TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2017-09-29 Sida 1 (1) Diarienr AN 2017/00103-1.3.6 Sociala nämndernas förvaltning Erika Barreby Epost: erika.barreby@vasteras.se Kopia till Äldrenämnden Projekt SMAK - Mat och måltidsmiljö för äldre i särskilt boende Förslag till beslut Äldrenämnden godkänner delrapporten. Ärendebeskrivning Äldrenämnden har haft mål för mat och måltidsmiljö under en längre tid. Uppföljningar har visat att det är ett område där kundnöjdheten inte nått målsättningen. Västerås stad har också satsat på projektet Framtidens mat. Mål för det arbetet är att andelen nöjda kunder ska öka, andelen ekologiska livsmedel ska öka och matens klimatpåverkan ska minska genom minskning av matsvinnet och att andelen vegetariska livsmedel ökar. Mot den bakgrunden tog äldrenämnden i mars 2016 beslut om att genomföra en satsning på mat och måltidsmiljö för äldre på särskilt boende. Denna satsning finansieras till största delen av stimulansmedel för ökad bemanning. Övergripande mål för projektet är att öka kundnöjdhet, färre ska vara undernärda och personalens kunskap om måltidernas klimatpåverkan ska öka. Projektet SMAK har nu kommit med en delrapport. I den konstateras att det är svårt att mäta resultat ännu, men projektet har fått stort intresse och gott mottagande. Det finns en förbättringspotential i verksamheterna, vilka har kommit olika långt i sitt måltidsarbete. I det fortsatta arbetet är nyckeln att ha ledningen i ryggen vid förändrings- och förbättringsarbetet. Projektet kommer att drivas vidare enligt plan för att uppnå satta mål.
Dnr 2017/00103-1.3.6 SMAK Mat och måltidsmiljö för äldre i särskilt boende Delrapport 2017 Projektledare Camilla Karlsson Soc nämndernas förvaltning 721 87 Västerås 021-39 00 00 www.vasteras.se
Innehållsförteckning Bakgrund och inledning... 3 Syfte och mål... 3 Övergripande om projektets genomförande... 4 Aktiviteter kopplade till projektets mål... 5 ETT UTBILDNINGSPAKET HAR TAGITS FRAM... 5 ARBETET HAR UTGÅTT FRÅN FAMM... 5 EN ENKÄT HAR GENOMFÖRTS... 6 ÅTTA ENHETER HAR FÅTT UTBILDNING... 8 SAMVERKAN MED SALA... 8 MOTTAGANDET HAR VARIT POSITIVT... 8 Resultat och uppföljning... 9 KUNDNÖJDHET KAN MÄTAS GENOM ÖJ... 10 UNDERNÄRING KAN MÄTAS I RAPPORTERADE AVVIKELSER... 11 ENHETERNA SKA FÅ ÖKAD KUNSKAP OM KLIMATPÅVERKAN... 11 Slutsatser och reflektioner inför det fortsatta arbetet... 11 Bilaga... 12 2
Bakgrund och inledning Maten vi äter har stor betydelse för vår hälsa och livskvalitet under alla livets faser. Energi och näring är kroppens bränsle och byggstenar. Åldrande och sjukdomar påverkar kroppens och organsystemens funktion negativt, och av den anledningen är det särskilt betydelsefullt för äldre och sjuka att få ett optimalt näringsintag. Äldrenämnden har haft mål för mat och måltidsmiljö under en längre tid. Vid uppföljningar har konstaterats att det är ett område där kundnöjdheten inte har nått målsättningen. Västerås Stad har också satsat på projektet Framtidens mat, för att främja en hälsosam livsstil med bra matvanor hos barn, ungdomar och äldre. Mål för det arbetet är att andelen nöjda kunder ska öka, andelen ekologiska livsmedel ska öka och matens klimatpåverkan ska minska genom minskning av matsvinnet och att öka andelen vegetariska livsmedel. Mot denna bakgrund tog äldrenämnden i mars 2016 ett beslut om att genomföra en satsning på mat och måltidsmiljö för äldre på särskilt boende. Satsningen ska utgå från tidigare arbeten och göras nära de äldre. Den första projektledaren Camilla Karlsson anställdes och startade arbetet med