REVISIONSANVISNING OCH MODELL FÖR REVISIONS- UTLÅTANDE FÖR FÖRETAGSPARTNERSKAPSSTÖD Revisorn för ett företag som erhållit företagspartnerskapsstöd är skyldig att utföra revisionen av projektet i enlighet med denna anvisning. Allmänt om användningen av företagspartnerskapsstödet och om revisionen I användningen av företagspartnerskapsstöd ska principerna för god förvaltning och motverkande av korruption följas. Företaget försäkrar att företaget och dess anställda under företagspartnerskapsprojekt eller vid användning av företagspartnerskapsstöd inte har gjort sig skyldiga till och försäkrar att de inte kommer att göra sig skyldiga till mutor eller någon sådan verksamhet som kan anses snedvrida anskaffningar i anslutning till projektet eller strider mot god förvaltning. Företaget försäkrar även att det kommer att informera utrikesministeriet och Finnfund om det finns skäl att misstänka att sådan verksamhet förekommer. Företagspartnerskapsstödet får användas endast för rimliga utgifter som är nödvändiga för genomförandet av projektet, på det sätt som har presenterats i den ansökan som godkänts av stödkommittén och i den till ansökan bifogade projektbudgeten samt på det sätt som utrikesministeriet har förutsatt vid beviljande av stöd. Företaget ska i sin verksamhet och sin ekonomiskötsel iaktta ändamålsenlig sparsamhet. Enligt villkoren för företagspartnerskapsstöd ska ett företag som får statsunderstöd bifoga revisorns utlåtande och kontrollistan för revision till utbetalningsbegäran. Denna anvisning innehåller en formbunden modell för revisionsutlåtandet som revisorn ska använda. Ett företag som får företagspartnerskapsstöd ska i bokföringen av projektet följa de nationella bokföringsbestämmelserna för företagets hemort (t.ex. bokföringslagen och -förordningen i Finland) och god bokföringssed. Bokföringen av projektet ska organiseras så att uppgifterna om och kontoredogörelserna för användningen av de totala medlen för stödet och projektet samt självfinansieringen syns på olika konton och utan svårigheter kan klargöras och kontrolleras i bokföringen. I den mån det är möjligt ska de kostnadsslag som har godkänts i kostnadsberäkningen för projektet finnas som underkonton till de olika kontona. Verifikaten ska innehålla alla uppgifter som är nödvändiga för bokföringen och verifikaten ska arkiveras och förvaras så att de kan granskas av ministeriet. Revisionen ska utföras i enlighet med standarden för relaterade tjänster 4400 som tillämpas på uppdrag som gäller separat överenskomna åtgärder samt i enlighet med denna anvisning 1. Revisorn ska revidera 100 % av de kostnader som ingår i utbetalningsbegäran (revision som bygger på stickprov kan inte godkännas). Revisionen av redovisningen ska utföras av den ordinarie revisorn som företagets bolagsstämma utsett. Om det stödmottagande företaget inte har skyldighet att välja en revisor utifrån revisionslagen, är det dock skyldigt att utse en revisor för revision av företagspartnerskapsstödet. Den utsedda revisorn ska uppfylla de villkor som presenteras i stycket nedan. Finnfund/Finnpartnership har rätt att ha direkta kontakter med revisorn för ett företag som erhållit företagspartnerskapsstöd. 1 se även http://www.finnpartnership.fi/www/fi/business_partnership_support/payment_reporting/index.php 1
Revisorernas behörighet Revisorn ska ha en CGR- eller GRM-examen eller en motsvarande examen som är auktoriserad i det land där företaget är registrerat. Vid revisionen ska granskningslistan och rapporten enligt bilaga 4 användas och skickas in enligt den bifogade modellen. Revisionens innehåll och mål Revisorn ska följa god revisionssed i utförandet av sina uppgifter. Revisorn ska i enlighet med denna anvisning granska riktigheten hos de kostnader som presenteras i utbetalningsbegäran både vad gäller själva kostnaden och tidpunkten då den uppstod. Revisorn ska fästa särskild uppmärksamhet