INBJUDAN TILL UTSTÄLLARE SUNDSVALLSREGIONENS STORA VÅRMÄSSA För det 3:a året i rad, bjuder vi nu in till varumässan som utgör startskottet för Vår/Sommarsäsongen i Medelpad. 8-9 APRIL GÄRDEHOV Årets Vårshow - med något för alla www.sundsvallsvarmassa.se
Sundsvalls Vårmässa 08 Missa inte tillfället att möta en köpstark och vårrusig Sundsvallspublik! I över trettio år har Sundsvalls Vårmässa lockat besökare och ett brett spektra av utställare till sitt mässområde. Vårmässan genomförs precis i uppstarten av årets Vår- och Sommarsäsong i Sundsvall och Medelpad. Nordichallens 0 000m fylls av produkter, inspiration, glädje och besökare. Vårmässans besökare förväntar sig att hitta allt från delikatesser, skönhetsprodukter till friluftsartiklar och fordon på mässområdet - det är en bred varumässa. En väl avvägd mix av Utställare, Underhållning, Föreläsningar och Workshops - säkerställer mässans attraktionskraft. FAKTA PLATS MÄSSOMRÅDET Nordichallen, Gärdehov Sundsvalls Vårmässa genomförs i Handel & marknadsföring Nordichallen (Gärdehov), strax utanför ENTRÉAVGIFT Sundsvalls city. Arenan är Sundsvalls Vuxen 60 kr. största event/sportarena (0000m). Ungdom (3-7 år) 40 kr. Utställarplatser erbjuds främst inomhus, Barn (<) gratis. men ett mindre antal platser utomhus MedPolare-kort gäller. finns att tillgå. VIKTIGA DATUM/TIDER Anmälan senast April. Inflyttning 7 april kl 08-. Mässdagar 8-9 april. Mässtider lör 0-7, sön 0-6. Utflyttning 9 april kl 6- samt 30 april kl 08-. Inspiration & Underhållning Skicka in din anmälan till: info@masskonsult.nu eller ring 063-99 90 Ansvarig arrangör Svenska Mässkonsult Nord AB Box 377 83 5 Östersund info@masskonsult.nu 063-99 90 Föreläsningar & Workshops * Monterbokning kan ske efter den april, i mån av plats och med begränsad marknadsföringsutrymme.
Program 08 Programmet är inte fastställt. Marknadsföring Marknadsplan Mässan marknadsförs via ett flertal beprövade kanaler. Stor vikt läggs på att nå ut brett och genom flera medier. Marknadsföringen startar i god tid innan genomförandet - full insats två veckor innan mässan. MÄSSBILAGA Mässan producerar en egen mässtidning, som delas ut till merparten av länets brevlådor. SOCIALA MEDIER Facebook, Instagram, Hemsida PRINTANNONSERING Lokalpress, Lokala annonsblad Inriktning Minst ett större dragplåster och en namnkunnig föreläsare/ aktivitet per mässdag. Scentid för utställare Mässans utställare kommer att erbjudas möjlighet till egen scentid. Kontakta arrangören i god tid innan genomförandet. Översiktsbild över mässan Delaktighet Utställarna uppmanas att aktivt delta i marknadsföringen av mässan, genom egna kanaler och egen marknadsföring. Annonsering i mässtidning Utställarna erbjuds möjligheten att annonsera i mässtidningen (se separat inbjudan). BUSSREKLAM Stadsbussarna i Sundsvall LOKAL RADIOREKLAM (Kanal ännu ej fastställd) AFFICHERING/BANDEROLLER På utvalda samlingspunkter VIA SAMARBETSPARTNERS Alla hjälper till (mässan, utställare) Nedanstående ritning är ett första utkast. Avsteg och förändringar kommer att ske, i takt med att utställare och aktiviteter planeras in. Mässan strävar efter att anpassa sig efter utställarnas behov och önskemål - i så stor utsträckning som möjligt. 39x6 AJ 3 5 4 6 5x 5x 5x 6x 7 8 5x 5x0 STORA SCENEN AE 3 5x 5x 3 4 4 5 5x AF 5 6 7 8 AG4 3 5 5x AK AB 3 5x 5x 3 4 4 5 5x AC5 6 7 8 AD 3 4 5 5x 6 5 4 AI AI MATTORG Ä 3 Ö 5x 5x 3 4 4 5 5x 5 6 7 8 AA 3 4 5 5x 5x0 3 4x3 5x3 4x3 4x3 X 3 4x3 4 5x3 Y 3 4x3 4 4x3 3 4 Å Z 3 4 x0 SEMINARIESCENEN AH R 4x6 3 5x3 5x36 x6 5x3 4x3 5x3 S T 3 5x3 U 3 4x3 4 5x3 V 3 4 W3 4 Mässinformation i ENTRÉ L 0x5 6x3 5x3 4x3 4x3 M N O 3 4 5 3 4 5 x 3x5 DEMOKÖK 4x5 P CAFÉ 3 Q 5x5 5x5 D 6x 3 4 5 3 5x E4 F3 G3 5 5x 6 4 5 x 4 5 H 3 6x I 3 x 4 5 J 3 4 K 5x 3 4 5 6 6x 5x 3 4 5 6x 3 4 5 6 A B C
