Uppföljning av regelverk för intreprenad

LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen 2012-12-20 170 Uppföljning av regelverk för intreprenad Förslag till beslut Dnr PS 2011-0036 Produktionsstyrelsen beslutar föreslå landstingsstyrelsen föreslå landstingsfullmäktige att fastställa riktlinjer för intraprenad enligt bilaga. Ärendet Produktionsstyrelsen beslutade vid sammanträde 2012-03-01, 33, att uppdra till produktionsdirektören att följa upp hur nuvarande riktlinjer för intraprenad fungerar samt att ta fram ett förtydligat regelverk. Landstingsfullmäktige beslutade vid sammanträde 2009-11-23-- 24, 133, att fastställa riktlinjer och förutsättningar för att bedriva intraprenad inom landstinget. Syftet med intraprenad är att ta till vara lokalt engagemang att driva och utveckla en avgränsad verksamhet. De mervärden som förväntas komma ut av det lokala engagemanget skall som resultat kunna ge en vinst i form av bättre kvalitet, tillgänglighet och arbetsmiljö eller lägre kostnad. En intraprenad definieras som en resultatenhet med utökade befogenheter och därmed också ökat ansvar. Det lokala initiativet vid bildandet poängteras liksom att en majoritet av personalen ska vara positiv till och delaktig i detta. Landstingets styrande dokument, såsom policy i olika frågor och centrala regelverk, gäller för intraprenad likväl som för övrig verksamhet. Lasarettet i Enköping har definierats som landstingets enda intraprenad hittills. Man har hittills inte kunnat utnyttja intraprenadens möjligheter i någon större grad men anser att systemet har potential att skapa framtida effektivitet och konkurrenskraft. Riktlinjerna föreslås huvudsakligen fortsätta gälla. Dock slopas undantaget från eventuella sparbeting. Intraprenad kommer också i och med denna förändring att ha möjlighet att vid underskott få extra anslag. I en utvidgning av det uppdrag som gavs av produktionsstyrelsen skulle man kunna välja att gå vidare med intraprenadtanken. En sådan utvidgning skulle kunna handla om att se intraprenaden som en del i landstingets strategi för marknadslösningar/vårdval. Intraprenaden skulle då ses som ett förstadium till att verksamheten sker helt externt i relation till landstinget. Företrädesvis mindre enheter inom förvaltningar skulle kunna bli aktuella. Valet av enheter som kan bli intraprenad bör påverkas av vilka områden som landstinget planerar att införa Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen 2012-12-20 vårdval inom. Landstinget kan då ha som strategi att bistå sådana intraprenader med stöd avseende t.ex. företagsekonomi, marknadsföring etc. Ett sådant koncept som skissats ovan utvecklas inte närmare i detta ärende men kan komma att bli en del i kommande konkurrensprogram. Delges: Landstingsstyrelsen Landstingsdirektören Ekonomidirektören Bilaga 170 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Ärende 170. 2012-12-03 Dnr PS 2011-0036 Landstingets ledningskontor Leo Ruostejoki Tfn 018-611 61 28 E-post leo.ruostejoki@lul.se Produktionsstyrelsen Uppföljning av regler för intraprenad Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar föreslå Landstingsstyrelsen föreslå Landstingsfullmäktige besluta att fastställa riktlinjer för intraprenad enligt bilaga. Ärende Produktionsstyrelsen beslutade vid sammanträde 2012-03-01, 33, att uppdra till produktionsdirektören att följa upp hur nuvarande riktlinjer för intraprenad fungerar samt att ta fram ett förtydligat regelverk. Landstingsfullmäktige beslutade vid sammanträde 2009-11-23--24, 133, att fastställa riktlinjer och förutsättningar för att bedriva intraprenad inom landstinget. Syftet med intraprenad är att ta till vara lokalt engagemang att driva och utveckla en avgränsad verksamhet. De mervärden som förväntas komma ut av det lokala engagemanget skall som resultat kunna ge en vinst i form av bättre kvalitet, tillgänglighet och arbetsmiljö eller lägre kostnad. En intraprenad definieras som en resultatenhet med utökade befogenheter och därmed också ökat ansvar. Det lokala initiativet vid bildandet poängteras liksom att en majoritet av personalen ska vara positiv till och delaktig i detta. Landstingets styrande dokument, såsom policy i olika frågor och centrala regelverk, gäller för intraprenad likväl som för övrig verksamhet. Lasarettet i Enköping har definierats som landstingets enda intraprenad hittills. Man har hittills inte kunnat utnyttja intraprenadens möjligheter i någon större grad men anser att systemet har potential att skapa framtida effektivitet och konkurrenskraft. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 pg 72173-8 bg 230-0168 org nr 232100-0024 www.lul.se

