Upphandla livsmedel SMS:a frågor till 0736-589 489
Sverige det nya matlandet 20 000 nya jobb genom god mat och upplevelser Jordbruksdepartementet
Sverige det nya matlandet Sverige det nya matlandet är en vision för fler jobb i hela landet. Det uppnår vi genom att satsa på det som vi är bra på: god mat och upplevelser. Kan ge minst 20 000 nya jobb Jordbruksdepartementet
Varför? Unika smaker Bra råvaror Duktiga kockar Miljötänk Gott hälsoläge och högt djurskydd Fantastisk, ren natur och allemansrätten Ta tillvara alla dessa möjligheter! FOTOGRAF LINUS HALLGREN Jordbruksdepartementet
Nytänkande föder landsbygden Livsmedelsindustrin är Sveriges fjärde största arbetsgivare och finns i hela landet Tillsammans med en växande turistnäring är livsmedelsindustrin av stor betydelse för landsbygden Båda dessa verksamheter finns på platser där det är relativt ont om jobb FOTOGRAF LINUS HALLGREN Jordbruksdepartementet
En handlingsplan En handlingsplan med fem fokusområden Offentlig mat Primärproduktion Förädlad mat Matturism Restaurangbranschen Jordbruksdepartementet
Offentlig mat Mål Mat som serveras inom den offentliga sektorn ska genomsyras av kvalitet och matglädje. Öka förutsättningar för små och medelstora företag att lägga anbud på marknaden för offentlig upphandling Mat ska serveras i en miljö och omgivning som är tilltalande Jordbruksdepartementet
2010 fokus på skolmaten 2 mkr till Miljöstyrningrådet för att höja kunskapsnivån och förbättra kommunikationen kring offentlig mat 2 mkr till Jordbruksverket för att höja kompetensen hos måltidspersonalen i skolan 1 mkr till Livsmedelsverket för att ta fram råd kring maten för äldre Jordbruksdepartementet
2011 fortsatta satsningar Slutligt beslut kommer i regleringsbreven i december Medel till Livsmedelsverket för att upprätta kompetenscentrum, 2 mkr Fortsatta medel till att stödja projekt kring skolmat samt upphandling, minst 2 mkr Jordbruksdepartementet
Genomförandet En kommunikationsplattform för Sverige det nya matlandet Regionala matambassadörer En årlig matlandetkonferens Ett gediget arbete inom regeringen Jordbruksdepartementet
Regeringens verktygslåda Lagar och regler, Uppdrag till myndigheter Pengar till projekt Landsbygdsprogrammet för företag Jordbruksdepartementet
Resurser De senaste fyra åren har i snitt 100 miljoner per år gått till visionen. Under nästa år kommer ungefär 220 miljoner att finnas tillgängliga. Jordbruksdepartementet
Upphandla livsmedel SMS:a frågor till 0736-589 489
Leverantörer är från Venus Upphandlare från Mars Idéer för en mer framgångsrik relation för bägge parter Magnus Josephson Upphandlingsjurist 11 November 2010
Sammanfattningsvis Samtalet mellan kund och leverantör skall inte i första hand handla om vad som skall säljas utan HUR det skall köpas Den största meningsskillnaden verkar ligga i just den frågan HUR skall man köpa livsmedel? Det finns ett stort antal andra frågor som verkar obesvarade av både köpare och säljare En kartläggning av svaren på de frågorna kan hjälpa till att skilja fakta från myter VILKA frågor tar jag upp på detta föredrag Välkommen och välkommen tillbaka! Magnus Josephson - OPIC 15
Magnus Josephson Upphandlingsjurist, OPIC Hjälper företag att tjäna mer pengar på offentlig upphandling Hjälper myndigheter att göra bättre affärer Upphandling är KUL!!! Kontakt: 08-678 10 20 magnus.josephson@opic.com 95-99 NOU (Nämnden för offentlig upphandling) 99-04 Hallvarsson & Halvarsson (konsult och anbudsansvarig) 04 - OPIC Magnus Josephson - OPIC 16
Grundproblemet? Magnus Josephson - OPIC 17
Hur ser parterna på verkligheten? Leverantörerna 2% i vinst för den klarat sig bäst Majoriteten gör förlust på offentlig sektor Huvudbudskap: Vi måste höja priserna! Magnus Josephson - OPIC 18
Hur se parterna på verkligheten? Köparsidan VI BLIR BLÅSTA!!! Vi betalar för mycket! Magnus Josephson - OPIC 19
Vad visar detta? Säljarsidan har inte lyckats visa vad det är kunden betalar för Säljarsidan har inte lyckats övertyga köparsidan om några bättre alternativ Köparsidan LITAR INTE på säljarsidan! Ett tydligt tecken är ökat antal skallkrav Magnus Josephson - OPIC 20
