Arbetsordning för ArtDatabanken

1(10) SLU.dha.2015.1.1.1-25 ArtDatabanken STYRANDE DOKUMENT Sakområde: Organisation och beslutsstruktur Dokumenttyp: Delegationsordning/organisationsbeslut Beslutsfattare: Lena Sundin Rådström ArtDatabanken Handläggare: Ulla-Britt Petersson Beslutsdatum: 2015-02-24 Träder i kraft: 2015-02-24 Giltighetstid: tillsvidare Bör uppdateras före: varje år Dokument som upphävs: Delegationsordning SLU.dha.2014.1.1.1-144 samt SLU-dha 2013.1.1.1-67 Arbetsordning för ArtDatabanken 1 Inledning... 2 1.1 Syfte... 2 1.2 ArtDatabankens uppdrag... 2 2 ArtDatabankens styrning... 2 2.1 Allmänt... 2 2.2 ArtDatabankens styrgrupp... 2 2.3 ArtDatabankens ledning och verksamhetssamordning... 2 3 Organisationen... 3 3.1 Indelning av verksamhet... 3 3.2 Permanenta styrgrupper... 3 3.3 Kommittéer och råd... 3 3.4 Medbestämmande och samverkan... 4 4 Ansvar... 5 4.1 Medarbetare vid ArtDatabanken... 5 4.2 Chefer vid ArtDatabanken... 5 5 Handläggning och beredning av ärenden... 6 5.1 Ärendebegreppet... 6 5.2 Handläggning av ärenden... 6 5.3 Beredning och föredragning av ärenden inför beslut... 7 5.4 Dokumentation av beslut... 7 5.5 Avvikande mening... 8 5.6 Arkivering... 8 6 Delegering och beslutsrätt... 8 6.1 Chefen för ArtDatabankens beslut... 8 6.2 Programchefs beslutsrätt... 9 6.3 Särskild delegation... 9 6.4 Förbehåll när delegation finns... 9 7 Attesträtt... 9 7.1 Beloppsgräns... 10 ArtDatabanken SLU Box 7007, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00 Org.nr 202100-2817 artdatabanken@slu.se www.slu.se/artdatabanken

1 Inledning 1.1 Syfte Syftet med arbetsordningen är att ange principer för ArtDatabankens styrning, organisation, ansvar, handläggning och beredning av ärenden samt delegering av beslutanderätt. 1.2 ArtDatabankens uppdrag ArtDatabankens uppdrag framgår av: årligt regleringsbrev instruktion 1 från NJ-fakulteten uppdrag från NJ-fakulteten andra särskilda uppdrag beslutade av regeringen. 2 ArtDatabankens styrning 2.1 Allmänt Utöver vad som följer av bestämmelserna i SLUs centrala delegationsordningar och styrdokument samt i instruktion för ArtDatabanken gäller de regler som följer av denna arbetsordning. Dekanen vid fakulteten för naturresurser och jordbruksvetenskap (NJ) beslutar om instruktionen för ArtDatabanken. Instruktionen beskriver ArtDatabankens verksamhet, organisation och styrning. 2.2 ArtDatabankens styrgrupp Styrgruppens sammansättning och uppgift framgår av instruktion för ArtDatabanken. Utöver vad som anges i instruktionen beslutar styrgruppen om pristagare av ArtDatabankens naturvårdspris. 2.3 ArtDatabankens ledning och verksamhetssamordning Chefen för ArtDatabanken ansvarar för dess verksamhet inför dekanen för NJfakulteten. I rektors och NJ-fakultetens delegationsordningar 2 framgår vad som åligger chefen för en institution/motsvarande. Chefen för ArtDatabanken biträds av ställföreträdande chef. Ställföreträdande chef träder också in i ordinarie chefs ställe vid dennes frånvaro såsom vid tjänsteresa, semester eller sjukfrånvaro och 1 K:\911 Gemensamt hela ArtDatabanken\1. Ledningsdokument\1. Instruktion, vision och övergripande mål 2 https://internt.slu.se/sv/styrning-och-organisation/styrande-dokument-ochprotokoll/delegationsordningar/ 2(10)

