INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.63 Version 1.63 februari 2018 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Ny funktionalitet generella funktioner... 5 Parallella jobb i schemalagda tjänster... 5 Utökad loggning av behörighetsförändringar... 5 Senaste inloggningsdatum... 5 Grunddata... 6 Ny flik Bokföring på Redigera ägare... 6 Inkludera fakturor med restbelopp 0 per ägare... 6 Separat bankgironummer för autogiro... 7 Anteckning på taxeringsvärde... 9 Nya kolumner i Kontovärden... 10 Kontrakt... 10 Skriva ut standardbrev från vakanskontrakt... 10 Återtag uppsägning underkontrakt... 11 Betalfil för inhyrda kontrakt... 11 Makulerat kontrakt återkallar dokument från E-signering... 12 Information om att E-faktura finns när man skapar kontrakt... 12 Förvald ägare vid ny e-faktura... 13 Besiktning vid kontraktsuppsägning styrs utifrån objektstyp... 13 BRF... 14 Valbara kolumner i objektslistan... 14 GUI-förbättringar på objektet... 14 Anteckning visas i lista över överlåtelser... 15 Skriv panthavare på fakturor... 15 BRF-flik väljs direkt vid redigering av ägare... 16 Objektstyper visas utifrån om ägaren är en brf eller inte... 16 Avgifter... 17 Avgiftskommentar följer med vid omräkning av avgift... 17 Avgiftsändring index... 18 Fakturering... 18 3
Egen integration av Fil för extern utskrift till Addoro... 18 Ny gruppering fakturaunderlagslistan... 19 Nytt filter i fakturaunderlagslistan för 0-rader... 19 få med betalningar i Svefaktura-filen... 20 Direktfaktura - hänsyn till momsmarkering på kontrakt/objekt... 21 Betalningar... 21 Förhindra manuella inbetalningar på framtida betalningsdatum... 21 Krav/Inkasso... 22 Återutskrift av påminnelse/krav... 22 Redovisning... 23 Integration Agresso LG04... 23 Reskontra... 23 Dölja personnummer på kontoutdrag... 23 Bokmärke... 24 Ny bokmärkestabell för nycklar... 24 Smått och gott... 25 Nya kolumner i avgiftsrapporten... 25 Ny kolumn i Intressentlista och Andrahandskontraktslista... 25 Information om datumurval i vissa rapporter... 26 Personfliken på vakanskontrakt... 26 Avgiftens logg vid avgiftsändringar... 26 Kategorisering person... 26 Visa framtida objekt i objektsvyn... 27 4
Ny funktionalitet generella funktioner Förutom nyheter som är direkt kopplade till applikationen finns det några nya funktioner som är införda i generella delar som används i Hyra, Teknisk Förvaltning, Verksamhetsanalys och Energiuppföljning. PARALLELLA JOBB I SCHEMALAGDA TJÄNSTER I tidigare versioner har den schemalagda tjänsterna som körts via notifieringsmotorm hanterats i en sekvens. Dvs det jobb som hade den tidigaste starttiden startar först och när den är klar tar näste jobb vid om dess starttid är passerad osv. I version x.63 av notifieringstjänsten kommer tjänsten att starta det/de jobb som har en starttid som har passerats. Jobben kommer att köras parallellt mot webbtjänsterna och därmed finns det större möjlighet att hinna med alla eventuellt tidskrävande jobb som behöver köras på natten. Hänsyn bör dock tas till att inte schemalägga allt för många jobb vid exakt samma tidpunkt då detta kommer belasta webbtjänsterna samtidigt. UTÖKAD LOGGNING AV BEHÖRIGHETSFÖRÄNDRINGAR Nu kommer följande delar att loggas vid förändringar under systeminställningar. - Förändringar av en användares egenskaper. - Förändring av en användares koppling till en roll. - Förändringar av en rolls koppling till behörigheter/funktioner. SENASTE INLOGGNINGSDATUM Från och med denna version kommer senaste inloggningsdatum för användare att registreras. Alla inloggningar tas hänsyn till oavsett klient; App, Webb eller Windows-klient. Senaste inloggningsdatum syns i egenskaper på användare. 5
