Sammanträdesprotokoll OMSORGSSTYRELSEN Plats och tid Omsorgsförvaltningen, kl. 14:00-17:20 Beslutande Susanne Berger (S), ordförande Kirsti Andersson (S) Anders Westman (S) Maria Seger (S) Hans Danielsen (S) Marianne Lövgren (S) Pia Aronsson (V) Heidi Sjungargård (MP) 128-140 Maarit Hessling (M) Birgitta Westermark (M) Jerry Harrysson (C) Rolf Rickmo (KL) Martti Hopponen (SD) Övriga deltagande Carina Johansson, förvaltningschef Ann-Christine Magnusson, socialchef Anna Nurmilehto, vård- och omsorgschef 128-139, 141-142 Mia Lindmark, förvaltningsekonom 128-132 Sören Aspgren, revisor 128-139, 141-142 Sören Bertilsson, revisor 128-139, 141-142 Anette Lindblom Byggnings, Kommunal 128-139, 141-142 Eva Holmqvist, Socialt Ansvarig Socionom 140 Efwa Gylfe, utvecklingsledare 133-136 Ungdomsrådet 128 Ungdomsrådet 128 Jimmy Stenberg, samordnare 128 Åsa Lantz, sekreterare Utses att justera Rolf Rickmo (KL) Justeringens plats och tid Omsorgsförvaltningen 20 oktober 2017 kl. 13:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 128-142 Ordförande Justerande Sammanträde ANSLAG Datum Anslag sätts upp 2017-10-23 Anslag tas ner 2017-11-14 Protokollets förvaring Omsorgsförvaltningens kansli Åsa Lantz
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 128 Dialog Ungdomsrådet 3 129 Rapport från verksamheten 4 130 Rapport från kontaktperson 5 131 Ekonomisk rapport 6 132 Mål och budget 2018-2020 7 133 Föreningsbidrag för 2017 8 134 s verksamhetsbesök med flera 2018 9 135 Uppföljning av arbetssätt i hemtjänsten oktober 2017 10 136 Riktlinjer för våld i nära relation 11 137 Yttrande med anledning av revisionens granskning av inköp av konsulttjänster 12 138 Uppföljning av rekryteringsprocessen för sommarvikarier 18 139 Svar med anledning av Arbetsmiljöverkets föreläggande om vite (2016/037336) 23 140 Sekretessparagraf 24 141 Anmälan om delegationsbeslut 25 142 Delgivningar 26
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 128 Dialog Ungdomsrådet har bjudit in till dialog med Ungdomsrådet. Inför mötet har Jimmy Stenberg, samordnare på omsorgsförvaltningen, förberett frågor till rådet att diskutera kring under dialogen. Ämnen som tas upp är bland annat förekomsten av och attityder till droger, alkohol och tobak bland ungdomar och föräldrar i Avesta. Diskussion sker även kring hur BUAD:s (Barn, Ungdomar, Alkohol och Droger ett förebyggande arbete) aktiviteter kan bli bättre och hur kommunens möjlighet att träffa ungdomar kan förbättras. Temat på dialogen våren 2018 är ännu öppet och bestäms i samråd mellan rådet och Jimmy Stenberg. Ungdomsrådet 2017-10-23 Samordnare 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 129 Rapport från verksamheten Förvaltningen informerar om anpassning av verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar med anledning av det nya ersättningssystemet som infördes 1 juli 2017.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 130 Rapport från kontaktperson - s arbetsutskott rapporterar från verksamhetsbesök på Skriv i bild, Smått och gott samt Trion. - Birgitta Westermark (M) och Jerry Harrysson (C) rapporterar från besök med sjuksköterskorna på Skogsgläntan.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 131 Ekonomisk rapport OS 2017-000038 42 Budgetutfall till och med september 2017 för omsorgsstyrelsens verksamhetsområde redovisas. Resultatet visar överskott för socialtjänst med 909 000:- och underskott för vård och omsorg med 4 218 000:-. Med den buffert som fanns under perioden på 8 041 000:- var det ackumulerade överskottet 4 732 000:-. Beslut - Redovisningen godkänns.