Guide för avveckling och avflyttning Forsknings- och utbildningslokaler

Relevanta dokument
STÄDINSTRUKTION FÖR VERKSAMHET MED ÖPPNA STRÅLKÄLLOR Inledning

Inför flytt och/eller avveckling av laboratorier. Guide och checklista Fastighetsavdelningen, Universitetsförvaltningen

Inför flytt och/eller avveckling av laboratorier - Biomedicum. Guide och checklista Flyttsamordnare och FM organisation

Checklista för egenkontroll av brandskydd laboratorier (Egenkontrollen bör utföras minst 1 gång/år av prefekt/brandskyddsansvarig och skyddsombud)

Forskning och utbildning på NKS

Rutin för inköp av kemikalier

Behörighet till nya sjukhuset samt Huddinge och Solna

FoS Instruktioner kemavfallsrummet

Till dig som flyttar ut

Flytthandbok Arkitekturskolan. från Östermalmsgatan 26

TILL DIG SOM FLYTTAR. Information och tips för dig som bor i hyresrätt

TILL DIG SOM FLYTTAR. Information och tips för dig som bor i hyresrätt

» Formulär för information till anknytningsbeslut

Tvätt, avfall och städning. Camilla Artinger - Hygiensjuksköterska

Personalbostäder Nyköping

Information och tips för dig som bor i hyresrätt

Rutiner för arbetsmiljö. Förskola. Datum

I hus 91 finns avfallsrum bredvid postrummen. Dessa rum är avsedda för att ta emot allt avfall som laboratorierna och kontoren i hus 91 genererar.

Tjänsteutbud Version 2.0 Facility Management. Vaktmästeri

Att flytta ut Säg upp ditt avtal Lämna in dina nycklar Adressändring Tidigare utflytt Visning av din lägenhet Teknisk besiktning

FLYTTINSTRUKTIONER NEO - LIPIDLAB

Allmänna Villkor 1- STÄDGARANTI / REKLAMATION 2- FÖRE STÄDNING

Information om avveckling eller flytt av miljöfarlig verksamhet (enligt 26 kap 22 miljöbalken (1998:808)

Allmänna Villkor 1- STÄDGARANTI / REKLAMATION 2- INNAN STÄDNING

BILAGA 1 Datum

FLYTTINSTRUKTIONER NEO - BIONUT

» Formulär för information till anknytningsbeslut

Information och tillsyn i Hörby kommun

Till dig som flyttar

02:04 SPECIFIK STÄDANVISNING & FREKVENS, TEKNISKA ROTELN. Upphandling av lokalvårdstjänster till Polismyndigheten i Stockholms län A016.

Dörrar, dörrkarmar, dörrhandtag, strömbrytare till belysning avtorkas 1g/v.

Checklista. Skolans kemiundervisning

Checklista - Internrevision

Att tänka på när du skall. flytta

Hygienrutiner för skolhälsovårdsmottagningar och information om blodsmitta

Förslag till: Hygienrutiner för maten på förskolans avdelning

Städrutiner avdelning 33 och 53. Beskrivning arbetsgång

FLYTTPLANLÄGGAREN. notar. En smart checklista för dig som ska flytta!

Checklista - Internrevision

Tips och råd för. En smartare flytt

Tjänsteutbud Version 3.0 Facility Management. Lokalvård

STÄDNINGSFÖRESKRIFTER FÖR LOKALER I

Styrgruppen för flytten Informerar

Utflyttningsdags UPPSÄGNINGSTID GÖR I ORDNING LÄGENHETEN LÄMNA NYCKLAR

Material till flyttstädning. Planering av flyttstädning

Tips inför. Råd & tips från Fastighetsägarna

Exempel på avfall: Tidningar Kontorspapper Telefonkataloger Kuvert Häftklammer är OK Små mängder kartong. Exempel på avfall: Patientjournaler

Processbeskrivning av dialysleveranser till PD-patienter

Tvätt, avfall och städning. Camilla Artinger - Hygiensjuksköterska

Etiketter för transport av Farligt Gods

Riskbedömning Beredning och användning av cytostatika i in vitro-försök

Företagets namn: Adress: Telefon/Fax:... E-post: Organisationsnr: Verksamhet: Första datum för inspektion av Miljö- och Hälsoskydd. Ägare:.

