Regionledningskontoret Kansli Centrala arkivfunktionen 036-32 45 14 tomy.eklov@rjl.se Strategi för bevarande av digital information Detta måldokument avser övergripande strategi för långsiktigt bevarande av digital information. Bakgrund Regionens digitala information utgör en värdefull resurs för allmänheten, rättskipningen, forskningen och regionens egen verksamhet såväl idag som i framtiden. Elektroniska handlingar produceras, hanteras och lagras i en mängd olika verksamhetssystem. Informationsmängderna tenderar att öka och bli alltmer komplexa. Regionens arkiv bildas av allmänna handlingar som uppstår i dess verksamheter och myndigheter oavsett format. Regionen är en offentlig organisation med krav på sig att uppfylla offentlighetsprincipen och följa gällande lagar och förordningar om allmänna handlingar och digital information. Digital information ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att offentlighetsprincip, rättskipningens-, allmänhetens, verksamhetens egna samt forskningens behov tillgodoses. Digital information ska bevaras i sitt ursprungliga skick, säkert, med samma kvalitet och riktighet. Information ska vara tillgänglig, åtkomlig, autentisk, läsbar och tillförlitlig både idag och i framtiden. Regionens arkiv ska bevaras: för att regionens arkiv är en del av det nationella kulturarvet för en bättre service gentemot medborgare och andra myndigheter/företag för att stärka demokrati genom en ökad öppenhet och möjlighet till insyn för att information är en strategisk och viktig resurs både för regionen och i arbetet med samhällsutveckling för att tillvarata erfarenheter som kan bidra till att lösa samhällsproblem för att fungera som underlag i den demokratiska debatten
Varje myndighet och verksamhet inom regionen svarar för vården av sitt arkiv fram tills arkivmyndigheten tar över detta ansvar. Regionstyrelsen är arkivmyndigheten i regionen medan centrala arkivfunktionen är ett verkställande organ för arkivmyndigheten som vårdar och tillhandahåller arkivmyndighetens och till den överlämnade arkiv. I regionens digitala arkiv ska den arkivinformation förvaras som ska bevaras för längre tid och i all framtid. Utmaningar Bevarande av digital information innebär stora utmaningar såväl för verksamheterna som för arkivmyndigheten i regionen. En av de största utmaningarna är att IT-systemen endast kan hantera digital information under en begränsad tid på grund av ständig teknisk utveckling och ett snabbt föråldrande av mjuk- och hårdvara, format och lagringmedia. Detta gör att det blir svårt och ibland även omöjligt att behålla informationens ursprungliga skick, läsbarhet, tillgänglighet och tillförlitlighet över tiden. Ett IT-system som ersätts av ett nyare system måste avställas på information för att kunna avvecklas. Om information inte avställs i rätt tid blir det allt svårare och kostsammare att göra det ju längre tiden går på grund av systemets snabba föråldrande. Detta kan leda till informationsförlust, s.k. okontrollerad gallring. Informationsförlust kan även inträffa om man inte bevakar teknisk utveckling kontinuerligt och om åtgärderna för att uppdatera och uppgradera mjukvara, hårdvara och filformat inte tas i förväg. Digital information, till skillnad från pappersdokument, har en fragil natur och är väldigt känslig för olika förändringar t.ex. konverteringar, migreringar och mänskliga faktorer. Det är väldigt lätt att tappa bort, manipulera eller utplåna digital information. Mängden digital information som ska tas om hand ökar exponentiellt i samband med att allt mer information produceras och hanteras i digital form. Kombination av den ökade informationskomplexiteten, informationens fragila natur, det tekniska snabba föråldrandet och de snabbt växande informationsmängderna gör det svårt att bevara informationskvalité, samt behålla kontroll över information, informationsflöden och dess hantering i regionens verksamheter. Syfte Syftet med bevarandestrategi är att fastställa sådana strategiska mål som regionen avser att vidta för att säkerställa informationsförsörjning och långsiktigt bevarande av digital information. Dessa strategiska mål anger de förutsättningar som leder till att regionen kan säkra upp digital information för framtiden. För att kunna hantera de ovanstående utmaningarna, undvika okontrollerade informationsförluster och säkerställa informationsförsörjning både idag och i framtiden behövs en väl utvecklad bevarandestrategi. En sådan strategi medför möjligheter till besparingar såväl hos regionens verksamhet som hos arkivmyndighet. Till exempel innehåller vissa IT-system stora