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 132 Mål och budget 2018-2020 OS 2017-000083 041 Förslag till mål och budget 2018-2020 för omsorgsstyrelsens verksamhet föredras. Förslaget innehåller åtgärdsplan med konsekvensbeskrivning, styrelseindikatorer, investeringar och taxor. I åtgärdsplanen finns underlag till de särskilda beslut som föreslås. Förslaget har gemensamt arbetats fram vid omsorgsstyrelsens budgetdagar i oktober 2017, där förtroendevalda, chefer och ekonomer deltog. Beredning - Förvaltningens skrivelse 10 oktober 2017 med tillhörande underlag i form av åtgärdsplaner inklusive konsekvensbeskrivning, indikatorer, taxor och investeringar. Beslut - Mål och budget 2018-2020 fastställs enligt förslag. - Taxor för 2018 fastställs enligt förslag. - 1,0 familjerättssekreterare inrättas. - Projekt hemtagningsteam hemtjänst 5,0 tjänst fortskrider 2018. Kommunfullmäktige 2017-10-23 Resultatenhetschefer 2017-10-23 Ekonomer 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 133 Föreningsbidrag för 2017 OS 2017-000067 705 Ansökan om och förslag till fördelning av föreningsbidrag för 2017 till Avesta kvinnojour föredras. Beredning - Sammanställningen Inkomna ansökningar för 2017, Avesta kvinnojour. Beslut - Föreningsbidrag för 2017 beviljas enligt följande: *Avesta kvinnojour 75 000 kronor Förvaltningsekonom 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 134 s verksamhetsbesök med flera 2018 OS 2017-000079 700 I skrivelse föreslår förvaltningen datum för omsorgsstyrelsens verksamhetsbesök, dialog med Ungdomsrådet och medborgardialog med äldre i kommundelarna 2018 samt omsorgsstyrelsens Mål och budgetdagar enligt nedan: Verksamhetsbesök vård och omsorg 25/1 13:00-15:00 AU Verksamhetsbesök socialtjänst 22/2 13:00-15:00 IU Äldredialog 14/3 18:00-19:30 OS Verksamhetsbesök vård och omsorg 22/3 14:00-16:00 AU Ungdomsråd dialog 17/4 14:00-15:00 OS Verksamhetsbesök socialtjänst 18/4 13:00-15:00 IU Verksamhetsbesök vård och omsorg 17/5 14:00-16:00 AU Verksamhetsbesök socialtjänst 13/6 13:00-15:00 IU Verksamhetsbesök vård och omsorg 23/8 13:00-15:00 AU Ungdomsråd dialog 18/9 14:00-15:00 OS Verksamhetsbesök socialtjänst 19/9 13:00-15:00 IU Äldredialog 3/10 18:00-19:30 OS Verksamhetsbesök vård och omsorg 25/10 13:00-15:00 AU Verksamhetsbesök socialtjänst 28/11 13:00-15:00 IU Verksamhetsbesök vård och omsorg 5/12 13:00-15:00 AU OS Mål och budgetdagar 20-21/9 2018 2019-2021 Beredning - Förvaltningens skrivelse 18 september 2017. - s arbetsutskott 3 oktober 2017. Beslut - Datumen fastställs enligt förslag. Vård- och omsorgschef 2017-10-23 Socialchef 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 10 135 Uppföljning av arbetssätt i hemtjänsten oktober 2017 OS 2017-000033 739 Hösten 2015 beslutades att det skulle införas ett nytt arbetssätt inom hemtjänsten med mer brukarfokus, behovsplanering och kontaktmannaskap bland annat. Uppföljning av det nya arbetssättet genomfördes och redovisades för omsorgsstyrelsen 15 mars och 18 oktober 2016. Vid redovisningen till omsorgsstyrelsen 18 oktober 2016 beslutades att förvaltningens uppföljning av hemtjänstens nya arbetssätt skulle fortgå under 2017 med uppföljning i mars och september 2017. Uppföljningen i september 2017 ändades senare till oktober 2017. Den nu aktuella redovisningen bygger på uppföljning under augusti 2017. Uppföljningen har skett genom att samtliga medarbetare från alla hemtjänstgrupper getts möjlighet att svara på en enkät med frågor och därefter har en sammanställning gjorts. Vid uppföljningen i augusti 2017 har totalt 62 medarbetare svarat på enkäten utav sammanlagt cirka 140 medarbetare. Under 2016 har 71 respektive 86 medarbetare svarat och februari 2017 svarade 71 medarbetare. Sammanställningen har jämförts med de tidigare svaren och övriga lämnade synpunkter. Analysen visar att svarsfrekvensen har försämrats vilket medför svårigheter med en signifikant analys. Fler områden påvisar dock en negativ trend sedan tidigare utifrån inkommande svar. Kommentarerna överlag är samstämmiga med tidigare enkät där främst för tighta scheman och en önskan om lite mer tid mellan besöken framkommer. Beredning - Förvaltningens skrivelse 18 september 2017 med tillhörande sammanställning av enkät för augusti 2017. - s arbetsutskott 3 oktober 2017. Beslut - Redovisningen läggs till handlingarna. Vård- och omsorgschef 2017-10-23 Utvecklingsledare 