CHECKLISTA FÖR NYA MEDARBETARE VID ONKOLOGI-PATOLOGI

Hantering och förvaring av brandfarlig vara på klinik Odontologiska Fakulteten Malmö Universitet

Rutiner för livsmedelshantering

Kontaktpersoner. Öppettider. Väktare G4S Tel Vardagar Butiker och entréer 10-20

Folkhälsomyndighetens allmänna råd om städning i skolor, förskolor, fritidshem och öppen fritidsverksamhet

Driftsättning U2 Infoträff 30 maj 2016

Städ, tvätt och avfall 2015 Elisabeth Persson Flodman, Vårdhygien

Checklista. Förebygg pappersavfall

Tips och råd för dig som väljer att packa själv

Köket. Väggar Dammas eller torkas med fuktig trasa. Golv Dammsug och våttorka. Kom ihåg att torka av golvlisterna.

EGENKONTROLL enligt miljöbalken checklista med handlingsplan

Renhetsgrader och Förråd. Camilla Artinger - Hygiensjuksköterska

Anskaffning och bedömning av kemikalier

GL B. Fastigheter. Uthyrning och förvaltning sedan Flyttstädning & lite andra råd vid flyttning

Miljöavdelningens information om hygienlokaler

Tvätt, avfall och städ. Vårdhygien Uppsala län 2015

Checklista för effektiv energianvändning på arbetsplatsen

Förrådshantering. Hur bevara renhetsgrader av lagrat material?

Rutin för kemikaliehantering

MÅNDAG INSATSRUTINER ( )

Till dig som flyttar

RISKBEDÖMNING ENL. AFS 1997:10

Miljöarbete i vardagen. Till dig som är entreprenör.

Folkhälsomyndighetens allmänna råd om städning i skolor, förskolor, fritidshem och öppen fritidsverksamhet

MÅNDAG INSATSRUTINER ( )

Krav på livsmedelslokaler

Säkerhet introduktion

Flytten till Biomedicum

Råd för en smidigare flytt

Dokumenttyp Föreskrift Dokumentnamn Föreskrift för biosäkerhet vid Clinical Research Centre och Wallenberglaboratoriet

SNABBGUIDE FÖR HEMADMINISTRERING AV NPLATE

Hållbar avfallshantering i kommunförvaltningen

Rutiner. Grund- och gymnasieskola. Datum

Därför behöver vården. Kasewa Dabagh Celepli/ AIS / SoL

Avfall. Anna Brunned

HÖRBY KOMMUN. Rengöringskontroll restauranger och storhushåll i Hörby kommun 2007 RAPPORT

Riktlinjer för märkning av kemiska produkter

Städas golv i korridor och lekrum/klassrum dagligen med en bra, dammansamlande metod?

Checklista för miljöledningssystemet vid institutionen för odontologi.

Hanteringsanvisningar för riskavfall och farligt avfall förknippat med undervisning och forskning vid Umeå Universitet

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR KVITTBLIVNING AV RADIOAKTIVT AVFALL

Bilaga till ansökan om tillstånd till verksamhet med öppna strålkällor

Lathund till Hygienrond - egenkontroll för vårdhygienisk standard

Rutin för hantering av vårdens farliga avfall

Välkommen till Svalan

Hygieniska frågor vid planering och hantering av förråd

Har du farligt avfall hemma?

Transkript:

Guide för avveckling och avflyttning Forsknings- och utbildningslokaler Flytt till BioClinicum januari 2018

Innehållsförteckning Appendix... 2 Introduktion... 2 Vem gör vad i avvecklingen?... 2 Avveckling av material och utrustning... 2 Generellt... 2 Att tänka på... 3 Avvikelser inför/i samband med flytt till BioClinicum... 3 Materialspecifika instruktioner... 3 Pappersmaterial/Dokument... 3 Datorer/IKT... 3 Laboratorieutrustning... 3 Medicinteknisk utrustning... 4 Kemikalier... 4 Konst... 4 Rengöring och sanering av utrustning... 5 Kontamination av biologiska material... 5 Kemikaliekontaminering... 5 Kontaminering från öppna strålkällor... 5 Avflyttning av lokaler... 5 Generellt... 5 Överlämning och besiktning... 6 Nycklar/larmkoder... 6 Rumstypsspecifika riktlinjer... 6 Kontor/konferensrum... 6 Pentry/lunchrum... 7 Förråd... 7 Omklädningsrum... 7 Utbildningslokaler... 7 Laboratorium... 7 Sanering av lokal... 8 Radioaktiv friklassning... 8 Flyttstädning... 8 Avsluta/flytta abonnemang, avtal och licenser... 8 Adressändring... 9 Förkortningar... 9 1