Grunddata NY FLIK BOKFÖRING PÅ REDIGERA ÄGARE Redigera ägare (Grunddata-Organisation-Ägare) har fått en ny flik Bokföring. Det som tidigare fanns under fliken Avancerat som berörde bokföring har flyttats till den nya fliken Bokföring för att få plats med nya parametrar. INKLUDERA FAKTUROR MED RESTBELOPP 0 PER ÄGARE Avvikelse på ägare kan nu göras för inställningen "inkludera fakturor med restbelopp 0" för BGC Invoice, extern utskriftsfil och separat fil för e-faktura. 6
SEPARAT BANKGIRONUMMER FÖR AUTOGIRO Ny inställningsmöjlighet för att ha separat bankgironummer för autogiro. Numret registreras under Inställningar - Alternativ, på fliken Autogiro. Även ny möjlighet att ställa in avvikande bankgironummer för autogiro per ägare och fastighet. 7
8 Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.63 - Version 1.63 februari 2018
Prioriteringsordning för hur bankgironummer används i autogirofunktionerna är följande: Vid autogiromedgivande kopplad på fastighet hämtas bankgironummer från 1. Avvikande på fastighet 2. Avvikande på ägare 3. Generell parameter under Alternativ - autogiro 4. Ordinarie på fastighet 5. Ordinarie på ägare Vid autogiromedgivande kopplad på ägare hämtas bankgironummer upp från 1. Avvikande på ägare 2. Generell parameter under Alternativ - autogiro 4. Ordinarie på ägare ANTECKNING PÅ TAXERINGSVÄRDE Det finns nu möjlighet att lägga till anteckningar på varje taxeringsvärde, istället för enbart på taxeringsenheten som det var tidigare. 9
NYA KOLUMNER I KONTOVÄRDEN Under Grunddata-Konto-Kontovärden finns det nu kolumner i listorna som visar konton för internt utan moms och internt med moms. Det visas i både fliken för avgiftstyp och objektstyp. Vid export till Excel följer dessa kolumner med. Kontrakt SKRIVA UT STANDARDBREV FRÅN VAKANSKONTRAKT Standardbrev kan nu skrivas ut från vakanskontrakt, på samma sätt som för vanliga kontrakt. Utskriften kan bara ske för ett vakanskontrakt i taget, då man har markerat ett vakanskontrakt i kontraktslistan. 10
ÅTERTAG UPPSÄGNING UNDERKONTRAKT Det är nu möjligt att ändra t o m datumet på ett uppsagt underkontrakt för att t ex ångra uppsägningen, utan att underkontraktet konverteras till ett vanligt kontrakt. Tidigare blev underkontraktet konverterat till ett kontrakt, fast det var inom huvudkontraktets period, men det är nu ändrat. BETALFIL FÖR INHYRDA KONTRAKT En betalfil kan nu genereras för inhyrda kontrakt i standardformat, ISO 20022. Det finns generella inställningar för filen under Inställningar-Alternativ, Inhyrda kontrakt. Distribution av betalfilen görs från Fakturering-Distribuera inhyrt. Gör urval och i steg 2/2 skapas filen genom att klicka på Distrubiera. Filen skapas sedan på klientsidan på valfri plats. 11
MAKULERAT KONTRAKT ÅTERKALLAR DOKUMENT FRÅN E-SIGNERING Dokument som skickas för e-signering återkallas nu automatiskt om kontraktet makuleras. INFORMATION OM ATT E-FAKTURA FINNS NÄR MAN SKAPAR KONTRAKT På samma sätt som med autogiro får man nu en fråga om e-faktura eller e-post ska användas som distributionssätt när man skapar ett nytt kontrakt och lägger till en hyresgäst som redan har en e- faktura eller e-post. 12
