SOLNA STAD Stadsledningsförvaltningen 2014-03-07 SID 1 (1) KS/2014:79 TJÄNSTESKRIVELSE Årsredovisning för kommunstyrelsen 2013 Sammanfattning Stadsledningsförvaltningen har sammanställt årsredovisning för 2013 avseende kommunstyrelsens verksamhetsområde (även kommunfullmäktige ingår). Beslut Kommunstyrelsen beslutar att ta del av årsredovisningen. Bakgrund Stadsledningsförvaltningen har sammanställt årsredovisning för 2013 avseende kommunstyrelsens verksamhetsområde (även kommunfullmäktige ingår). Totalt sett har verksamheten bedrivits inom de ramar som kommunstyrelsen lagt fast i sin internbudget för 2013. Måluppfyllelsen har varit god, vilket framgår av årsredovisningen. I verksamhetsplan och budget för 2013 har kommunstyrelsen använt många av stadens effektmål, som nämndens mål. Av den anledningen görs enbart en kortfattad beskrivning av utfall i kommunstyrelsens årsredovisning. För en mer utförlig beskrivning av måluppfyllelse hänvisas till stadens årsredovisning 2013. Nettokostnaderna för kommunfullmäktige uppgår till 6,3 mkr, vilket innebär ett underskott med 0,5 mkr jämfört med budget. Kommunstyrelsens nettokostnader, inklusive valnämnden och överförmyndarnämnden uppgår till 81,6 mkr, vilket innebär ett överskott jämfört med budget på 16,4 mkr. Överskottet beror främst på att medelsreserven för stadens tillväxt och utbyggnad på 15 mkr inte har tagits i anspråk. Resterande överskott på 1,4 mkr kan främst förklaras av personalvakanser, samt att projekt inom verksamheten senarelagts och täcker underskottet för kommunfullmäktige. Årsredovisningen överlämnas till kommunstyrelsen att ta del av. Kristina Tidestav Stadsdirektör Jenny Birkestad Avdelningschef
Årsredovisning 2013 Kommunstyrelsen h Årsredovisning 2013 Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsens årsredovisning 2013 Innehåll Kommunfullmäktige... 3 Kommunstyrelsen... 3 Måluppfyllelse... 5 Nämndmål... 8 Uppdrag... 10 Stadsledningsförvaltningens verksamhet... 11 Valnämnden... 15 Överförmyndarnämnden... 15 Kvalitetsarbetet... 16 Tvärsektoriella frågor... 16 Framtiden... 18 Medarbetare... 18 Ekonomi... 19 Internkontroll... 20 Uppföljning av entreprenader och leverantörer... 20 Konkurrensutsättning... 21 2
Kommunfullmäktige Viktiga händelser Kommunfullmäktige har beslutat att avskaffa pappershandlingar och därmed övergå till e- handlingar. Första papperslösa mötet hölls i augusti månad. Kommunfullmäktige webbsändes för första gången vid sammanträdet i augusti. Inför valåret 2014 har kommunfullmäktige antagit valnämndens förslag till indelning av kommunen i valdistrikt och valkretsar. Det blir två valkretsar, norra och södra, vilket är minimikravet enligt vallagen. Antalet valdistrikt inom valkretsarna ökar något till följd av befolkningsökningen i staden. En ny HR-policy för staden har fastställts av kommunfullmäktige. I anslutning till denna har kommunstyrelsen också antagit en HR-strategi. Fjärrvärmebolaget Norrenergi, som är delägt med Sundbybergs stad, har av de båda kommunernas fullmäktige fått utställt en kapitaltäckningsgaranti på 600 miljoner kronor. Beslut har tagits om att förlänga garantin i ytterligare ett år. Om kommunfullmäktige Kommunfullmäktige är stadens högsta beslutande organ och fattar alltid beslut i frågor av principiell natur eller av större vikt. Kommunfullmäktige anger därför ramen för stadens verksamhet, fastställer budget och utdebitering, reglementen för nämnder, avgifter och likvärdiga frågor. Kommunfullmäktige består av 61 ledamöter och 32 ersättare. Under 2013 har kommunfullmäktige genomfört tio sammanträden. Kommunstyrelsen Viktiga händelser I början av året har kommunstyrelsen yttrat sig över flera infrastrukturremisser. I yttrandena lyfts behovet av en tunnelbana till Hagastaden med förlängning till Arenastaden särskilt fram, liksom behovet av en Huvudstaled i tunnel. I slutet av 2013 har förslag lagts fram av regeringens förhandlingsmän om byggnation av tunnelbana från Odenplan till Arenastaden. Beslut tas under 2014. Kommunstyrelsen har beslutat att den nedbrunna förskolan Näckrosen i Råsunda ska återuppföras. Ett av stadens utvecklingsprojekt har utmynnat i ett beslut om att inrätta en stadsgemensam kundtjänst med start 2015. Kommunstyrelsen har beslutat om att ta fram utvecklingsstrategier för både Bergshamra och Hagalund. Strategierna ska vara färdiga under 2014. Beslut har tagits om att översiktsplanen ska revideras. Arbetet ska genomföras under 2014 och 2015. 3
En lokalförsörjningsstrategi, som lägger fast principerna för stadens lokalförsörjning har fastställts. I oktober månad invigdes den nya tvärbanan från Alvik till Solna centrum. Fyra års arbeten med den nya sträckan var därmed avslutade. Under samma period har även Solna stations norra uppgång med gångbro över spåren öppnat. Under 2013 gjordes en revidering av stadsledningsförvaltningens organisation. Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning renodlades mot stadsövergripande styrningsfrågor och avdelningen för service och utvecklingsstöd fick därmed ansvar för huvuddelen av de stödtjänster som stadsledningsförvaltningen erbjuder övriga förvaltningar i staden (IT, kommunikation, telefoni, lön, upphandling, redovisning/ekonomiadministration samt internt utvecklingsstöd). Därutöver inrättades en stabsfunktion för att biträda stadsdirektören i framför allt styrning och samordning av frågor som rör tillväxt och utbyggnad (inklusive exploatering) i staden. Under året har arbetet fortsatt med långsiktiga och hållbara insatser för minskad sjukfrånvaro i staden. Arbetet genomförs som stöd till den enskilde medarbetaren, på gruppnivå och samlat för hela organisationen. Solna stad fortsätter också att utveckla ett aktivt agerande vid signaler om ohälsa. Resultatet av arbetet är att sjukfrånvaron från 2008 till 2013 har minskat med nära 3 procent (från 8,4 till 5,5 procent). För Solna stad innebär den positiva utvecklingen också att kostnaderna för sjukfrånvaro har minskat med cirka 3 miljoner kronor. Under 2013 har arbetet med utveckling av stadens upphandlingsverksamhet intensifierats. Som en del av omorganisationen av hela stadsledningsförvaltningen ingår numera enheten upphandling och inköp som en del av service och utvecklingsstöd. Verksamheten har också utvecklats genom att påbörja implementering av nya processer för upphandling samt genom nyrekryteringar till enheten. Under året har det stadsgemensamma ledarutvecklingsprogrammet Ledarskap i partnerskap startat. Det riktar sig till samtliga chefer i Solna stad med personal- och budgetansvar. Under 2013 har förvaltningschefer gått programmet. Under 2014 kommer programmet fortsätta med stadens övriga chefer. Om kommunstyrelsen Kommunstyrelsen bereder alla ärenden till kommunfullmäktige (utom valärenden). Tillsammans med de olika nämnderna har styrelsen ansvar för att genomföra kommunfullmäktiges beslut. Kommunstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av kommunens angelägenheter och har uppsikt över övriga nämnder och företags verksamhet. Kommunstyrelsen består av 11 ledamöter och 7 ersättare. 4
