Manual för registrering i Svenskt Beroenderegister 2015-05-05 1
Inklusionskriterium I SBR registreras Alla personer som behandlas på sjukvårdsenheter för specialiserad utredning och behandling av skadligt bruk eller beroende av alkohol och/eller narkotika (inklusive lugnande, smärtstillande och prestationshöjande läkemedel), oberoende av organisationsform och Personer med huvuddiagnos F10-F19 som behandlas inom andra typer av psykiatrisk specialistsjukvård. Dessa inklusionskriterier kan eventuellt breddas framöver för att även inkludera patienter som behandlas i verksamheter utanför den specialiserade psykiatrin. För SBR är målet att alla verksamheter som behandlar patienter med skadligt bruk och beroende ska dokumentera för att öka möjligheterna att följa upp vården och jämföra resultat. Primärvården registrerar för närvarande i låg grad i kvalitetsregister generellt och kommunernas socialtjänst omfattas inte av denna typ av kvalitetsregister i nuläget. 2
Registreringsflöde I SBR finns fem olika typer av formulär. För slutenvården används ett formulär och i öppenvården fyra: ett för nyregistrering, två olika uppföljningstyper och en avslutsregistrering. Registreringarna i öppenvård och slutenvård är oberoende av varandra. Patienter kan alltså registreras i både öppenvård och slutenvård under samma period. Öppenvårdsregistreringar Nyregistrering Eftersom patienter som registreras i SBR enligt inklusionskriteriet ska behandlas för skadligt bruk och beroende bör inte registrering ske förrän man fastställt att patienten är aktuell för behandling. Detta sker ofta efter ett par besök på mottagningen och först då görs alltså nyregistreringen. När patienter som redan behandlas på enheten ska registreras så görs en nyregistrering för dem men i de fallen är det viktigt att fylla i det korrekta behandlingsstartsdatumet som då alltså ligger bakåt i tiden. Det kan också vara värt att tänka på att inte registrera alla dessa patienter (som redan finns i behandling) vid samma tidpunkt då det även åren framöver kan innebära en puckel av många årsuppföljningar. 3-månadersuppföljning Efter cirka tre månader görs den första uppföljningsregistreringen. Patienter bör dock inte kallas till mottagningen endast för att göra en registrering. Information registreras istället vid det besökstillfälle som ligger närmast tre månader efter nyregistrering. Om inget besök sker inom perioden två till fyra månader efter nyregistrering görs istället en årsuppföljning vid ett år efter nyregistrering. Årsuppföljning Runt ett år efter nyregistrering görs en årsuppföljning. Patienter bör dock inte kallas till mottagningen endast för att göra en registrering. Information registreras istället vid det besökstillfälle som ligger närmast ett år efter nyregistrering. Om inget besök sker inom spannet 9-15 månader efter nyregistrering gör årsuppföljningen nästkommande år. Årsuppföljningar görs årligen så länge patienten är i vård. Avslutsregistrering Avslutsregistrering ska göras när patienten skrivs ut från mottagningen, oavsett anledning. Om patienten sedan skrivs in igen påbörjas ett nytt ärende i SBR med en ny nyregistrering. Slutenvårdsregistrering I slutenvården görs bara en registrering per slutenvårdstillfälle. Om samma patient skrivs in igen görs en ny registrering även för det vårdtillfället. Slutenvårdsformuläret innehåller alla aktuella frågor, även frågor kring avslutandet av behandlingen. Denna registrering fylls med fördel i efter hand under patientens tid på avdelningen eller vid utskrivning. 3
Aktuell information Det som ska registreras i SBR är den information som är aktuell vid registreringstillfället, inte information som var aktuell vid behandlingsstart eller dylikt. I vissa frågor ges tidsintervall så som de senaste 30 dagarna, då är det alltså de senaste 30 dagarna innan registreringstillfället som avses. Den information som registreras i SBR ska vara kliniskt relevant. Man ska alltså besvara frågorna utifrån sin kliniska bedömning, den information som man journalför, inte exakt vad patienten sagt eller dylikt. Alla frågor i SBR behöver inte heller besvaras om de inte är aktuella för patienten eller för enheten. Samtidigt är det viktigt med så fullständiga data som möjligt för att enheten ska kunna följa sin verksamhet på bästa möjliga sätt och för att de analyser som görs ska vara korrekta. 4