vid person-/arbetskostnader. I enlighet med det som nämns i bilaga 2 ska arbetskostnaderna för den egna personalen vara förverkligade kostnader som överensstämmer med det gällande arbetsavtalet. I ansökningsskedet för företagspartnerskapsstöd ska arbetskostnaderna presenteras enligt den uppskattning som sökanden har presenterat. De godtagbara arbetskostnaderna för den egna personalen bestäms dock enligt de verkliga lönekostnaderna. (Godtagbara kostnader presenteras i bilaga 2). Vid den detaljerade granskningen av verifikationerna för de kostnader som hänförts till projektet och betalningarna av de kostnader som hänförts till projektet ska revisorn utöva professionellt omdöme. Kontrollista för revision av företagspartnerskapsstöd Revisionen ska utföras till tillämpliga delar i enlighet med standarden för relaterade tjänster 4400 som tillämpas på uppdrag som gäller separat överenskomna åtgärder. Syftet med denna kontrollista är att säkerställa en tillräcklig genomgång av projektet samt att fungera som en bilaga till revisionsutlåtandet. Vid granskningen ska dessutom övriga anvisningar om företagspartnerskapsstöd beaktas. Revisorn ska ta del av Finnfunds/Finnpartnerships anvisningar Allmänna villkor för företagspartnerskapsstöd samt Godtagbara kostnader. Kontrollistan ska returneras ifylld och försedd med revisorns initialer (alla sidor) som bilaga till revisionsutlåtandet. Grunduppgifter Projektets registreringsnummer: Stödtagarens namn: Nummer på beslut om statsunderstöd: Genomföringstid för projekt: Den kontrollerade tidsperioden för utbetalningsbegäran i fråga: Valuta och valutakurs: Kostnadsspecifikationens totala summa: Revisor: Revisionsdatum: Revisorns telefonnummer: Revisorns e-postadress: 2
1 Projektförvaltning Har företaget undertecknat och returnerat den förbindelse till Finnfund som fanns som bilaga till beslutet om statsunderstöd? Stämmer de rapporterade kostnaderna överens med den projektbudget som har behandlats av Finnfunds stödkommitté och den kostnadsspecifikation som fanns som bilaga till utbetalningsbegäran? Är kostnaderna förenliga med den godkända budgeten? Har företaget skriftligen ansökt om tillstånd till större ändringar i kostnadsslag innan överskridandet inträffade? Har kostnaderna uppstått under stödets giltighetsperiod (inga kostnader som har uppstått före projektets registreringsdatum finns med)? Har kostnaderna hänförts till de rätta kostnadsslagen? Stämmer kostnaderna överens med villkoren för företagspartnerskapsstöd, beslutet om statsunderstöd och dess bilagor? 2 Projektbokföring Förs projektbokföringen som en del av huvudbokföringen? Förs det en separat projektbokföring för projektet (t.ex. Exceltabellkalkyl)? Kan de kostnader som presenteras som stödberättigande i kostnadsspecifikationen härledas ur projektbokföringen? Går det att skriva ut en resultaträkning, en dagbok och en huvudbok ur bokföringssystemet? Anknyter alla kostnader direkt till projektet? Ingår endast betalda kostnader i kostnadsspecifikationen (inga prestationsbaserade utgifter inklusive periodiseringar)? Är bokföringen baserad på godkända verifikat? Överensstämmer projekthändelserna med bankkontoutdragen? Används stödtagarens bankkonto/konton vid utbetalning av kostnaderna? Ja/Nej/OK Kommentarer/NA Har rätt valutakurs använts när kostnaderna har omvandlats från utländsk valuta till euro? 3