Måluppfyllelse Kommunstyrelsen och stadsledningsförvaltningens verksamhet styrs till stor del av de stadsövergripande inriktnings- och effektmålen. I verksamhetsplan och budget för 2013 har kommunstyrelsen därför använt många av stadens effektmål, som nämndens mål. Av den anledningen görs nedan enbart en kortfattad beskrivning av utfall. En mer utförlig analys och beskrivning finns i stadens årsredovisning. På några områden har kommunstyrelsen valt att komplettera med egna nämndmål. Dessa redovisas i ett separat avsnitt. Solna i utveckling Inriktningsmålet Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett växande antal boende, företag och besökare följs upp genom fyra effektmål som är relevanta för nämndens verksamhetsuppföljning. Solna stad ska tillhöra de tre främsta i Svenskt Näringslivs ranking av Sveriges mest företagsvänliga kommun. (År 2012 1:a plats). Effektmålet är uppfyllt år 2013 1:a plats Solna behåller sin förstaplacering för sjätte året i rad och sjunde gången under 2000-talet som Sveriges mest företagsvänliga kommun, enligt Svenskt Näringslivs ranking 2013. Rankningen baseras främst på företagarnas betyg, men också på statistiska faktorer. Nyföretagsamheten och nyföretagandet i Solna utvecklas positivt, vilket stärker Solnas position som företagsplats. I Svensk Näringslivs rankning Företagsamheten 2013 hamnar Solna på en tredje plats i Stockholm län när det gället antalet nyföretagsamma människor per 1 000 invånare (24,6 personer). I gruppen unga uppgår nyföretagsamheten till 30 personer per 1 000 invånare, vilket ger Solna en tätposition i länet. Antalet nyföretagsamma är ungefär lik många i Solna 2013 som 2012. Solna som destination för besökare befinner sig i utveckling. Trots att Friends Arena invigdes i slutet av 2012 syns redan en positiv ekonomisk effekt i den turismekonomiska omsättningen för 2012. Turismen i Solna omsatte 2012 totalt 941 miljoner kronor och omfattade 700 helårs sysselsatta. Detta är en ökning med 9,5 procent jämfört med mätningen 2010. Ökningen har skett inom alla områden (logi, livsmedel, restaurang, transport, shopping, aktiviteter). Solna förväntas få full turistekonomisk effekt när Mall of Scandinavia öppnar 2015. Företagarnas nöjdhet med Solna stads service ska öka till minst nöjdhetsindex 74 i Stockholm Business Alliance serviceundersökning år 2013. (År 2011 NKI 70). Effektmålet uppfylls inte år 2013 NKI 70 Resultatet från årets serviceundersökning visar att företagen i huvudsak är nöjda med den servicen de får av Solna stad i tillståndsärenden. Sammantaget för de olika områdena i undersökningen får Solna index 70 av 100, vilket är ett högt NKI-resultat men är oförändrat jämfört med år 2011. Bland de 51 kommunerna i Stockholmsregionen hamnar Solna på plats 10, vilket är fyra placeringar bättre jämfört med undersökningen 2011. En nedbrytning av Solnas helhetsomdöme i olika serviceområden visar att företagen är mest nöjda med stadens bemötande och tillgänglighet. Ganska höga betyg ges också till kompetens, rättsäkerhet och effektivitet. Företagarna ger lägst betyg till kvalitetsfaktorn information. 5
Solnas befolkning ska minst växa till 90 000 invånare fram till år 2020. (Prognos maj 2012 drygt 90 000 invånare år 2020). Effektmålet är uppfyllt år 2013 knappt 93 000 invånare år 2020 Solnas befolkning växte med 2,0 procent under år 2013 och Solna är den tredje snabbast växande kommunen i landet, efter Sundbyberg (4,5 %) och Sigtuna (2,6 %). De senaste tio åren har Solnas befolkning ökat med 26 procent, från 57 600 invånare år 2002 till 72 740 invånare år 2013. Solna är den kommun i landet, som har haft den högsta befolkningstillväxten av alla landets 290 kommuner under de senaste tio åren (2002 2012). Tillväxten i Solna är jämnt fördelad över födslar (34 %), inflyttning (35 %) och invandring (31 %). Befolkningstillväxten i Solna fortsätter och befolkningsprognosen per september månad 2013 visar att Solnas befolkning år 2020 kommer uppgå till knappt 93 000 invånare. Medborgarnas nöjdhet med att bo och leva i Solna ska öka till minst nöjdhetsindex 72 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2010 NRI 69). Effektmålet uppfylls inte år 2013 - NRI 63 Jämfört med 2012 års resultat (NRI 66) har Solnas resultat för 2013 sjunkit. Resultatet är ändå i nivå med både Stockholms län (NRI 61) och förortskommuner till storstäderna (NRI 64) med däremot lägre jämfört med riket (NRI 69). Det område som får lägst betyg är bostäder, både frågan om möjligheten till att finna bra boende och utbudet av olika bostadsformer (NRI 53). Klart högst betyg får området utbildningsmöjligheter (NRI 76), vilket också är ett starkt resultat jämfört med Stockholms län (NRI 61), förortskommuner till storstäderna (NRI 65) och riket (NRI 58). Det som medborgarna uppskattar är tillgången till universitets- eller högskoleutbildning inom rimligt avstånd. Levande stad Inriktningsmålet Solna ska vara en levande stad, som kännetecknas av tillgänglighet, trygghet, stadsmässighet och miljöhänsyn följs upp genom fyra effektmål som är relevanta för nämndens verksamhetsuppföljning. Medborgarnas upplevelse av hur tryggt det är att vistas i Solna ska öka till minst nöjdhetsindex 63 i medborgarundersökning år 2013. (År 2012 NRI 62). Effektmålet uppfylls inte år 2013 NRI 61 Jämfört med 2012 års resultat (NRI 62) har Solnas resultat för 2013 sjunkit. Resultatet är ändå i nivå med både Stockholms län (NRI 59) och förortskommuner till storstäderna (NRI 65) samt riket (NRI 61). Medborgarnas nöjdhet med hur tryggt och säkert det är att vistas utomhus på kvällar och nätter samt hur trygga solnaborna känner sig mot hot, våld och misshandel har försämrade värden i 2013 års medborgarundersökning jämfört med 2012. Värdet för hur trygga och säkra de känner sig mot inbrott i hemmet är oförändrat mellan de två åren. Medborgarnas nöjdhet med kommunikationer i Solna ska minst vara nöjdhetsindex 74 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2012 NRI 69). Effektmålet uppfylls inte år 2013 NRI 68 Jämfört med 2012 års resultat (NRI 69) har Solnas resultat för 2013 sjunkit. Resultatet är ändå bättre jämfört med Stockholms län (NRI 65) och förortskommuner till storstäderna (NRI 62) 6