Kontaktlista... 10 Appendix 1. KI:s guide och checklista - Inför flytt och avveckling av laboratorier http://ki.se/medarbetare/inforflytt-ocheller-avveckling-av-laboratorielokaler 2. Sammanställning av avfallshantering på Karolinska Universitetssjukhuset vid flytt 3. Städinstruktion för material som använts vid arbete med öppna strålkällor 4. Avflyttningsdeklaration/Saneringsintyg, Karolinska Universitetssjukhuset Introduktion Detta dokument syftar till att underlätta för flyttande verksamheter gällande avveckling av tidigare verksamhet och avflyttning från lokaler inför BioClinicum-flytten. Med avveckling och avflytt avses processen där flyttande verksamheter gör sig av med material/utrustning som ej ska flytta samt tömmer och rengör lokaler så att de i godkänt skick kan överlämnas till efterkommande förvaltning. Guiden omfattar verksamheter som flyttar ut från lokaler vid Karolinska Universitetssjukhuset i Solna inkluderande stiftelserna CMM och CCK samt Huddinge. Verksamheter som flyttar från Karolinska Institutets (KI) campus hänvisas till KI:s egen guide och checklista (se appendix 1, alternativt på http://ki.se/medarbetare/infor-flytt-ocheller-avveckling-avlaboratorielokaler). Viktigt att tänka på vid avveckling av material och avflytt från lokaler: Det är flyttande verksamhets ansvar att lämna nuvarande lokaler i gott skick efter utflytt. Börja i tid med att rensa och slänga. Planera resurser och dela upp arbetsuppgifter mellan medarbetare. Vem gör vad i avvecklingen? Det är flera aktörer som är delaktiga i avveckling av befintliga lokaler, nedan är huvudaktörer och deras ansvarsområden listade. Forskargruppledare/chef är ansvarig för att överlämna lokaler i godkänt skick vilket anges i denna guide. Medarbetare i flyttade verksamhet utför avveckling i nuvarande lokaler fram till flytt. Flyttsamordnare informerar om tillvägagångssätt, datum och tidslinjer angående avveckling och avflytt. Lokalsamordnare Forskning och Utbildning (FoU) ansvarar för att FoU-verksamheter avflyttar och sanerar FoU-lokaler på ett korrekt sätt. Lokal och Byggplanering är den enhet på Karolinska Universitetssjukhuset som ansvarar för lokaler. Enheten tar fram riktlinjer för hur lokaler ska avvecklas samt samlar in avflyttningsdeklaration/saneringsintyg från respektive forskargrupp och utför avflyttningsbesiktning. Miljöavdelningen stödjer flyttande verksamheter med information om avfallshantering samt samarbetar med Lokal- och Byggplanering kring avveckling. Stiftelser CCK och CMM sätter riktlinjer för hur stiftelsernas lokaler ska avflyttas. Avveckling av material och utrustning Generellt I detta avsnitt informeras om vad som är viktigt att tänka på vid storskalig avveckling i samband med flytt, nya funktioner i avveckling, vart flyttande verksamheter finner relevant information samt avvikelser från ordinarie rutin i samband med BioClinicum-flytten. 2

