Kungsbacka kommun December 2016 Kungsbacka kommun Löpande granskning 2016 Il1111i" EY Building a better
E Building a better working works Innehållsförteckning 1. Inledning 1.1. Bakgrund 1.2. Granskningsansats 2 2 2 2. Iakttagelser och förslag till förbättringar 2.1. Bokslutsprocessen 3 2.2. Löneprocessen 4 2.3. Inköpsprocessen 5 2.4. Anläggningstillgångar 7 2.5. Exploatering 8 2.6. Pensionsredovisning 9 2.7. Avstämningar 10 3. Identifierade eller befarade problem inför det kommande årsbokslutet 11 3 1
Building.a better' 1. Inledning 1.1. Bakgrund Som ett led i årets redovisningsrevision har våra noteringar från granskning av intern kontroll i redovisningen under 2016 sammanställts. Sammanfattningsvis är det vår bedömning att den interna kontrollen kan förstärkas inom vissa områden. Vår granskning täcker endast områden och aspekter väsentliga för revisionen och är ej av sådan omfattning att den täcker in alla svagheter i rutiner och inter kontroll. 1.2. Granskningsansats Vår granskning av den interna kontrollen omfattar: Granskning och bedömning av följande rutiner och konton enligt upprättad riskanalys: Bokslutsprocessen Löneprocessen Inköpsprocessen Anläggningstillgångar Exploatering Pensionsredovisning Ovanstående granskning innebär i de flesta fall att vi följer hela flödet, dvs. från det att en intäkt eller kostnad genereras till dess att registrering sker i huvudboken och slutligen blir reglerad. Övrig granskning som utförs är: Analys av huruvida kommunens redovisningsprinciper beaktas vad gäller gränsdragning mellan investering och drift Analys av aktiveringar och avskrivningar på anläggningstillgångar Kontroll av avstämningar på väsentliga konton som kundfordringar, leverantörsskulder, likvida medel etc. Granskning av momsredovisning Uppföljning av rapport från löpande granskning 2015 I likhet med tidigare år kommer även en registeranalys av kommunens samtliga lönetransaktioner från januari till och med oktober månad genomföras. Ett speciellt dataanalysverktyg används för att sortera ut exempelvis stora bruttobelopp, dubbla transaktioner, stora transaktioner osv. Vi kommer att återkomma med resultatet av vår granskning av lönetransaktioner i samband med avrapporteringen av bokslutet. 2
EYBuilding a better 2. Iakttagelser och förslag till förbättringar 2.1. Bokslutsprocessen Bokslutsprocessen är central utifrån att det sker en mängd avstämningar, reserveringar och bedömningar som kan påverka bokslutet. Den risk för fel, i redovisningen, som föreligger i bokslutsarbetet innebär att bokslutsprocessen alltid bedöms som väsentlig. Vi har gått igenom rutiner för bokslutsarbetet rörande ansvar, avstämningar, periodiseringar med mera. 2.1.1. Gjorda iakttagelser. Kommunens ekonomihandbok finns upplagd på intranätet (Insidan). Inför bokslut upprättas även en arbetsgång och tekniska anvisningar. De tekniska anvisningarna hänvisar till information på Insidan. Den centrala ekonomienheten saknar rutiner för att följa upp bokningar av periodiseringar i samband med delårs- och årsbokslut. Det är upp till respektive nämnd att göra erforderliga bokningar, men någon stickprovsmässig uppföljning utförs inte från centralt håll avseende korrekt hantering eller dokumentation. Resultatansvar vilar på nämnderna och det är dessa som ansvarar för analyser av nämndens resultat. Den centrala ekonomienheten utför övergripande resultatanalyser. Det sker också analys av enskilda konton om de anses väsentligt avvikande. Dessa kontroller framgår inte av kommunens rutinbeskrivningar. I samband med bokslut gör den centrala ekonomienheten en kontroll av att bokslutsspecifikationer inkommit för samtliga balansposter. Någon kontroll av att bokslutspecifikationerna är korrekta utförs inte. Manuella bokföringsorder kan sedan omorganisationen per 2016-04-01 endast upprättas inom dem centrala ekonomifunktionen. Förvaltningsekonomerna måste göra bokföringsorder i ekonomiportalen och därmed måste behörig attestant attestera direkt enligt ordinarie attestreglemente. 2.1.2. Rekommendation Det är viktigt att ha uppdaterade och fullständiga rutiner, instruktioner och anvisningar för samtliga väsentliga processer för att säkerställa en korrekt hantering och redovisning. I en decentraliserad organisation där ansvaret till stora delar ligger på nämnden är det också viktigt att från centralt håll ha ett bevaknings- och uppföljningsansvar. Detta för att säkerställa bokslutsarbetet, att anvisningar följs och att års-, delårs- och månadsbokslut tillsammans med innehållet i årsredovisningen i allt väsentligt blir rättvisande. 3