samt riket (NRI 59). Den största minskningen har skett när det gäller nöjdhet med tillgången och möjligheter till gång- och cykelvägar. Solna ska årligen tillhöra de fem främsta idrottsstäderna i landet, enligt Sport & Affärer. (År 2012 1:a plats). Effektmålet uppfylls inte år 2013 9:e plats Jämfört med 2012 års resultat (1:a plats) har Solnas resultat för 2013 sjunkit. Resultatet är sämre jämfört med Stockholms stad (2:a plats) men bättre jämfört med Sundbybergs kommun. I SVT:s undersökning, Sveriges Bästa Idrottsstad, avancerade Solna från förra årets 3:e plats till en 2:a plats efter Göteborg stad. Medborgarnas nöjdhet med fritidsmöjligheterna i Solna ska öka till minst nöjdhetsindex 68 i medborgarundersökningen år 2013. (År 2012 NRI 64). Effektmålet uppfylls inte år 2013 NRI 65 Medborgarnas nöjdhet med fritidsmöjligheter i Solna har ökat i 2013 års medborgarundersökning (NRI 68) jämfört med 2012 års undersökning (NRI 64). Resultatet är också bättre än Stockholms län (NRI 58) och förortskommuner till storstäderna (NRI 57) samt riket (NRI 59). God ekonomisk hushållning Inriktningsmålet Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva följs upp genom sex effektmål som är relevanta för nämndens verksamhetsuppföljning. Solnas kommunala skattesats ska bibehållas på nuvarande nivå. (År 2012 17,12 per skattekrona). Effektmålet uppfylls år 2013 17,12 per skattekrona, Solna har haft oförändrad skattesats sedan 2008, 17,12 per skattekrona, vilken också gäller för år 2014. En förutsättning för att behålla Solnas låga skattesats, är att intäkterna utvecklas i minst samma takt som kostnaderna. Solna har de senaste fem åren lyckats upprätthålla en hållbar utveckling, vilken förstärktes i utfallet år 2013. Solna stads resultat enligt balanskravet ska år 2013 minst uppgå till 40 mkr. (År 2012 budgeterat resultat 20 mkr). Effektmålet uppfylls år 2013 Solna har de senaste fem åren haft en bra övergripande trend när det gäller ekonomiskt resultat, vilken förstärktes 2013. Solna stads nettoinvesteringar ska inte överstiga 700 mkr över en rullande femårsperiod. Effektmålet är uppfyllt år 2013 495 mkr Stadens nettoinvesteringar för perioden 2009 2013 är 495,0 mkr varav 110,3 mkr för 2013 (exkl. nya skolan i Ulriksdal 205,7 mkr), vilket är en något högre nivå jämfört med tidigare år. Under år 2013 har det också gjorts investeringar inom exploateringsverksamheten med 56 mkr, vilket är något mer jämfört med 2012 (36 mkr). 7
Solna stad ska vara en av Sveriges tre mest kostnadseffektiva kommuner. (Bokslut år 2011 4:e plats). Effektmålet är uppfyllt år 2013 2:a plats I den sammanställning som Statistiska centralbyrån årligen gör över kommunernas faktiska kostnad jämfört med den strukturella kostnaden för verksamhetsåret 2012, kom Solna på en andra plats (senaste åren 4:e plats). Solna är 15,6 procent mer kostnadseffektiv jämfört med medelkommunen i landet. Solna uppvisar en hög kostnadseffektivitet inom samtliga verksamhetsområden, förutom inom LSS-verksamheten. Medborgarnas nöjdhet med Solna stads verksamheter ska öka till minst nöjdhetsindex 60 i medborgarundersökning år 2013 (År 2012 NMI 51). Effektmålet uppfylls inte år 2013 NMI 51. Årets resultat från medborgarundersökningen visar samma som 2012 års resultat (NMI 51). Det är lägre jämfört med både genomsnittet i riket (NMI 53), Stockholms län (NMI 54) och förortskommuner till storstäder (NMI 56). Jämfört med 2012 års medborgarundersökning är det några få förändringar som är statistiskt säkerställda i 2013 års undersökning. Det handlar om ett högre betygsindex för gymnasieskolan och en lägre index för förskolan. Solna stads medarbetares engagemang ska minst vara index 65 i undersökningen Hållbart Medarbetar Engagemang, HME. Effektmålet är uppfyllt 2013 HME 71 Stadens samlade index för Hållbart medarbetarengagemang, HME är i 2013 års medarbetarundersökning HME 71 och målet klaras med råge. Medarbetarnas engagemang har en stor påverkan på verksamhetens resultat och utfallet för respektive indikator är för 2013; motivation HME 73, ledarskap HME 69 och delaktighet i verksamhetens styrning HME72. Solnas resultat är i det nedre intervallet bland de kommuner som genomfört undersökningen. Nämndmål Tillväxten och förnyelsen av Solnas näringsliv ska fortsätta utvecklas positivt och i en högre grad än i övriga kommuner. Nämndmålet är uppfyllt Måluppfyllelsen förklaras mer i detalj i avsnittet om effektmål under rubriken Solna i utveckling. Solna stad ska i enlighet med den nationella strategin för besöksnäring, strategi 2020 fördubbla turismekonomiska omsättningen på områdena övernattningar samt aktiviteter, främst kopplat till evenemang och möten. Nämndmålet är uppfyllt Måluppfyllelsen förklaras mer i detalj i avsnittet om effektmål under rubriken Solna i utveckling. 8