Att tänka på Se till att beställa kärl för sortering i tid så att extra kärl för avfallssortering finns att tillgå vid utrensningar i till exempel kyl och frys och genomgång av arkiv. Dock är det viktigt att ha en god omsättning av kärl, undvik därför att ha för många kärl eller att låta kärlen stå för länge. Information om avfallshantering på Karolinska Universitetssjukhuset hittas i Sammanställning för avfallshantering på Karolinska Universitetssjukhuset vid flytt (se appendix 2), alternativt på: Inuti_ avfallshantering Karolinska Universitetssjukhuset Avvikelser inför/i samband med flytt till BioClinicum Kemikalieuppsamling 27 och 30 november Större kärl (660 L) för grovavfall och elektronik finns att beställa (se appendix 2) Uppsamling/kassering av kyl och frys i samband med flytt kostnader ombesörjs Central evakuering av konst Materialspecifika instruktioner Pappersmaterial/Dokument Utrensning Många utav de kontorsutrymmen som finns i befintliga lokaler behöver rensas vad det gäller pappersmaterial så som utskrivna artiklar, kataloger med mera. Materialet sorteras som papper, för sekretesspapper finns särskilda kärl. Se till att det finns tillräckligt med kärl för utrensning under hösten och fram till flytt. Arkivering Starta process för arkivering av dokument i god tid innan flytt. Forskningsdata kan gallras (förstöras) 10 år efter projektavslut förutsatt att materialet inte har stort historiskt/vetenskapligt eller allmänt värde. Se kontaktuppgifter till KI institutionens lokala arkivarie för att tillsammans göra en bedömning av vad som ska arkiveras. Medarbetare på Karolinska Universitetssjukhuset kontaktar enheten för dokumenthantering. Information på KI:s webb om hantering av forskningsdokument hittar du här: ki.se_hantering_av_forskningsmaterial_infor_flytten_pa_nks. Datorer/IKT Ägs av Karolinska Universitetssjukhuset Datorer (från SLL IT med klisterlapp och namn som börjar med KAR): Lämnas i befintliga lokaler efter specificerad återtagslista Återtagslista tas fram av verksamheten med hjälp av projektet IKT-Flytt Hämtas av SLL IT efter beställning från IKT-Flytt Ägs av KI-institutioner Om datorer behöver kasseras ska detta ske enligt nuvarande rutiner. Tänk på att projektorer och skärmar är stöldbegärliga och bör förvaras på säker plats under flytt. Laboratorieutrustning Byte/försäljning/bistånd Enligt KI:s regler kan fungerande utrustning som verksamheten ej har behov av längre: 1. Bytas/säljas inom KI 2. Säljas till marknadsmässigt pris 3. Skänkas till bistånd (med tillstånd från regeringen) Eftersom flertalet flyttar sker för KI:s verksamhet tittar KI specifikt på en lösning för en plattform för byten/försäljning samt mellanlagringslokal. Lösningen förväntas bli klar under slutet av 2017. 3

Kassering Icke fungerande och föråldrad utrustning ska kasseras innan flytt. Kassering av utrustning sker enligt ordinarie rutin och bekostas av verksamheterna själva. Ett undantag görs dock för de kylar/frysar som behöver kasseras i samband med flytt i januari. Se nedan avsnitt för lågtemperaturfrysar samt frysar och kylar i laboratorium. Stor och tung utrustning För kassering av stor och tung utrustning kan transport beställas via Inuti eller direkt från flyttfirman Allt i transport, se kontaktuppgifter. Om andra rutiner finns på arbetsplatsen ska dessa följas. CCK - Kontakta Sören Lindén. Lågtemperaturfrysar samt frysar och kylar i laboratorium Förvaring av frysar i fryshotell/camping på sjukhuset kommer inom kort medföra en hyreskostnad. I samband med utrensning av lagrat material och flytt är det en god idé att kassera utdaterad kyl och frys så att inte onödiga kostnader drivs för verksamheten. Kylar och frysar som blir överflödiga efter flytt till BioClinicum kan kasseras kostnadsfritt under vecka 4-5, 2018, enligt nedan. Under hösten kasseras kyl och frys enligt ordinarie rutin. Centralt administrerad upphämtning av kyl/frys i samband med flytt: Meddela Driftcentralen om urkoppling av eventuellt larm. Töm, rengör och frosta av frysen/kylen. Sanera kontamination av biologiskt material, kemikalier och öppna strålkällor, se avsnitt sanering för metod. Märk upp kylen/frysen med etikett för kassering och utförd sanering. Lämna sedan objektet på nuvarande plats för upphämtning under vecka 4-5, 2018. Medicinteknisk utrustning För MT-utrustning som ska kasseras läggs ett ärende till MT Servicedesk (tel. nr. 08-585 88 000). Gör gärna detta ett par veckor innan flytten, om möjligt. Funktionell utrustning som inte ska flyttas med ska samlas i ett låsbart rum i respektive verksamhet. Detta för vidarebefordran till annan verksamhet inom SLL eller till bistånd. Mer information om detta kommer förmedlas av Medicin Teknik på Karolinska Universitetssjukhuset. Kemikalier Kemikalier som ska kasseras kan lämnas vid uppsamlingstillfälle den 27 alternativt 30 november för kemikalier, alternativt att upphämtning beställs enligt ordinarie rutin. Kemikalieuppsamling Den 27 och den 30 november anordnar miljöavdelningen i samarbete med STENA Recycling insamling av svårklassificerade kemikalier för verksamheter som flyttar till BioClinicum. Verksamhet som vill bli av med kemikalier behöver meddela miljöavdelningen senast den 20 november. Den 23 november får kontaktpersonen veta via SMS vilken av dagarna besöket blir av. Uppgifterna skickas till miljoavdelningen.karolinska@sll.se med följande information: Namn och telefonnummer på två kontaktpersoner Vilken internadress och avdelning kemikalierna ska hämtas på Antal förpackningar/flaskor/burkar/dunkar som ska hämtas (endast för att kunna räkna ut en ungefärlig tidsåtgång för varje besök) Konst SLL:s Kulturförvaltning ombesörjer nedmontering samt flytt av den landstingsägda konsten utplacerad i verksamheterna. Varje konstverk är noggrant märkt och infört in i Kulturförvaltningens konstdatabas med exakt placering inför den kommande evakueringen. Personalen får inte flytta eller omplacera konstverken från nuvarande platser. Evakueringen av den landstingsägda konsten kommer att ske 2-3 månader före 4

