Granskning av ändamålsenlighet

Granskning av ändamålsenlighet Östersjöterminalen AB December 2010 Carl-Gustaf Folkeson Alf Wahlgren

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund, syfte och avgränsning... 3 1.2 Revisionsfrågor och metod... 3 2.1 Mål och medel... 4 2.2 Strategi och handlingsplaner... 4 2.3 Tillgänglighet... 5 3 Bedömning... 6 2 of 7

1 Inledning 1.1 Bakgrund, syfte och avgränsning Östersjöterminalen AB bildades 1969 av Trelleborgs kommun. Föremålet för bolagets verksamhet är enligt bolagsordningen att i Trelleborgs kommun allmänt främja näringslivets utveckling genom att bland annat förvärva, förvalta och avyttra såväl bebyggda som obebyggda fastigheter, tomträtter eller andra nyttjanderätter för främst produktion-, kontor-, transport-, och lagerändamål. Dessutom ska bolaget förvärva, förvalta och avyttra aktier, andra värdepapper eller annan egendom. Bolaget är ägare av flera fastigheter, bland dessa finns Signalen, där kommunens arbets- och försörjningsenhet och Lagomtjänst är inhyrda, Grand biografen med 6 bostadslägenheter, samt tomten för den tidigare restaurangen i Smyge. Bolaget har även sedan 11 år ett avtal med golvtillverkaren Pergo och deras DC-lager ute på västra industriområdet som löper på 15 år. Dessutom är bolaget ägare till ståplats-läktaren på Vångavallen. Bolaget har även ett framtida engagemang bestående av ett avtal med Kockums Industrier i Malmö om att uppföra en byggnad ute på det östra industriområdet om Kockums påkallar detta senast till år 2013. Beräknad kostnad för detta bygge uppgår till 80 mnkr. Granskningen avgränsas till att avse verksamhetsåret 2010 1.2 Revisionsfrågor och metod Den övergripande revisionsfrågan för denna granskning är hur Östersjöterminalen AB säkerställer att de arbetar i överensstämmelse med bolagsordningen och en övergripande målsättning? Följande kontrollmål ingår i granskningen Mål och medel Strategi/handlingsplaner Tillgänglighet Intervjuer har genomförts med bolagets VD Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 3 of 7

2 Iakttagelser 2.1 Mål och medel Enligt gällande bolagsordning är bolagets uppgift att i Trelleborgs kommun allmänt främja näringslivets utveckling genom att bland annat förvärva, förvalta och avyttra såväl bebyggda som obebyggda fastigheter, tomträtter eller andra nyttjanderätter för främst produktion-, kontor-, transport-, och lagerändamål. Dessutom ska bolaget förvärva, förvalta och avyttra aktier, andra värdepapper eller annan egendom. Under hösten har en process pågått med att ta fram nya ägardirektiv för bland annat Östersjöterminalen. En förändring i förslaget till nytt ägardirektiv i förhållande till det gamla är att det inte längre ingår i bolagets uppdrag att agera på finansmarknaden. Denna del av bolagets uppdrag har för övrigt aldrig aktiverats. En annan viktig förändring är att det nya ägardirektivet kommer att innebära att en tydlig struktur skapas för dialogen mellan kommun och bolaget vilket uppfattas som positivt av bolagsledningen. I den remiss som bolaget har lämnat på förslag till ägardirektiv föreslås att ett ekonomiskt avkastningsmål införs på 1,5 procent. Vidare förslås att ett långsiktigt soliditetsmått, som inte får understigas, sätts till 30 procent. Utöver vad som anges i budget och ägardirektiv finns det inga ytterligare dokumenterade mål framtagna för bolagets verksamhet i dagsläget. Av årsredovisningen för år 2009 framgår att bolagets resultat följs upp avseende nettoomsättning, resultat efter finansiella poster, resultat i procent av nettoomsättningen, balansomslutning samt soliditet. I årsredovisningen görs en flerårsjämförelse fyra år bakåt i tiden av dessa nyckeltal. För år 2009 var bolagets resultat och omsättning, enligt årsredovisningen, i paritet med den planering och de förväntningar som fortlöpande under året presenterats för styrelsen. Under de senaste åren har bolaget fått ett avkastningskrav från kommunen. För år 2010 uppgår avkastningskravet till 2,5 mnkr. 2.2 Strategi och handlingsplaner På frågan om det finns en dokumenterad affärsstrategi för bolaget så uppges att detta inte finns. Det finns inte heller något övergripande långsiktigt strategiskt dokument för näringslivsfrågor för kommunen vilket bolaget uppger skulle vara önskvärt. Det finns idag en viss oklarhet i hur bolaget ska agera för att stödja näringsutvecklingen i kommunen, även om de pågående projekt som bolaget för närvarande är engagerat i ger en operativ ram för verksamheten. 4 of 7

