SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 25 (51) 2016-10-31 Kf Ks 344 11. Granskningsrapport om Västervik Resort AB svar Dnr 2016/226-007 har på uppdrag av kommunens lekmannarevisorer genomfört en granskning av Västervik Resort AB. Syftet med granskningen är att bedöma om verksamheten vid Västervik Resort AB sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Granskningsrapporten och utlåtandet från kommunens revisorer visar att verksamheten uppnår detta. Kommunfullmäktige beslutade 2016-06-20, 121, att remittera rapporten till Västervik Resort AB för yttrande och svar till fullmäktige senast oktober 2016. Styrelsen för Västervik Resort AB har den 27 september 2016, 34, beslutat att tillstyrka rapporten. I yttrande från Västervik Resort AB, daterat 27 september 2016, framgår att styrelsen har tagit del av rapporten och konstaterar att bolaget sköts enligt ägardirektiven och ekonomiskt väl. För att minska risken för negativ varumärkespåverkan rekommenderar att Västervik Resort AB i samband med upphandling säkerställer att kontroll av underentreprenörer och leverantörer kan ske efter avtalstecknande. Detta kommenterar bolaget i sitt yttrande. Ledningskontoret kompletterar i skrivelse 10 oktober 2016 bolagets yttrande kring upphandling att det är beställaren som ansvarar för kravspecifikationen och hur den uppfylls av respektive anbudslämnare vid utvärdering. Uppföljningsansvar av leverantör och underentreprenör ligger i huvudsak på beställaren. Det är beställaren som i kravspecifikation och avtalsvillkor avgör hur avtalet kommer att följas upp gentemot leverantör och underleverantör. Överlåtelse av avtal får endast ske efter skriftlig godkännande, vilket finns med i samtliga avtal från upphandlingsenheten. I kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse följer en ytterligare redovisning och bedömning kring :s rekommendation. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att kommunstyrelsens förvaltnings redovisning i skrivelse 10 oktober 2016 utgör svar på kommunfullmäktiges remiss om granskningsrapport gällande Granskning av Västervik Resort AB. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Justerandes sign Kommunfullmäktige 0490-25 40 00 (tfn) www.vastervik.se 593 80 Västervik 0490-25 40 61 (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 26 (51) 2016-10-31 Ks 344 forts. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att kommunstyrelsens förvaltnings redovisning i skrivelse 10 oktober 2016 utgör svar på kommunfullmäktiges remiss om granskningsrapport gällande Granskning av Västervik Resort AB. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut 2016-10-17, 344 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 10 oktober 2016 (utsänd tidigare) Protokollsutdrag Västervik Resort AB, 2016-0927, 34 med bilaga (utsända tidigare) Kommunfullmäktiges protokoll 2016-06-20, 121 (utsänd tidigare) Granskningsrapport 2016-06-08 (utsänd tidigare) Justerandes sign Kommunfullmäktige 0490-25 40 00 (tfn) www.vastervik.se 593 80 Västervik 0490-25 40 61 (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se
Ekonomichef Christina Bäckström 0490-25 40 78 christina.backstrom@vastervik.se 2016-10-10 Granskningsrapport gällande Västervik Resort AB svar har på uppdrag av kommunens lekmannarevisorer genomfört en granskning av Västervik Resort AB. Genomförd granskning redovisas i granskningsrapport samt har föredragits på kommunfullmäktige i juni 2016. Syftet med granskningen är att bedöma om verksamheten vid Västervik Resort AB sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Granskningsrapporten och utlåtandet från kommunens revisorer visar att verksamheten uppnår detta. Kommunfullmäktige beslutade 2016-06-20, 121, att remittera rapporten till Västervik Resort AB för yttrande och svar till fullmäktige senast oktober 2016. Styrelsen för Västervik Resort AB har den 27 september 2016, 34, beslutat att tillstyrka rapporten. I yttrande från Västervik Resort AB, daterat 27 september 2016, framgår att styrelsen har tagit del av rapporten och konstaterar att bolaget sköts enligt ägardirektiven och ekonomiskt väl. För att minska risken för negativ varumärkespåverkan rekommenderar att Västervik Resort AB i samband med upphandling säkerställer att kontroll av underentreprenörer och leverantörer kan ske efter avtalstecknande. Detta