Dnr: 2017/812-1.1 Universitetsdirektörens delegationsordning Beslutat av Universitetsdirektör Gäller från 2017-03-20 Ersätter 2013/32-1.1
Inledning Inom ramen för rektors delegation till universitetsdirektören ges nedanstående vidaredelegation. Delegationsordningen anger gemensamma och specifika ansvarsområden. Avdelningschefer kan vidaredelegera sina beslutsbefogenheter om inte annat anges i detta dokument. Beslut om sådan vidaredelegation ska diarieföras och meddelas universitetsdirektören. Utöver ansvaret för den egna avdelningen ska respektive avdelningschef bidra till universitetsförvaltningens gemensamma ansvar och utveckling samt tillsammans med fakulteternas kanslichefer tillse att administrativa processer samordnas och håller hög kvalitet. Inledningsvis presenteras delegationer som gäller för samtliga avdelningschefer inom förvaltningen. Därefter följer specifika delegationer till respektive avdelningschef i de fall det är aktuellt. Generell delegation till avdelningschefer inom förvaltningen Universitetsdirektör delegerar till avdelningschefer inom förvaltningen att inom egen avdelning besluta om organisation och arbetsformer, leda och fördela arbetet, besluta i löpande ärenden inom avdelningens ansvarsområde, besluta om disposition av medel inom fastställd budgetram, upphandla och ingå avtal inom fastställd budgetram, besluta om anställning av och anställningsvillkor för personal, besluta om ledighet och semester för personal, ansvara för arbetsmiljön samt verksamhetens direkta och indirekta miljöpåverkan, slutattestera fakturor enligt beloppsbegränsning beslutad i särskild slutattestinstruktion.
Därutöver beslutar universitetsdirektören följande: Delegation till chefen för ekonomiavdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för ekonomiavdelningen att besluta om struktur och rutiner för budgetering och uppföljning, besluta i ärenden om stiftelseförvaltning, besluta om universitetets likvidhantering, besluta i ärenden avseende moms- och skattedeklarationer, besluta i ärenden avseende statlig avstämning och rapportering i ekonomiärenden, besluta om kodplan för ekonomiadministrativa system, teckna fordonsförsäkringar, vara objektägare för förvaltningsobjektet ekonomi. Delegation till chefen för IT-avdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för IT-avdelningen att besluta om regler och rutiner för utveckling, drift, underhåll och support för universitetsgemensamma IT-system, besluta om regler och rutiner avseende IT-säkerhet, besluta om förvaltningsmodellen för IT-system, vara objektägare för förvaltningsobjektet AV-teknik, datorarbetsplats, ITbastjänster, systemutvecklingsstöd, plattform. Delegation till chefen för kommunikationsavdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för kommunikationsavdelningen att ansvara för strategiskt kommunikationsarbete kopplat till varumärkesutveckling, besluta om kanaler och kommunikationsverktyg samt rutiner för dessa, besluta om tillämpning av universitetets grafiska profil, besluta i frågor rörande universitetets domännamn, besluta i frågor avseende samordning av studentrekryteringsarbetet, vara objektägare för förvaltningsobjektet gemensamma webbkanaler.
Delegation till chefen för lokal- och serviceavdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för lokal- och serviceavdelningen att besluta om löpande säkerhetsrutiner avseende fysisk säkerhet och egendomsskydd, besluta i frågor om koordinering av universitetets säkerhetsarbete, inom ramen för av universitetsstyrelse och rektor fattade beslut, o besluta om och teckna avtal om upplåtelse och förhyrning av lokaler o besluta om beställning av om- och tillbyggnader samt o besluta om övriga lokalförsörjningsåtgärder teckna verksamhetsförsäkringar, vara objektägare för förvaltningsobjektet lokaler och säkerhet samt telefoni. Delegation till chefen för HR-avdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för HR-avdelningen att företräda myndigheten vid förhandlingar med facklig organisation, besluta i frågor om samordning av lönebildningen, ansvara för stöd i frågor som rör strategisk kompetensförsörjning, ansvara för samordning av personalsäkerhetsarbetet samt säkerhetsarbetet för uppdragstagare, besluta i frågor som rör struktur och samordning av arbetsmiljöarbetet, besluta i frågor om de medel som avsatts för fackliga förtroendemän och huvudskyddsombud, besluta om andvändning av omställningsmedel, efter överenskommelse med personalorganisationerna, besluta om uppsägning på grund av arbetsbrist, besluta om krav på läkarintyg från första dagen av en sjukperiod samt om krav på läkarintyg av viss bestämd läkare, teckna personalförsäkringar, besluta om utredning kring kränkande särbehandling avseende personal och studenter i samråd med UK 1, teckna kollektivavtal för personal, vara objektägare för förvaltningsobjektet personal.