EyBuilding a better Vi rekommenderar kommunen att utveckla informationen på Insidan genom att dokumentera sin bokslutsprocess. Dokumentationen bör innehålla alla steg i bokslutsarbetet från att bokföringen stängs till att årsredovisning är färdigställd. Vidare bör ansvarsfördelningen för bokslutsarbetet framgå samt vilka kontroller som finns hos nämnderna och den centrala ekonomifunktionen för att säkerställa en korrekt redovisning. Exempel på sådana kontroller är att samtliga intäkter erhållits, att kostnaderna är korrekt periodiserade, att samtliga balanskonton är avstämda mot underlag, att den finansiella informationen i årsredovisningen redovisas enligt kommunallagen och lag om kommunal redovisning. Syftet med denna dokumentation är att kvalitetssäkra de bokningar som sker och att uppgifter i årsredovisningens olika delar som förvaltningsberättelse, resultat- och balansräkning och noter ger en rättvisande bild samt att säkerställa att kunskapen stannar inom förvaltningen vid eventuella personalförändringar. Vi rekommenderar vidare kommunen att arbeta med att ta fram rutiner för att säkerställa bokföringen i samband med delårs- och årsbokslut. Vi anser att det är viktigt att fastställa en princip för uppföljning där åtminstone stickprovsvisa kontroller sker från centralt håll avseende periodiseringar. 2.1.3. Kommunens kommentarer Förvaltningscheferna har normalt utsett ekonomen som balanskontoansvarig. Ansvaret omfattar riktigheten i posterna, avstämning av balanskonton, upprättande av balansspecifikationer i samband med delår och bokslut samt att lämna information till och svara på frågor från revisionen. Bokslutsprocessen har dokumenterats och publicerats på intranätet. Detaljnivån har avvägts mellan behov av information och arbetsinsats för att hålla informationen aktuell. 2.2. Löneprocessen Personalrelaterade kostnader utgör den enskilt största kostnaden för kommunen. Vi har gått igenom kommunens löneprocess och de kontroller som tillämpas i processen. 2.2.1. Gjorda iakttagelser Samtliga lönekonsulter på löneenheten kan justera fasta data. Förändringar loggas i systemet och det finns en spärr som hindrar lönekonsulterna från att ändra sina egna löneuppgifter. Inom löneenheten sker en månatlig kontroll där 10 slumpmässiga stickprov tas från logglistan av förändringar av fasta data. Personen som utför stickproven har själv ingen behöriget i lönesystemet. Avvikelser som inte kan styrkas mot underlag följs upp med enhetschefen på löneenheten. Analyslistor tas ut vid lönekörning där systemförvaltarna överskådligt kontrollerar orimliga poster, såsom orimligt högt bruttobelopp. 4
EyBuilding a bettei I respektive anställds registrerade roll framgår vilka behörigheter respektive person har. När någon slutar erhålls meddelande om detta och personen avregistreras då från sin behörighet. Det har historiskt inte skett någon regelbunden kontroll av att behörigheterna i lönesystemet är korrekta. Från och med 2016 har en årlig genomgång av behörigheter skett utifrån en ny rutin. Respektive enhetschef erhåller analyslistor i samband med löneutbetalningar. Innan utbetalning ska kontroll ha skett av att uppgifterna är korrekta. Någon uppföljning av att kontrollen genomförts sker inte i dagsläget Löneenheten har meddelat oss om att en sådan kontrollrutin är planerad att införas. Vi kommer att följa upp detta vid nästa års granskning. Vi har vid tidigare års granskningar noterat att utbetalningsorder avseende löner attesteras av två personer på papper. Vid utbetalning hanterade dock enbart en person utbetalningsfilen från lönesystemet till bank. Från och med 2016 har rutinen stärkts och det krävs numera attest av två personer i internetbanken för att löneutbetalningen ska genomföras. 