uppbär då alla de funktioner som ordinarie chef har. Chefen för ArtDatabanken beslutar om inrättande av ledningsgrupp (lg) för övergripande och strategiska frågor samt verksamhetssamordningsgrupp (vsg) för operativa frågor. Ledningsgruppens medlemmar utses av ArtDatabankens chef och består förutom av chef normalt av programchefer och personalsamordnare. Gruppen är rådgivande till ArtDatabankens chef som är formellt beslutande. Verksamhetssamordningsgruppens medlemmar utses av ArtDatabankens chef och består normalt av programchefer och ekonom. Gruppens uppdrag är att löpande synkronisera, arbetsfördela och följa upp operativa resurser för verksamheten. 3 Organisationen 3.1 Indelning av verksamhet På ArtDatabanken finns sex program: Arter IT Kommunikation Naturvård Taxonomi Verksamhetsstöd Programmen leds av programchefer. 3.2 Permanenta styrgrupper 3.2.1 Svenska artprojektets styrgrupp Styrgruppen är rådgivande i övergripande strategiska frågor, långsiktiga mål samt övriga frågor som gäller Svenska artprojektet, inklusive stöd till biologiska samlingar. Gruppen ska verka för att Svenska artprojektets intentioner fullföljs och att projektet genomförs och utvecklas på ett positivt sätt och med hög kvalitet. Styrgruppen består av ordförande samt 5-8 externa ledamöter som utses av ArtDatabankens chef. I styrgruppen bör representanter finnas från Artsdatabanken i Norge och de biologiska museerna. I gruppen bör det finnas taxonomisk/systematisk och kommunikativ kompetens. Chefen för program Arter är permanent adjungerad. Även ArtDatabankens forskningssekreterare är permanent adjungerad och är sekreterare vid styrgruppens möten. 3.3 Kommittéer och råd 3.3.1 Artportalsrådet Rådet utgör referensgrupp för arbetet med Artportalen och är rådgivande till programchef Arter och Naturvårdsverket. Rådet bistår med synpunkter och råd kring Artportalens utveckling, prioriteringar och support. Rådet består av representanter från uppdragsgivare (Naturvårdsverket) och andra intressenter 3(10)

såsom länsstyrelser, kommuner och ideella organisationer (främst Sveriges Ornitologiska Förening, Svenska Botaniska Föreningen, Sveriges Mykologiska Förening och Sveriges Entomologiska Förening). Vilka intressenter som ska representeras i rådet beslutas av chefen för program Arter, varpå respektive organisation utser sin representant. 3.3.2 Expertkommittéer För att utveckla och bredda ArtDatabankens arbete med taxonomi, arter och naturtyper kan expertkommittéer knytas till verksamheten. Syftet med expertkommittéerna är att utgöra ett vetenskapligt och naturvårdspraktiskt stöd till ArtDatabanken. Förslag till sammansättning tas fram av utsedd naturtyps- eller organismgruppsansvarig. Beslut om att utse ledamöter i kommittéerna fattas av respektive programchef. Så kallade taxonomiansvariga, dvs externa experter som ansvarar för att lämna uppdateringar till Dyntaxa för en viss organismgrupp utses av systemansvarig för Dyntaxa, på uppdrag av chefen för program Taxonomi. 3.3.3 Svenska artprojektets vetenskapliga kommitté Kommitténs främsta uppgift är att granska och rangorda ansökningar om bidrag till forskning och inventering inom ramen för Svenska artprojektets medelsutlysning 3. Beslut om bidrag fattas av ArtDatabankens chef. Ledamöterna utses av chef för program Taxonomi efter samråd med Svenska artprojektets styrgrupp. 3.3.4 Kommittén för svenska djurnamn Kommittén arbetar med svenska namn på i första hand nordiska djurarter. Undantag är fågelnamn där Sveriges Ornitologiska Förening har huvudansvaret. Ledamöter utses av chefen för program Taxonomi. 3.4 Medbestämmande och samverkan 3.4.1 Lokal samverkansgrupp Lokal samverkansgrupp består av ArtDatabankens chef (ordförande), personalsamordnare (sekreterare), företrädare för de fackliga organisationerna (i praktiken SACO och ST) samt skyddsombud vid Naturicum. Samverkan regleras av Lokalt avtal om samverkan på institution eller motsvarande enhet kring arbetsmiljö och säkerhet samt lika villkor. 3 Riktlinjer för bedömning och handläggning av ansökningar om forskningsprojekt inom Svenska artprojektet. 4(10)