Citat från en upphandlare Nu har skallkraven rasat iväg till en nivå att leverantören snart måste fixa fred i Mellanöstern för att få leverera till svensk offentlig sektor Magnus Josephson - OPIC 21
Vad kan göras? Magnus Josephson - OPIC 22
Säljarna Måste fördjupa förtroendet Samla in fakta och myter Magnus Josephson - OPIC 23
Köparna Måste våga testa nya grepp Upphandlingsformer Avtalstider Utvärderingskriterier Avtalsvillkor, viten, priser mm Magnus Josephson - OPIC 24
Frågor för parterna att diskutera Vilka är de största farorna ni är rädda för skall hända under en avtalsperiod? Låt alla inblandade hos båda parter berätta Varför det? Vilka av dessa faror kan inträffa? Stor respektive liten risk? Vad händer i praktiken om det farliga skulle inträffa? Worst case-scenario? Vilka blir de ekonomiska konsekvenserna? Magnus Josephson - OPIC 25
Frågor för parterna att diskutera Varför är fast pris viktigt? Vilka delar i avtalet är mest beroende av rörliga priser? Vilka skulle prisskillnaderna vara i praktiken över tiden vid rörligt pris? Vilka konsekvenser får fast pris för köpare och säljare? Vad är det viktigaste för er som kund under en avtalsperiod? Hur stor är felmarginalen i leveransen under ett år? Hur stor är övergångskostnaden hur påverkar det avtalstiden? Magnus Josephson - OPIC 26
Vad är det kunden betalar för? Gurkor, tomater och köttbullar, eller Utlevererade gurkor, tomater och köttbullar till X antal ställen Y gånger i veckan i rätt tid i rätt skick (kallt, varmt, färskt, fryst etc) Magnus Josephson - OPIC 27
Andra frågor för parterna att fundera på Kan budgeten för livsmedel få OK på en rörlighet/buffert på +/- 5-10% per år? Kan förhandlad upphandling vara rätt metod? Köper vi i första hand produkter eller en leverantör av produkter och tjänster? Hur beroende av leverantören är köparen? Hur beroende av köparen är leverantören? Vilka krav ökar risken för överprövning? Vilka minskar risken? Magnus Josephson - OPIC 28
Andra frågor för parterna att fundera på När är samordnad upphandling till fördel/nackdel? Vad kan kunderna tjäna på att inte ta fram egna förfrågningsunderlag utan använda ett standardunderlag? Magnus Josephson - OPIC 29
Leverantörspositionering Risk Garanterad leverans Leverantörsstyrning Minimera Pressa kostnader Kostnad Magnus Josephson - OPIC 30
Säljare Kunden frågar er Vi älskar ert företag, vi vill jättegärna ha er som leverantör även nästa gång! Hur gör vi för att köpa era produkter och tjänster på ett så bra sätt som möjligt och i enlighet med LOU? Vad svarar ni? Magnus Josephson - OPIC 31
Köpare Om säljaren frågar er Vi som leverantör älskar er som kund och vill jättegärna ha er som kund även nästa avtalsperiod Hur skulle ni vilja göra affär om ni fick tänka helt fritt, utan LOU? Vad svarar ni? Magnus Josephson - OPIC 32
Kundens ständiga frågor Vad händer om vi gör på ett annat sätt? Vad händer om vi INTE gör det? Magnus Josephson - OPIC 33
Kommer ni på fler frågor? Varför inte maila dem till mig? Jag skickar ut dem till alla som är med idag Det är dags att få igång en långsiktigt hållbar dialog mellan parterna Se denna dag som ett start på något nytt. När konferensen är klar så fortsätter arbetet! Magnus.josephson@opic.com Magnus Josephson - OPIC 34
Magnus Josephson Upphandlingsjurist, OPIC Vill ni köra utbildning/ workshop/ idéseminarium i dessa frågor på er myndighet eller företag? Kontakt utbildning eller konsultation: 08 678 10 20 magnus.josephson@opic.com Magnus Josephson - OPIC 35
Tack för idag! Välkommen tillbaka! Magnus Josephson - OPIC 36
Upphandla livsmedel SMS:a frågor till 0736-589 489
Livsmedel Arne Andersson
Upphandling av livsmedel 1) Upphandling som helhet eller delar 2) Upphandling av sortiment I vilken utsträckning bör upphandlingen delas upp i mindre separata delar (kontrakt) Hur hantera avvikelser i sortimentslistor? 5) Upphandling av god miljö Hur stimulera korta transporter och ekologiskt odlade livsmedel? 4) Upphandling av lokala/regionala leverantörer Hur stimulera anbud från dem? Är 12% rabatt på standardprislistan från Leverantör A bättre än 8% från Leverantör B? Hur ser vi till att få rätt kaffesort till äldreboendet? 3) Distribution Vem skall svara för distributionen från producent till slutanvändare?
