1(41) Plats och tid Stenbocken, plan 3 Viktoria, kl. 13:00-16:50 Beslutande Ledamöter Michael Karlsson (S), Ordförande Margareta Holm, ersättare för Anna Helgesson (S), Vice ordförande Markus Hagberg (M), 2:e vice ordförande Martin Torildsson (S) Johan Lidberg (MP) Ingrid Kvarnlöf (L) Johnny Edvinsson (V) Anita Hammar (M) Leif Chressmann (M) Erik Kvarndal (C) Barbro Magnusson (SD) Ersättare Ferwoyni Tekie (S) Anette Gustafsson (S) Ewa Karlsson (M) Bengt Sävhammar (KD) Ulla Falk (C)
2(41) Övriga närvarande Pernilla Magnusson, T.f. Förvaltningschef Hanna Johansson, nämndsekreterare Monica Johansson, avdelningschef IFO Anitha Samuelsson, avdelningschef AFF Eva Olofsson, kvalitets- och utvecklingschef Eva Sandahl, controller Cecilia Arnerfors, ekonom, 147--161 Linda Göransson, personalkonsult, 170 Anna-Lill Dahlström, medicinskt ansvarig sjuksköterska, 166--167 Maria Hagberg, socialsekreterare, 164--165 Linda Johansson, socialsekreterare, 147--149 Karin Enestig, socialsekreterare, 147--149 Elin Sander, socialsekreterare, 147--149 Ewa Warmark, biståndshandläggare, 147--149 Justerare Markus Hagberg (M) Justeringens plats och tid Måndagen 26 september 2016 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 147-174 Hanna Johansson Ordförande Michael Karlsson Justerare Markus Hagberg ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp 2016-09-27 Datum då anslaget tas ned 2016-10-20 Förvaringsplats för protokollet Omsorgskontoret, Skara Underskrift Hanna Johansson
3(41) Ärendelista 147 Dnr 27870 Val av protokolljusterare... 5 148 Dnr 27871 Godkännande av dagordning... 6 149 Dnr 27872 Redovisning av delegationsärenden... 7 150 Dnr 2016-000011 Anmälan av delegationsbeslut 2016... 8 151 Dnr 2016-000012 Skrivelser, meddelanden, rapporter, protokoll m.m. 2016... 9 152 Dnr 29513 Fel! Bokmärk Information- Adoptionsärende... Fel! Bokmärket är inte definierat. 153 Dnr 29512 Fel! Bokmärk Förslag till beslut om att lägga ned påbörjad faderskapsutredning enligt 2 kap. 7 FB... Fel! Bokmärket är inte definierat. 154 Dnr 2016-000473 Delårsrapport januari-augusti 2016... 10 155 Dnr 2016-000399 Budget 2016 - Bidrag till pensionärsföreningarna i Skara kommun.... 11 156 Dnr 2016-000340 Motion kring åldersbestämning av ensamkommande.... 13 KS dnr: 2016-205... 157 Dnr 2016-000402 Budget och verksamhetsplan 2017-2019 för samråd. Besvaras senast 12 september... 158 Dnr 2016-000445 Undantag från gallringsregler gällande skuldsanering... 16 159 Dnr 2016-000348 Ansökan om bidrag till Bris region Väst för 2017.... 18 160 Dnr 2016-000414 Årsredovisning och revisionsberättelse för 2015.... 19 161 Dnr 2016-000410 Inrapportering av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS för kvartal 2 2016... 20 162 Dnr 2016-000439 Plan för handling i den sociala barn- och ungdomsvården... 21 163 Dnr 2016-000388 Begäran om yttrande. IVO dnr: 8.5-19944-2016-2... 27 164 Dnr 2016-000459 Riktlinjer våld i nära relation 2016... 29 165 Dnr 29474 Information- Våld i nära relation... 30 166 Dnr 2016-000373
4(41) Riskgruppsvaccinationer som särskilda vaccinationsprogram. Besvaras senast 14 oktober 2016. Socialdepartementets dnr: S2013/00240/FS... 31 167 Dnr 2016-000465 Internkontroll och kvalitetsgranskning av läkemedelshantering inom omsorgsförvaltningen 2016... 33 168 Dnr 2016-000466 Riktlinjer för Lex Sarah 2016... 34 169 Dnr 2016-000467 Uppdatering av delegationsordning... 35 170 Dnr 2016-000468 Personaluppföljning första halvåret 2016... 37 171 Dnr 29477 Information- Äldreomsorgsplanen... 38 172 Dnr 29473 Information- Röda Huset och Skarahemmet... 39 173 Dnr 29478 Information från verksamheten... 40 174 Dnr 29479 Övrigt... 41
5(41) 147 Dnr 27870 Val av protokolljusterare s beslut beslutar att välja Markus Hagberg som protokolljusterare för dagens sammanträde.
6(41) 148 Dnr 27871 Godkännande av dagordning s beslut beslutar att godkänna dagens föredragningslista.
7(41) 149 Dnr 27872 Redovisning av delegationsärenden har enligt 35 kommunallagen skyldighet att följa upp beslut som delegerats till utskott eller tjänstemän. Som ett led i omsorgsnämndens uppföljningsansvar redovisas händelseutveckling och handläggning av ärenden aktuella inom individ- och familjeomsorg, äldre-omsorg och avdelningen för funktionshinder. Socialsekreterare Karin Enestig, Linda Johansson och Elin Sander redovisar ärenden från individ- och familjeomsorgen. Biståndshandläggare Ewa Warmark redovisar samtliga tre ärenden från äldreomsorgen..
8(41) 150 Dnr 2016-000011 Anmälan av delegationsbeslut 2016 s beslut Delegationsbeslut enligt förteckning 7--9/2016 anmäls och läggs till handlingarna.
9(41) 151 Dnr 2016-000012 Skrivelser, meddelanden, rapporter, protokoll m.m. 2016 s beslut Skrivelser, meddelanden, rapporter, protokoll med mera enligt förteckning 7--9/2016 anmäls och läggs till handlingarna.