4 Ansvar 4.1 Medarbetare vid ArtDatabanken Alla medarbetare vid ArtDatabanken, inklusive chefer, ska fullgöra de arbetsuppgifter som överordnad chef bestämmer. Vilka de är framgår av aktuell verksamhetsplan och medarbetarsamtal. ArtDatabankens medarbetare: arbetar i enlighet med uppsatta mål och visioner bidrar till samordning och ett gott samarbete inom ArtDatabanken företräder ArtDatabanken och SLU vid kontakter med externa aktörer håller deadlines och följer prioriteringar kommunicerar kring sina frågor och skapar relationer med externa och interna avnämare inom sitt ansvarsområde känner till och följer regler och styrdokument för ArtDatabanken medverkar i planering och uppföljning av verksamheten medverkar till en effektiv och miljömedveten resursanvändning och följer SLU:s miljöpolicy tar ansvar för och medverkar till en god fysisk och psykisk arbetsmiljö tar ansvar för sina arbetsuppgifter tar initiativ och för fram förslag på förbättringar underhåller och utvecklar sin kompetens i samråd med sin chef är saklig och visar respekt. 4.2 Chefer vid ArtDatabanken ArtDatabankens programchefer ska, utöver vad som anges i avsnitt 4.1 inom sina respektive ansvarsområden (se verksamhetsplan): ansvara för personal och budget och i detta följa gällande regler, krav och interna styrdokument ansvara för att medarbetarna har ett forum för arbetsmiljöfrågor och arbeta aktivt för en god anda och kreativ miljö i programmet ansvara för att göra riskbedömningar och att åtgärder vidtas och följs upp ansvara för kvalitetssäkring av leveranser och driva frågor strategiskt inom sitt verksamhetsområde bidra till att utveckla ArtDatabankens strategiska arbete och prioriteringar ge medarbetarna förutsättningar att uppfylla de krav som ställs på dem enligt avsnitt 4.1 medverka till en långsiktig kompetensförsörjning rapportera till chefen för ArtDatabanken upprätthålla nätverk och samverka med externa aktörer. 5(10)

Rätten att fatta beslut regleras i kapitel 6. 5 Handläggning och beredning av ärenden 5.1 Ärendebegreppet Ett ärende är en enskild fråga eller förfrågan som inkommer till eller uppstår hos myndigheten och som kräver en åtgärd. 5.2 Handläggning av ärenden 5.2.1 Registrering av ärenden Ärenden ska registreras i enlighet med bestämmelserna i 5 kap. Offentlighets- och sekretesslagen. Detta gäller även brev eller meddelande som är ställt personligen till en anställd om det gäller ett ärende som rör ArtDatabanken. Registrering av ärendet sker av ansvarig i program Verksamhetsstöd. 5.2.2 Fördelning av ärenden Ett ärende ska handläggas i det program där ärendet hör hemma enligt gällande organisation och verksamhetsplan. Ett ärende kan höra hemma vid SLU centralt även om det är adresserat till ArtDatabanken och därför ska en bedömning göras om ärendets lämpliga hemvist. Ärenden fördelas av program Verksamhetsstöd, vid behov i samråd med chefen för ArtDatabanken. Remisser lämnas till ansvarig chef för program Naturvård för fördelning. Ärenden som rör ArtDatabankens personal (organisations- och arbetsmiljöfrågor etc) kan enligt Lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) vara föremål för information eller förhandling med fackliga organisationer. Handläggningen av dessa ärenden bör involvera samverkansgruppen. 5.2.3 Ansvar vid handläggning av ärende Den som handlägger ett ärende ansvarar för beredning av ärendet fram till att ärendet avslutas. I ansvaret ingår även att se till att ändamålsenlig kommunikation sker internt på ArtDatabanken och med extern part. Handläggare ska också meddela närmast överordnad chef om ärendets utveckling innebär att information eller förhandling med de fackliga organisationerna ska ske. Programchef ansvarar för den slutliga kvalitetssäkringen av eventuellt beslutsunderlaget och förslaget till beslut. Uttags- och behörighetsärenden för åtkomst till skyddsklassade arter eller andra icke publika data eller verktyg hanteras inom Fynddatagruppen i program Arter. 6(10)

