118 Byggnadsnämndens budget för 2016 (BND/2015:761)

SOLNA STAD Byggnadsnämnden PROTOKOLLSUTDRAG SID 1 (1) 2015-10-14 118 Byggnadsnämndens budget för 2016 (BND/2015:761) Sammanfattning Kommunstyrelsen har 15 juni 2015 beslutat om planeringsunderlag inför verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för 2017 och 2018. Kommunstyrelsen uppdrar åt nämnder och styrelser att utarbeta verksamhetsbudget anpassad till den föreslagna ramen för driftbudgeten och förslag till anslag för investeringar. Verksamhetsbudgeten skall utarbetas enligt de anvisningar som stadsledningsförvaltningen lämnar. Nämnder och styrelser ska besluta om verksamhetsplan och budget senast den 22 oktober. Kommunfullmäktige fastställer den 30 november de ekonomiska ramarna, verksamhetsmål och skattesatsen för 2016. Inför arbetet med verksamhetsplan och budget för 2016 har kommunstyrelsen fått i uppdrag att se över och vidareutveckla vision, mål och nyckeltal för Solna stads verksamheter. Detta har resulterat i en ny vision samt fyra av kommunstyrelsen beslutade fyra övergripande mål samt tre mål för byggnadsnämnden. Röstförklaring Martin Eliasson anmäler för (S), Matilda Baraibar anmäler för (MP) och Anette Meliane anmäler för (V) gemensam röstförklaring i enlighet med bilaga 2 till protokollet. Beslut Byggnadsnämnden fastställer förvaltningens förslag till verksamhetsplan och budget för 2016 med inriktning för 2017 2018 inklusive mål, ekonomiska ramar, uppdrag, internkontrollplan och konkurrensplan. Noteras till protokollet att (S), (MP) och (V) inte deltar i beslutet. Signatur

miljöpartiet de gröna Byggnadsnämnden den 14 oktober 2015 Ärende 5, BN/2015761 Verksamhetsplan och budget 2016 Röstförklaring Vi deltar inte i beslutet om Byggnadsnämndens verksamhetsplan och internbudget för 2016 utan inkommer till kommunfullmäktige i november med egna budgetförslag. Anet!e Meliane Vänsterpartiet Matiida Ba aibar Miljöpartiet de gröna Martin Eliasson Socialdemokraterna

SOLNA STAD Miljö- och byggnadsförvaltningen 2015-10-08 SID 1 (1) Protokoll vid MBL 11 rörande Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för 2017 och 2018 Närvarande: I<ristin Andersson, förvaltnings chef, I<arolina Ernarp, btr förvaltnings chef Lolita Törnblom, Sveriges arkitekter Carin Wihlke, Vision Mauritz J okela, Sveriges ingenjörer 1 Information enligt MBL 19 har ägt rum 1 oktober 2015 2 Fackliga synpunkter Sveriges ingenjörer, Sveriges arkitekter och Vision bifaller arbetsgivarens förslag till verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för 2017-2018. 3 Förhandlingsresultat Förhandlingen avslutades i enighet 2015-10-08 2015-10-08 '~l~~~ istin Andersson Förvaltningschef J~@kL Lolita Törnblom Sveriges arkitekter ff2~ rtjil~ Carin Wihlke Vision SOLNA STAD 171 86 Solna Kontakt: solna.se/kontaktcenter Telefon: 08-7461000 Besök: Stadshusgången 2 Organisationsnummer 212000-0183 solna.se

SOLNA STAD Miljö- och byggnadsförvaltningen 2015-10-06 SID 1 (1) BND/2015:761 TJÄNSTESKRIVELSE Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 Sammanfattning Kommunstyrelsen har 15 juni 2015 beslutat om planeringsunderlag inför verksamhetsplan och budget 2016 med inriktning för 2017 och 2018. Kommunstyrelsen uppdrar åt nämnder och styrelser att utarbeta verksamhetsbudget anpassad till den föreslagna ramen för driftbudgeten och förslag till anslag för investeringar. Verksamhetsbudgeten skall utarbetas enligt de anvisningar som stadsledningsförvaltningen lämnar. Nämnder och styrelser ska besluta om verksamhetsplan och budget senast den 22 oktober. Kommunfullmäktige fastställer den 30 november de ekonomiska ramarna, verksamhetsmål och skattesatsen för 2016. Inför arbetet med verksamhetsplan och budget för 2016 har kommunstyrelsen fått i uppdrag att se över och vidareutveckla vision, mål och nyckeltal för Solna stads verksamheter. Detta har resulterat i en ny vision samt fyra av kommunstyrelsen beslutade fyra övergripande mål samt tre mål för byggnadsnämnden. Förslag till beslut Byggnadsnämnden fastställer förvaltningens förslag till verksamhetsplan och budget för 2016 med inriktning för 2017 2018 inklusive mål, ekonomiska ramar, uppdrag, internkontrollplan och konkurrensplan. Kristin Andersson Förvaltningschef Karolina Ernarp Btr Förvaltningschef Bilagor: Interkontrollplan, bilaga 1 Konkurrensplan, bilaga 2 MBL-förhandlingsprotokoll, bilaga 3