10(41) 154 Dnr 2016-000473 Delårsrapport januari-augusti 2016 s beslut beslutar att godkänna upprättat förslag till delårsrapport 2016. Nämnden redovisar en prognos som följer budget. Administration Äldreomsorgen Funktionshinder +3,1 tkr -3,1 tkr 0,0 tkr Individ och familjeomsorg 0,0 tkr Under 2016 har nämnden tillfälligt fått öppna 7 extra särskilda boende platser på Vallehemmet för att klara de ökade behoven. Trycket på platser är fortsatt högt. Under årets början steg sjukfrånvaron till mycket höga nivåer inom vissa verksamheter vilket innebar stigande kostnader. Åtgärder vidtogs och situationen har förbättrats. Det stora mottagandet av nyanlända 2015 innebar att verksamheten för ensamkommande barn utökades. Under 2016 har antalet nyanlända minskat och behovet av platser blev lägre än beräknat. Den uppkomna bostadsbristen i Skara har drabbat vissa av nämndens målgrupper vilket lett till ökade kostnader för placeringar/boenden. Nämnden har fått utökade medel under året i from av stimulansmedel för att öka bemanningen inom äldreomsorgen med 4,2 mnkr. En utökad budgetram har tillförts med 9 mnkr för det ökade flyktingmottagandet. Beslutsunderlag Delårsrapport januari-augusti 2016
11(41) 155 Dnr 2016-000399 Budget 2016 - Bidrag till pensionärsföreningarna i Skara kommun. s beslut beslutar om att bidrag till pensionärsföreningarna betalas ut enligt förslag. I budgeten för 2016 finns det 100 000 kronor som ska fördelas ut till samtliga pensionärsföreningar i Skara kommun. Fördelningen togs fram av en arbetsgrupp 2014. Den bestod av Kommunala pensionärsföreningens arbetsutskott (KPR AU) och tjänstemän. Beslut är taget att den fördelningen enligt nedan även gäller för 2016. Prioritering efter beslut och fördelning: 1. Aktiviteter 50 % (Hälsa och social samvaro) 2. Lokaler 30 % 3. Utbildning 10 % 4. Medlemsantal 10 % Beslutsunderlag Beslutsunderlag Totalt antal 1 429 642 43 63 2 266 4 443 Viktning 25 % 25 % 30 % 10 % 10 % 100 % Att fördela i kr 25 000 25 000 30 000 10 000 10 000 100 000 Förening Hälsa social samvaro lokaler Utbildning Medlemsantal Ersättning SPF Skara 4 811 5 140 6 279 1 746 2 326 20 302 SPF Ardala 2 904 3 349 4 884 1 111 834 13 082 SPF Valle 2 852 2 220 5 581 1 111 936 12 699 PRO Valle 3 534 1 908 2 093 476 918 8 929 SPRF 0 78 698 0 596 1 371 SKPF 0 4 595 698 2 857 1 412 9 562 PRO Skara 10 899 7 710 9 767 2 698 2 979 34 054 Totalt 100 000
12(41) Paragrafen ska skickas till Kommunala pensionärsrådet, KPR Pernilla Magnusson, T.f. förvaltningschef Anette Svensson Nordlander, Avdelningschef äldreomsorgen Eva Sandahl, Omsorgsförvaltningen, Controller Samtliga pensionärsföreningar: SPF Ardala, Leif Bertilsson SPF Skara, Karl Erik Appeby SPF Valle, Eva Eriksson Svensson PRO Skara, Lars Johansson PRO Valle, Hans Larsson SKPF, Maritha Gustavsson SPRF, Margareta Jansson
13(41) 156 Dnr 2016-000340 Remissvar avseende motion kring åldersbestämning av ensamkommande. s beslut beslutar att avstyrka Sverigedemokraternas motion om att kommunen ska åldersbestämma ensamkommande flyktingbarn då det är en uppgift som i första hand är Migrationsverkets. Beslutet översänds till kommunstyrelsen Det är Migrationsverket som är den ansvariga myndigheten för att utreda frågan om barnets ålder inom ramen för deras utredning av den asylsökandes identitet. Därav kan kommunen kan inte överta annan huvudmans uppgift. I maj 2016 gav regeringen Rättsmedicinalverket uppdraget att genomföra medicinska åldersbedömningar. De metoder som Rättsmedicinalverket kommer använda för att bedöma huruvida en person är under eller över 18 år är dels med hjälp av en tandmognadsbedömning samt en bedömning av mognadsgraden av tillväxtzonen i lårbenets nedre del. Rättsmedicinalverket kommer att påbörja en upphandling i oktober för dessa tjänster och räknar med att starta upp under första kvartalet 2017. Socialstyrelsen har fått i uppdrag att ta fram en kompletterande studie för att fördjupa kunskapen om magnetkamera som metod för medicinska åldersbedömningar. Uppdraget ska redovisas till regeringen den 30 november 2017. Omsorgförvaltning anser i enlighet med Socialstyrelsen att resurser avsatta för barn inte skall gå till vuxna asylsökande. Kommunen kan meddela Migrationsverket om man anser att ett barn kan tros vara äldre än 18 år. Dock har detta ingen juridisk bärighet i en asylprocess. Insatserna som ges utgår bland annat från en bedömning av personens mognadsgrad. Om kommunen skulle införa medicinska åldersbestämningar av asylsökande så är det en process som kräver omfattande resurser i form av t ex läkarbedömningar och tillgång till medicinsk apparatur. Om kommunen vid ett sådant förfarande kommer fram till att en asylsökande har en viss ålder, är det ändå Migrationsverket som har till uppgift att fatta beslut om den asylsökandes ålder. Har Migrationsverket en annan uppfattning är det Migrationsverkets bedömning som gäller. Kommunens åldersbestämningar torde därmed bli juridiskt verkningslösa.