2.2.2. Rekommendation Med beaktande av hur stor del av kommunens kostnader som utgörs av lönekostnader ser positivt på de nya rutiner som införts under året. Vi rekommenderar kommunen att fortsätta arbetet med att förstärka löneprocessen. Exempelvis bör respektive enhetschefs kontroller av korrekta löne- och arvodesutbetalningar vara spårbar, förslagsvis genom någon form av elektroniskt attest. Dokumentationen bör samlas centralt och stickprov bör tas för att verifiera att kontroller genomförs ute på enheterna. 2.2.3. Kommunens kommentarer Inga kommentarer. 2.3. Inköpsprocessen Vi har tidigare år identifierat ett flertal förbättringsområden som vi bedömer att kommunen borde arbeta vidare med i syfte att stärka den interna styrningen och kontrollen när det gäller inköp och upphandling. Vi har gått igenom kommunens inköpsprocess och de kontroller som tillämpas i processen 2.3.1. Gjorda iakttagelser Upphandlingsenheten genomför en månatlig kontroll av att enbart behöriga lagt upp leverantörer. Vidare sker en kontroll av alla leverantörer innan nyregistering. Det sker dock inte någon kontroll i samband med upplägg av privatpersoner. Utbetalningar till befintliga leverantörer kontrolleras löpande genom en tjänst kommunen prenumenerar på. Kontroll sker då av om utbetalning gjorts till sk. "Bluff företag", om ut- 5
Building a better betalning gjorts över angivna limits, om företaget som kommunen betalar till har skulder hos kronofogden och saknar F-skattesedel. Kommunen erhåller varningslistor och dessa gås igenom. Några motsvarande kontroller sker inte för privatpersoner. Vi noterade föregående år att en person haft möjlighet att utföra hela kedjan från registrering av leverantör till betalning. Vidare noterade vi att det inte krävdes två i förening för att utföra leverantörsbetalningar eller betalningar via internbanken. Från och med 2016 har kommunen infört en rutin med två i förening för att genomföra betalningar via internetbanken. Vi har noterat att attestreglementet inte innehåller några beloppsgränser. Vid granskning av fullmakter har vi noterat att en person har obegränsad möjlighet att ändra behörigheter i internetbanken. 2.3.2. Rekommendationer Vi rekommenderar kommunen att ta fram logglistor över de förändringar av fasta data som utförts av anställda med behörigheter att både registrera leverantörer och fakturor. Vidare rekommenderar vi kommunen att införa en rutin där dessa logglistor gås igenom månadsvis av en person som inte har behörighet att registrera uppgifter i systemet. Vi rekommenderar kommunen att formalisera genomgången av varningslistor och att spara alla kontroller av varningslistor som görs centralt. En genomgång bör sedan göras exempelvis kvartalsvis av de kontroller som skett av varningslistorna och resultatet av kontrollen bör användas till att utvärdera om varningslistorna behöver anpassas eller om annan åtgärd är lämplig. Vi rekommenderar vidare kommunen att utföra kontroll även av fasta data som läggs upp avseende utbetalningar till privatpersoner. Detta kan exempelvis kontrolleras via logglista och genom stickprovsvisa kontroller att korrekta och godkända underlag finns för betalningen. Vi rekommenderar vi kommunen att överväga införandet av beloppsgränser i attestförteckningen för att fakturor med högre risk ska attesteras högre upp i organisationen. Vidare rekommenderar vi kommunen att begränsningar införs så att en person inte själv har möjlighet att ändra behörigheter. 2.3.3. Kommunens kommentarer Utbetalningar till privatpersoner är i stor omfattning självkontrollerande. Det finns ett attesterat underlag för utbetalningen och det finns en person som är mottagare och som hör 6
E Building a better av sig om han/hon inte får pengarna. Uppgifter om kontonummer och innehavare lämnas inte ut av bankerna. Enligt tillämpningsanvisningarna till attestreglementet finns inga generella beloppsgränser. Däremot har respektive nämnd i möjlighet att inför beloppsgränser vid behov. 