verksamheternas inplanerade flyttdatum. De konstverk som valts ut för vidareplacering på NKS hämtas löpande och i god tid för renovering och omramning. Kontakta konsthandläggare vid skadade/nedtagna konstverk eller eventuella frågor om konstevakueringen, se kontaktuppgifter. Rengöring och sanering av utrustning Oavsett om laboratorieutrustning ska bytas, säljas, skänkas eller kasseras så ska den rengöras och även saneras om så krävs. Med sanering menas rengöring/dekontaminering/desinfektion till den grad verksamheten bedömer det är rimligt med tanke på vilka aktiviteter som har bedrivits i labbet. Verksamheten ansvarar för att överlämna en ytsanerad lokal. All utrustning som verksamheten bedömer kräver sanering ska saneras. Detta gäller om utrustning har använts vid arbete med biologiska material, hälsovådliga kemikalier (till exempel CMR-klassificerade produkter och lösningsmedel) eller öppna strålkällor. Utrustning som lämnas kvar i lokal (dragskåp med mera) ska tydligt märkas upp med etikett för utförd sanering. Val av saneringsmetod beror på vilken typ av verksamhet som bedrivits men ska ha visats effektiv mot typerna av föroreningar som kan ha förekommit. Vissa typer av verksamheter kräver saneringsintyg från extern aktör. Säkerhetsbänkar, inklusive filterenhet där potentiellt infektiöst material eller riskklassade kemikalier har använts, ska saneras av licensierad entreprenör. KI:s verksamhet ska använda entreprenör upphandlad av KI. Sanerad bänk skall märkas upp med godkänt certifikat. Tänk på att skydda dig själv vid sanering och rengöring, använd handskar, labbrock och skyddsglasögon! Läs mer om laboratoriesäkerhet på http://www.ki.se/uu/introutb/labsakerhet/story.html Kontamination av biologiska material Använd lämpligt desinfektionsmedel där det kan finnas kontamination av biologiska material (hit räknas till exempel all vävnad, kroppsvätskor, mikroorganismer och human-, växt- eller djurpatogener). Desinfektionsmedlet skall ha bevisad effekt för aktuellt biologiskt agens. Ofta kan 70 % etanol, eller 10 % klorin (1:10 nyblandad) användas för desinfektion av handtag, möbler och utrustning. Kontrollera riskbedömning eller anmälan/tillstånd från Arbetsmiljöverket för uppgifter om lämpliga desinfektionsmedel. Tänk på att skydda dig själv vid sanering, använd handskar, labbrock och skyddsglasögon. Kemikaliekontaminering Rengör ytor med 70 % etanol, följt av rengöring med vanligt rengöringsmedel. För cytostatika och andra preparat med bestående toxisk effekt. Torka först av utrustning som varit i kontakt med preparatet med sterilt vatten och därefter med 70 % etanol. Mer information finns hos tillverkaren av preparatet i fråga. Om det finns anledning att misstänka kontaminering av särskilt giftiga eller svårrengjorda kemikalier kan ytterligare sanering krävas. Vid behov av extern saneringsfirma så ska KI:s verksamheter använda firma upphandlad av KI. Tänk på att skydda dig själv vid sanering, använd handskar, labbrock och skyddsglasögon. Läs mer på arbetsmiljöverkets hemsida, till exempel: Arbetsmiljöverkets broschyr - Välj rätt skyddshandskar mot kemikalier. Kontaminering från öppna strålkällor Efter utflytt ska material som använts vid arbete med öppna strålkällor kategoriseras och hanteras enligt Städinstruktion för verksamhet med öppna strålkällor, appendix 3. Projekt Friklassning på Karolinska Universitetssjukhuset, se kontaktuppgifter, arbetar med att genomföra friklassning av material. Avflyttning av lokaler Generellt Efter flyttperioden ska lokalerna vara helt avflyttade och tömda, efter avflytt gäller följande: 5