14(41) Beslutsunderlag Motion kring åldersbestämning av ensamkommande Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsen
15(41) 157 Dnr 2016-000402 Förslag till budget och verksamhetsplan för Tolkförmedlingen 2017-2019 s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att godkänna Tolkförmedlingens förslag till budget och verksamhetsplan 2017-2019. Michael Karlsson (S) och Markus Hagberg (M) deltar inte i beslutet på grund av JÄV. Beslutet översänds till kommunstyrelsen. Skara kommun har varit medlemmar i Kommunalförbundet Tolkförmedling Väst sedan årsskiftet 2014/2015. I förbundsordningen anges att förbundsdirektionen årligen ska fastställa budget. Den årliga budgeten ska innehålla en plan för verksamhet och ekonomi men också ekonomin för den kommande treårsperioden. Förbundet ska samråda med förbundsmedlemmarna om budgetförslaget senast en månad före förbundsdirektions sammanträde. Budgeten ska fastställas senast den 30 september före verksamhetsåret. Det övergripande verksamhetsmålet är att verksamhetens ska vara kostnadseffektiv. Under två år har förbundet gjort stora verksamhetsöverskott och även prognos 2016 pekar på stort överskott. Det osäkra läget i världen gör att behovet av tolk är svårbedömt, vilket försvårar inför budget. Budgetförslaget är lagt utifrån idag gällande förutsättningar. För att säkra att självkostnadsprincipen följs föreslås i budgetförslaget att en återbetalning till förbundsmedlemmarna varje år om överskottet överstiger ett visst fastslaget eget kapital. Detta egna kapital fastställs av direktionen. Direktionen är politiskt styrd. Beslutsunderlag Förslag till budget och verksamhetsplan 2017 2019 för Tolkförmedling Väst Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsen
16(41) 158 Dnr 2016-000445 Undantag från gallringsregler gällande skuldsanering s beslut beslutar att tillstyrka förslaget om att bevara nedanstående beskrivet material för evigt bevarande utifrån forskningsändamål. Beslutet översänds till kommunstyrelsen. Under 2013 fattades beslut i Omsorgnämnden och Kommunstyrelsen att göra undantag från gallringsregler i forskningssyfte när det gäller personakter inom skuldsanering. I beslutet finns formuleringen till dags dato, vilket ger att pågående ärenden kan komma att bli gallrade i enlighet med gällande gallringsregler. Föreliggande skrivelse föreslår beslut om att bevara ytterligare 101 akter och formulera om beslutet till evigt bevarande. Ärendet Med hänvisning till beslut tagna i ON 2013-08-27 samt Kommunstyrelsen 2013-10-30 initieras frågan om att även framledes och för evigt kunna bevara de handlingar som redan 2013 var aktiva i Skara Kommuns regi och som väntade på beslut om skuldsanering. Det gäller ett unikt material på ytterligare 101 akter varav merparten fått skuldsanering beviljad från hösten 2013 och vars saneringsperiod löper ut senast under våren 2019. Besluten 2013 fattades utifrån en tjänsteskrivelse som nämnde orden till dags dato. Verksamheten skulle då flyttas över till Lidköping, vilket också skedde. Kompletteringen gäller de ärenden som Skara Kommun startat upp och därför rimligen tillhör kommunen och det forskningsmaterial som redan finns. Akter som löper ut hösten 2019 och därefter är att helt betrakta som Lidköpings Kommuns material och får handskas med efter deras önskemål. Enligt reguljära gallringsregler skulle detta gedigna och mycket ovanliga forskningsmaterial förloras, vilket vore en olyckligt. Skara Kommun kan genom detta beslut presentera en obruten serie av skuldsaneringar från Skuldsaneringslagens tillkomst 1994 tom 2019. Således ett 25-årigt forskningsmaterial som vore unikt och extremt värdefullt, ett tillfälle som forskarvärlden inte vill gå miste om. Materialet omfattning är inte större än att det torde rymmas i arkivet tillsammans med det ursprungliga forskningsmaterialet. I avvaktan på
17(41) vederbörliga beslut förvaras materialet på Omsorgskontoret för att utesluta risk för traditionell gallring. Beslutsunderlag ON beslut med diarienr KS beslut med diarienr Skrivelse från Lisbeth Sandvall, Linneuniversitetet Växjö Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsen
18(41) 159 Dnr 2016-000348 Ansökan om bidrag till Bris region Väst för 2017. s beslut beslutar att bevilja bidrag till föreningen BRIS region Väst för 2017 med 4 000 kronor. Ansökan BRIS region Väst ansöker om 10 kronor per barn från Skara kommun för 2016. BRIS, Barnens Rätt I Samhället, är en ideell organisation där verksamhetens huvudsakliga uppgift är att ge stöd och hjälp till utsatta barn och unga. Organisationen har som mål att stärka barn och ungas rättigheter och förbättra deras levnadsvillkor samt att upprätta möjligheter för barn och unga att föra en dialog med vuxna. Verksamheten ska alltid utgå från barnets behov. Verksamheten bedöms vara av förebyggande karaktär och ha ett innehåll som kompletterar socialtjänsten. Man uppfyller därför omsorgsnämndens policy för föreningsbidrag. Beslutsunderlag Ansökan daterad 2016-05-31 Paragrafen ska skickas till Bris region Väst
19(41) 160 Dnr 2016-000414 Årsredovisning för Samordningsförbundet Västra Skaraborg s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att godkänna Samordningsförbundet Västra Skaraborgs årsredovisning 2015 samt revisionsberättelse. Michael Karlsson (S) deltar inte i beslutet på grund av JÄV. Beslutet översänds till kommunstyrelsen. Samordningsförbundet Västra Skaraborg består av Skara, Vara, Götene, Lidköping, Essunga, Västra Götalandsregionen, Försäkringskassan samt Arbetsförmedlingen. Förbundets uppdrag är att använda gemensamma resurser för möjliggöra för individer i grupper som står långt från egen försörjning att öka aktivitetsförmåga eller arbetsförmåga så att individen får möjlighet tillegen försörjning. Projektet ÅKA, Återhämta- Klargöra- Anpassa avslutades under 2015 och metoden är nu implementerad i arbetsmarknadsenheten i Skara. Under 2015 fick förbundet genom en EFS-ansökan som gäller tre år, Level Up, som riktar sig till unga utanför arbetsmarknaden. I Skara har två mentorer anställts för att arbeta med målgruppen. Av årsredovisning och revisionsberättelse framgår att förbundet efterlevts uppdraget och att ekonomin skötts på ett bra sätt. Beslutsunderlag Årsredovisning för Samordningsförbundet Västra Skaraborg för tiden 2015-01-01 2015-12-31. Revisionsberättelse för år 2015 för samordningsförbundet Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsen
20(41) 161 Dnr 2016-000410 Inrapportering av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS för kvartal 2 2016 Äldreomsorgen har två ej verkställda beslut enligt 4 kap. 1 SoL att rapportera till IVO 2016-07-08. Båda besluten gäller permanent bostad enligt 5 kap. 5 eller 5 kap. 7 SoL. I det ena av de två besluten har personen hittat boende och tackat ja inom tremånadersperioden, men fick inte tillträde till bostaden förrän den 10 augusti. Detta beslut kommer därför att rapporteras som verkställt vid nästa rapporteringstillfälle. Avdelningen för funktionshinder har två ej verkställda gynnande beslut enligt 9 LSS att rapportera till IVO 2016-07-08. Besluten gäller 9.9 Bostad för vuxna och är inte verkställt på grund av att det saknas ledig bostad. Individ- och familjeomsorgen har inga ej verkställda beslut enligt 4 kap. 1 SoL att rapportera till IVO 2016-07-08. Kommuner är skyldiga att, enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), anmäla till Inspektionen för vård och omsorg, IVO, om beviljande insatser inte har verkställts senast tre månader efter beslut. Om IVO bedömer att insatsen inte verkställts inom skälig tid har de skyldighet att ansöka hos förvaltningsrätten om utdömande av en särskild avgift. Kvartalsvis ska rapportering ske till IVO, kommunfullmäktige och kommunens revisorer. Paragrafen ska skickas till Kommunrevisionen Kommunfullmäktige
21(41) 162 Dnr 2016-000439 Plan för handling i den sociala barn- och ungdomsvården s beslut beslutar att ge avdelningschefen för individ- och familjeomsorgen i uppdrag att tillsammans med enhetschefer på avdelningen genomföra planen. Utbildningssatsningen Samarbete för trygghet finansieras inom ram, 500 tkr, med start 2017. Därefter bör satsningen rymmas inom ordinarie utbildning/handledningsbudget. Utifrån en oroväckande utveckling inom den sociala- barn och ungdomsvården har en rad nationella initiativ tagits. Dessa förväntas tas om hand på såväl regional som lokal nivå. I Skara avser det lokala utvecklingsarbetet ha fokus på stabilitet, bemanning, nära arbetsledning, utveckling av arbetssätt/arbetsformer samt en fungerande introduktion. Nationell bakgrund Socialtjänstens barn- och ungdomsvård har under flera års tid varit utmanad. Socialsekreterarnas arbetsvillkor har förändras med tillkommande arbetsuppgifter, ökat antal anmälningar och ökade administrativa krav från tillsynsmyndigheter. Parallellt har problem med personalomsättning, svårigheter att rekrytera och arbetsrelaterad ohälsa tillkommit. Det senaste året har dessutom det ökade inflödet av ensamkommande barn påverkat arbetet såväl direkt som indirekt. Direkt genom att antal barn som ska hanteras ökar, indirekt genom att tillgången till familjehem och HVB påverkats. (Lindquist, Anna-Lena har beforskat frågan sedan början av 2000-talet, bla Från krisande organisation till krisorganisation kvalitet i socialt barnavårdsarbete genom ökad personalstabilitet, Stiftelsen Allmänna Barnhuset, 2012, Personalomsättning, arbetsvillkor och kompetens i socialtjänstens barn- och ungdomsvård, Akademikerförbundet SSR, 2014, Att förstå personalomsättning och kompetenstapp bland barnavårdsutredare, Inst för socialt arbete, Stockholms Universitet, 2011.) (Dellgran, Peter, mfl har intresserat sig för förändringar i socionomprofessionen mm, bla Människobehandlande organisationer, Natur och Kultur, 2015, Socionomer som profession, Natur och Kultur, 2016) Situationen har glädjande nog uppmärksammats nationellt och resulterat i konkreta förslag såväl från SKL som från Regeringens särskilda samordnare Cecilia Grefve.
22(41) Den sociala barn- och ungdomsvårdens grunduppdrag är att skydda och stödja barn som far illa. Den direkta målgruppen av barn som befinner sig inom ramen för detta uppdrag bedöms vara 3-5% av befolkningen. 85-90% av alla barn kommer sannolikt aldrig bli föremål för insatser inom ramen för socialtjänstens grunduppdrag, något som är viktigt att påminna sig om i sammanhanget. En av handlingsplanens kärnfrågor är att möjliggöra mer proaktivt arbete riktat till barn och familjer för att upptäcka och undanröja riskfaktorer. En förutsättning för att organisation och utbildning ska fungera är stabilitet i verksamheten. Faktorer som krävs för det är enligt handlingsplanen: Tillräcklig bemanning Tillgång till närvarande och stödjande arbetsledning Försiktighet i organisationsförändringar Strukturerade kompetensprogram inkl yrkesintroduktion Forskning och utveckling inom den sociala- barn och ungdomsvården har ökat under senare år vilket är positivt. Handlingsplanen beskriver ett behov av att omsätta forskning i praktiken och öka den systematiska uppföljningen av insatserna. Regeringens särskilda samordnare har använt sig av 50 kommuner och har genom kommunbesök kartlagt nuläge, förbättringsområden och goda exempel. Erfarenheterna kommer att redovisas samlat under hösten 2016, arbetet har kommit att kallas Förbättringsresan. I de 50 kommunerna pågår nu arbete med att omsätta de nationella initiativen till lokala förutsättningar. (SKL;s handlinsplan Stärkt skydd för barn och unga handlingsplan för den sociala barn- och ungdomsvården, 2015, Stabilitet som kompetensstrategi för social barn- och ungdomsvård, SKL 2013) (Cecilia Grefves arbete går att följa på www.socialbarnunga.se)
23(41) Lokal bakgrund - Skara Skara Kommun har på inget sätt varit förskonad från dessa utmaningar. Under 2014 ökade anmälningar kring barn 0-12 år och under 2015 skedde en stor verksamhetsexpansion av ensamkommande ungdomar. Någon period har personalomsättningen varit hög, glapp mellan anställningar och vakanser är i princip vardag, under 2016 har verksamheten kontrakterat konsulter för att klara bemanningen. På tre år har hela arbetsgruppen i princip bytts ut. Vidare har vi svårigheter att rekrytera och några socialsekreterare saknar för närvarande socionomutbildning, vilket är ett lagkrav. Nuvarande arbetsgrupp uttrycker ett behov av arbetsro och efterfrågar långsiktighet i utvecklingen av enhetens arbetssätt, men framförallt en stabil situation när det kommer till bemanning. Självklart ska även Skara ta aktiv del i det utvecklingsarbete som behöver komma till stånd för att skapa stabilitet, kvalitet och rättsäkerhet i den sociala barn- och ungdomsvården. För Skaras vidkommande har vi redan sedan tidigare arbetat med att öka de tidiga förebyggande insatserna, framförallt genom samarbetet med barn- och utbildningsförvaltningen inom ramen för EDVIN. Vi har en väl utbyggd öppenvård, goda samverkansytor och tillgång till evidensbaserade metoder. Beträffande forskningsanknytning är det också ett närvarande perspektiv. Vi deltar aktivt i verksamhetsnära forskning och samverkar i FoU-frågor genom Skaraborgs Kommunalförbund, enhetscheferna är vidare väl initierade i aktuell forskning. När systematisk uppföljning blir en del av BBIC kommer även Skara använda sig av dessa verktyg. Föreliggande plan avgränsas till att omfatta den del i SKL;s handlingsplan som handlar om organisation och utbildning. Bemanning är centralt för i princip allt annat. För att uppnå stabilitet i bemanningen avser vi fokusera planen på att öka attraktiviteten hos oss som arbetsgivare. Vi ser det som ett cirkulärt samband mellan nedanstående faktorer.
