01054 1(10) Datum 2015-10-30 Diarienummer RS150023 RS150120 Socialdepartementet Redovisning av Region Hallands handlingsplan för införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården Sammanfattning Beslut att ansvara för införandet av standardiserade vårdförlopp i cancervården togs av Regionstyrelsen i Halland 2015-03-25. Regionen har därefter tagit ansvar för implementering av de standardiserade vårdförloppen Akut myeloisk leukemi, Huvudoch halscancer, Matstrupe- och magsäckscancer, Prostatacancer och cancer i urinblåsa och övre urinvägar. De första patienterna inkluderades under september månad. Parallellt med uppföljningen av den pågående implementeringen pågår arbete med att förbereda standardiserade vårdförlopp för kommande cancerdiagnoser inför 2016. En viktig framgångsfaktor har varit det engagemang som funnits i samtliga berörda verksamheter. Information och förankring i verksamheten 1. Hur har landstinget/regionen informerat och fört dialog om SVF inom verksamheterna i syfte att skapa förankring och ett effektivt införande av de fem pilotdiagnosernas SVF? Styrgruppen Cancervården i Halland med representanter från Regionkontoret, Hallands sjukhus, Ambulanssjukvård och Medicinsk Diagnostik samt Närsjukvården har arbetat med att skapa förankring och säkerställa linjens delaktighet. Arbetsgrupp SVF med regionkontorets cancersamordnare, regional koordinator för SVF, representanter från berörda förvaltningar, ekonom, kommunikatör, it-företrädare Adress: Region Halland, Box 517, 301 80 Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: 035-13 48 00. Fax: 035-13 54 44
2(10) och patientföreträdare har haft regelbundna möten för att följa implementering och kunna diskutera utmaningar som uppstått. Informations- och dialogdagar Varje dag räknas har genomförts där patientprocessteam, närsjukvårdsföreträdare, företrädare för patologi och röntgen samt linjechefer deltagit. Region Hallands cancersamordnare har arbetat strategiskt med införandet av SVF. Cancersamordnaren har nära samarbete med regional koordinator SVF. Regional koordinator SVF har besök varje processansvarig, processteam och offentligt finansierade privata specialister Lokala handlingsplaner för respektive SVF skrivs med stöd från regional koordinator SVF. Information har delgivits på närsjukvårdens dialogmöte där verksamhetschefer för vårdcentraler, både egen regi och privata aktörer deltar. Vårdcentralernas läkarmöten, både egen regi och privata aktörer har besökts av representant från regionkontoret och verksamhetsutvecklare från närsjukvården för genomgång av införande av välgrundad misstank och remissmärkning. Information om befintliga kortversioner SVF och patientinformationer har lämnats. Regionens hemsidor har uppdateras kontinuerligt innehåller information om SVF, patientinformationer, kontaktuppgifter koordinatorer, länkar etc. 2. Hur har landstinget/regionen samverkat med regionala cancercentrum (RCC) under införandet av SVF och vilka erfarenheter kan ni dela med er av inför 2016 års arbete? Lokala processansvariga har deltagit i RCC Västs och RCC Syds dialogdagar. Cancersamordnare och regional koordinator för SVF har deltagit i möte med RCC Syd och RCC Väst för erfarenhetsutbyte kring införandet av SVF. Projektledare för RCC Syd och RCC Väst har deltagit i möten i Region Halland. Att ha en kontinuerlig och tät kontakt med RCC gynnar införandet då verksamheterna ofta står inför samma utmaningar och därmed kan lära av varandra. Bra samarbete med RCC gällande koordinatorsfunktionsbeskrivning, kodning, registrering och handlingsplaner. Involvering 1. Hur har landstinget/regionen involverat patientrepresentanter i arbetet med SVF? Information har delgivits patient- och närståenderåd. Patientrepresentant finns med i arbetsgrupp SVF. Så långt det varit möjligt har det varit med patientrepresentant i processteamen.
