Granskning av årsredovisning 2002 Söderhamns kommun

Granskning av årsredovisning 2002 Söderhamns kommun Juni 2003 Siv Dammbro Ove Lindholm

Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund...3 1.2 Revisionsfråga och revisionsmetod...3 2 Sammanfattande bedömning...4 3 Granskningsresultat...6 3.1 Förvaltningsberättelse...6 3.1.1 Översikt över utvecklingen av verksamheten...6 3.1.2 Investeringsredovisning...8 3.1.3 Driftredovisning...8 3.1.4 Balanskrav...9 3.2 Resultaträkning...10 3.3 Balansräkning...11 3.4 Finansieringsanalys...12 3.5 Sammanställd redovisning...13 3.6 Nämndernas verksamhetsberättelser...14 2

1 Inledning 1.1 Bakgrund Den kommunala redovisningslagen (KRL) gäller fr o m 1998 och reglerar externredovisningen. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Kommunstyrelsen ansvarar enligt kommunallagen för årsredovisningen. Vad gäller nämndernas redovisning, dvs internredovisningen, skall den enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. 1.2 Revisionsfråga och revisionsmetod Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift är syftet med granskningen av årsredovisningen att bedöma om den är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Granskningen som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv skall besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Med verksamhetens utfall avses utfallet i förhållande till fastställda mål och ekonomiska ramar. Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande. Med rättvisande räkenskaper avses fullständighet, riktighet, existens, tillhörighet, periodisering, värdering, äganderätt och förpliktelser samt innehåll och presentation. Granskningen av årsredovisningen omfattar: förvaltningsberättelse (inkl drift- och investeringsredovisning) resultaträkning finansieringsanalys balansräkning sammanställd redovisning Bilagor och specifikationer till årsredovisningens olika delar har granskats. Vi har även bedömt kommunens ekonomiska ställning och utveckling samt efterlevnaden av balanskravet. 3

2 Sammanfattande bedömning Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Vi har i vår bedömning godtagit redovisningen av försäkringsersättningen på 15,4 Mkr i resultaträkningen eftersom försäkringsersättningen inte har medtagits i balanskravresultatet på 18,9 Mkr. Vi bedömer att kommunens ekonomiska situation och utveckling är fortsatt mycket oroande. Beträffande kommunens och kommunkoncernens ekonomiska resultat så innebär även år 2002 ett negativt resultat. Nämndernas samlade resultat visar en negativ budgetavvikelse på 24 Mkr. (Budgetavvikelsen 2001 var 26 Mkr). Detta är en utveckling som måste bromsas. Nettokostnadernas andel av skatteintäkterna är 101,6 % om man har justerat nettokostnaderna dvs har tagit bort försäkringsersättningens påverkan. Målet för nivån på nettokostnadsandelen bör ligga som högst 98 % för då ges möjlighet att skapa utrymme för finansiering av investeringar. Kommunens totala låneskuld är 276,3 Mkr varav 42,1 Mkr belastar koncernkontot. Totala skulden för kommunen på koncernkontot är 45 Mkr. Nämndernas negativa resultat samt kommunens stora investeringar respektive planerade investeringar påverkar kommunens ekonomiska ställning negativt vilket vi har framfört i våra rapporter både år 2000 och år 2001. Dessutom bör man ha i åtanke att bostadsbolagets problem kan förvärras i framtiden. Inom linjen på balansräkningen finns ansvarsförbindelse för pensionsförpliktelser inklusive särskild löneskatt på 496,5 Mkr. Detta redovisas enligt rådande rekommendationer. Om pensionsförpliktelserna bedöms ha samma status som bokförda skulder/avsättningar skulle kommunens egna kapital och soliditet vara negativt. Fr o m år 2000 finns det i kommunallagen krav på att intäkterna skall vara större än kostnaderna, det s k balanskravet. Enligt kommunallagen 8:5 ska reglering ske under de närmaste två åren efter det att ett negativt resultat redovisats. Enligt kommunala redovisningslagen 4:4 skall det anges i förvaltningsberättelsen för det året när och på vilket sätt reglering skall ske av det negativa resultatet. Om 4