24(41) Bemanning Introduktion Nära arbetsledning Utvecklat arbetssätt Stabilitet Genomförande Skaras Plan för handling i den Sociala barn och ungdomsvården är egentligen en sammanvägning av fyra utvecklingsprocesser. Samtliga har i grunden samma syfte; att säkerställa en trygg och säker barn- och ungdomsvård. 1. Lokal anpassning av SKL;s handlingsplan Stärkt skydd för barn och unga 2. Utvecklingsarbete med inspiration av Mölndal Stads arbete Tryggare organisering tryggare barn och Samarbete för Trygghet som drivs av Embreus Socionomkonsult. www.embreus.se. 3. Socialstyrelsens bemanningssatsning 4. Omorganisering i verksamheten, vilket innebär att myndighetsutövningen kring ensamkommande barn organiseras tillsammans med övrig myndighetsutövning. Önskat läge Nuläge Aktiviteter Tidsplan Bemanning på samtliga tjänster Obemannat på tre socialsekreterartjänster och en tjänst som 1;e socialsekreterare. Tre konsulter anlitas i verksamheten Pågående rekryteringar ger dåligt resultat Annonsering till samtliga sistaårselever på socionomprogrammet Annonsering av tjänster som barnets handläggare Rekrytering via pluggjobb Antagande av personalförsörjningspla n för IFO Augusti 2016 Augusti 2016 Augusti 2016 September 2016
25(41) Önskat läge Nuläge Aktiviteter Tidsplan En organisering som möjliggöra nära arbetsledning Enhetschefstjänst med ansvar för utredning, verkställighet och ensamkommande möjliggör inte tillräckligt ärendenära arbetsledning för att skapa trygghet för socialsekreterarna. SSR föreslår i samband med risk- och konsekvensanalys utifrån omorganisering införande av 1;e socialsekreterare med belastning om ca 6-7 socialsekreterare Klarläggande av arbetsuppgifter som tillhör enhetschef respektive 1;e socialsekreterare. Införande av en organisation med två tjänster som 1;e socialsekreterare. En med inriktning på verkställighet och ensamkommande barn, en med inriktning utredning. Den förstnämnda bör konstrueras som ett tidsbegränsat förordnande då omfattningen på de ensamkommande sannolikt kommer avta. September 2016 November 2016 En samorganisering av all myndighetsutövnin g Barn- och unga Ett tydligt definierat och implementerat arbetssätt, som bygger på systemiska och lösningsfokuserade principer och metoder. Myndighetsutövning för ensamkommande barn organiseras nu under enheten för ensamkommande. Utifrån hur bemanningssituationen har sett ut på enheten de senaste åren har arbetet med utveckling av myndighetsutövning varit eftersatt. Rekrytering av 1;e socialsekreterare. Samlokalisering Genomföra organiseringen enligt förhandlat förslag Långsiktigt utvecklingsarbete utifrån konceptet Samverkan för trygghet Enhetschef Barn- och unga myndighet avlastas ärendenära arbete och bedöms kunna driva utvecklingsarbetet. Augusti 2016 Oktober 2016 Oktober 2016 Informatio n om konceptet 30/8, därefter beslut om införande November 2016 Önskat läge Nuläge Aktiviteter Tidsplan Stabilitet på enheten Barn och unga myndighet Enheten har varit föremål för omorganiseringar, vakanser och personalomsättning. Fullfölja initierad specialisering inom enheten mellan utredare och verkställare. Uthållighet och tålamod i att genomföra föreliggande plan Oktober 2016 2016-2019
26(41) En fungerande introduktion för nya socialsekreterare Introduktion för nya socialsekreterare sker i samarbete med övriga kommuner i Skaraborg, något som fungerat väl. Personalförsörjningsplane n beskriver introduktion såväl i kommunen som på enheten. Fortsätta pågående samverkan och följa rutiner för introduktion. Bemanning möjliggör en fungerande introduktion då arbetsbelastningen blir mer rimlig. Pågående Uppföljning Planen föreslås träda ikraft för genomförande 2016-09-01. Uppföljning med redovisning i förvaltningsledning och utskott ska ske halvårsvis. 2017- februari 2017- september 2018- februari 2018- september 2019- februari Finansiering Inledningsvis kan konstateras att myndighetsutövning är alla kostnaders ursprung. Enheten har besvärats av ett stort ekonomiskt underskott när det gäller placeringar på såväl HVB som på konsulentledda familjehem. När det råder stabilitet i den myndighetsutövande delen undviks felplaceringar och pågående insatser avslutas lättare i tid. Merparten av insatserna finansieras inom ramen för befintlig budget. En tjänst som 1;e socialsekreterare finansieras av Socialstyrelsens bemanningssatsning, vilken pågår tom 2019. En tjänst som 1;e socialsekreterare finansieras genom omvandling av en av socialsekreterartjänsterna för ensamkommande i samband med omorganisering. Utbildningssatsningen Samarbete för trygghet föreslås finansieras inom ram, 500 tkr, med start 2017. Därefter bör satsningen rymmas inom ordinarie utbildning/handledningsbudget.