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 INNEHÅLL Verksamhetsstyrning i Solna stad... 2 Vision och övergripande mål... 2 Miljö... 4 Tvärsektoriella frågor... 5 Internationella frågor... 5 Likabehandling... 5 BYGGNADSNÄMNDENS verksamhet... 6 Plan- och byggavdelningen... 8 Kart- och mätavdelningen... 9 Kvalitetsarbetet... 10 Kvalitetsdeklarationer... 10 Kommunikationsarbetet... 10 Kontaktcenter... 10 Tillgänglighet, bemötande och service... 11 Digitalisering... 11 Medarbetare/Personal... 13 Hållbart medarbetarengagemang - HME... 13 Kompetensförsörjning... 13 Ekonomi... 14 Bilagor... 16

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 2 (17) VERKSAMHETSSTYRNING I SOLNA STAD Styrningen i Solna stad utgår från ett system för samlad ekonomi- och verksamhetsstyrning samt gällande lagstiftning, föreskrifter och nationella mål för den kommunala verksamheten. Utgångspunkten är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger inriktning och ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Det sker i Solna stads verksamhetsplan och budget, som är stadens främsta styrdokument. Den årliga verksamhetsplanen och budget kompletteras inom vissa områden och/eller frågor med andra styrande dokument som policies, strategier, riktlinjer, planer, program med flera. Styrelse och nämnder ska, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges inriktning, precisera och fastställa en verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar. Hänsyn ska tas till viktiga förändringar i omvärlden såsom ändringar i lagstiftningen och förändringar i befolkningsstrukturen. Styrelse och nämnder ska till sin verksamhetsplan och budget besluta om internkontrollplan och konkurrensutsättningsplan för verksamheten. Utifrån styrelsens och nämndernas mål och ekonomiska ramar ska förvaltningsledningen utarbeta verksamhetsplan och budget i dialog med sina enheter. Enheterna ska arbeta fram sina mål, vilka i sin tur ska brytas ned till individuella mål för varje medarbetare. De individuella målen tydliggör medarbetares ansvar och befogenhet i det gemensamma arbetet med att uppnå enhetens, nämndens och stadens mål. I Solna stads styr- och uppföljningssystem ingår uppföljning och utvärdering. Styrelse och nämnder ansvarar för att verksamheten följs upp och utvärderas i den omfattning som krävs för att ha en god kontroll. Befarade avvikelser, som inte är ringa, ska omgående informeras om till kommunstyrelsen som har uppsikt över nämndernas verksamhet, uppföljning och utvärdering. Uppföljning och utvärdering lämnas till kommunfullmäktige vid två tillfällen under året, per 30 april och 31 augusti. Dessutom lämnas en årsredovisning per 31 december. VISION OCH ÖVERGRIPANDE MÅL Den politiska viljeinriktningen för Solna stads framtida utveckling kommer till uttryck i en vision och fyra övergripande mål. Solna stads vision lyder på följande sätt: Solna ska vara en sammanhållen och levande stad, som växer och utvecklas hållbart för alla Solnabor. Staden kännetecknas av trygghet och öppenhet, där allas potential tas tillvara. Vi erbjuder kunskap, kreativitet och upplevelser som ökar regionens attraktionskraft.