fullmäktige har beslutat att sådan reglering inte skall ske, skall upplysning lämnas om detta och även skälen redovisas till beslutet samt upplysa om hur tidigare räkenskapsårs negativa resultat har reglerats. I förvaltningsberättelsen för 2002 redovisas de negativa resultaten för år 2000, 2001 och 2002 efter justering av realisationsvinster och försäkringsersättning på 15,4 Mkr år 2002. Balanskravresultatet för år 2000 blir 12,9 Mkr, år 2001 15,7 Mkr och år 2002 18,9 Mkr. I förvaltningsberättelsen redogörs för att kommunfullmäktiges mål om kostnadsstramning och att uppnå nollresultat år 2003 inte kommer att uppnås. Kommunstyrelsen kommer att besluta om ytterligare åtgärder i samband med vårens budgetarbete för att nå balans år 2006 i enlighet med kommunfullmäktiges mål dvs att underskotten år 2000-2002 har återställts år 2006. Kommunfullmäktige har i och med ovanstående tagit beslut om när regleringen av de negativa resultaten ska ske. Enligt kommunallagen ska dock reglering ske under de närmaste två åren efter det att ett negativt resultat har redovisats. Kommunfullmäktiges beslut kan därför inte anses följa kommunallagens bestämmelser. Personalredovisningen ger bra information om resursen personal när det gäller bl a antal, könsfördelning, åldersfördelning, sjukfrånvaro och total frånvaro. I årets redovisning finns också med en del av de kostnader som orsakas av sjukfrånvaron, nämligen kostnaderna för sjuklön. Enbart dessa kostnader uppgår till 8,4 miljoner kronor. Av personalredovisningen framgår att antalet långtidssjukskrivna har fortsatt att öka, från 192 st till 223 st. Det är främst deltidssjukskrivningen som ökar. Den totala sjukfrånvaron i procent av normalarbetstiden är 9,2 procent. År 2001 var motsvarande siffra 10,4 procent. Den totala sjukfrånvaron har alltså minskat något. Kommunens rekryteringsbehov under de närmaste åren är stort i likhet med hur det ser ut i övriga kommuner. Ca 640 årsarbetare behöver rekryteras fram till år 2009. Samtliga nämnder och kommunstyrelsens enheter har redovisat i enlighet med kommunens anvisningar och också kommenterat avvikelser när det gäller det ekonomiska utfallet. Redovisningen av måluppfyllelse har utvecklats genom att nämnderna och även en del av kommunstyrelsens verksamheter nu redovisar både mål och måluppfyllelse på ett tydligt sätt. 5

3 Granskningsresultat 3.1 Förvaltningsberättelse I KRL kap 4 framgår det att kommunen skall upprätta en förvaltningsberättelse. Förvaltningsberättelsen skall innehålla: - en översikt över utvecklingen av kommunens verksamhet (KRL 4:1) - samlad redovisning av kommunens investeringsverksamhet (KRL 4:2) - en redovisning av hur utfallet förhåller sig till den budget som fastställts för den löpande verksamheten (KRL 4:3) - en redovisning av hur det negativa resultatet skall regleras (KRL 4:4) - sådana upplysningar som avses i KLR 4:1 skall också omfatta sådan kommunal verksamhet som bedrivs genom andra juridiska personer (KRL 8:1). 3.1.1 Översikt över utvecklingen av verksamheten Vi har granskat att förvaltningsberättelsen lämnar tillräckliga uppgifter om: sådana förhållanden, som inte skall redovisas i balansräkning eller resultaträkning, men som är viktiga för bedömning av ekonomin händelser av väsentlig betydelse som har inträffat under räkenskapsåret eller efter dess slut förväntad utveckling väsentliga personalförhållanden annat av betydelse för styrning och uppföljning Vi bedömer att förvaltningsberättelsens översikt och upplysningar i all väsentlighet överensstämmer med kraven i KRL. Vi har noterat följande synpunkter. Analys och rättvisande bedömning av ekonomi och ställning. Analysen av årets resultat och den ekonomiska ställningen ger en rättvisande bild. Förvaltningsberättelsen beskriver inte närmare hur kommunens ekonomi utvecklas de närmaste åren mer än att befolkningsutvecklingen påverkar skatteintäkterna negativt. Förvaltningsberättelsen beskriver att kommunens mål är att uppnå balans år 2006. 6

