Kalmarsundsregionens Renhållare KSRR

Kalmarsundsregionens Renhållare KSRR Dagordning till möte i Förbundsdirektionen Tid: Fredagen den 23 mars, kl 10.00 Plats: Sammanträdesrum Magistern, Kalmar kommunhus Meddela eventuellt förhinder i god tid till undertecknad på mobiltfn: 076-787 28 77 eller via e-post: maria.schade@ksrr.se Jan Fors/ gm Maria Schade förbundschef Dagordning - Innehåll Paragraf Ämne 1. Val av protokolljusterare 2. Årsredovisning 2017 samt revisionsberättelse 3. Moskogen AB 4. ÅVC-utredning 5. Tilläggsinvestering MOSA 6. Årsmötesvärd Avfall Sveriges årsmöte 2022 7. Ny datalagringslagstiftning 8. Förbundschefen informerar 1

1 Val av protokolljusterare 2 Rubrik: Årsredovisning 2017 och revisionsberättelse Beslutsområde: KSRR Föredragande: Mikael Svensson Sammanfattning Förbundsledningen lägger fram bifogad årsredovisning 2017 till direktionen för godkännande, bilaga 1. Därefter läggs årsredovisningen till medlemskommunernas fullmäktige för godkännande och beslut om ansvarsfrihet. Ärendeframställning Årets resultat är +2,8 Mkr (förra året -18,2 Mkr). Omsättningen är 198 Mkr (förra året 177 Mkr). Investeringar har aktiverats för 48,7 Mkr bl. a för 6 st. insamlingsfordon om 13,2 Mkr och för ny optisk sorteringsanläggning om 33,3 Mkr. Långfristig upplåning uppgår till 90 Mkr (90) och kassalikviditeten är -72,8 Mkr (-39,1 Mkr). Samtliga verksamhetsmål har uppnåtts. Målvärdet för likviditet uppnås inte beroende på ovan angivna investeringar och pågående arbete, vilka har belastat checkräkningskrediten. Målet för självfinansieringsgraden har hållits och uppgår till 53 %. Soliditeten har sjunkit till 26 % under året men bedöms vara fortsatt god och vår likviditet är 20 %. För innevarande år aktiveras pågående arbete med huvudsäte på Moskogen och ny ÅVC i Flygstaden. 2

Lag/Avtalshänvisningar etc. Kommunallagen kap 5 25a, kap 8 16-20 Ekonomiska konsekvenser Det egna kapitalet är vid årsskiftet 84 Mkr (81). Av beloppet är 25 Mkr (22) resultatutjämningsreserv. Miljömässiga konsekvenser Uppföljning Tertialrapporter Förslag till beslut Förbundchefen föreslår: godkänna årsredovisningen 2017 och överlämna den till medlemskommunerna för godkännande och beslut om ansvarsfrihet. 3

3 Rubrik: Moskogen AB Beslutsområde: KSRR Föredragande: Jan Fors Sammanfattning Beslutsprocessen om att bilda Moskogen AB pågår i medlemskommunerna och beräknas vara avslutad under våren. En rad utredningsaktiviteter måste startas för att bereda ärendet och säkerställa aktivering av bolaget. Ärendeframställning För att bilda Moskogen AB behöver en rad olika beslut fattas. Förbundsledningen har identifierat en rad utredningspunkter och utesluter inte att det i förberedelsearbetet kan tillkomma ytterligare. Till punkterna tillkommer en rad operativa beslut som t ex vilken personal som ska övergå till bolaget, delade resurser och kontorsyter samt systemstöd. Dessa är inte redovisade utan hanteras löpande av förbundsledningen. Förbundsdirektionen måste även ta ställning till vilket datum aktiebolaget ska aktiveras. Här bör om möjligt hänsyn tas till ekonomiska redovisningskrav. För en del av utredningspunkterna måste förbundsdirektionen engageras, t ex kan inte förbundsledningen lämna förslag på VD-instruktion. Följande punkter måste utredas för beslut; Besluta bolagsordningen Datum för överflytt av verksamheten och aktivering av bolaget Datum konstituerande styrelsemöte KSRR beslutar om styrelseordförande och styrelseledamöter Beslut om VD-instruktion Tillsätta revisorer och lekmannarevisorer Utreda verksamhetens inriktning för rätt SNI-kodning Utreda skattetekniska frågor med bäring mot avfallsskatten Överföring av inventarier Finansiering och checkräkningskredit Avtal avseende arrende och tillgång till anläggningens miljötillstånd Utreda eventuellt nya medlemskommuners möjlighet till delägarskap Utreda miljö- och kvalitetsledningssystem, kan delar av KSRR:s övergå? 4