projektet som drivs under namnet SMAK. Projektets ambition är att alla äldre i särskilda boenden ska kunna erbjudas bästa möjliga mat och måltidsupplevelse. Fokus ska vara ökad kundnöjdhet med mat och måltidsupplevelse och minskad förekomst av undernäring hos äldre i särskilt boende. Satsningen ska också verka för minskad klimatpåverkan från serverade måltider. Syfte och mål Syftet är att genom utbildning och kunskapsstödjande material till personal stödja verksamheternas arbete med mat och måltidsmiljö för att öka kundnöjdheten och minska undernäringen hos äldre i särskilda boenden. De tre övergripande målen för projektet är: 1. Ökad kundnöjdhet med mat och måltidmiljö hos äldre i särskilda boenden 2. Färre äldre i särskilda boenden som är undernärda 3. Ökad kännedom bland personalen om måltidernas klimatpåverkan 3
Med särskilda boenden för äldre menas äldreboende, inklusive gruppboende för personer med demenssjukdom, och servicehus. Korttidsboenden omfattas däremot inte av projektet. Övergripande om projektets genomförande Projektet har planerats och genomförts av projektledaren. Projektet har en styrgrupp som består av en enhetschef och en strateg. Projektet har även en referensgrupp om 13 personer i Vård och Omsorg, bestående av enhetschefer, avdelningschefer, sjuksköterskor, undersköterskor, en assistent och en utvecklingsledare. Under 2017 kommer referensgruppen att utvidgas till att även omfatta andra privata utförare. I projektet ingår att utbilda, inspirera och ge rätt förutsättningar till personal på enheterna att arbeta med måltidssituationen för att uppnå en högre kundnöjdhet. Måltidsobservationer har genomförts av projektledaren i startskedet för att få möjlighet att följa personal och boende vid måltidssituationen. Personal på berörda boenden och kök har erbjudits utbildning med fokus på måltidsmiljö, näringslära och måltidsordning. Aktuell personal har identifierats som enhetschefer, sjuksköterskor, undersköterskor, vårdbiträden, arbetsterapeuter, fysioterapeuter och måltidspersonal. Utbildningen har varit teoretiskt och praktisk och innehållit workshops. Syftet är att öka engagemanget och kunskapen om måltidens betydelse i verksamheten. För att markera projektets uppstart anordnades det i början av projektetet en inspirationsträff i form av ett seminarium. Två externa föreläsare delade med sig av sina erfarenheter, Yngve Gustafsson som är överläkare och professor i geriatrik vid Umeå Universitet och Jane Lindell Ljunggren, verksamhetschef på äldreboendet Hattstugan. Inbjudan hade gått till alla enheter som projektet vänder sig till och ca 100 personer deltog. Det blev ett lyckat evenemang med nöjda deltagare. För att projektet skulle få spridning har en kommunikationsplan tagits fram och följts. En Facebooksida har startats upp för projektet med syfte att nå målgruppen och sprida inspiration och information, https://www.facebook.com/projektetsmak. Projektet har även blivit omskrivet i flera medier. Först ut var SVT Västmanland som gjorde ett inslag om uppstarten av projektet. VLT publicerade ett reportage om hur projektet SMAK kan öka de äldres matlust och hur man arbetar kring måltider på Flodinsgårdens 4