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 3 (17) VISIONEN BRYTS NER I FÖLJANDE FYRA ÖVERGRIPANDE MÅL; SOLNA STADS VERKSAMHETER SKA HÅLLA GOD KVALITET OCH HUSHÅLLA MED STADENS RESURSER. Alla verksamheter som Solna stad finansierar, oavsett utförare, ska hålla god kvalitet och hushålla med stadens resurser. Staden ska säkerställa att de insatta resurserna ger avsedda resultat i verksamheterna. Verksamheter inom välfärdens kärna ska prioriteras. Kvalitetsnivåer ska sättas och följas upp och utvärderas. Det ska vara ordning och reda i stadens ekonomi och verksamheterna ska hålla budget. Staden tar ansvar för framtidens välfärd genom att balansera kostnader för dagens verksamheter och behovet av att göra avsättningar för kommande investeringar. SOLNA STAD SKA VARA EN STAD SOM KÄNNETECKNAS AV MÅNGFALD, KREATIVI- TET OCH UPPLEVELSER. Solna ska vara en mångsidig och upplevelserik stad, som ökar regionens attraktionskraft. Här ska storstadens puls samspela med det lugn som närheten till natur och vatten ger. Staden ska ha en internationell prägel och vara en mötesplats för människor med olika bakgrund, en importhamn för nya idéer och ett centrum för upplevelser. Här ska alla ges möjlighet att förverkliga sina livsdrömmar och allas potential tas tillvara i stadens och regionens utveckling. SOLNA SKA VARA EN ATTRAKTIV OCH TRYGG STAD ATT LEVA OCH VERKA I. Solna ska erbjuda en attraktiv och trygg miljö att leva och verka i. Här ska finnas tillgång till bra boenden, stimulerande arbeten och utbildningsmöjligheter, god service, trivsamma grönområden och goda kommunikationer. Stadsmiljön ska vara trygg och tillgänglig för alla utan fysiska och sociala barriärer. Solnaborna ska kunna forma sina liv efter sina förutsättningar och trygga sin försörjning genom eget arbete. Den service som Solna stad finansierar ska finnas som ett naturligt stöd för de solnabor som behöver den under livets olika skeden. Solna ska växa ihop och utvecklas på ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt. Solna ska möta efterfrågan på att leva, bo och verka i staden med ett stort utbud av bostäder, arbetsplatser och service. STADEN SKA VÄXA HÅLLBART I EN TAKT SOM STADEN OCH SOLNABORNA MÄKTAR MED UTIFRÅN ETT EKONOMISKT, SOCIALT OCH MILJÖMÄSSIGT PERSPEKTIV. De möjligheter som tillväxten skapar ska tillvaratas samtidigt som stadens framtida ekonomi tryggas, viktiga naturvärden säkras och jämlika livsvillkor skapas. Barriärer ska byggas bort och stadsdelarnas egna identiteter tas till vara och länkas ihop för att skapa en sammanhållen och levande stad.

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 4 (17) MILJÖ Utgångspunkten för Solna stads miljöarbete är den vision och de övergripande mål, som finns formulerade i Solna stads verksamhetsplan och budget. För att uppnå visionen och de övergripande målen är förslaget att miljöarbetet ska fokusera på följande områden: hållbar stadsutveckling, effektiv resursanvändning och god livsmiljö. Byggnadsnämndens arbete är av stor betydelse för en positiv utveckling i alla dessa fokusområden. Stadens miljöpolicy genomsyrar nämndens arbete med detaljplaner och trafikplanering Solnas tillväxt skapar förutsättningar för ett effektivt resursutnyttjande. Samtidigt medför tillväxten att viss mark tas i anspråk för bebyggelse, vilken i sin tur genererar mer transporter, ökad energianvändning och ett ökat tryck på tekniska försörjningssystem och på närmiljön. Utmaningen är att finna lösningar för att klara befolkningstillväxten och samtidigt säkra miljövärden för framtida behov. Med fler invånare ökar behovet av resurseffektiva lösningar och hushållning med resurser. Solna erbjuder goda förutsättningar för en hållbar utveckling. Staden har en tät bebyggelsestruktur med närhet till bostäder, arbetsplatser, service, natur och vatten. Solna har ett även ett resurseffektivt transportsystem med god tillgänglighet till kollektivtrafik med tillgång till tunnelbana, pendeltåg, tvärbana och buss samt ett omfattande cykelvägnät. Trots det är trafiken en stor miljöutmaning för Solna. Staden genomkorsas av flera stora europavägar och järnvägssystem, vilket ger upphov till buller och förorening av luft och vatten.

