REVISIONSRAPPORT 1(8) KR-2014/ 0007 Handläggare, titel, telefon Caroline Nyman, stadsrevisor 011-15 17 99 Revisionsrapport basgranskning av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Ansvarsområde... 3 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer... 4 4. Avslutande bedömning... 7 Bilaga: Definitioner Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Dalsgatan 14 011-15 17 99 011-15 70 90 revisionskontoret@norrkoping.se Internet 601 81 Norrköping www.norrkoping.se/revision
2(8) 1. Inledning Kommunens revisorer ska enligt revisionsreglementet i Norrköpings kommun årligen granska alla revisionsansvariga i nämnder, styrelser och utskott. Granskningen ska genomföras enligt god revisionssed i kommunal verksamhet och i enlighet med kommunallagen. Denna granskning är en översiktlig granskning av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämndens verksamhet. 1.1. Revisionsfrågor Basgranskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Har nämnden en god intern kontroll? 1.2. Metod och avgränsning Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden är granskad på ett övergripande sätt vilket innebär att vi utifrån ett särskilt program granskat vissa styrande processer. Vi har i första hand har granskat om det finns system och rutiner för en fungerande styrning av verksamheten, tillämpningen har inte granskats i större utsträckning. Granskningens underlag utgörs av dokument och intervjuer. Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden har av revisorerna bedömts till risknivå, gul. Följande urval av tjänstemän har intervjuats, förvaltningschef, administrativ chef, verksamhetschef, enhetschef, rektor och utredare 1.3. Kvalitetssäkring Denna rapport är sakgranskad av förvaltningschef, enhetschef och administrativ chef, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade. Slutsatserna och revisionsbedömningarna ansvarar revisionskontoret för. Rapporten är även kvalitetssäkrad på revisionskontoret.
3(8) 1.4. Revisionskriterier Revisionens analyser, slutsatser och bedömningar bygger på lagstiftning och kommunfullmäktiges beslut om uppdrag till nämnden. Granskningen utgår ifrån följande revisionskriterier: Kommunallagen Förvaltningslagen Viss lagstiftning inom nämndens ansvarsområde Styrmodellen för Norrköpings kommun (politiska riktlinjer samt riktlinjer för tjänstemän) Fullmäktiges mål (budget 2014) Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Arbetsmarknad- och vuxenutbildningsnämndens reglemente Arbetsgivarens plan 2014-2016 för Likabehandling, personalutskottets arbetsgivaruppdrag samt kommunens Energiplan och Avfallsplan. Diskrimineringslagen (2008:5267) 2. Ansvarsområde Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden ansvarsområden är: Kommunala arbetsmarknadsinsatser, försörjningsstöd och ekonomiskt bistånd enligt socialtjänstlagen, dödsboanmälningar enligt ärvdabalken, introduktionsinsatser och handläggning av ärenden om introduktionsersättning för nyanlända som har skrivits in i kommunens introduktionsverksamhet för den 1 december 20101, samhällsorientering enligt lag om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare, kommunal vuxenutbildning. Nämnden är även arbetslöshetsnämnd. Nämnden hämtar sitt tjänstemannastöd från två olika förvaltningskontor: arbetsmarknadskontoret och utbildningskontoret.
4(8) 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer 3.1. Styrning och ledning av verksamhet Nämnden har upprättat en uppdragsplan i enlighet med styrmodellen. Nämndens ledamöter är delaktiga i att utarbeta uppdragsplanen för verksamhetsområdet. När uppdragsplanen är fastställd upprättar nämndens förvaltning verksamhetsplaner, en för arbetsmkarnadskontoret och en för vuxenutbildning. Arbetsmarknadskontorets verksamhetsplan innehåller målen nedbrutna till uppdrag med ansvarig, genomförande och tid. Vuxenutbildningen har i sin verksamhetsplan för 2013 gjort på samma sätt men planen löper läsårsvis, vilket innebär att verksamhetsplan för 2014 anmäls nämnd i oktober. Uppföljning av uppdragsplanen sker två gånger per år till nämnden. Vid båda tillfällen är nyckeltal kopplade till målen även om nyckeltal är mer frekventa i den ekonomiska redovisningen än verksamhetsredovisningen. Nämnden jämför sig med andra kommuner framför allt vad gäller försörjningsstöd. För vuxenutbildning finns ett nätverk i Östergötland som även arbetar aktivt med samverkan omkring vuxenutbildning. Nämnden har fastställt en delegationsordning som ses över när ny lagstiftning kräver att justering görs. Utnyttjade delegationer anmäls till nämnd, det är tveksamt om allt anmäls vad gäller vuxenutbildning. I biståndsutskottet är enhetscheferna med en gång per termin. Det finns en rutinför arbetsmarknadskontoret som styr hur synpunkter från brukare ska hanteras, denna har brutits ned från den kommungemensamma riktlinjen. Inkomna synpunkter och eventuella åtgärder sammanställs (efter registrering) till nämnd en gång per år. Ledningsgruppen får en sammanställning även efter ett halvår för att kunna justera och korrigera brister i verksamheten. För vuxenutbildningen finns en enkät till eleverna. 3.1.1. Jämställdhet och hållbar utveckling För några år sedan fick arbetsmarknadskontoret medel från Sveriges Kommuner och Landsting för att arbeta med ett jämställdhetsprojekt. Erfarenheterna från projektet finns kvar, enligt de intervjuade, men idag arbetar inte arbetsmarknadskontoret särskilt med denna fråga. Det finns en säkerhets- och riskplan som innehåller rutiner vid hot. Vid hot om våld upprättas en arbetsskadeanmälan och det sker en polisanmälan. Hela verksamheten på arbetsmarknadskontoret handlar om social hållbarnhet och integration. I uppdragsplanen finns detta med genom utvecklingsområdet lika rättigheter och möjligheter för alla. Det finns