Att vara utställare Varför skall vi ställa ut på en mässa? Jämfört med att göra kundbesök, har du möjlighet att träffa fler potentiella kunder på kortare tid på en mässa. En mässa samlar hela branschen, leverantörer, kunder och i många fall även media. Mässans besökare är på plats för att skapa kontakter och se nyheter - de har rätt mindset redan innan den första kontakten tas. Att ställa ut på mässa kan jämföras med kostnaden för andra sälj- och marknadsföringsaktiviteter. På mässan blir kundmötena mer effektiva och är allt som oftast lättare att få till. Du blir även upptäckt av potentiella kunder som du inte känner till - kunder som hittar till din monter för att de är nyfikna på just ditt företag eller av de som bara råkar gå förbi. Se på ditt mässdeltagande som en aktivitet, som genererar både försäljning och marknadsföring. Information vs Kommunikation Till skillnad från t ex klassisk annonsering, som i grunden bygger på en enkelriktad information, ger ett mässdeltagande dig möjlighet att föra en dialog med dina presumtiva kunder - dubbelriktad kommunikation. Vid all försäljning är det viktigt att först förstå kundens behov och sen kunna presentera en lösning. På mässan träffar du en stor mängd mottagliga kunder - öga mot öga i ett fysiskt möte. I många fall är kostnaden för en annonseringskampanj högre, än kostnaden för ett mässdeltagande. Det ena utesluter inte det andra - en väl genomtänkt marknadsföringsstrategi ger alltid bäst effekt. Att stå på mässa kostar både tid och pengar - men är allt som oftast värt insatsen. Förberedelser innan mässan Räkna med att ett lyckat mässdeltagande kräver tid - både före, under och efter genomförandet. Grundregeln är att minst /3 av tiden krävs för planering och förberedelser, /3 för genomförandet och /3 till efterarbetet. Detta är tid som normalt skall tas ut inom ramen för ert vanliga arbete. Detta kräver ledarskap, prioriteringsförmåga och vilja inom hela organisationen. Många missar att företagets mässdeltagande är prioriterat - inte tvärt om. De vanligaste misstagen är att man: Börjar planera/förbereda för sent För lite energi är lagd på analys och detaljer För lite tid är inplanerad till efterarbetet - t ex uppföljning av leads. Ta hjälp av dina leverantörer, centrala talespersoner och er bransch. Ofta är leverantörer och andra nära samarbetspartners villiga att bidra, både ekonomiskt och materiellt, till ert mässdeltagande. Exempelvis är det vanligt förekomande, att utställare får marknadsbidrag för annonsering i mässtidningar eller i lokalpressen inför mässor av t ex sina leverantörer. Utnyttja detta faktum. Dragplåster. Många branscher och företag har kända ansikten knutna till sig, så kallad Celebrity Endorsement. Dessa kändisar används för att öka genomslagskraften i den egna marknadsföringen och för att stärka det egna varumärket. De kan utgöras av kända artister, bloggare eller framträdande föreläsare. Kan din bransch eller någon av dina leverantörer tillföra något dragplåster - som kan bidra till er utställning eller till mässan i sin helhet? Mässarrangören kan vara intresserad av ett samarbete! Sprid budskapet. Sprid information om mässan och bjud in kunder - innan och under pågående mässa. Utnyttja alla egna kanaler (nyhetsbrev, sociala medier, egen annonsering m.m.) inför mässan. Alla parter tjänar på höga besökstal under mässan, men den stora vinnaren är ni - om så många som möjligt söker sig till mässområdet för just er skull.