äldreboende. Projektledaren har även medverkat i SR Västmanlands morgonprogram. Projektet har till stora delar letts av en projektledare även om ambitionen varit att ha två. Projektet har trots detta följt projektplanen och alla planerade aktiviteter har genomförts. Aktiviteter kopplade till projektets mål Ett utbildningspaket har tagits fram En plan för utbildning har skapats och tillhörande material har tagits fram. Utbildningspaketet består av två delar, en teoretisk och en praktisk. Utbildningstillfällena har genomförts av projektledaren för vård- och måltidspersonal på plats i verksamheten på respektive enhet, eller i en extern utbildningslokal. Till utbildningspaketet har tagits fram följande material: - powerpointpresentation som utgångspunkt för del 1 - checklista för en trivsam måltidssituation Måltidshjälpen - presentationsguide för måltiden på tallriken - lathund för förvärmning av tallrikar - receptsamling till utbildningsdel 2 Arbetet har utgått från FAMM FAMM, Five Aspects Meal Model, är en måltidsmodell bestående av fem faktorer som tillsammans ger ett totalintryck av upplevelsen vid en måltid (se figur 1). Styrsystemet är ekonomi, schemaläggning, hygien och koncept. Stämningen är måltiden som helhet, atmosfär, sinnen, service och känsla. Rummet är ljus, ljud, rekvisita, färg och form. Mötet innebär mötet mellan människor, gäster och personal. Produkten är mat och dryck. Utbildningsinsatserna har baserats på FAMM-modellen. Det har betonats att alla fem delar har betydelse och en förändring av maten på tallriken uteslutande inte är en helhetslösning. En checklista för inventering av måltidsmiljön enligt modellen har tagits fram med syfte att användas årligen av enhetschef, avdelningschef eller måltidsombud. 5
Figur 1. FAMM (Five Aspects Meal Model) En enkät har genomförts En egen enkät Tyck till med frågor om måltidsmiljö och individuellt anpassad mat genomfördes under våren 2017. Enkäten genomfördes på 20 enheter vilka bestod av 3 servicehus och 17 äldreboenden. Av de 17 äldreboendena var 9 helt eller delvis inriktade på personer med demenssjukdom. Tyck till ska genomföras igen vid projektets slut möjlighet att utläsa eventuella skillnader i uppfattning om mat och måltidsmiljö. Totalt svarade 334 personer på enkäten. 294 personer från äldreboende och 40 personer från servicehus. Många svarade att de tycker matbordet oftast eller alltid är trevligt dukat, 82% i äldreboende och 84% i servicehus, och att maten oftast eller alltid ser aptitlig ut, 81% i äldreboende och 92% i servicehus. Figur 2. Svarsdiagram fråga från Tyck till 6
Resultatet pekade även på behovet av att anpassa måltiden för att det ska vara möjligt att orka äta upp sin mat och behovet av matro i restaurangen. 1 av 4 svarar att de ibland, sällan eller aldrig orkar äta upp sin portion med mat (se figur 2), och 4 av 10 svarade att det ibland, sällan eller aldrig är någon som berättar för dem vilken mat det skall bli i äldreboende (se figur 3). En tredjedel i servicehus uppger också att det ibland, sällan eller aldrig är lugnt och lagom tyst vid måltiden (se figur 4). Figur 3. Svarsdiagram fråga från Tyck till Figur 4. Svarsdiagram fråga från Tyck till Resultatet från undersökningen understödde projektets idé och medförde ingen betydande förändring i projektplan eller utbildningspaket. 7
Det är viktigt att enkäten ses som ett stickprov. Antalen boenden som ingår är ett urval. Att genomföra enkäter där de tillfrågade kan behöva andras hjälp till att fylla i enkäten eller besvarar enkäten åt den äldre medför också en viss risk för felkälla. Vad som registreras kan då bli hjälparens åsikt istället för den äldres. Det finns även en risk med att se resultatet som fullt ut representativt för gruppen då äldre med demenssjukdom och andra svåra sjukdomar inte kunnat delta i lika stor omfattning. Åtta enheter har fått utbildning Mellan april-augusti 2017 har åtta enheter bearbetats, varav fyra vid två