Datum Dnr 20171112 17095 Delegationsförteckning Där regionstyrelsen har delegerat till regiondirektören kan denne vidaredelegera till annan tjänsteman. Sådan vidaredelegering ska anmälas till regionstyrelsen. Ärende Beslutas av Delegerat till 1 Verksamhetsplan och budget 1.1 Mål och inriktning för verksamheten Regionstyrelsen 1.2 Verksamhetsplan och budget Regionstyrelsen 1.3 Åtgärder utom fastställd budget och verksamhetsplan Över 1 miljon kronor Över 100 000 kronor upp till 1 miljon kronor Upp till 100 000 kronor 1 Regionstyrelsen Arbetsutskottet Regiondirektören 1 Avser även medfinansiering av strategiska regionala utvecklingsprojekt, enligt styrelsens riktlinjer 30 2007.
Ärende Beslutas av Delegerat till 2 Ekonomiska frågor 2.1 Placering av medel Regionstyrelsen 2.2 Uppta kortfristiga lån Regionstyrelsen 2.3 Investeringar utöver budget Regionstyrelsen 2.4 Avskrivning av fordran upp till ett halvt basbelopp Regiondirektören 3 Firmateckning 3.1 Teckna avtal, underteckna skrivelser och andra handlingar från regionstyrelsen 3.2 Anta anbud 2, teckna avtal eller underteckna andra handlingar av motsvarande karaktär från förbundskontoret Ordföranden, med vice ordföranden som ersättare, och kontrasignering av regiondirektören med biträdande regiondirektören som ersättare Regiondirektören med biträdande regiondirektören som ersättare 2 Enligt Regionförbundets upphandlingspolicy, beslutad i fullmäktige 41 2007 och justerad i regionstyrelsen 29 2010. Sid 2(5)
Ärende Beslutas av Delegerat till 4 Personalfrågor 4.1 Förändringar av fastställd personaldimensionering Regionstyrelsen 4.2 Organisatoriska förändringar inom fastställd personaldimensionering Regiondirektören 4.3 Anställning av regiondirektör Regionstyrelsen 4.4 Förhandling om lön samt anställningsvillkor för regiondirektören 4.5 Anställning, förhandling om lön och anställningsvillkor 3 Ordföranden efter samråd med vice ordföranden Regiondirektören 4.6 Övriga personalärenden Regiondirektören 3 Tidsbegränsad anställning är verkställighetsbeslut Sid 3(5)
Ärende Beslutas av Delegerat till 5 Resor, konferenser och dylikt 5.1 Utse förtroendevalda som, på regionförbundets bekostnad, ska företräda regionförbundet vid konferenser, kongresser eller motsvarande Ordföranden, efter samråd med vice ordföranden 5.2 Resor inom Europa För ordföranden För övriga förtroendevalda och regiondirektören För övrig personal 5.3 Resor utanför Europa För ordföranden För övriga förtroendevalda och förbundskontorets personal Vice ordföranden Ordföranden Regiondirektören Vice ordföranden Ordföranden Sid 4(5)
Ärende Beslutas av Delegerat till 6 Övrigt 6.1 Ärenden av så brådskande natur att regionstyrelsens beslut inte kan inväntas (kommunallagen sjätte kapitlet 36 ) 6.2 Ge ombud befogenhet att föra Regionförbundet Sörmlands talan inför domstol Ordföranden, med vice ordföranden som ersättare Ordföranden, med vice ordföranden som ersättare 6.3 Avslag på begäran att lämna ut allmänna handlingar Regiondirektören Sid 5(5)
Datum Dnr 20171112 17095 Attestreglemente för Regionförbundet Sörmland, reviderat Fastställt av regionstyrelsen 20141204 41, att gälla från 20150101, dnr 14105. Reviderat av regionstyrelsen 20160408 15, att gälla från 20160408. Reviderat av regionstyrelsen 20171206, att gälla från och med 20171206. Syfte och tillämpning Reglementet gäller för regionförbundets samtliga ekonomiska transaktioner. Med ekonomisk transaktion avses ekonomisk händelse som utgör verifikation i regionförbundets bokföring enligt lagen om kommunal redovisning. Syftet med reglementet för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att allt som bokförs är korrekt avseende: Prestation att varan eller tjänsten har levererats och/eller att transaktionerna i övrigt stämmer med avtalade villkor. Bokföringsunderlag att verifikationen uppfyller kraven i den kommunala redovisningslagen och enligt god redovisningssed. Betalningsvillkor att betalning ska ske enligt avtalade villkor. Har inga särskilda betalningsvillkor träffats ska betalning ske 30 dagar efter fakturans ankomst. Kontering att transaktionen är rätt konterad. Beslut att transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. Vid ersättning för tjänst där Fskattebevis saknas ska alltid avdrag för preliminär skatt ske och utbetalningen ska då ske via lönesystemet. I samband med representation måste alltid syfte, deltagande personers namn och organisationstillhörighet anges på notan eller fakturan. I de fall det är lämpligare att bifoga en deltagarlista eller dylikt kan detta accepteras. Attest Med attest menas att intyga att kontroll har utförts utan anmärkning. Huvudprincipen är att en ekonomisk transaktion alltid ska vara attesterad av minst två olika personer. Box 325, 611 27 Nyköping Besöksadress: Storhusqvarn, Västra Kvarngatan 64 Telefon: 0155778 90 Epost: info@region.sormland.se Hemsida: www.region.sormland.se Org nr: 2220001545 Sida 1(4)
