Umeå kommuns kulturnämnd, nedan kallad kommunen och Grubbebiblioteket, nedan kallad intraprenaden.

Transkript

1 UMEÅ KOMMUN ÖVERENSKOMMELSE Kulturnämnden Överenskommelse om intraprenad 1. Parter Umeå kommuns kulturnämnd, nedan kallad kommunen och Grubbebiblioteket, nedan kallad intraprenaden. 2 Allmänt En intraprenad är en självständig företagsliknande enhet som på uppdrag av kommunen utför verksamhet inom ramen för den kommunala förvaltningsorganisationen. Intraprenaden är inte en självständig enhet i juridisk mening. Det innebär att ansvaret för ekonomi, personal m m ytterst är kommunens. Intraprenaden ges dock ökat ansvar och ökade befogenheter i förhållande till förvaltningsverksamheten och möjlighet till ett långsiktigt arbetssätt då uppdraget tecknas i en flerårig överenskommelse med kulturnämnden. Intraprenadens verksamhet och personal omfattas av gällande lagar, förordningar och föreskrifter, samt i de fall inte annat överenskommits, kulturnämndens och fullmäktiges mål i verksamhetsplaner, kommunens policies, regler och ingångna avtal. Denna överenskommelse inklusive bilagor har inte status av civilrättsligt avtal eftersom enbart kommunen är en juridisk person i detta förhållande. 3 Organisation m m Intraprenaden leds av en intraprenadchef. Intraprenadchefen är underställd kulturnämnden och är inför nämnden ansvarig för intraprenadens verksamhet. Förvaltningschefen är arbetsgivarföreträdare för intraprenadchefen. Den som genomför åtgärder eller beslutar med stöd av de befogenheter som lämnas i denna överenskommelse - är skyldig att hålla sig informerad om de lagar, avtal och regler samt kommunala beslut som rör verksamheten - undertecknar själv de avtal och skrivelser som rör besluten 4 Verksamhetens omfattning Inom ramen för biblioteksverksamheten i Umeå omfattar intraprenaden Grubbebiblioteket. Den övergripande planeringen för biblioteksverksamheten åvilar kommunen.

2 4.1 Geografiskt ansvarsområde Det geografiska ansvarsområdet omfattar följande områden 1 : Västerslätt (hyreshus) Västerslätt (villor) 4703 Västerslätt I (industriområde) 4704 Rödäng Grubbe, södra Grubbe, norra exkl. kv Eken mm Kv Eken mm Grubbe, norra, v. Kronoparksv Kungsänget Kronoparken Grubbebiblioteket har även ansvar för biblioteksservice till de förskolor, skolor och gruppboenden som finns inom det geografiska ansvarsområdet. Idag finns följande: - Förskolor: Kornetten, Linnean, Kungsgården och Klumpen. - Skolor: Grubbeskolan, Grisbackaskolan, Rödängsskolan - Boendegrupp: Skiftesvägen. Den angivna omfattningen är också intraprenadchefens åtagande. 5 Ekonomi, allmänt Den ekonomiska ersättningen för åtagandet enligt denna överenskommelse framgår av bilaga 1. Eventuella övriga uppdrag skall specificeras i separata överenskommelser. 5.1 Resultat och balansräkning Resultaträkningen påbörjas Investeringar Intraprenaden beslutar, efter samråd med förvaltningschef och stadsledningskontoret, om egna investeringar som finansieras inom budgetramen och inom den överenskomna perioden. För gränsdragning mellan drift och investering gäller kommunens regelverk. 5.3 Resultathantering Intraprenaden ansvarar till fullo för sitt eget resultat. Det innebär att intraprenaden kan föra över- respektive underskott i ny räkning. Uppkommer underskott har intraprenaden skyldighet att upprätta en åtgärdsplan som beskriver hur balansen ska återställas. Det ekonomiska resultatet skall vara i balans vid överenskommelsens slut. 1 Enligt koder i befolkningsstatistiken

3 5.4 Gemensamma resurser Intraprenaden har rätt till vissa gemensamma resurser som specificeras som fri nyttighet i bilagan om ekonomisk ersättning. Fri nyttighet innebär att resursen kan användas utan krav på ersättning. Det innebär också att motsvarande ekonomiska medel inte omfördelas till intraprenaden. 5.5 Prisuppräkning Intraprenadens budget uppräknas med samma prisförändringar för personal- och driftskostnader som för kulturnämndens övriga biblioteksverksamhet. För år 1 (2004) har intraprenaden en kostnadstäckning på 3,7 % för löneökningar. 6 Personal Intraprenadens personal är anställda av Umeå kommun och ingår i förvaltningens personalplanering. För intraprenaden tillämpas kommunens kollektivavtal. Lagen om anställningsskydd tillämpas för intraprenadens personal på samma sätt som för kommunens. Intraprenaden skall: - Tillhandahålla personal i den omfattning och med den kompetens som krävs för att fullgöra sitt åtagande. - Svara för personalens kompetensutveckling. Intraprenadchefen ska, efter överenskommelse med förvaltningschefen, delta i den chefsutbildning som erbjuds - Fullgöra sitt förhandlingsansvar i enlighet med kommunens samverkansavtal - Fullgöra sitt ansvar enligt kommunens mål för arbetsmiljö, rehabilitering, jämställdhet, mångfald och tillgänglighet Vidareutbildning och kompetensutveckling som tillhandahålls av kommunen skall vara tillgänglig på samma villkor för intraprenaden. Intraprenaden är skyldig att ta emot av kommunen anvisade praktikanter på samma villkor som för övriga verksamheter under kulturnämnden. 7 Utrustning Utrustning (exklusive IT-utrustning) och inventarier som vid ingången av detta avtal finns vid Grubbebiblioteket skall tillgodoräknas i balansräkningen. 8 Administration Intraprenaden ska använda kommunens gemensamma system för administration, verksamhet, telefoni/it (inklusive hård- och mjukvaror). Utnyttjandet av kommunens ekonomi- och PA-system är en fri nyttighet.

