Framgångsrikt styrelsearbete, ordförandes ledarskap samt hållbarhetsarbete?

Framgångsrikt styrelsearbete, ordförandes ledarskap samt hållbarhetsarbete? Stockholm 22 oktober 2018 Del 2 i en seminarieserie om styrelsearbete.

Styrelsens uppgift i praktiken Maths Anväg - Affärsrådgivare Grant Thornton Helena von der Esch - Affärsrådgivare Grant Thornton Markus Håkansson - Aukt revisor och affärsrådgivare Grant Thornton Ankie Hvittfeldt - Styrelsearbetare 2

Tre delar Del 1 Vilken nytta kan jag ha av en styrelse i mitt företag och hur kommer jag igång? Del 2 Framgångsrikt styrelsearbete, ordförandes ledarskap samt hållbarhetsarbete? Del 3 Styrelsens ansvar och sammanfattning Tisdag 13 november 2018 3

Agenda Återblick Hur organiseras styrelsearbetet? Vilka frågeställningar har styrelsen på sitt bord? Ansvarsfullt entreprenörskap Hur fördelas ansvaret mellan ägare, styrelse och vd i praktiken? Ordförandes ledarskap 4

Varför aktivt styrelsearbete? - från del 1 Avsätta tid till framtidsfrågor Andra perspektiv Ordning på hattarna Ensam är INTE stark Ordning och reda Ett aktivt styrelsearbete ger framgång 5 5

Krav på mig som ägare - från del 1 Jag har en tydlig ägarvilja Jag vill ta del av andras erfarenheter och synpunkter Jag vill dela med mig av information Jag vill utveckla företaget Jag ser långsiktigt på styrelsearbetet Jag inser att formalia är en del av helheten Jag tänker jobba genom styrelsen inte förbi Ägare Styrelse Vd Vilja 6

Styrelsens uppgift enligt ABL Bolagets organisation och angelägenheter Bedöma bolagets ekonomi Betryggande bokföring och medelsförvaltning Delegera med omsorg och kontrollera resultatet Kalla till styrelsemöten och stämmor Ansvara för att årsredovisning upprättas Tillsätta/avsätta vd Föra aktiebok samt upprätta aktiebrev 8

Styrelsens uppgift i praktiken Realiserar ägarviljan Fattar framtidsinriktade beslut Följer upp att verksamheten drivs enligt ägarnas intentioner Kontrollerar följsamheten av lagar och god sed Ansvar för förvaltning och för sina beslut 9 9

Viktigt att tänka på Oberoende och jävsfrågor kunna agera oberoende från ägare och bolagets ledning Kunskapskrav på styrelsens ledamöter vid behov utbildning Systematisk uppföljning av verksamhetens utveckling och av fattade styrelsebeslut Vägledning till god styrelsesed utgiven av StyrelseAkademien 10

Varför funkar det inte? För sent utsända agendor och handlingar Bristfälliga beslutsunderlag För mycket siffror, för få nyckeltal Ledamöter kommer oförberedda Möten drar ut på tiden För lite tid åt strategifrågor Låg kreativ process under mötet Dålig gruppdynamik i styrelserummet Oklara beslut - vad har vi beslutat? Leder inte bolaget framåt 11 11

Styrelsens arbetsordning (exempel) Arbetsfördelning mellan ledamöter (vem gör vad) Hur ofta styrelsen ska ha möten Årsplan Agenda Agerande vid kris Sekretess och informationsgivning Utvärdering 12

Vd-instruktion Ansvarsfördelning mellan styrelse och vd Styrelsearbete Rapportering (se vidare rapportinstruktion) Attesträtt (vad ska underställas styrelsen) Informationsgivning Revisorer 13

Rapportinstruktion Vilken information Vilket format Hur ofta Viss info varje månad? Viss info till varje styrelsemöte? 14

Upprätta en årsplan som stämmer med verksamheten Budget Årsredov Större årsavtal Anpassa arbetet till den fas företaget är i inte den man önskar att man vore i Viktig lansering Affärsplan Kund- och personalnöjdhet 15 Strategi och planering

Dagordning (enkelt exempel) Ämne Föredragande Tidpunkt 1 Mötets öppnande Val av protokollförare, justerare samt godkänna dagordning 2 Föregående mötes protokoll 9.05 3 Rapportärenden - Ekonomi - Marknad - Produktion - Personal - Kvalitet 4 Mötets fokusområde 10.20 5 Beslutsärenden 11.20 6 Övriga frågor 11.35 7 Mötets avslutande 12.00 9.00 9.20 16

Ordförande Skapar kulturen i styrelsearbetet Alla förstår företagets värld - Produkt, kund, marknad Öppet kreativt klimat Visa respekt för varandras tid - Material i tid - Kom i tid och var påläst - Frågor i förväg till ordföranden och vd Alla bidrar Kunskapsutbyte i gruppen 17

