Verksamhetsplan Behålla, rekrytera & utveckla

Transkript

1 Verksamhetsplan 2016 Behålla, rekrytera & utveckla

2 Förord För cirka ett halvår sedan inleddes arbetet att förändra Skånes Golfförbunds arbetssätt. Efter att i slutet av 2013 tagit beslutet att ändra färdriktning, från att vara en serviceorganisation till att bli en service och lärande organisation, insåg vi att våra styrdokument behövde bli tydligare inom samtliga led. Distriktsförbundet ska säkerställa att Skånes samtliga golfklubbar, medlemmar och medarbetare erhåller en god service och support. Vi är övertygade om att vår plan för framtiden, med nytt arbetssätt, kommer ge oss bättre förutsättningar att behålla, rekrytera och utveckla det vi alla brinner för, nämligen att spela, uppleva och andas golf. Nästkommande sidor ska ge en tydlig bild hur Skånes Golfförbund är uppbyggt, vad vi erbjuder, hur vi arbetar samt vilka mål vi satt för närtid och framtid. Verksamhetsplanen har en uppsättning av prognoser och mål satta fram till år Det förklaras av hur vi tror vägen svänger längre fram i tiden. Vi är dock medvetna om att saker och ting kan hända på resans gång, därmed är verksamhetsplanen ett levande dokument som varje år, med fullt fokus, ses över för att hålla oss uppdaterade och förberedda inför nästkommande år. Avslutningsvis vill vi i Skånes Golfförbund hälsa alla, oavsett ålder, kön och etnicitet välkomna till Sveriges största och mest händelserika golfdistrikt. Varma hälsningar, Skånes Golfförbund

3 Innehållsförteckning Inledning 1 Skånes Golfförbund 1 Övergripande mål 2 Prognos Organisation 4 Sektionernas arbetssätt 4 Styrelsen 5 Kansli 5 Sektioner 6 Verksamhetsutveckling 6 Senior 7 Junior/Elit 9 Domare/Regler 10 Banvärdering 11 Miljö/Bana 13 Handigolf 14 Juridik 15 Nyckeltal 16 Kontaktuppgifter 18

4 Inledning I slutet av 2013 fattade Skånes Golfförbund ett beslut om att ändra färdriktning. Beslutet togs utifrån önskan att bli mer proaktiva och transparenta i vår hållning. Vi har lagt vikt vid att kunna utvärdera varenda handling, aktivitet eller beslut som tas, vilket i framtiden ska genomsyra hela organisationen. En effekt utifrån beslutet är en rockad av vårt tidigare organisationsschema, med ändringar för att tydliggöra distriktets funktion. I grunden vilar ledorden behålla, rekrytera och utveckla. De ska greppa om vart vi befinner oss, vart vi är på väg och hur vi kan utvecklas på bästa sätt. Genom att se på faktorer som kommunikation, aktiviteter, service och support ger vi oss förutsättningar att utveckla det som Skånes Golfförbund har som uppgift att förmedla. Nämligen en serviceorganisation som inte enbart ansvarar för att förvalta, utan även att utveckla genom lärande och gott föredöme. I slutet på 2014 gjordes en undersökning mot klubbordföranden. Då ställdes frågor i syfte att skapa en bild av distriktsförbundets totala nöjdhetsindex. Svaren sammanfattades och vi fick en klar bild kopplat till hur vi uppfattas gällande just kommunikation, aktiviteter, service och support. Resultatet av dessa fyra faktorer gav oss summan 58 %. Samtliga funktioner inom Skånes Golfförbund har därmed bearbetas under en tid. I grund och botten för att kunna erbjuda bättre service och support. När vi ser till faktorer som kommunikation är verksamhetsplanen för 2016 fundamentet. Skånes Golfförbund I början av 2015 ansvarade Skånes Golfförbund för 67 golfbanor med cirka spelare. Siffror som gör oss till det största distriktsförbundet i Sverige. Blickar vi bakåt har inte bara Skåne och Sverige haft utmaningar med medlemstapp. Utvecklingen och statistiken har varit en gemensam nämnare i övriga Europa. Vi ser det naturligt att blicka bakåt för att dra lärdomar av vad som skett. Men än viktigare är att blicka framåt, för att se hur vi tror och hur 1

