Handbok för rehabsamordning

Handbok för rehabsamordning 2016 2016-02-15 1

Innehållsförteckning Hitta patienter-behov av tidiga insatser och/eller risk för långtidssjukskrivning... 3 Hur och när registrera tidiga insatser... 4 Samtycke blankett... 6 Trepartssamtal-/möte. 7 Diskussionsunderlag i samtal med patient... 9 Information till dig som är sjukskriven (infoblad) 10 Diskussionsunderlag i samtal med arbetsgivare.. 11 Särskilda brev finns för:...12 Brev till patient om rehabsamordnarens roll.. 13 Brev till arbetsgivare om rehabsamordnarens roll och tidiga insatser. 14 Brev till arbetsgivare om arbetsuppgifter... 15 Sökordet Sjukskrivnings- och rehabiliteringsplan 17 Jämställdhet/våld i nära relationer. 19 PR-team... 20 Psykisk ohälsa (internet-kbt och Vardagsrevidering)... 21 Könsfördelad sjukskrivningsstatistik vid sjukskrivning över 28 dagar 22 Rapportering MMR/KBT/IPT... 25 Avgifter inom sjukskrivningsprocessen 29 Bra att känna till: MMR2, Second opinion (fd. REN), kontaktpersoner Fk/Af, Grön rehabilitering, Kultur på recept. Enter, FIA mé knuff... 30 Användbara formulär (Linton, WAI)... 31 Samordningsförbunden i Jönköpings län... 33 Statistik (Diver, Statistiktjänsten)...34 Differentierat intygande (enkelt/komplext läkarintyg)... 55 2

Hitta patienter - behov av tidiga insatser och/eller risk för lång sjukskrivning Gå igenom nya sjukskrivningar regelbundet. Prioritera patienter med psykisk ohälsa och/eller icke specifik smärta eller andra komplexa fall. Aktualisera med sjukskrivande läkare och/eller med sjukskrivnings-/rehabteam om så finns. Säkerställ dokumenterad sjukskrivningsoch rehabplan under sökordet Kartläggande rehabsamtal/ telefonsamtal med patienten Brev till arbetsgivare om rehabsamordnarens roll 3 Kontakt med arbetsgivare/af/ kommunen (efter samtycke) Rehabsamordnare har telefonkontakt med arbetsgivare/af Trepartssamtal (telefon läkare, patient, arbetsgivare/af) Trepartsmöte (möte läkare, patient, arbetsgivare/af)

Hur och när registrera tidiga insatser Hur tidigt är tidigt? Så tidigt som möjligt - med utgångspunkt rätt insats i rätt tidpunkt för rätt patient Att tänka på vid tidiga insatser Alla med psykisk ohälsa behöver inte ha tidiga insatser. En del patienter behöver initialt bara lugn o ro, men viktigt att det finns en sjukskrivningsoch rehabplan inom vården. Viktigt att samverka i team Vid arbetsrelaterade besvär och om företaget har FHV, kan de kopplas in? Implementerat arbetssätt med insatser fördelat under året, mätning 1 okt 2015 1 okt 2016 4

Hur och när registrera tidiga insatser KVÅ-kodning XS005 extern kontakt i kombination med QR002 rådgivning vid arbete och sysselsättning KVÅ-kodningen får även användas vid senare kontakt med arbetsgivare/af S A M T Y C K E När rehabsamordnaren/annan personal har telefonkontakt med arbetsgivare/af i syfte att ha en tidig dialog för att klargöra om patienten kan kvarstå i arbete, eventuellt med anpassade arbetsuppgifter under sjukskrivningsperioden, eller om andra lösningar bör initieras exempelvis för att förhindra en sjukskrivning. När rehabsamordnaren/annan personal ringer arbetsgivare/af för att boka trepartsmöte och telefonsamtalet blir fördjupat som ovanstående beskriver. När rehabsamordnaren/annan personal håller i ett eget trepartsmöte, efter samverkan med läkaren. När rehabsamordnaren skickat ut brevet till arbetsgivare om rehab samordnarens roll och tidiga insatser och/eller brevet om patientens arbetsuppgifter. 5

