INFORMATION FRÅN VITEC VITEC BRF Inställningar och hantering Lathund, Vitec Hyra VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
x.63
INNEHÅLLSFÖRTECKNING BRF... 4 Behörigheter... 5 Inställningar... 5 Ägare... 6 Objekt... 9 Avtal (Kontrakt)... 10 Processer... 12 Överlåtelser... 12 Avsättning till inre fond... 14 Omräkning avgifter enligt andelstal... 15 Fakturera överlåtelser och panter... 17 Fakturerade överlåtelser och panter... 20 Underrättelse till panthavare... 21 Rapporter för bostadsrätter... 22 Kontrolluppgifter (KU55)... 24 2017-11-14 x.62 3
BRF Här beskrivs övergripande de inställningar och funktioner som finns för att hantera bostadsrättsföreningar i Vitec Hyra. BRF är en särskild modul som måste vara påslagen för att kunna användas. Kontakta er konsult för att diskutera modulen. Om modulen för brf är påslagen dyker det upp ett BRF-avsnitt i menyn. 4
BEHÖRIGHETER Under Meny->Inställningar->Systeminställningar->Behörigheter->Roller kan ett antal olika rättigheter för BRF ställas in. INSTÄLLNINGAR Under Meny->Inställningar->Alternativ->BRF finns möjlighet att göra generella inställningar för alla BRF:er man hanterar. Dessa inställningar går att göra undantag för på respektive ägare. 2017-11-14 x.62 5
ÄGARE För att hantera alla dina innehavare/hyresgäster måste det finnas en grund att stå på. Denna grund är samma för alla delar i Vitec fastighet, exempelvis Hyra, Energi och Teknisk förvaltning. I denna lathund får du veta mer om hur du bygger upp grunden genom att lägga upp och redigera en ägare 6
samt lite uppgifter kring detta. Under ägare sorterar fastighet/byggnad/förvaltare/område och objekt/kontrakt. Dessa beskrivs närmare i andra lathundar. Under Meny->Grunddata->Organisation->Ägare hittar du ingångarna till att hantera ägare. En ägare som är en bostadsrättsförening fylls i på samma sätt som alla andra ägare med tillägget att man måste bocka i Bostadsrättsförening. 2017-11-14 x.62 7
Gör man det så kommer en ny flik upp under ägare för möjlighet att ställa in ytterligare detaljer för bostadsrättsföreningen, även vissa undantag från de inställningar som gjorts under Alternativ->BRF. KAPITALTILLSKOTT Kapitaltillskott kan registreras både på ägaren och direkt på enskilda objekt. För dem som registreras på ägaren så fördelas detta ut på ingående objekt när kontrolluppgifter(ku) skapas. Den grund som används är det fördelningssätt man valt i ägarbilden. På kapitaltillskott på ägarnivå kan man välja att periodisera tillskottet under valda delar av året (dock aldrig utanför tillskottsåret). Tillskotten på de enskilda överlåtelserna anpassas då till hur stor del av innehavstiden som täcks av periodiseringstiden. 8
Väljer man att inte periodisera tillfaller tillskottet i sin helhet de ägare som finns på tillskottsdatumet. OBJEKT Om objektstypen har upplåtelseform bostadsrätter så visas fliken BRF på dessa objekt. 2017-11-14 x.62 9
På objektet kan man registrera lägenhetsnummer enligt ekonomisk plan, andelstal, panter, överlåtelser och kapitaltillskott. Inre fond hanteras via fliken inre fond. AVTAL (KONTRAKT) Tre typer av avtal finns att välja på för brf; förhandsavtal, upplåtelseavtal och överlåtelseavtal (det avtal som används i befintliga brf:er). Förhandsavtal och upplåtelseavtal används i nybildade föreningar, annars används överlåtelseavtal. I övrigt skiljer sig egentligen inte brf-avtal från vanliga hyreskontrakt. Man lägger till avgifter och fakturerar på samma sätt. 10