Styrelsens huvuduppgifter bör prägla agendan Är ägarna med På tåget Värderingar och kultur Hantera risker Strategi och framtid Information Transparens Kontroll och formalia Arbeta hållbart Beslut Social påverkan Miljöpåverkan Ekonomisk påverkan 19

Hantera risk Identifiera Följ upp RISK Värdera Beslut Strategi 20

Verksamhetsrisk - Nya samarbeten, nya marknader, nya intressenter - Interna processer och rutiner Finansiell risk - Anpassa verksamheten till kassaflödet - Omfattande avtal påverkar likviditet och soliditet Legal risk - Kontroll på rättigheter och varumärken - Hur påverkar befintliga och nya lager Kompetens- och resursrisk - Behov av nyckelpersoner och kompetens, succession Ansvarsfullt företagande - Samhällsansvar, värderingar, jämställdhet, arbetsvillkor 21

Vem ansvarar för information till olika intressenter? Ytterst styrelsens ansvar Det dagliga = vd Kommunikationspolicy Kris kräver speciella rutiner Styrelseprotokoll ej offentliga - Säkerställ sekretessen avtala om tystnadsplikt 22 22

Kontroll och formalia Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets ekonomi Detta kräver att styrelsen löpande erhåller rapporter - krav på skriftlig rapportinstruktion! Vd:s månadsbrev och månadsbokslut är i normalfallet tillräckligt Glöm inte att följa upp skatteinbetalningarna 23

Ansvarsfullt entreprenörskap 2018-10-11

Expertområden Rapportering Strategi Due Dilligence

Strategitjänster 27

Integrerat tänkande Företagets anpassning till sin omgivning genom en strukturerad intern process skapar ett mervärde som stärker företagets förmåga att överleva." 28

Vilka krav finns det på företaget? 29

Krav på ekonomisk lönsamhet! 30

Krav på att följa sociala normer! 31

Krav på att agera ansvarsfullt gentemot miljön! 32

Hållbart företagande innebär att balansera dessa krav mot varandra 33

Tripple bottom line 34

Tripple bottom line Hållbara företag är mer lönsamma än andra företag! 35

Hur skapas värde på lång sikt? Value created for society Interactions Value created for the organisation Inflytande från den externa omgivningen Genom samspelet med intressenterna Med olika ändliga resurser 36

Hållbar utveckling innebär inte att vi skall få det sämre! "En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov" 37

www.globalamalen.se 38

De globala målen har också tre dimensioner! 39

Det är helt ok att enbart satsa på den ekonomiska dimensionen om det är ett aktivt beslut att ta den risken 40

Integrering av hållbarhet är en anpassning Samhället kommer alltid att välja sig själv och miljön (planeten) före företaget, därför måste företaget anpassa sig till: - Kommande lagar - Samhällets normer - Intressenternas krav 41

Intressenterna är med och bestämmer vad som är väsentligt Source: Eccles (2015: 159) The Integrated Reporting Movement 42

Hållbart ledarskap är inbyggt inte monterat utanpå Integrerat tänkande leder till integrerat beslutsfattande och åtgärder som ökar företagets värde Firm Value 2 2 3 5 Short term Medium term Long term 43

Det här är hållbarhet för oss Vi sopsorterar på kontoret, det är hållbarhet för oss. 44

Det här är hållbarhet för oss Vi sopsorterar på kontoret, det är hållbarhet för oss. Köpt två cyklar som personalen kan använda när de gör ärenden eller åker till kund, det är hållbarhet för oss. 45

Det här är hållbarhet för oss Vi sopsorterar på kontoret, det är hållbarhet för oss. Köpt två cyklar som personalen kan använda när de gör ärenden eller åker till kund, det är hållbarhet för oss. Vi har bytt ut personalens julklapp mot välgörenhet, det är hållbarhet för oss. 46

Det här är hållbarhet för oss Vi sopsorterar på kontoret, det är hållbarhet för oss. Köpt två cyklar som personalen kan använda när de gör ärenden eller åker till kund, det är hållbarhet för oss. Vi har bytt ut personalens julklapp mot välgörenhet, det är hållbarhet för oss. Vi har en hållbarhetsrapport, alltså är vi hållbara. 47

Det här är hållbarhet för oss Vi sopsorterar på kontoret, det är hållbarhet för oss. Köpt två cyklar som personalen kan använda när de gör ärenden eller åker till kund, det är hållbarhet för oss. Vi har bytt ut personalens julklapp mot välgörenhet, det är hållbarhet för oss. Vi har en hållbarhetsrapport, alltså är vi hållbara. Vår hållbarhetschef sköter vårt hållbarhetsarbete. 48