3 Revision av kostnader 3.1 Resekostnader (både egen personal och utomstående experter) Framgår resenärens namn, resans syfte, resesätt, mål och tidpunktsamt resans pris per projektfas av resespecifikationen (t.ex. reseräkning)? Framgår resenärens namn, övernattningsplats, inkvarteringens längd (dygn) och pris/dygn (om möjligt att utreda) av hotellspecifikationen? Uppgår inkvarteringskostnaderna till högst den maximala summa som fastställs i det resereglemente för statstjänstemän som gällde vid tidpunkten för resan? Har resandet skett i den förmånligaste reseklassen (om detta är möjligt att utreda)? Om inte, och om detta är möjligt att utreda, vilka resekostnader har uppstått i en högre reseklass? Ingår endast kostnader för resor till projektlandet för projektet och/eller kostnader för resor på grund av utbildning för personalen i projektlandet till Finland eller ett tredje land (det land där utbildningen äger rum) i resekostnaderna? Har även resekostnaderna för utomstående experter specificerats iresekostnaderna och inte i arbetskostnaderna? 3.2 Dagpenning Framgår det av dagpenningskostnaderna till vem dagpenningen har betalats, för hur många dagar samt dagpenningen/dag? Uppgår dagpenningen högst till de maximala summorna som fastställs i det gällande resereglementet för statstjänstemän? Inkluderar dagpenningen endast följande typer av dagpenning? - dagpenning utomlands - dagpenning i Finland för förbindelseresor till projektlandet för projektet 3.3 Arbetskostnader för den egna personalen Har arbetskostnaderna för den egna personalen uppstått på grund av kortvarigt arbete i projektlandet? Sammanfaller den rapporterade tidpunkten för arbetskostnaderna med summan och tidpunkten för rese- och inkvarteringskostnader vid resor till projektlandet? Är arbetskostnaderna baserade på det undertecknade 4
anställningsavtal som var i kraft vid tidpunkten då kostnaderna uppstod? Har arbetskostnaderna/dag beräknats på den anställdas avtalsenliga och utbetalda lön enligt följande: månadslön + lönebikostnader/21 (i arbetskostnaderna beaktas inga tillägg)? Inkluderar lönebikostnaderna endast obligatoriska socialförsäkringsavgiftersom riktas mot arbetsgivaren (pensionsförsäkringskostnader och andra lagstadgade lönebikostnader) och har beräkningen utförts enligt de verkliga lönebikostnaderna? Är den godtagbara arbetskostnaden för en anställd som ingår i den egna personalen eller en därmed jämförbar person högst 500 /dag? Har det arbete som den egna personalen har utfört i projektlandet beräknats endast för vardagar (må fr)? 3.4 Arvoden som har fakturerats av utomstående experter Är kostnaderna för en utomstående expert baserade på arbete som experten har utfört i projektet? Uppgår arbetskostnaderna för utomstående experter till högst följande summor: seniorexpert 910 /dag och juniorexpert 520 /dag? (motsvarande timgränser fås genom att dela dagskostnaden med 8 timmar) Framgår följande specifikationer av kostnaderna? företagets/personens namn dags- eller timkostnad samt antal arbetsdagar eller timmar utfört arbete/uppdrag och arbetsdagar/arbetstimmar som använts, tester, analyser och verifikationskostnader allmänna kostnader Även om stödet endast betalas ut till den maximala gränsen, kan stödtagaren betala högre löner/arvoden än det maximala beloppet till sin egen personal och utomstående experter. Då ska kostnadsspecifikationen inkludera de verkliga kostnader som stödtagaren har betalat i sin helhet samt en separat specifikation av det totala beloppet av stödberättigande kostnader. 3.5 Övriga kostnader Har de övriga godtagbara kostnaderna specificerats tillräckligt tydligt i enlighet med företagets allmänna förfarande? godtagbar allmän kostnad som har fakturerats av en utomstående expert (office service fee) 5
översättningsarvoden tester, analyser eller verifieringar som har utförts av en utomståendeinstans (t.ex. vid bedömning av miljökonsekvenser) marknadsspecifika produktifieringskostnader och därmed jämförbara tester 4 Lokala läroanstalters utvecklingskostnader vid yrkesutbildningsprojekt Om det ingår investeringsräkningar i de kostnader som presenteras för godkännande, anknyter de endast och uteslutande till anskaffning av anordningar och utrustning för undervisning? 