Förväntad utveckling. Av årsredovisningen framgår i viss omfattning den förväntade utvecklingen inom olika verksamheter. Kopplingen bör göras tydligare till hur detta kommer att påverka kommunens ekonomi och prioriteringar inom olika områden. Väsentliga personalförhållanden. Personalredovisningen ger bra information om resursen personal när det gäller bl a antal, könsfördelning, åldersfördelning, sjukfrånvaro och total frånvaro. I årets redovisning finns också med en del av de kostnader som orsakas av sjukfrånvaron, nämligen kostnaderna för sjuklön. Enbart dessa kostnader uppgår till 8,4 miljoner kronor. Sjukfrånvaron redovisas i år som procent av normalarbetstiden och inte i dagar per anställd. Orsaken till detta är att det finns ett lagförslag om obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron i årsredovisningen. Redovisningen ska då göras i procent av normalarbetstiden. Av personalredovisningen framgår att antalet långtidssjukskrivna har fortsatt att öka, från 192 st till 223 st. Det är främst deltidssjukskrivningen som ökar. Den totala sjukfrånvaron i procent av normalarbetstiden är 9,2 procent. År 2001 var motsvarande siffra 10,4 procent. Den totala sjukfrånvaron har alltså minskat något. Kommunens rekryteringsbehov under de närmaste åren är stort i likhet med hur det ser ut i övriga kommuner. Ca 640 årsarbetare behöver rekryteras fram till år 2009. Andra förhållanden som har betydelse för styrning och uppföljning av kommunens verksamhet. I förvaltningsberättelsen beskrivs särskilt nämndernas arbete med styrning och uppföljning av ekonomin. Till nästa år bör man utöka med att beskriva hur nämnder och styrelser arbetar med den interna kontrollen inom de olika verksamheterna. 7

3.1.2 Investeringsredovisning Vi har granskat att: investeringsredovisningen visar kommunens totala investeringsverksamhet investeringsredovisningen är uppställd enligt god redovisningssed posterna i investeringsredovisningen är överförda till balansräkningen och finansieringsanalysen jämförelse med tidigare år görs avvikelser i förhållande till budget och investeringskalkyler har analyserats och kommenterats. Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av årets investeringar. I årsredovisningen redovisas investeringarna per nämnd. Fleråriga investeringar och prognos för färdigställande redovisas inte. Kommentarer till avvikelser i förhållande till budget och investeringskalkyler bör utvecklas. 3.1.3 Driftredovisning Vi har granskat att: budgeterade och redovisade kostnader och intäkter redovisas i sammanfattning jämförelse med tidigare år görs Vi bedömer att driftredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av årets verksamhet. Redovisning sker enligt nettokostnadsprincipen. I driftredovisningens budgetsiffror för 2002 finns ett strukturellt underskott på 18 Mkr men förklaring till detta saknas i årsredovisningen. I driftredovisningen redovisas intern ränta, interna avskrivningar, interna pensioner och interna arbetsgivaravgifter samt nämndernas interna poster sinsemellan. I förvaltningsberättelsen noteras att för redovisning av nämndernas resultat och verksamhet hänvisas till driftredovisningen samt varje nämnds redogörelse i årsredovisningen. 8

3.1.4 Balanskrav Vi har granskat: kommunens bedömning av om balanskravet har uppfyllts om det i förvaltningsberättelsen anges när och på vilket sätt man avser att göra den i kommunallagen (KL 8:5) föreskrivna reglering i de fall ett negativt resultat uppvisas om det i förvaltningsberättelsen lämnas upplysning om hur tidigare års negativa resultat har reglerats om det i förvaltningsberättelsen framgår skälen till att inte reglera ett negativt resultat, i de fall fullmäktige har beslutat att en sådan reglering inte skall ske. Vi instämmer i kommunens bedömning om att balanskravet inte har uppfyllts. Fr o m år 2000 finns det i kommunallagen krav på att intäkterna skall vara större än kostnaderna, det s k balanskravet. Enligt kommunallagen 8:5 ska reglering ske under de närmaste två åren efter det att ett negativt resultat redovisats. Enligt kommunala redovisningslagen 4:4 skall det anges i förvaltningsberättelsen för det året när och på vilket sätt reglering skall ske av det negativa resultatet. Om fullmäktige har beslutat att sådan reglering inte skall ske, skall upplysning lämnas om detta och även skälen redovisas till beslutet samt upplysa om hur tidigare räkenskapsårs negativa resultat har reglerats. I förvaltningsberättelsen för 2002 redovisas de negativa resultaten för år 2000, 2001 och 2002 efter justering av realisationsvinster och försäkringsersättning på 15,4 Mkr år 2002. Balanskravresultatet för år 2000 blir 12,9 Mkr, år 2001 15,7 Mkr och år 2002 18,9 Mkr. I förvaltningsberättelsen redogörs för att kommunfullmäktiges mål om kostnadsstramning och att uppnå nollresultat år 2003 inte kommer att uppnås. Kommunstyrelsen kommer att besluta om ytterligare åtgärder i samband med vårens budgetarbete för att nå balans år 2006 i enlighet med kommunfullmäktiges mål dvs att underskotten år 2000-2002 har återställts år 2006. Kommunfullmäktige har i och med ovanstående tagit beslut om när regleringen av de negativa resultaten ska ske. Enligt kommunallagen ska dock reglering ske under de närmaste två åren efter det att ett negativt resultat har redovisats. Kommunfullmäktiges beslut kan därför inte anses följa kommunallagens bestämmelser. 9