tillfällen vardera. Deltagarna har varit 7-25 stycken. En enhet (Lövsångargården) har hunnit genomgå både del 1 och del 2 av utbildningspaketet. Utöver utbildningsplanen har projektledaren deltagit på ett antal arbetsplatsträffar för att på olika sätt informera om projektets arbete och förslag för upplägg på respektive enhet. Projektledaren har även fått möjlighet att träffa boende och prata önskemål och kunskap kring måltider genom tematräffar på mötesplaster. Samverkan med Sala Kostenheten i Sala har vid flera tillfällen uppmärksammats för sitt framgångsrika arbete med mat till äldre. Ett samarbete med kostenheten har därför inletts. Det har resulterat i att personal från Vård och Omsorgs måltidsenhet fått en föreläsning av en kock som på sin enhet lyckats bra med kundnöjdhet. Under hösten 2017 kommer också måltidspersonalen att få fortbildning av de framgångsrika kockarna från enheten i Sala. Måltidspersonalen kommer även att få möjlighet att åka på studiebesök i deras verksamhet. Mottagandet har varit positivt Kunskapen om och erfarenheten av måltider för äldre har varit varierad bland personal och även mellan enheter på grund av anställningslängd, tidigare erfarenheter, personligt intresse samt enhetens lokala rutiner kring måltider. Intresset och mottagandet av utbildningsinsatserna från personalen på enheterna har dock uteslutande varit positiv. Utbildningsträffarna har initierat en utveckling av enhetens måltidsarbete med utgångspunkt för var de står kunskapsmässigt och resursmässigt i dagsläget. Genom workshopen i del 1 har 8
personalen fått möjlighet att bidra med egna idéer om utveckling av sin enhet och sedan fått handledning i hur förbättringsarbetet kan möjliggöras. I den skriftliga utvärdering som gjorts efter utbildningstillfällena har deltagarna bl.a. lyft uttalat följande: Lärorikt, Tankeställare, Inspirerande, Det bästa med utbildningen var att man får tips och idéer samt inspiration, Det bästa var tipsen för måltidssituationen, Bra att få möjlighet till att byta erfarenheter, Jag har lärt mig vikten av personligt anpassad kost. De enheter som bearbetats har tillsammans med projektledaren utformat enhetsmål att arbeta efter. Målen är en hjälp för enheten att prioritera sitt måltidsarbete. En plan med mål för enhetens arbete kan se ut som följer: Utveckling av mat och måltidsmiljö för äldreboende i Västerås Stad Mål för enheten: När ska det vara uppfyllt: Laga maten själv Januari 2018 Alltid sitta ner tillsammans med boende vid måltid, äta en smakportion Anpassa dukning av matbordet till helgen - Vita heldukar - Färgad tablett - Färgade servetter - Blomma i vas på bordet Hösten 2017 Hösten 2017 Resultat och uppföljning Ett resultat är svårt att mäta ännu, men projektet har fått stort intresse och gott mottagande. Att förändra människors attityd är långsiktigt arbete, och därför har ingången till förändringsarbetet varit att väcka intresse och nyfikenhet genom att inspirera med kunskap och verkliga exempel. 9
Förändringsarbetet har utgått ifrån modellen Förändringstrappan (se figur 2). Utbildningarna har därför innehållit workshops där personalen själva fått precisera vilka faktorer som har betydelse för en trivsam måltidssituation. Att de sedan själva gruppvis fått ta fram egna förslag på förändringar som är rimliga att genomföra ökar delaktigheten vilket ses som positivt i förändringsprocesser och kan stärka tron på möjligheten att idén faktiskt är möjlig att genomföra. Förhoppningen är att detta arbetssätt kan göra målbilden och även vägen dit mer tydlig för medarbetarna, och i