3(10) 2. Hur har landstinget/regionen involverat representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Deltagande i SVF finns inskrivet i ackrediteringsvillkoren för Vårdval Halland. Privata aktörer har deltagit i närsjukvårdens dialogmöten och i dialogdagar Varje dag räknas. Representant för privata aktörer Vårdval Halland finns med i styrgruppen Cancervården i Halland. Alla vårdcentraler, oavsett driftsform har besökts av medarbetare från regionkontoret för information. Övriga offentligt finansierade privata specialister har fått information från regionkontoret, från regional koordinator SVF eller från processansvarig. Stöd till verksamheternas utvecklingsarbete 1. Hur har stödet inom landstinget/regionen sett ut för införandet av välgrundad misstanke i primärvården och den specialiserade vården? - Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Informations- och dialogmöte Varje dag räknas genomfördes med deltagande från samtliga berörda verksamheter på Hallands sjukhus, närsjukvården och den specialiserade vården, utifrån begreppet välgrundad misstanke. Vårdcentralernas läkarmöten, både egen regi och privata aktörer har besökt för genomgång av införande av välgrundad misstank och remissmärkning. Information om befintliga kortversioner av SVF och patientinformationer har lämnats. Information har skickat ut via mail till verksamhetschefer samtliga vårdcentraler med syfte att sprida ny information. Broschyrer om alarmsymtom har skickats ut till samtliga vårdcentraler. En effekt som beskrivits är ökad samverkan och dialog mellan förvaltningar, kliniker och professioner. 2. Hur har landstinget/regionen löst införandet av koordinatorfunktion för respektive diagnosspecifikt SVF? - Hur har landstinget/regionen definierat koordinatorfunktionens uppdrag? - Vid vilken tidpunkt infördes koordinatorfunktionen för respektive pilotdiagnos? - Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Regional koordinator SVF är inrättad och tjänsten besatt. Regional koordinator SVF har kontinuerlig kontakt med koordinatorerna för följsamhet till handlingsplanen för respektive process. Koordinatorsuppdraget har definierats, Se bilaga 1. Koordinatorsfunktionen för samtliga standardförlopp fanns på plats den 1 september 2015. Koordinatorsutbildning genomfört i september 2015. Kodverket är implementerat
4(10) 3. Hur har landstinget/regionen löst obokade/reserverade tider för respektive pilotdiagnos? Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patient- och verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? Obokade tider för utredning både inom röntgen och operation finns men behöver utvecklas vidare. Kontinuerliga dialoger sker mellan processansvariga, regional koordinator och verksamhet gällande obokade tider för att säkerställa att detta fungerar. Att hitta balans i antal obokade tider är en lärprocess och tar tid. Röntgen menar att obokade tider ger bättre flöde och innebär kortare väntan för patienten. Diskussion förs om test av drop-in tider röntgen. Implementering av de fem standardiserade vårdförloppen 1. Om och i så fall hur har landstinget/regionen implementerat de fem pilotdiagnosernas SVF under 2015? Inkludera om möjligt följande i beskrivningen: - Hur många patienter har startat utredning i respektive SVF efter beslut om välgrundad misstanke (ange tidsperiod 2015)? - Hur många av de patienter som utretts med SVF har fått diagnosen: Akut myeloisk leukemi Huvud- och halscancer Matstrupe- och magsäckscancer Prostatacancer Cancer i urinblåsa och övre urinvägar - Hur många patienter inom respektive SVF har avslutats genom start av behandling? - Hur många patienter har avslutat SVF av annan anledning exempelvis av medicinska skäl eller annat? - Finns delar av SVF som inte implementerats och hur ser tidplanen ut för att det ska genomföras? - Finns det rutiner för överföring utan av patient till behandlande enhet när denna är annan än utredande? Samtliga fem aktuella SVF implementerade under september 2015. Tillgänglig data tom 2015-10-20 Startade utredning SVF efter beslut om välgrundad misstanke: Akut myeloisk leukemi: 1 Huvud- och halscancer: 2 Matstrupe- och magsäckscancer:4 Prostatacancer: 16 Cancer i urinblåsa och övre urinvägar: 35