2 (2) Riktlinjerna föreslås huvudsakligen fortsätta gälla. Dock slopas undantaget från eventuella sparbeting. Intraprenad kommer också i och med denna förändring att ha möjlighet att vid underskott få extra anslag. I en utvidgning av det uppdrag som gavs av produktionsstyrelsen skulle man kunna välja att gå vidare med intraprenadtanken. En sådan utvidgning skulle kunna handla om att se intraprenaden som en del i landstingets strategi för marknadslösningar/vårdval. Intraprenaden skulle då ses som ett förstadium till att verksamheten sker helt externt i relation till landstinget. Företrädesvis mindre enheter inom förvaltningar skulle kunna bli aktuella. Valet av enheter som kan bli intraprenad bör påverkas av vilka områden som landstinget planerar att införa vårdval inom. Landstinget kan då ha som strategi att bistå sådana intraprenader med stöd avseende t.ex. företagsekonomi, marknadsföring etc. Ett sådant koncept som skissats ovan utvecklas inte närmare i detta ärende men kan komma att bli en del i kommande konkurrensprogram.

Ärende 170. 2012-12-03 Riktlinjer för intraprenader inom Landstinget i Uppsala län Det krävs få förändringar, i form av politiska beslut eller ändrad organisation, för att införa intraprenader som driftform i landstinget. Nuvarande förvaltningar och enheter inom Landstinget i Uppsala län åtnjuter redan idag stor självständighet och handlingsfrihet. Däremot utnyttjas inte alltid dessa möjligheter fullt ut. Begreppet intraprenad Intraprenaden är i grunden en resultatenhet med utökade befogenheter och därmed också ökat ansvar, särskilt när det gäller intraprenad på lägre nivå i organisationen. Förutom resultatenhetens ansvar för intäkter och kostnader föreslås intraprenaden även få en egen investeringsbudget. Då krävs också en egen balansräkning för att kunna specificera finansiella poster i resultaträkningen. Därmed skiljer sig en intraprenad från en förvaltningsstyrd arbetsplats eller resultatenhet. Riktlinjer för intraprenader inom Landstinget i Uppsala län Det kan konstateras att landstingets enheter redan idag har stor handlingsfrihet och långtgående befogenheter. Ytterst få förändringar, genom politiska beslut eller interna organisationsförändringar, bedöms vara nödvändiga för att omvandla enheterna till intraprenader. Kännedom om nuvarande handlingsfrihet med tillhörande befogenheter är dock inte alltid tillfredsställande. Därför behövs informationsinsatser och arenor/mötesplatser där samtliga inblandade parter kan mötas för att gemensamt diskutera och utveckla frågor rörande rollfördelning och självständighet. Införandet av intraprenad förutsätter ett samspel och samarbete mellan samtliga parter personal, förvaltningsledning och politiker i berörda nämnder och styrelser. En intraprenad bör vila på grundpelarna lokal viljeyttring, tydligt uppdrag, avgränsad ekonomi och ett klargörande reglemente. Ett reglemente ska byggas på de av landstingsfullmäktige antagna riktlinjerna för intraprenader i Landstinget i Uppsala län. Riktlinjerna syftar till: Tydligare organisation och rationell ansvars- och befogenhetsfördelning där ansvaret för ekonomi och personal decentraliserats/delegerats till lägsta möjliga beslutsnivå.