Räcker det med ett muntligt samtycke? Svar: Ja, om du själv pratar med patienten Dokumentera samtycket (ja, till vilka eller nej) under Samtycke samverkan i gemensamma dokument i Cosmic journalen. 6 Intranätet: regionen/hälsa och vård/rehabilitering/ försäkringsmedicin

Trepartssamtal Inför en eventuell sjukskrivning eller så tidigt som möjligt i sjukfallet. Vid besök där telekontakt med arbetsgivare/arbetsförmedling uppkommer: Skapa ny kontakt för trepartssamtalet - använd vårdtjänst Trepartssamtal kontakttyp Telefonkontakt besökstyp Administration Endast Trepartssamtal som läkare håller ersätts, à 1000 kr. 7

Trepartsmöte Inför en eventuell sjukskrivning eller så tidigt som möjligt i sjukfallet. När rehabsamordnare/annan personal själva håller i ett trepartsmöte, ska det inte registreras som trepartssamtal använd istället exempelvis vårdtjänst Rehabsamordning besök Vid mottagningsbesök tillsammans med arbetsgivare/arbetsförmedling - använd vårdtjänst Trepartssamtal kontakttyp Mottagningsbesök enskilt Endast Trepartsmöte med läkare ersätts, à 2000 kr. Kom ihåg KVÅ-kodning XS005 i kombination med QR002 8

Diskussionsunderlag i samtal med patient Som anamnesunderlag kan Linton (kortversion) användas, vilket också kan användas som ett hjälpmedel att tidigt identifiera patienter som riskerar att utveckla långvarig funktionsnedsättning eller sjukfrånvaro relaterad till smärta. (Frågeformulär + manual finns på intranätet) Vad gör hen i sitt arbete / vad har hen har gjort på Af. Hur trivs hen med sitt arbete / vilka praktikplatser har fungerat bäst? Vill hen komma tillbaka till sitt arbete / arbetsökande (i så fall vad vill hen jobba med)? Finns det konflikter på hens arbetsplats som påverkar måendet? Finns det andra faktorer än sjukdom som påverkar dina möjligheter att arbeta? Omgivningsfaktorer: hur fungerar familj, relationer etc. Hur ser hen på sin arbetsåtergång till arbete/arbetsökande? tidsmässigt vilket stöd/insatser behövs från vården behöver arbetsgivaren/af göra insatser för att underlätta återgången till arbete. Vi kontaktar gärna dem. Gå igenom patientens sjukskrivningsoch rehabplan om den finns dokumenterad i journalen. Förtydliga den om så behövs eller formulera en plan tillsammans med patienten det inte finns någon dokumenterad. 9 FAKTARUTA Sjukskrivning är en behandling som används när det finns ett medicinskt behov. Målsättning är i första hand att återfå/ bibehålla arbetsförmåga. All erfarenhet visar att ju längre tid man är borta från arbetet/arbetsökande på grund av sjukdom, desto svårare är det att komma tillbaka på grund av sig sjukskrivningens bieffekter ex. dåligt självförtroende, depression, social isolering, risk för att tappa kontakten med arbetslivet. Därför är det viktigt med en plan och att vid behov samordna insatser mellan alla berörda aktörer tidigt.