Lag/Avtalshänvisningar etc. Kommunallagen Förbundsordningen Miljöbalken Miljötillstånd Moskogens avfallsanläggning Lagen om offentlig upphandling Aktiebolagslagen Ekonomiska konsekvenser Bibehållna taxor Miljömässiga konsekvenser Regionalt omhändetagande av avfall Uppföljning Kommande direktionsmöte Förslag till beslut Förbundchefen föreslår förbundsdirektionen: ge direktionens arbetsutskott tillsammans med förbundsledningen i uppdrag att utreda aktivering av aktiebolag och därefter återkomma till förbundsdirektionen för beslut under förutsättning att samtliga medlemskommunerna beslutat i ärendet 5

4 Rubrik: ÅVC-utredning Beslutsområde: KSRR Föredragande: Jan Fors Sammanfattning Flertalet av KSRR:s återvinningscentraler (ÅVC) är ett arv från KSRR:s medlemskommuner. Förbundsdirektionen har beslutat att genomföra en översyn av nuvarande utformning, med hänsyn till kraven i Avfallsplanen. I dagsläget använder KSRR tre ÅVC-typer; ÅVC, mini-åvc och självservice-åvc. Kostnaden för mini-åvc har ökat i förhållande till nyttjandegraden sedan starten 2012. Ärendeframställning KSRR:s struktur för återvinningscentraler (ÅVC) är till stor del ett arv från medlemskommunernas tidigare verksamhet och flertalet av ÅVC-anläggningarna är kvar. Våra mini-åvc är en anpassning av tidigare landsbygdsservice i medlemskommunerna. KSRR har kontinuerligt arbetat för att utveckla ÅVC-strukturen. Bl. a genom ny ÅVC i Torsås och Oskarshamn, mini-åvc samt självservice-åvc i Figeholm. Sommaren 2018 kommer en ny huvud-åvc i Kalmar kommun att öppnas. Besöksantal och mängden grovavfall har förändrats över tid. Orsakerna är flera, utökade öppethållningstider och 7 dagars öppet på huvud-åvc medför en förbättrad tillgänglighet, som leder till fler besökstillfälle men med mindre grovavfall per besökstillfälle. Vidare måste handel av såväl hushållsvaror som sällanköpsvaror beaktas då de är koncentrerade till huvudorterna. Grovavfall och fraktioner är väl definierade och volymerna är till viss del säsongsbundna. KSRR har i sin Avfallsplan tydliga mål att minska avfallets farlighet och ge en god tillgänglighet för hushållens grovavfall genom ÅVC:er. ange rimlig tillgänglighet för ÅVC kan göras på olika sätt, t ex i tid, i antal abonnentbesök, transportavstånd, antal fraktioner m m. Placering av en ÅVC bör vara centrerat utifrån kommunens demografi för bästa service. Genom mini-åvc:er ges även en god service till kommunernas ytterområden. KSRR:s mini-åvc är geografiskt förhållandevis jämnt fördelade. Mini-ÅVC:er har såväl sjunkande besöksantal såsom minskande volymer. Från starten 2012 har volymerna nästintill halverats. Sett till kostnad per insamlat ton grovavfall är kostnadsbilden allt för hög. Utredningen har analyserats olika scenario för att möta en god tillgänglighet och service till en rimlig effektivitet. Vidare har utredningen beaktat möjligheten att avropa tjänster genom intresseanmälningar och minska besöksfrekvensen med eller utan säsongsvariationer. Figeholm Självservice ÅVC utvärderades under våren 2017. Resultatet visar på en hög kundnöjdhet och att kameraövervakning är väsentlig för kostnadseffektiviteten. Vidare visar utvärderingen att självservice-åvc är kostnadseffektivt vid en jämförelse mot öppentider. Däremot gör besöksantalet att kostnaden per besök är högre för självservice-åvc jämfört med vanlig ÅVC. KSRR har ett antal mellan-åvc:er med begränsad öppethållning i Läckeby, Melltorp och Mörbylånga. Utredningen har tittat på möjligheten att öka tillgängligheten genom att kombinera bemannad tid med självservice-åvc. Resultatet från utredningen är att detta 6