5 Kostnader som inte är stödberättigande Godtagbara kostnader är inte exempelvis: Alla kostnader som stödtagaren får stöd för av en tredje part Kostnader för identifiering av en agent eller distributör i anslutning till ett finländskt företags export eller driftsutbildningskostnader som är direkt förknippade med maskin- och apparatleveranser, som inte syftar till ett mer långsiktigt affärspartnerskap i enlighet med villkoren för företagspartnerskapsstöd Marknadsundersökningskostnader av allmän natur som inte är förknippade med främjande av affärspartnerskap enligt villkoren för företagspartnerskapsstöd Kostnader som anknyter till deltagande i ett anbudsförfarande eller beredning av sådan exporthandel som inte är förknippad med ett längre partnerskap enligt villkoren för företagspartnerskapsstöd Arbetskostnader för stödtagarens egen personal i Finland Arbete som företagets egen personal utfört på veckoslut Resekostnader i Finland, om de inte är förbindelseresor Taxikostnader i Finland och icke nödvändiga taxikostnader i projektlandet eller i ett tredje land med väsentlig anknytning till projektet Dagpenningar i Finland, om de inte är associerade med resor till projektlandet eller till ett tredje land med väsentlig anknytning till projektet Dagpenningar för projektlandets personal under utbildning som sker i Finland Kostnader av allmän natur för marknadsföring och marknadsföringsmaterial Produktutvecklingskostnader av allmän natur och därmed jämförbara tester (andra än till u-landsimport anknutna marknadsspecifika produktifieringar och kostnader för projekt för pilotanvändning av teknik) Allmänna kostnader för seminarier och besök som inte anknyter till främjande av affärsrelationer i enlighet med villkoren för företagspartnerskapsstödet (t.ex. identifiering av affärspartner) Långfristiga kostnader för yrkesutbildning eller lokal utbildningsverksamhet och/eller för sedvanligt underhåll (t.ex. lönerna för ordinarie anställda vid en institution, lokalhyror, finansieringskostnader och löpande kostnader såsom el och 6
vatten) Budservicekostnader Läkemedelskostnader som inte är nödvändiga med tanke på omständigheterna i projektlandet Representationskostnader Rekryteringskostnader Kostnader som anses ingå i normal affärsverksamhet Marknadsföring Den andel av den egna personalens arbetskostnader och utomstående experters löner och arvoden som överskrider den maximala gränsen Eventuella övriga icke stödberättigande kostnader som revisorn observerat 7
Modell för revisionsutlåtande RAPPORT OM SEPARAT ÖVERENSKOMNA ÅTGÄRDER I ANSLUTNING TILL REVISIONEN AV FÖRETAGSPARTNERSKAPSSTÖDET Till det företag [X Ab] som beviljats företagspartnerskapsstöd Vi har utfört de separat överenskomna åtgärder som beskrivs nedan och som gäller det företagspartnerskapsstöd som Finnfund/Finnpartnership beviljat [X Ab] med beslut om statsunderstöd nr HEL xxx-xx. De redovisade kostnaderna i enlighet med den till utbetalningsbegäran fogade kostnadsspecifikationen för perioden xx.xx.20xx xx.xx.20xx är sammanlagt xx.xxx,xx euro. Uppdraget har utförts i enlighet med den internationella standarden för relaterade tjänster ISRS 4400 om utförandet av uppdrag som omfattar separat överenskomna åtgärder som gäller ekonomisk och i enlighet med Finnfunds/Finnpartnerships anvisningar. Eftersom de åtgärder som nämns nedan inte utgör en revision enligt revisionsstandarderna och inte heller är en allmän granskning enligt standarderna för allmänna granskningar, uttrycker vi inte med denna rapport någon typ av säkerhet angående det som nämns nedan. Om vi hade utfört ytterligare åtgärder eller utfört en revision enligt revisionsstandarderna eller en allmän granskning enligt standarderna för allmänna granskningar, skulle andra faktorer ha kunnat komma till vår kännedom, om vilka vi hade rapporterat till er. Följande åtgärder har utförts enbart för att Finnfund/Finnship skulle kunna bedöma iakttagandet av villkoren för företagspartnerskapsstödet utifrån dem. 1 Vi säkerställde att stödtagaren i samband med projektet har undertecknat och returnerat den förbindelse till Finnfund/Finnpartnership som fanns som bilaga till beslutet om statsunderstöd (bilaga 6). Vi jämförde realiserade kostnader med kostnaderna i den projektbudget som har behandlats av stödkommittén. Vi utredde huruvida kostnaderna har uppstått under stödets giltighetstid och huruvida de har hänförts till de rätta kostnadsslagen. 