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 11 136 Riktlinjer för våld i nära relation OS 2017-000080 759 Omsorgsförvaltningen fick i uppdrag att revidera tidigare riktlinjer för våld i nära relation. Revideringen syftar till att alla anställda inom Omsorgsförvaltningen ska agera och utföra ett enhetligt och strukturerat arbete. Detta för att åstadkomma ett samlat och effektivt arbete mot våld i nära relation. Riktlinjerna omfattar även samverkansarbetet vilket är en framgångsfaktor i detta arbete. Riktlinjerna är utformade efter områden som övergripande information, identifiera våld, utredning och handläggning, faktorer att ta hänsyn till, samverkan samt styr-och stöddokument. En handlingsplan har utformats efter riktlinjerna. Beredning - Förvaltningens skrivelse 18 september 2017 tillsammans med Riktlinjer för våld i nära relation och Handlingsplan våld i nära relation. - s arbetsutskott 3 oktober 2017. Beslut - Riktlinjer för våld i nära relation godkänns. Vård- och omsorgschef 2017-10-23 Socialchef 2017-10-23 Utvecklingsledare 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 12 137 Yttrande med anledning av revisionens granskning av inköp av konsulttjänster OS 2017-000056 007 Inledning KPMG har på uppdrag av Avestas revisorer fått i uppdrag att granska kommunens inköp av konsulttjänster. Den aktuella granskningen var en del av revisionsplanen för 2017. Det framgår av granskningen att kommunens avtalstrohet ökat från 73 % 2015 till 77,8 % 2016. Avtalstroheten borde enligt revisorerna vara högre varför revisorerna vill att förvaltningarna gör en analys över varför förvaltningarna inte håller sig inom sina upphandlade avtal. Det framgår vidare av rapporten att kommunen inte till fullo följer den fastställda policy och de riktlinjer som finns kring direktupphandlingar i kommunen. Revisorerna påpekar även att kommunen inte för någon registrering eller sammanställningen av direktupphandlingar som sker under året. Attestreglementet efterlevs i det som framkommit i rapporten, dock följs inte tillämpningsanvisningarna fullt ut. Den brist som framförallt är påtaglig avseende tillämpningsanvisningarna är leverantörskontrollen innan beställning där vissa förvaltningar brustit då vissa av förvaltningarna gjort beställningar av företag som exempelvis saknar F- skattsedel. Mot bakgrund av KPMGs granskning har revisorerna lämnat fem rekommendationer till kommunen att ta ställning till vilka vidare kommer redovisas med svar under avsnitt utredning. KPMG har lämnat följande rekommendationer till styrelsen att ta ställning till: Säkerställa att samtliga verksamheter är väl förtrogna med policy och riktlinjer för upphandling och inköp och att de efterlevs. Säkerställa att direktupphandlingar överstigande 100 000 kr dokumenteras i enlighet med dokumentationsplikten och i enlighet med fastställd mall. Säkerställa att fastställda riktlinjer för direktupphandlingar uppfyller de krav som ställs i enlighet med bestämmelserna som infördes år 2014. Säkerställa att en rutin och systemstöd införs för systematisk uppföljning av inköp från olika leverantörer där direktupphandling är tillämpad. Säkerställa att dokumenterade rutiner upprättas för kontroll av leverantör innan de anlitas för att utföra en tjänst, men också att kontroller företas i enlighet med det arbetsflöde som är upprättat i kommunen avseende leverantörsfakturahantering. Utredningssekreterare 2017-10-23 Kommunrevisionen 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 13 137 (forts.) Utredning I det underlag som tagits fram av revisorerna har två av de fjorton granskade direktupphandlingarna genomförts av omsorgsförvaltningen. Nummer 14, en upphandling av SA knowledge exchange AB har genomförts i enlighet med policy, riktlinjer och attestreglementet och får således anses vara korrekt genomförd då ingen negativ kritik framförts avseende den upphandlingen. Den andra direktupphandlingen som genomförts av förvaltningen är tjänster köpta av SIPU international