2 (5) Ökat ansvar för enheten och dess ekonomiska resultat. Långsiktigt ekonomiskt tänkande även på lägre ansvarsnivåer. Ökad handlingsfrihet för anställda. Säkrare underlag för jämförelser med andra verksamheter. Riktlinjerna förutsätter: Ursprunglig förvaltning är organisatorisk hemvist för intraprenaden, såvida det inte är en hel förvaltning som blir intraprenad. Förvaltningen har det formella och övergripande ansvaret för intraprenaden. Överenskommelse om uppdrag och ersättning förhandlas fram i dialog mellan ägare, beställare och blivande intraprenad. Tydliga redovisnings- och uppföljningsprinciper utarbetas. Ett resultatorienterat synsätt. Kund- och serviceorientering. Koncerntänkande. Följsamhet till lagar, regler och policyer samt en förmåga att acceptera och ansluta till landstingets strategiska mål. Förståelse för att offentligt driven verksamhet, till skillnad mot privat, lyder under offentlighetsprincipen samt har att tillämpa den särskilda lagstiftning som gäller för offentlig verksamhet. Dit hör bland annat sekretesslagen, kommunallagen, förvaltningslagen, lagen om offentlig upphandling samt arkivlagen. Till det kommer också de kollektivavtal som reglerar semestrar, pension o.s.v. Initiativ till intraprenader Det lokala initiativet bör vara utgångspunkten för att bilda en intraprenad. För att en intraprenad ska kunna inrättas krävs att enheten redovisar ett mervärde, enligt tidigare angivna kriterier, samt att en majoritet av enhetens medarbetare är positiva till att ändra styrform. Landstingsstyrelsen beviljar ansökningar om att bilda intraprenad efter hörande av berörd förvaltning. Om ansökan att bilda intraprenad beviljas ska enheten betraktas som en underintraprenad inom den förvaltning enheten tillhör och ingå i beställarens beställning från förvaltningen. Överenskommelse om uppdrag och ersättning tecknas mellan förvaltningsledning och intraprenad. Hur bildas en intraprenad? För att en intraprenad ska kunna bildas krävs att den aktuella enheten har genomfört en analys av nuläge samt arbetat fram en vision och en verksamhetsidé. Intraprenaden ska också i en verksamhetsplan ha identifierat de viktigaste strategiska målen och hur dessa mål ska uppnås. Målarbetet samt systematisk uppföljning av målen är ett led i kvalitetssäkringen av verksamheten. Intraprenader ställer stora krav på styrning, ledning och uppföljning. De blivande intraprenaderna ska erbjudas utbildning och vägledning i dessa frågor. Som underlag till överenskommelsen utarbetas en kravspecifikation enligt samma modell som om en offentlig upphandling skulle ske.

3 (5) Utvärdering av intraprenadens verksamhetsplan ska ske strikt efter upprättad kravspecifikation. Överenskommelse får tecknas endast om samtliga skallkrav är uppfyllda. Formellt ansvar/ledning juridisk ställning Intraprenaden är en enhet vars verksamhet styrs via en överenskommelse mellan beställare, förvaltningsledning och intraprenaden. Kravspecifikationen anger och styr verksamhetens art, omfattning och ansvarsområde. Förvaltningschef och, i sista hand, landstingsdirektören är formellt ansvarig eftersom intraprenaden inte har någon egen juridisk ställning utan, liksom tidigare, ingår i förvaltningsorganisationen. Intraprenadchef (nuvarande chefsorganisation behålls) ansvarar, på delegation, för intraprenadens verksamhet. Intraprenaden har rätt att fatta beslut i alla frågor som berör intraprenadens verksamhet och som inte är direkt undantagna i detta dokument eller i övrigt strider mot landstingets styrande dokument. Intraprenadens ansvar och befogenheter Intraprenaden ansvarar för att överenskommelsen uppfylls. Intraprenaden ska på eget initiativ informera om oförutsedda händelser som påverkar möjligheten att uppfylla ansvaret. Intraprenaden ansvarar för att ekonomin är i balans och att såväl beställaren som förvaltningen/landstingsledningen får tillgång till erforderligt uppföljningsunderlag. Intraprenaden ansvarar för planering och utveckling av verksamheten samt personalens ledning och kompetensutveckling. Intraprenaden fullgör sitt förhandlingsansvar i enlighet med förvaltningens samverkansavtal och förhandlar i övrigt enligt MBL i alla frågor som de kan besluta självständigt. Intraprenaden beslutar i alla personaladministrativa frågor av verkställighetskaraktär. Intraprenaden ska ha ett långtgående ansvar för löne- och förhandlingsfrågor och det förutsätts därför att förvaltningschef/områdesdirektör vidaredelegerar beslutanderätten till lägsta möjliga chefsnivå. I övrigt är anställning och anställningsvillkor reglerade på samma sätt och enligt samma villkor som i den förvaltning intraprenaden tillhör. Intraprenaden hanterar och fördelar eventuellt överskott eller underskott enligt angivna direktiv. Intraprenadens ekonomiska förutsättning Intraprenaden får en flerårsöverenskommelse, normalt tre år, med möjlighet till förlängning. För intraprenaden ska en resultaträkning upprättas som så långt möjligt omfattar intraprenadens självkostnad, d.v.s. samtliga direkta och indirekta kostnader och intäkter inkl. hyror, avskrivningar och räntor samt intraprenadens andel av förvaltningens gemensamma kostnader för övergripande administration m.m.