kan ge fördelar men frågan måste utredas vidare där inlämning av farligt avfall är en del att beakta. Figeholms självservice-åvc har utvecklats positivt som med ca 900 registrerade abonnenter täcker en förhållandevis stor yta. En självservice-åvc kräver en investering som måste mötas i ett tydligt behov utifrån satta parametrar. Utredningen visar på att med nuvarande besöksanatal och avfallsvolymer finns inget behov. Avseende tillgänglighet mätt i avstånd är två orter tänkbara för självservice-åvc, Alsterbro och Kristdala. Vissa förutsättningar måste dock finnas på plats, tillgång till el och Itanslutning är nödvändiga förnödenheter. Se vidare bilaga 2. Slutsatserna i ÅVC-utredningen är att nuvarande struktur i stort uppfyller KSRR:s krav. De scenarior som analyserats visar på marginella skillnader under förutsättningar att förändringar genomförs avseende mini-åvc:er. Mini-ÅVC är ett förvirrande begrepp och förslaget är att ändra namnet. I underlaget finns tydliga indikationer på att våra mini- ÅVC:er har minskat i betydelse i takt med att tillgängligheten har ökat på våra huvud- ÅVC:er. Besöksantalet har minskat och den insamlade volymen har halverats över tid. Förbundsledningen föreslår följande förändringar avseende ÅVC strukturen; Nuvarande struktur ligger som grund; Halvera antal besök för mini-åvc:er från 12 till 6 tillfällen med 4 tillfällen under sommarperioden, 1 för höst och 1 för vinter med start 2019. Vid dessa tillfällen samlas farligt avfall in. Under 2019 genomförs löpande uppföljning snarast påbörja projektering för självservice-åvc i Alsterbro och Kristadala med målsättningen att under 2018 inleda byggnationen Utreda möjligheten att kombinera våra mindre ÅVC:er med självservice-åvc Särskilt utreda Läckebys ÅVC med hänsyn till lokaliseringen, tillgänglighet för abonnenter och presonalens arbetsmiljö Mini-ÅVC namnändras till Miljöbilen. KSRR tillåter företag med fordon under 3,5 ton att mot avgift lämna sitt grovavfall. Värt att notera är att företag inte betalar någon grundavgift och härigenom inte heller är KSRR:s ansvar. KSRR:s nuvarande system har visat sig otillräckligt. Främsta orsaken är att personalen inte får tillräckligt systemstöd i arbetsuppgiften med att debitera företagskunder. KSRR har genom projekt vid Färjestadens ÅVC skapat sig en bild av hur frekvent företagskunder nyttjar ÅVC:er. Analysen av projektet visar på ett tapp av betydande intäkter. Förbundsledningen bedömer ett intäktsbortfall i spannet om 1,5-2 Mkr/år. Projektets tillvägagångssätt har varit att genom kamera registrera fordonens registreringsskyltar och på så vis identifiera företagsbilar. Systemet är tillåtet enligt PUL men ny EU-förordning GDPR - kommer att införas under maj 2018, denna måste beaktas i fortsatt projektering Marknaden erbjuder även andra alternativ att identifiera företag, t ex bomteknik med eller utan kamerastöd. Det är förbundsledningens uppfattning att kameraalternativet är rätt systemval. Förslaget är att avsluta pågående förstudie och därefter återkomma till Förbundsdirektionen med investeringsäskande för att implementera systemet under 2019. 7