Medborgarnas nöjdhet med Solna stads information ska öka i nöjdinflytandeindex nästa medborgarundersökning till 60. (År 2010 NII 58) Nämndmålet uppfylls inte under 2013 (NII 47) Stadens hemsida har vidareutvecklats. Sidan har fått ett mer användarvänlig utseende, bättre sökfunktion och tydligare ingångar till politiken. En ny flik politik och besluts har lyfts in i huvudnavigationen. Dessutom finns ett särskilt avsnitt på startsidan med information om vad som är på gång i stadens nämnder. Utifrån sökstatistik har även avsnittet populära sidor och länkar skapats så att medborgarna snabbt ska kunna hitta den mest efterfrågade informationen. Syftet med förändringarna har varit att förbättra delaktigheten och tillgängligheten samt att förbättra insynen. Staden har flera digitala kommunikationskanaler som vänder sig både till solnabor, besökare och företagare (solna.se, facebook och twitter). Däremot har staden saknat en tryckt stadsövergripande information. Under året startades därför Solnanytt en medborgartidning som delas ut till samtliga hushåll i Solna. Tidningen ska ge en bred bild av de verksamheter som staden bedriver och ha ett tydligt medborgarfokus. Syftet med att komplettera den digitala informationen med tryckt informationen har varit att förbättra delaktigheten, tillgängligheten samt att förbättra insynen. Alla kontrollmoment i internkontrollplanen är genomförda i tid i enlighet med fastställd anvisning Nämndmålet är uppfyllt Kontrollmomenten är huvudsakligen genomförda enligt plan och samtliga genomförda kontroller har dokumenterats beträffande nuvarande situation och förslag på förbättringar Målet har därför bedömts som uppfyllt. En mer detaljerad redovisning av internkontrollmoment görs i ett separat avsnitt. Alla serviceåtaganden som har gjorts jämtemot förvaltningarna är uppfyllda Nämndmålet är inte uppfyllt 2013 Under 2013 har arbetet i projektet stadens stödprocesser pågått. Arbetet med att tydliggöra tjänster och serviceåtaganden fortsätter under 2014. Ett nytt nämndmål med tydligare fokus på utveckling av tjänster har satts i kommunstyrelsens verksamhetsplan och budget för 2014. Skillnaden mellan genomsnittet för sjukfrånvaron i procent av tillgänglig tid i Stockholms län och Solna stad ska under 2013 halveras. Sjukfrånvaron i Solna stad 2013 ska ligga på eller under 5.8 % (År 2011 Solna stad 6,1 %, genomsnitt för länets kommuner 5.5 %). Nämndmålet är uppfyllt (5,5 %) Under året har arbetet fortsatt med långsiktiga och hållbara insatser för minskad sjukfrånvaro i staden. Resultatet av arbetet är att sjukfrånvaron från 2008 till 2013 har minskat med nära 3 procent (från 8,4 till 5,5 procent). Under 2013 har därmed målet om en sjukfrånvaro på eller under 5,8 % uppnåtts. 9
Överförmyndarnämnden Solnabor som genom beslut inte själva förvaltar sin egendom ska känna sig trygga med att stadens tillsyn ger dem skydd mot rättsförluster. Nämndmålet är uppfyllt För att följa upp nämndmålet finns tre indikatorer och nyckeltal 1. Inom tre månader ska utredning och beslut fattas om begäran om god man, förutsatt att samtliga handlingar inkommit. 2. Före juli månads utgång 2013 ska 95 procent av alla årsräkningar vara granskade. 3. Minst 99 % av årsräkningarna ska granskas utan vitesföreläggande Alla tre indikatorer är uppfyllda och därmed är nämndmålet också uppfyllt för 2013. Uppdrag I stadens verksamhetsplan och budget för 2013 har uppdrag kopplats till målområdena och inriktningsmålen. Kommunstyrelsen har en samordnande roll för merparten av de 15 uppdragen. Eftersom uppdragen utförs i nära samarbete med övriga nämnder görs en redovisning och analys av uppdragen enbart i stadens årsredovisning för 2013. Därmed möjliggörs en överblickbar helhetssyn över uppdragens status. 10
Stadsledningsförvaltningens verksamhet Stadsdirektören Stadsledningsförvaltningen leds av stadsdirektören, som ansvarar för hela förvaltningens verksamhet och för stadens förvaltningschefer samt därmed indirekt för stadens organisation. Uppgifterna består i att styra och samordna hela den kommunala verksamheten och biträda kommunstyrelsen i arbetet med styrning och ledning av koncernen. Det innefattar också ett övergripande ansvar för att verkställa kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Stadsdirektören ska ha fokus på övergripande strategiska frågor för staden och har stöd av de fyra avdelningarna på stadsledningsförvaltningen, som ansvarar för frågor inom respektive ansvarsområde. Under det kommande året ligger fokus på att utveckla samordningen mellan avdelningar inom stadsledningsförvaltningen och mellan förvaltningar i staden. Det är viktigt för att förbättra servicen till solnaborna och skapa en mer effektiv organisation. Direkt under stads direktören ligger ansvaret för övergripande frågor om infrastruktur, exploatering, stora projekt och investeringar samt näringslivs- och besöksnäringsområdet. Exploateringsenheten Exploateringsenheten har en central roll i byggandet av det nya Solna, med exploatering för bostäder, samhällsservice och företag. Enheten ansvarar för utvecklingen och förvaltningen av stadens mark och hanterar inom ramen för detta marköverlåtelser, tomträttsupplåtelser och arrenden. Vid planering och exploatering av såväl stadens egen som privatägd mark bevakar enheten att stadens intressen tas tillvara och att exploatören/ markägaren genom exploateringsbidrag bidrar till utbyggnaden av nödvändiga kommunala anläggningar. I enhetens uppgifter ingår att följa markutvecklingsprojekten från första idé fram till genomförande och att styra projekten mot uppställda mål, budget och tidplaner. Exploateringsenheten var tidigare en del av staben för stora projekt och exploatering på Stadsbyggnadsförvaltningen, men är sedan 1 september 2013 flyttad till stadsdirektörens stab. Exploateringsenheten har under året förhandlat fram avtal för att möjliggöra genomförandet av nya bostäder bland annat inom kvarteret Styckjunkaren och kvarteret Furiren i Huvudsta. Enheten har aktivt medverkat i processerna med att ta fram nya detaljplaner inom bland annat projekten Arenastaden, Norra Hagastaden, Stenhöga, Charlottenburg och Tomteboda. Näringslivsenheten Solna stads näringslivschef har, på uppdrag av stadsdirektören, ett övergripande ansvar för stadens näringslivsarbete, vilket också inkluderar besöksnäringsutveckling. Arbetet samordnas med kompetensnämndens huvudverksamhet. Att erbjuda goda förutsättningar för ett växande näringsliv är ett effektivt sätt att höja välståndet genom att fler solnabor får möjlighet till egen försörjning med en mer inkluderande arbetsmarknad. Förbättringar i företagsklimatet förbättrar integrationen och minskar utanförskap och arbetslöshetsrelaterade kostnader för Solna stad och samhället i stort. Näringslivschefen och delar av kompetensförvaltningens stab utgör tillsammans Solna stads näringslivsenhet. Enhetens huvuduppgift är att samordna stadens strategiska och operativa näringslivsarbete samt ansvara för vissa operativa processer. 11