27(41) 163 Dnr 2016-000388 Begäran om yttrande. IVO dnr: 8.5-19944-2016-2 s beslut beslutar att lämna nedanstående yttrandet till Inspektionen för vård och omsorg, IVO Inspektionen för vård och omsorg har i ärende med diarienummer 8.5-19944/2016-2 begärt att omsorgsnämnden i Skara kommun ska yttra sig över hur Frejans övergång från servicelägenheter till trygghetsboende har hanterats. IVO vill att det av yttrandet ska framgå: Hur nämnden säkerställer att de 24 personer som bor på Frejan och har beslut om särskilt boende får sina behov tillgodosedda i det numer ordinära boendet (inkl bemanning)? Om de enskilda i samband med omvandlingen erbjöds annat särskilt boende och i så fall på vilket sätt? Frejan var tidigare ett servicehus, där det krävdes ett biståndsbeslut för att få en lägenhet. De som fick en plats på Frejan var främst de äldre som kände otrygghet och därför ville bo i servicelägenhet med närhet till dagverksamhet och restaurang. Brukare med mer omfattande behov har huvudsakligen fått plats på andra särskilda boenden, t ex demensboende. De som fick beslut om boende på Frejan fick även ett biståndsbeslut på hemtjänstsinsatser på serviceboendet utifrån sina individuella behov. De hemtjänstinsatser som använt på Frejan är samma som erbjudits boende i ordinärt boende i Skara kommun. Under 2014 påbörjades omvandlingen från servicelägenheter till Trygghetsboende. Motivet till nämndens beslut har inte varit att ändra inriktningen på verksamheten, sänka bemanningen eller sänka kvalitetet, utan endast att ge äldre enklare tillgång till boendeplatser genom att kravet på biståndsbeslut tas bort. Eftersom samtliga boende hade såväl beslut om serviceboende som hemvård så hade nämnden god kunskap om de boendes individuella behov. Ingen förändring av de boendes hemtjänstbeslut genomfördes, utan de boende får samma insatser som tidigare. Bemanningen ändrades inte heller till följd av omvandlingen. Samtliga boende med beslut om särskilt boende är fortsatt inskriva i den kommunala hälso- och sjukvården och det finns en sjuksköterska på boendet. De boende som önskade flytta till annat särskilt boende till följd av omvandlingen sattes upp på lista för omflyttning och erbjöds plats på särskilt
28(41) boende så snart en plats var ledig. Det fanns inga lediga lägenheter reserverade för de boende på Frejan i samband med omvandlingen. I samband med omvandlingen var kön till en plats på särskilt boende ca 50 dagar. Intresset för att byta boende har inte varit stort och de flesta har valt att bo kvar på Frejan. Nämndens bedömning är att omvandlingen inte inneburit någon förändring för de boende när det gäller hur de boende får sina behov tillgodosedda avseende insatser, bemanning och trygghet. För att säkerställa att alla brukare får sina behov tillgodosedda följer biståndshandläggare regelbundet upp biståndsbesluten och gör förändringar då det behövs. Två gång per månad genomförs planeringsmöten med biståndshandläggare, arbetsterapeut, sjukgymnast sjuksköterska och omvårdnadspersonal. Syftet med planeringsmötet är att samordna kommunens olika insatser kring den enskilde och dennes anhöriga. Mötet är en form av vårdplanering, ett forum där planerade/väsentliga saker kring den enskilde lyfts. Varje brukare lyfts inte vid planeringsmöten, utan endast då det finns behov av det. gör bedömningen att de enskilda genom de åtgärder som vidtagits, de bibehållna biståndsbesluten samt bibehållen bemanning fått sina behov tillgodosedda i samband med omvandlingen av Frejan till Trygghetsboende. Beslutsunderlag Begäran om yttrande. IVO dnr: 8.5-19944-2016-2 daterat 2016-06-27 Paragrafen ska skickas till Inspektionen för vård och omsorg, IVO
29(41) 164 Dnr 2016-000459 Riktlinjer våld i nära relation 2016 s beslut beslutar att anta bifogade riktlinjer för arbetet mot våld i nära relation. Revideringen av riktlinjerna har arbetats fram av en intern samverkansgrupp inom individ- och familjeomsorgen med representanter från varje enhet, samt individ- och familjeomsorgens avdelningschef Monica Johansson. De bygger på 2014-11-18 reviderade riktlinjer samt tillkomna lagar och allmänna råd från socialstyrelsen. Riktlinjerna ska vara ett stöd i individ- och familjeomsorgens arbete med att stödja personer som utsatts för våld i nära relation, personer som utövar våld mot närstående samt barn som bevittnar våld i hemmet, enligt de krav som finns i socialtjänstlagen. Riktlinjerna kompletteras med anvisningar om hur arbetet i praktiken ska gå till. Den interna samverkansgruppen inom individ- och familjeomsorgen har till uppgift att revidera anvisningarna. Beslutsunderlag Förslag till riktlinjer för arbete mot våld i nära relation
30(41) 165 Dnr 29474 Information- Våld i nära relation Maria Hagberg informerar om sitt arbete som samordnare, socialsekreterare och samtalsstöd för Våld i nära relationer (VIR). Det finns en intern samverkansgrupp där alla enheter inom individ- och familjeomsorgen har en representant. Denna samverkansgrupp träffas varannan vecka för att bland annat utbyta erfarenheter och prata om olika ärenden. Marias uppdrag som uppdrag är, förutom att utreda och handlägga de ärenden där våld i nära relation utövas, även uppdatera riktlinjer och anvisningar samt att förmedla kunskap och utbilda kring området ut till olika enheter inom avdelningen. Individ- och familjeomsorgen har fått utvecklingsmedel från Socialstyrelsen som man avsatt till en utbildningssatsning. Denna utbildningssatsning kommer att utmynna i tre utbildningstillfällen under hösten 2016 med start den 9 november. De tre ämnen som kommer att behandlas är Våldets mekanismer, handboken om våld och sekundär traumatisering. Utöver denna satsning kommer Länsstyrelsen att erbjuda en utbildning den 25:e januari 2017. Utbildningens fokus är på förebyggande arbete mot hedersrelaterat våld och förtryck och till denna utbildning är Skara kommun medarrangörer.