De uppdrag som bolaget hittills har varit engagerat i har rört ett antal större projekt och stora bolag. Bolagets uppdrag har hittills varit att i tre projekt: samarbetet med Pergo kring DC-lagret, samarbetet med Prestando ( som numera upphört) kring deras fastighet samt det nyligen tecknade samarbetsavtalet med Kockums, stödja näringslivet i Trelleborg. I efterhand konstaterar VD att dessa projekt har varit mycket framgångsrika för kommunen. När det gäller samarbetet med Kockums anser VD att detta är en mycket viktig framtida uppgift för Östersjöterminalen. Nybyggnaden och avtalet med Kockums är en förutsättning för Kockums flytt av sin verksamhet från Malmö till Trelleborg och innebär ca 100 nya arbetstillfällen för Trelleborg. För närvarande är Östersjöterminalen tillsammans med Trelleborgs Hamn AB engagerade i och genomför utbyggnaden av järnvägsspår till det östra industriområdet, som innebär stora möjligheter att ytterligare utveckla detta område. Det kan enligt VD finnas anledning att i framtiden i större utsträckning än tidigare även vända sig till de små företagen. Ett viktigt bidrag från bolagets sida för att stimulera företagsutvecklingen, skulle kunna vara att skapa mötesplatser för ungdomar där bolaget kan agera plantskola för nyföretagande. I detta sammanhang nämner VD det goda samarbetet som finns mellan Östersjöterminalen och Utvecklingsbolaget. Dock är inte detta samarbete formaliserat. När det gäller bolagets verksamhet är det enligt VD viktigt att bolagets ansvar renodlas till att gälla endast verksamhet kopplad till själva fastigheten och inte till den verksamhet som bedrivs i fastigheten. Detta innebär att bolaget tydligt ska profileras som ett industrifastighetsförvaltningsföretag. Avseende bolagets möjligheter att kunna expandera bedöms dessa enligt VD som stora, dock helt beroende av motsvarande kommunala beslut. Detta med anledning av att det inte finns de finansiella resurser som krävs för expansion. I de fall detta skulle bli aktuellt är bolaget helt beroende av kommunen som ägare. Avslutningsvis uttalar VD en önskan om en framtida näringslivsstrategi kopplad till bolaget, och därmed också ett utökat samarbete med ägaren. Bolagets styrelse har diskuterat olika förslag till initiativ inom sin verksamhet, som har och kommer att kontinuerligt framföras till kommunen. Det arbete som nu pågår kring ägardirektiv och ökade kontakter med ägaren ser bolaget som en bra grogrund för ett ytterligare utvecklat samarbete. 2.3 Tillgänglighet Östersjöterminalen har inlett en kontorsgemenskap tillsammans med Utvecklingsbolaget under året på Kontinentgatan. Bolaget har sitt kontor bemannat mellan 09.00 15.00 måndag till torsdag. På övriga tider är bolaget tillgängligt via telefon. I de fall problem uppstår för bolagets hyresgäster kan de kontakta fastighetskontoret som har jourverksamhet dygnet runt. På kommunens hemsida finns en mycket kortfattad information om bolaget. Någon egen hemsida har inte bolaget upprättat. Bolaget annonser heller inte om sin verksamhet. Enligt uppgift är det Utvecklingsbolaget som utgör kontaktytan mot företagandet i kommunen och Östersjöterminalen 5 of 7