Delegation till chefen för universitetsledningens kansli Universitetsdirektör delegerar till chefen för universitetsledningens kansli att besluta om registrering av ärenden, besluta om klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplaner, samordna stödet till universitetsstyrelse och universitetsledning, samordna universitetets miljösäkerhetsarbete, besluta om utredning i diskrimineringsärenden avseende personal och studenter i samråd med HR 2, ansvara för samordning av informationssäkerhetsarbetet, ansvara för samordning av intern styrning och kontroll, ansvara för uppföljningar, analyser och prognoser avseende helårsstudenter och helårsprestationer, ansvara för beredning av ärenden avseende oegentligheter, anmälningar till disciplinnämnden samt anmälningar om misstänkt oredlighet inom forskning ansvara för samordning av remissvar, ansvara för universitetets hantering i samband med val till universitetstyrelsen och fakultetsstyrelser, samordna arbetet med förvaltningsrättsliga frågor, vara objektägare för förvaltningsobjektet ledning & styrning. Delegation till chefen för studerandeavdelningen Universitetsdirektör delegerar till chefen för studerandeavdelningen att besluta om antagning av studenter till utbildning på grundnivå och avancerad nivå, inkluderande inresande utbytesstudenter, besluta i frågor om samordning avseende mottagandet av inkommande internationella studenter och administrativt stöd till de utresande studenter som omfattas av utbytesavtal, besluta om universitetets förslag till antagning av utresande utbytesstudenter, besluta om utfärdande av examensbevis för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, besluta om stöd för student med funktionsnedsättning, besluta om studenthälsovård, bevilja anstånd med att påbörja studier, bevilja den som är antagen till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå att få fortsätta sina studier efter studieuppehåll, besluta i ärenden rörande högskoleprovet, teckna studerandeförsäkringar, 1 Universitetsledningens kansli 2 HR-avdelningen
besluta om yttranden till Överklagandenämnden för högskolan angående överklaganden i ärenden rörande antagning och behörighet, tillgodoräknande, examen samt anstånd och uppehåll med studierna, besluta i frågor om samordning avseende universitetets behov av bostäder, besluta om handläggning av studieavgifter, besluta om återbetalning av studieavgifter, vara objektägare för förvaltningsobjektet studieadministration. Delegation till chefen för avdelningen för externa relationer Universitetsdirektören delegerar till chefen för avdelningen för externa relationer att samordna arbete och avtalshantering för: o samverkansområdet inklusive uppdragsutbildning, o internationaliseringsområdet, o innovationsområdet samt o externfinansiering vara objektägare för förvaltningsobjektet extern samverkan. Delegation till utvecklingschefen för fysisk miljö Universitetsdirektören delegerar till utvecklingschef för fysisk miljö att vara huvudprojektledare för Universitetskajen i Kalmar inom ramen för universitetsstyrelsens fattade beslut*. I uppdraget som huvudprojektledaren ingår att: teckna avtal för projektets del inom ramen för universitetsstyrelsens beslut, besluta om ändrings- och tilläggsarbete inom ramen för beslutad hyra, ansvara för att risk- och konsekvensanalyser genomförs inom projektet, kontinuerligt avrapportera till styrgruppen för projektet Universitetskajen, bidra med kompetens kring fysisk miljö avseende hela universitetets verksamhet. *Projektledning ska ske i nära samarbete med chefen för lokal- och serviceavdelningen. Slutattest Se slutattestinstruktion, dnr ST 2013/166-1.1