Handläggare: Björn Wennerström Tel: E-post:

Relevanta dokument
Punkt 17: Anvisningar för attest- och beställningsrätt

Punkt 15 Anvisningar för attest- och beställningsrätt

Punkt 12: Anvisningar för attest- och beställningsrätt

Punkt 10: Anvisningar för attest- och beställningsrätt

Regler för attest i Göteborgs Stad

Regler för attest i Göteborgs Stad, med utbildningsnämndens kompletterande anvisningar.

Reglemente för attest

Göteborgs Stads bostads AB bilaga till revisionsrapporten Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Punkt 15: Riktlinje för outsourcing. Riktlinje för outsourcing. Tjänsteutlåtande Diarienummer:

Byggnadsnämnden bilaga till revisionsrapporten Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Punkt 20: Riktlinje för klagomål. Riktlinje för klagomål. Tjänsteutlåtande Diarienummer:

Attestinstruktion för Göteborgs stads bostadsaktiebolag

Punkt 19 Riktlinje för regelefterlevnad

Attestreglemente för Tierps kommun

Punkt 11: Riktlinje för hantering av intressekonflikt

Revisionsrapport Uppföljande granskning av rapporten Attester och utbetalningsrutiner

Delegationsordning för avtal, attest-, direktupphandlingsoch utanordningsrätter

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Vattenpalatset i Mönsterås AB

Datum: Attestreglemente. För kontroll av kommunens ekonomiska transaktioner. Antaget av kommunfullmäktige den 27 oktober 2014, 70

Attestinstruktion för Stockholms Stadshus AB

Delegations- och Attestinstruktion fo r Go teborg & Co AB (org.nr )

Riktlinje för attestering

Punkt 21 Riktlinje för fritextfält

Handläggare Datum Diarienummer

Punkt 10: Dnr 0023/16-09 VD-instruktion Försäkrings AB Göta Lejon

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Mönsterås Utvecklings AB

Riktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner

Katrineholms kommuns författningssamling

Attestreglemente Reviderat 2012 KS12.185

1. Antagen av kultur- och fritidsnämnden den XX XX 2011, XX

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM

Delegations- och Attestinstruktion fo r Go teborg & Co Tra ffpunkt AB (org.nr )

Regler. Fö r ekönömiska transaktiöner. Vision. Program. Policy. Regler. Handlingsplan. Riktlinjer Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnd

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner

Punkt 11: Riktlinje för hantering och rapportering av händelse av väsentlig betydelse

Fastställande av attestinstruktion

ATTESTREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige , 63.

= = = = = Attestordning för Göteborgs universitet ====================== = = Beslutsdatum

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Instruktion för delegation, attest och utanordning inom Stockholmshem

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige/styrelsen , 52. Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner i Partille kommun

Revisionsrapport Granskning av verifikationer och utbetalningsrutiner

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING

Punkt 14 Försäkring AB Göta Lejons säkerhetsprogram

Auktorisationsbestämmelser och Attestregler

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad

Reglemente för attest

Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar

Attestreglemente för Uppsala kommuns nämnder

SAKGRANSKNING OCH ATTESTINSTRUKTION För

1(5) Instruktion för attest och utanordning. Styrdokument

Attestreglemente. helsingborg.se. Kontaktcenter Postadress Helsingborg Växel

Kommunstyrelsens Ledningsutskott och Ekonomiutskott (18)

ATTESTORDNING. medarbetarportalen.gu.se/styrdokument. Beslutsdatum Från och med och tillsvidare

Tillämpningsanvisning

Beslutsattest omfattar följande moment:

ATTESTREGLEMENTE FÖR LANDSKRONA STAD KF

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Översyn av attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar

Tillämpningsanvisning för ekonomiska transaktioner och medelsförvaltning


Attestreglemente för Härnösands kommun

Attestinstruktion för servicenämnden

Översyn av attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar

Attest- och utbetalningsreglemente

UaFS 14/ Blad 1 RIKTLINJER, MED REGLER, FÖR KONTROLL (ATTEST) AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I UDDEVALLA KOMMUN

Slutattestinstruktion

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Attestreglemente. Dokumenttyp: Reglemente Dokumentansvarig: Ekonomifunktionen Beslutad av: Kommunfullmäktige

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Attest och u ta n ord n i n g

Kommunal författningssamling. Attestreglemente. Motala kommun

Attestreglemente. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta. att anta attestreglemente enligt bilaga.