Lag/Avtalshänvisningar etc. Miljöbalken Avfallsplan LOU GDPR Ekonomiska konsekvenser Minskade entreprenadskostander Ökade intäkter företagskunder Miljömässiga konsekvenser Uppföljning Ingen anmärkning Förslag till beslut Förbundchefen föreslår: besluta ÅVC strukturen enligt förbundsledningens förslag ge förbundsledningen i uppdrag att utreda och återkomma med investeringsförslag för företagsdebitering med målet att implementera detta under 2019 med start på våra huvud-åvc:er 8

5 Rubrik: Tilläggsinvestering MOSA Beslutsområde: Produktion Föredragande: Jan Fors Sammanfattning MOSA har sedan 2015 levererat matavfallsslurry till More Biogas och Kalmar Biogas. Samarbetet har fungerat bra där parterna strävat att löpande förbättra produktionen. Efterhand har problem med främmande föremål identifierats. Ärendeframställning Förbehandling matavfall Spridning av biogödsel på jordbruksmark regleras enligt regelverket SPCR120. I detta beskrivs vilken mängd främmande ämnen, tungmetaller m m som tillåts vid spridning. KSRR uppfyller kraven. Detta till trots finns problematik med främmande ämnen såsom inerta ämnen och plastrester. Avseende plastrester har KSRR utrett möjligheten att övergå till miljöplastpåse men kraven på främmande ämnen kvarstår. Utifrån detta har slutsatsen dragits att fortsätta med plastpåsar tillverkade av återvunnen plast. Anläggningen kontamineras av löst inert material som följer till förbehandlingen vid avslagning av den gröna påsen. KSRR genomför kontinuerligt informationskampanjer som trycker på vikten att alla hushållssopor ska vara förpackat. Andelen löst avfall ligger under 10 % vid inlastning i anläggningen. Ett antal påsar skadas i sorteringen, vilket sammantaget bidra till frigöra det inerta materialet. Förbundsledningen bedömer att mekanisk utsortering är bästa sättet att nå målsättningar. Inertmaterial separeras med hjälp av cyklonteknik där det tunga restmaterialet sjunker ner och kan separeras. Tester har genomförts och visar på fullgott resultat, accepterat av samarbetspartners. efter produktionen ta bort det inerta materialet är kostsamt och måste idag genomföras ca 4 ggr/år till en kostnad om 60 Tkr per tillfälle. Trots att KSRR uppfyller kraven har jordbrukarna framfört oro för de plastrester som finns i biogödselen. För att säkra långsiktigt leverans måste problemet åtgärdas. Idag finns inga tekniska lösningar för att på ett enkelt sätt skilja bort plastrester. Purac AB har dock projekterat vissa tekniska lösningar. Bl. a genom att använda mjuka slag som river upp påsarna. På så sätt underlättas utsorteringen av plastresterna och följer inte med matavfallet. Tester av den nya tekniken kommer att genomföras med start i mars månad. Om försöket svarar upp till förväntningarna permanentas lösningen. Investeringen är kostnadsberäknad till 3,5 Mkr. Då tekniken delvis är ny upphandlas det såsom partnerskap, som ger en bättre möjlighet att löpande ställa krav på funktion. 9