informationsmängder och ett tidigt ställningstagande till bevarande och gallring medför stor effektiviseringspotential, inte minst vad gäller kostnader för lagring av information i alla led. Genom en tydlig strategi för bevarande kan regionen, oavsett storlek eller grad av teknikberoende, ta ställning till hur information ska upprättas, hanteras och bevaras på kort och lång sikt. På samma sätt som regionen måste lägga resurser på att tillhandahålla fullvärdiga arkivlokaler för de fysiska arkivalierna måste resurser läggas på att vidareutveckla och underhålla det digitala arkiv regionen använder. Denna strategi ska kompletteras med en övergripande handlingsplan. Mål Det övergripande och långsiktiga målet är att säkra långsiktigt bevarande av digital information. Långsiktigt bevarande omfattar en kedja av händelser kopplade till informationens livscykel. Det avser en kontinuerligt pågående process med tillämpning av aktiviteter och metoder som säkerställer informationens kvalité, åtkomst, tillgänglighet och tillförlitlighet över obestämd tid. Framgångsfaktorer Följande framgångsfaktorer måste bli uppfyllda för att kunna uppfylla det övergripande målet. Proaktivt angreppssätt För att möta utmaningar med bevarande av digital information och säkerställa information för framtiden krävs att regionen anammar ett proaktivt angreppssätt. Det inkluderar styrning, planering och kontroll av information från uppkomst genom hantering till kontrollerad gallring alternativt bevarande. Det kräver även andra organisatoriska insatser, som arbete med informationsplanering och dokumentstyrning, användande av e-arkivsystemet, systematiska bevakningar och kontroller, specifika funktioner och andra förebyggande aktiviteter. En god ordning i myndigheternas arkiv skapas genom en god informationsförvaltning redan när handlingar kommer in eller upprättas. Fastställda rutiner för lagring, avställning, arkivering och gallring ger en effektiv arkivhantering, där man snabbt och enkelt hittar efterfrågad information. Detta ger en kostnadseffektiv hantering för myndighetens dagliga hantering och goda förutsättningar för medborgare att tillämpa offentlighetsprincipen både i dag och i framtiden. Aktiv samverkan För att nå framgång måste en aktiv samverkan ske mellan flera olika yrkesgrupper och verksamheter inom regionen. Både teknik och innehåll måste hanteras. Detta förutsätter att IT-tekniker, jurister, arkivarier, informationsstrateger, verksamheter och verksamhetsutvecklare samarbetar för att komma fram till den bästa lösningen. Det mest effektiva och kostnadsbesparande är om samverkan initieras på ett tidigt stadium. Samverkan kan omfatta upphandling av IT-system,
framtagning av dokumenthanteringsplaner, informationsinventering, gallringsutredning, systemavställning etc. Strategiska mål Följande strategiska mål som är beroende av varandra och som samtliga påverkar hur regionen säkerställer digital information för framtiden behöver fastställas. Dokument- och informationsstyrning Dokument- och informationsstyrning är en förutsättning för ett långsiktigt digitalt bevarande. Det är ett administrativt stödområde som verkar för en väl fungerande informationsförsörjning och informationshantering. Dokument- och informationsstyrning omfattar planering, strukturering, uppföljning samt samordning av information och dess fysiska lagring i regionens IT-miljö. Dokument- och informationshantering Dokument- och informationshantering utgår från lagkrav och verksamhetens behov och syftar till att bevara, skydda och tillgängliggöra