AB. I rapporten finns ingen konkret kritik kring huruvida förvaltningen följt policy och riktlinjer eller inte utan enbart en kommentar om SIPU som företag. Vid förvaltningsledningen framkom att det skulle kunna åsyfta att det rör sig om ett känt företag som används i stor utsträckning varför en förgranskning av företaget inte varit lika relevant. De stickprover KPMG gjort är endast en del av den granskning av kommunens inköp av konsulttjänster och även om förvaltningen i dessa stickprover, av vad som går att utläsa, skött direktupphandlingarna i enlighet med kommunens riktlinjer och policys kan det finnas anledning att se över förvaltningens rutiner kring direktupphandling. Den vidare utredningen kommer utgå ifrån de av KPMG föreslagna punkterna och har dels en nulägesrapport och dels en del om hur förvaltningen borde arbeta med att säkerställa att förvaltningen är avtalstrogna samt håller fastställda policys och riktlinjer vid direktupphandlingar. Säkerställa att samtliga verksamheter är väl förtrogna med policy och riktlinjer för upphandling och inköp och att de efterlevs. Säkerställa att direktupphandlingar överstigande 100 000 kr dokumenteras i enlighet med dokumentationsplikten och i enlighet med fastställd mall. För cirka ett år sedan skickade kanslisekreteraren ut information till alla chefer om vilka policys och riktlinjer som finns kring upphandling samt kring dokumentationsplikten. Det finns en rutin inom förvaltningen kring hur det administrativa arbetet vid direktupphandlingar ska gå till. Rutinen omfattar främst dokumentationsplikten och det finns en tydlig struktur kring vem som är ansvarig för olika delar av dokumentationen, vad som ska dokumenteras och hur det ska arkiveras. Utredningssekreterare 2017-10-23 Kommunrevisionen 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 14 137 (forts.) Rutiner och policys är bra verktyg men de måste efterlevas för att ha en verkan. Det är viktigt att fortlöpande informera om policys och riktlinjerna dels vid uppdateringar och revideringar av ovan nämnda dokument men det är även viktigt att regelbundet påminna om de policys och riktlinjer som finns. Det vore på grund av ovannämnda anledningar lämpligt att besluta om att information om policys och riktlinjer för upphandling ska skickas ut en gång per år samt vid förändringar av dessa dokument. Information om policys och riktlinjer för upphandling bör även finnas med i introduktionen för nya chefer och andra yrkesroller som direktupphandlar varor och tjänster för förvaltningens räkning. Förvaltningens åtgärder - Att policys, rutiner gällande direktupphandling samt information om dokumentationsplikten skickas ut till berörda arbetstagare minst en gång om året av utredningssekreteraren. - Att utredningssekretaren ansvarar för att skicka ut information till berörda parter vid förändringar av ovan nämnda policy, rutin eller dokumentation. - Att nyanställda arbetstagare, som kan komma att genomföra direktupphandlingar inom ramen för sina arbetsuppgifter, under sin introduktion får information om kommunens policys och rutiner gällande upphandling, direktupphandling samt om dokumentationsplikten. Säkerställa att fastställda riktlinjer för direktupphandlingar uppfyller de krav som ställs i enlighet med bestämmelserna som infördes år 2014. KPMG påpekar i sin utredning att policy och riktlinjer för direktupphandlingar inte är reviderade efter att de utökade reglerna om dokumentationsplikt infördes 1 juli 2014. Det är viktigt att kommunens policys och riktlinjer följer gällande lag. Den 1 januari 2017 trädde den nya Lagen om offentlig upphandling i kraft varför en revidering av kommunens policys och riktlinjer är nödvändig för att dessa dokument ska stämma överens med gällande lag. Upphandlingsenheten borde vara de som bäst kan tillgodose att dokumenten blir reviderade för att överensstämma med de båda lagändringarna. Förslag till upphandlingsenheten - Att revidera policy och riktlinjer för direktupphandling så att