Avfallsbränsleproduktionen KSRR: s avtal med HC-miljö löper på, om än med vissa produktionsproblem under 2017. Cementa koncernen har satt som mål att öka andelen alternativbränsle för att klara sina miljömål. Genom detta ökar kvalitetskraven för alternativt bränsle, en problematik att lösa är fukthalten i avfallsbränsle. Fukt tränger undan förbränningskapaciteten i cementugnen och därmed minskar effekten. Hushållssopor är av sin karaktär fuktigt, även vid en separering av matavfall. KSRR mäter sedan april 2017 fukthalten i avfallsbränslet, detta för att kvalitetssäkra mot samarbetspartern. Genom produktionsinsatser och åtgärder når KSRR minsta acceptabla kvalitetsnivån för leveranser till Slite och med en mindre volym till Degerhamn. Önskar KSRR att öka volymerna måste fukthalten minska ner mot de lägre avtalsnivåerna, 12 % fukt. En förtorkning av avfallsbränslet är ett fokusområde. KSRR har fått frågan att bli exklusiv leverantör av avfallspellets, med målsättning att öka leveransvolymer mot Degerhamn. I ett sådant upplägg garanteras ökade volymer upp mot pelletsmaskinens maxkapacitet. I dagsläget förs diskussioner om leveranser om 25 000 ton/år. HC-miljö har med KSRR tecknat ett letter of intent. Den mest förekommande energikällan för torkning av avfallet är gas, vilket möjliggör nyttjande av deponigas. Detta medför förhållandevis låga energikostnader. Som ex värms MOSA-byggnaden idag upp av deponigas. KSRR har tillsammans med HC-miljö, som har hög erfarenhet inom området, inlett ett förstudium. Syftet är att sondera marknaden och härigenom kunna redovisa en investeringsbudget. Förstudien är indelad i två steg, en förtorkning av avfallet samt pelletering. Metodiken är beprövad med ett antal anläggningar i Europa och några i Sverige. Den satta tidsplanen ger för handen att en förstudie ska kunna ligga som underlag till ett investeringsbeslut för Förbundsdirektionen under hösten 2018, med målsättningen att starta produktionen efter sommaren 2019. De ökade kvalitetskrav mot Cementa har även bidragit till en positiv effekt mot andra kunder. Förbränningskostnaderna i ett kraftvärmeverk har ökat genom ökade underhållskostnader. En orsak är kvaliteten på brännbart avfall, för mycket främmande föremål följer med i processen. Det arbetet som KSRR genomfört med att kvalitetssäkra hela produktionsprocessen ger fler kunder till MOSA. 10

Lag/Avtalshänvisningar etc. SPCR120 Miljöbalken LOU Avtal More Biogas Småland AB Avtal Kalmar Biogas AB Avtal HC-miljö AB Ekonomiska konsekvenser Minskade underhållskostnader Ökade leveransvolymer av avfallsbränsle Miljömässiga konsekvenser Uppfyllnad nationella miljömål Säkerställa spridning av biogödsel Minskade transporer Uppföljning Kommande direktionsmöten Förslag till beslut Förbundchefen föreslår förbundsdirektionen: godkänna tilläggsinvestering i förbehandling av matavfall 11