3.2 Resultaträkning Resultaträkningen skall redovisa samtliga intäkter och kostnader och hur det egna kapitalet har förändrats under året (KRL 5:1). Vi har granskat att: resultaträkningen är uppställd enligt KRL resultaträkningen i allt väsentligt redovisar årets samtliga intäkter och kostnader noter finns i tillräcklig omfattning resultaträkningens innehåll är rätt periodiserat. Vi bedömer att resultaträkningen ger en i allt väsentligt rättvisande bild över årets resultat. Vi har i vår bedömning godtagit redovisningen av försäkringsersättningen på 15,4 Mkr i resultaträkningen eftersom försäkringsersättningen inte har medtagits i balanskravresultatet på 18,9 Mkr Nettokostnadernas andel av skatteintäkterna är 101,6 % om man har justerat nettokostnaderna dvs har tagit bort försäkringsersättningens påverkan. Målet för nivån på nettokostnadsandelen bör ligga som högst 98 % för då ges möjlighet att skapa utrymme för finansiering av investeringar. Interna transaktioner har justerats utifrån totalsumman för interna intäkter. En differens på ca 1,4 Mkr föreligger mellan interna intäkter och kostnader. 10

3.3 Balansräkning Balansräkningen skall i sammandrag redovisa kommunens samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på dagen för räkenskapsårets utgång (balansdagen). Ställda panter och ansvarsförbindelser skall tas upp inom linjen. (KRL 5:2) Vi har granskat att: balansräkningen är uppställd enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning upptagna tillgångar, avsättningar och skulder existerar, tillhör kommunen och är fullständigt redovisade och rätt periodiserade tillgångar, avsättningar och skulder har värderats enligt principerna i KRL föregående års utgående balanser har överförts rätt som årets ingående balanser specifikationer till utgående balanser finns i tillräcklig omfattning årets resultat överensstämmer med resultaträkningen. Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättning, skulder och eget kapital, samt att balansräkningen är uppställd enligt KRL. För de flesta konton finns specifikationer och angivna personer som har intygat att beloppet är riktigt och att avstämning har skett. Underlag saknas dock för ett antal konton och i likhet med 1999, 2000 och 2001 vill vi framföra att specifikationerna bör kompletteras med kopia av t ex ifylld ansökan, inbetalning av bidrag, hänvisningsverifikation eller dylikt för att underlätta och effektivisera kontrollen av substansen av posterna. För bokföringsorder gäller att dessa skall kompletteras med underliggande underlag. När man skall styrka underlag avseende löner och semesterlöneskuld etc skall underlag tas fram ur lönesystemet. Eftersom det saknas underlag till specifikationer bör ekonomikontoret kontrollera vid nästa årsbokslut att alla specifikationer med tillhörande underlag finns samlat så att granskningen kan genomföras så effektivt som möjligt. Kommunen bör ta fram enhetliga rutiner för hur redovisning av intäkter och kostnader avseende eu-projekt och andra bidragsprojekt skall genomföras samt hur detta skall redovisas till balansräkningens olika konton. Vidare bör kommunen ta fram enhetliga rutiner för hur lönekostnader och motsvarande bidrag skall periodiseras t ex avseende LSS och arbetsmarknadsåtgärder. 11