Rutiner kring ärenden som kopplar till fynddata och Artportalen är beskrivna i ett eget dokument 4. 5.2.4 Avstämning med chef för ArtDatabanken Avstämning med chef för ArtDatabanken ska ske i sådana frågor som har eller kan ha principiell karaktär eller som är eller kan vara av större betydelse. Detta inkluderar bland annat frågor som: har ett stort medialt eller politisk intresse har ett större allmänintresse innebär långsiktiga åtaganden av betydelse innebär ett nytt eller ändrad ställningstagande av betydelse innebär betydande påverkan på budget eller arbetsformer har stor betydelse för ArtDatabankens varumärke har stor faktisk betydelse för ArtDatabankens arbete på annat sätt. 5.3 Beredning och föredragning av ärenden inför beslut 5.3.1 Vid beslut av chefen för ArtDatabanken. Den som föredrar ärendet ska inför föredragningen upprätta nödvändiga handlingar. Föredragandes närmaste chef ansvarar för kvalitetssäkring av beslutsunderlag och förslag till beslut. Föredragande ansvarar för att chefer och andra medarbetare som ska delta i beslutet, eller som av annat skäl bör närvara, kallas. 5.3.2 Vid beslut av programchef Utsedd medarbetare vid ArtDatabanken är ansvarig för beredning och föredragning av ärendet. Den som föredrar ärendet ska inför föredragningen upprätta nödvändiga handlingar. Föredraganden ansvarar för att chefer och andra medarbetare som bör närvara, kallas. 5.4 Dokumentation av beslut Beslut genom vilket ArtDatabanken slutligt avgör eller tar ställning till ett ärende ska dokumenteras i beslutshandling. Beslut som har en extern mottagare dokumenteras i form av en undertecknad skrivelse, t.ex. beslut, yttrande, eller avtal. Avtal som upprättas av ArtDatabanken undertecknas först av motpart/motparter varefter samtliga original returneras till ArtDatabanken. Därefter signerar ArtDatabanken och original sänds till respektive motparter. 4 K:\91112 PROGRAM ARTER\2 OBSDATA (Rutiner för ärendehantering inom fynddata) 7(10)

ArtDatabankens remissvar i naturvårdsfrågor publiceras normalt, efter beslut, på vår hemsida. 5.5 Avvikande mening Föredraganden och andra som deltar i den slutliga handläggningen har rätt att få avvikande mening antecknad i beslutshandlingen. Det ska anges i beslutsmeningen att avvikande mening anmälts, inom parentes efter namnet på den som framfört den. 5.6 Arkivering När ett ärende avslutats utgör den signerade beslutshandlingen arkivhandling. Denna ska arkiveras tillsammans med övriga handlingar som tillfört ärendet sakuppgift. Handlingarna lämnas till arkivansvarig på ArtDatabanken. 6 Delegering och beslutsrätt 6.1 Chefen för ArtDatabankens beslut Delegation till chefen för ArtDatabanken framgår av rektors delegationsordning samt NJ-fakultetens delegationsordning. 5 6.1.1 Organisation, ledning, styrning och uppföljning Chefen för ArtDatabanken beslutar om: ArtDatabankens organisation förutsättningar för verksamhetsplanering och uppföljning av verksamheten styrande dokument av strategisk eller principiell betydelse, t.ex. policies och strategier ArtDatabankens verksamhetsplan samt programmens verksamhetsplaner budget och investeringsbudget, samt fördelning av anslag periodisk uppföljning på ArtDatabanks nivå. 6.1.2 Principiell karaktär och av större betydelse Chefen för ArtDatabanken tar för övrigt beslut i ärenden som är av principiell karaktär eller är av större betydelse. Detta inkluderar bl a ärenden som: har ett stort medialt eller politisk intresse 5 https://internt.slu.se/sv/styrning-och-organisation/styrande-dokument-ochprotokoll/delegationsordningar 8(10)