S Attestregler Regler

Punkt 11 Internrevisionsplan

Attestreglementet år 2013

Firmatecknings- och attestinstruktion för Sveriges Yngre Läkares Förening (SYLF) Organisationsnummer

ATTESTORDNING FÖR FRIDHEMS FOLKHÖGSKOLA

Riktlinjer för delegering av attesträtt

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner

ATTESTORDNING. medarbetarportalen.gu.se/styrdokument. Beslutsdatum Från och med och tillsvidare

Punkt 10: Organisationsförändring Försäkrings AB Göta Lejon. Organisationsförändring Försäkrings AB Göta Lejon. Tjänsteutlåtande

Kommunal Författningssamling

Tillämpningsanvisningar attestreglemente

Attestordning för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet

Landstingets innehav av företagskort (kontokort)

Ekonomiavdelningen (5) REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I VÄRNAMO KOMMUN

STYRELSESAMMANTRÄDE. (Har rätt att närvara)

Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Attestreglemente för Malung-Sälens kommun

Ansvar och befogenheter för S:t Erik Markutveckling AB

Rapport om test av kontrollaktiviteter 2018

Ansvar och befogenheter för S:t Erik Markutveckling AB

Attestinstruktion - anvisningar för kontroll, attest och utbetalning av pengar

Typ av dokument: INSTRUKTION FÖR ATTEST OCH UTANORDNING MM INOM STOCKHOLMSHEM.

Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar

Transkript:

1 Tjänsteutlåtande 2017-06-13 Punkt 15: Anvisningar för attest- och beställningsrätt Diarienummer: Handläggare: Björn Wennerström Tel: 031-368 55 06 E-post: bjorn.wennerstrom@gotalejon.goteborg.se Anvisningar för attest- och beställningsrätt Förslag till beslut i styrelsen för Försäkrings AB Göta Lejon - att anta Anvisningar för attest- och beställningsrätt Sammanfattning Funktionen för regelefterlevnad har granskat riktlinjen och inga ändringar har gjorts. Bakgrund Göta Lejon ska enligt Göteborgs Stads riktlinjer ha anvisningar för attest- och betsällningsrätt. Ärendet Funktionen för regelefterlevnad innehar uppdraget att genomföra granskningen för Försäkrings AB Göta Lejon. Bilagor 1. Anvisningar för attest- och beställningsrätt Annika Forsgren Björn Wennerström Försäkrings AB Göta Lejon 516401-8185

Sida 1(6) FÖRSÄKRINGS AB GÖTA LEJON Anvisningar för attest- och beställningsrätt för Försäkrings AB Göta Lejon Rättslig grund Försäkringsrörelselagen Kommunallagen Dokumentnamn Antagen datum Löpnummer Version Anvisningar för attestoch beställningsrätt för Försäkrings AB Göta Lejon 2016-12-06 2017-06-13 B680A00135 Version: 4 5 Dokumenttyp Publiceras Dokumentansvarig Operativt ansvarig Anvisning Intranätet Styrelsen Ansvarig för funktionen inom Försäkrings AB Göta Lejon

Sida 2(6) ANVISNINGAR FÖR ATTEST- OCH BESTÄLLNINGSRÄTT FÖR FÖRSÄKRINGS AB GÖTA LEJON Allmänna förutsättningar Lagar och regler som ligger till grund för anvisningen är: Försäkringsrörelselagen Kommunallagen Regler för attest i Göteborgs Stad Policy och riktlinjer för företagsupphandlat privatkort och inköpskort Arbetsordning för styrelsen och VD-instruktion. I Verksamhetshandboken ligger de rutinbeskrivningar som det hänvisas till i detta dokument. Anvisning för attest och beställningsrätt uppdateras årligen samt vid behov och godkänns av bolagets styrelse. Anställda som tilldelas ett visst ansvarsområde får attest- och beställningsrätt i enlighet med denna instruktion under förutsättning att åtgärden ligger inom de ekonomiska verksamhetsmässiga ramar och förutsättningar som gäller för ansvarsområdet. Angivna belopp för beställning och attest avser belopp inklusive moms. Firmateckning Firman tecknas av styrelsen. Firman tecknas två i förening av VD, ordförande och vice ordförande. Bolagets VD har rätt att teckna bolagets firma beträffande löpande förvaltningsåtgärder i enlighet med ABL 8 kap. 36 och 29. Arbetsfördelning mellan styrelse och VD finns beskrivet i Arbetsordning för styrelsen och i VD-instruktion. Attesträtt viktiga principer Vid attest gäller följande: - En och samma person får inte ensam ha hand om de olika attestmomenten i en transaktion från början till slut (dualitetsprincipen). - En person som befinner sig i beroendeställning till någon annan ska inte attestera händelser som avser denna person (exempelvis får en underordnad inte attestera ekonomiska transaktioner för en överordnad). - Attest får inte ske för överföringar med närstående. Med närstående avses make, sambo, förälder, barn, syskon eller någon annan närstående (Kommunallagen kapitel 6, 25). - Attest får inte ske om det finns någon annan särskild omständighet som kan rubba förtroendet för opartiskhet (Förvaltningslagen 11 ). - Beslutsattest får inte ske för egna kostnader i tjänsten. Till exempel vid resor, kurser, konferenser eller liknande tillfällen då personen själv deltagit. - Ersättare till attestanten får bara utföra uppdrag när ordinarie attestant inte kan. - Vid oaktsamhet eller missbruk av attesträtten kan uppdraget tas ifrån attestanten.