I högerklick på ett avtal finns Redigera objekt.... För ett brf-avtal hoppar man då direkt till brf-fliken på objektet, för vanliga hyreskontrakt hamnar man i standardfliken. 2017-11-14 x.62 11
PROCESSER Samtliga processer som har ett standardurval har en egen variant av standardurvalet där enbart ägare och objekt som är brf tas med. ÖVERLÅTELSER En överlåtelse kan göras antingen i samband med ett nytt avtal (vilket torde vara det vanliga scenariot) eller utan att ett nytt avtal skapas. På ett befintligt avtal väljer man nytt avtal (via högerklick eller via menyraden). Man hamnar då först i att säga upp det befintliga avtalet och hamnar sedan i flödet för nytt avtal. Detta är samma flöde som för hyreskontrakt med tillägg av ett sista steg för överlåtelser. 12
På en överlåtelse registrerar man alltid avtalsdatum och förvärvstyp (köp eller benifikt). Belopp registreras enbart för köp samt för den första överlåtelsen om denna är benifik (en förvaltare har kanske tagit över ett bestånd och saknar historik). Köpare/förvärvare och hur stor andel de har efter överlåtelsen registreras också. Summan av köparnas andelar måste uppgå till 100 för att det ska gå att spara. Registrerar man överlåtelsen som en del i guiden för nytt avtal föreslås parterna på avtalet som köpare med en jämn fördelning av innehavet. Beloppet för överlåtelsen registreras med ett belopp omräknat till att 100 % av andelarna har bytt ägare. 2017-11-14 x.62 13
Exempel; person A, B och C äger gemensamt en bostadsrätt med andelarna 20(A), 30(B) och 50(C). A säjer sina andelar till C för 150 000 kr. Som belopp registreras då 750 000 (150 000 / 0.2). Detta framgår också av informations-i vid belopp Vid varje överlåtelse sparas data på köpare och säljare för framtida KU. AVSÄTTNING TILL INRE FOND Nås via Meny->BRF->Avsättning till inre fond. Du kommer då till standardurvalet där du ska välja vilka objekt som ska hanteras (förutsatt att de har ibockat att de ska hantera inre fond, se under rubriken objekt ovan). Skillnaden mot standardurvalet är att systemet i detta fall initialt bara har med ägare som är markerade som bostadsrättsförening. När du gjort ditt urval och klickat på nästa så kommer du till steg två, där du ska välja datum för insättning, vilket andelstal som den ska baseras på och vilket år som underlaget ska hämtas från. Underlaget kan du via en länk redigera om den inte finns inlagd. Klicka på nästa och du kommer till steg tre, där du får en lista med uppräkningar som föreslås. 14
Klicka på genomför uppräkningen för att slutföra allt. Du får en bekräftelse på att uppräkningen genomförts. OMRÄKNING AVGIFTER ENLIGT ANDELSTAL Avgifter kan räknas om enligt någon av de vanliga omräkningarna av avgifter. Utöver detta finns också ett BRF-alternativ. Du hittar det under Meny->BRF->Omräkning avgifter enligt andelstal. Först väljer du ägare, fastighet eller värdenyckel i standardurvalet (även här är det bara ägare som är markerade som bostadsrättsförening som är med i urvalet. Du kan bara välja en ägare. Klicka på nästa. 2017-11-14 x.62 15
Vilket av andelstalen som ska användas för omräkning väljs, liksom år för avgiftsunderlaget. I nästa steg väljer du vilka avgifter som ska räknas om, och datum som den nya avgifter ska börja gälla. Till sist så får du en lista med de avgifter som kommer att ändras. Du kan lägga till en kommentar till avgiftsändringen också, som skrivs ut på avin. Markerar du en rad kan du längst ner välja att to bort raden. Det är först när du klickar på genomför förändringar som ändringen sker. 16