Bra aktiviteter men inte tillräckligt för långsiktig överlevnad Vi sopsorterar på kontoret, det är hållbarhet för oss. Köpt två cyklar som personalen kan använda när de gör ärenden eller åker till kund, det är hållbarhet för oss. Vi har bytt ut personalens julklapp mot välgörenhet, det är hållbarhet för oss. Vi har en hållbarhetsrapport, alltså är vi hållbara. Vår hållbarhetschef sköter vårt hållbarhetsarbete. 49

Samhället ställer dessa kraven 50

Hållbarhet för alla Hållbart företagande, är ett företagande som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov." 51

Proaktivt beslutsfattande vs reaktivt beslutsfattande Det enda som är varaktigt är förändring. Herakleitos 52

Kartan för förändring fram till 2030 53

Inne i företaget fordras integrering av beslutsfattande Mål Strategi Verktyg Bli operativt 54

Integrering av beslutsfattande Äga Styra Leda Mål Strategi Verktyg Bli operativt 55

Integrering av beslutsfattande Äga Styra Leda Mål Strategi Verktyg Bli operativt Ägardirektiv Aktieägaravtal Ett fungerande styrelsearbete En styrelse med god förståelse för vad som krävs för att säkerställa företagets överlevnad på lång sikt KPI: er Policy Intern rapportering Extern rapportering Mjukvara Aktivitetsplan Internrevision Fokusgrupper Insamling av data 56

Potential kvar att frigöra Alla gör någonting men ingen gör samma sak i en organisation som Inte fungerar strategiskt Mål Strategi Verktyg Bli operativt 57

Full potential är frigjord Mål Strategi Verktyg Bli operativt 58

Företaget jobbar hållbart i alla led = fullt integrerat Mål Strategi Verktyg Bli operativt 59

Överlevnadsförmågan är som högst Mål Strategi Verktyg Bli operativt 60

Värdet på aktierna är som högst Mål Strategi Verktyg Bli operativt 61

Rapporteringstjänster 62

Ramverk för hållbarhetsredovisning EU Direktivet för icke-finansiell information Global Reporting Initiative (GRI) Integrated Reporting (IR) 63

Definition: An integrated report is a concise communication about how an organization s strategy, governance, performance and prospects, in the context of its external environment, lead to the creation of value over the short, medium and long term 64

Affärsmodell 65

Hur blir din hållbarhetsrapport bättre än den förra? Styrning Affärsmodell Intressenter Framtid Väsentlighet Rapport 5 Ovwnership Governance Managemement 4 3 2 1 0 0 1 2 3 4 5 66

Framtid Omvärld Intressenter Beslut 67

EU Direktivet för icke-finansiell information Hållbarhetsrapportering enligt ÅRL 6:10-14 Svensk lag som tillämpas på räkenskapsår som inleds 2017-01-01 Omfattar alla stora företag (250/175/350) Upplysningar gällande: miljö, sociala förhållanden, personal, mänskliga rättigheter och antikorruption genom en redovisning av företagets: 1. Affärsmodell 2. Policy 3. Risk 4. Nyckeltal 68

DD-tjänster 69

ESG-DD Hög strategisk nivå strategi Ingen integrering Hög nivå av integrering Ingen Strategi 70

ESG-DD Hög strategisk nivå strategi Ingen integrering Hög nivå av integrering Ingen Strategi

Diskussion: Vilket av detta gör ni idag? Vilket ska ni gå hem och implementera idag? 79 79

Ägaren ansvarar för: Att det finns en dokumenterad ambition med bolaget, ett Ägardirektiv Att ledamöterna får tillgång till all relevant och korrekt information Att arbeta genom styrelsen 81 81

Ordföranden har ett stort ansvar för arbetet Före Under Efter Följa upp beslut Att beslut fattas Protokoll skrivs Årsplan Säkerställa god dynamik och se till att tiden räcker till Kallelse/ dagordning Kvalitet på underlag Att protokoll distribueras Coacha vd Tillsammans med vd Följa upp beslut 82

Styrelseledamoten ansvarar för att: Sätta bolagets agenda framför den egna Sätta sig in i verksamheten Läsa in sig på materialet före mötet Aktivt delta i diskussioner och beslut Agera lojalt med de beslut styrelsen fattar 83 83

Vd ansvarar för (i relation till styrelsen): Den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer Att styrelsen får de beslutsunderlag som efterfrågas Att styrelsens beslut genomförs Att bolaget verkar i enlighet med gällande lagstiftning 84

Några råd som skapar förutsättningar för ett framgångsrikt styrelsearbete Fokus på rätt frågor Ta tag i strategifrågan Skapa bra samverkan mellan ägare, styrelse och vd Förankra mål och ambitioner med styrelsearbetet hos ägarna Fatta och genomför beslut! Utvärdera hur det går 87 87

Tack för visat intresse! Markus Håkansson markus.hansson@se.gt.com 0706 83 56 19 Helena von der Esch helena.vonderesch@se.gt.com 0703 30 16 35 Maths Anväg maths.anvag@se.gt.com 0705 91 80 20 88