Vad är en livsmedelsupphandling? Stort sortiment av varor Tusentals varor med kända (?) volymer Tiotusentals varor man köper som enstaka exemplar Vissa varumärken utbytbara, andra inte Detaljerade varuspecifikationer Innehåll Ursprung Förpackningsstorlek etc Leverantörer med delvis överlappande anbud, svåra att jämföra Grossister Industriella producenter Lokala producenter Små butiker
Trade Extensions erfarenheter Stort antal komplexa upphandlingar Tiotusentals varor Hundratals parametrar per vara Tusentals anbudsgivare Avancerade affärsregler Sofistikerad utvärdering Optimering USA 44% Europe 56%
Till saken...
Finns det ett standardrecept som passar alla livsmedelsupphandlingar?
Nej! Men...
...det finns ett antal bra ingredienser
Grundregel: Arbeta analytiskt och kalkylbaserat. Använd affärsregler och optimering.
Arbeta kalkylbaserat Minst 20% av allt kött vi upphandlar skall vara närproducerat Vid prisjämförelse mellan anbudsgivare drar vi av 10% från lokala småbutiker ingen leverantör får leverera mer än 50% av hela volymen
Diskussion 1) Upphandling som helhet eller delar 2) Upphandling av sortiment I vilken utsträckning bör upphandlingen delas upp i mindre separata delar (kontrakt) Hur hantera avvikelser i sortimentslistor? 5) Upphandling av god miljö Hur stimulera korta transporter och ekologiskt odlade livsmedel? 4) Upphandling av lokala/regionala leverantörer Hur stimulera anbud från dem? Är 12% rabatt på standardprislistan från Leverantör A bättre än 8% från Leverantör B? Hur ser vi till att få rätt kaffesort till äldreboendet? 3) Distribution Vem skall svara för distributionen från producent till slutanvändare?
Slutord: Sätt affärsmässigheten i högsätet! Upphandlare: - Slopa onödiga detaljkrav! Säljare: - Sluta överklaga petitesser! - Sluta använda överklagan som ett taktiskt vapen!
Upphandla livsmedel SMS:a frågor till 0736-589 489
Sinikka Suutari, Lidingö
Disposition 1. Bakgrund 2. Processen för dialog om krav 3. Resultat 4. Hantering av synpunkter
Mat på Lidingö Livsmedel 10 Mkr/ år Lunch till vissa förskolor Frukost/mellanmål barn/äldre Kostentreprenader 42 Mkr/år Lunch vissa förskolor/alla grund- och gymnasier Lunch och middag äldre/handikappade
Strategiska mål Största möjliga valfrihet. Kundfokus utgår från Lidingöbornas behov och önskemål. Liten miljöpåverkan Hushållar effektivt med pengar.