Prioriterade aktiviteter under 2013: Enheten har bidragit till företagsamma solnabor genom alternativt sommarjobb. I år har Solnas ungdomar för första gången erbjudits möjlighet att tjäna sommarlovspengar på en egen idé. Detta har varit ett inspirerande alternativt sommarjobb där ungdomarna fått starta och driva eget företag. Genom att utveckla dialogen med näringslivet bidrar näringslivsenheten till ett förbättrat företagsklimat. Under perioden har enheten bland annat genomfört cirka 100 företagsbesök och deltagit på ett tjugotal företagarföreningsmöten. För att öka kontaktytorna och skapa förutsättningar för tillväxtfrämjande samarbeten har nya mötesformer och nätverk lanserats: Företagarföreningen Solna Meetings och Arenastadens företagargrupp har startat. Under 2013 har stadens besöksnäringsarbete slagits samman med näringslivsarbetet vilket har stärkt det strategiska och operativa arbetet. Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning arbetar renodlat med stadsövergripande styrningsfrågor och ansvarar för stadens sammanhållna ekonomi- och verksamhetsstyrning. I detta ansvar ingår frågor om strategiska ekonomi- och finansfrågor, verksamhetsstyrning, kvalitetsutveckling, internationella frågor, likabehandling, omvärldsbevakning och analys, bolagsstyrning samt upphandlings- och entreprenörsfrågor utifrån ett styrningsperspektiv. Avdelningen har därmed huvudansvaret för strategiska överväganden samt för styrning och uppföljning av stadens och koncernens ekonomi och verksamhet, som den av kommun fullmäktige fastställda styrmodellen utgår ifrån. Målsättningen är att stärka den verksamhetsmässiga och ekonomiska styrningen, utveckla det stadsövergripande och samordnade perspektivet i staden. Under verksamhetsåret har kommunstyrelsen utvecklat sin samordnade roll för att säkerställa att staden strategiskt arbetar med att skapa verksamhetsnytta genom sin användning av de tvärsektoriella perspektiven. Arbetet styr mot flertalet av stadens inriktnings- och effektmål samt mot flera av uppdragen. Under året har en tydlig utveckling skett inom planering och uppföljning av tvärsektoriella perspektiv. Nämnder och styrelser ska utifrån stadens inriktningsmål och av kommunfullmäktige antagna kvalitetspolicyn och strategin för Solna stad utarbeta generella åtaganden med efterföljande kvalitetsdeklarationer, som tydligt beskriver vilken service medborgaren/ brukaren kan förvänta sig av staden. Kommunstyrelsen bistår nämnderna i detta arbete. Prioriterade aktiviteter under 2013 har varit: Analysera stadens ekonomiska förutsättningar på kort och lång sikt Utveckla ett stadsövergripande analysarbete av mål och uppdrag samt stärka den stadsövergripande uppsikten. Utveckla och stärka stadsövergripande styrning och uppföljning i samverkan med nämnderna. Kvalitetssäkra nyckelmomenten i stadens budget, planering, uppföljning och kvalitetsarbete. Arbetet med stadens budget, delårsrapporter och årsredovisning har utvecklats till att ha en stadsgemensam form med gemensam mål- och uppdrags- samt nyckeltalsanalys. I 12
detta arbete ingår även mer stadsgemensam planering och uppföljning inom tvärsektoriella frågor Säkra och utveckla stadens beslutsstödssystem Utveckla stadens styrmodell inkl styrdokument, lednings- och styrmodell, bolagsstyrning samt analys av större avtalsområden. Utveckla finans- och kapitalförvaltningen utifrån förändrade förutsättningar. Avdelningen för service och utvecklingsstöd Avdelningen för service och utvecklingsstöd ansvarar för styrning, samordning och stöd inom nedanstående stadsgemensamma stödverksamheter: Upphandling och inköp It och telefoni Kommunikation och press Redovisning och lön Projektkontor och processutveckling Avdelningen ska, utifrån fackförvaltningarnas behov och tillgängliga resurser, erbjuda tydliga och väldefinierade tjänster inom ovanstående områden. Vidare ska avdelningen, vid behov, samordna stadens verksamheter inom avdelningens ansvarsområden. I avdelningens ansvar ingår såväl det strategiska som det operativa ansvaret för ovanstående områden. Prioriterade aktiviteter under 2013: Samordna och stödja stadens arbete i att utveckla och effektivisera metoder, arbetssätt och processer. Samordna utvecklingen av stadsgemensamma kompetenser inom avdelningens ansvarsområde Stärka stadens interna kommunikation, dialog och erfarenhetsutbyte. Stärka stadens externa relationer, service, kommunikation och dialog med intressenter. Modernisera och effektivisera leverans av it- och telefonitjänster utifrån verksamheternas behov. Under 2013 har ovanstående prioriteringar realiserats genom nedanstående insatser: Vidareutvecklat stadsledningsförvaltningens verksamhetsplanerings- och budgetprocess. Vidareutvecklat den integrerade uppföljningen av verksamhet och budget. Vidareutvecklat stadens projektstyrningsmodell och stödet till förvaltningarna avseende framtagning av beslutsunderlag och projektuppföljning. Tagit fram och påbörjat införandet av en stadsgemensam upphandlingsprocess med tydliga roller och ansvar. Fortsatt vidareutveckling av befintliga nätverk inom kompetensområdena; upphandling, it, kommunikation och redovisning. Utvecklat och lanserat ett nytt stadsgemensamt intranät som bidrar till bättre stöd, effektivare styrning och mer motiverade medarbetare. Vidareutvecklat funktionalitet på stadens hemsida för att lättare hitta handlingar och kontaktuppgifter till stadens politiker med syfte att skapa högre grad av delaktighet, insyn och tillgänglighet till information. Startat medborgartidningen Solnanytt som skickas ut till samtliga hushåll i staden. 13