Spara ned från intranätet: regionen/hälsa och vård/rehabilitering/ försäkringsmedicin Ändra till enhetens uppgifter samt vilka kontaktuppgifter som ska vara med. 10

Diskussionsunderlag i samtal med arbetsgivare Ha gärna läkarintyget framför dig vid samtalet - då vet du vad arbetsgivaren redan vet (om patienten lämnat del 1 av läkarintyget). Utbyt endast sådan information som är nödvändig för patientens samordnade insatser mellan aktörerna. Exempel att diskutera utifrån patientens aktivitetsbegränsningar: Måste/kan schema-anpassningar göras? Måste/kan anpassningar göras i arbetsmoment? ex rotation mellan olika arbetsuppgifter. Fysiska och psykiska arbetsmiljön ex höj-/sänkbart arbetsbord, avskild arbetsplats, hjälp att prioritera arbetsuppgifter Finns andra arbetsuppgifter/-stationer på företaget (tillfälligt/varaktigt)? Finns företagshälsovård, som kan kopplas in? 11

Särskilda brev/blanketter finns för: Samtycke till samverkan med arbetsgivare/af + kontaktuppgifter - intranätet Brev till patient om rehabsamordnarens roll - intranätet eller blankett i Cosmic brev till patient rehabsamordnare Brev till arbetsgivare om rehabsamordnaren och tidiga insatser (obs. kvå-kodning) - intranätet Brev till arbetsgivare om arbetsuppgifter, brevmall och blankett (obs. kvå-kodning) - intranätet 12

Brev till patient om rehabsamordnarens roll Intranätet: regionen/hälsa och vård/rehabilitering/försäkringsmedicin 13

Brev till arbetsgivare om rehabsamordnarens roll och tidiga insatser Intranätet: regionen/hälsa och vård/rehabilitering/försäkringsmedicin

1 av 2 Brev till arbetsgivare om arbetsuppgifter Finns på intranätet: regionen/hälsa och vård/rehabilitering/försäkringsmedicin

2 av 2

Sökordet Sjukskrivnings- och rehabiliteringsplan En dokumenterad och känd sjukskrivningsoch rehabiliteringsplan ska finnas för alla sjukfall över 28 dagar. Sökordet kan användas av både läkare och annan personal, fast värde måste väljas. Mätning sker via uppföljning i Cosmic/Diver i okt 2016. Utvärdering fasta värden kommer ske 2016 i syfte att få fram användarvänliga fasta värden. 17

Varför sjukskrivningsoch rehabplan? En sjukskrivningen är en medicinsk behandling som ska följas av en plan (i första hand återgång till arbete). blir tydligt för patienten via journalen via nätet vid läkarbyte för en sjukskriven patient - filtrera på sökordet. för rådgivningssköterskor och rehabsamordnare när patienten ringer och frågar vad som är tänkt/planerat. Man behöver då inte jaga/störa läkaren. för att styra tidbokningen för besöket ex. mer tid om planen beskriver både interna och externa insatser. 18

Jämställdhet/våld i nära relationer Utbildning enligt koncept Tänk tvärtom. Fokus område våld i nära relationer. Pärmar finns hos Susanne. Tips! Regionens material på intranätet om Våld i nära relationer, Regionen/Hälsa och vård/hälsofrämjande arbetssätt/våld i nära relationer. Innehåller bl.a. länk till NCK s utbildningsmaterial för hälsa och sjukvård. Kontaktperson: Veronica Ottosson, Folkhälsa och sjukvård 0381-350 38 veronica.ottosson@rjl.se Om enheten gör en insats lämnas följande uppgifter in: vad ni gjort, vilka yrkeskategorier som deltog och hur ni ska jobba vidare. Rapporteras till Astrid, Susanne och Caroline under året. 19

PR-team Patienter som är sjukskrivna eller uppbär alternativt ansöker om sjuk- och aktivitetsersättning. Fördelning/avräkning sker efter vårdcentralens patientunderlag. Skickas avidentifierade med motivering av urval till PR-team: Patienten sjukskriven / uppbär SA Läkarutlåtande (LUH 3200) skall skrivas inför SA Rapporteras till Astrid, Susanne och Caroline 20

Psykisk ohälsa Infört internet-kbt, behandlingsformen och utfört på ca 15 pat. Antal patienter rapporteras till Astrid, Susanne och Caroline senast 16 dec Utför Vardagsrevidering ReDO på Vc eller tillsammans med annan Vc. Redovisning med excelfil finns på intranätet (patient+oval-dp före/efter), som redovisas till Astrid, Susanne och Caroline senast 16 dec 21