FÖRVALD ÄGARE VID NY E-FAKTURA När man lägger upp en ny e-faktura för ett kontrakt blir ägaren till objektet som kontraktet är kopplat till förvald i ägarlistan. BESIKTNING VID KONTRAKTSUPPSÄGNING STYRS UTIFRÅN OBJEKTSTYP Inställningen för att boka besiktning vid kontraktsuppsägning har flyttats från Alternativ- Kontrakt till de enskilda objektstyperna för att bättre kunna styra i vilka fall besiktning ska bokas. Om man tidigare haft inställningen att boka besiktning under Alternativ kommer nu samtliga objektstyper att få denna inställning, för att beteendet ska vara som tidigare. Man får sedan bocka ur de objektstyper där man inte vill ha besiktningsbokning i uppsägningsflödet. 13
BRF Det finns nu ökad kontroll och hjälp för er som använder Bostadsföreningsmodulen i Vitec Hyra, enligt följande. VALBARA KOLUMNER I OBJEKTSLISTAN Valbara kolumner avseende BRF har lagts till i objektslistan för Andelstal, Andelstal drift, Andelstal kapital, Ursprunglig insats, Upplåtelseavgift och Lägenhetsnr ek plan. Högerklicka på någon rubrik i objektslistan och välj Visa kolumn, så finns dessa kolumner att välja. GUI-FÖRBÄTTRINGAR PÅ OBJEKTET På objektsinformation, fliken BRF har förtydligande skett med ny ram samt förklarande rubrik Insatser (inom parantes avser föreningen) enligt nedan bild. 14
ANTECKNING VISAS I LISTA ÖVER ÖVERLÅTELSER I listan över överlåtelser (brf) visas nu anteckningar som en kolumn. Se nedan bild. SKRIV PANTHAVARE PÅ FAKTUROR Det har införts en möjlighet att skriva ut uppgifter om panthavare (brf) på fakturor. Dessutom finns det en checkbox för Skriv information om saknad pantsättning. Inställningar för detta görs under Alternativ och avvikelser per ägare kan göras i brf-fliken på ägare. 15
BRF-FLIK VÄLJS DIREKT VID REDIGERING AV ÄGARE Vid redigering av ägarvärden från BRF-omräkning avgifter enligt andelstal och BRF-avsättning till inre fond hamnar man nu direkt i BRF-fliken på ägaren OBJEKTSTYPER VISAS UTIFRÅN OM ÄGAREN ÄR EN BRF ELLER INTE Om ett objekts ägare är en bostadsrättsförening finns alla objektstyper att välja på i dropp-downlistan. Är ägaren däremot inte en BRF, kan man inte välja objektstyper med upplåtelseform Bostadsrätt. 16
Avgifter AVGIFTSKOMMENTAR FÖLJER MED VID OMRÄKNING AV AVGIFT Det är nu möjligt att välja att kopiera över avgiftskommentaren vid en avgiftsändring, så att de nya avgifterna som skapas vid förändringen får samma kommentarer som avgifterna de höjs ifrån. I sista steget är Kopiera avgiftskommentar vald. Kan bockas ur innan man genomför förändringar, om man inte villa att avgiftskommentaren ska följa med till nästa avgift. Det gäller för Omräkning avgifter, Procentbaserade omräkning, Omräkning index och Omräkning fastighetsskatteavgifter. 17
AVGIFTSÄNDRING INDEX I guiden Omräkning Index kan man nu köra flera omräkningar på samma urval utan att behöva starta om guiden, genom att kunna gå bakåt från sista steget, välja en ny indexserie och sedan gå framåt igen. Fakturering EGEN INTEGRATION AV FIL FÖR EXTERN UTSKRIFT TILL ADDORO Hyra stödjer nu integration mot Addoro för extern utskrift. Om Addoro används skickas alla fakturafiler av formatet BGC Invoice till Addoro för vidare distribution. Även e-post och Svefaktura kan skickas till Addoro. Det finns separata inställningar för detta under fliken Fil för extern utskrift/bgc Invoice. 18
NY GRUPPERING FAKTURAUNDERLAGSLISTAN Ett nytt grupperingsalternativ har lagts till i rapporten Fakturaunderlagslista. Det går nu att gruppera per fastighet och avgiftstyp exklusive samfakturering. Exklusive samfakturering innebär att underkontrakt på fastigheter utanför urvalet ej visas. NYTT FILTER I FAKTURAUNDERLAGSLISTAN FÖR 0-RADER Det finns en ny filteringsmöjlighet i rapporten Fakturaunderlagslista för att visa eller dölja fakturaunderlag med beloppet 0. 19