Efter flytt har verksamhetsansvariga och flyttsamordnare tillgång till lokaler ytterligare två veckor för slutavveckling. Två veckor efter utflytt sker avflyttningsbesiktning, denna utförs av Lokal och Byggplanering tillsammans med verksamhetsansvarig och flyttsamordnare. Flyttstädning ombesörjs från centrala medel med villkoret att lokaler lämnas i godkänt skick. Betalning av hyra för lokalen upphör när besiktning är genomförd och godkänd. Överlämning och besiktning För godkänd besiktning är det verksamhetens ansvar att överlämna lokalen enligt följande: Lokaler ska i första hand avslutas enligt arbetsplatsens ordinarie rutiner inför flytt. I vissa fall ska lokalen överföras till kvarvarande verksamhet. Lokalerna ska vara helt tömda på utrustning och material inklusive förbrukningsvaror, textil och kontorsmaterial. Lokalerna ska vara helt tömda på avfall. Anslag, affischer och piktogram uppsatta av verksamhet ska vara borttagna. Lokalen ska vara tömd på kemikalier inklusive tvål, handsprit, diskmedel, desinfektionsmedel, rengöringsmedel i maskiner och läkemedel. Gastuber ska vara borttagna. Teknisk utrustning ska vara avstängd. För lokaler som kräver det ska sanering av ytor vara utförd. För laboratorium: fyll i Avflyttningsdeklaration/saneringsintyg (se appendix 4). Möbler och inredning kan lämnas kvar. Besiktning bokas via Lokal och Byggplanering, se kontaktuppgifter. Besiktning utförs tidigast två veckor efter avflytt. Nycklar/larmkoder Karolinska Solna och Huddinge Nycklar sätts i lås eller lämnas över till Lokal- och Byggplanering (se kontaktinformation), med tydlig märkning till vilken dörr respektive nyckel passar. Larminstruktioner och larmkoder lämnas över till Lokal och Bygg. CMM CCK Nycklar och passerkort ska lämnas till Maria Rastas. Mer information om när och var detta ska ske kommer vid senare tillfälle via institutionsmejl. Nycklar och passerkort ska lämnas till Sören Lindén. Mer information om när och var detta ska ske kommer vid senare tillfälle via institutionsmejl. Rumstypsspecifika riktlinjer Lokaler ska i första hand avslutas enligt arbetsplatsens ordinarie rutiner inför flytt. I vissa fall ska lokaler överföras till kvarvarande verksamhet. Föremål som ägs av stiftelserna CMM och CCK ska vara kvar i stiftelsen lokaler efter avflytt om inget annat har beslutats. Kontor/konferensrum Kontor ska lämnas som när du hyr möblerat. Lokalen ska vara tömd på all kontorsutrustning och material Video- och konferensutrustning ska vara bortplockad Möbler och inredning lämnas kvar i lokalen (om inget annat har beslutats, eller om de ingår i undantag för förtätning) Alla hyllor och lådor ska vara tömda 6