5 vi vill att framtiden ska se ut. Genom att sätta mål för hur vi vill att saker och ting ska utvecklas kommer tron om att det är möjligt. Utvecklingen ser vi därmed som en faktor vi själva kan styra över genom att lägga upp tydliga aktiviteter och prognoser för att nå våra mål. Ett betydande steg, från att tidigare agerat som ett serviceorgan gentemot distriktets golfklubbar, mot att agera proaktivt i lärande syfte har Skånes Golfförbund en stark samarbetspartner i More Than Golf genom Svenska Golfförbundet och tillväxtprogrammet. Med utbildningsinsatser inom Junior Management och Revenue Management bedrivs utbildningar för att stärka kompetensen inom juniorutveckling samt intäktshantering. Två viktiga element som är fundamentala för att stärka en golfanläggning. Övergripande mål Skånes Golfförbunds samtliga funktioner, arbetssätt och aktiviteter har som uppgift att sträva efter nedanstående övergripande mål: Välmående golfanläggningar med nöjda medlemmar, gäster och medarbetare 2

6 Prognos 2022 Verksamhetsplanen är ett levande dokument som ses över och revideras varje år. Den ska verka som en kompass i distriktet och ska utifrån nyckeltal och mätbara aktiviteter indikera vilken riktning vi tar. Som underlag har vi bearbetat en prognos för år Prognosen följer huvudsakligen utvecklingen av populationen i Skåne. Det är i sin tur förankrat med hur vi ser till utvecklingen av antalet golfspelare i distriktet, fördelat i män, kvinnor och juniorer. Vi har även lagt in en önskvärd prognos gällande ledtid, den tid en golfspelare är aktiv, från det han/ hon börjar spela tills denne slutar. Prognosen är viktig då det ger oss underlag för hur vi tror framtiden kommer se ut, samtidigt som det ger oss möjlighet att sträva efter önskat resultat. I början på 2015 visade statistiken att 5,4 % av Skånes befolkning spelade golf, cirka personer. Av dessa var män (61,4 %), kvinnor (28,6 %) och juniorer (10 %). Prognosen för år 2022 visas nedan och förklarar hur vi tror att dessa siffror kommer utvecklas. Samtidigt är det en strävan om att förändra intresset för vår sport i distriktet. Utmaningen är att både bli bättre på att behålla och rekrytera. Ser vi till undersökningen av totalt nöjdhetsindex är prognosen för 2022 att lyfta siffran från 58 % till 80 %. Prognos År 2022 Procentuellt antal golfare av total population i Skåne Antal seniorer, Män Antal seniorer, Kvinnor Antal Juniorer Ledtid (Snittet en golfspelare är medlem innan denne slutar) Totalt nöjdhetsindex (Kommunikation, aktiviteter, service & support) 6 % ( st) 57 % av antalet golfspelare ( st) 29 % av antalet golfspelare ( st) 14 % av antalet golfspelare ( st) 5 år 80 % 3

7 Organisation Arbetet med att tydliggöra Skånes Golfförbunds funktion, arbetssätt och kommunikation har lett till vissa organisationsförändringar. Nedan visas det nya organisationsschema som för framtiden kommer säkerställa vårt arbete. Den största skillnaden är sektionen Verksamhetsutveckling, vilket är ett nytillskott. Sektionen ligger rätt i tiden och kommer verka för distriktets utveckling. Vidare har vi skapat sektionen Senior där både representanter för dam och herr strålar samman. Därmed är sektionen Tävling borttagen. I tidigare år har sektionen Utbildning varit en gren för sig. Funktionen har varit att säkerställa behovet av interna och externa utbildningsinsatser, vilket numera varje sektion själv ansvarar för. Vi anser att varje sektion mer effektivt kan kommunicera sitt behov för utbildning. Skånes Golfförbunds två tjänstemän representerar och ansvarar för Kansli och Verksamhetsutveckling med ledning av Skånes Golfförbunds styrelse. Sektionernas arbetssätt För år 2016 och framöver kommer Skånes Golfförbunds sektioner operera utifrån ett nytt arbetssätt. I följande sidor kommer varje sektion presenteras med följande rubriker: funktion, nyckeltal, aktiviteter, tidsplan och prognoser. Metodiken är att utifrån nyckeltal och prognoser kunna utvärdera varje aktivitet, vilket i sin tur ska ge underlag för att ständigt veta om vi gör rätt eller för den delen vad som kan utvecklas. 4