4 9 Lokaler Andrahandsuthyrning av lokaler får ske efter samråd med Grubbeskolan och godkännande av Servicekontoret-Fastighet och Fritidskontoret. Extern förhyrning av lokaler får endast ske efter samråd med Servicekontoret-Fastighet och efter beslut av förvaltningschef. 10 Åtaganden Intraprenaden ska uppnå följande åtaganden under 2004: - Ett öppethållande på lägst 39 timmar/vecka under perioden september t.o.m. maj - Minst 40 % av medieanslaget ska avsättas till inköp av barn- och ungdomslitteratur - Den brukarupplevda kvaliteten i 2004 års mätning ska lägst vara på samma nivå som motsvarande mätning 2003, dvs. minst 4,7 för servicegrad och minst 4,7 för bemötande - Sjukfrånvaron ska vara lägre än för år Fortsatt utvecklat samarbete gentemot förskolor och skolor i området. Antalet organiserade klassbesök ska minst vara lika många som under förra verksamhetsåret - Antalet besökare och lån ska ej understiga antalet för föregående verksamhetsår 11 Uppföljning, utvärdering och tillsyn Uppföljning, utvärdering och tillsyn av åtagandet enligt denna överenskommelse sker på det sätt som gäller för kulturnämndens övriga verksamheter om ej annat överenskommits. Exempel på uppföljning är skriftliga tertialrapporter och bokslut som redovisas till kulturnämnden. Utvärderingen av Grubbe som intraprenad ska fokusera på i vilken omfattning medarbetarnas engagemang och delaktighet har ökat samt vilka konsekvenser det har fått för verksamheten. Intraprenaden skall i övrigt följa de rapporteringssystem som tillämpas inom kommunen om ej annat överenskommits. 12 Omförhandling Parterna äger rätt att inför varje nytt verksamhetsår påkalla förhandlingar med åberopande av något av nedanstående förhållanden: - Väsentliga förändringar i kommunens uppdrag, t ex ändrad lagstiftning - Väsentliga förändringar för Umeå kommun - Oförutsedda händelser som väsentligt ändrar förutsättningarna för intraprenaden 13 Hävande Vardera parten äger rätt att säga upp överenskommelsen i förtid med 6 månaders uppsägningstid om någon part; - Väsentligt åsidosätter sina skyldigheter enligt överenskommelsen - Inte vidtar rättelseåtgärder efter påtalade brister - Bedömer att intraprenaden som driftsform ej är ändamålsenlig

5 14 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av denna överenskommelse ska ytterst avgöras av kommunstyrelsens arbetsutskott. 15 Avtalstid Denna överenskommelse gäller fr o m t o m Uppsägningstiden för överenskommelsen är 6 månader. Uppsägning skall vara skriftlig. I det fall överenskommelsen ej sagts upp förlängs det automatiskt med 12 månader. Om överenskommelsen upphör återgår intraprenaden till den kommunala förvaltningen. Denna överenskommelse har upprättats i två exemplar varav parterna tager var sitt. Umeå den Umeå den. Erik Bergkvist Kulturnämndens ordförande Jan Danielsson Intraprenadchef

6 Specificering av den ekonomiska ersättningen. RESURS FÖRSLAG TILL ERSÄTTNING KOMMENTAR 2004 Jämförelse 2003 Fördelningsnyckel antal årsarbetare = 14 % (3 av 21 åa). Personal 1 010,5 949,7 I summan ingår 1,7 % löneökningar utöver ram för Där ingår gemensam pott löneförhandlingar. Utvecklingskostnader 30 Engångsbelopp 2004 Tim/OB 11,4 14 % av 81,2. Merkostnader för bokbussen (matersättning) ej borträknat. Kurser, resor 13,2 14 % av 94,3 Övriga personalkostnader (intern 2,8 14 % av 19,7 representation) Rehabilitering Friskvård (gymkort, anmälningsavgifter för t.ex. Vårruset) Tillgång till centrala medel för rehab, företagshälsovård, massage, utredningar av personalkonsulent, genomförande av synscreening är s.k. fri nyttighet 1,6 Fördelningsnyckel antal anställda = 2,5 % (3 av 122). Ekonomi-/personalresurs Vaktmästeriresurs Media 247,1 247,1 Katalogisering Tillgång till databaser Övriga kostnader 17,5 17,2 (förbruknings-, bokvårdsmaterial) Program 5,2 5,1 Intäkter ,7 LIBRA biblioteksdatasystem PC-, nätverks- och skrivarsupport Annonser (rekrytering) 0,5 Telefon 9,8 Ersättning för 5 investeringar Personalmöten, 1,9 förvaltningsresa mm Nettokostnad 1 427, ,4 2,5 % av 48 KKR Fri nyttighet Fri nyttighet upp till 15 tim/år Fri nyttighet Samma principer som för kommundelsnämndernas bibliotek 91,4 Samma principer som för kommundelsnämndernas bibliotek 4 tim/månad = samma nivå som idag