Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Onsdagen den 7 mars 2018 kl. 19.00 21.00 Plats Vita villan, Skrävsta Gård Närvarande Lotta Gill, ordförande Kerstin Karlsson, Vice ordförande Christer Silver Holmberg, sekreterare Gunilla Jonson, ledamot Bettina Krausbauer, ledamot, sammankallande TK Kickan Sjözing, ledamot Torgny Wännström, ledamot Linnea Widstrand, BRUS ordförande Dordi Falk Tegelström, 2:a suppleant Anders Linder, 3:e suppleant Ulf Gunninger, 4:e suppleant Mischa Johansson, 5:e suppleant Linda Holmqvist, verksamhetschef, adjungerad Frånvarande Siw Andersson, 1:a suppleant Hannah Johansson, BRUS suppleant 18009 Mötets öppnande Ordförande förklarar mötet öppnat 18010 Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes. 18011 Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Kerstin till justeringsperson. 18012 Föregående protokoll Protokollen från styrelsemötena den 7 februari och det konstituerande styrelsemötet den 17 februari gicks igenom och lades till handlingarna. 18013 Skrivelser a) GDPR för ridskolor GDPR kommer vi att behöva följa, annars kan vi bli ålagda att betala en sanktionsavgift. Allt inom juridik har tagit fram en e-learning-kurs för ridskolor som ska ge svar på vad vi måste göra för att följa den nya lagen GDPR som kommer att träda i kraft den 25 maj 2018. 1
Styrelsen beslutar att vi tittar vidare på olika möjligheter till att tillskansa oss de kunskaperna vi behöver. b) Kultur- och fritidsförvaltningen bjuder in till Vi är Botkyrka i höst Kultur- och fritidsförvaltningen har skickat en förfrågan om att delta i Vi är Botkyrkadagen på Hågelby söndagen den 26 augusti mellan klockan 12 och 16. Det är en prova på aktivitetsdag med målgruppen familjer med barn upp till 12 år. Styrelsen beslutar att vi vill vara med. Aktiviteten kommer att handhas av BRUS. Christer meddelar detta till Botkyrka kommun. Gunilla och Linnea tar hand om det praktiska inför evenemanget. c) Utlysning: intresseförfrågan angående drift av fritidsklubbsverksamhet i Kassmyra/Broängen Förfrågan om att ta hand om fritidsklubb i Kassmyra/Broängen. Styrelsen beslutar att vi inte är intresserade av detta. d) Utlysning av bidrag för kostnadsfria lovaktiviteter Botkyrka kommun har utlyst ansökan om bidrag för kostnadsfria lovaktiviteter, sommarlovsaktiviteter är öppna att söka bidrag för fram till 26 mars. Styrelsen beslutar att Linda H undersöker möjligheterna att ha andra lovaktiviteter än de redan inplanerade ridlägren med hänsyn till semestrar mm, och återkopplar sedan till styrelsen. 18014 Rapporter a) TK Bettina rapporterade från senaste TK-mötet: Tävlingar Det har genomförts 2 dressyrtävlingar, 1 Pay and Ride och 1 Regional tävling sedan senaste styrelsemötet. Dessa har flutit på bra med funktionärer. Frågor/kommentarer från TK till styrelsen angående: Vad gäller angående användning av maskiner/sladdning etc. Styrelsen svarar att det finns en policy för detta och att maskin-och anläggningsgruppen ser över om det finns behov av uppdatering av denna. TK behöver support från styrelsens sponsorgrupp Styrelsen förstår och det måste lösas. Styrelsens sponsorgrupp behöver rekrytera fler medarbetare. El till Vallen Styrelsen uppdrar åt Anläggningsgruppen att lägga in det som en prioriterad uppgift i kommunens lista. 2