2 Vi utredde huruvida en separat projektbokföring förs för projektet och huruvida de kostnader som har presenterats som stödberättigande i kostnadsspecifikationen kan härledas ur projektbokföringen. Vi jämförde kostnaderna i utbetalningsbegäran för projektet med projektbokföringen. Vi utredde huruvida alla kostnader är förknippade med projektet och huruvida kostnaderna är sådana kostnader som stödtagaren betalat kassabaserat. Vi utredde huruvida bokföringen grundar sig på godkända verifikat och huruvida projekthändelserna stämmer överens med bankkontoutdraget. Vi kontrollerade att rätt växelkurs har använts vid omvandling av kostnader från utländsk valuta till euro. 3 Vi säkerställde att de resekostnader, dagpenningar, arbetskostnader för den egna personalen, arvoden som har fakturerats av en utomstående expert och andra kostnader som har bokförts till projektet uppfyller villkoren för stödberättigande. Vi har gjort följande observationer i anslutning till de åtgärder som presenteras ovan: (a) Med stöd av åtgärderna i punkt 1 konstaterade vi att förbindelsen [har/inte har undertecknats 2 ] och returnerats till Finnfund. De realiserade kostnaderna [faller/faller inte 3 ] inom ramen för budgeten och 2-3 I utlåtandet ska underlåtelse att iaktta anvisningarna konstateras i anslutning till observationerna om varje enskild åtgärd (undantag ska nämnas) 8
[de har/har inte] uppstått under giltighetstiden för stödet (uppstått efter registreringsdagen), och [de har/har inte 4 ] hänförts till de rätta kostnadsslagen. (b) Med stöd av åtgärderna i punkt 2 konstaterade vi att projektbokföringen [existerar/inte existerar] och att de stödberättigande kostnaderna [kan /inte kan 5 ] härledas ur projektbokföringen. Kostnaderna i utbetalningsbegäran [grundar sig/grundar sig inte] på projektbokföringen. Kostnaderna [är /är inte 6 ] förknippade med projektet och [har/har inte 7 ] betalats av stödtagaren. Bokföringen [bygger/bygger inte 8 ] på godkända verifikat och projekthändelserna [stämmer /stämmer inte 9 ] överens med bankkontoutdraget. Vid omvandling av kostnader från utländsk valuta till euro [har/har inte 10 ] rätt kurs använts. (c) Med stöd av åtgärderna i punkt 3 konstaterade vi att de resekostnader, dagpenningar, arbetskostnader för den egna personalen, arvoden som har fakturerats av en utomstående expert och andra kostnader som har bokförts till projektet [uppfyller/inte uppfyller 11 ] villkoren för stödberättigande. [Undantag anges här] Med stöd av de åtgärder och observationer som nämns ovan konstaterar vi att redovisningen av företagspartnerskapsstödet [har/inte har 12 ] uppgjorts i enlighet med beslutet om statsunderstöd, de villkor om företagspartnerskapsstödet som presenteras i bilagorna och bestämmelserna om statsunderstöd (Statsunderstödslagen 688/2001). Vårt utlåtande är endast avsett för det syfte som nämns i det första stycket av detta utlåtande. Utlåtandet ska inte användas för andra ändamål och inte överlämnas till någon annan part utöver Finnfund/Finnpartnership (jämte utrikesministeriet). Detta utlåtande gäller endast företagspartnerskapsstödet, inte stödtagarens bokföring eller bokslut som helhet. [Revisorns verksamhetsställe och datering [Revisorns underskrift] [Revisorns adress] [Revisorns telefonnummer] BILAGA Kontrollista för revision av företagspartnerskapsstöd 4-11 I utlåtandet ska underlåtelse att iaktta anvisningarna konstateras i anslutning till observationerna om varje enskild åtgärd (undantag ska nämnas) 12 Eventuell underlåtelse att iaktta villkoren ska konstateras i ett separat stycke i utlåtandet. 9