2.4. Anläggningstillgångar 2.4.1. Gjorda iakttagelser Det är av central betydelse att rutiner avseende hantering av anläggningstillgångar fungerar tillfredställande och finns dokumenterande med tanke på hur stor del av balansomslutningen dessa utgör. Vi har tillsammans med ansvarig personal gått igenom rutiner för anläggningstillgångar, särskilt med avseende på genomförda investeringar. Vi har utfört granskning enligt särskilt granskningsprogram innehållande väsentliga kontroller för anläggningsregistret. Vi har noterat att kommunens hantering av anläggningsregistret kan förbättras. En korrekt hantering av anläggningsregistret är viktig för en korrekt värdering och redovisning i årsredovisningen. Vi kan konstarera att kommunen ännu inte fullt ut tillämpar RKR:s rekommendation 11.4 avseende komponentredovisning. Kommunen har dock i samband med delårsbokslutet 2016 övergått till komponentavskrivning för fastigheter. Tillämpning för gata och väg är planerad att genomföras under 2017. Det är respektive förvaltningsekonoms ansvar att anmäla eventuellt nedskrivningsbehov när en tillgång utsätts för bestående värdenedgång. Det är också respektive förvaltningsekonoms ansvar att lägga in rätt avskrivningstid på anläggningstillgångar samt att kontrollera om det finns rörelsefrämmande anskaffningar. För närvarande sker inget godkännande av att avskrivningstiden läggs in korrekt. Det finns ej heller någon årlig rutin där ansvarig chef bedömer nyttjandeperiodens relevans och eventuellt nedskrivningsbehov för befintliga tillgångar. Avyttringar av tillgångar ska enligt kommunens rutin attesteras av ansvarig chef. En blankett som finns i ekonomihandboken har tagits fram för detta ändamål. Vi har noterat att det saknas en rutin för att säkerställa att alla avyttringar och utrangeringar blir registrerade i samband med del- och årsbokslut. Det kan exempelvis ske genom att anläggningsregistret skickas ut till ansvariga chefer för genomgång för att säkerställa att det är korrekt. Denna kontroll finns inte idag. Kommunens samtliga fastigheter och fritidsanläggningar inventerade under våren 2016 i samband med införandet av komponentavskrivning. Under hösten 2016 inventeras samtliga infrastrukturanläggningar, dvs. vägar, va-anläggningar, reningsanläggningar m.m. 7
EyBuilding a better Kommunen har meddelat att man ska se om det är möjligt att inventera samtliga inventarier minst vart femte år så som revisionen rekommenderade tidigare år. Eventuellt kommer en anpassning att göras för att inventera inventarier som är mer stöldbegärliga än andra. 2.4.2. Rekommendationer Vi rekommenderar att rutinen vid registrering av tillgångar stärks och att en dokumenterad analys av nyttjandeperioden görs, samt att den godkänns av exempelvis redovisningsspecialist innan registrering. Vi rekommenderar att en bedömning av nyttjandeperiodens relevans och tillgångens eventuella nedskrivningsbehov görs årligen. Denna analys bör dokumenteras och godkännas av ansvarig chef innan den registreras i systemet. Praktiskt kan detta hanteras genom att t.ex. centrala ekonomienheten inför bokslut begär in bekräftelse från respektive förvaltning att de gått igenom att dess tillgångar i anläggningsregistret är korrekt värderade, att utvärdering och rapportering av eventuellt nedskrivningsbehov har gjorts, att fysisk inventering av tillgången har skett samt att korrekt nyttjandeperiod för respektive tillgång är registrerad i anläggningsregistret. Tydliga instruktioner för vilka kontroller som ska utföras årligen bör framgå av kommunens ekonomihandbok. Vi rekommenderar vidare kommunen att fortsätta med arbetet att se över möjligheten att löpande inventera samtliga tillgångar eller tillgångar över ett visst värde i anläggningsregistret. 2.4.3. Kommunens kommentarer Vi bedömer ur ett risk- och väsentlighetsperspektiv att de rutiner som finns idag är tillräckliga vad avser hantering av anläggningens nyttjandeperiod och eventuella nedskrivningsbehov. 2.5. Exploatering Vi har i år följt upp vår granskning från föregående år avseende hantering av exploateringsprojekt i kommunen. Vi har vid årets granskning utfört stickprov av intäkterna och kostnaderna för ett större projekt 2.5.1. Gjorda iakttagelser Kommunens huvudsakliga frågeställning har historiskt handlat om exploateringskostnader som kan ses som ett resultat av försäljningen är att betrakta som egna affärshändelser, eller om försäljning av mark och exploateringskostnader är att betrakta som en sammanhållen affärshändelse. Anvisningar avseende hantering av exploateringsredovisning finns framtagna, men dessa implementerats inte fullt ut på grund av ett antal större projekt som startats upp tidigare 8
