KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 1 (1) Plats och tid: Skutan, Strömsvik, 2018-09-18, 08:15:00 Upprop Val av protokollsjusterare Nr Ärende Handläggare Föredragande och ca tid 1 A) Tillsyner, inspektioner Marie Schmid och yttranden B) Aktuellt läge i sektorn Marie Schmid C) Ekonomi Lotta Burström kl.08:45 D) Rapport från kontaktpolitiker i verksamheten E) Besök från verksamhet Linda Andersson kl. 09:15 F) Övrig information 2 Internkontroll stöd och omsorg Anna-Lena Udenius kl. 09:45 Övriga ärenden Ulla Wallering Fall (S) Ordförande Frida Andersson Sekreterare
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Mötesdatum NrParagrafNrLittera ÄrendeNr Kod Fastighet ProtokollBeskrivning Kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskotts beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Beslutsmottagare Xxxxx Justerare......
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Mötesdatum NrParagrafNrLittera ÄrendeNr Kod Fastighet ProtokollBeskrivning Kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskotts beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Beslutsmottagare Xxxxx Justerare......
Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-VO.2018.5 1(1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Sektor Stöd och Omsorg KS-SO Anna-Lena Udenius 0123-19100 anna-lena.udenius@valdemarsvik.se Mottagare Stöd- och omsorgsutskottet Internkontroll stöd och omsorg Förslag till beslut 1. Stöd- och omsorgsutskottet antar Plan för internkontroll, sektor stöd och omsorg. VALDEMARSVIKS KOMMUN Marie Schmid sektorchef Beslutet skickas till Kvalitets- och utvecklingsstrateg
Plan för internkontroll 2019 2020 Sektor stöd och omsorg: IFO Rutin/process Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Kontrollmoment och ansvarig Hur sker kontrollen och när Rapporteras till Rapporteras när påloggningsfili Procapita gällande myndighetutövning, samt tillhörande utförardel Utredningar barn och unga Ej behöriga loggar in i enskilda ärenden 2 4 8 Utredningar avslutas inte inom lagstadgad tid 4 2 8 att de som loggar in är berörda av det aktuella ärendet Mynidighetschef akter Myndighetschef Se rutin Stickprov kvartalsvis 10 akter per kvartal, slumpvis utvalda Utredningar vuxna Utredringarna avslutas inte inom rimlig tid 4 2 8 akter Myndighetschef 10 akter per kvartal, slumpvis utvalda Utredningar LSS och socialpsykiatri Utredringarna avslutas inte inom rimlig tid 4 2 8 akter Myndighetschef 3 akter LSS och 2 akter SoL per kvartal, slumpvis utvalda Utredningar ÄO Utredningarna avslutas inte inom rimlig tid 4 2 8 akter Myndighetschef 5 akter SoL per kvartal, slumpvis utvalda Aktanteckningar i Procapita I ärenden gällande barn, unga och vuxna Utebliven eller bristande kvalitet på dokumentation 3 3 9 akter Myndighetschef Stickprov kontinuerligt Anteckningar i uppdrag (utförarverksamheten) Utebliven eller bristande kvalitet på dokumentation 3 3 9 akter Myndighetschef Stickprov kontinuerligt Genomförandeplaner i utförarverksamhet Stödboende och Råd och stöd Genomförandeplaner upprättas inte 3 3 9 genomförandeplaner Myndighetschef att de upprättas och dess kvalitet Stickprov kontinuerligt
Uppföljning av klagomål Lex Sarah Jävsituation Anmälan om offentligt bedriven verksamhet Biståndsbeslut ÄO och LSS Rapportering, utredning och åtgärder vidtas inte 3 3 9 Risk för jävsituation vid handläggning och genomförande av insatser 2 4 8 Verksamheter som kräver tillstånd anmäls /avanmäls inte till Socialstyrelsen 3 1 3 Myndighetschef Kvalitets- och utvecklingsstrateg Granska så inte handläggare/chef är i jävsitutation i relation till den enskilde Kvalitets- och utvecklingsstrateg Beslut verkställs inte inom lagstadgad tid med risk för straffavgift 3 3 9 Myndighetschef Kvartalsvis granskning av antal ärenden och att åtgärd/återkoppling skett utifrån kvalitetsoch ledningssystemet Stickprovskontroll eller vid påkallad anledning i myndighetutövning och i verkställighet Genomgång av anmälda verksamheter Sektorschef Januari Kontroll att beviljade insatser verkställs. Sektorschef Mars, juni, september, december Antal placerade