr_en.pdf 6

4. Definitioner Den egna verksamheten All verksamhet som bedrivs i egen regi, oavsett var i bolagsstrukturen framställningen sker dvs. moderbolag, alla helägda bolag och de delägda bolag som ingår i koncernen. Leveranskedja Sekvens av aktiviteter eller parter som tillhandahåller produkter eller tjänster till organisationen (källa: ISO 26000). Kan omfatta externa leverantörer såväl som egna verksamheter. Den egna verksamheten All verksamhet som bedrivs i egen regi, oavsett var i bolagsstrukturen framställningen sker dvs. moderbolag, alla helägda bolag och de delägda bolag som ingår i koncernen. Due diligence En process för att undvika eller lindra negativ påverkan av företagens verksamhet. Due diligence är med andra ord de metoder och verktyg ett företag tar till för att identifiera och hantera risker kopplade till dess verksamhet och leveranskedja. De grundläggande villkoren omfattar Socialt ansvar Hänvisar till mänskliga rättigheter och arbetares rättigheter, dvs. FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948), ILO:s åtta kärnkonventioner, FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Miljöansvar Hänvisar till den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet. Anti-korruption Hänvisar till FN:s konvention mot korruption. Hållbarhetskrav De krav som ställs på socialt ansvar, miljöansvar, samt anti-korruption (enligt ovan angivna definitioner). 7

5. Processen Från krav till uppföljning En viktig del i SKI:s arbete med socialt ansvarstagande är uppföljningen av kraven. Här får du reda på hur hela processen går till; från de förväntningar som finns samlade i våra ramavtalsvillkor till uppföljningen. Våra krav på socialt ansvarstagande Kraven utgår från FN:s initiativ Global Compact och dess principer för företags sociala och miljömässiga ansvar. 5 För mer information om kraven, se bilaga 1. Ramavtalsvillkor I ramavtalsvillkoren ställs krav på att leverantören aktivt ska verka för att de grundläggande villkoren efterlevs i den egna verksamheten och i leveranskedjan. Med aktivt verka för menas att leverantören ska ha rutiner på plats för att identifiera och hantera risker för avvikelser från de grundläggande villkoren. Rutinerna ska vara dokumenterade och tillämpas löpande. Under rubriken Ramavtalsvillkor återges kraven på socialt ansvar och rutinkraven beskrivs närmre under rubriken Vägledning rutinkrav Observera att denna vägledning inte omfattar SKIs övriga ramavtalsvillkor eller sanktioner som finns kopplade till ramavtalsvillkoren. Uppföljningsprocessen Uppföljning av kraven delas in i tre delmoment: 1. uppföljning av leverantörens rutiner 2. kontroll av att rutinerna tillämpas på utvalda produkter på avtal 3. uppföljning av efterlevnad i produktionen Steg 1: Leverantörens rutiner Som ett första steg i en avtalsuppföljning kontrollerar SKI (eller SKIs ombud) att leverantören har de rutiner på plats som krävs enligt ramavtalsvillkoren. Uppföljning sker genom s.k. skrivbords- eller kontorsrevision. Se nedan angående de olika metoderna för uppföljning. Steg 2: Produkt på avtal Här väljer SKI, eller vårt ombud, ut en eller flera produkter i ett avtal och följer upp dem för att kontrollera att rutinerna tillämpats på just dessa produkter. Bland annat efterfrågar vi information om var varan produceras, vilka risker som leverantören har identifierat i kedjan, hur leverantören utifrån riskbilden arbetar med uppföljning, och eventuell avvikelsehantering. Uppföljningen sker genom skrivbords- eller kontorsrevision. 5 http://www.ohchr.org/documents/publications/guidingprinciplesbusinesshr_en.pdf 8

Steg 3: Produktion Här genomför vi en fabriksrevision där SKI eller vårt ombud granskar produktionen. Syftet med revisionen är att utvärdera hur effektiva leverantörens processer och rutiner är för att säkerställa att de grundläggande villkoren efterlevs i praktiken. Metoder för uppföljning Vid avtalsuppföljning genomförs en skrivbords-, kontors- eller fabriksrevision. Vid en skrivbordsrevision skickar SKI ut en självskattningsenkät till leverantören som får besvara ett antal frågor. Svaren bedöms sedan av SKI eller vårt ombud. SKI kan välja att komplettera en skrivbordsrevision med en kontorsrevision, där SKI eller ombudet besöker leverantörens kontor för att genom intervjuer och dokumentgranskning verifiera svaren i självskattningen. Vid en fabriksrevision besöker vi eller vårt ombud en produktionsanläggning i leveranskedjan för en produkt som omfattas av ett avtal. Besök kan ske i leverantörens egen produktionsanläggning eller en underleverantörs. Vid en fabriksrevision kontrollerar SKI eller ombudet genom intervjuer, dokumentgranskning, rundtur i fabrik och sovsalar, m.m. att de grundläggande villkoren efterlevs. Åtgärdsarbete Syftet med att ställa hållbarhetskrav är att förbättra för människor och miljö i leveranskedjan. När en uppföljning är genomförd börjar därför normalt ett arbete där SKI i dialog med leverantören skapar en åtgärdsplan SKI ska godkänna tid- och åtgärdsplanen som tydligt ska beskriva hur avvikelser ska avhjälpas inom angiven tid. Leverantören har sedan ansvaret att genomföra förbättringar i leveranskedjan eller i de egna rutinerna. Uppföljning - samordning och metodik 9