Du får en sista fråga. När du är klar kan man som vanligt högerklicka i listfönstret och exportera listan till Excel eller skriva ut den. FAKTURERA ÖVERLÅTELSER OCH PANTER Nås via Meny->BRF->Fakturera överlåtelser och panter. 2017-11-14 x.62 17
Du kommer först till standardurvalet där du ska välja vilka objekt som ska hanteras. Skillnaden mot standardurvalet är att systemet i detta fall initialt bara har med ägare som är markerade som bostadsrättsförening. Vilka överlåtelser och panter som ska faktureras väljer man när man skapar respektive överlåtelse och pant. Huruvida det ska faktureras föreslås utifrån inställning på ägaren. Mottagaren av fakturan, avgiftstyp och belopp bestäms också av inställning på ägaren. För pant respektive överlåtelse väljer man om det ska faktureras samt om det ska läggas som en engångsavgift på nästa avi eller som en direktfaktura. Klicka därefter på fakturera. Resultatet presenteras sedan som ett sista steg. 18
OBS!!! Glöm inte bort att distribuera direktfakturorna. 2017-11-14 x.62 19
FAKTURERADE ÖVERLÅTELSER OCH PANTER Om du har behörigheten kan du se objektens fakturaunderlag här i listan. 20
UNDERRÄTTELSE TILL PANTHAVARE Här får du en lista med de panthavare som behöver underrättas. 2017-11-14 x.62 21
RAPPORTER FÖR BOSTADSRÄTTER Rapporterna är samlade i en menypunkt, BRF->Rapporter för bostadsrätter. Liksom under alla punkter under BRF kommer först till standardurvalet där du ska välja vilka objekt som ska hanteras, och skillnaden mot standardurvalet är att systemet i detta fall initialt bara har med ägare som är markerade som bostadsrättsförening. Gör dina val och klicka på nästa. Du kommer till nästa sida, och den visar en lista med resultatet av det urval du gjort. Nu kan du göra ett sista urval genom att välja vilket datum du vill ha rapporter per De rapporter som finns att välja är medlemsförteckning, röstlängd, lägenhetsförteckning och mäklarbild. 22
2017-11-14 x.62 23
KONTROLLUPPGIFTER (KU55) Via Meny->BRF->Kontrolluppgifter når du möjligheten att skriva ut en lista samt skriva ut eller skicka KU55-blanketter. 24 Kontrolluppgifter(KU) ska lämnas för varje överlåtare som minskat sitt innehav, oavsett om det skett via försäljning eller genom arv, testamente, gåva eller bodelning (så kallat benefikt fång). Den så kallade kontinuitetsprincipen gäller för benefika fång, vilket innebär att mottagaren övertar den tidigare
ägarens inköpspris och eventuellt kapitaltillskott och inre fond förs över till mottagaren och redovisas av denne när den personen gör en försäljning om bostadsrätten. För benefika överlåtelser lämnas endast en KU om att överlåtelse skett, inga belopp redovisas. Uppgifterna i nedan fält kan fyllas i här, men det som är ifyllt under Inställningar->Alternativ->BRF föreslås först. Det kan bli ganska komplicerade transaktionskedjor med både kapitaltillskott och inre fond inblandat. Skatteverket har 10 exempelfall, som du kan hitta här: https://www.skatteverket.se/foretagochorganisationer/foreningar/ekonomiskaforeningar/bostadsra ttsforeningar/bostadsrattsforeningarkontrolluppgifter/safyllerduiku55exempel.4.8dcbbe4142d38302 d770f8.html. Samtliga dessa fall har testats med godkänt resultat. För att skapa sig en förståelse av hur det fungerar med KU rekommenderas varmt att gå igenom dessa exempel. KU redovisas alltid som individuella, även i de fall man skulle kunna redovisat dem som gemensamma. KU kan lämnas till skatteverket både på papper och fil. 2017-11-14 x.62 25
26 BRF Inställningar och hantering - Lathund, Vitec Hyra