barn och unga Antal placerade vuxna Antal externa LSS-insatser Antal externa ÄO-insatser Bristande kontroll över antalet 3 4 12 Myndighetschef Bristande kontroll över antalet 3 3 9 Myndighetschef Bristande kontroll över antalet 3 3 9 Myndighetschef Bristande kontroll över antalet 3 3 9 Myndighetschef Sammanställningar av placeringar 1g/mån Sammanställning av placeringar 1 g/mån Sektorschef Varje månad Sammanställningar av antalet externa insatser, halvår Sammanställningar av antalet externa insatser, halvår Behörighet HSA/SITHS Behörighet HSA/SITHS Felaktig systembehörighet i förhållande till tjänst 3 4 12 Säkerhetsansvarig SITHS Kontroll att behörighetsblankett är ifylld och godkänd vid anmälan/avanmälan Januari
Behörighet HSA/SITHS Ekonomiskt bistånd Avvikelser, sammanställning Avvikelser, hantering av Utfärdande av felaktig IDhandling 1 4 4 Säkerhets-ansvarig SITHS Att bistånd betalas till fel person, förskingring 3 2 6 Myndighetschef Bristande kontroll på utvecklingen av antal bidragstagare och antal hushåll 3 1 3 Myndighetschef Att biståndtagare inte får den ersättning man har rätt till - drabbar enskild 3 3 9 Myndighetschef Bristande kännedom om det totala antalet 3 3 9 Kontroll att behörightes-blankett är ifylld och godkänd vid anmälan/avanmälan Januari Stickprov kontinuerligt eller Sektorschef Sammanställning av statistik från Procapita Stickprov två gånger per år, 5 per gång Myndighetschef, Kvalitets- och utvecklingsstrateg Enligt upprättad plan Bristande hantering av uppkomna avvikelser 3 3 9 Myndighetscef Enligt upprättad plan Mars, juni, september, december Genomföra egenkontroll /kvalitetsgranskning Försämrad följsamhet av riktlinjer och rutiner 3 3 9 Myndighetschef Kvalitets- och utvecklingsstrateg Enligt upprättad plan Skyddsrond Bristande arbetsmiljö 3 2 6 Mydighetschef Enkät avseende fysisk och psykisk arbetsmiljö Rapporteras i december Utdrag ur misstanke- och belastningsregistret Att icke lämpliga medarbetare anställs 3 4 12 Kvalitets- och utvecklingsstrateg Stickprov i personakter Rapporteras i augusti och december.
Plan för internkontroll 2019 2020 Sektor stöd och omsorg: Äldreomsorg Stöd vid funktionsnedsättning Rutin/process påloggningsfili Procapita påloggningsfili Procapita, vikarier Daganteckningar och journal, vikarier Genomförandeplaner ÄO och OF Uppföljning av klagomål Lex Sarah Jävsituation Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Ej behöriga loggar in i enskilda ärenden 2 4 8 Ej behöriga loggar in i enskilda ärenden 2 4 8 Utebliven eller bristande kvalitet på dokumentation 3 3 9 Uteblivna eller bristande kvalitet på planerna 3 3 9 Rapportering, utredning och åtgärder vidtas inte 3 3 9 Risk för jävsituation vid handläggning och genomförande av insatser 2 4 8 Kontrollmoment och ansvarig Hur sker kontrollen och när Rapporteras till att de som loggar in är berörda av det aktuella ärendet Enhetschef Stickprov enligt rutin att de som loggar in är berörda av det aktuella ärendet Enhetschef Stickprov, enligt rutin dokumentationen Enhetschef Äldrepedagog Utvecklingspedagog genomförandeplaner Enhetschef Äldrepedagog Utvecklingspedagog inkomna rapporter och utredningar Utvecklingsstrateg Enhetschef Granska så inte handläggare/chef är i jävsitutation i relation till den enskilde att de upprättas och dess kvalitet Stickprov kontinuerligt att de upprättas och dess kvalitet Stickprov kontinuerligt Kvartalsvis granskning av antal ärenden och att åtgärd/återkoppling skett utifrån kvalitetsoch ledningssystemet Stickprovskontroll eller vid påkallad anledning i myndighetutövning och i verkställighet Rapporteras när Augusti och