Bakgrund Ökad kunskap om innehållet i maten Nya krav på bättre kvalitet, miljöhänsyn, djurhänsyn Debatt om mat i media Synpunkter från elever/äldre/föräldrar
Process i Lidingö Föräldrablogg Brukarinflytande Matråd Enkäter Projekt upphandling Leverantörer gemensamt möte Politiker Föräldrar/anhöriga/PRO möten/webb-enkät Verksamhetens personal
Resultat Insats i arbetstid/kostnader 275 svar på webb-enkät Mål, prioriteringar, ska-krav, utvärderingskriterier Upphandling till fast pris/portion Anbud Överprövning
Hantering av enkätsvar 8 anbudsområden Färre hel- och halvfabrikat Rena bra råvaror, mera helt kött Nyckelhålsmärkt korv och smörgåsmargarin Kravmärkta köttbullar/pannbiffar Ekologiska pannkakor Säsongsanpassning
Färre tillsatser Inga syntetiska färgämnen, Ej jästextrakt Ej smakförstärkare som glutamat, Ej såsbaser Inga industriellt framställda transfetter Normalt inga sötningsmedel
Miljökrav Ökad andel ekologiskt, mål 25% Bara fisk från hållbara bestånd (listad gul) Minska svinnet Kem-tekniska produkter Miljökrav på mattransporter
Bättre mat för äldre Ekologiskt, mindre tillsatser, Stor andel lagat från grunden Doft av nybakat /bake-off bröd Nyckelhålsmärkt korv Korv / soppa max 4 ggr/månad Två maträtter för hemsändning Efterrätt alla dagar till kalla matlådor Vin i matsalen
Avtalsinnehåll Kompetenskrav personal Systematisk uppföljning av avtalad kvalitet Ekologiskt, miljökrav, tillsatser, kvalitet på helfabrikat Tydliga vitesklausuler
Positivt överraskade 21-31% ekologiskt 85-90% lagat från grunden Dagar med helt kött ökar från 15 till 20-25% på skolan Frukt alla dagar till förskolebarn Två sorters färskt bröd till grund- och gymnasieskolan Större valmöjligheter på gymnasiet utöver 2 varmrätter Soppa alla dagar Fil/yoghurt alla dagar Lägre pris på kost till äldre
Inte knorr Inte krav på närproducerat eller bättre djurhållning kan ej definieras, LOU begränsar Svenskt fläskkött är inte alltid svenskt Svensk djurhållning är inte alltid bra Prioriterar matlagning, inte sökning efter produktfakta
Upphandla livsmedel SMS:a frågor till 0736-589 489
REVISION AV LIVSMEDELSKRITERIER 2010 Livsmedelskonferens U24, 2010-11-11 Monica Sihlén, projektledare livsmedel, Monica@msr.se Bakåt Framåt
Miljöanpassad upphandling AGENDA Exempel på Miljöstyrningsrådets nya livsmedelskriterier Den offentliga maten i Sverige - det nya matlandet Nya hemsidan www.msr.se/livsmedel Bakåt 67 / 57 Framåt
Miljöstyrningsrådet Ägare: Staten (Miljödepartementet) Sveriges Kommuner och Landsting Svenskt Näringsliv Uppdrag att erbjuda vägledning för : 1. Hållbar upphandling 2. Miljörelaterad produktinformation 3. Miljöledning www.msr.se Bakåt Framåt
LAG (2007:1091) OM OFFENTLIG UPPHANDLING LOU och rättspraxis bygger på EG-principerna vilket innebär: Egenskaper ska vara 1. Kopplade 2. Kontrollerbara 3. Uttryckta samt: ha ett syfte, vara rimliga och ändamålsenliga (proportionalitet) ge alla leverantörer samma möjlighet (likabehandling) vara tydligt angivna (transparens) inte gynna eller missgynna leverantörer (icke-diskriminering) Bakåt Framåt
REVIDERING AV LIVSMEDELSKRITERIER EU-ekologisk produktion EU-EKOLOGISKT (834/2007)» Samtliga/ett urval/ett fåtal namngivna produkter som ingår i det offererade sortimentet skall uppfylla kriterierna enligt förordning (EG) 834/2007 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter. EU-ekologisk produktion med ytterligare miljö- och djurskyddskrav» EU-EKOLOGISKT (834/2007) + Beskrivning av ytterligare krav Bakåt Framåt