kommenterar bolaget i sitt yttrande och framhåller att det är viktigt att det finns möjlighet att kontrollera underleverantörer till leverantörer vid både ramavtalsupphandlingar och direktupphandlingar. I detta sammanhang menar bolaget att det är viktigt att kommunens upphandlingsenhet vid upphandling möjliggör för beställaren att göra uppföljning av leverantörens underleverantör. Ledningskontoret vill komplettera Västervik Resorts yttrande kring upphandling att det är beställaren som ansvarar för kravspecifikationen och hur den uppfylls av respektive anbudslämnare vid utvärdering. Uppföljningsansvar av leverantör och underentreprenör ligger i huvudsak på beställaren. Det är beställaren som i kravspecifikation och avtalsvillkor avgör hur avtalet kommer att följas upp gentemot leverantör och underleverantör. Överlåtelse av avtal får endast ske efter skriftlig godkännande, vilket finns med i samtliga avtal från upphandlingsenheten. Under upphandlingen ansvarar upphandlingsenheten för att skäl för uteslutning enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU 10 kap 1-2, ej föreligger. Anbudsgivare och angiven underleverantör kontrolleras. Upphandlingsenheten har även med texter i förfrågningsunderlaget där man skriver att antagen leverantör ansvarar för underleverantörer såsom för sitt eget arbete. Även under hävning har upphandlingsenheten F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\handlingar-ks161017\missiv-granskningsrapport-vastervik-resort-svar.docx
med att avtalet kan hävas om uppdraget missköts av underleverantör. Således är :s rekommendation om att säkerställa kontroll av underentreprenörer och leverantörer kan ske efter avtalstecknande tillgodosedd i avtalen som sker genom upphandlingsenheten. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att kommunstyrelsens förvaltnings redovisning i skrivelse 10 oktober 2016 utgör svar på kommunfullmäktiges remiss om granskningsrapport gällande Granskning av Västervik Resort AB. 2016-10-110 Anders Björlin Kommundirektör Christina Bäckström Ekonomichef 2 (2)
KOMMUNENS REVISORER 2016-06-08 Till Kommunfullmäktige Västervik Resort AB Granskningsrapport gällande "Granskning av Västervik Resort AB" På uppdrag av de förtroendevalda lekmannarevisorerna i Västerviks kommun har AB genomfört denna granskning. Syftet med granskningen är att bedöma om verksamheten vid Västervik Resort AB sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Granskningen bedömer att så är fallet, men för att minska risken för negativ varumärkspåverkan rekommenderas att: Vid upphandling ställa krav som är unika för kommunal verksamhet för att bättre möjliggöra uppföljning av de leverantörer och underentreprenörer som anlitas. Rapporten översänds till kommunfullmäktigeoch Västervik Resort AB för beaktande. Svar från Västervik Resort AB till KF önskas senast till KF:s sammanträde i oktober. För kommunens revisorer ~ Saad Benatallah Vice ordförande ~e~e~~ Sekreterare ~:" '.ir...,-- ~'.. ~ 59380 Västervik, Besöksadress: Fobriksgotan 21, Vxl: 0490-254000 Fax: 0490-254061, E-post: vosterviks.kommun@vastervik..se, www.vostervik.5e C:\Users\ aa2352 \ Desktop\Revision\ Missiv Resorten 2016.docx
www.pwc.com/se Västerviks kommun Revisionsrapport Granskning av Västervik Resort AB Anita Agefjäll Lars Högberg Maj 2016
Uppdrag och revisionsfråga Sköts verksamheten vid Västerviks Resort AB på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? Granskningen ska ta sikte på såväl genomförande som resultatet av verksamheten. Lever verksamheten upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten? Har styrelsen en tillfredsställande styrning och uppföljning mot mål och beslut? 2
Uppdrag och revisionsfråga Granskningen omfattar nedanstående områden: 1. Offentlighetsstrukturen (arkiv, post och allmänna handlingar) 2. Upphandlingsfrågor 3. Efterlevnad av direktiv, mål och kommunala policys 4. Verkställighet av fattade beslut 5. Investeringar gjorda de senaste 5 åren 6. Arbetsmiljö- och personalfrågor 7. Följsamhet mellan den inriktning som uttalas av fullmäktige och bedriven verksamhet i bolaget. 8. Uppföljning av underentreprenörer så att regelverk och lagstiftning fungerar även i detta led. 3
Offentlighetsstruktur Posthantering, arkiv och allmänna handlingar Ingen diarieföring Manuella rutiner, avtal i separata pärmar VD beslutar om utlämnade av handlingar Följer fastställt arkivreglemente Kommentar Inom bolaget finns ingen särskild administrativ funktion eller resurs 4