31(41) 166 Dnr 2016-000373 Riskgruppsvaccinationer som särskilda vaccinationsprogram. Besvaras senast 14 oktober 2016. Socialdepartementets dnr: S2013/00240/FS s beslut beslutar att tillstyrka förslaget om riskgruppsvaccinationer som särskilda vaccinationsprogram Socialdepartementet har fått förslag från Folkhälsomyndigheten (FOHM) att vaccinationer mot fyra sjukdomar, tuberkulos, hepatit B, influensa och pneumokocker skall ingå i ett särskilt vaccinationsprogram s.k. riskgruppsvaccination inom det nationella vaccinationsprogrammet. Folkhälsomyndighetens förslag utgår från smittskyddslagstiftningens kriterier för vaccinationsprogram. Det bygger också på kunskapsunderlag där tretton aspekter av vaccination mot sjukdomarna har bedömts, bland annat hur vanlig och allvarlig sjukdomen är, hur effektivt vaccinet är samt hälsoekonomiska och etiska aspekter. Nationella vaccinationsprogram delas in i allmänna vaccinationsprogram, för hela befolkningen, och särskilda vaccinationsprogram. De särskilda programmen omfattar definierade riskgrupper, det vill säga personer som har en ökad risk att smittas eller bli allvarligt sjuka om de smittas. Barnvaccinationsprogrammet är ett allmänt vaccinationsprogram. Regeringen fattar beslut om vilka sjukdomar som ska omfattas av nationella vaccinationsprogram, utifrån underlag från Folkhälsomyndigheten. Landsting och kommuner genomför och erbjuder vaccinationerna kostnadsfritt och registrerar vaccinationerna i det nationella vaccinationsregistret. Vaccinationer som ingår i vaccinationsprogram är kostnadsfria för de personer som omfattas. Remissförslaget föreslår i korthet att personer i följande grupper ska erbjudas vaccination inom ramen för särskilda vaccinationsprogram: Influensa: Personer i medicinskt definierade riskgrupper, gravida i andra och tredje trimestern, och personer som är 65 år eller äldre, det vill säga de som i dag rekommenderas årlig influensavaccination.
32(41) Pneumokocker: Personer med tillstånd som innebär kraftigt nedsatt immunförsvar, samt personer med kroniska sjukdomar som leder till ökad risk för allvarlig sjukdom. Tuberkulos: Barn under 18 år med familjeursprung i ett land med ökad eller hög förekomst av tuberkulos. Hepatit B: Personer i grupper som löper ökad risk för smitta: Dels män som har sex med män, dels personer som injicerar droger. Beslutsunderlag Remiss från Socialdepartementet, S2013/00240FS s yttrande Paragrafen ska skickas till Socialdepartementet
33(41) 167 Dnr 2016-000465 Internkontroll och kvalitetsgranskning av läkemedelshantering inom omsorgsförvaltningen 2016 s beslut beslutar att godkänna den internkontroll och kvalitetsgranskning som har genomförts av läkemedelshantering inom omsorgsförvaltningen. Läkemedelshanteringen innehåller en rad kända men ändå återkommande risker. För att minimera riskerna krävs det ett kontinuerligt arbete med att säkra hanteringen av läkemedel. De olika leden i hanteringenskedjan (ordination, rekvisition, förvaring, iordningställande, överlämnande/administrering) regleras i SOSFS 2000:1 och ska systematiskt följas upp genom regelbunden kontroll. Medicinsk ansvarig sjuksköterska (MAS) ansvarar för att en årlig interngranskning utförs. Uppföljning av läkemedelshantering har skett genom besök på 14 enheter inom äldreomsorgen. Kontrollen har utförts av medicinskt ansvarig sjuksköterska varav vid sex av enheterna har kontrollen utförts tillsammans med Apotek AB. Resultatet sammanställs i en åtgärdsplan för varje enhet. Syftet med rapporten är att den skall vara en hjälp för varje enhet i ett förbättringsarbete kring läkemedelshantering. Samtliga åtgärdsplaner kommer sedan att följas upp av MAS. Beslutsunderlag Utdrag ur Stratsys Sammanställda rapporter från Apoteket
34(41) 168 Dnr 2016-000466 Riktlinjer för Lex Sarah 2016 s beslut beslutar att anta de reviderade riktlinjerna för Lex Sarah. 2016-10-01 införs en ny modul, Lifecare Lex Sarah, för rapportering och handläggning av missförhållanden och risk för missförhållanden i verksamheten. Tidigare har personal inom omsorgen rapporterat missförhållanden eller risk för missförhållanden i avvikelsemodulen i ProCapita eller på pappersblankett. Det har inte funnits något verksamhetssystem för handläggningen. I den nya modulen rapporterar personal via en länk på intranätet. Handläggning av ärenden sker sedan i modulen Lifecare Lex Sarah. Det innebär en säkrare handläggning, samt en möjlighet till bättre statistik och uppföljning av ärenden. Med aneldning av införandet av modulen behöver riktlinjerna för Lex Sarah revideras, så att det framgår hur rapporteringen ska gå till. De ändringar som gjorts i riktlinjerna att stycket om hur man rapporteras har skrivit om. Bilagan med pappersblanketten har även tagits bort. Beslutsunderlag Reviderade riktlinjer för Lex Sarah,
35(41) 169 Dnr 2016-000467 Uppdatering av delegationsordning s beslut föreslås besluta att revidera nämndens delegationsordning, så att enhetschef ges delegation om att besluta om insats enligt 4 kap 1 Socialtjänstlagen i form av stödboende för ensamkommande barn. 2016-01-01 infördes en ny placeringsform i socialtjänstlagen (2001:453) för barn och unga i åldern 16 20 år stödboende. Socialnämnden ska sörja för att barn och unga som behöver vårdas eller bo i ett annat hem än det egna kan tas emot i ett stödboende. För att placera barn i åldern 16 17 år i stödboende ska det krävas särskilda skäl. Varje kommun ska ansvara för att det finns tillgång till stödboenden. Målgruppen för insatsen stödboende är barn och unga i åldern 16-20 år som bedöms kunna bo i ett eget boende med anpassat stöd, och som inte har behov av sådana vård- och behandlingsinsatser som motiverar en placering i HVB. Jämfört med den grupp av barn och unga som placeras i HVB är stödboende avsett för barn och unga som är bättre socialt fungerande och endast har ett mindre vårdbehov. De är också så pass mogna och självständiga att familjehemsplacering inte bedöms lämplig. Det huvudsakliga syftet med placeringen är att under trygga former träna och förbereda barnet eller den unge för ett självständigt boende och vuxenliv i ett eget boende. Ett eget boende bör som utgångspunkt innebära ett mer självständigt boende än HVB, t.ex. att barnet eller den unge bor i en lägenhet eller i en liknande boendelösning. Ett eget boende utesluter dock inte ett delat boende med ett annat barn eller en annan ung person, t.ex. ett syskon eller andra närstående som önskar bo ihop. Stödboende bör kännetecknas av ett visst antal lägenheter/boenden i en sammanhållen verksamhet. har gjort bedömningen att insatsen stödboende i första hand är aktuella för ensamkommande barn, under utslussningen för HVB. s stödboenden är utslussningslägenheter, där den enskilde får stöd i vardagen av personal, men där det inte finns personal nattetid.