Fläktar, väggklockor och tömda papperskorgar kan lämnas kvar Föremål som ägs av stiftelserna CMM och CCK ska vara kvar i stiftelsen lokaler efter avflytt om inget annat har beslutats. Pentry/lunchrum Karolinska Solna och Huddinge: Pentry/lunchrum ska lämnas som när du hyr möblerat. CMM, CCK Inredning och möbler lämnas kvar i lokalen (om inget annat har beslutats) Köksutrustning och porslin ska vara borttaget Kylskåp och frysar lämnas kvar men ska vara tömda, avtorkade, avfrostade och avstängda. Alla prydnadsföremål och dukar ska vara borttagna. Gardiner kan lämnas kvar. Köksutrustning och porslin som ägs av stiftelsen ska lämnas kvar rena efter utflytt Möbler och inredning, inklusive gardiner och dukar, ägs av stiftelsen och ska lämnas kvar rena efter utflytt Kylskåp och frysar lämnas kvar och ska vara tömda, avtorkade och avfrostade Förråd Förråd ska vara helt tömda, endast hyllsystem kan lämnas kvar. Samtliga förråd i allmänna utrymmen samt korridorer där flera grupper/verksamheter delat på utrymmet ska märkas upp med ägare. Etiketter fås från Lokal- och byggplanering, se kontaktuppgifter. Omklädningsrum Omklädningsrum ska lämnas som när du hyr möblerat. Alla omklädningsskåp ska vara tömda Hänglås ska plockas bort Nycklar till fasta lås på omklädningsskåp lämnas i lås Utbildningslokaler Utbildningslokaler/konferensrum ska lämnas som när du hyr möblerat. Inredning och möbler lämnas (om inget annat har beslutats, eller om de ingår i undantag för förtätning) Alla hyllor och lådor ska vara tömda Laboratorium Laboratorium ska lämnas som när du hyr möblerat men det krävs extra åtgärder om utrymmet har använts till arbete med hälsovådliga kemikalier (till exempel CMR-klassificerade produkter och lösningsmedel), radioaktiva isotoper och smittförande ämnen. Se avsnitt Sanering av lokal. Möbler och inredning så som bänkar, hyllor och dragskåp lämnas kvar Lokalen ska vara tömd på förbrukningsvaror och utrustning Lokalen ska vara tömd på kemikalier inklusive tvål, handsprit, diskmedel, desinfektionsmedel och läkemedel Lokal och inredning ska vara sanerad och uppmärkt med etikett för utförd sanering, se avsnitt sanering av lokal. För inredning gäller detta till exempel ventilerade arbetsplatser (dragskåp, dragbänkar och punktutsug). Efter utförd sanering ska varningsskyltar och symboler tas ned. Avflyttningsdeklaration (se appendix 4) ska lämnas till Lokal och Byggplanering (se kontaktuppgifter) senast torsdag 1 februari 2017. Föremål som ägs av stiftelserna CMM och CCK ska vara kvar i stiftelsen lokaler efter avflytt om inget annat har beslutats. 7

Sanering av lokal Med sanering menas rengöring/dekontaminering/desinficerad till den grad verksamheten bedömer det är rimligt med tanke på vilka aktiviteter som har bedrivits i labbet. Verksamheten ansvarar för att överlämna en ytsanerad lokal. Alla ytor i laboratoriet som verksamheten bedömer kräver sanering ska saneras. Till exempel om utrymmet har använts till arbete med hälsovådliga kemikalier (till exempel CMR-klassificerade produkter och lösningsmedel), radioaktiva isotoper och smittförande ämnen. Inredning/utrustning som står i laboratoriemiljö ska saneras, oavsett om den ska lämnas kvar eller kasseras. Val av saneringsmetod beror på vilken typ av verksamhet som bedrivits men ska ha visats effektiv mot typerna av föroreningar som kan ha förekommit. Vissa typer av verksamheter kräver saneringsintyg från extern aktör. Fyll i Avflyttningsdeklaration/saneringsintyg (se appendix 4) efter genomförd sanering. Sanering av vattenlås och ventilationskanal (vid behov) sker efter utflytt. För metoder för rengöring och sanering av biologiskt material, kemikalier eller öppna strålkällor se avsnitt Rengöring och sanering av utrustning samt appendix 3, Städinstruktion för material som används vid arbete med öppna strålkällor. All lös inredning/utrustning ska saneras, oavsett om de ska kasseras eller tas med i flytten, så att vi säkerställer en säker arbetsmiljö för alla som är inblandade. Verksamheten ansvarar för att beställa etiketter och märka upp utrustningen när tillräcklig rengöring/sanering skett. Etiketter kan ni beställa genom att maila miljoavdelningen.karolinska@sll.se. Märk mailet med etikettbeställning i ämnesraden. Det finns två typer av etiketter, sanerad utrustning och ej laboratorieutrustning. Uppge antal per typ, att ni tillhör fas 6 samt internpostadress vart etiketterna ska skickas i mailet. Radioaktiv friklassning Efter utflytt ska lokaler där öppna strålkällor har hanterats friklassas från radioaktiv kontamination. Projekt Friklassning, se kontaktuppgifter, arbetar med och genomför friklassning av lokalerna. För att friklassning ska kunna ske ska förutsättningarna som finns i Städinstruktion för verksamhet med öppna strålkällor, appendix 3, uppfyllas. Flyttstädning Flyttstädning ombesörjs från centrala medel med villkoret att lokaler lämnas i godkänt skick. Det är viktigt att lokaler är helt tömda på material (förbrukningsvaror och utrustning) så att flyttstädning kan utföras. Om lokaler inte har avflyttats korrekt sker ingen flyttstädning och verksamheter får själva bekosta flyttstädning. Avsluta/flytta abonnemang, avtal och licenser Abonnemang och avtal ska i första hand avslutas enligt arbetsplatsens ordinarie rutiner inför flytt. I vissa fall ska abonnemang och avtal inte avslutas utan överföras till kvarvarande verksamhet. Tillstånd/Anmälningar/Licenser: Anmäl avslut av verksamheter som kräver anmälan, licens eller tillstånd (till exempel GMM och licens för arbete med öppna strålkällor). Varuautomater: Säg upp befintliga varuautomaterna och beställ hämtning. Det kommer att finnas 6 stycken varuautomater i BioClinicum. Rörpost: Om rörpost finns ska lokal IT-kontakt meddela flytt. Gas: Avsluta gasleverans till lokaler som lämnas vid flytt. Städtjänster: Innan utflytt ska befintliga avtal avslutas eller överlåtas, Coor städar i BioClinicum. Skrivare: Skrivare med leasingavtal sägs upp av verksamheten. Leverantören hämtar skrivaren. MFP som finns i CMM och CCK hanteras av respektive stiftelse. Textil: Leveranser av textil och tvätt ska avbeställas via Textila, se kontaktuppgifter. 8