Vidareutvecklat samverkansformerna med stadens driftleverantör för att säkerställa en effektiv it-leverans. Identifierat, och realiserat delar av, stadens besparingspotential inom it-området. Genomfört en förstudie och påbörjat upphandlingsprocessen för att säkerställa en framtidssäkrad datakommunikation och telefoni med verksamhetsanpassad kvalitet och funktion. Kansli- och arkivavdelningen Kansli- och arkivavdelningen ansvarar för administrationen av samtliga nämnders, kommunstyrelsen och kommunfullmäktiges ärendehantering, samt stadens centralarkiv. I avdelningen finns också stadens juristfunktion, säkerhetsansvarig och äldreombudsman/ handikappkonsulent. Kansliet har också ett övergripande ansvar för att samordna frågor kring stadens nybyggnads- och upprustningsprogram för lokaler, samt medverkar i genomförandet av flera av kommunfullmäktiges uppdrag till kommunstyrelsen. Sekretariatet ansvarar för administrationen och ärendehanteringen i nämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Överförmyndarkansliet administrerar och hanterar ärenden för överförmyndarnämnden. Inom funktionen finns också stadens centralarkiv. Äldreombudsmannen, tillika handikappkonsulenten, har till uppgift att vara en lots och rådgivare för allmänheten i de frågor som rör äldre och funktionshindrade, samt att bistå stadens förvaltningar och verksamheter kring frågor som rör äldre och funktionshindrade. Överförmyndarkansliet svarar för tillsyn över förvaltning som utövas av förmyndare, gode män och förvaltare, samt de övriga uppgifter som ankommer på nämnden enligt föräldrabalken eller annan särskild lagstiftning. Juristfunktionen stödjer såväl kommunstyrelsen som de övriga nämnderna och deras respektive förvaltningar. Därutöver stödjer enheten stadens hel- och delägda bolag. Det juridiska stödet består i huvudsak av två delar, dels preventivt juridiskt arbete, dels reparativt juridiskt arbete. Juristerna, som är två personer, är därutöver av länsstyrelsen utsedda vigselförrättare. Säkerhetsarbetet omfattar försäkringsfrågor och säkerhetsfrågor och därmed sammanhängande riskförebyggande åtgärder. Arbetet är i hög utsträckning inriktat på att samordna det arbete som ska genomföras på förvaltningarna. Arbetet omfattar även krisberedskapsplanering. De huvudsakliga aktiviteterna inom avdelningen består av att ge stöd till stadens verksamheter. I den nya organisationen kommer det löpande vara viktigt att se över förhållandet till övriga stödoch servicefunktioner, samt ansvarsfördelningen till en kundtjänstfunktion. Sekretariatet kommer efter valet 2014 som alltid är fallet efter val få ökad belastning i form av administrationen kring val till nämnder m.m. Prioriterade aktiviteter under 2013: Centralisering av stadens nämndadministration Införa elektroniska handlingar för stadens samtliga nämnder Förberedelsearbete inför valet till EU-parlamentet och de allmänna valen under 2014. 14
HR-avdelningen HR-avdelningen ansvarar för styrning, samordning och stöd inom personalområdet. Avdelningen har en nyckelroll i stadens arbete med att säkerställa att Solna är en attraktiv arbetsgivare i framtiden. Avdelningen ansvarar för att styra, samordna och utveckla arbetet inom bland annat arbetsmiljö och hälsa, kompetensförsörjning, rekrytering, introduktion, ledarutveckling, lönebildning, arbetsrätt, omställning och rehabilitering. HR- avdelningen ska fortsättningsvis erbjuda förvaltningarna operativt stöd men kommer ytterligare att öka fokus på styrning och uppföljning av personalprocesserna i syfte att öka kvalitet och effektivitet i inom personalområdet i verksamheten. Prioriterade aktiviteter under 2013: Implementera nytt avtal inom företagshälsovård i Solna stad. Upphandling och implementering av ny medarbetarenkät. Upphandling och utformning av ledarutvecklingsprogram. Processkartläggning och processorientering av HR-arbetet på intranätet. Riktade sjukfrånvarosatsningar fokus på korttidssjukfrånvaro och prioriterade Arbetsplatser. Under 2013 har det förekommit ett antal utvecklingsaktiviteter kopplat till det löpande arbetet. Nedan följer några exempel: Arbete för att etablera Solna stad som en viktig arbetsgivare inom välfärdssektorn. Ytterligare ett steg togs i att integrera HR-perspektivet i stadens styrnings- och uppföljningssystem. Medarbetardimensionen arbetades in i styrmodellen och mallen för medarbetarsamtal blev stadsgemensam med ett avsnitt om att sätta individuella mål i enlighet med styrmodellen. Fortsatt fokus på kompetensutveckling och implementering av nya skollagen. Implementering av stadsgemensamma lönekriterier och stadsgemensam skala. Fortsatta satsningar för hållbar arbetshälsa och låg sjukfrånvaro. Strukturomvandling och kostnadsbesparingar inom personalområdet. Valnämnden Valnämnden ansvarar för planering och genomförande av allmänna val och folkomröstningar. I uppgifterna ingår bland annat anskaffning av vallokaler och valmaterial, rekrytering och utbildning av valförrättare, anordnande av förtidsröstning, samt preliminär rösträkning. Eftersom det inte genomförts några val allmänna val under 2013 har valnämnden inte haft någon omfattande verksamhet under året. Nettokostnaderna för valnämnden 2013 uppgår till 0,1 mkr. Överförmyndarnämnden Överförmyndarens verksamhet regleras av föräldrabalken, överförmyndarkundgörelsen och kommunallagen. Beslut om att personer ska få gode män och förvaltare tas av Tingsrätten. Tillsynsmyndighet är Länsstyrelsen. Överförmyndarnämndens nettokostnader uppgår till 2,9 mkr, vilket är i nivå med budget. 15
Kvalitetsarbetet För att säkerställa, tydliggöra och utveckla kvalitén i stadens styrning samt administrativa stödprocesser, har en ny organisation sjösatts för stadsledningsförvaltningen där styrning och stöd renodlats. En del i att utveckla stadens styrning har under året har varit att förbättra uppföljningen, analysen och utvärderingen av stadens gemensamma mål och uppdrag som finns i den årliga verksamhetsplan och budget. Arbetet görs nu med hjälp av analysgrupper som är sammansatta av berörda personer från stadens förvaltningar. För att kommunstyrelsens beredning ska kunna följa stadens ekonomi löpande har månadsrapporter införts för januari mars, maj, juni juli, september, oktober och november månad. Kommunstyrelsen har under året antagit två kvalitetsdeklarationer; en för borgerlig vigsel i Solna stadshus och en för konsumentvägledning. Under 2013 har de administrativa stödprocesserna nämndadministration, upphandling, it, information och kommunikation utvecklats. Stadens nämndadministration har samordnats, kvalitetssäkrats och utvecklats bland annat genom att elektroniska handlingar har införts. En stadsgemensam upphandlingsprocess med tydliga roller och ansvarsfördelning har tagits fram, vilken håller på att implementeras i organisationen. Kontrollen av stadens leverantörs har förbättras med hjälp av stöd från externa leverantörer och en stadsgemensam rutin. Styrningen och uppföljningen av stadens it-driftsleverantör har förbättrats, vilket medfört kostnadsbesparingar och kvalitetsförbättringar av stadens it. Staden har fortsatt att utveckla kommunikationskanaler både extern och internt. Hemsidan har förbättrats bland annat genom utvecklad funktionalitet för att