utgör en stödfunktion i de fall det blir aktuellt med att hjälpa till med att ordna lokaler. Av det skälet bedöms det inte behövas några mer omfattande marknadsföringsinsatser. 3 Bedömning Enligt gällande bolagsordning ska bolaget bland annat förvärva, förvalta och avyttra aktier, andra värdepapper eller annan egendom. Granskningen har visat att denna del av bolagets uppdrag aldrig har aktiverats. Enligt det nya förslaget till ägardirektiv ingår det inte längre i bolagets uppdrag att agera på finansmarknaden. Det nya ägardirektivet kommer också att innebära att en tydlig struktur skapas för dialogen mellan kommun och bolaget. Vi bedömer att inriktningen på det nya ägardirektivet är bra då det bidrar till att renodla bolagets uppgifter. I dagsläget finns det finansiella mål men det saknas, utöver de specifika operativa uppdrag som ägaren gett bolaget, en övergripande målsättning för bolagets verksamhet. Föremålet för bolagets verksamhet enligt bolagsordningen är mycket allmänt hållen. Vi bedömer detta som en brist då det inte fullt ut går att avläsa om bolagets resultat är i överensstämmelse med ägarens intentioner. Vi anser därför att bolaget, när det nya ägardirektivet kommer, bör bryta ned detta i konkreta verksamhetsmål. Detta bör göras i ett nära samarbete mellan ägaren och bolaget. Granskningen visar att det idag inte finns någon tydlig dokumenterad affärsstrategi för bolaget och att det finns en oklarhet i hur bolaget ska agera för att i framtiden stödja näringslivsutvecklingen i kommunen. Vi instämmer i bolagets egen bedömning att det är önskvärt med ett långsiktigt övergripande strategiskt dokument för näringslivsfrågor. När det gäller arbetet med kommunens näringslivsutveckling noterar vi att det råder ett gott samarbete mellan Östersjöterminalen och Utvecklingsbolaget och de kommunala förvaltningarna. Dock är inte detta samarbete formaliserat vilket vi bedömer vara en brist. Vi anser att hela kommunens samarbete kring näringslivsutvecklingen bör manifesteras; förslagsvis i en övergripande kommunal affärsstrategi som stödjer och organiserar hela kommunens näringslivsutveckling. I samband med framtagandet av en affärsstrategi bör bolagets profil och roll som ett renodlat industrifastighetsförvaltningsföretag tydligt framgå. Vår granskning indikerar att kommunen i dagsläget, utöver de specifika uppdrag som getts till bolaget, upplevts som en passiv ägare, där dock arbetet med nya ägardirektiv och bättre och mer ingående kontakter och möten mellan ägare och bolaget kan utgöra förbättringar och innebära ett steg i rätt riktning. Vi bedömer att det är viktigt att kommunstyrelsen som representant för ägaren lever upp till kommunallagens krav på uppsiktsplikt. 6 of 7

Avslutningsvis visar vår granskning att när det gäller bolagets tillgänglighet och exponering bedömer vi att det finns ett visst förbättringsutrymme. Utifrån gjorda iakttagelser, avseende avsaknad av dokumenterade mål och strategier för bolaget, gör vi den sammantagna bedömningen att det inte går att avläsa tydligt hur effektivt Östersjöterminalen AB arbetar i enlighet med den övergripande målsättningen i bolagsordningen. För framtiden bör detta vara en prioriterad fråga för ägaren och bolaget att få svar på. 7 of 7