I normalfallet ska det alltid finnas mottagningsattest och beslutsattest och dessa ska vara utförda av två olika personer. I manuella system sker attest genom namnteckning. För att erhålla en tillräcklig säkerhetsnivå ska datorbaserade system med elektroniskt arbetsflöde ha säkra och godtagbara funktioner för kontroll av att endast godkända attestanter kan beslutsattestera fakturan, behörighetsattest. Systemet ska också innehålla en kontroll av att det alltid sker minst två attester av två olika personer. Undantag från det obligatoriska kravet med två attester för varje transaktion är lönetransaktioner. För lönetransaktioner är det därmed obligatoriskt med en beslutsattest. Mottagningsattest Mottagningsattest innebär ansvar för att kontrollera att vara eller tjänst har levererats till omfattning och kvalitet som avtalats, att inköpet har genomförts inom givna budget och verksamhetsramar samt att kontering sker. Mottagningsattest kan utföras av alla anställda, utan särskilt beslut, och ska i första hand göras av den person som har mottagit varan/tjänsten. Om mottagaren är en annan person än beställaren är det mottagarens ansvar att informera beställaren om eventuella avvikelser från beställningen. Vid felaktigheter ska leverantören kontaktas för kreditering eller makulering av fakturan. Beslutsattest Beslutsattest innebär det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen. Beslutsattesten innebär att behörig, av regionstyrelsen utsedd, person genom sin signering/namnteckning intygar att samtliga relevanta kontrollmoment har vidtagits, att utgiften är förenlig med verksamheten samt att utgiften ryms inom tillgängliga medel. Beslutattesten är ett slutligt godkännande av betalningsunderlaget så att utbetalning kan ske. Beslutsattest ska utföras så att den på ett betryggande sätt medföljer grundhandlingen. Beslutsattest ska tecknas med namnteckning, signatur eller genom godkänd elektronisk attest. Kontroll av attest, behörighetsattest När attestkedjan är klar ska det ske en kontroll av att beslutsattest har skett av behörig person, en så kallad behörighetsattest. Den kan antingen utföras av en person som granskar en skriven namnteckning eller genom att det finns inbyggda kontroller i fakturasystemet. För elektroniska fakturor sker kontrollen i och med registrerad och beslutad behörighet i fakturasystemet. Sid 2(4)
Begränsningar i attesträtten Beslutsattest får inte utföras av person där jävsituation kan tänkas finnas för denne eller denne närstående 1 person. Det är alltså inte tillåtet att beslutsattestera in och utbetalningar till sig själv eller närstående. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera fakturor eller andra utbetalningar till företag eller föreningar där beslutsattestanten själv eller någon närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Vid bedömning av om jäv föreligger ska försiktighetsprincipen tillämpas. Vid jävsituation ska alltid överordnad beslutsattestera fakturan. Beslutsattest får inte heller utföras för egna utgifter i tjänsten. Som exempel kan nämnas representation, hotell, rese och mobiltelefonfakturor etcetera. Undantag Om representationen har varit intern och beslutsattestanten har varit en person av många, till exempel om ledningsgruppen har varit på konferens, eller om det har varit en julfest eller annan intern sammankomst får beslutsattestanten själv attestera fakturan, någon ytterligare ska dock i enlighet med de allmänna reglerna mottagningsattestera fakturan. Kontrollansvar Den som utsetts att attestera är skyldig att vidta åtgärder när tveksamheter eller direkta felaktigheter uppmärksammas. Om felaktigheter upptäcks ska attestanten i första hand vända sig till den som beställt/inköpt eller beordrat in/utbetalning eller annan transaktion för en förklaring eller åtgärd. Om förklaringen inte bedöms vara tillräcklig är nästa steg att vända sig till den som är ekonomiskt ansvarig för verksamheten. Om felet eller tveksamheten avser den ekonomiskt ansvarige ska attestanten istället vända sig till dennes överordnade. Attestantens ansvar Att vara attestant innebär ett förtroende. Med förtroende följer ansvar. Varje attestant är personligt ansvarig för sina åtgärder. Därför är det viktigt att attestanten upplyses om attestreglementet och vad uppdraget i övrigt innebär. Fel eller överträdelser av bestämmelserna kan leda till disciplinära åtgärder. 1 Med närstående avses make, sambo, förälder, syskon, släkting i rakt upp eller nedstigande led eller någon annan närstående. Med annan närstående menas till exempel svåger/svägerska, svärson och sambosvärson. Till denna grupp räknas också före detta hustru/make, före detta svåger/svägerska eller den som har väsentlig gemenskap med attestanten som är grundad på andelsrätt eller därmed jämförligt ekonomiskt intresse. Sid 3(4)
Förteckning över utsedda beslutsattestanter Typ av transaktion Beslutsattest Ersättare Undertecknande av uttag från Regiondirektören, bankräkningar och postgiro för respektive enhetschef, Regionförbundet Sörmlands kassa ekonomiadministrasamt kvittens av penningförsändelser, tör två i förening checkar, postremissväxlar och övriga värdehandlingar Reseräkningar/resekostnader/ Regiondirektören Chef, betalkortsfakturor/arvoden administrativ enhet för ordföranden Reseräkningar/resekostnader/ Regiondirektören Chef, arvoden/särskilda kostnader administrativ enhet kostnader för övriga förtroendevalda Reseräkningar/resekostnader/ Ordföranden Vice ordföranden betalkortsfakturor för regiondirektören Kostnader för verksamhet och Respektive Regiondirektören personal inom enhet på enhetschef förbundskontoret Kostnader för övrig verksamhet Regiondirektören Chef, och övrig personal administrativ enhet Sid 4(4)