Behöver vi all information?

Transkript

1 Framgångsfaktorer vid val av arkitekturer för lagring av information Björn Skog ES Solutions AB Behöver vi all information? 1

2 Informationsmängder Information vad är mycket? Information hur ofta? Information till vilken nytta? Tekniktoleranser Bevarandeprinciper Ägarskap KB 27 hyllmil 1 kvm MB GB 2004 CD lådor TB PB pärmar handlingar akter 1967 DVD 1973 LTO rullband 1 mikrosekund 1 decennium 1 dag 1 millisekund 1 sekund 1 månad 1 minut 1 århundrade 1 år 1 vecka 1 timme 1 årtusende KPI TKQ NKI $ TCO AFN VMN IN CU FEL TCP TCD Informationsmängder Information vad är mycket? GB GB GB 1 TB 4. 1 TB 10 TB TB 100 TB TB- 1 PB 7. 1 PB 10 PB PB 100 PB PB - xx Hur ofta återanvänder jag bef. info i relation till att jag skapar ny info? 1. 10% / 90% 2. 20% / 80% 3. 30% / 70% 4. 40% / 60% 5. 50% / 50% 6. 60% / 40% 7. 70% / 30% 8. 80% / 20% 9. 90% / 10% Vi nyttovärderar vår information 1. Ja, allt 2. Ja, delvis 3. Nej 4. Jag är osäker 2

3 Information tekniktoleranser? Tillgänglighet (Availability) Prestanda (Performance) Säkerhet (Security) Kapacitet (Capacity) Tekniktoleranser Access Tillgänglighet Availability Stabilitet Komponenter Prestanda Performance Dataflöden Hur viktar vi toleransnivån? Avgörande Viktig Betydelsefull Mindre viktig Obetydlig Åtkomstmöjligheter dvs accesser, vem, när, var, hur och hur ta bort möjligheter över tid. Säkerställ pålitligheten till tekniken, få eller inga avbrott, redundans, katastrof etc Teknik dvs, beräkning, lagring, kommunikation och konfiguration, rätt cpu, minne, disk etc Processer, funktioner och verksamhetsflöden som direkt eller indirekt påverkar dataflöden Toleranser Logisk Nyttjande av olika tekniker exempelvis aktiva kort etc Säkerhet Security Fysisk Behörighetskontrollsystem, passagesystem, kommunikationslänkar etc Spårbarhet Kontrollfunktioner såsom loggning etc Kapacitet Capacity Volymer Flexibilitet Storlekar etc Skalbarhet etc Information tekniktoleranser? Vi har identifierat, definierat och kvantifierat tekniktoleranser 1. Ja 2. Nej 3. Vet ej, jag är osäker och med fokus på information 1. Ja 2. Nej 3. Vet ej, jag är osäker 3

4 Information bevarandeprinciper? Primär nytta - vara till någon nytta i omedelbara sammanhang eller i närtid? Sekundär nytta - till nytta i ett längre perspektiv, framtiden? Avgörande Viktig Primär nytta viktar tekniktoleranser högre än vissa bevarandeprinciper Sekundär nytta viktar bevarandeprinciper högre än vissa tekniktoleranser Tidsperspektivet bedömer vi som? Betydelsefull Mindre viktig Obetydlig Långtidsbeständighet Hård- och mjukvara utveckling Bevarandeprinciper Fysiskt Bevarande Tekniskt Bevarande Fysiskt bevarande Tekniskt bevarande Integritet och autenticitet Äkthetsbevarande Kontextbevarande Kontext och dokumentation Kontextbevarande Äkthetsbevarande Information bevarandeprinciper? Vi har identifierat, definierat och kvantifierat bevarandeprinciper 1. Ja, vi är klara 2. Ja, vi håller på 3. Nej 4. Vet ej, jag är osäker 5. Har inte hört talas om detta tidigare 4

5 Information ägarskap? Vad är det som driver behovet av informationen? Hur får vi någon nytta av informationen? Var finns informationen? Vem har nytta av informationen? När är informationen till nytta? Varför är informationen till nytta? Avgörande Viktig Hur bedömer vi vikten av nyttan? Betydelsefull Mindre viktig Obetydlig Information ägarskap? Vi har identifierat, definierat och kvantifierat ägarskap av informationen 1. Ja, vi är klara 2. Ja, vi håller på 3. Nej 4. Vet ej, jag är osäker 5