de överensstämmer med gällande rätt. Utredningssekreterare 2017-10-23 Kommunrevisionen 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 15 137 (forts.) Förvaltningens åtgärd - Att omsorgsförvaltningen efter att policy och riktlinjer reviderats går ut med information om eventuella ändringar till berörda arbetstagare samt uppdaterar egenupprättade rutiner gällande direktupphandling. Säkerställa att en rutin och systemstöd införs för systematisk uppföljning av inköp från olika leverantörer där direktupphandling är tillämpad. Det finns för tillfället ingen kommunövergripande rutin eller systemstöd för systematisk uppföljning av inköp vid direktupphandling. Omsorgsförvaltningen har en egen rutin för direktupphandling där arkivering ingår, dock finns ingen tydlig rutin för uppföljning av vad som direktupphandlats tidigare. Frågan om rutiner för uppföljning vid direktupphandling har diskuterats i förvaltningsledningen. Förvaltningsledningen anser att det dels är svårt att uppskatta hur mycket kostnader omsorgsförvaltningen har av konsulttjänster under fyra år dels att även om omsorgsförvaltningen skulle utveckla system för att inte överskrida beloppsgränsen för direktupphandling över en fyra års period är risken stor att andra förvaltningar direktupphandlar samma tjänster och att beloppsgränsen därför överskrids. Förvaltningsledningen håller med KPMG om att rutin och systemstöd för systematisk uppföljning av inköp från leverantörer där direktupphandling är tillämpad behövs. De rutiner som behöver tas fram bör vara kommunövergripande för att undvika att förvaltningar tillsammans direktupphandlar tjänster över beloppsgränsen även om varje förvaltning för sig inte gör det. Ett system skulle kunna vara en gemensam lista eller plattform där samtliga direktupphandlingar ska loggas. I systemet bör det gå att utläsa vilka leverantörer kommunen gjort direktupphandlingar av samt för hur stort belopp direktupphandlingar av respektive leverantör uppgår till. Systemet bör vara sökbart för att det enkelt ska gå att kontrollera om någon direktupphandling genomförts av den tänka leverantören sen förut. Systemet skulle även vara ett verktyg för upphandlingsenheten att använda då de även skulle se vilka tjänster som direktupphandlas för att kunna bilda sig en uppfattning om inom vilka områden upphandlingar och ramavtal skulle behöva upprättas. Förslag till upphandlingsenheten - Att en rutin eller ett systemstöd för systematisk uppföljning av inköp från olika leverantörer där direktupphandling är tillämpad upprättas. Utredningssekreterare 2017-10-23 Kommunrevisionen 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 16 137 (forts.) Förvaltningens åtgärd - Att omsorgsförvaltningens rutin gällande direktupphandling revideras Säkerställa att dokumenterade rutiner upprättas för kontroll av leverantör innan de anlitas för att utföra en tjänst, men också att kontroller företas i enlighet med det arbetsflöde som är upprättat i kommunen avseende leverantörsfakturahantering. I upphandlingsstödet finns tydliga blanketter för direktupphandling gällande offertförfrågningar. Istället för att upprätta nya rutindokument skulle blanketterna för direktupphandling istället kunna innehålla en punkt som avser kontrollen av leverantör, exempelvis att de som får en offertförfrågan ska kryssa i en ruta om de innehar F-skattsedel. Sen kan en efterkontroll ändå behöva göra för att kontrollera detta men att kryssrutan finns med i blanketten innebär att beställaren ständigt påminns om vikten av att kontrollera företaget innan direktupphandling sker. Avseende attestreglementet och andra dokument rörande direktupphandling är en gemensam nämnare att samtliga dokument är svåra att hitta. De dokument som finns på kommunens upphandlingsstöd tar inte upp attestreglementet och det finns inte att finna på upphandlingsstödssidorna. Gällande policys och riktlinjer måste vara lättillgängliga och bör finnas under direktupphandling på upphandlingsstödssidan. Att