8 Styrelsen Då Skåne är ett av Sveriges 21 golfdistriktsförbund är vår uppgift att leda utvecklingen i distriktet. Vi fattar beslut av motioner som inkommer, ekonomiska förfrågningar samt säkerställer att föra ut information om beslut och pågående projekt från central nivå. Kansli Kansliet är en mellanhand mellan Svenska Golfförbundet och distriktets klubbar. Kansliet har som huvudsaklig uppgift att koordinera distriktet kommunikation, aktiviteter samt agera som ett organ i support och serviceärenden gentemot Skånes golfklubbar. Vidare ska kansliets tjänsteman vara operativ genom GAF-träffar och övriga externa möten. 5

9 Sektioner Verksamhetsutveckling Funktion Sektionen verksamhetsutveckling ska säkerställa att Skånes Golfförbund följer verksamhetsplanen och ska på så sätt verka som en kompass i distriktet. Sektionen ansvarar således för arbetet att årligen leda processen att utvärdera och revidera verksamhetsplanen. Nyckeltal Följande nyckeltal använder sig sektionen av: Antalet golfspelare i distriktet, i syfte att följa upp prognoser och aktiviteter Net Promoter Score (NPS), mätning av nöjdhetsindex mot Skånes golfklubbar Employee Net Promoter Score (ENPS), mätning av nöjdhetsindex mot Skånes Golfförbunds medarbetare Aktiviteter Sektionens aktiviteter berör verksamhetsplanens helhet. Verksamhetsutvecklingen ska säkerställa att distriktsförbundet följer de beslut som tagits. Följande aktiviteter ligger därmed under sektionens ansvar: Årlig undersökning av NPS och ENPS Vår- och höstmöten för klubbordföranden och klubbchefer Utbildningsinsatser så som Junior Management (utveckling av juniorverksamheter) samt Revenue Management (intäktshantering) Nyhetsbrev kopplat till ovanstående aktiviteter Tidsplan 2016 Under 2016 är följande aktiviteter planerade: Vår- och höstträffar Marknadsundersökning, nöjdhetsindex NPS & ENPS Klubbesök i syfte att utvärdera Skånes golfklubbars behov 6

10 Prognoser Följande prognoser mäts och följs årligen upp: Prognos mot antalet golfspelare i Skåne Totalt nöjdhetsindex - totalt index av Skånes Golfförbunds kommunikation, service, support och aktiviteter. Prognos för år 2022 är 80% Senior Funktion Seniorsektionen ansvarar för seriespelet för damer och herrar i Skåne. Sektionen ska även verka för att öka tävlingsintresset inom distriktet. Vidare går intäkter från seniorernas seriespel oavkortat till juniorernas verksamhet. Nyckeltal Seniorsektionens nyckeltal är förankrat till distriktets herrar och damer. Med nedanstående nyckeltal kan sektionen följa utvecklingen för herrar respektive damer. Herrar 66 serier 388 lag spelare Damer 11 serier 164 lag spelare Aktiviteter Seniorsektionen ansvarar för följande aktiviteter: Seriespel för herrar och damer Herrar, SkISM (Skånes Individuella Seniormästerskap) och SkÖM (Skånes Öppna Seniormästerskap) Utbildningar för herrar och damer Vårmöte och kommittémöten samt undersökningar NPS & ENPS 7

11 Tidsplan 2016 Då sektionen är nybildad vilar arbetet att sammanstråla tidsplanen för 2016 under hösten 2015 samt våren 2016 i syfte att finna gemensamma utvecklingsmöjligheter. För stunden är beslut taget att utse en kontaktperson på varje golfklubb i Skåne. Prognoser Ett H22 lag ska sammanföras med H30. Samtidigt kommer det att bildas en serie för H80. Intresset för matchspel ökar, både hos damer och herrar, och därmed ligger det för framtiden ett förslag till att utöka med denna spelform. På damsidan arbetas på förslag att förändra seriespelet så det gynnar även klubbar med färre antal spelare. Skånes golfklubbar önskar generellt fler lag. Enligt prognos ska distriktet ombesörja att fler personer i Skåne börjar spela golf vilket då faller sig naturligt, med tiden, att utöka antalet lag i distriktet. 8