6. Ramavtalsvillkor 1 De grundläggande villkoren Leverantören ska aktivt verka för att de [varor/tjänster] som levereras enligt detta ramavtal ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med de grundläggande villkoren. Leverantörens ansvar omfattar åtgärder för att förebygga och hantera avvikelser från dessa villkor i hela leveranskedjan, oavsett antal mellanled. De grundläggande villkoren är a) FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna b) ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182) c) FN:s barnkonvention, artikel 32 d) Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i landet där hela eller delar av [varan/tjänsten] framställs e) den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som gäller i landet där hela eller delar av [varan/tjänsten] framställs f ) den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där hela eller delar av [varan/tjänsten] framställs g) FN:s deklaration mot korruption. I de fall då internationella bestämmelser föreskriver ett starkare skydd för den enskilde än nationella lagar eller förordningar ska leverantören sträva efter att efterleva principerna i de internationella bestämmelserna. 2 Policyer och rutiner För att uppfylla åtagandet enligt 1 ska leverantören, för de [varor/tjänster] som ingår i avtalet, senast vid avtalsstart a) ha antagit en eller flera policyer, som fastställts av högsta ledningen, och som innefattar ett åtagande att respektera de grundläggande villkoren; b) ha offentliggjort sitt åtagande att respektera de grundläggande villkoren och kommunicerat detta till de verksamheter som leverantören har kontrakt med; 10

c) ha utsett person(er) på ledningsnivå som ansvarar för att leverantören följer de grundläggande villkoren; d) ha en rutin för att regelbundet genomföra riskanalyser, dvs. identifiera och prioritera aktuella och potentiella risker för avvikelser från de grundläggande villkoren; e) ha en rutin för att regelbundet följa upp efterlevnaden av de grundläggande villkoren; samt f ) ha en rutin för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa avvikelser från de grundläggande villkoren. De åtgärder som genomförs enligt a f ska vara dokumenterade, tillämpas löpande och gälla för den egna verksamheten och hela leveranskedjan. 5 5 Se bilaga 2 med förslag till sanktioner som bör kopplas ihop med ovanstående krav. 11

7. Förklaringar ramavtalsvillkor "Aktivt verka för" Leverantören ska aktivt verka för att [varor/tjänster] som levereras enligt detta [ramavtal/kontrakt] ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med de grundläggande villkoren. Med aktivt verkar för menas att leverantören ska ha policys och rutiner på plats som skapar interna förutsättningar för att förhindra och begränsa avvikelser från de grundläggande villkoren i den egna verksamheten och i leveranskedjan. Vilka rutiner leverantören minst ska ha på plats listas i den andra delen i ramavtalsvillkoren. Ansvaret gäller för alla företag, oavsett storlek, bransch, i vilken miljö verksamheten bedrivs, ägarförhållande och struktur. På vilket sätt företagen fullgör detta ansvar kan ändå variera beroende på dessa faktorer och hur pass allvarlig företagets negativa påverkan på de grundläggande villkoren är (UNGP 14 ). 5 Små och medelstora företag kan ha mer informella processer och strukturer än större företag, så deras riktlinjer och processer kan till exempel skilja sig åt. Men även vissa små och medelstora företag kan ha en allvarlig negativ påverkan som måste hanteras. Hur allvarlig den negativa påverkan är bedöms utifrån dess omfattning och möjlighet att åtgärda. Ansvaret gäller således fullt ut och på lika villkor för alla företag. Vad ska rutinerna uppnå? Leverantörens ansvar omfattar att åtgärder vidtas för att förebygga och hantera eventuella avvikelser från [de grundläggande] villkoren Företag kan påverka negativt och misslyckas efterleva de grundläggande villkoren antingen genom sin egen verksamhet eller som ett resultat av sina affärsförbindelser. Rutinernas syfte är att identifiera och hantera riskerna i den egna verksamheten och i leveranskedjan, även de delar som leverantören har mindre koppling till. Rutinerna ska med andra ord gälla hela leveranskedjan, oavsett antal mellanled. Vilka åtgärder leverantören vidtar för att minimera riskerna kommer däremot att skilja sig beroende på var i kedjan riskerna finns. Bland annat kommer inflytande, köpkraft och relationer till underleverantörer att påverka hur leverantören arbetar med sina risker. Hur långt bak i leveranskedjan sträcker sig ansvaret? i hela leveranskedjan, oavsett antal mellanled. Riskerna styr ansvaret SKI vill säkerställa att de varor och tjänster som köps in inte bidrar till negativ påverkan på människor eller miljö, oavsett var detta sker. En leverantör till SKI har därför ett ansvar för att säkerställa att de grundläggande villkoren efterlevs i hela leveranskedjan, med fokus på de verksamheter där allvarlig risk för kränkningar av dessa villkor föreligger. Leverantören bör därmed, utifrån sin riskanalys, identifiera var de största riskerna finns och genom olika åtgärder minska dem Vilka åtgärder som är lämpliga att vidta varierar. 5 UN guiding principles on business and human rights 14 12