6 Rubrik: Värd Avfall Sveriges årsmöte 2022 Beslutsområde: KSRR Föredragande: Jan Fors Sammanfattning Avfall Sverige genomför varje år ett årsmöte tillsammans med olika värdkommuner. Nu efterfrågar Avfall Sverige intresseanmälningar från värdkommuner från och med 2022. Ärendeframställning KSRR är medlem i Avfall Sverige som har nästintill samtliga Sveriges kommuner som medlemmar. Utöver sitt uppdrag att omhänderta medlemmarnas intressen bedrivs en rad olika utbildningar, seminarium och årsmöte. Årsmöten genomförs alltid tillsammans med någon av medlemskommunerna, som alltid sponsrar olika aktiviteter samt årsmötesbanketten. KSRR är aktiva i Avfall Sverige med Förbundsordförande med styrelseuppdrag inom Avfall Sverige och förbundschefen engagerad i en rad olika arbetsgrupper. Vårt deltagande har uppskattats av många och KSRR anses idag som innovativ aktör inom avfallssfären. Förslaget är att KSRR tillsammans med Kalmar kommun ska ansöka om värdskap för årsmötet 2022. Mötet hålls alltid i månadsskiftet maj/juni. Årsmötet lockar ca 500 650 deltagare, bedömningen är att Kalmar klarar såväl behovet av hotellsängar som övriga faciliteter. Bl. a måste utställningsyta tillhandahållas. En preliminär budget har upprättats: Golftävling 65 000 Oklart om KSRR sponsrar. Kvällsmingel 100 000 Oklart om KSRR sponsrar. Hyra Stortorget 15 000 Kalmar kommun sponsrar? Schablon Middag 862 500 575 personer á 1 500 kr/kuvert Planering 50 000 Intern kostnader Deltagaravgift KSRR 17 000 Direktionen + deltagande tjänstemän Oförutsedda utgifter 15 000 Schablon 1 124 SUMMA KOSTNADER 500 NETTOKOSTNAD KSRR 959 500 Sponsring 479 750 Medlemskommuner, företag 12

Lag/Avtalshänvisningar etc. Kommunallagen Förbundsordning Ekonomiska konsekvenser Kostnader för värdskapet Miljömässiga konsekvenser Uppföljning Efter beslut i Avfall Sverige återkomma med information till förbundsdirektionen Förslag till beslut Förbundchefen föreslår förbundsdirektionen: tillsammans med Kalmar kommun ansöka om värdskap för Avfall Sveriges årsmöte 2022 13

7 Rubrik: GDPR - datalagringslagstiftning Beslutsområde: KSRR Föredragande: Karin Kolmevik Sammanfattning EU:s datalagringsfördordning GDPR börjar gälla per den 28 maj 2018. Förordningen ersätter nuvarande PUL. KSRR arbetar med att se över hur vi hanterar våra register och hur vi ska säkerställa kontinuerlig utrensning av gamla personuppgifter. Ärendeframställning Från den 28 maj gäller GDPR. För att KSRR ska uppfylla de nya reglerna krävs bland annat att vi har ett register över hur vi hanterar personuppgifter. En personuppgift Vad är en personuppgift? Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, som direkt eller indirekt kan identifieras, särskilt med hänvisning till en identifierare, t ex: Namn ID-nummer Lokaliseringsuppgifter eller onlineidentifikatorer En eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet Vi får endast behandla personuppgifter för ett visst uttryckt ändamål och endast behålla personuppgifterna under aktuell period och vi måste ha en laglig grund för vår behandling. Vidare arbetar vi med att upprätta en rutin för hur vi ska arbeta enligt GDPR generellt där vi bland annat tar fram en mall för biträdesavtal. Vi samverkar med våra leverantörer hur vi säkerställer serverradering etc. Vidare ska KSRR utse ett dataskyddsombud med en oberoende ställning mot ledningen som ska övervaka, ge rådgivning och vara vår länk till tillsynsmyndigheten. Lag/Avtalshänvisningar etc. Kommunallagen GDPR Offentlighets- och sekretesslagen Ekonomiska konsekvenser Miljömässiga konsekvenser Uppföljning Förslag till beslut Förbundchefen föreslår förbundsdirektionen: ta informationen för kännedom 14

8 Förbundschefen informerar Beslutsområde: KSRR Föredragande: Jan Fors Ärendeframställning Borgholms Energi Flytt Tegelviken Snökaoset Lag/Avtalshänvisningar etc. Ekonomiska konsekvenser Miljömässiga konsekvenser Uppföljning Förslag till beslut Förbundchefen föreslår förbundsdirektionen: ta information för kännedom 15