Några tips för ett lyckat mässdeltagande Spika Målsättningen Vad vill vi uppnå med vårt mässdeltagande? Vad skall besökarna få ut av vårt deltagande? Planera och förbered Personal, transporter och material, föröva m.m. Monterstorlek/utformning Mest effektivt är att ha flera sidor öppna på montern - det ger en större kontaktyta mot publiken. Placering på mässan Valet av plats är beroende av väldigt många parametrar. Ta hjälp av arrangören i god tid innan genomförandet. Även arrangören vinner på att ert mässdeltagande bli lyckat. Boka plats i god tid - först till kvarn gäller som oftast! Bra & Dåligt i montern Materielen i montern Monterns utseende, innehåll och budskap är A och O. Hyr, köp eller låna material till montern, tänk i 3D. Stora bilder - Klara budskap - Lite text - Snygga trycksaker. Spela på många sinnen (ljud, ljus, lukter m.m). Din monter skall representera dig och ditt företag. Aktiviteter i montern Det är alltid bra att planera in aktiviteter, för att locka många besökare till just er monter. Här är endast kreativiteten gränssättande - provapå, roliga tävlingar, uppträdanden eller föreläsare. Informera mässans arrangör om era planer i god tid innan genomförandet, dels för att få ett godkännande för de tänkta aktiviteterna, men även för att hitta positiva kostnads- eller samordningsvinster! I vissa fall kan arrangören se era planerade aktiviteter som intressanta för hela eventet och det kan ge er både ekonomiska och marknadsföringsmässiga vinster. Alla strävar efter samma sak - maximalt antal nöjda besökare och utställare. Efter mässan Avdela resurser för att följa upp t ex leads. Utvärdera eventet och er egen insats - notera era erfarenheter. Om ni är nöjda - boka plats för nästkommande år i god tid! Var aktiv och utåtriktad. För samtal med besökarna. Var positiv och inbjudande Peppa dig själv och kollegor Sätt upp egna mål Planera in raster - för att hålla energin på topp. Skräp och väskor i montern. Sitta ner eller äta i montern Prata/pilla i telefonen Lämna montern Prata med kollegor Vända ryggen till Klaga MONTERSERVICE BESTÄLLS SEPARAT (SE HEMSIDAN)
ANMÄLAN MONTERPLATS WWW.SUNDSVALLSVARMASSA.SE 8-9 APRIL 08 Skicka den ifyllda anmälningsblanketten till: info@masskonsult.nu (du kan även ringa till 063-99 90). Observera att detta skall ses som en intresseanmälan. Bokningen är slutförd då en bokningsbekräftelse har erhållits från arrangören. Varumärkesnamn som skall annonseras under mässan (namn i marknadsföring m.m.) Företag/Organisation för fakturering Kontaktperson Postadress Telefon Direkttel/mobil Postnr & Ort Org.nr Kontaktperson e-post Hemsida Faktureringsadress om annan än ovan/e-faktura VÄLJ MONTER INOMHUS: Minimiyta 4m, ej halva metrar MONTER Detta ingår monterytan: Monter inkl. vit bakvägg och sidovägg Produkt/företagsbeskrivning i utställarförteckning i mässbilaga samt hemsida 5 st utställarkort Längd... m x djup... m =... m á 850 kr = Summa... kr MONTER Längd... m x djup... m =... m á 850 kr = Summa... kr VÄLJ MONTERPAKET UTOMHUS: Minimiyta 9m, ej halva metrar MONTER Detta ingår monterytan: Produkt/företagsbeskrivning i utställarförteckning i mässbilaga samt hemsida 5 st utställarkort Längd... m x djup... m =... m á 00 kr = Summa... kr MONTER Längd... m x djup... m =... m á 00 kr = Summa... kr Anmälningsavgiften är 5% av monterhyran och faktureras separat direkt vid anmälan. Både anmälningsavgiften och monterhyran skall vara betalda innan tillträde till mässområdet medges. Samtliga priser är exkl moms. Eluttag/ström beställs separat på monterserviceblanketten. Direktförsäljning är tillåten på mässan. Efter fakturans förfallodag har Svenska Mässkonsult Nord AB rätt att debitera dröjsmålsränta med % per månad. Vi avser att presentera eller sälja följande produkter. Ange kortfattat produkter eller produktgrupper. Detta kommer att införas i mässbilagan samt hemsidan. Se Allmänna Bestämmelser på omstående sida. Särskilda önskemål: Ort och datum Underskrift & namnförtydligande Svenska Mässkonsult Nord AB Box 377 83 5 Östersund Tel. 063-99 90 info@masskonsult.nu www.masskonsult.nu