5(10) Antal diagnostiserade efter utredning SVF: Akut myeloisk leukemi: Huvud- och halscancer: Matstrupe- och magsäckscancer: Prostatacancer: Cancer i urinblåsa och övre urinvägar: Antal avslutade genom start av behandling: Akut myeloisk leukemi:- Huvud- och halscancer: - Matstrupe- och magsäckscancer: - Prostatacancer: 2 Cancer i urinblåsa och övre urinvägar: 6 Antal avslutade av annan anledning: Akut myeloisk leukemi: 1 Huvud- och halscancer: 0 Matstrupe- och magsäckscancer: 0 Prostatacancer: 2 Cancer i urinblåsa och övre urinvägar: 15 Alla delar av SVF är implementerade. Rutiner för överföring av kodningsinformation i samband med flyttningar av patient till Region Skåne är färdigställd och dokumenterad. Dokumenterad rutin med Västra Götaland skall färdigställas. Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativa system 1. Hur har landstinget/regionen tillsett att SVF från välgrundad misstanke till start av behandling går att följa i de vårdadministrativa systemen? Finns åtgärder som ska genomföras för att uppföljningen ska kunna ske och hur ser tidplanen för dessa ut? Utdatarapporter kommer att skapas dels via Region Hallands RH-modell där utdata kan följas som fångas i det befintliga vårdadministrativa systemet. Detta kompletteras med registrering av KVÅ-koder för uppföljning av välgrundad misstanke och start av behandling eller avslut av SVF. Utdatarapporter skall finnas tillgängliga i början av 2016. Utdatarapporter skall återkopplas och analyseras av processansvariga, närsjukvården och regionkontoret. Viss utdata, exempelvis antal SVF som rapporteras in från närsjukvården, kommer att följas preliminärt från och med november månad. En baslinjemätning via RH-modellen är genomförd som skall användas för utvärdering. Information från kvalitetsregistren kommer också att kunna användas för utvärdering och jämförelser. 2. Vilka av de nationella ledtiderna kan redovisas via vårdadministrativt system för SVF vid rapportskrivandet?
6(10) Start av SVF efter beslut om välgrundad misstanke, Start av behandling och Avslut SVF av annan anledning kan redovisas då bruka av KVÅ-koder har implementerats. Ansvar och aktiviteter för att IT- stöd blir funktionellt 1.Hur har landstinget/regionen utvecklat de stödprocesser som behövs för att följa och följa upp SVF i respektive IT-stöd? RH-modellen har utvecklats i ett samarbete mellan regionkontorets ansvariga för tillgänglighetsarbete SKL, IT-strateger, logistiker och företaget som ansvarar utveckling av systemkunskap IT (Affecto). Detta team har också utarbetat IT-stöd för registrering och fångst av KVÅ-koder i det befintliga vårdadministrativa systemet. Arbete i teamet pågår också framöver för att följa utdata och fortsätta att utveckla ITstödet. Införandet av fler standardiserade vårdförlopp 2016 1. Hur har landstinget/regionen planerat för införandet av fler SVF 2016? Arbetsgruppen SVF med regionkontorets cancersamordnare, regionalkoordinator för SVF, representanter från berörda förvaltningar, ekonom, kommunikatör, it-företrädare och patientföreträdare kommer att genomföra regelbundna möten för dialog. Informations- och Dialogmöte Varje dag räknas i Halland skall genomföras januari 2016 med deltagande av processansvariga, koordinatorer, kontaktsjuksköterskor, representanter från röntgen, patologen och närsjukvården, representanter regionkontoret samt politiker. På detta dialogmöte skall dels uppföljning av implementerade SVF göras och dels skall information om kommande SVF delges. Lokala processansvariga deltar i RCC Västs och RCC Syds dialogdagar. Processansvarig för lymfomprocessen är identifierad, vilket tidigare saknats. Cancersamordnare och regional koordinator SVF har dialog med RCC Syd och RCC Väst för informations- och erfarenhetsutbyte. Uppföljning av koordinatorsutbildning sker februari 2016. Ny koordinatorsutbildning för kommande SVF genomförs i april månad. 2. Hur har landstinget/regionen samverkat och löst övergångar för patienter som går över landstingsgränserna? Det finns väl fungerande upparbetade processer idag med Region Skåne och Västra Götalandsregionen för patienter som passerar regiongränserna. Det som kvarstår att dokumentera är överföring av kodinformation i samband med flyttning av patient.