hitta handlingar och kontaktuppgifter till stadens politiker. Dessutom har kommunikationen via sociala medier utökats. Ett nytt stadsgemensamt intranät med dialogfunktioner och mobil åtkomst har implementerats. Processerna kring de löpande fastighetsfrågorna har vidareutvecklats under året. För att stödja process- och verksamhetsutveckling har ett stadsgemensamt processramverk utvecklats, liksom en förbättrad stadsgemensam projektstyrning. Tvärsektoriella frågor Arbetet med att integrera de tvärsektoriella frågorna, likabehandling och internationellt arbete, i stadens styrsystem, verksamhetsplan och budget har fortsatt under året. Former för samverkan inom det tvärsektoriella området har vidareutvecklats på kommitté-, samordnar- och kontaktpersonsnivå. Det kommunala handikapprådet har bytt namn till Rådet för funktionshinderfrågor och direktiv för rådets arbete har beslutats av kommunstyrelsen. Funktionshinderfrågorna har tydligare etablerats som en naturlig del i likabehandlingsarbetet och rådet för funktionshinderfrågor fått en starkare koppling till likabehandlingskommittén. En översyn av samtliga styrdokument inom det tvärsektoriella området har pågått under året. Syftet har varit att ta fram ett styrdokument för respektive område; likabehandling och internationellt arbete, som fokuserar på hur arbetet ska bedrivas för att intentionerna i verksamhetsplan och budget ska uppnås och som ersätter samtliga tidigare styrdokument. Arbetet avslutas under första kvartalet 2014 när kommunstyrelsen behandlar de nya styrdokumenten. 16
Kommittéerna har genomfört samråds- och dialogmöten med alla nämndpresidier och förvaltningschefer. Tema för årets träffar har varit dialog kring hur de tvärsektoriella perspektiven kan bidra till att utveckla nämndens verksamhet och dess kvalitet samt hur kommittéer och samordnare på bästa sätt kan bistå i detta arbete. Frukostmöte och lunchsamtal på temat Kvinnors roll i demokratiutveckling under FN-dagen den 24 oktober har varit ett annat gemensamt arrangemang. Kommittéerna har möjlighet att ge bidrag till utvecklande aktiviteter inom sina respektive områden. Den konstnärliga utsmyckningen av vigselrummet har setts över ur ett likabehandlingsperspektiv. Den analys har gjorts av hur män och kvinnor interagerar med staden via Facebook ingår i rapporten om stadens erfarenheter från det första året kanalen använts. Solnas föreningar ska när de ansöker om föreningsbidrag beskriva hur de arbetar med likabehandlingsfrågor i verksamheten. En utbildning i att ta fram en likabehandlingsplan har genomförts för föreningslivet. Stadsledningsförvaltningen har också genomfört en utbildning i diskrimineringslagen för anställda i staden Utveckla likabehandlingsarbetet genom kunskap om diskrimineringslagen. Stadens äldreombudsman och handikappkonsulent har under året givit stöd till samtliga förvaltningar kring likabehandlingsfrågor. Regelbunden konsultation om tillgänglighet i bygglovsärenden samt stöd i utredningar enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionsnedsatta har varit frekventa uppgifter. Byggherrar, planerare och arkitekter har även använt stadens kompetens inom inområdet. Verksamhetens direktkontakt med solnabor är ett viktigt inslag i stadens kvalitetsarbete som att tydliggöra vilken service staden kan erbjuda olika brukare för att överbrygga förväntansgapet. En presentationsbroschyr om Solna översatt till sex språk har tagits fram under året både för att underlätta mottagande av internationella besök i Solna och för Solnadelegationer som gör besök i andra länder. Staden har under året tagit emot ett antal internationella studiebesök på olika teman. Besökande grupper har förutom att ta del av Solnas erfarenheter även delat med sig av sina egna. Skräddarsydda utbildningar för att öka kunskapen om att arbeta internationellt har genomförts under året. Frukostmötet Internationell inspiration till frukost filmades i år för första gången och finns nu tillgängligt på stadens intranät så att de som inte hade möjlighet att delta på själva mötet kan låta sig inspireras vid ett senare tillfälle. Inom ramen för stadens arbete med sommarjobb för ungdomar har en särskild satsning gjorts för att erbjuda ungdomar med funktionsnedsättning jobb. Alla ungdomar med funktionsnedsättning som ansökte fick också ett sommarjobb. Arbetet under året har dels haft fokus på att fortsätta att integrera de tvärsektoriella frågorna i ordinarie verksamhet med fokus på verksamhetsnytta, höja kompetensen inom likabehandling och internationellt arbete, uppmärksamma goda exempel samt genom bidrag stimulera utvecklingsarbete. Genomförda kompetensutvecklingsinsatser har genomgående tagits emot positivt och fått bra betyg i utvärderingar. De två kommittéernas bidrag visar hur det med små medel går att åstadkomma stor effekt i verksamheten. Sommarjobbsatsningen och de utvecklingsinsatser för barn och unga som genomförs med stöd av kommittéerna bidrar till sysselsättnings och utbildningsmålen i EU:s tillväxtstrategi Europa 2020. Arbetet styr mot samtliga inriktningsmål i stadens verksamhetsplan och budget. 17
Framtiden Mot bakgrund av det samhällsekonomiska läget och genomförandet av de stora utbyggnadsprojekten finns under de kommande åren behov av att förstärka stadsledningsförvaltningens roll i att biträda kommunstyrelsen i styrningen och ledningen av staden. För att frigöra resurser för styrningsarbete måste en förnyelse och effektivisering av de omfattande administrativa stödprocesser som hanteras inom stadsledningsförvaltningen göras, och efterföljande förändringar av stadens olika administrativa stödsystem genomföras. I detta arbete ingår att göra en översyn av uppdrag och tydliggöra tjänster och ambitionsnivåer, liksom lämplig utförare av tjänsterna. Inom ramen för den styrande rollen måste stadsledningsförvaltningen fortsätta att utveckla styrningen och uppföljningen i staden för att säkerställa att varje skattekrona används effektivt. I detta arbete är en fortsatt utveckling av en samlad verksamhets- och ekonomistyrning, som förstärker kopplingen mellan insatta resurser och presterat resultat central. Det handlar om att utveckla målsättningar och uppföljningsmetoder samt om att utveckla koncernstyrningen. Stadsledningsförvaltningen har också en viktig roll inom tillväxt- och