autentisk och tillförlitlig verksamhetsinformation. En systematisk informationshantering ska också säkerställa tillgängligheten till allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipens krav. Dokumentstyrning och dokumenthantering tillsammans ger följande fördelar: Skapar ordning och reda i informationen hos regionens verksamheter Lättare och snabbare återsökning av information Tillgång till rätt information på rätt plats för rätt person Styrd och säker hantering: säkerställer delning, åtkomst och format Kontroll och överblick över regionens totala informationsmängd Uppfyller krav på dokumentstyrning enligt standarder såsom ISO 9000 Enkelt att ha gällande och uppdaterad information Processbaserad registrering och diarium Regionens diarium är ett viktigt verktyg för registrering av allmänna handlingar. Information och handlingar i arkivet måste vara tillgängliga och sökbara i framtiden. Målet är att den processorienterade arkivredovisningens klassificeringsstruktur ska ligga till grund för diarieplan och på detta sätt knyts diariet, dess akter och arkivredovisningen samman. Rutinerna för diarieföringen och arkivredovisningen ska utformas så att de samverkar, t.ex. ska klassificeringen av handlingar i diariet inom olika ärendetyper ske på ett sätt som är lämpligt ur arkivsynpunkt, liksom att sökbarheten i diariet ska kunna upprätthållas över tid. Processbaserad informationshanteringsplan Informationshanteringsplanen är en viktig del i dokument- och arkivhantering och grundas på den gallringsmodell som tillämpas. Informationshanteringsplan för
digital information ska därför grundas på den gallringsmodell som är anpassad för digital information. Arbete med att ta fram nya informationshanteringsplaner ska ske med hänsyn till de krav och förutsättningar som finns för den processbaserade arkivredovisningen arkivredovisning ska finnas enligt lag. Informationshanteringsplaner ska vara processorienterade ett sätt att redovisa olika typer av allmänna handlingar som återfinns inom regionen och deras plats i de olika processerna. Uppgifterna i system och databaser ska vara klassificerade utifrån de arbetsflöden/processer de uppstår i, dvs. de ska kunna peka ut verksamhetsprocessen i vilken informationen har uppstått. Samordning av datalagring Målet är att skapa översikt, systematisera och samordna lagring av data på ett sätt som möjliggör långsiktigt bevarande av digital information. Det blir då lättare att genomföra bl.a. tekniska aktiviteter som konverteringar, kontroller och andra nödvändiga åtgärder. Samordning av datalagring ses som en del av dokument- och informationsstyrning. Att samordna datalagring är nödvändigt av flera anledningar: för att skaffa en översiktlig bild över vilken information som finns och var den är lagrad för att få kontroll över information och informationsflöden för en effektiv och snabbare sökning - få fram rätt information vid rätt tillfälle för att säkerställa att den lagras med hänsyn till framtida bevarande för att säkerställa informationens tillförlitlighet samt undvika dubbellagring och därigenom minska kostnader för lagringsyta och dubbelunderhåll av information Bevakning, test och kvalitetskontroll Regionen ska samordna och upprätthålla styrning och kontroll över information och informationsflöden vad gäller IT-stöd och lagringsytor (aktiva och inaktiva, interna och externa). Regionen ska ständigt följa och bevaka den tekniska utvecklingen med fokus på både mjuk- och hårdvara och ta fram migrerings- och konverteringsplaner för information som ska överföras till ett elektroniskt arkivsystem (e-arkivsystem). Långsiktigt bevarande förutsätter även bevakning av organisatoriska förändringar och förändringar i informationsflöden, både internt och externt, i IT-stöd, e- tjänster, lagringsmedia och mellan dessa. Regionen ska skapa systematisk test- och kvalitetskontrollfunktion för information i samband med konvertering, migrering, digitalisering eller annan teknisk behandling för att säkerställa informationskvalitet. Detta kan göras till exempel med hjälp av stickprovskontroller.