KÖTTPRODUKTER - GEMENSAMMA KRITERIER INFORMATION OM URSPRUNG» För produkter av en köttråvara ska skriftlig information kunna lämnas vid förfrågan om i vilket land djuret är fött, uppfött, slaktat och förädlat. SALMONELLAFRIHET» Samtliga levererade produkter ska vara fria från samtliga salmonella serotyper. ANTIBIOTIKA» Antibiotika får användas endast efter ordination av veterinär och när det är veterinärmedicinskt motiverat. TRANSPORT AV DJUR TILL SLAKT (EJ ÄGG OCH MJÖLK)» Djuret har transporterats max 8 timmar till slakt eller max 12 timmar nattetid för fjäderfä. SLAKTMETOD (EJ ÄGG OCH MJÖLK)» Djuret är helt bedövat när avblodning sker. Bakåt Framåt
Miljöanpassad upphandling KÖTTPRODUKTER EXEMPEL PÅ OBLIGATORISKA KRAV Gris» Samtliga grisar, suggor och gyltor skall ha hållits lösgående.» Samtliga grisar skall ha haft utrymme med tillgång till en separat hel golvyta för vila och en separat gödselyta. Nötkreatur Mjölk Ägg» Eventuell avhorning, kastrering eller andra kirurgiska ingrepp skall endast ske efter bedövning.» Nötkreatur över 6 månader skall ha tillgång till bete eller annan utevistelse under en sammanhängande betessäsong.» Hela ägg och produkt av ägg skall ha producerats av höns som har haft tillgång till värprede, sandbad och sittpinne. Bakåt 72 / 57 Framåt
Miljöanpassad upphandling PRODUKTER AV FRUKT OCH GRÖNSAKER INFORMATION OM URSPRUNG» För samtliga icke-sammansatta varor av potatis, rotsaker, grönsaker, baljväxter, frukt och bär skall skriftlig information kunna lämnas om var varan är odlad och förädlad. EFTERBEHANDLING» Efterskördsbehandling genom s.k. smartfresh, d.v.s. behandling med svampmedel eller tillväxtreglerande medel efter skörd får ej ha använts på äpplen, matpotatis och lök. Bakåt 73 / 57 Framåt
Miljöanpassad upphandling PRODUKTER AV BRÖD, MJÖL OCH GRYN INFORMATION OM URSPRUNG» För samtliga produkter av mjöl (råg, vete, korn, havre), flingor/gryn (råg, vete, korn, havre och majs), socker och/eller ris skall skriftlig information vid förfrågan kunna lämnas om var produkten är odlad och förädlad. KADMIUNHALT» I samtliga produkter av spannmålsråvara (höstvete, råg, korn och havre) skall halten kadmium ej överstiga 0,08 mg/kg våtvikt. För vårvete ska halten kadmium ej överstiga 0,1 mg/kg våtvikt.» Med våtvikt avses 12 % vattenhalt efter torkning. Gränsvärdet baseras på reglerna för standarden för integrerad produktion (IP). Bakåt 74 / 57 Framåt
PRODUKTER AV FISK OCH SKALDJUR INFORMATION OM URSPRUNG Vildfångade produkter» Samtliga offererade produkter skall komma från hållbara bestånd» Fisklistan med rekommendationer på artnivå; Bra, OK, Avstå Odlade produkter från vattenbruk:» EU-ekologisk produktion» Samtliga offererade produkter skall komma från miljöanpassad produktion Bakåt Framåt
PRODUKTER AV KAFFE FRÅN ETISK PRODUKTION HÅLLBAR ETISK PRODUKTION Produkter som ingår i det offererade sortimentet av kaffe skall uppfylla produktionsregler enligt de åtta kärnkonventioner* som identifierats av ILO, International Labour Organisation.» Säkerställer att grundläggande, arbetsrättsliga villkor erbjuds arbetstagarna. Se Vägledning för sociala och etiska krav i offentlig upphandling, www.msr.se/sv/informationsmaterial/vagledningar/upphandling/ Bakåt Framåt
Miljöanpassad upphandling STÄLLDA KRAV SKA KUNNA VERIFIERAS Certifierings- och produktionsstandarder» EU-ekologisk, KRAV-ekologisk» IP Sigill, Antonius certifiering, North trade certifiering» IP Sigill, Global-gap» MSC (Marine stewardship council), ASC (Aquaculture stewardship council)» Rainforest Alliance, Utz Certified, Fairtrade» eller likvärdiga produktions- eller kontrollsystem uppfylls Bakåt 77 / 57 Framåt