FÅ MED BETALNINGAR I SVEFAKTURA-FILEN Det går nu att göra en inställning för att ta med betalningar i Svefaktura-filen. Används denna inställning läggs eventuella betalningar till som underlagsrader i fakturorna, så att fakturans restbelopp stämmer överens med det faktiska restbeloppet även i Svefaktura-filen. Under Inställningar-Alternativ och fliken Fil för Svefaktura finns möjlighet att bocka i Inkludera betalningar som underlagsrader. 20
DIREKTFAKTURA - HÄNSYN TILL MOMSMARKERING PÅ KONTRAKT/OBJEKT Vid direktfakturering tas nu hänsyn till momsmarkering på kontrakt/objekt om avgiftstypen styrs av den markeringen och direktfakturan är bunden till ett kontrakt. Betalningar FÖRHINDRA MANUELLA INBETALNINGAR PÅ FRAMTIDA BETALNINGSDATUM Man får nu ett varningsmeddelande när man försöker registrera betalningar med framtida betalningsdatum. Det är fortfarande möjligt att ignorera varningen och registrera framtida betalningar. 21
Krav/Inkasso ÅTERUTSKRIFT AV PÅMINNELSE/KRAV Kravkörningsguiden har fått en beskrivning på hur arbetsgången är för eventuell återutskrift av tidigare distribuerade krav. Om distributionen av påminnelse/krav behövs göras om kan man göra det genom att inkludera dessa fakturor högst upp under Fakturor att kräva. Sedan klickar man på Nästa utan att klicka på Kravkörning. Det här har man kunnat göra tidigare, men nu finns det en förklarande text i guiden enligt nedan bild. 22
Redovisning INTEGRATION AGRESSO LG04 Vitec Hyra har nu även integration mot Agresso i formaten LG0 (fakturafil) samt CS15 (kundfil). Det nya exportformatet heter Agresso reskontra under Inställningar-Alternativ, fliken Bokföringsexport samt avvikande inställningar på Ägare. Reskontra DÖLJA PERSONNUMMER PÅ KONTOUTDRAG Det är nu möjligt att välja om personnumret ska vara med eller inte på kontoutdraget. 23
Bokmärke NY BOKMÄRKESTABELL FÖR NYCKLAR En ny bokmärkestabell för nycklar har lagts till som enbart innehåller nummer, antal och typ. Bokmärkestabellen innehåller alla nycklar som finns på objektet med fälten nummer, antal och typ. Det måste finnas en tabell i Wordmallen som heter Tabell_Alla_Nycklar_NrAntTyp för att den ska fyllas med innehåll. Information om bokmärket hittas i mallhjälpen för Nyckelkvittenser. 24
Smått och gott NYA KOLUMNER I AVGIFTSRAPPORTEN Det går nu att visa kolumner för en avgifts periodbelopp och period i rapporten Avgifter per avgiftstyp. NY KOLUMN I INTRESSENTLISTA OCH ANDRAHANDSKONTRAKTSLISTA Det finns nu kolumner för att visa ett objekts adress i rapporterna Intressentlista och Andrahandskontraktslista. 25
INFORMATION OM DATUMURVAL I VISSA RAPPORTER Information om datumurval har lagts till i vissa rapporter där det har saknats och varit oklart vilket datum som urvalet gäller. T ex har ett informations-i lagts till vid datumurvalet Per datum i rapporten Kontraktssammanställning. PERSONFLIKEN PÅ VAKANSKONTRAKT För vakanskontrakt är nu personfliken inaktiverad eftersom den inte är aktuell för vakanta kontrakt. AVGIFTENS LOGG VID AVGIFTSÄNDRINGAR Vid avgiftsändring sparar Hyra vilken typ av höjning som har skapat avgiften i avgiftens logg. KATEGORISERING PERSON Det är nu möjligt att kategorisera ifall en person är en privatperson eller ett företag. Kategorierna som finns är Privat, Offentlig, Övrigt företag och Inget. När nya personer läggs till i programmet kategoriseras de som privatpersoner, om inget annat val görs. 26
VISA FRAMTIDA OBJEKT I OBJEKTSVYN Framtida objekt visades tidigare i fliken Objekt. Det finns nu ett alternativt för att visa eller dölja sådana objekt, som standard visas inte framtida objekt. 27