Underhåll av Vallen Underhåll av vallen, vem gör vad? Hinder, är de säkra? Faddrar till fälttävlanshindren? Ska vi köra någon fälttävlan i vår eller bara i höst? Styrelsen uppdrar åt Anläggningsgruppen att diskutera frågorna och återkomma med synpunkter Belöningssystem TK har lämnat in ett förslag till belöningssystem enligt bilaga. TK lämnar in underlag till nästa styrelsemöte för beslut. b) BRUS Linnea rapporterade från senaste BRUSs möte: Två aktiviteter genomfördes under sportlovet, husdjurshoppning och pulkaåkning Nya poster inom BRUSs, en utbildningansvarig. Kickoff om 2 veckor, med enkel lunch hemma hos Selma med möte och övernattning Gunilla Jonson går in i BRUSs som stora styrelsens representant c) Verksamhetsrapport Linda rapporterade Ny ponnygrupp introgrupp på tisdagar. Påskkurser kommer utlysas snart Sommarlägren för ridskolehästar har öppnat Privathäst ridlägret är fulltecknat redan Hästläget är bra Mirre ska säljas. Personalfrågan; Annons för ny medarbetare efter Lisa. Styrelsen är eniga om att Linda H rekryterar 1 ridlärare level 1 med tillsvidareanställning. Vattnet har frusit sönder i stora privatstallet och även bevattningen. Botkyrka kommun åtgärdar med start imorgon. Glasrutan i kontoret i ridskolestallet har exploderat. Här kommer det monteras ett plexiglas istället. Länsförsäkringar har ändrat sig angående den trasiga fyrhjulingen och kommer att ersätta reparation. Tidigare styrelsemöte finns ett beslut om nyttjande av denna fyrhjuling för de ideella krafterna när det gäller tävlingar o.dyl. Det finns även en policy som beskriver detta, se även i ovanstående punkt a. d) Ekonomi Linda rapporterade. Intäkterna ser bättre ut jämfört med förra året. Veterinärkostnaderna ligger högre än motsvarande period förra året på grund av vaccinationer. Revisionskostnaderna är högre än väntat. Linda kollar det. Budgetmöte kommer hållas den 27/3. 3
e) Verkställande utskott (VU) Består av Lotta, Kerstin, Christer och Linda H f) Personalutskott (PU) Består av Lotta, Linda H, Gunilla och Kerstin g) Anläggnings- och maskingruppen Består av Dordi, Anders, Linda E, Ulf och Christer h) Kommunikationsgruppen Består av Kerstin, Bettina, Torgny och Tine Blomberg i) Sponsorgruppen Består av Siv (fler medlemmar ska rekryteras) j) Kommunrelationsgruppen Består av Lotta, Mischa och Linda H k) Ekonomisk redovisning/nyckeltal arbetsgrupp Arbetet är pausat i väntan på beslut från styrelsen. Punkten ska noteras som pausad i kommande agendor. l) Strategi/framtidsgrupp Denna gruppen behöver vara samma som kommunrelationsgruppen plus Kickan. Vi behöver få ut en enkät om hur våra medlemmar vill att klubben och ridskolan ska se ut i framtiden (bakas ihop med abonnemangsenkäten). Arbetet måste igång snarast. 18015 Diskussion/prioritering av viktiga saker som vi måste ta itu med Lista enligt mejl från Kerstin den 27 februari, diskuteras och prioriteras som ett första steg. Christer sammanställer och sammanfogar med åtgärdslistan. Följande punkter valdes ut som prioriterade och ansvariga utsågs: Personal/styrelsekonferens VU sammanställer inför konferensen, som bestämdes till söndagen den 22 april. Rutiner för kontrakt och regler för boxuthyrning Ansvariga Linda och Mischa Fakturor från BRS Ansvariga Linda och Mischa 4
Medlemsenkät för utvärdering Ansvariga: Kommunikationsgruppen/Kommunrelationsgruppen Möten med alla 4 stallgrupper Ansvarig: Lotta Arbetsmiljödelegering Ansvariga: Anders, Torgny, Linda H Budgeterade medel från kommunen Ansvariga: Kommunrelationsgruppen Säkerhet på anläggningen (ny punkt) Ansvariga: Bettan, Linda E, Christer, Dordi 18016 Förslag till mötesdatum och tider, dokument bifogas denna kallelse Förslaget tas med tillägget att det ska in ett budgetmöte, som beslutas ske den 27/3 18017 Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan gicks igenom och uppdaterades. 18018 Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet. 18019 Nästa möte Hålls tisdagen den 10 april kl. 19.00 i Vita villan, Skräfsta. 18020 Avslutande Ordförande förklarade mötet avslutat klockan 21:45 Skrävsta 2018-03-07 Christer Silver Holmberg Lotta Gill Kerstin Karlsson Sekreterare Ordförande Justeringsperson 5