anställda som gör direktupphandlingar måste leta efter gällande policys och riktlinjer samt veta om att de finns är inte rimligt och kommer leda till att riktlinjer och policys inte efterlevs. Förslag till upphandlingsenheten - Att samtliga policys, riktlinjer samt attestreglementet läggs till under upphandlingsstödssidorna. - Att texten på direktupphandlingssidan skrivs om så att den refererar till gällande policys och riktlinjer samt till gällande attestreglemente Beredning - Förvaltningens skrivelse 18 augusti 2017. - s arbetsutskott 3 oktober 2017. Utredningssekreterare 2017-10-23 Kommunrevisionen 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 17 137 (forts) Beslut - Förvaltningens svar till kommunrevisionen godkänns. Utredningssekreterare 2017-10-23 Kommunrevisionen 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 18 138 Uppföljning av rekryteringsprocessen för sommarvikarier OS 2017-000081 700 fattade den 15 november 2016 beslut om att en uppföljning av den nya rekryteringsmodellen och vidareutveckling skulle redovisas av förvaltningen på omsorgsstyrelsens möte i oktober 2017 ( 172). Förvaltningen redovias detta utifrån punkterna nedan: Ny uppsnabbad rekryteringsprocess för sommarvikarier hur blev det? Ny introduktionsplan för sommarvikarier. Möjligheterna till 100 % sommarvikariat och uppföljning av kostnaderna. Övriga reflektioner och förbättringar till nästa år. Ny uppsnabbad rekryteringsprocess Hela rekryteringsprocessen har grundat sig i att samma information ska följa kravprofil, annons och enkät vid ansökan. Kravprofilen har varit tydligt beskriven för att visa vilka verksamheter som är aktuella och vad som krävs som arbetstagare inom respektive arbetsområde. Annonseringen gjordes i följande annonsperioder: Annons 1 låg ute 6 januari till 12 februari 2017 - nästan en månad tidigare än 2016. Annons 2 låg ute 2 mars till 2 april 2017 Annons 3 låg ute 7 april till 20 maj 2017, denna bestod av uppdelade annonser inom de områden där det bedömdes att betydande antal sommarvikarier fortfarande saknades (hemtjänsten och LSS). Annons 4 låg ute 13 juni till 6 augusti 2017, över sommaren för att kunna hantera inkomna ströansökningar. Genom de enkätfrågor som varje kandidat fått besvara i samband med ansökningen har vi på ett överskådligt sätt kunnat söka och sortera kandidaterna efter vilka kvalifikationer de haft. T.ex. körkortskrav, undersköterskeutbildning, vilka enheter man varit intresserad av att jobba på, om man kan tänka sig nattpass etc. En stor hjälp och förenkling för att matcha rätt kandidater till rätt enhet. Arbetsmiljöverket 2017-10-23 Vård-och omsorgschef 2017-10-23 Personalenheten 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 19 138 (forts.) Intervjuerna påbörjades direkt efter att enhetscheferna fått utbildning i den nya rekryteringsmodulen, i början av februari 2017. Några chefer var snabba i sin process, lade kraft och energi tidigt och därmed klara snabbare. Andra kom igång senare och gjorde rekryteringen mer löpande under hela våren. Några enheter hade tufft att hitta lämpliga kandidater och många avhopp så fick rekrytera in i det sista. Sammanfattningsvis upplever cheferna inte så stor skillnad på tidsaspekten, många tycker att de ändå hållit på med sommarrekryteringen under lång tid. Reflektion och vidareutveckling till 2018: Tydligare tidsschema/uppföljning/fokus inledningsvis så att fler kan följa de goda exemplen och bli klara tidigare. Ta fram tydligare rutin för intervjuprocessen, enhetlig intervjumall och standardisera så att alla gör mer lika även i intervjudelen och referenstagning. Bjuda in till rekryteringsdagar där cheferna med mindre tidsåtgång kunde intervjua många lämpliga kandidater under kortare tid. Den nya modulen i Visma Recruit för massrekrytering har sammanfattningsvis bidragit till att processen blivit avsevärt mer överskådlig, hanterbar och med högre kvalité. Alla enhetschefer uttrycker en klar förbättring i det systemmässiga stödet i och med