utbyggnadsfrågorna. Det handlar om att utarbeta tydliga strategier för Solnas fortsatta tillväxt och utveckling kopplat till stadens ekonomi. Det handlar också om styrning och samordning inom frågor som rör exploatering, planering av stadens service, investeringar och infrastruktur. Under 2014 administrerar staden genom stadsledningsförvaltningen valen till Europaparlamentet och till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige. Ett särskilt valkansli bildas inom stadsledningsförvaltningen som stöd till valnämnden som formellt ansvarar för genomförandet. De stora insatserna är att bemanna en organisation för förtidsröstningen och en organisation för bemanning av vallokalerna under de två valdagarna, samt givetvis att utbilda alla för uppgiften. Medarbetare Antalet tillsvidareanställda på stadsledningsförvaltningen är 58 personer. Medelåldern på förvaltningen är 48 år och könsfördelningen är 17 män och 41 kvinnor. Sjukfrånvaron på stadsledningsförvaltningen är låg, 2,6 procent för perioden januari december 2013. Vid särskilda behov anlitar förvaltningen projektanställd personal samt konsulter för att hantera kompetens- och resursbehov utifrån stadens utveckling och tillväxt. Ett arbete pågår för att identifiera kritisk kompetens och optimera fördelningen mellan anställda medarbetare och konsulter. I samband med den pågående översynen av stadens stödprocesser kan såväl bemanningen på stadsledningsförvaltningen som rollfördelningen mellan gemensamma stödfunktioner och nämndseparata stödfunktioner komma att förändras. Under det kommande året kommer stadsledningsförvaltningen fortsätta arbetet att etablera förvaltningens nya organisation och skapa en effektiv och sammanhållen förvaltning där alla enheter arbetar mot samma mål. För stadsledningsförvaltningen är det av stor vikt att ha motiverade medarbetare som både vill och kan ta såväl ansvar som att skapa goda resultat. 18
Ekonomi Nettokostnader för kommunfullmäktige uppgår till 6,3 mkr. Det innebär ett underskott gentemot budget på 0,5 mkr. Den främsta anledningen till avvikelsen är att webbsändning av kommunfullmäktige införts under året, vilket medfört ökade kostnader utöver vad som budgeterats för satsningen. Införandet av e-handlingar har inneburit besparingar för staden som helhet, men har medfört vissa ökade uppstartskostnader som belastat driftbudgeten för kommunfullmäktige under året. Nettokostnader för kommunstyrelsen uppgår till 81,6 mkr. Det innebär ett överskott gentemot budget på 16,4 mkr, vilket motsvarar 16,7 procent. Den främsta anledningen till överskottet är att den medelsreserv på 15 mkr som tillförts kommunstyrelsen i budget 2013, inte har tagits i anspråk. Verksamhetens intäkter uppgår till 45 mkr och verksamhetens kostnader uppgår till 126,6 mkr. Jämfört med föregående år har intäkterna ökat med 4,3 mkr och kostnaderna ökat med 4,9 mkr. Driftbudget och utfall netto, 2013 1 Tusentals kronor Budget 2013 Utfall 2013 Politisk verksamhet Kommunfullmäktige 5 800 6 307 Kommunstyrelse 11 400 11 349 Övriga politiska organ Kommunala handikapprådet 175 106 Internationella kommittén 400 265 Likabehandlingskommittén 300 308 Allmänna val (Valnämnden) 200 149 Övrigt administrativt kommunstyrelsen 4 136 4 243 Stöd till partierna 10 400 10 241 Stadsledningsförvaltningen Stadsdirektören Stadsdirektören 2 7 943 11 165 Kapitalkostnader 150 157 Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning 16 035 14 318 Kommunstyrelsens förnyelseavdelning 14 149 12 782 Kommunstyrelsens kansli- och arkivavdelning Kommunstyrelsens kansli 6 730 5 621 Överförmyndarnämnden 2 986 2 937 Personalstrategiska avdelningen Personalstrategiska avdelningen 4 253 3 949 Sommarjobb 500 503 Skakis 190 300 Facklig verksamhet 3 050 3 183 1 Beloppen i tabellen är avrundade och summerar därför inte exakt. 2 Stadsdirektörens verksamhet uppvisar ett underskott jämfört med budget på 3,2 mkr. Detta beror huvudsakligen på att exploateringsverksamheten flyttats till stadsledningsförvaltningen, vilket inneburit merkostnader som inte budgeterats. 19
Stadens tillväxt och utbyggnad, medelsreserv 15 000 0 Totalt /budgetram 103 797 87 885 Investeringsbudget och utfall, 2013 Budget 2013 Utfall 2013 Stadsdirektören: projekt 400 101 Centrala investeringsmedel 17 000 7 737 Totala investeringar 17 400 7 839 Internkontroll I enlighet med kommunstyrelsens budget och verksamhetsplan för 2013 har följande processer, system eller rutiner granskats i form av extra internkontroll med stickprovsundersökningar eller andra metoder. Ekonomi och verksamhetsstyrning: Stadens styrning HR-avdelningen: Bisyssla HR-avdelningen: Arbetsmiljö HR-avdelningen: Anställningsavtal Kansli och arkiv: Ärendehantering Kansli och arkiv: Larmkedjan vid kris och beredskap Kansli och arkiv: Granskning av förteckning årsräkning eller sluträkning Service och utvecklingsstöd: Kriskommunikation Service och utvecklingsstöd: Tillgänglighet inom kommunikation Service och utvecklingsstöd: Grafisk identitet Service och utvecklingsstöd: Systemförvaltningsprocessen Service och utvecklingsstöd: Informationssäkerhet Service och utvecklingsstöd: Katastrofhantering inom it Service och utvecklingsstöd: Bristande it-drift inom ekonomi, upphandling m.m. Service och utvecklingsstöd: Bristande efterlevnad av rutiner inom lön upphandling, ekonomi Kontrollmomenten är huvudsakligen genomförda enligt plan och samtliga genomförda kontroller har dokumenterats beträffande nuvarande situation och förslag på förbättringar. Den övergripande slutsatsen utifrån internkontrollerna är att de flesta rutiner fungerar som beslutat. Inget specifikt av större art har hittats i samband med stickprovskontroller. Uppföljning av entreprenader och leverantörer Som komplement till styrelse och nämnders internkontroll följs driftentreprenörerna upp. Enligt kommunstyrelsens uppsiktsplikt (KS/2004:37) följs driftentreprenörers ekonomiska ställning upp och återrapporteras till kommunfullmäktige tre gånger per år (årsredovisning och delårsrapporter). Som driftentreprenad räknas kommunal verksamhet där hela eller avskiljbara delar av verksamheten bedrivs av annan än kommunens egenregi. Enligt rutiner som utarbetats av kommunstyrelsen ska nämnderna genomföra en ekonomisk uppföljning med utgångspunkt från information hos kreditupplysningsföretaget Creditsafe samt 20