36(41) Enhetschef föreslås få delegation på att bevilja stödboende för ensamkommande barn. Lagrum Ärendebeskrivning Delegat Anmälan till 4 kap 1 SoL Beslut om bistånd åt Enhetschef barn och ungdom i form av stödboende för ensamkommande barn Anmärkning
37(41) 170 Dnr 2016-000468 Personaluppföljning första halvåret 2016 Personalkonsult Linda Göransson informerar om personaluppföljning första halvåret 2016. Bakgrunden är att personalutskottet beslutat att förvaltningarna halvårsvis ska redovisa hur man har arbetat och avser att arbeta för att minska användandet av timavlönad personal samt mer- och övertid. Ökningen av timanvändandet inom Omsorgsförvaltningen kan antas vara relaterad till ökad sjukfrånvaro och utmaningar i rekrytering/bemanningen. De åtgärder som planerats inom omsorgsförvaltningen för att hantera ökningen av timanvändandet är följande: analysera användandet av timavlönad personal samt meroch övertid för att hitta strategier där vi istället använder tillsvidareanställd personal som får möjlighet att arbeta heltid. minska sjukfrånvaron och arbeta mer aktivt med rehabilitering som ett led i att minska användandet av timavlönad personal, mer- och övertid.
38(41) 171 Dnr 29477 Information- Äldreomsorgsplanen T.f. Förvaltningschef Pernilla Magnusson informerar om att en reviderad upplaga av äldreomsorgsplanen kommer att komma upp på omsorgsnämndens sammanträde 2016-10-25. Under detta sammanträde kommer det vara fokus på äldreomsorgen och avdelningschef Anette Svensson Nordlander kommer dels att presentera arbetet inom äldreomsorgen samt pågående projekt.
39(41) 172 Dnr 29473 Information- Röda Huset och Skarahemmet Avdelningschef Monica Johansson informerar om det uppdrag som nämnden gav till förvaltningen gällande att utreda en ombyggnation av Röda huset i Axvall. Skara Äldrehem har blivit beviljat ett tillfälligt bygglov i fem år. Röda huset kommer att ställas om till sju lägenheter och dessa lägenheter kommer i första hand vara avsedda för personer med någon form av social problematik och/eller dubbeldiagnoser. Med tanke på denna målgrupp behöver förvaltningen vara helt klara med verksamhetsinnehållet samt hur man ska organisera sig rent organisatoriskt kring detta för att få ut så mycket som möjligt av det. T.f. Förvaltningschef Pernilla Magnusson informerar om processen kring Skarahemmet. Torsdag den 22/9 ska hon träffa Joakim Hulth från Hemsö och utreda hur de ska arbeta framöver. Vid detta möte kommer några nyckelpersoner från förvaltningen att delta, en representant från Service och teknik samt en arkitekt från Hemsö.
40(41) 173 Dnr 29478 Information från verksamheten Förvaltningschef Pernilla Magnusson informerar om att förvaltningen beslutat om att arbeta utifrån IBIC (individens behov i centrum) ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt. Tidigare arbetade man utifrån ÄBIC (äldres behov i centrum). IBIC är alltså en vidareutveckling av ÄBIC. En av anledningarna till varför man tog detta beslut var för att man ville få in socialpsykiatrin. Hon informerar även om att projektet Music Passion kommer att ha en workshop den 13 oktober mellan klockan 13-16. De politiker som vill delta på workshopen är välkomna. Vidare informerar förvaltningschefen om ett beslut från styrelsen i Sveriges kommuner och landsting. Beslutet gäller finansiering av nationell stödfunktion till stöd för utveckling av en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst. Skara kommun ställer sig bakom denna funktion till en kostnad på 6600 kronor. Kvalitets- och utvecklingschef Eva Olofsson informerar om en anmälan som förvaltningen gjort till inspektionen för vård och omsorg (IVO). Anmälan gällde ett allvarligt missförhållande enligt Lex Sarah. Bakgrunden till anmälan var en konflikt som uppstått i samband med ett biståndsbeslut. Man var oense i gruppen huruvida detta biståndsbeslut skulle genomföras eller inte. Detta hade bidragit till att biståndsbeslutet bara blivit utfört cirka 30 % av gångerna. Utifrån de yttrande som förvaltningen skickade in till IVO gjordes bedömningen att man tagit till de åtgärder som krävts för att hantera situationen.
41(41) 174 Dnr 29479 Övrigt Erik Kvarndal informerar om att fondkommittén bestämt tid för sammanträdesdatum. Mötet kommer äga rum den 20 oktober klockan 8:30. En kallelse kommer att skickas ut till detta möte. Johnny Edvinsson ställer en fråga gällande huruvida en person som har hemvård får betala full avgift under tiden som denne ligger på sjukhus. T.f. Förvaltningschef Pernilla Magnusson meddelar Johnny att hon kommer utreda frågan och besvara den vid nästa sammanträde.