vissa fall direkt starta attitydförändringar. Figur 5. Förändringstrappan Kundnöjdhet kan mätas genom ÖJ Mål 1, ökad kundnöjdhet, kommer att kunna följas upp med hjälp av Socialstyrelsens Öppna jämförelser. En av frågorna i öppna jämförelser är Hur brukar maten smaka? och 2016 svarade 70% mycket bra eller ganska bra på den frågan bland äldre i säbo i Västerås. På frågan Upplever du att måltiderna på ditt äldreboende är en trevlig stund på dagen? svarade 68% positivt dvs ja, alltid eller oftast. Målet är att resultat för Västerås ska bli ännu bättre vid kommande öppna jämförelser. Ytterligare en metod för mätning av kundnöjdhet är den egna enkäten Tyck till som kommer att genomföras igen vid projektets slut. 10
Undernäring kan mätas i rapporterade avvikelser De aktiviteter som genomförs för en förbättrad måltidssituation ska förutom ökad kundnöjdhet även kunna leda till en minskad undernäring. Precis som resultat för kundnöjdhet är någon förändring i förekomst av undernäring för tidig att avläsa. I Västerås Stad används riskbedömningsinstrumentet MNA (Mini Nutritional Assassement) för att upptäcka undernärda äldre eller de som riskerar att bli undernärda. Avvikelser som indikerar undernäring rapporteras in två gånger om året. Rapporterade avvikelser kommer i projektet att användas som mätbarhet för förekomst av undernäring. Ingångsvärdet var 214 rapporterade avvikelser per 31 december 2016. Enheterna ska få ökad kunskap om klimatpåverkan I samband med det första utbildningstillfället för enheterna ges information om Västerås Stads Måltidspolicy och det arbete med att ta fram en handlingsplan kopplat till denna som pågått under vår/sommar 2017. Den mat som serveras de äldre på särskilda boenden ska följa alla sex punkter i måltidspolicyn och däribland finns punkt 3 Hållbar. Personal på enheterna har fått information om proteinets andel i miljöpåverkan i en måltid och viss vägledning till hur måltiderna kan modifieras för att miljöpåverkan från måltiderna ska minska. Åtta enheter har fram till denna tidpunkt fått ta del av informationen. Slutsatser och reflektioner inför det fortsatta arbetet Det finns stor förbättringspotential i verksamheterna. Enheterna har kommit olika långt i sitt måltidsarbete, men samtliga har visat ett positivt mottagande av att delta i projektet. När personalen är lyhörd inför den äldres behov och önskemål kan måltiderna anpassas individuellt, vilket gör den äldre mer nöjd samtidigt som risken för undernäring minskar. Så ser det inte alltid ut. Det finns ett tydligt behov av bättre samordning, och forum för möjlighet att dela och byta erfarenheter. Personalen har inte alltid rätt förutsättningar för att förändra måltidssituationen. Enheternas verktyg och forum för utveckling av måltidsarbete har inte alltid räckt till för att nå önskade resultat. En hög kvalitet på måltidssituationen kräver uttalade ansvarsområden, tydliga rutiner, och en ständig medvetenhet 11
om måltidens betydelse oberoende av personalomsättning och tidsbrister i verksamheten. En framgångsfaktor är att måltiderna integreras i den dagliga verksamheten på så sätt att god, näringsrik och individuellt anpassad mat är en självklarhet för varje boende. Det kan möjliggöras genom att personalen får vägledning till att använda de verktyg som tagits fram inom projektet SMAKs ramar och som baseras på måltidsmodellen FAMM (enligt figur 1). Projektet kan även peka på ett behov av att ansvaret för utveckling och uppföljning av måltidsarbete inom äldreomsorgen tydliggörs på ett övergripande plan i organisationen. Behovet