Sida 3(6) Inköp och beställning av varor och tjänster Alla medarbetare har rätt att lämna förslag på beställning. Beställningar skall ske i enlighet med Policy för upphandling och inköp inom Göteborgs Stad. Följande beloppsgränser gäller för beslutsattest avseende inköp och beställning. Max 100 000 kr för Ekonomiadministratör och Skadechef i bolaget. Max 300 000 kr för vice VD/Ekonomichef i bolaget Belopp därutöver attesteras av VD. Belopp över 5 miljoner kr attesteras av ordförande eller vice ordförande. Utgifter Tjänstemans egna kostnader i tjänsten attesteras av VD. Dock har Vice VD rätt att attesterar kostnader för resor, hotell och telefon. I fakturahanteringssystemet Winst E-Handel finns en sambandskontroll som styr att vissa kostnader ska attestera av VD eller vice VD. Rutin finns. VD: s utgifter och reseräkningar attesteras av styrelsens ordförande eller vice ordförande. Saknas praktiska förutsättningar för att uppfylla detta innan utbetalning måste ske får attest ske i efterhand. Styrelseledamöters kostnader/utgifter, reseräkningar och förrättningsarvoden attesteras av ordförande eller vice ordförande. Ordförandes kostnader/utgifter och förrättningsarvoden attesteras av vice ordförande. Vice ordförandes kostnader/utgifter och förrättningsarvoden attesteras av ordförande. Saknas praktiska förutsättningar för att uppfylla detta innan utbetalning måste ske får attest ske i efterhand. Företagsupphandlat kort med personligt betalningsansvar VD Annika Forsgren och skadechef Katrin Kajrud har First Card hos Nordea enligt stadens policy och riktlinjer för företagsupphandlat privatkort och inköpskort. Representation Vid all representation skall på underlag i form av restaurangnota eller liknande följande antecknas: - När och var representationen ägde rum - Namn på samtliga personer som deltog - Intern (inom GBG:s Stad) eller extern representation - Namn på gästernas företag - Syftet med representationen Representation såväl intern som extern upp till 2 000 kr får attesteras av vice VD. Övrig representation såväl intern som extern skall attesteras av VD. VD: s representation attesteras av styrelsens ordförande eller vice ordförande. Saknas praktiska förutsättningar för att uppfylla detta innan utbetalning måste ske får attest ske i efterhand. Rutin finns.

Sida 4(6) Lön, löneutbetalning Anställningsavtal utgör underlag för löneutbetalning. Attesten anses ske i samband med tecknande av avtal. Anställningsavtalet ska vara skriftligt och underskrivet av behörig person. Samtliga uppgifter om medarbetaren som utgör grund för lön ska godkännas av chef. Attesten ska säkerställa att lön utbetalas med rätt belopp, till rätt person, i rätt tid och att lönen blir korrekt redovisad. Finansiella placeringar, koncernvalutakonto Göteborgs Stad Placera överskottslikviditet, utföra valutatransaktioner, beslut om internkredit samt upptagande av lån görs av VD enligt gällande fullmakt mot Göteborgs Stads finansavdelning. Placera överskottslikviditet samt beslut om internkredit görs av vice VD/Ekonomichef enligt gällande fullmakt mot Göteborgs Stads finansavdelning. Konton i Nordea Bank AB och Swedbank AB Tjänstemans behörighet/fullmakt för bolagets konton/funktioner i Nordea och Swedbank är beskrivet i dokumentet Förteckning över tjänstemans behörighet/fullmakt till bolagets konton i Nordea. Se bilaga nr 1. Skadeförebyggande bidrag Riskingenjör har rätt att bevilja ansökan av skadeförebyggande bidrag inom beslutad budget. VD attesterad beviljad ansökan. Rutin finns. I Visma (bolagets redovisningsprogram) registreras attesterat underlag för utbetalning. Attest och registrering görs inte av samma person. Betalningar skickas till banken för betalning av Ekonomiadministratör och Administratör. Signering och sändning av betalningsfil sker i enlighet med upprättade fullmakter två i förening. Utbetalning av försäkringsskador via Försäkrings- och säkerhetsapplikationen Lejonet Betalningsförslag (nivå 1)tas fram av Skadereglerare. Större betalningsförslag godkänns av Skadechef. Betalningar godkänns (nivå 2) av VD, Ekonomichef eller utsedd Kundansvarig. Betalningar skickas till banken för betalning (nivå 3) av Ekonomiadministratör, Skadechef GL, Administratör. Signering och sändning av betalningsfil sker i enlighet med upprättade fullmakter två i förening. En person ska inte göra alla nivåer eller nivå 1 och nivå 2 tillsammans. Back up personer finns. Se tabell.