den nya modulen. Trots vissa systembuggar kan den nya massrekryteringsmodulen sammanfattas i fördelar som: En ingång för alla ansökningar, ingen har kunnat ansöka flera gånger eller till flera olika enheter. Fördelning/låsning av kandidater till respektive enhet, ingen kandidat har därmed riskerat rekryteras av två olika chefer samtidigt. Sortering/sökfunktion efter kandidater som uppfyller kraven, de som tidigare erfarenhet, har körkort, vill jobba natt etc. Enkelt att följa processen för varje kandidat genom noteringar som cheferna gjort. Enkelt att följa chefernas arbete med hur långt de kommit i rekryteringsprocessen och hur många vikarier som anställts eller saknas på vissa enheter. När Bemanningsenheten fått besked om att enhetschef anställt en person, har de skrivit ut ett anställningsbeslut och skickat till chefen. De har även skickat välkomstmaterialet till den anställde. Det medföljer en information om att det kommer att ske en delegering och att det ska ha läst igenom materialet innan. Arbetsmiljöverket 2017-10-23 Vård-och omsorgschef 2017-10-23 Personalenheten 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 20 138 (forts.) Förslaget inför sommaren 2017 var att inom äldreomsorgen ha fasta scheman. Detta visade sig bli svårt att genomföra i verkligheten och efter ett långdraget arbete med många ändringar för att få till schemat så släpptes ansvaret tillbaka till enheterna som själva fick lägga sina schemarader. Ny introduktionsplan för sommarvikarier Följande förändringar genomfördes i introduktionsplanen för sommarvikarier: Det skriftliga introduktionsmaterialet - Välkommen till Avesta Kommun har bytt namn till Välkommen till Avestas viktigaste sommarjobb och redigerats grundligt i både struktur och innehåll i syfte att bli mer överskådlig och lättare att ta till sig. Genomgående finns en vilja att verkligen få de nya sommarvikarierana att känna sig välkomna och förstå sitt viktiga uppdrag. Alla nyanställda fick detta nya material tillsammans med sitt anställningsavtal och i uppgift att läsa in sig på detta till de två introduktionsdagarna. Länkar till praktiska filmer via Högskolan Dalarna finns med i det nya välkomstmaterialet. Introduktionsdagarna - upplagda som tidigare år med dag 1 som allmän introduktion av organisationen, lagar, avtal, arbetstagaransvar, brukarbehov och omsorgsarbetet. Dag 2 ägnas åt förflyttningskunskap med praktiskt arbete. Dag 2 fick alla utbildning i läkemedelshantering med skriftligt prov och de som klarade detta samt ansåg sig vilja erhöll en delegering för att hantera läkemedel. Vid utvärderingen upplevde 84% av deltagarna att dagarna var användbara och tydliga. Checklistorna har uppdaterats och fått ny struktur efter grupperingarna; vårdomsorgsboenden, hemtjänsten och LSS. Checklistorna på enheterna består nu av två delar där den första delen är punkter som cheferna ansvarar för att gå igenom med den nyanställde, den andra delen består av punkter som handledaren har ansvaret för att delge. Cheferna har själva varit med och gått igenom listorna och därmed säkrat relevansen för innehållet och att de kan användas på ett bra sätt. Arbetsplatsintroduktionen ute på enheterna har förbättrats. En extra introduktionsdag med handledare infördes. Efter den extrainsatta introduktionsdagen går vikarien parallellt med ordinarie personal i enlighet med introduktionsplanen där olika områden behandlas. Kvalitetssäkringen genomförs via checklistor gällande information och genomförda moment. Dessa signeras av handledare och vikarie. Cheferna tycker att detta har fungerat bra. Arbetsmiljöverket 2017-10-23 Vård-och omsorgschef 2017-10-23 Personalenheten 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 21 138 (forts.) Uppföljning av kostnaderna I alla beräkningar är sjuksköterskorna exkluderade. Justering av lönehöjningen har gjorts med 3 %. KOSTNADER SOMMARVIKARIER 2016 OCH 2017 PERIOD 2016 2017 DIFFERENS JULI 4 133 399 4 972 293-838 894 AUGUSTI 6 498 923 7 131 631-632 708 