Det är inte alltid självklart att leverantören kan identifiera och hantera risker långt bak i leveranskedjorna. I vissa fall är leveranskedjorna komplexa, i andra fall har leverantören inte möjlighet att inhämta information om underleverantörsled eller så kan det vara svårt att spåra det exakta ursprunget av till exempel råmaterial. Vilka åtgärder som är lämpliga att vidta är i hög utsträckning beroende av leverantörens inflytande över aktörer i olika led i leveranskedjan. Inflytandesfär Leverantören har lättare att påverka verksamheter som den har formell eller de facto-kontroll över. De facto-kontroll avser situationer där leverantören har möjlighet att diktera beslut och aktiviteter hos en annan part, även om den inte har rättslig eller formell befogenhet att göra det. Förutom att vara ansvarig för sina egna beslut och aktiviteter kan leverantören, i vissa situationer, inverka på beteendet hos organisationer/aktörer som den har relationer till. Sådana situationer kan anses falla inom leverantörens inflytandesfär (ISO 26000). Om leverantören saknar inflytande kan det finnas sätt för den att öka det. Inflytandet kan till exempel ökas genom att erbjuda kunskapsuppbyggnad, genom att skapa incitament eller genom samarbete med andra aktörer. I de fall leverantören saknar inflytande innefattar ansvaret att respektera de grundläggande villkoren att leverantören vidtar lämpliga åtgärder för att öka det. Lämpliga åtgärder FN:s vägledande principer skiljer på företags åtagande beroende på om det är orsakande, bidragande eller står i samband med en avvikelse. När en leverantör orsakar eller kan orsaka en negativ påverkan bör leverantören vidta åtgärder för att upphöra med eller förhindra denna. När en leverantör bidrar eller kan bidra till en negativ påverkan bör denna vidta åtgärder för att upphöra med eller förhindra detta och använda sitt inflytande till att begränsa ytterligare påverkan. Vanligast är att ett företag kan anses vara orsakande till avvikelser i de egna verksamheterna, och vara bidragande till avvikelser som sker i leveranskedjan. Om en leverantör inte har orsakat eller bidragit till en negativ påverkan, men trots det står i samband med verksamheten där avvikelsen upptäckts, är situationen mer invecklad. Vad som kan komma i fråga vid bedömning av lämplig åtgärd i sådana situationer är leverantörens inflytande över berörd verksamhet samt kränkningens allvarlighetsgrad. När leverantörens riskhanteringssystem granskas tar vi hänsyntill leverantörens inflytandesfär och möjlighet att vidta olika typer av åtgärder beroende på var i kedjan avvikelsen sker. Policies och rutiner De åtgärder som genomförs för att uppfylla skyldigheterna i punkterna 1 6 ska vara dokumenterade, tillämpas löpande, och gälla för den egna verksamheten och hela leveranskedjan. En rutin är en beskrivning av vad som kontinuerligt ska göras. Rutinerna ska vara dokumenterade, det vill säga nedskrivna. En rutinbeskrivning kan (men måste inte) till exempel innehålla följande information: 13

Syfte - Vad är rutinen till för? Ansvar - En ansvarig person som säkerställer att rutinen blir utförd och att den är aktuell, Hur - En instruktion om hur arbetet konkret ska utföras, När - När eller hur ofta rutinen ska genomföras, Dokument - relaterade dokument. Det är även viktigt att rutinerna tillämpas i den utsträckning som anses skälig för att fånga upp och adressera eventuella risker. Det är därför också viktigt att den löpande implementeringen kan redogöras för. 14

8. Vägledning rutinkrav Om vägledningen SKIs leverantörer förväntas a sitt ansvar för att verka för hållbar produktion. Utifrån FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter har SKI därför, tillsammans med Sveriges landsting och regioner, tagit fram ramavtalsvillkor som uppmanar till effektiv riskhantering i leveranskedjan. Att ställa krav på att leverantören ska ha interna rutiner på plats är också ett sätt att skapa goda förutsättningar för att genom samverkan verka för hållbar utveckling under avtalsperioden. I detta avsnitt följer en vägledning som närmre beskriver rutinkraven. För varje rutin anges: Syfte: Vad vill SKI åstadkomma med det specifika kravet? Bedömningskriterier: Vad ska rutinen innehålla för att den ska anses vara tillräcklig? Generell vägledning: Här ges generell vägledning kring policyn/rutinen. Den generella vägledningen går utöver bedömningskriterierna och ger olika exempel på hur företag kan arbeta. Leverantören behöver alltså inte arbeta i enlighet med den generella vägledningen, utan behöver endast uppfylla bedömningskriterierna. Uppföljning: Här anges vad upphandlande myndighet, själv eller genom ombud, kan komma att granska vid en uppföljning, för att säkerställa att leverantören uppfyller kravet. Läs mer! Här ges förslag på andra vägledningar som leverantören kan ta hjälp av. Bedömning Rutinerna ska vara proportionerliga i förhållande till de risker leverantören står inför i den egna verksamheten och i leveranskedjorna. Leverantörens rutiner ska uppfylla ett antal kriterier som specificeras i vägledningen nedan och bedöms enligt följande: Uppfyller krav Rutinen uppfyller kriterierna Uppfyller ej krav efter avslutad granskning Uppfyller ej krav efter att åtgärdsfasen avslutats Rutinen uppfyller inte samtliga kriterier. Leverantören klassas som gul under åtgärdsfasen, det vill säga under den tiden avvikelser hanteras Leverantören har efter åtgärdsfasen inte åtgärdat samtliga avvikelser. SKI/Upphandlande myndighet kan vidta sanktioner Leverantören måste kunna visa att rutinerna tillämpas löpande eller vid behov. SKI kontrollerar tilllämpningen av rutinerna genom att välja ut en produkt eller tjänst på avtalet och titta på riskidentifieringen och riskhanteringen för den. Om en rutin finns på plats, men inte tillämpats på ett lämpligt sätt, hanteras detta i en separat åtgärdsplan. Bedömning sker enligt samma trafikljussystem som ovan. Information som kan efterfrågas vid en uppföljning av en produkt eller tjänst framgår av följande vägledning. 15