6 Information mognadsgrad? Prio Område / KPI KPI (Key Performance Index) Idag KPI =? 1 år KPI =? 3 år KPI =? 1 Delområde 1 Idag 1 år 3 år Det finns ett upplevt behov av kunskap om yttre och inre Relevanta yttre och inre kravställare identifieras. Process för Övergripande krav på informationshanteringen identifieras. Kunskap om föreliggande kravställare och kravbilder. att identifiera relevanta kravställare tas fram. kravställare och krav 2 Delområde 2 Idag 1 år 3 år Tillräcklig dokumentation ses som nödvändig för Organisationen arbetar praktiskt med att nå nivån av tillräcklig Tillräcklig dokumentation upprättas Upprättande av tillräcklig verksamheten dokumentation dokumentation 3 Delområde 3 Idag 1 år 3 år Tillräckligt systemstöd för att stötta informationshanteringen Organisationen identifierar krav på tekniskt stöd för att stötta Organisationen har tekniskt stöd för att stötta Fångst och införlivande av ses som nödvändigt informationshanteringen under hela informationens livscykel informationshanteringen under hela informationens livscykel. information i korrekt utformade Detta tekniska stöd är känt i organisationen och används på system ett korrekt sätt 4 Delområde 4 Idag 1 år 3 år Organisationen har otillräcklig insikt om behoven av att styra Organisationen utreder krav på bevarande och tillgänglighet Organisationen har kontroll över krav på bevarande och Gallra och rensa upp hur länge information ska finnas tillgänglig och när och hur inom de definierade områdena tillgänglighet. Kraven är kända inom de områden de rör. 5 Delområde 5 Idag 1 år 3 år den Det finns ska tas ett bort upplevt behov av att kunna säkerställa Organisationen identifierar vilka områden som behöver ses Organisationen ser över vilka rutiner och regelverk som Informationens tillförlitlighet informationens tillförlitlighet och bevisvärde över för att garantera informationens tillförlitlighet. Mål tas fram behövs och verkar för att ta fram dessa. Riskanalyser utförs 6 Delområde 6 Idag 1 år 3 år Det finns ett upplevt behov av regler och rutiner för att reglera inom Relevanta området. yttre och inre kravställare identifieras. Målbilder tas och Den praktiska information åtgärder som ska vidtas finnas för tillgänglig att öka säkerheten. finns tillgänglig för Reglering av tillgång till tillgången till information. fram för att reglera tillgången till information inom de personer som har rätt att ta del av den och detta inom rimlig information organisationen. Eventuella krav på tekniskt stöd identifieras. tid. 7 Delområde 7 Idag 1 år 3 år Att organisationen saknar lämpliga verktyg för att söka och Relevanta yttre och inre kravställare identifieras. Organisationen har lämpliga verktyg för att söka och återfinna Möjligheter att söka och finna finna information upplevs som en brist. Kravställarnas behov definieras och eventuella behov av den information som ska finnas tillgänglig för de personer som information tekniskt stöd identifieras. Behov av ytterligare uppmärkning av har rätt att ta del av den och detta inom rimlig tid. 8 Delområde 8 Idag 1 år 3 år Organisationen har otillräcklig insikt om behovet av tillräckliga Organisationen tar fram övergripande mål för Tillräckliga regler och rutiner finns för att stötta Tillräckliga regelverk för regelverk för informationshanteringen informationshanteringen och identifierar behov av regelverk informationshanteringen över hela informationens livscykel informationshantering och rutiner för att nå dessa mål (från skapande till borttagande eller långtidsbevarande) 9 Delområde 9 Idag 1 år 3 år Organisationen saknar kontroll över informationens form och Organisationen definierar övergripande mål, som vilka Relevanta standarder, metoder och modeller används i tänkt Kontroll över informationens form struktur standarder, modeller och metoder som bör användas utsträckning. och struktur 10 Delområde 10 Idag 1 år 3 år Det finns ett upplevt behov av tydligare mål och syften för Organisationen definierar övergripande mål för hur Informationshanteringen styrs strategiskt och stöttar Strategisk styrning av informationshanteringen inom organisationen informationshanteringen ska användas som strategisk resurs verksamhetens processer på ett relevant sätt. informationshantering för verksamhetens processer. 11 Delområde 11 Idag 1 år 3 år Organisationen analyserar lämpliga mätetal och metoder för Detaljerade mål, mätetal och metod för rapportering och Processer för att identifiera relevanta behov övervakas, ses Rapportering och uppföljning av rapportering och uppföljning. Arbetet bör utgå från de uppföljning tas fram. över och vidareutvecklas kontinuerligt uppgifter kring övergripande målen för informationshanteringen informationshantering 12 Delområde 12 Idag 1 år 3 år Det finns ett upplevt behov av ökad förståelse för vilka Organisationen definierar övergripande mål vad gäller Organisationen har detaljerade krav avseende kompetenskrav Kompetens juridiska och verksamhetsmässiga krav som föreligger på personalkategorier och kunskapskrav och personalkategorier. Personalen får kompetensutveckling informationshanteringen inom organisationen. för att kunna hantera frågeställningar på ett så bra sätt som år 1 år Idag Delområde 1 Delområde 2 Delområde 3 Delområde 4 Delområde 5 Delområde 6 Delområde 7 Delområde 8 Delområde 9 Delområde 10 Delområde 11 Delområde 12 Information förändringsbehov? Arkiv Program 1 Year KPI Checks Tjänsten earkiv 3 Year KPI Checks Projekt 6

7 Information framgångsfaktorer? 1. Nytta uppskatta och värdera nyttan med informationen, ta fram mätmöjligheter 2. Bevarandeprinciper vikta informationen ur ett långtidsperspektiv 3. Tekniktoleranser vikta olika tekniktoleranser för informationen Öka detaljrikedomen genom iterationer av underlagen!! Dela gärna upp informationen i informationstyper och/eller systemberoende, det kan underlätta!! Är ni osäkra ta hjälp av andra eller stäm av er mognadsgrad och ambitionsnivå för att hantera dessa förändringsbehov!! Förbered er för kommande förändringsbehov för de kommer var så säker!! 7