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER.. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Anmälan om deltagande registreras i den ordning de inkommer till arrangören och är bindande för utställaren. Anmälan prövas av arrangören, om skäl anses finnas har arrangören rätt att vägra upplåta plats. Arrangören har rätt att ge de föreskrifter och ställa de villkorför exponering, som kan vara nödvändiga. Det är inte tillåtet att ställa ut levande djur, explosiva varor eller annat som arrangören betecknar som olämpligt ur säkerhetssynpunkt. Utställda varor skall vara i överensstämmelse med statliga myndigheters och/eller kontrollorgans bestämmelser och skall där så krävs, vara försedda med godkännande från berörda myndigheter eller organ. Utställare erinras om sina skyldigheter i samband med utställande av maskiner mm. enligt arbetarskyddslagen. Utställare är skyldig att till alla delar följa de bestämmelser som arrangören utfärdar i fråga om högsta tillåtna golvbelastning. Arrangören friskriver sig allt ansvar för skador eller ålägganden till följd av att bestämmelser inte följts eller att godkännande inte inhämtats. Om detta uppstår skall utställaren ersätta arrangören för alla kostnader. Utställare är skyldig att inom mässområdet följa mässledningens föreskrifter samt de säkerhetsföreskrifter som myndigheter eventuellt kan utfärda. Varor som ur kvalitets- eller estetisk synpunkt eller på annat sätt är olämpliga, får inte utställas. Skulle så ändå ha skett, skall varorna efter anmodan omedelbart och på egen bekostnad avlägsnas från utställningsmontern. Arrangören förbehåller sig fri prövningsrätt, om olämpliga eller inte, samt har dessutom rätt att vidta åtgärder för att avlägsna olämpliga varor. Monterns dimensioner får inte överskridas. Önskemål om placering av föremål utanför monterområde, låta dekorationer eller dylikt överskrida höjden,5 m eller sprida reklam utanför den egna montern framförs till arrangören som fattar beslut därom. Överlåtelse, helt eller delvis, av monterplats får inte ske arrangörens medgivande. Det är inte tillåtet att utan särskilt medgivande inhysa annan reklam eller annan utställare som inte finns med i anmälan, s.k. underutställare. Arrangören äger rätten att begränsa produktutbudet. Utställaren skall redovisa samtliga proprodukter som är till försäljning i den förhyrda monterplatsen. Produkter som inte redovisats kan arrangören, om så krävs, inte godkänna för försäljning på mässan. Hela monterhyran skall vara erlagd till arrangören innan inflyttning får ske. Annullering av kontrakt skall göras skriftligt till arrangören. Monterhyran krediteras inte om avbokning måste ske senare än 0 dagar före mässans öppnande. Sker avbokning tidigare än 0 dagar före mässan krediteras kostnaden utöver anmälningsavgiften. Utställare är skyldig att underkasta sig de jämkningar i plats och utrymme som kan behövas på grund av omständigheterna. Klagomål på tilldelad monter framförs innan området tas i besittning. Åverkan på fasta byggnadsdelar (spikning, målning, etc.) är inte tillåten. 0.. Varje utställare ska själv försäkra sina utställningsföremål. För skada på person eller mässans lokaler och områden eller annan egendom, vilken orsakas av utställares firma eller personal, är utställaren ansvarig och ersättningsskyldig. Arrangören sköter renhållning i allmänna utrymmen, utställaren sköter renhållningen i det hyrda utrymmet. Tjänsten att renhålla montern kan beställas av arrangören mot gällande prissättning.. Nedmontering av monter får ej påbörjas innan mässan avslutas. 3. Det är inte tillåtet för utställare att inom mässområdet, inkl parkeringen, genom skyltning eller reklam på bilar hänvisa till utställning utanför området utan tillstånd från arrangören. 4. Utställare har inte rätt att utföra musik i monter eller demonstrera maskiner etc. på ett sätt som stör omgivande monterinnehavare. 5. 6. Vid överträdelse av allmänna bestämmelser kan utställaren med personal avvisas från utställningen. Utställaren har inte rätt att med anledning av detta mot arrangören resa krav om återbetalning av erlagda avgifter eller om skadestånd. I de fall mässkatalog/tidning upprättas införs kostnadsfritt uppgifter om utställaren. Arrangören frånsäger sig allt ansvar för eventuella felaktigheter. 7. Utställande företag medger att tillgängliga uppgifter får lämnas till tredje man. 8. Skulle särskild skatt eller annan pålaga komma att tas ut för åtagande enligt detta kontrakt skall motsvarande belopp erläggas av utställaren. 9. Det är inte tillåtet för monterutställare att: 0.. - blockera brandskyddsanordningar, nödutgångar eller elcentraler. - använda av brandmyndigheterna ej godkända material. - utan brandmyndighets tillstånd använda öppen eld eller förvara gaser och lättantändliga vätskor inom mässområdet. - göra åverkan på monterväggarna (spika, måla, såga, borra, häftpistol eller liknande) Åverkan debiteras. Om årets mässa på grund av brand, särskilda åtgärder från stat eller kommun, strejk, lockout, krig eller annan anledning, som arrangören inte kan råda över, inte skulle kunna hållas eller skulle tvingas ändra omfattning eller tidpunkt, fritar sig arrangören från återbetalningsskyldighet av monterhyra eller del därav. Om det på grund av omständigheter som arrangören inte kan råda över, sker inskränkningar i uppvärmning, eller tillhandahållande av elström och vatten, är utställaren inte berättigad att återfå hela eller del av monterhyran, inte heller erhålla någon form av skadestånd.