Miljöanpassad upphandling Bakåt 78 / 57 Framåt
Miljöanpassad upphandling SVERIGE DET NYA MATLANDET - DEN OFFENTLIGA MATEN Miljöstyrningsrådet har ansvaret för den offentliga måltiden Informationsinsatser Hemsidan www.msr.se/livsmedel Samordning» Myndigheter» Grossister» Producenter 25 nov» Upphandlare Bakåt 79 / 57 Framåt
Miljöanpassad upphandling WWW.MSR.SE/LIVSMEDEL - Målgruppsanpassad information Nu fokus på leverantörssidan -Nyheter - Vanliga frågor och svar - Kalendarium - Goda exempel - Livsmedelsblogg Bakåt 80 / 57 Framåt
Upphandla livsmedel SMS:a frågor till 0736-589 489
Uppföljning Livsmedel priser upp och ner produkter in och ut
TUV-avtalet Bakgrund Gemensam upphandling 8 kommuner Livsmedel drygt 133 milj/år, ej färskt bröd o fisk Ansvarig för upphandlingen Gemensam Referensgrupp Gemensamma beslut om krav o riktlinjer Egna referensgrupper i respektive kommun Viktigt med förankring
TUV-avtalet Uppföljning Vem skall vara ansvarig för uppföljning Ta beslut om hur uppföljningen skall ske Avsätta tillräcklig tid Vilka kontroller skall göras Vem skall göra dem När skall de göras Vilka skall informeras om resultatet
TUV-avtalet uppföljning Logistikråd Sortimentsråd Referensgrupp för e-handel
Uppföljning
Prisutveckling alla avtalsleverantörer 2009 2010
Utveckling 1 år Svensk Cater
Prisutveckling Arla 1 år
Prispåverkan på anbudet alla leverantörer
Prispåverkan på anbudet Svensk Cater
Prispåverkan på anbudet Arla
Lista prispåverkan per produkt
Statistik, vem har köpt
Leveransställe- o artikelstatistik
Inköpsstatistik ex Trollhättans Stad
Sammanställning per varuområde
Ett gott samarbete ger mervärde
Upphandla livsmedel SMS:a frågor till 0736-589 489
Samarbete kring Livsmedelsupphandling i Kramfors och Sollefteå kommun Anita Åberg
Kramfors Kommunen spänner över 1700 km 2 N S ca 5 mil Ö V ca 7 mil Ca. 19 000 invånare.
Höga Kusten
Basera Upphandlare Dietist FFU (Kostchef) Samarbets Grossist Marknads analys Kökschef Internet/ Media partners Kollegor Producent Kock kokerska Politiker!!!!! Avtals vård
Arbetets gång Planering Träffar Utvärdering Krav Upphandlings program Utskick Testning FFU Kravspec Beslut Och nu befinner vi oss i
Producentsamverkan, Avtalsvård Avtalsstart Utbytes produkter Avvikelse rapport Information Avtalsvaror Dokumenterad uppföljning Kontroll av priser Köptrohet Marknads analys
Utfallet + Fördelar Nackdelar Blev ej överprövad Grossisten står för merkostnader som uppkommer vid fel. Produkter som ej uppfyller kraven byts ut. Bra kontakt mellan kommunerna 1 månads försening med avtalsstart Ej uppdaterade prislistor Leveranssäkerhet Produktutbyten Undermålig information angående produktbyten Artikelvård
Mötesplats Nästa inlägg hoppas jag kommer från dig! Fokusgrupp livsmedelsupphandling
Tack för mig Anita.aaberg@kramfors.se 0706 610 670 Fokusgrupp livsmedelsupphandling
Upphandla livsmedel SMS:a frågor till 0736-589 489
Offentlig upphandling - möjligheter Konkurrensverket säger inte nej Nya bör-regeln målsättningar Politik och fri marknad Upphandlingsreglerna Konkurrens Domstolarna dömer Möjligheter Några sista ord
Några sista ord Var professionell i din roll som upphandlare Hitta inte på egna regler berätta om problemen istället Även om det är uttjatat se LOU som en möjlighet, inte ett hinder
Tack! charlotta.frenander@kkv.se
Upphandla livsmedel SMS:a frågor till 0736-589 489