7(10) Utmaningar och åtgärder 1. Vilka har varit de stora utmaningarna vid införandet av de fem första SVF och hur har ni hanterat dem? Att får samtliga berörda informerade eftersom det är stora verksamheter med många medarbetare berörda. Detta har hanterats med upprepade genomförda Informations- och dialogmöten i kombination med mailutskick och hemsidor. En annan farhåga var befintlig bristande kommunikation mellan kliniker som i samband med införandet av SVF blivit kritiskt. Dock har denna kommunikation fungera bra tack vare ett stort engagemang från berörda enheter, exempelvis röntgen och patologen och en regional koordinator SVF med goda kontaktytor. Ytterligare utmaningar har varit att få förvaltningar och linjeansvariga att ta ansvar. 2. Vilka goda exempel på lösningar har ni erfarenhet av från införandet under 2015? Huvud-Halscancerprocessen där processansvarig har haft god kommunikation med andra berörda enheter och som tydliggjort med en regionövergripande rutiner hur Huvud-Halscancerprocess skall fungera i Halland. Alla processansvariga har tagit ett stort ansvar och gjort mycket bra arbete för att skapa fungerande processer. 3. Vilka utmaningar ser ni inför kommande SVF 2016? Ett stor flöde men SVF, 13 stycken som skall implementeras under våren 2016. Vissa cancerdiagoser som kommer finns ingen processansvarig eller verksamhetsansvariga för ännu. Att flödet med patienter i SVF kan följas kontinuerligt så felaktig handläggning utifrån kodning-registrering kan identifieras och korrigeras omedelbart för att undvika att systematiska fel implementeras. Kapacitetsbrister och undanträngningseffekter som kan uppstå. Ekonomi Ge en översiktlig bild av hur stimulansmedlen har använts (exempelvis projektmedel, medel för åtgärdande av tillgänglighet och andra utmaningar, medel för införande av koordinatorsfunktion) och vad återstående stimulansmedel kommer att användas till. Hur mycket medel från 2015 kommer att överföras till 2016? Under 2015 har Region Halland möjlighet att få ta del av 13,2 mnkr av statliga medel för att stödja införande av SVF. Region Halland har genom beslut i juni 2015 valt att använda de statliga medlen för att stödja införandet av de fem första vårdförloppen.