Digitalt arkiv E-arkiv är inte bara ett system i teknisk mening, utan det avser organisation vad gäller ansvar, roller, rutiner och funktioner som säkerställer ett långsiktigt bevarande och informationsförsörjning. E-arkivsystem är ett IT-stöd som är en nödvändig förutsättning för e-arkiv. E-arkivsystem Regionen har ett e-arkivsystem, ett IT-stöd som oberoende av de ursprungliga informationssystemen och verksamheterna säkerställer och möjliggör bevarande och tillgängliggörande av information på lång sikt. Detta e-arkivsystem är en leverantörsoberoende teknisk lösning som bygger på nationella och internationella standarder samt erbjuder både mellan- och slutarkiv vilket innebär att informationen kan vara tillgänglig för verksamheten (arkivbildaren) eller regionarkivet. E-arkivsystemet har funktionalitet för att ta emot, arkivera, lagra, vårda, administrera, återsöka och tillhandahålla information. E-gallringsmodell Gallring är en lika viktig del av informationshanteringen som bevarandet, de förutsätter varandra. Bevarandet är inte meningsfullt utan en ändamålsenlig gallring och vice versa. Gallring kan ske på ett kontrollerat sätt och ett okontrollerat sätt. E-gallring Gallring betyder att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför: förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet I praktiken innebär e-gallring att man i enlighet med gallringsregler förstör en elektronisk handling på ett oåterkalleligt sätt, dvs. på så sätt att denna är permanent borta och ej kan tas tillbaka. Målet är att undvika informationsförluster, s.k. okontrollerad gallring. Behov av en ny gallringsmodell Den digitala dokumenthanteringen ställer nya krav på gallring. Oftast köps ITsystem utan någon inbyggd gallringsfunktion eller hela IT-system läggs ner utan att någon information blir bevarad, uppgifter i samband med uppdateringar av en databas blir automatiskt raderade, utan att det finns något stöd för detta i gallringsbeslut. Många IT-system innehåller en mängd uppgifter som kan sammanställas på olika sätt, så kallade potentiella handlingar. För att kunna hantera information i digital form måste en ny gallringsmodell tillämpas.
Region Jönköpings län ska ta fram en gallringsmodell för gallring av digital information. Gallringsmodell i traditionell arkivhantering Handlingens eller uppgiftens framtid avgörs genom uppsättning av gallringsfrister för olika dokumentslag och dokumenttyper. Gallringsfristerna kan regleras i lagstiftningen, föreskrifter eller fastställas med hjälp av gallringsutredningar. Denna modell har fungerat i den traditionella dokumenthanteringen. I den traditionella arkivhanteringen är gallring en nödvändighet av flera skäl: för att hålla ned kostnader kostnader för t.ex. arkivlokaler, olika bevarandeinsatser vägs mot den nytta man har av information; skapa överblick - ett arkiv kan bli svåröverskådligt med tiden om handlingar med lågt informationsvärde inte har gallrats, medan ett arkiv där endast den väsentliga informationen återstår blir mer överblickbart; skydda den personliga integriteten - vanligtvis skyddas den enskilda individens personliga integritet i informationen genom sekretesslagen, men i vissa fall regleras gallring av sådana uppgifter genom lagen, t.ex. LSS. Gallring i digital arkivhantering I den digitala arkivhanteringen har storleken på informationsmängden mycket mindre betydelse än i ett pappersarkiv, där den rent fysiska hanteringen vid återvinning eller destruering kan vara påtagligt kostnadsdrivande. Det kan också vara en utmaning att sätta upp gallringsregeln så att den pekar ut och åtgärdar rätt informationsmängd. Det kan leda till betydande kostnader om extern teknisk expertis behöver involveras. Risken för detta kan minimeras om behovet av att kunna avskilja information och att gallra uppmärksammas och säkras redan vid kravställning av ett verksamhetssystem. Det är möjligt att rikta gallringen i IT-miljö mycket tydligare och mycket mer detaljerat än i ett pappersarkiv men att gallra enstaka handlingar i aktomslagens och arkivboxarnas elektroniska motsvarigheter medför allvarliga risker då den kan förstöra kontexten, helheten och överblickbarheten i till exempel ett enskilt ärende. Det går alltså att plockgallra digital information men det finns påtagliga risker för den kvarvarande informationens riktighet och sammanhang. Kravställning vid upphandling av IT-stöd Vid upphandling av IT-system eller e-tjänster ska krav på system och systemets leverantör ställas utifrån framtida bevarande. Detta avser bland annat krav på arkivgodkända format, gallrings- och exportfunktion, lagring och tillgång till data samt systemdokumentation.