Rutinkrav 1. Policyåtagande 1.0 Rutinkrav Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes ha antagit en eller flera policys, som fastställts av högsta ledningen, och innefattar ett åtagande att respektera de grundläggande villkoren. 1.1 Syfte Att förstå hur leverantören tolkar sitt ansvar att respektera de grundläggande villkoren, samt hur detta ansvar speglas i förväntningar på anställda, affärspartners och andra intressenter som är direkt kopplade till den upphandlade produkten, tjänsten eller till leverantörens verksamhet i stort. 1.2 Leverantörens policy ska... 1. Minst omfatta de grundläggande villkoren 2. Vara godkänd på den högsta nivån i företaget 3. Innehålla åtaganden för de egna aktiviteterna och uttrycka företagets förväntningar på affärspartners inklusive leverantörer, underleverantörer, agenter, distributörer och andra intressenter i hela leveranskedjan. 4. Delges anställda inom företaget 1.3 Generell vägledning Policyåtagande avser en offentligt tillgänglig avsiktsförklaring av företagets ansvar, åtaganden och förväntningar avseende de grundläggande villkoren i den egna verksamheten, i leveranskedjan samt i övriga affärsrelationer. Företagens åtagande och förväntningar gällande de grundläggande villkoren kan uttryckas i en enda policy eller i flera fristående policys, men kan även integreras i något av företagets bredare styrdokument som t.ex. i en uppförandekod. Policyn ska uppmana till ansvarsfullt affärsbeteende i den egna verksamheten och i leveranskedjan. En policy kan till exempel: Uttrycka de grundläggande villkor som företaget åtar sig att respektera. Dessa kan grunda sig på företagets egna värderingar eller på kunders förväntningar och krav. Företaget bör även uttryckligen åta sig att leva upp till internationella standarder i förhållande till särskilda risker kopplade till den specifika branschen. Uttrycka det ansvar företaget åtar sig kopplat till den egna verksamheten och leveranskedjan. I policyn uttrycks även förväntningar på affärspartners och intressenter. Uttrycka ett åtagande att genomföra due diligence på företagets allvarligaste risker i leveranskedjan. 16

Uttrycka ett åtagande att samarbeta med och involvera relevanta intressenter genom due diligence-processen. Innehålla ett åtagande gällande hållbara inköpsmetoder, i syfte att minimera företagets negativa påverkan genom dess affärstransaktioner. Uttrycka förväntningar på leverantörer gällande outsourcing (t.ex. hemarbete, rekryteringsagenter etc.) och hur underleverantörer används. Innehålla ett åtagande att adressera samtliga klagomål som riktas mot företaget eller dess leveranskedja. Policyn/policys bör utvecklas i samförstånd med intern och extern expertis och ska godkännas på den mest seniora nivån i företaget. Policyåtagandet bör sedan förankras hela vägen från högsta nivån till övriga medarbetare i företaget, som annars kan agera utan att vara medvetna om eller utan att ta hänsyn till de grundläggande villkoren. Policyn/policys bör uppdateras allteftersom mer kunskap och information inhämtas kring risker och påverkan i leveranskedjan. Till exempel kan nya risker uppdagas efter att ett riskhanteringsarbete genomförts genom till exempel uppföljning eller kapacitetsbyggande. 1.4 Uppföljning Rutin: Rutinen kontrolleras i enlighet med bedömningskriterierna som anges under punkt 1.2. 1.5 Mer att läsa UN Guiding Principles Reporting framework A1 UN Guiding Principle 16 OECD due diligence guidance: www.oecd.org FN:s Deklaration om Mänskliga Rättigheter: http://www.ohchr.org/en/udhr/documents/ UDHR_Translations/eng.pdf Barns rättigheter i policies och uppförandekoder/ Children s rights in policies and codes of conduct: http://www.unicef.org/csr/css/children_s_rights_in_policies_26112013_web.pdf Developing a Policy Commitment and Embedding Respect for Human Rights: http://www.shiftproject.org/sites/default/files/og/echrsg.og.7.pdf 17