har ett större allmänintresse innebär långsiktiga åtaganden av betydelse innebär ett nytt eller ändrad ställningstagande av betydelse innebär betydande påverkan på budget eller arbetsformer har stor betydelse för ArtDatabankens varumärke har stor faktisk betydelse för ArtDatabankens arbete på annat sätt. 6.2 Programchefs beslutsrätt Programchef har rätt att fatta beslut i frågor eller ärenden inom sitt ansvarsområde och verksamhetsplan, med undantag för det som chef ArtDatabank ska fatta beslut om. Programchefer har även beslutsrätt om ekonomiska resurser som chefen för ArtDatabanken har fattat beslut om i budget, eventuell fördelningsplan för anslag och i andra särskilda beslut. 6.3 Särskild delegation Vid behov kan beslut om särskild delegation fastställas av chefen för ArtDatabanken liksom av programchef. Beslutsrätt kan delegeras till den som har tillräcklig kompetens och har fått de anvisningar som behövs för att kunna fatta beslut. Beslut om särskild delegation ska vara skriftlig och kan aldrig vare sig överskrida chefens egen befogenhet eller frånta chefen ansvaret för verksamheten. Om delegering avser rätt att godkänna ekonomiska transaktioner ska dessa specificeras (se 7.1). När ansvarig chef är frånvarande ska beslut fattas av närmaste högre chef. 6.4 Förbehåll när delegation finns Den som har fått beslutanderätt delegerad till sig ska informera den som delegerat beslutanderätten: om ärendet är särskilt svårt, har principiell betydelse eller är av större räckvidd än förutsett om delegationen bör gå till någon annan. Överordnad chef kan, oberoende av att delegation har lämnats, förbehålla sig beslutsrätt i ärenden. Det ska tydligt framgå på vilka grunder som en delegation återtas. 7 Attesträtt Chefen för ArtDatabanken får attestera alla ArtDatabankens kostnader. Med delegering till programchef följer attesträtt (rätt att godkänna ekonomisk transaktion). Vid särskild delegation enligt 6.3 kan attesträtt även ges till annan medarbetare på ArtDatabanken. 9(10)

En anställd får inte attestera en faktura som på något sätt gynnar den anställde själv eller en närstående fysisk eller juridisk person. Ingen får slutattestera kostnader för aktiviteter denne själv deltagit i så som exempelvis resa, representation, lunch eller dylikt. Chefen för ArtDatabankens egna kostnader attesteras av chefen för NJs fakultetskansli. Programchefers kostnader attesteras av chefen för ArtDatabanken. 7.1 Beloppsgräns Programchefer attesterar kostnader inom sin budget och enligt de övriga beslut om fördelning av ekonomiska resurser som chefen för ArtDatabanken fattat. Beloppsgränser för enskilda utbetalningar anges i Delegation av rätten att slutattestera 6 (SLUs blankett). Denna beloppsgräns gäller även för programchefs rätt att teckna avtal, besluta om upphandling, förskott, reseräkning samt utläggsräkning. 6 https://internt.slu.se/sv/stod-och-service/ekonomi/blanketter/ 10(10)