Avvikelser, sammanställning Avvikelser, hantering av Genomföra egenkontroll /kvalitetsgranskning SoL LSS Bristande kännedom om det totala antalet 3 3 9 Enhetschef, MAS/MAR Enligt upprättad plan Bristande hantering av uppkomna avvikelser 3 3 9 Enhetschef Enligt upprättad plan Försämrad följsamhet av riktlinjer och rutiner 3 3 9 Skyddsrond HS ÄO OF IFO Bristande arbetsmiljö 3 2 6 Enhetschef Utdrag ur misstanke- och belastningsregistret i verksamhet som riktar sig till barn 3 4 12 Enehtschef Nattfasta För lång tid mellan sista kvällsmål och morgonmål 4 3 12 Kontroll av vattentemperatur Legionellasmitta 3 4 12 Hygienkontroll och följasamhetsobservationer Smittspridning 3 4 12 Enhetschef Kvalitets- och utvecklingsstrateg Enligt upprättad plan Enkät avseende fysisk och psykisk arbetsmiljö Mät tid mellan målen Kostombud Enhetschef Prov på vattentemperaturen Enhetschef Vid nyanställningar, och enligt upprättad riktlinje 3 antal stickprov per månad och enhet Mars, juni, september, december Rapporteras i december Rapporteras i augusti och december. Rapporteras i augusti och december. Utförs i samband med skyddsrond och dokumenteras i protokoll. Augusti Mätning av följsamhet till basala hygien- och klädregler Hygienombud/EC 1 gäng per år, v 13 Maj (+ patientsäkerhet sberättelsen i mars kommande år Plan för internkontroll 2019 2020 Sektor stöd och omsorg: HSL Rutin/process Risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Kontrollmoment och ansvarig Hur sker kontrollen och när Rapporteras till Rapporteras när
Uppföljning av klagomål Lex Sarah Jävsituation Rapportering, utredning och åtgärder vidtas inte 3 3 9 Risk för jävsituation vid handläggning och genomförande av insatser 2 4 8 inkomna rapporter och utredningar Kvalitets- och utvecklingsstrateg Enhetschef Granska så inte handläggare/chef är i jävsitutation i relation till den enskilde Kvartalsvis granskning av antal ärenden och att åtgärd/återkoppling skett utifrån kvalitetsoch ledningssystemet Stickprovskontroll eller vid påkallad anledning i myndighetutövning och i verkställighet Augusti och Behörighet HSA/SITHS IFO och HS Avvikelserapporter, sammanställning Avvikelshantering, hantering av Felaktig systembehörighet i förhållande till tjänst 3 4 12 Utfärdande av felaktig IDhandling 1 4 4 Bristande kännedom om det totala antalet avvikelser 3 3 9 Bristande hantering av uppkomna avvikelser 3 3 9 Hygienkontroll och följasamhetsobservationer Smittspridning 3 4 12 Säkerhetsansvarig SITHS Säkerhets-ansvarig SITHS Enhetschef, MAS/MAR Kontroll att behörighetsblankett är ifylld och godkänd vid anmälan/avanmälan Januari Kontroll att behörightes-blankett är ifylld och godkänd vid anmälan/avanmälan Januari Enligt upprättad plan Legitimerad personal, Utvecklingsstrateg, Enhetschef,, KS SOU Enhetschef MAS MAR Enligt upprättad plan Mätning av följsamhet till basala hygien- och klädregler Hygienombud/EC 1 gäng per år, v 13 Mars, juni, september, december Maj (+ patientsäkerhet sberättelsen i mars kommande år
Rehabiliteringsåtgärder inom kommunens boendeformer Sammanställning av anmälningar enligt lex Maria Brukare får inte den rehabilitering/habilitering som ordinerats 3 3 9 Patientsäkerhetsrisk, upprepning av negativ händelse 3 3 9 Systematisk uppföljning med kvalitetsgranskning av vård- och omsorgsboenden, dagverksamhet, bostad med särskild service, daglig verksamhet och hemsjukvård i ordinärt boende. Att verksamheten inte följer riktlinjer och direktiv för vård och behandling (HSL) 3 3 9 Skriva patietntsäkerhetsberättelse och patientsäkerhetsplan Patientsäkerhet och dokumentation loggkontroller i IT-system journal MAR 5 journaler vartannat år i april Analysera utredningarna och identifiera gemensamma beröringspunkter. MAS MAR Årligen Mars Övergripande granskning av hälsosjukvårdsområdet. journal (HSL) MAR MAS Enligt upprättad mall, vart trede år. (2021) maj och. Att verksamhetens resultat inte analyseras och målsätts. 2 3 6 MAS MAR Årlig rapportering Att hälsoplaner inte omsätts i åtgärdsplaner och uppföljningsplaner 2 3 6 Att medarebetare inte följer rutinerna för vårdåtaganden 3 4 12 Journalgranskning av systemförvaltare och chef HS Skyddsrond Bristande arbetsmiljö 3 2 6 Enhetschef HS Stickprov kontinuerligt. Stickprov i NPÖ, Panorama och Procapita Enhetschef Mars, juni, september HS och december Enkät avseende fysisk och psykisk arbetsmiljö Vartannat år April Legitimerad personal, Utvecklingsstrateg, Enhetschef,, KS 2021 SOU November Legitimerad personal, Utvecklingsstrateg, Enhetschef,, KS SOU Mars April och oktber samt vid behov Rapporteras i december Rapporteras i december