Rutinkrav 2. Offentliggörande & vidareförmedling 2.0 Rutinkrav Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes, ha offentliggjort sitt åtagande att respektera de grundläggande villkoren och delgett åtagandet till verksamheter som leverantören har kontraktsförhållanden med. 2.1 Syfte Att säkerställa att leverantören offentliggör sitt åtagande och vidareförmedlar det till relevanta intressenter, vare sig det är till intressenter som själva förväntas införa ett motsvarande åtagande i sin verksamhet (t.ex. leverantörer och underleverantörer), eller om det är till intressenter som har intresse i dess implementering (t.ex. affärsförbindelser, investerare, konsumenter, intresseorganisationer), eller till de individer eller grupper som kan komma att påverkas negativt av leverantörens verksamhet. 2.2 Leverantörens åtagande(n) och förväntningar ska... 1. Vara offentlig(a) och finnas tillgänglig(a) för intressenter 2. Vidareförmedlas till leverantörer, genom ramavtalsvillkor, signerad uppförandekod eller motsvarande 3. Vidareförmedlas till leverantörer bortom första ledet 2.3 Generell vägledning Denna rutin ska säkerställa att intressenter, leverantörer och underleverantörer i olika led i leveranskedjan görs medvetna om företagets åtagande att respektera de grundläggande villkoren samt att de uppmuntras att agera i enlighet med detta. Åtagandet bör offentliggöras, och aktivt delges verksamheter som företaget har kontraktsförhållanden med. Andra aktörer som är direkt kopplade till, för avtalet, relevanta delar av företagets verksamhet, samt de personer/aktörer som riskerar att drabbas vid avvikelser mot de grundläggande villkoren bör också underrättas. Spridning kan ske genom enkla metoder, som att lägga upp det på företagets hemsida eller intranät, införa ramavtalsvillkor som kopplartill åtagandet i avtal med leverantörer, eller föra dialog kring åtagandet/åtagandena internt och externt. Därtill kan företaget välja att jobba med utbildning och kapacitetsbyggnad i leveranskedjan i syfte att öka kunskap i dess olika led. För att säkra en hållbar produktion är det viktigt att ansvaret inte stannar vid första ledet av leverantörer utan även omfattar underleverantörer till dessa. Ofta förekommer det mer problem gällande arbetsvillkor och miljöförhållanden i underleverantörsleden. Det är därför viktigt att försöka vidareförmedla ansvaret och ställa krav även i dessa led. Företag kan därför ställa krav på sina direkta leverantörer, och uppmuntra att dessa i sin tur vidareförmedlar de grundläggande villkoren i sina leveranskedjor. 18

2.4 Uppföljning Rutin: Rutinen kontrolleras i enlighet med bedömningskriterierna som anges under punkt 2.2. Produkt: SKI kan vid en uppföljning begära att få se att rutinen tillämpas på en utvald produkt på avtal genom att till exempel be om att få titta på avtal, påskriven uppförandekod, eller motsvarande mellan avtalsparten och dess leverantör(er) för den utvalda produkten. 2.5 Läs mer 1. UN Guiding Principles Reporting Framework A1.3, A2.4, C1.1: http://www.ungpreporting.org/ 2. UN Guiding Principle 16 3. OECD due diligence guidance: www.oecd.org 19

Rutinkrav 3. Ansvarsfördelning 3.0 Rutinkrav Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes ha utsett personer på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnad av de grundläggande villkoren. 3.1 Syfte Att säkerställa att leverantören utsett ansvariga på ledningsnivå som är ytterst ansvariga för att de grundläggande villkoren efterlevs i den egna verksamheten och i leveranskedjan. 3.2 Leverantören ska... 1. Ha tilldelat ansvar till personer på ledningsnivå för implementering och efterlevnad av policyns samtliga ansvarsområden, med särskild hänsyn till: - Mänskliga rättigheter - Arbetares rättigheter - Miljöfrågor - Korruptionsfrågor 2. Ange vad ansvaret innebär och omfattar 3.3 Generell vägledning En intern ansvarsfördelning är en förutsättning för att förhindra, begränsa och hantera eventuella avvikelser från de grundläggande villkoren. Den interna ansvarsfördelningen kan se olika ut beroende på organisationens storlek och struktur. Det är dock viktigt att företagets ledning är införstådda med de risker som kan kopplas till företagets verksamhet. Det är sålunda även viktigt att personer på ledningsnivå - med relevant kompetens, kunskap och erfarenhet - har utsetts som ytterst ansvariga för att tillse efterlevnad av de grundläggande villkoren. Dessa kan sedan delegera det dagliga ansvaret i organisationen. Förutom att förankra åtagandet i högsta ledningen och förlägga ansvaret på en senior nivå, kan företaget: Se till att anställda minimerar risker i sitt dagliga arbete Ge tillbörlig uppmärksamhet och stöd för due diligence av de grundläggande villkoren och fördela resurser i enlighet med detta Se till att personal som arbetar med due diligence tilldelas den tid och kompetensutveckling som krävs för uppgiften 20

3.4 Uppföljning Rutin: Rutinen kontrolleras i enlighet med bedömningskriterierna som anges under punkt 3.2. 3.5 Läs mer 1. UN Guiding Principles Reporting Framework A.2.1: http://www.ungpreporting.org/reporting-framework/governance-of-respect-for-human-rights/embedding-respect-for-human-rights/ 2. OECD due diligence guidance: www.oecd.org 3. UN Guiding Principle 19 21

Rutinkrav 4. Riskanalys 4.0 Rutinkrav Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes ha utsett personer på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnad av de grundläggande villkoren. 4.1 Syfte Att säkerställa att leverantören löpande identifierar allvarliga risker för kränkningar av de grundläggande villkoren, samt strävar efter spårbarhet och transparens i leveranskedjan. 4.2 Leverantören ska... 1. Kartlägga sina leveranskedjor med särskild hänsyn till högriskverksamheter. 2. Identifiera allvarliga risker för kränkningar av mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljö och anti-korruption i den egna verksamheten och i hela leveranskedjan. 3. Löpande inhämta information om nya risker i leveranskedjan. 4.3 Generell vägledning Kartläggning leveranskedja Att genomföra en riskanalys för potentiella avvikelser från de grundläggande villkoren är ett nödvändigt steg för att ringa in problematiska områden, prioritera och ge underlag för effektiva åtgärder. Spårbarhet är en förutsättning för att kunna göra en riskanalys, och det är därför viktigt att göra en så fullständig kartläggning som möjligt av leveranskedjan, det vill säga var all tillverkning av de varor/ tjänster som levereras sker. I många fall har företag och organisationer främst insyn i det första tillverkningsledet, men det är viktigt att känna till så stor del av kedjan som möjligt för att kunna bemöta eventuella sociala och miljömässiga risker. Företag bör därför sträva efter att känna till eventuella underleverantörsled, samt var och hur insatsvaror och råvaror framställs. Som grund för due diligence arbetet och riskanalysen behöver företag samla och inhämta information om leveranskedjorna och om branschen. En riskanalys kan exempelvis omfatta en kartläggning av: Produkter/tjänster som företaget tillverkar/utför och köper in (egna varumärken och externa). Leverantörer och underleverantörer och i vilka länder dessa verksamheter finns. Verksamheter/aktiviteter kopplade till branschen i stort eller till specifika leveranskedjor där risk för avvikelser från de grundläggande villkoren är stor. 22