4 (5) (overhead-kostnader). Självkostnadsberäkningen ska vara så företagsliknande som möjligt. Intraprenaden ska också ha en förenklad balansräkning där de ingående balanserna är beräknade vad gäller tillgångar och skulder. Detta för att kunna beräkna avskrivningar och interna räntor. Intraprenaden ansvarar för sina egna investeringar och belastas av kostnader för avskrivningar och räntor enligt gällande anvisningar från landstinget. Intraprenaden hanterar dock inte finansieringsfrågorna avseende investeringar, utan dessa ligger kvar på landstingets kansli. Överenskommelse mellan beställare och intraprenad ska också innehålla det egna kapitalets storlek samt klausul som möjliggör regelbundna omförhandlingar angående exempelvis oförutsedda kostnader, kvalitet eller verksamhetens omfattning. Omförhandling ska kunna initieras av båda parter. Intraprenadens administration Intraprenaden ska använda landstingets gemensamma administrativa system. Intraprenadens redovisning/uppföljning Intraprenaden har skyldighet att månadsvis redovisa ekonomiskt resultat och övriga uppgifter som beställaren efterfrågat i kravspecifikationen eller som olika myndigheter efterfrågar. Intraprenaden har skyldighet att medverka vid hearings eller andra uppföljningsmöten som arrangeras av förvaltning eller politisk ledning. Intraprenaden ska lämna skriftliga tertialrapporter till förvaltningschefen. Rapporterna ska beskriva verksamhetens utveckling samt innehålla analyser av ekonomin och personalfrågorna. Rapporterna ska innehålla kommentarer om verksamheten under den aktuella perioden samt prognoser för helåret. En mer utförlig verksamhetsberättelse ska skrivas i samband med bokslutsarbetet för helårets verksamhet. Fördelning av över- respektive underskott Fördelning av ett eventuellt över- eller underskott skall ske på ett likartat sätt och efter samma principer som gäller inom förvaltningen. En eventuell överskottsdelning bör ske i överenskommelse med ursprunglig förvaltning. Uppkommer underskott har intraprenaden skyldighet att upprätta en åtgärdsplan som beskriver hur balansen ska återställas. Om intraprenaden riskerar att, enligt årsprognos, få ett negativt eget kapital ska åtgärder vidtas så att denna risk undanröjs. Om negativt eget kapital ändå uppstår och detta inte är av obetydlig storlek upphör intraprenaden och enheten inordnas i den gemensamma förvaltningen.

5 (5) Sammanfattande riktlinjer för intraprenader inom Landstinget i Uppsala län enheter och förvaltningar inom landstinget ska efter av landstingsstyrelsen beviljad ansökan kunna bedriva sin verksamhet i intraprenadform, intraprenad är underställd landstingsstyrelsen och utgör en del av landstingets organisation, chef för intraprenad utses av och är underställd närmast överordnad chef, uppdrag för intraprenad fastställs i överenskommelse med beställande funktion inom landstinget, intraprenad ska baseras på verksamhetsidé och verksamhetsplan framtagen av den berörda verksamheten, om intraprenad saknar verksamhetsidé och verksamhetsplan anpassade till intraprenadens förutsättningar, så ska sådana utvecklas under första verksamhetsåret, intraprenad har egen ekonomi, i form av resultat- och förenklad balansräkning. Överskott och underskott i verksamheten förs över i nästa års balansräkning, intraprenad får ta i anspråk medel utöver vad som anvisats, under förutsättning att överskridandet täcks av ackumulerat överskott från tidigare år, intraprenad får investera i utrustning med begränsningen att räntekostnad och avskrivningar ryms inom intraprenadens ekonomiska ram, intraprenad får inte själv finansiera investeringar, där samarbete gällande driften sker med övriga verksamheter ska det finnas interna överenskommelser om detta samarbete, i samarbete med förvaltningarna ska ett koncernperspektiv beaktas det gäller t ex kunskapsstyrning, kompetensförsörjning, lokaler m m. Tvister mellan intraprenad och förvaltning hanteras av landstingsdirektören, intraprenad ska använda sig av de landstingsgemensamma datasystem som finns, intraprenad i övrigt omfattas av de landstingsgemensamma mål, policyer, planer och andra styrande dokument som finns. Intraprenadens upphörande Flera omständigheter kan medföra att en intraprenad upphör: Överenskommelsetiden går ut och enhetens medarbetare vill återgå till förvaltningsformen. Verksamheten utsätts för regelrätt konkurrensutsättning. Intraprenaden har misslyckats med uppdraget. En intraprenad som upphör återgår normalt till och inordnas i den ursprungliga förvaltningen.