Könsfördelad sjukskrivningsstatistik vid sjukskrivning över 28 dagar..ingår i rehabsamordnarens arbetsuppgifter att följa statistiken kvartalsvis samt poängteras i villkoren i överenskommelsen att följa sjukskrivnings-statistik (inga medel finns för att blir godkända för en högre koordinering 2016) En mätning lämnas in 1 nov 2016 med muskler/leder, psykisk ohälsa och övrigt fördelat på män/kvinnor. Påminnelsemail går ut. Excelfil finns på intranätet. 22

Ett exempel på hur det kan se ut, excelfil finns på intranätet Behöver ej rapporteras. Antal läkarintyg: Diver - Cosmic primärvård eller specialiserad vård/sjukskrivning/eläkarintyg välj aktuella värden. Antal kompletteringar: Info hämtas från Webcert 23

24 Sida 2 ska ej rapporteras in utan tips på verksamhetsuppföljning/belastning

Rapportering MMR/KBT/IPT Säkerställ att inte dubbelrapportering sker 25

För KBT/IPT i excelfilen behövs ej diagnoskod, diagnosgrupp räcker. För MMR behövs diagnoskod Depression F31-F39 F31 F32 F33 F34 F38 F39 Bipolär Depression Recidiverande depression Kronisk depression (förstämningssyndrom) Andra förstämningssyndrom Ospecifik förstämningssyndrom Ångest F40 Fobier F41 Ångestsyndrom, tex GAD F42 Tvångssyndrom Stressjukdomar 26 F43-F48 F43 F44 F45 F48 Lathund på intranätet Anpassningstörningar / Reaktion på svår stress Dissociativa syndrom Somatoformasyndrom Andra neurotiska syndrom exempel på andra diagnoskoder som kan vara orsakade av stress F51 Icke organiska sömnstörning G47 Sömnstörningar R63 Sjukdomskänsla och trötthet Depression KBT 8-20 ggr samtalsform individuellt/grupp, max 8 patienter i grupp IPT 8-20 ggr Ångest KBT 8-20 ggr samtalsform individuellt/grupp, max 8 patienter i grupp Stresstillstånd KBT 6-20 ggr Individuellt/grupp max 8 patienter i grupp

MMR Patienten omfattas genom att helt uppfylla följande kriterier: Ålder 16-67 år. Patienten har långvarig (varaktighet i minst 3 månader) icke specifik smärta från rygg, nacke, axlar eller generaliserad smärta (se diagnoslista). Arbetsåtergång efter genomgången MMR bedöms rimligt/troligt. 27

MMR/KBT/IPT excelfilen - vad betyder kontakt har etablerats med aktuell aktör? (arbetsgivare/af) Svar: När någon från vårdgivaren inför/under behandlingstiden haft kontakt via telefon, via trepartsmöte eller avstämningsmöte som vården initierat. Ju fler kontakter vi kan redovisa till SKL desto mer pengar får vi regionalt 2017 Om Brev till arbetsgivare om rehabsamordnaren och tidiga insatser skickas ska det kvå-kodas men räknas inte som en kontakt i excelfilen - gäller bara telefonkontakt/fysiska möten (enligt överenskommelsen 2016) 28

Förtydligande om avgifter inom sjukskrivningsprocessen plus.rjl.se Folkhälsa, vård och tandvård/riktlinjer/avgifter/patientavgifter i vården 2016/intyg vid sjukskrivning 29