Kartläggning leveranskedja Att genomföra en riskanalys för potentiella avvikelser från de grundläggande villkoren är ett nödvändigt steg för att ringa in problematiska områden, prioritera och ge underlag för effektiva åtgärder. Spårbarhet är en förutsättning för att kunna göra en riskanalys, och det är därför viktigt att göra en så fullständig kartläggning som möjligt av leveranskedjan, det vill säga var all tillverkning av de varor/ tjänster som levereras sker. I många fall har företag och organisationer främst insyn i det första tillverkningsledet, men det är viktigt att känna till så stor del av kedjan som möjligt för att kunna bemöta eventuella sociala och miljömässiga risker. Företag bör därför sträva efter att känna till eventuella underleverantörsled, samt var och hur insatsvaror och råvaror framställs. Som grund för due diligence arbetet och riskanalysen behöver företag samla och inhämta information om leveranskedjorna och om branschen. En riskanalys kan exempelvis omfatta en kartläggning av: Produkter/tjänster som företaget tillverkar/utför och köper in (egna varumärken och externa). Leverantörer och underleverantörer och i vilka länder dessa verksamheter finns. Verksamheter/aktiviteter kopplade till branschen i stort eller till specifika leveranskedjor där risk för avvikelser från de grundläggande villkoren är stor. Identifiering av risker När företag analyserar risker bör de identifiera och bedöma allvarlig negativ påverkan på de grundläggande villkoren som de kan vara inblandade i antingen genom sin egen verksamhet eller som ett resultat av sina affärsförbindelser. Analys bör utgå från kända branschrisker och ta hänsyn till relevanta riskfaktorer för att bestämma sannolikheten för risker och dess allvarlighetsgrader. Risker kan identifieras utifrån: Sektor/produkt: vissa risker är typiska för en sektor/produktgrupp. Dessa kan till exempel bero på att aktiviteterna i kedjan typiskt sett är enklare och arbetsintensiva yrken, att man agerar på korta ledtider, eller att produkten till exempel innehåller hälso- eller miljöfarliga ämnen. Det är viktigt att beakta kända risker i samtliga led i leveranskedjan. Om företaget är verksamt i eller köper in varor/tjänster från så kallade högriskländer eller högriskregioner: Produktion i högriskländer eller högriskregioner ökar sannolikheten för att risker kan förekomma. Det är ofta faktorer såsom styrning, sociala förhållanden eller exempelvis kriminalitet, lagar och korruption som bidrar till ökad risk. Om förekomsten av migrantarbetare är hög i ett land så kan till exempel risken för låga löner, barnarbete, slavarbete och diskriminering öka. Affärsmodell: ett företags affärsmodell kan också öka riskerna i leveranskedjan. Om ett företag till exempel har många olika produktgrupper och om dessa byts ut ofta (t.ex. säsonger per år) kan detta ha negativ påverkan i leveranskedjan. Detta blir särskilt aktuellt för grossister och återförsäljare men kan även vara relevant för tillverkare. 23

Inköpsmodell: även inköpsmodellen kan bidra till ett företags påverkan och dess möjlighet att identifiera och hantera risker i leveranskedjan. Ett företag som till exempel har en väldigt bred leverantörsbas, ofta byter ut leverantörer, gör indirekta inköp (dvs. köper in via agenter), har korta beställningstider, eller handlar från många olika länder löper högre risk för påverkan. Riskanalysen ska inte ses som ett statiskt dokument. Nya risker kan uppkomma och det är därför viktigt att leverantören infört rutiner för att löpande inhämta ny information om leveranskedjan för att kontinuerligt uppdatera riskbilden. Prioritering av risker Företag bör i möjligaste mån arbeta med sina samtliga risker, men det kanske inte alltid är möjligt att göra det samtidigt. Om det är nödvändigt att prioritera, bör företag utifrån den information som inhämtats fastställa vilka risker som är allvarligast i leveranskedjan på basis av sannolikhet för att en avvikelse inträffar och allvarlighetsgrad. Allvarlighetsgrad kommer delvis att bedömas i relation till övriga identifierade avvikelser. Enligt FN:s ramverk för företag och mänskliga rättigheter bedöms allvarlighetsgrad baserat på tre faktorer: Scale : hur allvarlig avvikelsens karaktär är, Scope : hur många människor som skulle komma att påverkas av avvikelsen, samt Irremediable character : möjlighet att återställa och gottgöra för en skada Prioritering kan också ta hänsyn till särskilt utsatta grupper såsom ursprungsbefolkning, barn, kvinnor eller etniska grupper. Påverkan i hela leveranskedjan bör beaktas, från råmaterial till konsumtion, med fokus på de mest allvarliga riskerna. Denna process bör bygga på intern eller oberoende extern expertis och innefatta meningsfulla samråd med grupper och andra relevanta personer som kan komma att drabbas. Processen bör stå i relation till företagets storlek, verksamhetens karaktär och den miljö i vilken verksamheten bedrivs. 4.4 Uppföljning Rutin: Rutinen kontrolleras enligt bedömningskriterierna som anges under punkt 4.2. Produkt: SKI kan vid en uppföljning begära att få se att rutinen tillämpas på en utvald produkt på avtal genom att till exempel fråga om: Vilka risker leverantören identifierat i den utsedda produktens leveranskedja. Var verksamheterna där risk identifierats är belägna. Varför en viss verksamhet eller aktivitet inte bedömts som högrisk samt begära in information om denna. Detta kan komma att bli aktuellt särskilt om leverantörens riskanalys skiljer sig väsentligt från SKIs gällande den utsedda produkten eller tjänsten. 24