Patientinformation och säkerhet Kvalitetsregister regleras i patientdatalagens 7:e kapitel. 2 Personuppgifter får inte behandlas i ett nationellt eller regionalt kvalitetsregister, om den enskilde motsätter sig det. Om den enskilde motsätter sig personuppgiftsbehandlingen sedan den påbörjats, ska uppgifterna utplånas ur registret så snart som möjligt. Skriftlig patientinformation finns på SBR:s hemsida, psykiatriregister.se, i form av 8 frågor som bevaras så kort och tydligt som möjligt. Alla patienter ska ha tillgång till denna information. Som komplement är det bra att på mottagningen hänga upp affischer om att man registrerar i kvalitetsregister och att även informera patienten muntligen för att vara säker på att de tillgodogjort sig informationen. Patientsäkerhetsansvarig i din verksamhet ska vara informerad om att din mottagning/avdelning registrerar i SBR. Om en patient är registrerad men inte längre vill vara med i registret kontaktar patienten själv eller behandlaren SBR som raderar all information om patienten ur registret. 5
Teknisk manual för att registrera i SBR 2015 genom INCA-plattformen Förutsättningar För att logga in behöver du: 1. Ett giltigt SITHS-kort (Tjänste-ID) 2. En dator med kortläsare 3. Vara upplagd som användare i registret Logga in 1. Sätt in SITHS-kortet i kortläsaren 2. Starta webbläsaren (exempelvis Internet Explorer eller Chrome) 3. Gå in på psykiatriregister.se 4. Klicka på Övriga register 5. Klicka på OK efter rutan med certifikat har kommit upp med ditt namn. Om fler alternativ finns, välj SITHS Type 1 CA v1. 6
6. Mata in din säkerhetskod och klicka på Jag legitimerar mig 7. Du hamnar sedan i nedanstående meny. Under Organisation väljer du SBR och under Roll väljer du Inrapportör (Kvalitetsregister) (i exemplet nedan är personen inloggad som administratör och i PsykosR registret). Under Placering väljer du din egen enhet/mottagning/avdelning. Om du bara har behörighet till en så kommer den enheten stå som enda alternativ. I den listen det att stå först län, vårdgivare och sist din enhet. Under Register väljer du SBR 2015. 8. Klicka sedan på Logga in. 9. Du är nu inloggad i systemet! 7
Registrera 1. Klicka på knappen inrapportering. Du kan även gå via menyn högst upp genom att ställa markören över Inrapportering och klicka på Översikt (Snabbkommandot är att hålla ner Alt +ö). 2. Knappa in patientens personnummer och klicka på Sök. 3. Klicka på Nytt ärende. 8
4. Välj sedan formulär (Nyregistrering, Uppföljning eller Avslutsregistrering). 5. Klicka sedan på Skapa ärende efter att du har valt formulär. 6. Fyll i frågeformuläret. Du kan välja att ha hjälptexter På eller Av 7. När du har fyllt i frågorna klickar du på Välj åtgärd och du hamnar då högst upp i formuläret (du kan även scrolla dit upp). 8. Välj Spara (det går även att välja Pausa eller Avbryt se nedanstående punkter) och klicka på Utför. Observera! Om du har missat eller hoppat över någon fråga får du ett meddelande: Formuläret innehåller x fel. Om du då sedan trycker på Ok och scrollar ned i formuläret ser du att de frågorna är antingen gul eller rödmarkerade (se bild 2 nedan). Är frågan rödmarkerad betyder den att den är obligatorisk och formuläret går därmed inte att spara. Om frågan är gulmarkerad är den en varning att frågan inte är korrekt ifylld, men det går ändå att spara. 9
Avbryta en registrering Du har möjlighet att avbryta en påbörjad registrering. Det kan vara nödvändigt om du till exempel har valt fel formulär. I stället för Spara (som vi tidigare gick igenom) vid Åtgärd väljer du Avbryt i rullistan. Klicka sedan på Utför. Pausa en registrering Du har möjlighet att pausa en registrering. Det kan vara nödvändigt om du till exempel inte har alla uppgifter till hands för att kunna fylla i samtliga frågor i formuläret. Vid Åtgärd väljer du Pausa i rullistan. Avsluta sedan med att klicka på Utför. För att återuppta en pausad registrering knappar du in patientens personnummer som vanligt och du hittar den pausade registreringen till vänster under Ärenden för åtgärd. Ditt pausade ärende finns även i Inkorgen. För att gå till Inkorgen går du under menyn Inrapportering och väljer Inkorg Klicka på den pausade registreringen för att återuppta den (Bilden nedan är tagen från kvalitetsregistret PsykosR, men det ser likadant ut i SBR). 10
Den stora blå INCA logon för dig alltid till översiktsmenyn om man klickar på den. Patientlista Klicka på Patientlista för att se en förteckning över alla patienter som har registrerats på din enhet. Där kan du enkelt sortera på personnummer, namn och behandlingsstart och få en bra överblick över när det är dags för exempelvis uppföljningar. 11
Du når även denna sida genom att klicka på Registeringång Statistik Webbrapport Klicka på Webbrapporter Där kan man se statistik för din egen enhet för registreringar på den nya plattformen. Där redovisas enhetens data samt jämförande statistik på regional nivå. Pdf-rapport Klicka på PDF-Rapporter Där kan man ladda ner en PDF-rapport som innehåller indikatorer som registeransvariga valt ut. 12
13
Kontaktuppgifter Kontakta registrets koordinator om du vill bli upplagd som ny användare eller om du har frågor som rör registrering i Svenskt Beroenderegister. Koordinator Mikael Eklöf Telefon: 0765-51 98 91 E-post: mikael.s.eklof@sll.se 14