Bra att känna till: MMR 2 (Rehabmedicinska kliniken, Jönköping) Second opinion på Rehabmedicin Försäkringsmedicin i N-ö Kontaktperson på Fk samt Af. Grön rehabilitering Kultur på recept ENTER Målgruppen personer i arbetsför ålder, 18-64 år. Priotieras gör psykisk ohälsa / psykiatrisk funktionsnedsättning. Har behov av insatser från flera aktörer och bedöms ha en arbetsförmåga att bygga på inom ett år. www.finsamjonkopingslan.se (Jönköping-, Habo- /Mullsjö- och Vaggeryds kommun) FIA mé knuff Funktionsnedsatta I Arbete - alla deltagare har ett behov av hjälp att hitta en lämplig arbetsgivare/arbetsplats. Deltagarna kan ha fysiska och/eller psykiska funktionsnedsättningar. SE-coach metoden och matchning mot arbetsgivare innan de kommer ut på praktik. Under praktik/prövning så gör vi uppföljningar efter behov. (Jönköping-, Habo-/Mullsjö- och Vaggeryds kommun) www.finsamjonkopingslan.se 30

Användbara formulär Linton - frågeformulär om smärtproblem Användningsområde Att tidigt identifiera patienter som riskerar att utveckla långvarig funktionsnedsättning eller sjukfrånvaro relaterad till smärta. Formuläret kan också användas som ett diskussionsunderlag tillsammans med behandlare och patient. Kortversion (10 frågor) / långa versionen (25 frågor) Finns på intranätet: regionen/hälsa och vård/rehabilitering/ försäkringsmedicin 31

Användbara formulär WAI Work Ability Index Användningsområde Självskattad arbetsförmåga Utarbetad som ett hjälpmedel att bedöma individers arbetsförmåga utifrån individens hälsa och resurser i förhållande till arbetets fysiska som psykiska krav, samt för att rikta insatser 10 frågor (7 delområden) Formulär + manuell/automatisk finns på intranätet, regionen/hälsa och vård/rehabilitering/ försäkringsmedicin 32

Samordningsförbunden i Jönköpings län Finansiell samordning i Jönköpings län www.finsamjonkopingslan.se Ägs av: Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, kommunerna och Region Jönköpings län Målgrupp: personer i arbetsför ålder som bedöms ha behov av samordnade insatser från minst två av de berörda parterna. Anledningar till behovet av samordnade insatser för en individ kan till exempel vara att minska risken för långvarig psykisk ohälsa, att hitta bättre former för arbetslivsinriktad rehabilitering, ge stöd att hitta rätt försörjning eller på annat sätt minska risken för rundgång mellan berörda organisationer. Höglandets Samordningsförbund omfattar kommunerna Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö, Tranås och Vetlanda - Samverk finns i nuläge i Eksjö, Sävsjö, Tranås Finnvedens Samordningsförbund omfattar kommunerna Gislaved, Gnosjö och Värnamo - Arenasamverkan finns i alla kommunområden. Samordningsförbundet Södra Vätterbygden omfattar kommunerna Habo, Jönköping, Mullsjö och Vaggeryd - Arenasamverkan finns i alla kommunområden. 33

Statistik Kan hämtas från vårdåtagande över 28 dagar + bokningsunderlaget, Diver och Statistiktjänsten

Sjukskrivnings-statistik Villkor i överenskommelsen Kan följas via vårdåtagande 28 dgr+bokningsunderlaget Diver och Statistiktjänsten Rehabsamordnaren ska kunna göra/ta fram en analys av sjukskrivningsstatistik samt redovisa den utifrån könsuppdelad Varför statistik? Exempelvis: Ger kunskap och information till läkare/rehabsamordnare och verksamheten om sjukskrivningsmönster och sjukskrivningstyngd Bra vid planering av verksamheten och vid byte av läkare Om toppar orsak? Behöver insatser göras. 35

Exempel mätetal Antalet sjukskrivningar per diagnosgrupp (muskler och leder/psykisk ohälsa/övrigt (eller för klinik inom diagnosgrupper) med fördelning kvinnor och män Andelen förenklade intyg/komplicerade intyg i förhållande till antalet begärda kompletteringar Läkarens utbildning (ex om AT/ST står för majoriteten av sjukskrivningarna) Enkla intyg gick över 60 dagar 36