5(8) också ett mål om att ha ett barnperspektiv i arbete, något som återfinns i verksamhetsplanen för arbetsmarknadskontoret nedbrutet i aktiviteter. Den uppföljning som sker till nämnden av uppdragsplan och ekonomi är en kvalitetsredovisning en gång i halvåret. I denna kvalitetsredovisning presenteras nyckeltalen för arbetsmarknadskontorets verksamhet uppdelat på kön. Ingen särskild analys görs av dessa uppgifter. Några nyckeltal uppdelade på kön redovisas inte i uppföljningen för vuxenutbildningen. Revisionsbedömning Det är positivit att nämnden nu tar del av verksamhetsplanerna där uppdragsplanens målsättningar finns nedbrutna till aktiviteter. Den uppföljning som nämnden får två gånger per år är en uppföljning av uppdragsplanen som ger nämnden en bild av läget. Det saknas en integrering av vuxenutbildningen i uppföljningar och styrning. För vuxenutbildningen finns en eftersläpning i följsamheten till uppdragsplan på ett halvår. Ett arbete pågår i verksamheten för att få denna anpassning att fungera bättre. Nämndens arbete med jämställdhet och hållbar utveckling kan förbättras så att även vuxenutbildning redovisar nyckeltal uppdelat på kön. En analys med förslag till åtgärd av resultatet bör också ske. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens styrning och ledning i huvudsak är ändamålsenlig och tillräcklig (grön). 3.2. Styrning och ledning av ekonomi Budgeten fastställs av nämnden i enlighet med styrmodellen. Nämnden har för 2014 en budget på 495 258 tkr. För innevarande år räknar nämnden med en budget i balans och prognosen pekar på ett överskott på 10 mkr, vilket huvudsakligen ligger inom området ekonomiskt bistånd. Nämndens fokusområden enligt uppdragsplanen är att höja utbildningsnivån och att minska barnfattigdomen. Dessa finns med vid de ekonomiska uppföljningarna till nämnd. I verksamhetsplanerna framgår att dessa mål är prioriterade i olika riktade aktiviteter. Nämnden får en ekonomisk uppföljning vid varje sammanträde. I protokoll syns att nämnden vidtar åtgärder med anledning av uppföljningarna. Revisionsbedömning Nämnden har de senaste åren sett en sjunkande kostnad för ekonomiskt bistånd. Enligt nämndens protokoll beror detta på att andra försäkringssystem ger försörjningsstödtagarna inkomster. Det är bra att nämnden bevakar dessa försäkringssystem och att nämnden tar hänsyn till det i sina prognoser. Nämndens prognoser är fortfarande osäkra och det överskott som nämnden visar för 2014 i sin prognos kunde därför lika gärna
6(8) ha varit ett underskott. Det är därför väsentligt att nämnden fortsättningsvis bevakar detta och aktivt arbetar för att förbättra sina prognosverktyg. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens styrning och ledning av ekonomin, trots det väntade överskottet, är godkänd (grön). 3.3. Intern kontroll Nämnden fastställde sin internkontrollplan vid sammanträdet i december 2013. Internkontrollplanen har utarbetats tillsammans med internkontrollrepresentanter och verksamheten genom att en riskanalys genomförts. Riskanalysen finns dokumenterad och presenterades vid nämnden i samband med att internkontrollplanen fastställdes. Internkontrollplanen för 2014 innehåller 14 rutiner som med varierande frekvens följs upp under året. Flertalet av dessa rutiner innehåller en process som följs upp, medan ett fåtal innehåller fler processer. Nämnden får uppföljning av internkontrollplanen vid två tillfällen per år. I uppföljningen framgår de brister som identifierats och vilka åtgärder verksamheten har vidtagit för att korrigera bristen eller felet. På arbetsmarknadskontoret har en medarbetare fått ett särskilt ansvar för att arbeta fram riskanalys och internkontrollplan tillsammans med övriga medarbetare. Revisionsbedömning Det är positivt att internkontrollarbetet vidareutvecklats inom nämndens ansvarsområde. För att uppföljningen av planen ska kunna göras utan stora svårigheter är det väsentligt att den rutin som ska följas upp inte består av flera olika processer. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens internkontroll, är godkänd (grön).
7(8) 4. Avslutande bedömning Den avslutande bedömningen av nämndens verksamhet presenteras utifrån revisionsfrågorna nedan. Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är i huvudsak tillräcklig. GRÖN Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att nämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll av ekonomin är i huvudsak ändamålsenlig och tillräcklig. GRÖN