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 5 (17) TVÄRSEKTORIELLA FRÅGOR INTERNATIONELLA FRÅGOR Byggnadsnämnden har en specialistroll vad beträffar plan- och byggfrågor. Genom denna roll företräder nämnden när det kan vara aktuellt i planerings- och byggnadsfrågor internationella samarbeten. Internationella jämförelser och identifiering av goda exempel är en metod för verksamhets- och kvalitetsutveckling och nämnden deltar därför i stadens internationella arbete. Under 2016 kommer nämndens representanter att fortsätta delta vid internationella möten med fokus på erfarenhetsutbyte inom ansvarsområdet. LIKABEHANDLING Andelen solnabor som är födda i ett annat land är stor och det finns en mångfald bland boende, företagare och medarbetare. Förvaltningens medarbetare möter ofta medborgare och företagare med annan kulturell bakgrund än den svenska i sin dagliga verksamhet. Det är därför viktigt att det finns förståelse för andra kulturer och insikt om vikten av tydlighet i kommunikationen bland medarbetarna. Under 2016 planeras en genomgång av förvaltningens skrivna material i form av informationsmaterial, hemsida, beslutsmallar för att göra dem tillgängligare. Byggnadsnämndens ambition är att personalens sammansättning ska spegla mångfalden i kommunen. Nämnden eftersträvar också en jämnare könsfördelning. I nämndens uppdrag ingår det även att säkerställa att den fysiska tillgängligheten i stadsmiljön och i fastigheter säkerställs och är en integrerad del i det dagliga arbetet. PRIORITERINGAR 2016 Kompetensutveckling inom fysisk planering Säkerställa att hållbar stadsutveckling, effektiv resursanvändning och god livsmiljö beaktas i planarbetet. Gå igenom hemsida och mallar för ett skapa ett tydligare språk Utbildning i textuellt bemötande

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 6 (17) BYGGNADSNÄMNDENS VERKSAMHET ANSVAR Byggnadsnämnden är myndighet och ett serviceorgan. Den ansvarar för frågor som rör detaljplaner, bygglov, byggnadsinspektion, kartframställning, geografiska informationssystem (GIS) och mätningsarbeten. Enligt plan- och bygglagen ska byggnadsnämnden bl.a. verka för en god byggnadskultur och en god stads- och landskapsmiljö. NÄMNDMÅL Utifrån stadens övergripande mål har följande mål för nämndens verksamhet tagits fram. Byggnadsnämnden ska planera för nya bostäder, arbetsplatser och service i syfte att minska barriärer och uppnå en sammanhållen, levande och hållbar stadsmiljö med ett modernt transportsystem. Solnabor och andra intressenter ska uppleva planprocessen som öppen och inkluderande. Byggnadsnämnden ska öka nöjdheten hos solnabor och företagare med nämndens service och myndighetsutövning. Byggnadsnämnden ansvarar för frågor som rör detaljplaner, bygglov, byggnadsinspektion, kartframställning, geografiska informationssystem (GIS) och mätningsarbeten. Enligt plan- och bygglagen ska byggnadsnämnden bl.a. verka för en god byggnadskultur och en god stads- och landskapsmiljö. Nämndens ansvar inrymmer hela processen från god planering till färdiga byggnader samt kontroll av byggverksamheten. Miljö- och byggnadsförvaltningen är utförare inom nämndens ansvarsområden. Antalet årsarbetskrafter på förvaltningens avdelningar som arbetar mot byggnadsnämnden 2016 planeras till totalt 25 stycken fördelat enligt nedanstående tabell. AVDELNING ÅRSARBETSKRAFTER STAB 1 PLAN- OCH BYGG 15 KART- OCH MÄT 9 TOTALT 25

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 7 (17) Nämnden har även ett administrativt stöd av avdelningen Styrning & Stöd och som delas med miljö- och hälsoskyddsnämnden. Byggnadsnämndens del motsvarar 2,2 årsarbetskrafter. Under 2015 skedde en sammanslagning av tidigare Stadsbyggnadsförvaltningen och Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen. Detta medförde att enheten för styrning och stöd nu arbetar för både Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden. Arbetet med att få ihop en administration för två nämnder beräknas ta tid och kommer vara ett fokusområde 2016. Styrning- och stöd har en samordnande roll vad gäller information, ekonomi, verksamhets- och kvalitetsarbete. Den håller samman och driver förvaltningens arbete med uppföljning av ekonomi, verksamhet och systemförvaltning. Enheten ansvarar även för förvaltningens övergripande kvalitetsarbete och information på intranät. I ansvarsområdet förvaltningsadministration ingår registrering, delgivning, arkivering och fakturering. Systemförvaltningsansvaret innebär att förvalta de IT-system som finns inom administration och som används av förvaltningens medarbetare. Ansvaret för det övergripande kvalitetsarbetet innebär att se till att de anvisningar som förvaltningen använder är ändamålsenliga och att de uppdateras enligt behov. Det övergripande ansvaret för förvaltningens förbättringsarbete ligger också i detta ansvar. Prioriteringar 2016 Under 2016 kommer arbetet med att få ihop en administration för förvaltningen med gemensamma arbetssätt att prioriteras. Under 2016 kommer förvaltningen fortsätta att se över faktureringsprocessen för att säkerställa att den sker på ett rättsäkert och effektivt sätt. Bidra till att stadens gemensamma kontaktcenter utvecklas och fungerar på ett bra sätt. Användaranpassa anvisningar, checklistor och andra arbetsrutiner samt fortsätta med att uppdatera och tillgängliggöra dessa. Medverka i stadens arbete med digitalisering och e-arkiv mm.