12 Junior/Elit Funktion Sektionen Junior/Elit ska tillgodose behoven för distriktets juniorer samt sörja för att upprätthålla en god spelarutveckling. Nyckeltal För sektionen är följande nyckeltal av vikt i arbetet att utveckla distriktets juniorverksamhet: Antal juniorer Nöjdhetsindex mot juniorverksamhet inom distriktet (NPS) Nöjdhetsindex mot medarbetare inom sektionen samt ideella (ENPS) Aktiviteter Nedan listas de aktiviteter som sektionen ansvarar för: Tävlingar Spelarutveckling och ledarutbildning Golftjej Skåne Klubbverksamhet Junior Management Sektionsmöten Undersökningar såsom NPS och ENPS Områden Junior/Elit består av 13 stycken områden med totalt 14 ansvariga personer, dessa områden är: Plus 18 touren Tysklandsmatchen Distriktsmatchen (Göteborg, Stockholm) Juniorserien Skåneligan Matchligan Skånetouren/Rookietouren, pojkar & flickor Lilla SM Miniligan Vintertouren Spelarutveckling Läger Golftjej Skåne 9

13 Tidsplan 2016 För 2016 väntar arbetet att bedriva utbildningar inom Junior Management, genomföra kvalitativa tävlingar och spelarutveckling samt genomföra undersökning mot deltagare och medarbetare, NPS och ENPS. Prognoser Då prognosen för år 2022 är satt till juniorer är arbetet igång med att se på utvecklingsförslag för att nå önskat resultat. Under 2016 förs diskussion med sektionen Verksamhetsutveckling i syfte att stärka arbetet. Domare/Regler Funktion Sektionen ansvarar för all verksamhet relaterad till domar- och regelfrågor. Nyckeltal I arbetet att säkerställa antalet domare i distriktet har sektionen följande nyckeltal: 160 dagar då domare dömer för tävlingar 75 inspektionsdagar för Skånes golfbanor 75 tävlingar Aktiviteter Nedanstående aktiviteter säkerställs under året: Utbildar domare & uppdaterar regler Domarprov för distriktet Erfarenhetsutbyte Fördelar domaruppdrag Genomför baninspektion inför tävling Assisterar med banmarkering Ansvariga mot att golfklubbar inför lokala regler Undersökning av nöjdhetsindex NPS och ENPS 10

14 Tidsplan 2016 För 2016 kommer information nå samtliga distriktets golfklubbar rörande lokala regler. Prognoser Statistiskt sett sjunker antalet personer som tävlar men behovet av domare kvarstår. Idag har distriktet 25 domare men enligt behov är ett önskat antal 40 stycken. Enligt prognos ska antalet golfspelare inom distriktet öka med åren vilket föranleder att behovet av domare säkerställs i förhållande till utveckling. Banvärdering Funktion Ska säkerställa kompetensen för banvärdering i distriktet genom kontinuerlig utbildning av banvärderare, kunniga i mätning och värdering, i sådan utsträckning att sektionen innehåller minst 10 stycken banvärderare varav minst två lagledare. Nyckeltal Sektionen ska förhålla sig till nedanstående: 2 lagledare med varsitt lag bestående av fyra lagmedlemmar, minst två damer Samtliga klubbar ska acceptera banvärdering Aktiviteter Vår- och höstmöt Kalibreringsmöte, SGF Banvärdering 11

15 Tidsplan 2016 För 2016 säkerställs det att samtliga golfbanor i distriktet är värderade enligt gällande USGAnormer, varvid ingen banvärdering tillåts bli äldre än tio år. Nya golfklubbar ska värderas efter fem år. Vidare ska sektionen se över kompetensen för banvärdering och erbjuda kontinuerlig utbildning av banvärderare och mätpersonal. Målsättning är att sektionen aldrig underskrider två lagledare med varsitt lag bestående av fyra lagmedlemmar, minst två damer. Prognoser Enligt prognos är det för framtiden av vikt att nå ut med uppdaterad och konkret information till klubbchefer, klubbordföranden och banchefer. 12

16 Miljö/Bana Funktion Sektionen ska utveckla och samordna distriktets arbete avseende ban- och miljöfrågor. Nyckeltal Fem ledamöter exklusive adjungerad SGF och SGA representanter. Aktiviteter Kurs i banskötsel, för förtroendemännens uppdrag. Tidsplan 2016 Utbildningar Steg 1,2 och 3 sker under vår och höst för förtroendevalda. Planering inför vårträffarna sker på mötet i december då representanter för SGF vet mer om sin detaljplanering inför våren. Motsvarande sker för mötet på hösten, som då planeras under våren. Banvandringar Åtta stycken Erfa-träffar sker med banpersonal under vår, sommar och höst. Planering av vårträffen sker i december. Planeringen av sommarträffarna, vilket innefattar sex lokala banvandringar, sker på sektionens vårmöte och motsvarande inför höstträffen som då planeras under sommaren. Prognoser Idag är 58 % av golfklubbarna diplomerade där målet är 80 % till år Det är även för framtiden av vikt att öka intresset för arbetet av miljöfrågor. Vid inbjudna träffar är målet att 50 % av golfklubbarna ska representeras. 13