Ey Bu ding a better år. Kommunen avser att följa anvisningarna för samtliga nystartade projekt. Vid genomgång av ett antal större exploateringsprojekt samt jämförelse med kommunens anvisningar för exploateringsredovisning har vi identifierat ett antal förbättringsområden avseende projektredovisningen samt förtydliganden som bör ske i kommunens anvisningar: Ett exploateringsprojekt består av flera olika delar som t.ex. iordningställande och försäljning av tomtmark, iordningställande av gata, allmän platsmark osv. Vi anser att kommunens anvisningar bör förtydligas så att det inte leder till missuppfattningen att resultatföring inte kan göras förrän hela projektet har avslutats. Kommunen menar att kommunens avtal är sådana att intäkter och kostnader inte kan beräknas på ett tillförlitligt sätt förrän i slutskedet av ett exploateringsprojekt. Av kommunens anvisningar framgår att ränta under byggtiden för pågående exploatering ska beräknas och påföras/tillgodoräknas både för omsättningstillgångar och anläggningstillgångar. Vi anser att ett förtydligande bör göras då det endast är externa ränteutgifter som får tas upp i anskaffningsvärdet, det vill säga inte intern ränta. 2.5.2. Rekommendationer Vi anser att det är viktigt att en löpande översyn sker av kommunens hantering av exploatering. Det är också viktigt att anvisningarna utformas utifrån gällande lagstiftning och rekommendationer. Anvisningarna bör därför förtydligas på ovanstående punkter. 2.5.3. Kommunens kommentarer Vi anser att anvisningarna följer lagstiftning och rekommendation när det gäller resultatföring. Exploateringsavtalen är utformade så att intäkter och kostnader inte kan beräknas på ett tillförlitligt sätt förrän i slutskedet av projektet. För större projekt har delredovisningar gjorts. Ränta under byggtid beräknas på samma sätt för exploaterings- som för investeringsprojekten. Samma räntesats, kommunens internränta, används vid beräkning av ränta på både inkomster och utgifter. 2.6. Pensionsredovisning Vi har i år följt upp vår granskning från föregående år avseende hantering av pensionsredovisningen. Granskningen avser vad som rapporteras till KPA och hur kommunen säkerställer att uppgifterna är korrekta. 2.6.1. Gjorda iakttagelser Kommunen har en skriftlig rutinbeskrivning för pensionsredovisning. Rutinbeskrivningen innefattar kontroller som säkerställer att fullständiga och riktiga uppgifter inrapporteras 9
till KPA. Vi kommer att följa upp att rutinen efterlevs i samband med granskning av årsbokslutet. 2.7. Avstämningar Vi har stickprovsvis granskat månadsvisa avstämningar av kassa och bank, kundfordringar, leverantörsskulder och skattekontot. Vi har även granskat den redovisning av moms som månadsvis lämnas till skatteverket. 2.7.1. Gjorda iakttagelser Månadsvisa avstämningar av kassa och bank, kundfordringar och leverantörsskulder utförs. Kommunen har under de senaste åren anlitat ett externt företag för att göra genomlysningar av historiska momstransaktioner. Genomlysningarna har föranlett att moms till betydande belopp har kunnat återsökas från Skatteverket. Vi noterar att kommunen begär mervärdesskatteersättning från Skatteverket för kostnader avseende HVB för ensamkommande barn. Hanteringen är inte är i linje Högsta förvaltningsdomstolen dom från 2015 där HVB för ensamkommande barn ansågs utgöra stadigvarande bostad. Kommunen har informerat oss om att de avser att rätta felaktigt belopp innan årsbokslutet. 2.7.2. Rekommendationer Vi ser positivt på att kommunen gör genomlysningar av momstransaktioner. Vi rekommenderar kommunen, i frågan avseende kostnader för HVB ensamkommande barn, säkerställa en korrekt hantering av momsredovisningen i enligt med rådande skatteregler. 2.7.3. Kommunens kommentarer Inga kommentarer. 10
Building a better 3. Identifierade eller befarade problem inför det kommande årsbokslutet Vi har inte, förutom ovanstående noteringar, identifierat några problem med avseende på det kommande årsbokslutet. Göteborg den 2 december 2016 'ans Gavin Certifier kommunal revisor Auktor erad revisor Ernst : Young AB (7'41 (// Marcus Gustafson Certifierad kommunal revisor Ernst & Young AB 11