Regionen ska ta fram en fastställd modell och en anvisning för att hjälpa regionens verksamheter med tillvägagångssätt och kravställning vid system- och tjänsteupphandlingar. Informationssäkerhet I en organiserad dokument- och arkivhantering måste man identifiera de risker som är förknippade med utebliven eller illa organiserad dokumenthantering. Detta ställer också krav på framtagning av riskanalyser för digital information. Arkivfunktionen och informationssäkerhetsfunktionen har ett gemensamt syfte och ett gemensamt behov: båda syftar till säkerhet och kvalitet i den verksamhetsprocessen där informationen skapas och förvaltas, båda är därför beroende av kunskap om hur processerna ser ut, vilka aktiviteter som ingår och vilka funktioner de fyller. Krav på information: Information ska vara tillgänglig och åtkomlig över obestämd tid Den ska vårdas och bevaras säkert, i sitt ursprungliga skick, i samma kvalité och oförvanskade. Endast behörig får åtkomst till information Möjlighet att följa informationens livscykel över tid (historisk spårbarhet) Verksamhetsbaserad arkivredovisning Arkivredovisning regleras i arkivlagen och regionens arkivreglemente och utgör en grund för en effektiv informationsförvaltning och bevarande. Arkivredovisning är ett styr- och sökinstrument till regionens hela handlingsbestånd. Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen innebär att informationen ska klassificeras enligt en struktur som representerar verksamheten, att arbetsflödena och de handlingar som avsätts under arbetsflödenas genomförande ska beskrivas samt att informationens förvar ska redovisas. Verksamhetsbaserad arkivredovisning utgör ett viktigt styrinstrument då den syftar till en bättre förståelse av sambanden mellan en verksamhet och de informationsmängder (handlingar) som förekommer där. Detta till skillnad från traditionell arkivredovisning som omfattar bara avställda handlingar som arkiverats. Då ordnades handlingarna i arkivet efter det så kallade Allmänna arkivschemat. Arkivschemat är en struktur som blandar handlingarnas funktion, riktning, ämne och i vissa fall medium. Allmänna arkivschemat återspeglar däremot inte verksamheten och är känslig för organisationsförändringar. Den nya informationsredovisningen innebär att alla allmänna handlingar som regionen arbetar med ska kunna struktureras efter regionens processer/arbetsflöden. Informationen knyts på så vis tydligt till regionens uppdrag och verksamhet. Detta gör det lättare att hantera, förvalta och söka handlingar. Eftersom informationen redovisas i sitt sammanhang kan även nutida
och framtida informationsanvändare ha bättre förutsättningar för att förstå handlingen och dess kontext. Förutsättningen för införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning är processorienterat arbetssätt, kartlagda verksamhetsprocesser och klassificerad information i dessa. Verksamhetsbaserad arkivredovisning förutsätter en informationsstruktur som är hållbar och inte knuten till organisation utan till processer/arbetsflöden och aktiviteter i dessa. Information blir inte känslig för olika organisationsförändringar.