I de fall då leverantören av olika skäl inte kunnat spåra en riksverksamhets läge ska leverantören: Kunna redogöra för de åtgärder som vidtagits för att försöka inhämta informationen. Kunna visa på ett pågående arbete som ska syfta till att öka spårbarheten. Kunna visa på ett riskhanteringsarbete (rutinkrav 5) som syftar till att adressera riskerna även om det exakta läget inte är känt. Vid risk för särskilt allvarliga avvikelser kan SKI kräva att leverantören ska känna till det geografiska läget på vissa underleverantörsled. Detta kan bli aktuellt då SKI anser att detta är väsentlig information för det interna riskanalysarbetet. 4.5 Läs mer 1. UN Guiding Principles Reporting Framework B1, B2, B3, B4, C3 2. UN Guiding principles 17, 18, 21, 24. 3. OECD due diligence guidance: www.oecd.org 4. http://kontakt.amnesty.se/upload/documents/fns-vagledande-principer-for-foretag-och-manskliga-rattigheter.pdf 5. Assessing Human rights Impacts: http://www.shiftproject.org/resources/publications/european-commission-sector-guides-implementing-guiding-principles/ 6. OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas: 7. http://www.oecd.org/daf/inv/mne/oecd-due-diligence-guidance-minerals-edition3.pdf 8. UN Global Compact, fighting corruption in the supply chain: https://www.unglobalcompact.org/ docs/issues_doc/anti-corruption/fighting_corruption_supply_chain.pdf 9. World economic forum Good practice guidelines on conducting third party due diligence, partnering against corruption initiative: http://www3.weforum.org/docs/wef_paci_conductingthird- PartyDueDiligence_Guidelines_2013.pdf 25

Rutinkrav 5. Uppföljning 5.0 Rutinkrav Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskomme ha en rutin för att regelbundet följa upp efterlevnad av de grundläggande villkoren. 5.1 Syfte Att säkerställa att leverantören som en del i sitt riskhanteringsarbete kontrollerar att de grundläggande villkoren efterlevs i leveranskedjan och att de åtgärder leverantören vidtar för att förebygga avvikelser har önskad effekt. 5.2 Leverantören ska... 1. Kontrollera att de grundläggande villkoren efterlevs i leveranskedjan, med särskild hänsyn till de identifierade riskerna (t.ex. genom interna & externa enkäter, granskningsprocesser, revisioner, anslutning till bransch- eller NGO-drivna initiativ, utbildningsprogram, klagomålsmekanismer). Rutinen förväntas innehålla åtgärder som ska vidtas även i de fall då leverantörer anser att de saknar inflytande för att få insyn i- och granska underleverantörsverksamheter. 2. Kunna redogöra för när och hur ofta leverantörer och underleverantörer följs upp, baserat på risk. 5.3 Generell vägledning Uppföljning baserad på riskanalys Uppföljning är nödvändigt för att utreda huruvida företag på ett effektivt sätt har bemött och förebyggt den identifierade påverkan på de grundläggande villkoren och för att kunna arbeta mot ständiga förbättringar. Uppföljning bör ta utgångspunkt i riskanalysen och bör särskilt rikta in sig på att följa upp hur effektivt de bemöter påverkan i förhållande till personer som tillhör grupper eller befolkningar som är särskilt sårbara eller som löper en förhöjd risk att bli påverkade. Det kan i vissa fall vara svårt för företag att utvärdera underleverantörer i kedjan till exempel vid råmaterialen på grund av bristande insyn och inflytande. Detta fråntar inte företaget dess ansvar att hantera risker i olika led i kedjan. Företag bör istället sträva efter att upprätta mekanismer för att på lämpligt vis övervaka och hantera riskerna. Samverkan och gemensamma initiativ är ett sätt att åstadkomma detta och är idag allt vanligare för att adressera gemensamma utmaningar i leveranskedjor. Andra exempel är: 26