17 Handigolf Funktion Sektionen ska verka för att utveckla och samordna golf för personer med funktionsnedsättning i alla avseenden enligt Riksidrottsförbundets och Svenska Golfförbundets riktlinjer. Vi vill att alla med funktionsnedsättning, som är intresserade, ska få uppleva golf. Nyckeltal Sektionens verktyg för att leda och följa utvecklingen inom distriktet är: Antalet golfklubbar som har handigolf Antalet spelare i distriktet Antalet tävlingar Handigolfansvariga Aktiviteter Följande aktiviteter konkretiserar sektionens arbetet inom distriktet: Arbeta för att fler klubbar blir verksamma inom handigolf Öka antalet klubbar med handigolfansvariga Utbilda klubbens pro samt handigolfansvariga och ge incitament för handigolf Generellt tydliggöra vad handigolf är samt vilka personer som är befogade att ingå Tidsplan 2016 Sektionen ska arbeta med att informera och tillgodose behoven för klubbar att starta upp en verksamhet inom handigolf, samt besöka golfklubbar som bedriver handigolf. Ett led i det är att ge klubbpro nödvändig information samt stöd för att bedriva träning med rätta medel. Prognoser För framtiden ser sektionen ljust på möjligheten att öka antalet klubbar med kontinuerlig verksamhet från idag åtta stycken till tolv. En effekt av att utbilda tränare leder till utökning av distriktstouren, idag finns fyra stycken med målsättning sex eller åtta stycken. I dagsläget finns 20 utövare, antalet ska för 2018 vara 40 stycken, år stycken. 14

18 Juridik Funktion Sektionen har som ansvar att assistera i de fall som klubbarna får upp i bestraffningsärenden, utifrån Svenska Golfförbundets riktlinjer. Nyckeltal Sektionen förhåller sig till antalet anmälningar som görs. Aktiviteter Tillsammans med domarsektionen bedriva aktivt informationsarbete av ärenden som inkommer, bör rapporteras och hur de ska behandlas. Tidsplan 2016 För 2016 väntar ett arbete att mer frekvent informera Skånes golfklubbar om sektionens funktion. Samtidigt är det föreslaget att ett antal föreläsningar ska genomföras i ämnet. Prognoser Med prognos om fler medlemmar i distriktet faller det sig naturligt att vänta fler fall att utreda. Under senaste åren har antalet anmälningar varit få vilket fått sektionen att undersöka anledningen. 15

19 16

20 Nyckeltal Tabellen visar Skånes Golfförbunds övriga nyckeltal som har direkt betydelse för distriktets utveckling. Prognosen för totalt kvalitetsindex; summan av kommunikation, aktiviteter, service och support med nuvarande siffra på 58 % skall till år 2022 redovisa 80 %. Totalt medarbetarindex (ENPS) är mätning vilket visar hur Skånes Golfförbunds medarbetare (tjänstemän, ideella) uppfattar sin roll samt stöttning. I dagsläget är ingen tidigare mätning gjord. Under 2016 inleds dessa mätningar, därav kan inga resultat redovisas. Antalet medlemmar mellan år kommer enligt prognos generera en budgeterad intäkt i förhållande till föreslagen ny summa för kronor per medlem. Alltså det varje golfklubb betalar per medlem till distriktet. Det finns stor efterfrågan på insatser sett till prognosen vilket berör kommande höjningar av avgiften Totalt kvalitets index 70 % 75 % 80 % 80 % 80 % 80 % 80 % Totalt medarbetarindex Medlemmar n/a (Ingen uppgift) n/a n/a n/a n/a n/a n/a Antal medlemmar Antal juniorer 0-12 år Antal juniorer år år n/a (Ingen uppgift) n/a n/a n/a n/a n/a n/a Antal juniorer Budgeterat Antal medlemmar år Kr per medlem 17 kr 20 kr 23 kr 25 kr 25 kr 25 kr 25 kr Summa

21 Kontaktuppgifter Adress Litorinavägen Löddeköpinge Telefon Sektionsansvarig Se hemsidan för sektionsansvarig alternativt kontaktperson Mail kansli@skanesgolfforbund.com Hemsida Övrigt Bankgiro: