Lathund vid arkivering 1 (6)

Relevanta dokument
Lathund vid arkivering 1 (6)

Lathund vid arkivering 1 (6)

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)

Arkiveringsinstruktioner

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se

ATT ARKIVERA ANALOGA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2,

Bilaga 8.1. Arkivering av pappersjournaler ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet. Besöksadress: Björnkullavägen 14

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv

ATT ARKIVERA ANALOGA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Riktlinjer för leverans av handlingar till föreningsarkivet

Riktlinjer för leveranser av pappershandlingar till centralarkivet i Öckerö kommun

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2,

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Arkivera pappershandlingar

HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma Förvaltningen Version 1.0 Högskolekansliet Åsa Enmyren, arkivarie ARKIVHANDBOK. - För institutionspersonal

Riktlinjer för leverans av handlingar till föreningsarkivet

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Tandvårdsjournalsregistrering.

Förteckna och leverera arkiv

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun

Leverera DIGITAL OCH ANALOG INFORMATION. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs stad

YLA ORDNA OCH BEVARA. för enskilda, föreningar, företag. Så här bevarar vi vår historia i. - Ydre lokalhistoriska arkiv i Österbymo

Tandvårdsjournalsregistrering.

Bevara/Gallra EU-projekt

Förteckna arkiv INNAN ELLER EFTER LEVERANS TILL REGIONARKIVET. Koncernkontoret

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Handbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli

Riksarkivets författningssamling

Leverans till regionarkivet

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet

Hantering av arkiv som ska levereras till Landstingsarkivet efter beslut av Inspektionen fo r va rd och omsorg (IVO)

Anvisningar gällande leverans av offentliga BVC-journaler till

Föreskrifter för arkivvård Sundbybergs stad

1. Allmänt om Upphandlingens förutsättningar och villkor

FÖRESKRIFTER OM. Överlämnande. av arkiv. Antaget , 222

Inspektionsrapport Dnr RA /1524

TJÄNSTEFÖRESKRIFT FÖR VÄRMLANDSARKIV NR: 3.0

STADSARKIVET 1 (5) Handläggare, telefonanknytning Datum Beteckning. Bo Peter Persson, Dnr KS

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Vi rekommenderar att organisationer planerar rutiner för vad som skall lämnas till oss och med vilka intervall. Kontakta gärna oss i dessa frågor.

Leverans till centralarkivet

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

Forskarservice och tillgängliggörande

Lathund för bevarande och gallring av handlingar gällande löne- och personaladministration vid Mittuniversitetet

överlämnande till Regionarkivet

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv

Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs Stad

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Arkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019

Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs stad

EU-projekt Karlshamns kommun

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014

ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet

Lathund för bevarande och gallring handlingar rörande biblioteksverksamhet vid Mittuniversitetet

Avställning av socialtjänstens personakter i Göteborgs stad överlämnande till Regionarkivet

Informationshanteringsplan

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/

Lathund för att storstäda i närarkiv och arbetsrum

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

Avställning och överlämnande av personakter inom socialtjänsten i Göteborgs stad

Informationshanteringsplan

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

8. Leveranser till Landstingsarkivet

Arkivera pappersjournaler

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)

Örebro Brandkårs understödskassa.

Dnr Arkivhandbok. Version

MED ANLEDNING AV ATT NI LEVERERAR MATERIAL TILL OSS

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Informationshanteringsplan

- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Arkiveringshandbok vid Malmö högskola

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Dokumenthantering/VON/HSL-journal, SoL-akt, LSSjournal

Sophie Janssons fotoateljé.

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

Datajournal med systemet Asynja, nu CGM J4, infördes i oktober 2005 i Örebro kommun.

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Riktlinjer för digital arkivering

Avgifter för leveranser av statligt arkivmaterial till Riksarkivet

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Ta hand om föreningens bästa minnen

Riksarkivets författningssamling

Checklista för anslutningsarbete till e-arkiv Stockholm

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN

Så här läser du ditt sökresultat:

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

Leverans av handlingar till arkivverket

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

Sammanhållna handlingar i ett ärende.

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Transkript:

Lathund vid arkivering 1 (6) Några handfasta tips vad du ska tänka på när du ska leverera arkivhandlingar till Linköpings stadsarkiv. Version 2018-08-15 Överflyttning av handlingar till aktomslag Rensa akterna från häftklamrar, gem, plastfickor, gummisnoddar och post-it (eller andra material som skadar handlingarna). Ett gem kan ge rostfläckar inte bara på den handlingen där gemet sitter utan även på andra handlingar i akten. Lägg handlingarna i aktomslag. Aktomslaget ska öppnas som en bok. Skriv med arkivgodkänt bläck på aktomslagets över vänstra hörn. Personakter skrivs med personnummer och sedan efter- och förnamn.

Lathund vid arkivering 2 (6) Packa i arkivboxar Välj box efter materialets storlek. Vanligaste storleken är A4-höjd i bredderna 80, 55 och 30 mm. Till vissa äldre handlingar kan folio-höjd behövas och de finns i 80 och 55 mm bredd. När du viker ut en arkivkartong börja med att vika ut locket till vänster. Forma sedan boxen och vik över vingarna. Forma locket och fäll ihop boxen. Fyll boxen upp till kanten det ska vara lätt att vika över vingarna.

Lathund vid arkivering 3 (6) Skrift på arkivboxen Skriv på boxens nedre del med blyerts. Det är enklare att skriva innan boxen fällts upp eller ta stöd av flera boxar. Från det nedre strecket har du en yta på 4,5 cm bredd och 9 cm höjd, att skriva på. Skriv överst i vilken organisation som handlingarna har uppkommit i. Sedan vilken typ av handlingar det är, årtal och ev. andra kännetecken för materialet t.ex. diarienummer eller fastighetsbeteckning. På personakter anges äldsta till yngsta födelsedatum. Hela personnumret behöver inte skrivas ut. På stadsarkivet förtecknar vi alla volymer/boxar och sätter till sist en etikett på boxen.

Lathund vid arkivering 4 (6) Fylla i reversaler Reversalerna hittar du på stadsarkivets hemsida på Utförarwebben under fliken Leverans av arkivhandlingar. Här hittar du även ifyllnadsexempel. Börja med att fylla i bilagorna. En bilaga per arkivbildare. Välj lämplig bilaga: 1. Leveranser 2. Personnummersorterade akter 3. Kartor & ritningar 4. Fotografier. Förklaring till huvudblankett. Till sist fyller du i huvudblanketten som är en sammanfattning av alla bilagor. Alla reversaler ska skrivas ut i två exemplar på arkivgodkänt papper. Fyll inte i datum eller underskrift! Spärra heller inte oanvända rader. Det gör vi vid leveransen.

Lathund vid arkivering 5 (6) Leverans Inga handlingar får skickas med internposten utan ska levereras med eskort av arkivredogörare. Lättaste sättet är att använda vanliga flyttlådor, men packa dem inte för fullt. Ett tips vid stora leveranser börja packa bakifrån! Numrera lådorna efter ordningen på reversalen. Kontakta Ronny Andersson (e-post ronny.andersson@linkoping.se alt. tel. 20 65 34, för att boka tid för leverans. Har ni ingen egen transport boka in Förvaltningsservice, 20 67 79. Vid leverans kontrolleras att leveransen är i sin ordning och att det stämmer med reversalerna. Är det inte okej görs en överenskommelse om att få göra i ordning leveransen på plats eller ta med den tillbaka! Är allting okej skriver arkivredogöraren och mottagaren från stadsarkivet under att handlingarna överlämnas till stadsarkivet. I samband med det spärras även utrymme på bilagorna som inte har använts.

Lathund vid arkivering 6 (6) Övrigt att tänka på! Arkivgodkända aktomslag och arkivboxar kan beställas av Staples. Hänvisning finns på stadsarkivets hemsida. Inga arkivhandlingar får skrivas ut dubbelsidigt risken finns att skriften klibbar ihop när de packas i arkivboxarna. Ändra vid utskrift i skrivarinställningarna så att de skrivs ut enkelsidigt. Protokoll från nämnder och styrelser ska skrivas ut på arkivgodkänt papper. Det kan stå Svenskt arkiv i vattenmärket eller så ska det finnas en leverantörsförsäkran från tillverkaren. Protokollen binds in av Kaléns bokbinderi, tel. 15 73 72. De kommer och hämtar handlingarna och levererar tillbaka när de är färdiga. Har du frågor? Hör av dig till din kontaktperson, som du hittar du på vår hemsida: www.linkoping.se/utforarwebben/arkiv/