Uppföljning i andra ledet Företag kan sakna inflytande hos underleverantörer som de inte har ett kontraktsförhållande med. I dessa lägen kan det vara svårt för företaget att samla in information från underleverantören, få tillgång till underleverantörens verksamhet, eller övertyga dem om att genomgå en fabriksrevision. Företag bör i detta läge be direkta leverantörer (1: a led) att bedöma sina leverantörer (2: a led) och dela resultaten nedströms. Leverantören kan stötta detta uppföljningsarbete genom samarbete i leveranskedjan. Företag kan även kräva från sina leverantörer att de säkerställer insyn i underleverantörsledet åt dem. Uppföljning bortom andra ledet Företag kan sakna insyn i underleverantörers verksamheter uppströms, bortom det andra ledet i kedjan. Företag förväntas då vidta andra åtgärder, såsom att till exempel gå med i branschsamarbeten eller andra samarbetsinitiativ, för att adressera allvarliga risker som identifierats i kedjan. Metod för uppföljning Uppföljning kan ske genom olika typer av aktiviteter, till exempel genom kapacitetsbyggande aktiviteter eller revision. Revision är en vanlig metod för uppföljning som kan ge leverantören resultat som är jämförelsebara över tid eller med land- och branschgenomsnitt. Granskningar av socialt ansvar kan ske på många sätt, allt från interna kontroller till revisioner från revisionsbolag. Det kan även vara kontroller som är genomförda inom ramen för någon standard, som till exempel SA8000, näringslivsdrivna initiativ (till exempel BSCI, EICC) eller NGO-drivna initiativ (till exempel Fair Trade och Fair Wear Foundation). Klagomålsmekanismer En annan viktig del av uppföljningsarbetet är möjligheten att rapportera överträdelser. En av grundstenarna i FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter handlar om att de som anser att deras rättigheter kränkts ska ha rätt att få detta prövat och åtgärdat. Det är för närvarande vanligt att större företag bygger upp egna klagomålsmöjligheter där anställda eller andra intressenter ska kunna uppmärksamma företaget på om kränkningar av de grundläggande villkoren skett. Dessa är dock inte alltid så välfungerande eftersom de ofta använder telefonnummer eller e-postadresser långt från tillverkningslandet. Ofta kan det fungera bättre om man bygger upp sådana instanser i samarbete med lokala organisationer som har en kanal till anställda/lokalbefolkning. Detta är också ett område där det är lämpligt att samverka med andra företag eller aktörer. 5.4 Leverantören ska... Rutin: Rutinen kontrolleras i enlighet med bedömningskriterierna som anges under punkt 5.2 Produkt: SKI kan vid en uppföljning begära att få se att rutinen tillämpas på en utvald produkt på avtal genom att till exempel fråga om: 27

Vilka uppföljningar som gjorts i leveranskedjan för den utsedda produkten under de senaste åren (uppföljningsprotokoll, revisionsrapporter eller liknande kan granskas). Var i kedjan uppföljningen gjorts, med särskild hänsyn till var i kedjan allvarliga risker identifierats. När/om kommande uppföljningar i kedjan planeras. Om leverantören saknar tillräckligt inflytande i kedjan för att få insyn i underleverantörers verksamheter, ska leverantören kunna visa på andra åtgärder som vidtagits för att minimera risker. Samarbeten och branschinitiativ är exempel på sådana åtgärder. Vid risk för särskilt allvarliga avvikelser kan SKI kräva att leverantören ska ha ett aktivt riskhanteringsarbete i vissa underleverantörsled. 5.5 Läs mer Rutin: Rutinen kontrolleras i enlighet med bedömningskriterierna som anges under punkt 5.2 Produkt: SKI kan vid en uppföljning begära att få se att rutinen tillämpas på en utvald produkt på avtal genom att till exempel fråga om: 28

Rutinkrav 6. Avvikelsehantering 6.0 Rutinkrav Leverantören ska, vid avtalsstart eller vid annan tidpunkt om så särskilt överenskommes ha en rutin för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa avvikelser från de grundläggande villkoren. 6.1 Syfte Att säkerställa att leverantören har processer på plats för att omedelbart kunna hantera eventuella avvikelser från de grundläggande villkoren som leverantörens verksamhet orsakat eller bidragit till och om det är lämpligt medverka till att gottgöra de personer som drabbats negativt av avvikelsen. 6.2 Leverantören ska... 1. Hantera eventuella avvikelser från de grundläggande villkoren när de uppstår. Avvikelsehanteringen ska stå i proportion till avvikelsens art och allvarlighetsgrad. 2. Förebygga att avvikelser återupprepas. 6.3 Generell vägledning Rutin för avvikelsehantering Även om ett företag har riktlinjer och förfaranden kan den ha en negativ påverkan som den inte förutsåg eller kunnat förhindra. När företag har haft en negativ påverkan ska de förhindra, begränsa och om lämpligt gottgöra kränkningen, oavsett var i leveranskedjan detta sker. En rutin för avvikelsehantering bör skilja sig beroende på avvikelsens allvarlighetsgrad och bör omfatta typ av åtgärd, ansvarig person, tidsplan etc. Lämpliga åtgärder Möjligheten att påverka avvikelsen beror på om företaget har orsakat händelsen, bidragit till den genom exempelvis en affärsförbindelse, eller står i samband till händelsen. Att avgöra företagets koppling till en påverkan kan vara en svår uppgift, men är en viktig del i due diligence processen för att fastställa förväntningar på åtgärder. Vanligast är att ett företag kan anses vara orsakande till avvikelser i de egna verksamheterna, och vara bidragande till avvikelser som sker i leveranskedjan. För att ett företag ska anses vara orsakande ska det finnas ett tydligt orsakssamband mellan verksamheten, produkterna eller tjänsterna och avvikelsen. Ett företag är bidragande när det till exempel uppmuntrar en annan aktör att ha en negativ påverkan. Företag kan i vissa fall endast anses stå i samband till avvikelser som sker i leveranskedjan. 29