av kontinuerliga insatser kommer även framöver att vara stor. Ett utvecklingsarbete baserat på eldsjälar i verksamheten är inte långsiktigt hållbart. Vinningen blir både mindre mänskligt lidande och rent ekonomisk då undernäring och fysisk och psykisk ohälsa i äldreomsorgen kostar stora summor pengar varje år. Inför det fortsatta arbetet i projektet är nyckeln att kunna ha ledningen i ryggen vid insatser och förändrings- och förbättringsarbetet. Alla i verksamheten bör vara överens om att måltidssituationen måste prioriteras. Personal ska själva få peka på utvecklingsområden och få möjlighet att ta fram lösningsförslag. Enheternas medverkan i projektet SMAK har och kommer fortsättningsvis förse personalen med större medvetenhet av värdet att lägga tid och resurser på dygnets alla måltider. Därför ska projektplanen följas och arbete med att träffa och utbilda personal och boende ute på enheterna fortgå. Arbetet behöver fortsätta som planerat för att kunna uppnå projektets mål. En god idé är att skapa några goda exempel där enheterna lyckas hela vägen för att uppmuntra andra enheter att arbeta med sina måltider. Genom projektets hjälp att skapa tydliga rutiner runt måltidssituationen har de sedan goda förutsättningar för att öka kvalitet och upplevd nöjdhet för mat och måltidssituationen. Bilagor Enkäten Tyck till servicehus Enkäten Tyck till äldreboenden 12
FRÅGOR OM MÅLTIDER FÖR DIG SOM BOR I SERVICEHUS Västerås stad har startat ett projekt som heter SMAK för att förbättra mat och måltidsmiljö för alla som bor i servicehus. För att kunna göra ett bra projekt behöver vi veta vad ni som bor i servicehuset tycker om maten och miljön där ni äter era måltider. Vi ber dig svara på några korta frågor. Svaren är anonyma, ingen kommer att kunna se hur just du har svarat. Stort tack för att du hjälper oss att lyckas med vårt projekt! Tyck till När du svarar på frågorna, tänk på hur du oftast tycker, inte endast hur det är idag. Svara med att sätta ett kryss i rutan. 1. Är matbordet trevligt dukat? 2. Ser maten trevlig och aptitlig ut? 3. Brukar det vara lugnt och lagom tyst när ni ska äta? Fler frågor på baksidan >
4. Orkar du äta upp den portion mat du blir serverad? 5. Brukar du ha svårt att sova för att du är hungrig? Tack för din medverkan! KONTAKTA OSS GÄRNA FÖR MER INFORMATION Camilla Karlsson Ulrika Sederström Projektledare, SMAK Projektledare, SMAK 021-39 20 22 021-39 14 98 smak@vasteras.se smak@vasteras.se
FRÅGOR OM MÅLTIDER FÖR DIG SOM BOR I ÄLDREBOENDE Västerås stad har startat ett projekt som heter SMAK för att förbättra mat och måltidsmiljö för alla som bor i äldreboende. För att kunna göra ett bra projekt behöver vi veta vad ni som bor i äldreboendet tycker om maten och miljön där ni äter era måltider. Vi ber dig svara på några korta frågor. Svaren är anonyma, ingen kommer att kunna se hur just du har svarat. Stort tack för att du hjälper oss att lyckas med vårt projekt! Tyck till När du svarar på frågorna, tänk på hur du oftast tycker, inte endast hur det är idag. Svara med att sätta ett kryss i rutan. 1. Är matbordet trevligt dukat? 2. Ser maten trevlig och aptitlig ut? 3. Berättar någon för dig vilken mat det blir? Fler frågor på baksidan >
4. Brukar det vara lugnt och lagom tyst när ni ska äta? 5. Orkar du äta upp din portion med mat? 6. Brukar du ha svårt att sova för att du är hungrig? Tack för din medverkan! KONTAKTA OSS GÄRNA FÖR MER INFORMATION Camilla Karlsson Ulrika Sederström Projektledare, SMAK Projektledare, SMAK 021-39 20 22 021-39 14 98 smak@vasteras.se smak@vasteras.se