Upphandling Alla projekt upphandlas Central upphandlingsfunktion anlitas vid större projekt Mindre upphandlingar, under ca 50 tkr, hanteras av bolaget. Begär då offert från tre leverantörer VD delegation upp till 1,5 mnkr Alla genomförda upphandlingar rapporteras till styrelsen Central upphandlingsfunktion anlitades för Upplevelsebadet, där även externa konsulter anlitades för tekniskt innehåll 5
forts Upphandling Ramavtal finns för merparten av de varor och tjänster som bolaget använder Kommentar Vi rekommenderar bolaget att ställa för kommunen unika krav på leverantörer vid upphandling 6
Följsamhet direktiv, mål och policys Verksamheten drivs i enlighet med de ägardirektiv och målformuleringar som ägaren ställt till bolaget. De policydokument som kommunen beslutat om gäller även för bolaget, vilket bolaget informeras om i samband med beslut. 7
Verkställighet av beslut Vi har tagit del av styrelseprotokoll från och med 2013. Av dessa framgår att: - Styrelsen får tillräckliga underlag inför beslut - Lägesrapportering sker gällande verkställighet av besluten - Lägesrapporterna innefattar även ekonomisk uppföljning och orsaker till eventuella avvikelser. Även ledningsgruppen i bolaget har kontinuerliga möten under året. 8
Investeringar Ombyggnaden av badet är den större investering som gjorts av bolaget de senaste åren Finns en investeringsplan, men inga större investeringar innevarande verksamhetsår Fullmäktige har antagit investeringspolicy med riktlinjer för investeringsverksamheten i kommunen. I ägardirektiven regleras bolagsspecifika riktlinjer. 9
forts Investeringar Kontroll av F-skatt etc görs av central upphandlingsfunktion i de upphandlingar de anlitas. Lokala entreprenörer anlitas framför allt när det gäller åtgärder och insatser inom el och ventilation. Ombyggnader och reparationer hanteras huvudsakligen av bolagets egen personal. 10
Arbetsmiljö- och personalfrågor Bolaget omfattas av de arbetsmiljö- och personalrelaterade policydokument som kommunen upprättat. Kontroll av verksamheten sker bl a genom livsmedelskontroller, men även till följd av att campingen är ansluten till Sveriges Camping och Stugföretagares Riksorganisation (SCR), som klassificerar campingen i stjärnor inom områdena miljö, hygien, service, aktiviteter och events. Lönehantering köps av kommunen, men underlagen till löneutbetalningar kommer från bolaget. 11
forts Arbetsmiljö- och personalfrågor VD är arbetsledare för den fasta personalen (ca 20 personer varav 14 tillsvidareanställda) Under säsong har bolaget ca 140 anställda. Många säsongsanställda har anknytning till kommunen, då tillgången till boende är avgörande för att möjliggöra rekrytering. 12
Följsamhet beslutad inriktning Ägardirektiv och bolagsordning är grunden för verksamhet och verksamhetens inriktning. Ägaren har satt finansiella mål och verksamhets-relaterade mål, där de verksamhetsrelaterade målen innebär att viss verksamhet drivs på i egen regi för att säkerställa tillgänglighet och öppettider. Verksamheten har sedan 1987 varit självfinansierad och har inte redovisat några negativa resultat. 13
forts Följsamhet beslutad inriktning Utgår ifrån den vision som fastställdes då bolaget bildades, vilken även diskuteras årligen Möten med ägaren, presidieträffar 2 ggr/år Avrapportering har exempelvis skett till fullmäktige både före och efter investeringen i Upplevelsebadet 14
Uppföljning av underentreprenörer Ingen kontroll utförs av underentreprenörer efter avtalstecknande. När exempelvis en arrendator överlåter sitt kontrakt med bolaget skall enligt avtalet samråd ske. Denna avtalsformulering är enligt bolaget uddlös. Kommentar Vi rekommenderar bolaget att i samband med upphandling säkerställa att kontroll av underentreprenörer och leverantörer kan ske efter avtalstecknande. 15
Revisionell bedömning och rekommendation Baserat på ovanstående iakttagelser gör vi bedömningen att verksamheten vid Västerviks Resort AB i allt väsentligt sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. För att minska risken för negativ varumärkespåverkan rekommenderar vi att: - kommunen ställer unika krav vid upphandling som även möjliggör uppföljning av de leverantörer och underentreprenörer som anlitas. 16