Semesterlöneskulden och ferielöneskulden har ökat med 13,3 Mkr. I ökningen ingår bl a omvårdnadsnämndens timbank på ca 4,9 Mkr. Dessutom påverkar det nya lönesystemets beräkning av ferielöneskulden jämfört med det gamla lönesystemet. Gamla systemet hade beräkningssystem på 1,0 och det nya lönesystemet 1,4. Normalt skall förändringen mellan åren vara av ringa karaktär medan för år 2002 är förändringen på ca 4,3 Mkr. Ingående balansen för 2002 är därför egentligen för låg. I likhet med tidigare år anser vi att kommunen bör ta fram rutin som bygger på KRL om vad som skall betraktas som investering och vad som skall betraktas som underhåll så att inte underhållskostnaderna aktiveras och höjer fastigheternas värden. Kommunen påbörjar planenliga avskrivningar året efter anläggningen tas i bruk. Kapitaltjänstkostnader ligger med två års eftersläpning. Kommunen bör snarast göra en värdering av sin långfristiga fordran på Stadshus som i bokslutet 2002 är på 6,7 mkr. Från 1999 och fortfarande gäller att kommunen saknar dokumenterade rutiner avseende avyttringar och utrangeringar för maskiner och inventarier. Detta betyder att det kan förekomma att maskiner och inventarier avyttras och/eller utrangeras utan att ekonomiavdelningen får vetskap om detta och därmed inte uppdaterar anläggningsregistret. 3.4 Finansieringsanalys I finansieringsanalysen skall kommunens finansiering och investeringar under räkenskapsåret redovisas (KRL 7:1). Vi har granskat att: finansieringsanalysen uppfyller kraven enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning finansieringsanalysens innehåll överensstämmer med motsvarande uppgifter i övriga delar av årsredovisningen. Vi bedömer att finansieringsanalysen redovisar kommunens finansiering och investeringar. 12

3.5 Sammanställd redovisning Den sammanställda redovisningens syfte är att ge en helhetsbild av kommunens ekonomiska åtaganden oberoende av i vilken juridisk form verksamheten bedrivs.(rådets rekommendation) Den sammanställda redovisningen skall innehålla en resultaträkning och en balansräkning som utgör en sammanställning av kommunens och de juridiska personernas resultat- och balansräkning. (KRL 8:2) Det är god redovisningssed att inkludera en finansieringsanalys. (Rådets rekommendation) Vi har granskat att: den sammanställda redovisningen är uppställd enligt KRL och även innehåller en finansieringsanalys noter finns i tillräcklig omfattning den sammanställda redovisningen omfattar samtliga kommunens företag konsolideringen omfattar de företag i vilka kommunen har ett betydande inflytande proportionell konsolideringsmetod och förvärvsmetod tillämpas vid konsolideringen beloppen överensstämmer mellan den sammanställda redovisningen och de ingående företagens redovisningar interna poster har eliminerats i allt väsentligt Vi bedömer att den sammanställda redovisningen ger en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning och åtaganden. Det finns också tydlig sammanfattande verbal information om verksamheten i de bolag som konsoliderats i den sammanställda redovisningen. Vad gäller kommunal verksamhet som bedrivs i andra juridiska former men som inte ingår i konsolideringen så framgår de flesta juridiska personerna som bedriver sådan verksamhet. Konsolidering har skett av företag som kommunen har ett betydande inflytande. Söderhamns Stadshus AB koncernredovisning har konsoliderats i sin helhet. Uppföljning skall ske avseende konsolidering av Söderhamn Teknikpark AB. Noternas tydlighet bör utvecklas så att avstämning av finansieringsanalysen underlättas. Vi bedömer att interna poster har eliminerats i allt väsentligt. 13

3.6 Nämndernas verksamhetsberättelser Vi har övergripande granskat att: redovisningarna är utformade i enlighet med kommunens anvisningar att det finns tydliga förklaringar/kommentarer till det ekonomiska utfallet och att måluppfyllelsen redovisas. Samtliga nämnder och kommunstyrelsens enheter har redovisat i enlighet med kommunens anvisningar och också kommenterat avvikelser när det gäller det ekonomiska utfallet. Redovisningen av måluppfyllelse har utvecklats genom att nämnderna och även en del av kommunstyrelsens verksamheter nu redovisar både mål och måluppfyllelse på ett tydligt sätt. Definitionen av ett mål är att det ska uttrycka det resultat/effekter (mätbart) man vill uppnå med det man gör, aktiviteterna. Nämndernas och kommunstyrelsens angivna mål i budget och planer är en blandning av aktiviteter som ska genomföras och resultat-mål. Som en följd av detta blir också måluppfyllelseredovisningarna i hög grad en redovisning av genomförda aktiviteter och i mindre grad en redovisning av resultatet/effekterna av det man gjort. När man formulerar mål är det viktigt att ställa sig frågan, varför gör vi det här?. Svaret på den frågan utgör målet. De flesta nämnderna redovisar ett antal relevanta nyckeltal i budget och bokslut. Detta är positivt då det på ett enkelt sätt ger jämförelser med budget och föregående år. 14