Sida 5(6) Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Betalnings förslag Godkänna betalningar och skapa fil Hämta/skicka godkända betalningar till banken, 2 i förening Belopp i kr Motorfordon inkl trafikansvar och kasko, järnvägsansvarsskador, allmänt ansvar Extern skadereglerare upp till - - 100 000 Skadechef på Göta Lejon över 100 000 - har behörighet Egendomsskador Extern skadereglerare upp till 500 000 - - - har behörighet Skadechef på Göta Lejon över 500 000 Betalningar Utsedd medarbetare på - upp till har behörighet Göta Lejon 1 000 000 Ekonomichef - upp till har behörighet VD 5 miljoner Ordförande eller - över - vice ordförande 5 miljoner Ekonomiadministratör - - har behörighet Administratör - - har behörighet Skatter Ekonomichef och Ekonomiadministratör är deklarationsombud med åtkomst till bolagets skattekonto hos Skatteverket. Arbetsgivaravgifter, avdragen källskatt, moms och skatt på trafikförsäkringspremie attesteras av VD. I Visma (bolagets redovisningsprogram) registreras attesterat underlag för utbetalning. Attest och registrering görs inte av samma person. Betalningar skickas till banken för betalning av Ekonomiadministratör och Administratör. Signering och sändning av betalningsfil sker i enlighet med upprättade fullmakter två i förening. Leverantörsfakturor Bolaget använder stadens kommungemensamma system Winst E-Handel. Betalningsattest sker av behörig person enligt avsnitt Inköp och beställning. Betalningar skickas till banken för betalning av Ekonomiadministratör och Administratör. Signering och sändning av betalningsfil sker i enlighet med upprättade fullmakter två i förening.

Sida 6(6) Återförsäkring Återförsäkringsansvarig tar fram betalningsunderlag. VD attesterar betalningsunderlaget. Ordförande eller vice ordförande attesterar belopp över 5 miljoner kr. Endast attesterade underlag får genera en utbetalning. Utbetalning sker efter attest av två i förening enligt fullmakt. Övriga utbetalningar Ärendet genereras av handläggare. Endast attesterade underlag får generera en utbetalning. Attest sker enligt beloppsbegränsningar under rubriken Inköp och beställning. Utbetalning sker efter attest av två i förening enligt fullmakt. Överföring mellan Försäkrings AB Göta Lejons egna konton attesteras av VD eller vice VD.

Förteckning över tjänstemans behörigheter/fullmakter till bolagets konton. Bilaga 1 Uppdaterad 2016-10-04 Styrelsens Göta Lejon Göta Lejon Göta Lejon Göta Lejon Göta Lejon Göta Lejons Försäkrings AB Göta Lejon VD vice VD/Ekonomichef Ekonomiadministratör Försäkringssamordnare Administratör Skadechef Fordonsförsäkring Annika Forsgren Björn Wennerström A-C Winroth A-L Perica Susanne Ahlström Katrin Kajrud 4 st personer Lönekonto 8105-9904678012-9 i Swedbank AB Läsarbehörighet Läsarbehörighet Konton i Nordea Bank AB Huvudkonto 434 84 08-8 kundnr K5480 Nod id 3304002710 Fullmakt 2 i förening x x x x x x Egendomsförsäkring 72 42 60-0 kundnr K5480 Nod id 3304002710 Fullmakt 2 i förening x x x x x x Ansvarsförsäkring 30 99 72-8 kundnr K5480 Nod id 3304002710 Fullmakt 2 i förening x x x x x x Läsarbehörighet Total In/ Total In Bas (kundreskontrabetalningar i fil) Järnvägsansvarsförsäkring 80 99 72-8 kundnr K5480 Nod id 3304002710 Fullmakt 2 i förening x x x x x x Läsarbehörighet Total In/ Total In Bas (kundreskontrabetalningar i fil) Motorfordonsförsäkring 44 86 14-8 kundnr L3874 Nod id 3812013951 Fullmakt 2 i förening x x x x x x Läsarbehörighet Total In/ Total In Bas (kundreskontrabetalningar i fil) Corporate Netbank, internetbank, alla konton. Enstaka betalning bekräftas 2 i förening x x x x x x GiroLink, avser alla konton. Sända fil med flera betalningar, hämta återredovsiningsfil x x x x x x Corperate File Payments, avser alla konton Signera fil med flera betalningar bekräftas 2 i förening x x x x x x eredovisning, avser alla konton. se kontoutdrag samt rapporter x x x x x x Läsarbehörighet Punkt 15 Bilaga 1 Förteckning behörighet Nordea 2017.xls