Statistik Diver

Andelen förenklade intyg/ andelen intyg. Anges i % Hämtat från Diver alla E-läkarintyg 2015 Ortopedklin Eksjö 38

Utan särskild behörighet Könsfördelad statistik finns i urvalslistorna Förtydligande: Tidiga insatser/av-möte/pr-team/sjukskrivnings-och rehabplan = Antalet patienter som under månaden haft ett aktivt vårdåtagande sjukskrivning >28 dagar, och som någon gång sedan start av vårdåtagande fått insatsen. 39

Vald läkare Xxxx Xxxsson OBS! I Rehabmatrisen står siffran antalet långtidssjukskrivna vid vald medicinskt ansvarig vårdgivare för: Antalet patienter med vårdåtagandet > 28 dagar som har varit aktivt under vald månad. 40

Med särskild behörighet Patientlista sjukskrivna (> 28 dagar) per enheten (resp. läkare och könsfördelas statistik finns i urvalslistorna) Förtydligande: Datumet för Sjukskrivnings- och rehabplan är det datum när sökordet (inkl fast textval) senast användes i journalen. Tidiga insatser = när det senaste gjordes en kvå-kodning. Avstämningsmöte, PR-team, Trepartsamtal = när det senast gjordes en bokning med dessa vårdtjänster. 41

Statistik Statistiktjänst för ordinerad sjukskrivning (nås via intranätet - mina system och program)

Nationell statistik

Exempel nationell statistik 44

Exempel nationell statistik 45

Verksamhetsstatistik

Medarbetaruppdrag krävs för verksamhetsstatistik Medarbetaruppdrag i HSA Ändamål Statistik Medarbetaruppdraget läggs på en vårdenhet Med medarbetaruppdrag får du se statistik för den vårdenheten man kan ha behörigheter till flera vårdenheter

ex statistikrapporter 49

54 Ett sjukfall räknas som enkelt om det innehåller minst ett enkelt intyg

Differentierat intygande Ställningstagande vid behov av sjukskrivning efter medicinsk bedömning som ett led i vård och behandling Läkarintyg Patienten bedöms kunna återgå i sitt ordinarie arbete (eller forts. arbetssökande) på 100% utan insatser/stöd från annan än vården Sjukskrivningen det Försäkringsmedicinska beslutsstödet. Sjukskrivningen förväntas vara helt avslutad inom 60 dagar (2 mån). Patienten har troligt eller sannolikt behov av stöd från annan än vården, t.ex. arbetsgivare, AF och FK för att kunna återgå i sitt ordinarie arbete (eller forts arbetsökande). Tänk på vikten av tidig kontakt med arbetsgivaren. Sjukskrivningen kommer sannolikt bli längre än 60 dagar (2 mån). Enkelt läkarintyg, med E (eller e) i ruta 4 och ruta 5 Om sjukskrivningen, av någon anledning, inte kan avslutas helt vid dag 60 (2 mån) måste ett fullständigt läkarintyg skrivas. Om patienten har en pågående sjukskrivning (från enheten/annan enhet) ex. på 50% men behöver 100% sjukskrivning under några veckor får Enkelt läkarintyg inte användas. Istället förnyar man det tidigare läkarintyget och kompletterar med aktuell diagnos och uppgifter. Fullständig ifyllt läkarintyg med tydlig information om funktionsnedsättning och aktivitetsbegränsning. Finns behov av tidiga och aktiva insatser från t.ex. arbetsgivare, ska detta anges särskilt i ruta 13

Diagnos Huvudsaklig grund för sjukskrivning E Fyll i E (eller e) i ruta 4 och ruta 5 E

Ruta 8a och 8b. Period och omfattning max 60 dagar (2 mån) Arbetsuppgifter alt. arbetssökande Ruta 9. Om sjukskrivningen överskrider rekommendationerna i det försäkringsmedicinska beslutsstödet, används inte enkelt läkarintyg, utan måste då ifyllas som tidigare med beskrivning av funktionsnedsättningar och aktivitetsbegränsningar.