SEPTEMBER 4 481 639 4 696 477-214 838 SUMMA LÖN: 15 113 961 16 800 401-1 686 440 LÖN +PO 1,3971 21 115 715 23 471 840-2 356 125 Ökad kostnad för årets sommarvikarier är 2 356 125. I denna kostnad inkluderas att alla erbjudits heltid och den extra handledningstiden i introduktionsprogrammet. PERIOD 2016 2017 DIFFERENS JULI 252 557 204 396 48 161 AUGUSTI 380 258 387 914-7 656 SEPTEMBER 202 888 369 616-166 728 SUMMA LÖN: 835 703 961 926-126 223 LÖN +PO 1,3971 1 167 561 1 343 907-176 346 Förväntad minskning av övertiden har inte infriats. Arbetsmiljöverket 2017-10-23 Vård-och omsorgschef 2017-10-23 Personalenheten 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 22 138 (forts.) Den ökade kostnaden för övertiden förklaras enligt följande: Fler anställda i verksamheten nu än 2016. Många fler beställningar nu än samma period 2017. Främst är det beställningar vid sjukdom som är relativt högre än ifjol. Många sommarvikarier hade korta sjukskrivningar under den sista perioden. När fler har tjänstgöring 100 % blir det med automatik fler som får övertid direkt, istället för först fyllnadstid. Därmed högre kostnad. Statistik över antalet avhopp saknas men upplevelsen från både Bemanningsenheten och enhetscheferna är att det varit färre avhopp 2017 än föregående år. Förvaltningens förslag till beslut: - Redovisningen läggs till handlingarna. Vid arbetsutskottets möte yrkar ordförande Susanne Berger (S) att förvaltningen ska redovisa en uppföljning på omsorgsstyrelsens möte i oktober 2018. Arbetsutskottet beslutar enligt Susanne Bergers (S) förslag. Beredning - Förvaltningens skrivelse 26 september 2017 och reviderad version 10 oktober 2017. - s arbetsutskott 3 oktober 2017. På omsorgsstyrelsens möte meddelar ordförande Susanne Berger (S), att till nästa uppföljning önskas mer analyser av rekryteringsprocessen. Beslut - Redovisningen läggs till handlingarna. - Uppföljning redovisas på omsorgsstyrelsen i oktober 2018. Arbetsmiljöverket 2017-10-23 Vård-och omsorgschef 2017-10-23 Personalenheten 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 23 139 Svar med anledning av Arbetsmiljöverkets föreläggande om vite (2016/037336) OS 16/036 026 Arbetsmiljöverket har med föreläggande om vite av 50 000 kronor att senast den 1 oktober 2017 ha genomfört åtgärder för hemtjänstgrupp 1, Krylbo. På Arbetsmiljöverkets begäran har Omsorgsförvaltningen inom Avesta kommun genomfört följande åtgärder - Genomfört undersökning via oberoende part (konsult) hos företagshälsovården genom enkät och djupintervjuer med samtliga medarbetare i hemtjänstgrupp Krylbo 1. - Genomfört riskbedömning utifrån det resultat som har framkommit i dels ovan nämnd undersökning, dels utifrån tidigare undersökning gjord av den psykiska arbetsmiljön. - Tagit fram en handlingsplan för åtgärder i samverkan med arbetsplatsens skyddsombud och för området, huvudskyddsombud samt med möjlighet till inspel från hela arbetsgruppen. Skrivelsen med svaret till Arbetsmiljöverket har delgivits skyddsombud och huvudskyddsombud, eventuella kommentarer redovisas i bilaga till förvaltningens skrivelse. Beredning - Förvaltningens skrivelse 28 september 2017 tillsammans med tillhörande bilagor 1-5. - s arbetsutskott 3 oktober 2017. Beslut - Förvaltningens svar till Arbetsmiljöverket godkänns. Arbetsmiljöverket 2017-10-23 Vård-och omsorgschef 2017-10-23 Personalenheten 2017-10-23
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 24 140 Sekretessparagraf.
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 25 141 Anmälan om delegationsbeslut - Arbetsutskottets protokoll 2017-10-03 - Individutskottets protokoll 2017-10-03
Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 26 142 Delgivningar Avsändare Innehåll Omsorgsförvaltningen Remissyttrande från förvaltningen på betänkande SOU 2017:21 Nationell kvalitetsplan för vård och omsorg om äldre (S2017/02040/FST) (OS 2017-000065 739) Avesta kommun och Överenskommelse samverkansberedningen, daterad Landstinget Dalarna 2017-09-20