8(10) De stödjande strukturerna är för kompetensförsörjning, utredning och utveckling av system för uppföljning av ledtider samt informations- och utbildningsinsatser. Till grund för denna fördelning ligger dels en inventering av flaskhalsar i vårdförloppen som respektive förvaltning har genomfört och genom dialog med arbetsgruppen för införandet. Den samlade bedömningen är att den beslutade användningen av de statliga medlen väsentligt underlättar införandet av dem fem vårdförloppen. En regional koordinator för införandet av SVF har anställts med ett övergripande operativt ansvar 784 tkr. Huvuddelen av de statliga medlen 2015 cirka 4,8 mnkr använts för att etablera stödjande strukturer på berörda sjukhus. I de stödjande strukturerna ingår etablering av koordinatorsfunktioner för respektive vårdförlopp och sjukhus. De sjukhus som har etablerat dessa stödjande strukturer före den 1/11 kan fakturera regionen sin del av medlen. Sjukhusen ska använda medlen för finansiering av ovan nämnda strukturer och även för att arbeta av eventuella obalanser/långa väntetider, utbildningsinsatser m m. En stor del av del av de statliga medlen 2015, 3 mnkr, används för att finansiera stödfunktioner inom röntgen och patologi. En logistiker för att stödja och utarbeta nytt arbetssätt vg flöden och logistik till bild- och funktionsmedicin (projekt under 2 år). Därtill tillkommer extra patologstöd under del av projekttiden för att stödja processer och förhindra avgörande, destruktiva flaskhalsar. Vidare används cirka 500 tkr för utredning och utveckling av system för uppföljning av ledtider. Till detta kommer cirka 500 tkr används för att genomföra utbildningsinsatser till endoscopister under 2015. Här ingår också bland annat utbildningsdagar för allmänläkare om SVF m m, utbildningar av vårdförloppkoordinatorer och lärandeseminarier för medarbetare i aktuella SVF. Stöd för att få ner puckelkostnader inom kirurgin 550 tkr Överföringar till 2016 av de erhållna statliga medlen 2015 planeras för fortsatt uppbyggnad av de 13 nya SVF. Sammanfattningsvis kan konstateras att tillgången till statliga medel har varit en viktig resurs för att underlätta införandet av standardiserade vårdförlopp under 2015. Regionkontoret 20151030
9(10) Ann-Sofi Isaksson Avdelningen för kunskapsstyrning Emma Pihl Bitr Hälso-och sjukvårdsdirektör Bilaga 1 Funktionsbeskrivning för Koordinator till standardiserade vårdförlopp Uppdragets avgränsning och plats i organisationen Funktionen benämns koordinator. Koordinatorn har ett skriftligt uppdrag av verksamhetschefen, förvaltningschef, regionledning eller motsvarande. Önskvärd utbildning/kunskap Relevant utbildning, såsom medicinsk sekreterare, undersköterska eller sjuksköterska. Kunskap om den aktuella diagnosen och det standardiserade vårdförloppet. God IT-vana. Funktion Koordinatorns roll är att boka in undersökningar inkluderade i de standardiserade vårdförloppen samt följa tillgänglighet och aktuella väntetider. Koordinatorn har också en roll att säkra att vårdförloppen följs och att beställda undersökningar genomförs. I koordinatorns uppgifter ingår att: Vara första kontakt med remittent. Ta emot och märka remisser som uppfyller kriterierna för standardiserat vårdförlopp. Boka in tider för undersökning i enlighet med det standardiserade vårdförloppet och tillse att undersökningstiderna hålls liksom att de i vårdförloppen ingående undersökningarna görs. Ta kontakt med patienten för att ge patienten undersökningstider och förklara utredningsförloppet. Se till att patienten får information om sina undersökningstider och sitt utredningsförlopp. Säkerställa aktiva överlämningar till andra vårdgivare, även över landstingsgränser, och informera patient härom. Vid cancerdiagnos ska koordinatorn säkerställa aktiv överlämning till kontaktsjuksköterska eller motsvarande funktion som koordinerar patientens fortsatta vårdförlopp. Registrera och följa ledtider för vårdförloppen och rapportera vidare. Informera verksamhetsansvarig eller motsvarande vid avvikelser. Systemet med förbokade tider i utredning och behandling är en förutsättning. Tillgänglighet Koordinatorn:
10(10) är den person som remittent i första hand kontaktar då de har en patient med välgrundad misstanke för en cancersjukdom som ingår i vårdförloppet. är tillgängligt året runt, kontorstid, på telefon, måndag fredag, med direktnummer till patient och närstående. har ersättare vid frånvaro.