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 8 (17) PLAN- OCH BYGGAVDELNINGEN Plan- och byggavdelningen ansvarar för planläggning och bygglovgivning inklusive byggnadsinspektion. Planverksamheten omfattar ansvar för detaljplaneläggning, översiktlig trafikplanering och deltagande i övrig översiktlig planering. Inom bygglovenheten hanteras bygglovs- och bygganmälningsärenden samt påföljdsärenden. Tillsyn avseende obligatorisk ventilationskontroll och motordrivna anordningar som hissar och portar ingår i avdelningens ansvar. Verksamheten inom plan- och byggavdelningen är till största delen myndighetsutövning som styrs av plan- och bygglagen. Under 2016 kommer arbetet till stor del att fokuseras på utvecklingsområdena Bergshamra och Hagalund samt Hagastaden. Fortsatt arbete med planering och utbyggnad i Arenastaden, Nya Ulriksdal, Järvastaden och Solnavägen. Planarbete kommer även att ske i området kring Pampas/Ekelund och för tunnelbanan från Hagastaden till Arenastaden. Arbete pågår med framtagande av nya detaljplaner vilket innebär att bygglovsarbetet kan förväntas vara fortsatt intensivt gällande både ny och en alltmer omfattande befintlig bebyggelse. I samverkan med stadsledningsförvaltningen arbeta med att slutföra arbetet med Översiktsplan 2030. Inom trafikområdet kommer verksamheten bland annat att inriktas mot medverkan i stockholmsregionens översiktliga trafikplanering, utreda och ta fram förslag för att öka framkomligheten och tillgängligheten i Solnas vägnät för samtliga trafikslag. Medverka i regionalt arbete och planering för framkomlighet och trafikfrågor. Under året arbeta med nya former för digitalisering av planprocessen. PRIORITERINGAR 2016 Planarbeten inom arbetet Hagalund, Bergshamra och tunnelbana NKI bygglov, bygglovprocess, företagarna Nya former för digitaliserad samrådsprocess Införande av ärendehanteringssystem och interna processer, e-arkiv

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 9 (17) KART- OCH MÄTAVDELNINGEN Kart- och mätavdelningen ansvarar för kartframställning, geografiska informationssystem (GIS) och mätningsarbeten. Leveranser av både GIS-och kartdata till de stora stadsutvecklingsprojekten och till utbyggnaden av tunnelbanan blir en fortsatt omfattande uppgift för Kart- och mätavdelningen under 2016. Det påbörjade arbetet med utveckling av mätsidan kommer också att fortsätta. Snabbare inmätning underlättar produktionen av nybyggnadskartor och grundkartor. Det ger också bättre förutsättningar för uppdateringen av baskartan, där efterfrågan ökar i och med stadens många stora projekt. Detta kommer bland annat att åstadkommas genom fortsatt test av fotogrammetrisk kartering som arbetsmetod och användning av mätkonsult vid arbetstoppar. PRIORITERINGAR 2016 Webbkarta och WebbGIS Utveckling av mätprocessen Utveckling av kartprocessen Arbete med förbättring av NKI

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 10 (17) KVALITETSARBETET KVALITETSDEKLARATIONER Nämnden arbetar kontinuerligt med att utarbeta åtaganden med antagna kvalitetsdeklarationer. KOMMUNIKATIONSARBETET Miljö- och byggnadsförvaltningen kommer under 2016 att fortsätta det förstärkta kommunikationsarbetet genom en tydlig och stadsgemensam arbetsprocess som medför ett mer strategiskt förhållningssätt. Utgångspunkten för arbetet är stadens gemensamma arbete för planerad kommunikation. Den planerade kommunikationen tar avstamp i en kartläggning av de viktigaste frågorna för respektive förvaltning i staden. Kartläggningen styr sedan hur förvaltningen prioriterar och planerar sina kommunikationsinsatser för året. Genom att alla förvaltningar använder samma arbetsmetod kommer vi att kunna samordna kommunikationen på ett bättre sätt. Fördelarna blir att budskap, tilltal, val av kommunikationskanal och aktivitet blir mer enhetliga och ger en tydligare kommunikation till Solnas medborgare och andra målgrupper. Kommunikationsarbetet ska bygga på viktiga händelser inom förvaltningens verksamhetsområde, såväl nya frågor som årligen återkommande händelser. Kommunikationsinsatserna ska fokusera på de mest angelägna frågorna för förvaltningen enligt verksamhetsplan 2016, men det ska även finnas beredskap för att kommunicera kring frågor som uppkommer under året. KONTAKTCENTER År 2015 införde Solna stad ett kontaktcenter för stadens medborgare och företagare. Målet med kontaktcenter är att 70 procent av alla ärenden ska avslutas vid den första kontakten. För att kontaktcenter alltid ska ha korrekt information om förvaltningens verksamhet måste förvaltningen kontinuerligt uppdatera, komplettera och revidera informationen i systemstödet. Kontaktcenter och respektive förvaltning kommer fortsättningsvis att ha löpande avstämningar för att ständigt förbättra servicen och gemensamt identifiera möjliga förbättrings- och utvecklingsområden. Förvaltningen ska kontinuerligt se över och vid behov revidera kvalitetsdeklarationerna för handläggningstider inom respektive verksamhetsområde.

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 11 (17) TILLGÄNGLIGHET, BEMÖTANDE OCH SERVICE Kontaktcenters stora fördelar är en gemensam väg in till alla stadens tjänster. Detta ger en ökad tillgänglighet, service och möjliggöra ett gott bemötande. Det ska vara enkelt att komma i kontakt med staden, bemötandet ska vara gott, handläggningen ska vara rättssäker och effektiv. Det ger även möjlighet till god överblick av vilka frågor som kommer in till staden och kommer på så sätt bidra till kvalitets- och verksamhetsutveckling och strategisk kommunikation. Det räcker dock inte med kontaktcenter utan det krävs att serviceperspektivet genomsyrar hela stadens organisation. Det gäller inte minst i myndighetsutövande verksamheter såsom byggnadsnämnden och miljö- och hälsoskyddsnämnden. DIGITALISERING Solnaborna förväntar sig i allt högre grad att snabbt, enkelt och säkert kunna sköta sina ärenden, få tillgång till information och ha möjlighet till inflytande genom digitala kontaktvägar. Digitaliseringen erbjuder goda möjligheter att möta dessa förväntningar och även klara samhällsutmaningar såsom välfärdens finansiering, globalisering och minska klimatpåverkan. Genom att utnyttja information och it på ett smart sätt blir vardagen enklare för medborgare och företagare och kvalitet och effektivitet stärks i verksamheterna. Väl utvecklad infrastruktur och bra tjänster är en grundförutsättning för vidareutvecklingen av stadens digitala välfärdstjänster. Det är viktigt att fortsätta detta utvecklingsarbete för att säkerställa att staden kan möta solnaborna, företagarnas och medarbetarnas behov och förväntningar inom digitaliseringsområdet. Ett verksamhetssystem som stödjer handläggningen av bygglov så att personalresurserna inom bygglovsenheten kan utnyttjas på ett effektivare sätt och på så sätt kunna säkerställa åtagandena i kvalitetsdeklarationerna. För att öka effektiviteten och servicen kommer under 2015 informationen på webbsidorna att fortsätta utvecklas. PRIORITERINGAR 2016 Medborgardialog och ökad digitalisering av samrådsprocessen Kontinuerlig uppdatering av hemsida och FAQ:er till kontaktcenter

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 12 (17) NKI för bygglov ska öka Översyn av mätprocessen Införande av verksamhetssystem för bygglov Utreda möjligheten till e-arkiv i samband med införande av bygglovssystem Utbildning i textuellt bemötande för handläggare

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 13 (17) MEDARBETARE/PERSONAL För att minimera och förebygga sjukfrånvaro kommer förvaltningen fortsätta att bedriva ett målmedvetet arbete för att skapa goda förutsättningar för såväl medarbetare som arbetsledare på alla nivåer. Exempel på förebyggande insatser är till exempel friskvårdsbidrag, ergonomironder, arbetsmiljö- och ledarskaputbildningar. Förvaltningen har under många år haft individuell lönesättning. Utifrån stadens mål har individuella mål nedbrutna på personnivå tagits fram. Medarbetarundersökningen är ett viktigt hjälpmedel för att skapa delaktighet och engagemang och på så sätt utveckla förvaltningen. Förvaltningen arbetar enhetsvis med resultatet från föregående undersökning. Under 2016 kommer arbetet att fortsätta med åtgärder för att behålla den positiva utvecklingen som varit under 2015. Målet för Miljö- och byggnadsförvaltningen är ett värde på minst 80 i den årliga medarbetarundersökningen. Förvaltningens förmåga att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare med rätt kompetens blir allt viktigare i takt med ökat antal pensionsavgångar och ökad konkurrensen om arbetskraften. Under 2016 kommer de senaste årens utvecklingsarbeten inom HR-området att fortsätta. Medarbetarperspektivet har integrerats i stadens styroch uppföljningssystem och under 2016 kommer en satsning göras på medarbetarskapet inom ramen för Klart Ledarskap. HÅLLBART MEDARBETARENGAGEMANG - HME Under 2016 kommer arbetet att fortsätta med åtgärder för att behålla den positiva utvecklingen som varit under 2015. Målet för Miljö- och byggnadsförvaltningen är ett värde på minst 80 i den årliga medarbetarundersökningen (HME Hållbart medarbetarengagemang). KOMPETENSFÖRSÖRJNING Solna stads förmåga att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare med rätt kompetens blir allt viktigare i takt med ökat antal pensionsavgångar och ökad konkurrensen om arbetskraften. Under 2016 kommer de senaste årens utvecklingsarbeten inom HR-området att fortsätta. Medarbetarperspektivet har integrerats i stadens styroch uppföljningssystem och under 2016 kommer en satsning göras på medarbetarskapet inom ramen för Klart Ledarskap. Utvecklingsarbete i alla verksamheter för att säkerställa tillgång till arbetskraft och att staden är en bra arbetsgivare med engagerade medarbetare.

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 14 (17) EKONOMI DRIFTSBUDGET I Byggnadsnämndens budget för 2016 har förvaltningen valt att samla gemensamma utgifter inom nämndens verksamheter under Förvaltningschefens stab. Detta görs som ett led i arbetet med att hitta ett gemensamt arbetssätt med Miljö- och byggnadsförvaltningens andra nämnd Miljö- och hälsoskyddsnämnden. Detta innebär att till exempel kostnader för leasing av kopieringsmaskiner, kaffemaskiner, kopieringspapper, mobiltelefoner och liknande flyttas från Plan- och byggavdelningen och Kart- och mätavdelningen till Förvaltningschefens stab. Här läggs även kostnader för till exempel stadsgemensamma system, lönehantering, it-stöd, telefoni och andra tjänster som nämndens verksamheter köper från Stadsledningsförvaltningen. Motsvarande modell används för Miljö- och hälsokyddsnämndens gemensamma kostnader, detta innebär ingen förändring i nämndernas totalbudget, då respektive nämnd fortsatt tar kostnaden för sina egna verksamheter. Som en följd av att enheten för styrning och stöd nu arbetar för både Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden delas kostnader för administrationspersonalen mellan nämnderna. Byggnadsnämndens budget för detta ligger under förvaltningschefens stab. BYGGNADSNÄMNDEN Budget Budget Belopp i tkr 2016 2 015 Personalkostnad 685 580 Inventarier 0 0 Lokalkostnad 0 0 Övr driftkostnader 205 280 Summa kostnader 890 860 Övr intäkter 0 Summa intäkter 0 0 Nettokostnader 890 860

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 15 (17) STAB INKL. FÖRVALTNINGSCHEF Budget Budget Belopp i tkr 2016 2015* Personalkostnad 2 813 0 Inventarier 95 0 Lokalkostnad 111 0 Övr driftkostnader 6 235 0 Summa kostnader 9 254 0 Övr intäkter 0 0 Summa intäkter 0 0 Nettokostnader 9 254 0 * Omstrukturering 2016, se ovan. PLAN OCH BYGG Budget Budget Belopp i tkr 2016 2 015 Personalkostnad 12 082 10 324 Inventarier 40 50 Lokalkostnad 970 960 Kapitalkostnad 138 410 Övr driftkostnader 2 990 7 800 Summa kostnader 16 220 19 544 Övr intäkter -15 900-12 000 Summa intäkter -15 900-12 000 Nettokostnader 320 7 544

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 16 (17) KART OCH MÄT Budget Budget Belopp i tkr 2016 2 015 Personalkostnad 5 503 5 057 Inventarier 10 120 Lokalkostnad 970 960 Kapitalkostnad 185 0 Övr driftkostnader 1 673 4 359 Summa kostnader 8 341 10 496 Stats/ lts bidr: EU-bidrag Övr intäkter -6 180-6 400 Summa intäkter -6 180-6 400 Nettokostnader 2 161 4 096 SUMMA BYGGNADSNÄMNDEN 2016 12 625 12 500 BN TOTALT 2016 2015 Intäkter -22 080-18 400 Kostnader 34 705 30 900 Totalt 12 625 12 500 INVESTERINGSBUDGET 100 000 kr BILAGOR

Byggnadsnämndens verksamhetsplan och budget 2016 17 (17) 1 Internkontrollplan för Byggnadsnämnden 2016 2 Konkurrensplan 2016

Bilaga 1 Byggnadsnämndens internkontrollplan 2016 Process, rutin Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Rapporteras till Administration Avtals- och Enhetschef styrning & 1 ggr/år per Stickprovskontroller enligt Stadsledningsförvaltningen entreprenörsuppföljning stöd september stadsledningsförvaltningens Avtalstrohet Representation Enhetschef styrning & stöd Enhetschef styrning & stöd rutin 1 ggr/år per maj Enligt stadsledningsförvaltningens rutin. 1 ggr/år per december Enligt stadsledningsförvaltningens rutin. Stadsledningsförvaltningen Stadsledningsförvaltningen

Bilaga 2 Sidan 1(2) Konkurrensplan för byggnadsnämnden 2016 Befintliga avtal Entreprenör/Leverantör Faveo Projektledning AB, ÅF Infrastructure AB, Celix Projekt AB Tjänst; Dnr Byggnadsinspektör (SBN 2014:1056) Avtalstid 2014-11-18 2016-10-31. Med möjlighet att förlänga ytterligare ett år. Entreprenör/Leverantör Birgitta Engstrand Norén, Temagruppen Sverige AB, Fram arkitekter, Arkitekterna Krook & Tjäder i Göteborg AB, Tengbomgruppen AB, ÅF Infrastructor AB, Aperto Arkitekter Byggkonsulter AB, Tyréns AB, WSP Sverige AB, SWECO Architects AB, Grontmij AB Tjänst; Dnr Plan- och byggkonsulter (SBN 2013:290) Avtalstid 2013-07-08 2016-07-07 Med möjlighet att förlänga ytterligare ett år. Entreprenör/Leverantör Arkiva AB Tjänst; Dnr Digitalt arkiv stadsbyggnadsnämnden (SBN 2008:1156) Avtalstid 2010-01-15 2016-02-28 Planering Avtalet består av flera delar med olika förlängningsmöjlighet. Införandets digitalisering är avslutad, Löpande mikrofilmning fölängs till 2016-12-31, IT-lösning för visning förlängs till 2019-02- 28, Långtidsförvaring avtal till 2020-01-31 Entreprenör/Leverantör Cartesia GIS AB Tjänst; Dnr GIS programvaror och tjänster, Solen (SBN 2010:1079) Avtalstid 2011-10-06 2015-10-05 Planering Nytt avtal från oktober 2015. Förlängs månadsvis i väntan på ny CSM-lösning. Entreprenör/Leverantör Cartesia GIS AB Tjänst; Dnr GIS programvaror och tjänster, Map Extreme (SBN 2010:1079) Avtalstid 2011-10-06 2016-08-30 Planering Förlängs ej, ersätts av CSM-lösning. Entreprenör/Leverantör Cartesia GIS AB Tjänst; Dnr GIS programvaror och tjänster, UH MapInfo (SBN 2010:1079) Avtalstid 2011-10-06 2016-03-01 Planering Förlängs ej. Entreprenör/Leverantör Cartesia GIS AB Tjänst; Dnr GIS programvaror och tjänster, Spatial Map (SBN 2010:1079) Avtalstid 2011-10-06 2015-10-05 Planering Nytt avtal på ett år från oktober 2015 med möjlighet till förlängning.

Bilaga 2 Sidan 2(2) Entreprenör/Leverantör Cartesia GIS AB Tjänst; Dnr GIS programvaror och tjänster, Solen Arken(SBN 2010:1079) Avtalstid 2011-10-06 2016-06-01 Planering Entreprenör/Leverantör Cartesia GIS AB Tjänst; Dnr GIS programvaror och tjänster, Koppling Tekis FIR (SBN 2010:1079) Avtalstid 2011-10-06 2016-12-01 Planering Entreprenör/Leverantör CAD-Q Tjänst; Dnr Produkter och tjänster inom ritningshantering (SBN 2013:127) Avtalstid 2009-03-03 2015-12-31. Planering. Pågående /planerade upphandlingar Tjänst Planering Avtalstid Total kostnad Ärendehanteringssystem bygglov Pågår 3 år ca 1 430 000 kr Tjänst Mättjänst Planering Påbörjas 2016 Avtalstid 2 år Total kostnad ca 400 000 kr/ år