Kaffeapparater: Säg upp avtal för kaffemaskiner och beställ tid för upphämtning. I BioClinicum kommer Coor att ta hand om kaffemaskiner, verksamheter behöver därför inte beställa flytt av avtal. Kontorsmaterial: När flytten närmar sig, tänk på att minska beställning av kontorsmaterial för att underlätta flyttprocessen. Övriga tjänster/leveranser: Det är viktigt att befintliga avtal och abonnemang avslutas alternativt flyttanmäls. Detta gäller till exempel vattenmaskiner, leverans av frukt, leasade faxar, med mera. Adressändring Adressändring behöver göras i god tid för att säkra att leveranser och post hamnar rätt efter flytt. Förutom adresser ska namn och internadress anges. Internadress anges som hus+våningsplan:huskropp t.ex. J6:20 ( J=huset, 6=våningsplan, 20= vänster huskärna). Besöksadress: Akademiska stråket 1 171 64 Solna Leveransadress för post och paket (Huvudgodsmottagning): Visionsgatan 4 171 64 Solna Adress till godsmottagning i huset (endast för leverans av gastuber och isotoper): Framstegsgatan 6 171 64 Solna Förkortningar CCK Cancer Centrum Karolinska CMM Centrum för Molekylär Medicin FoU Forskning och Utbildning GMM - Genmodifierade mikroorganismer IKT Informations- och kommunikationsteknologi 9

Kontaktlista Enhet/funktion/projekt Lokal och Byggplanering, Karolinska Universitetssjukhuset FoU lokalsamordnare, Karolinska Universitetssjukhuset Miljöavdelningen, Karolinska Universitetssjukhuset Projekt Friklassning, Karolinska Universitetssjukhuset Servicecenter Karolinska Universitetssjukhuset Kontaktuppgifter kurt.ohlsson@sll.se ulf.stockhaus@sll.se Anton.johansson@sll.se miljoavdelningen.karolinska@sll.se katarina.ask@sll.se ewa.frank@sll.se friklassning.karolinska@sll.se servicecenter.navet@karolinska.se 08 585 81 000 MT Servicedesk 08-585 88 000 Textilia, Karolinska Universitetssjukhuset Enheten för dokumenthantering, Karolinska Universitetssjukhuset Lokala arkivarier, KI Konsthandläggare SLL konstförvaltning Allt i transport, Flyttfirma kundtjanst@textilia.se 0771-21 23 00 sara.tedebrand-frant@sll.se KBH/ Onkpat/MMK: michael.rosendahl@ki.se NVS: charlotte.borgerud@ki.se MedS: makiko.kanematsu@ki.se CNS: asa.malmquist@ki.se gabriela.lopez@sll.se 072-582 31 57 kontoret@alltitransport.se Städbolag NCA 08-510 011 20 info@miabnca.se 10