53 Val av protokollsekreterare Volker Uschpilkat utsågs att föra dagens protokoll.

Transkript

1 Protokoll nr 5 fört vid Svenska Shetland Sheepdog klubbens andra konstituerande styrelsemöte 2017 Datum: Plats: Clarion Hotel Arlanda Airport kl Närvarande: Birgit Andersson (ordförande), Eva Olsson, Jeanette Book, Sandra Larsson, Sinnica Wahlinder, Sofie Sundberg, Ulla Sohlin (via telefonlinje), Birgitta Åhman (suppleant), Lotta Jidegren (suppleant). Till mötet adjungerades revisorerna Ann-Charlott Blid och Volker Uschpilkat. 52 Mötets öppnande Birgit Andersson hälsade de närvarande välkomna och förklarade att dagens möte syftar till att syna konsekvenserna av föregående konstituerande styrelsemöte den 10 mars, enär årsmötet valde att rösta ut tidigare kassör Christina Öjergren och vid konstitueringen reserverade sig ordföranden Birgit Andersson och vice ordförande Eva Olsson mot beslutet att välja ny kassör. Ordföranden presenterade vad klubbens mål och uppdrag är. Visade i detalj vilka arbetsuppgifter de olika uppdragen har. Vad har vi gjort de senaste tre åren i Sheltieklubben. Vart är vi på väg Styrelsen diskuterade utifrån detta hur bemanna de olika posterna och ansvarsområden. Styrelsens val var bl.a. att endera ta över alla f.d. kassörens arbetsuppgifter (kassör, medlemsregister, klubb- /webshop, utställningsansvarig, domarkonferensen 2017, design / layout klubbtidning) eller välja tidigare kassör som adjungerad och tillsätta en ny utställningsansvarig och på sikt sprida arbetsuppgifterna på fler händer. Bilaga 1 - mål / arbetsuppgifter. Bilaga 2- arbetsbeskrivning. 53 Val av protokollsekreterare Volker Uschpilkat utsågs att föra dagens protokoll. 54 Fastställande av dagordning Dagordningen godkändes och fastställdes. Bilaga Val av justeringsman Jeanette Book utsågs att justera dagens protokoll

2 56 Föregående protokoll Föregående protokoll nr lades till handlingarna. 57 Föregående 47 och 48 Beslutades att riva upp konstitueringen i 47 och därmed 48 och göras om enligt nedan. 58 Konstituering av styrelsen Ordförande: Birgit Andersson Vice ordförande: Eva Olsson Sekreterare: Ulla Sohlin Adjungerad kassör: Christina Öjergren Ledamot: Jeanette Book Ledamot: Sandra Larsson Ledamot: Sinnica Wahlinder Ledamot: Sofie Sundberg Suppleant 1: Birgitta Åhman Suppleant 2: Lotta Jidegren Punkten justerades omedelbart. 59 Firmateckning och teckningsrätt: Beslutades att: Birgit Andersson och Christina Öjergren tecknar var för sig eller i förening Svenska Shetland Sheepdog klubbens firma. Tävlingsplusgirokonto Plusgirokonto Sheltiefondens plusgirokonto Punkten justerades omedelbart 60 Kommittéer och ansvarsområden

3 Avelskommittén: Anna Uthorn (sammankallande), Birgit Andersson, Birgitta Åhman, Terese Holmquist. RAS revideras och skickas in till SKK för granskning. Utbildningsansvarig: Jeanette Book. Utställningsansvarig: Lotta Jidegren, Vandringspriser Marita Steens, Utländska domarkontakter Patricia Nord. Sammanställning utställningskritiker: Angelica Fäger, Ann-Britt Fredricson, Carola Verngren, Gerd Larsson, Ulla Bergh Persson, Medlemsregistret: Mervi Majala. Redaktion: Ulla Sohlin ansvarig, Pernilla Öjergren design & layout, Anna Knutsson, Jeanette Axenmo, Jeanette Book, Viktoria Rinkous, Birgitta Åhman artiklar i forskning, Mia Melakari ansvarsområde Agility, Mona Thorsén ansvarsområde Rallylydnad. SSSK:s hemsida / Webmaster: Sofie Sundberg, Anna-Kristina Palomäki resultatsidan. SSSK:s Facebooksida: Birgit Andersson, Sofie Sundberg, Ulla Sohlin. Valphänvisning, Unghundar /vuxna shelties till salu och parade tikar: Eva Olsson. Kontaktmannaansvarig: Eva Olsson. Arkiv: Madeleine lund Handbokskommittén: LiseLotte Norrblom (sammankallande), Angelica Fäger, Birgitta Åhman (styrelsens kontaktperson), Linda Ivarsson, Lovisa Orleifson, Piia Gustvall. Kontaktperson för uppfödare / Gåvomedlemskap: Mervi Majala. Arbetande sheltie: Anna-Kristina Palomäki. Kontaktperson för Sveriges Hundungdom: Sofie Sundberg och Mervi Majala Utveckling av ungdomsverksamhet: Sofie Sundberg Domarkonferensen 2017: Birgit Andersson sammankallande för alla klubbar. Christina Öjergren kassör för alla klubbar. 50-års-jubileum: Sinnica Wahlinder

4 Planering inför Avelskonferensen februari 2018: Birgitta Åhman. Årets Utmärkelser: Sandra Larsson och Sinnica Wahlinder. Arbetande hundar: Sandra Larsson. 61 Deltagare till KF Beslutades att välja Birgit Andersson och Sinnica Wahlinder. 62 Övriga frågor - 4 brev har inkommit till styrelsen som en reaktion på årsmötets val av ny styrelse. Ulla Sohlin meddelade att vi har bekräftat mottagandet av breven alltefter de har inkommit. Beslutades att meddela brevskrivarna att styrelsen kan ej gå i svaromål, då styrelsen är underordnad årsmötets beslut. 63 Nästa möte Telefonmöte söndag 2 april klockan angående SKKs organisationsutredning. Ordinarie telefonstyrelsemöte tisdag 25 april klockan Mötets avslutande Birgit Andersson tackade de närvarande för deras engagemang och visat intresse och att även om vi inte tycker lika så står vi ändock enade och såg fram emot ett mycket bra och lovande arbete tillsammans och förklarade därmed mötet för avslutat. Vid protokollet: Volker Uschpilkat Justeras:

5 Birgit Andersson Jeanette Book

6 Bilaga 1. Välkommen! Till dagens styrelsemöte Clarion Hotel Upplands Väsby. SSSK är en specialklubb som ska verka för rasen. SKK har delegerat avelsansvaret till SSSK. Svenska Kennelklubben SKK Hundägarnas Riksorganisation är det centrala organet för de idéella föreningar som ingår i SKK. Dessa föreningar benämnda medlemsorganisationer är länsklubbar, specialklubbar, genom särskilt tecknade avtal anslutna rasklubbar och ungdomsklubb. Svenska Shetland Sheepdog Klubben ingår som specialklubb i SKK och skall såsom sådan arbeta för SKK s och medlemsorganisationernas gemensamma mål med den i specialklubben ingående rasen och uppgifterna. 1 Mål För Svenska Shetland Sheepdog Klubben, nedan benämnd klubben, gäller det för SKKs medlemsorganisationer gemensamma målet att kontinuerligt skapa goda förutsättningar för hunden, hundägaren och hundägandet genom - att väcka intresse för och främja avel av mentalt och fysiskt sunda, bruksmässigt, och exteriört fullgoda hundar. - att bevara och utveckla rasens specifika egenskaper och verka för utveckling av praktiskt bruk av denna ras. - att informera och sprida kunskap om hundens beteende, dess fostran, utbildning och vård. - att bevaka och arbeta med frågor som har ett allmänt intresse för hundägaren och hundägandet. - att skapa och vidmakthålla goda relationer mellan omvärlden och hundägaren och hundägandet. Vad har vi gjort de senaste tre åren? Utvecklat en redaktion- Sheltiebladet är till för alla Medlemsantalet är stort. På 2 år har medlemsantalet ökat med ca 900 medlemmar (Ca 2250 medlemmar) Medlemsvärvningen görs främst av medlemsansvarig och kassör kontinuerligt som samarbetar. Klubbshop utvecklas och försäljningen är god. (Försäljning vid utställningar är mellan kronor) Medlemsträffar runt om i landet Uppfödar/Avelsträffar

7 Distrikten förändrades. Kontaktområden upprättades. Hälsoprogrammet är avvecklat Utgivning av en handbok 2011 och en ny handbok påbörjades 2016 (2015) som förväntas gå i tryck under hösten 2017 RAS kompendiet är utarbetat och kommer lämnas till tryck våren 2017 Vart är vi på väg? Planering av Domarkonferens pågår Planering av Avelskonferens pågår 50 års jubileum En helg med Sheltie aktiviteter i Västerås RAS revideras Handbok 2015 är färdigtryckt och klar för försäljning till senare delen av hösten 2017 Arbetsuppgifter Hemsidan, Utveckling av ungdomsverksamheten Ansvarig Sofie Sundberg Utbildningansvarig, behjälplig i redaktionen Ansvarig; Jeanette Book Kontaktmannaansvarig Ansvarig Eva Ohlsson Sekreterare, Redaktionsansvarig Ansvarig; Ulla Sohlin Årets Utmärkelser, Arbetande hundar Ansvarig; Sandra Larsson Jubileumsansvarig, Årets utmärkelser, Handboken Ansvarig; Sinnica Wahlinder Planering inför Avelskonferens i februari 2018, Artiklar forskning SB, Handboken

8 Ansvarig; Birgitta Åhman Utställningsansvarig Ansvarig; Lotta Jidegren

9 Bilaga 2. ARBETSBESKRIVNING FÖR ORDFÖRANDE Föra klubbens talan inom och utom Sveriges gränser. Ha ett övergripande ansvar för klubbens utveckling och att det fattas välgrundade och demokratiska beslut. Stimulera till arbete i enlighet med klubbens stadgar och RAS. Tillsammans med kassören teckna organisationens firma. Med sekreterarens hjälp kalla till, upprätta dagordning och leda klubbstyrelsens möten. I samråd med vice ordförande, sekreterare och kassör delta i AU-beslut samt hålla dessa väl informerade. Samordna och fördela arbetet i klubbstyrelsen samt fortlöpande hålla kontakt med samtliga styrelseledamöter och vara väl insatt i deras arbete. Tillsammans med övriga i klubbstyrelsen skriva verksamhetsberättelse och förslag till verksamhetsplan. Ansvara för budgetarbetet tillsammans med kassören. Initiera samverkan med övriga klubbar och övriga hundorganisationer. Ha regelbunden kontakt med kontaktpersonerna och hålla dessa uppdaterade i viktiga klubbfrågor. Formulera och underteckna avtal med klubbens samarbetspartners samt ansvara för att avtalen följs i verksamheten. Vidtala sekreterare till årsmötet. Skriva ledare till varje nummer av Sheltiebladet, samt vara ansvarig utgivare. Ordförande är informationsansvarig. ARBETSBESKRIVNING FÖR INFORMATIONSANSVARIG I styrelsen föredra frågor om information och PR samt vid behov knyta till sig lämplig kompetens. Kontinuerligt innan varje manusstopp skriva till Sheltiebladet informationsspalt, samt även regelbundet till redaktionskommittén föreslå intressanta artiklar. Tillse att hemsidan och facebooksida hålls uppdaterad på området information, samt ansvara för att hemsidan uppdateras med information som tillhandahålls från övriga ansvarsområden. Ansvara för klubbens övergripande information och kommunikation, samt eftersträva att klubbens informationspolicy och grafiska profil efterlevs centralt, av klubbens kontakpersoner och medlemmar. Vid behov uppdatera klubbens informationspolicy och grafiska profil. Vara klubbstyrelsens kontaktperson. Ansvara för klubbens övergripande marknadsföring samt produktion av broschyrmaterial. Kontinuerligt informera och sprida kunskap om vår ras och klubbens verksamhet.

10 ORDFÖRANDENS ROLL/VICE ORDFÖRANDES ROLL Ordföranden är arbetsledare för styrelsen och företräder oftast styrelsen även utåt. Ordföranden måste delegera uppgifter och ansvar så att alla förtroendevalda görs delaktiga i styrelsearbetet. Det är viktigt med en arbetsfördelning inom styrelsen, där även andra ledamöter än ordförande, kassör, sekreterare kan få konkreta uppdrag. Det är lämpligt att styrelsen redan på ett tidigt stadium lägger fast rutiner för ledamöternas möjlighet att agera talesmän för föreningen. Det här handlar om att styrelsen värnar om sin gemensamma integritet och sammanhållning. Det är också viktigt att man kommer överens om vilket mandat enskilda ledamöter har. Lojalitet med fattade beslut. Att olika åsikter bryts mot varandra är ett naturligt inslag i styrelsearbetet och ofta en förutsättning för kloka beslut. Självklart har man alltid rätt att hävda sin uppfattning, men när ett beslut väl är fattat, är det ett krav att samtliga ledamöter solidariskt sluter upp bakom detta. Vice ordförande ersätter ordinarie ordförande vid dess frånvaro. ARBETSBESKRIVNING FÖR SSSK S SEKRETERARE Ta emot/vidarebefordra/arkivera inkommande och utgående post/ . Föra postlista. Besvara post i enlighet med styrelsens beslut. Föra protokoll vid styrelsemöten. Arkivera protokoll. Årsrapport till SKK: Medlemsstatistik (efter rapport från medlemsansvarig) Skicka sekretessavtal/policyavtal till nya styrelsemedlemmar och nya kontaktpersoner. Arkivera efter mottagande. Handhavande av aktuella mailadresser (styrelse, kommittéer samt kontaktpersoner) samt ta bort de som ej längre ska finnas med på hemsidan med SSSK-adresser.

11 Innan årsmötet. Upprätta Verksamhetsberättelse Tillsammans med styrelsen se till att Årsmöteshandlingarna blir kompletta - Dagordning - Verksamhetsberättelse - Verksamhetsplan AK s verksamhetsplan - Budget - Ekonomisk berättelse - Motioner - Årets utmärkelser - Valberedningens förslag. Deltagarförteckning till årsmötet. Efter årsmötet Till SKK: Rapportera styrelsesammansättning (namn, uppdrag i styrelsen)

12 KASSÖR Kassören ansvarar för och har hand om medlemsregistret. (sid 73 boken Föreningsteknik) samt Klubbshop. Dagligen Meddela till respektive ansvarsområde inkomna betalningar (inbetalningar kan komma flera gånger/dag): Medlemsregistret. Valphänvisning, unghundar/vuxna till salu, parade tikar. Utställningsansvarig Klubbshop. Veckovis Meddela medlemsregistret att inbetalning inkommit från nya medlemmar för att dessa ska få Sheltiebladet. Månadsvis (så går det till idag) Söka varor till klubbshop. Beställa från utlandet eller Sverige. Betala samt förhandla om priser. Sätta utförsäljningspriser på varor. Skicka bild på artikel samt försäljningspris till hemsidesansvarig för att artiklarna ska läggas ut på hemsidan. Inventera lager kontinuerligt under året. Var tredje månad Kontakta tryckeriet meddela upplaga samt omfattning innan tidningen ska skickas till tryck. Skicka adressetiketter som medlemsregistret skickar för utskick av tidningen. Bortplockning från listan på dem som inte ska ha Sheltiebladet. Skicka postens faktureringsunderlag till tryckeriet när de begär innan utskick. Meddela mottagare av överexemplar Sheltiebladet för förvaring. Skicka ut Sheltiebladet till dem som ska ha det via . Meddela redaktionsansvarig att alla annonser är betalda innan tidningen går i tryck eftersom obetalda annonser inte publiceras. Sammanställa gåvomedlemskap och nya medlemmar till Sheltiebladet. En gång per år Momsdeklaration (här måste det under hela året kontrolleras så att vi uppfyller kravet för VAT-nummer med utlandsinköpen). Självdeklaration. Skriva ut kontrolluppgifter till Skatteverket. Bokslut, Balans-och resultatrapport till årsmöteshandlingarna. EORI-nummer.

13 Upprätta och göra budget för kommande år till årsmötet. Medlemsavgifterna för eventuellt fastställande av nya medlemsavgifter. Sheltiefonden till årsmötet. Kontakt med revisorerna inför årsmötet. Skicka bokföringen för revision till dem. Besvara eventuella frågor från revisorerna. Lagerinventering. Under hela året Göra utbetalningar till dem som haft omkostnader för diverse inköp (klubbshop, sekreterare, kontaktpersoner, ordförande med fler). Betala inkommande fakturor. Löpande bokföring samt utskrift av kontoutdrag från PG konton. Upprätta balans-och resultat rapport inför styrelsemötena. Meddela kontaktpersoner som har aktiviteter som ska betalas, vilka deltagare som betalt och hur mycket. Ha kontakt med och ordna sponsorer samt skriva avtal med dem. Skicka fakturor till kommersiella annonsörer samt kontrollera att dessa blir betalda innan Sheltiebladet går i tryck. Uppfödarannonser ska betalas i förskott (kassör och redaktör för tidningen samarbetar). Inventering klubbshop för överensstämmande sålda och kvarvarande varor. Kontinuerlig kontakt med tryckerier för offertförfrågningar: exempelvis Sheltiebladet, handbok, kompendium och foldrar. Kontakt via telefon och med medlemmar som ej betalt medlemsavgift. Ta emot från kontaktpersonerna de listor som inkommer för att skicka in till Studiefrämjandet. Kontrollera medlemskap. Kontinuerlig kontakt med revisorerna. Boka konferenslokaler, måltider, ev. hotellrumsbokningar.

14 Medlemsregistret (ingår i kassörens uppdrag) Registrera nya medlemmar. Skicka välkomstbrev. Besvara alla uppfödare som gett gåvomedlemskap att betalningen inkommit. Välkomstbrev och senaste SB skickas ut till de nya medlemmarna. Kontrollera att adresserna är korrekta och går till mottagarna. Om inte måste de kontaktas per telefon för rätt . Färdigställa postens faktureringsunderlag färdigt ifyllt med vikt/sheltieblad, antal, vikt total samt vad det avser för att kunna göra utskicket som måste lämnas in på en postterminal. Skicka ut fakturor via varje månad mellan den 25:e och 28:e. Gå igenom alla fakturor innan de skickas ut så att de är korrekta med summa, t.ex. familjemedlemmar. Skicka mail en månad innan gåvomedlemskapet upphör och erbjud fortsatt medlemskap. Vissa fakturor ska skickas med post och de måste skickas samma dag de övriga fakturorna skickas. Medlemmar utomlands ska ha faktura på annat språk. Skicka ut påminnelser varje månad. Avregistrera medlemmar som meddelat avgång eller ej betalt. Skicka ut medlemslistan till sekreteraren och ordförande varje månad (obs. endast dessa har tillgång till medlemslistan). Gå igenom SHU-listan varje månad, lägg till nya och ta bort de som ej är med och förlänga alla gamla medlemmar. SHU-medlemskapet gäller endast en månad i taget. Alla borttagna SHU-medlemmar kontaktas och erbjuds medlemskap i SSSK. Kontunerlig kontakt med SKK varje månad om SHU-medlemmar. Kontroll på hemsidan angående uppfödarlistan, så att den är aktuell. Eventuella ändringar i listan, som begärs av uppfödare meddelas omgående webmaster. Registrera betalda medlemsavgifter. Nya medlemmar ska registreras. Välkomstbrev och senast utgivna Sheltiebladet skickas. Kontrollera att adresserna är korrekta, om inte måste de nya medlemmarna kontaktas per telefon. Gå igenom Plusgirot regelbundet och jämför adresser mot medlemsregistret. Utfärda medlemsintyg vid behov. Lägga in kennelnamn på nya uppfödare i rasen i medlemsregistret (vid fler än en uppfödare måste båda vara medlemmar för att få stå uppsatta på hemsidan) Skapa etikettfil till Sheltiebladet. Ta bort dem som inte önskar få SB. Familjemedlemmar erhåller inte SB. Domare samt övriga som Sheltiebladet får via mail tas bort från listan. Besvara alla mail t.ex. meddelande om adressändring, ändrad adress osv. Skicka ut mail till medlemmarna, när det är träffar på närmaste kontaktområde. Skicka mail till alla nya sheltieägare som registrerat sig hos SKK och som ej erhållit gåvomedlemskap. Listor kommer från SKK 1-2/ggr per vecka. Kontrollera innan utskick att de inte redan är medlemmar. Kontrollera prov/tävlingssidan kontinuerligt så att det inte finns icke-medlemmar uppsatta och meddela ansvarig för prov/tävlingssidan när borttag ska göras. Årsrapportering av medlemsstatistik till sekreteraren.

15 Vid byte av medlemsansvarig måste samtliga ca medlemsavtal ändras med korrekt namn och adress. Vad som gäller är att alla avtal måste öppnas och manuellt skriva in nya uppgifter för den som är medlemsansvarig) I annat fall kommer fel uppgifter på fakturorna som skickas ut. Ett mycket tidskrävande arbete, som måste göras omedelbart vid tillträde. Inför årsmötet: En dagaktuell medlemslista måste föreligga, där årsmötesdagens medlemsavgifter är bokförda. En lista över obetalda, ej bortplockade från medlemslistan måste finnas på plats vid årsmötet. Nummerlappar att delas ut vid insläpp till årsmötet. Röstlappar ska finnas. Ej rösträtt under 16 år kontrollera. Icke medlemmar får närvara, men ej rösta, måste meddelas årsmötessekreteraren. Kontrollera antalet anmälda deltagare mot medlemslistan. Sitta vid insläpp till årsmötet och bocka av deltagarlistan samt lägga till namn på medlemmar som inte anmält deltagande i förväg.

16 Klubbshop, ingår i kassörens uppdrag Hämta ut nya försäljningsartiklar som beställts. Förvaring av artiklar ska ske inomhus så att inga varor blir förstörda. Upptar kvm. Kontrollräkna det som inkommer så att det överensstämmer med beställningen. Prismärka samtliga artiklar. Lägga in i lagerlistan. Besvara mail (kan komma mail per/vecka) på beställningar samt frågor från medlemmar angående artiklar. Ska göras omgående eftersom vi fått mycket positiv feedback för att vi svarar och levererar varor snabbt. Paketera och väga paket som beställts för att kunna meddela pris inklusive frakt & emballage. Man måste även kontrollera vilken fraktsätt som ska brukas (Posten, Schenker, bussgods eller DHL) för att det ska bli det billigaste fraktsättet. Så snart betalning inkommit (samma dag) ska paketet lämnas in och skickas. Uppdatera lagersaldot efter leveranser. Inköp av förpackningsmaterial för leverans (artiklarna måste vara paketerade när de vägs innan man lämnar prisuppgift till kunden). Därför måste man även hålla ett lager av kartonger, påsar, wellpapp, bubbelplast m.m. Närvara vid samtliga av SSSK anordnade utställningar runt om i Sverige. Kassören och utställningsansvarig samåker och delar hotellrum. Packa inför varje utställning så att alla artiklar finns med och är packade så att de inte går sönder, samt göra en lista med det totala antalet artiklar. Artiklarna som ska medföras kräver ett stort lastutrymme. Vara på plats i god tid innan utställningen för att packa upp och förbereda innan utställningen börjar. Ordna bord på plats. Hålla i försäljningen under hela dagen tillsammans med utställningsansvarig. Föra in i lista de artiklar man säljer allt eftersom. När dagen är slut packa ihop och städa undan bord, kartonger och skräp. Vid hemkomst uppsortering samt kontrollräkning att lagersaldo stämmer. Kontroll att försäljning stämmer med de inbetalningar som är gjorda. I god tid beställa nya artiklar. Meddela webmaster att ta bort slutsålda artiklar från hemsidan. UTSTÄLLNINGSANSVARIG Måste ha den CUA-utbildning som krävs av SKK för att i klubbens regi få söka och anordna utställning. Gå kontinuerligt på seminarium och kurser för att hålla utbildningen aktuella. Till varje nummer av Sheltiebladet skriva utställningskommitténs rader. Före utställningarna Ansöka om utställningar. Ta emot anmälningar till utställningarna. Boka lokal/plan samt skriva kontrakt. Ansvara för att dessa utställningar sköts och genomförs enligt SKK;s regelverk. Samarbeta med länsklubbar som vi har gemensamma utställningar med. Skriva kontrakt med länsklubbarna.

17 Skicka annonser till hemsida och Sheltiebladet om utställningarna. Ge förslag och bjuda in domare, sköta löpande kontakter med dessa. Bekräftelser och kontrakt måste skötas noga. Ordna boende och resor för domarna. Ordna någon som kan ta emot domarna. Äta domarmiddag och gå igenom de regler som gäller för det svenska utställningssystemet. Kontakta lämpliga ringsekreterare och kontraktera dem. Ordna kommissarie och minst 2 personer till bestyrelsen. (Den tredje personen i bestyrelsen är de utställningsansvarige). Informera dessa om vad som gäller på våra utställningar. Kontrollera medlemskap för dem som anmält. Flera ägare kräver medlemskap för båda.(eftersom endast ett fåtal personer ordförande, sekreterare, kassör/medlemsansvarig har medlemslista, måste en lista på de personer som anmält skickas till kassör/medlemsansvarig för kontroll). Besvara varje anmälan som inkommer och meddela hur mycket de ska betala in. Ta bort de anmälningar som ej är inbetalda i tid eller inkommit efter anmälningstidens utgång. Tanka ner hundar från SKK s databas till katalogprogrammet. Skicka ut PM till utställare, ringsekreterare, domare och hemsida. Göra katalog. Beställa rosetter. Se till att dessa skickas till de i närområde som kan motta dem. Beställa priser. Skriva ut signeringslista vandringspriser. Gå igenom och packa ringsekreterarlådor inför varje utställning. Ha kontakt med fodersponsor för utskick till de personer som mottar foder. Skriva nummerlappar. Kuvertera nummerlappar och kataloger. Göra resultatlista till respektive ring. Göra kritiklappar till respektive ring. Ordna fotograf till utställningarna. Under utställningarna Hålla i utställningen. Se till att transport på morgonen mellan utställning och hotell för domarna fungerar. Se till att transport för domarna vid hemresa fungerar. Finnas i sekretariatet och dela ut kuvert samt rätta till eventuella fel. Vara bestyrelse eller kommissarie på plats samt certifierad utställningsansvarig. Kontroll av att utställningen genomförs enligt gällande utställningsbestämmelser. Hjälpa till med klubbshop under dagen. Svara på frågor av ringsekreterare och utställare under hela dagen. Ordna fikakorgar till ringarna. Slå ringar på morgonen. Sätta upp tält på utomhusutställningar i ringarna. Bord och stolar på plats med ringsekreterarlåda i varje ring. Namnskylt ska sättas upp. Trimbord till varje ring.

18 De rosetter som delas ut i ringarna ska hängas upp på kompostgaller. Foderpåsar till respektive ring ska fördelas. Utbetalning på plats av arvode, resor m.m. domare och ringsekreterare samt eventuellt andra kostnader. Plocka ihop efter utställningen tält, trimbord, bord, stolar, ta bort ringband m.m. Grovstädning av lokal/utomhusområde. Efter utställningarna Skicka kritiker för kritikskrivning. Utse medhjälpare som skriver kritikerna, som sedan lämnas till webmaster. Sortera upp från ringsekreterarlådorna. Resultatinrapportering till SKK Hunddata. Meddela till den som är domaransvarig att vi måste få in till Sheltiebladet domarkommentarer så snart som möjligt. Skicka till Sheltiebladet lista placerade hundar från utställningen. Meddela dem som placerat sig, att foto på hunden ska sändas in till Sheltiebladet. Under året hålla i poängberäkningen av Årets hundar. Skicka in till hemsidan så snart ny beräkning är gjord. Detta måste göras efter varje genomförd utställning. Vid årets slut skicka in kompletta listor Årets sheltie. Årets BIM-sheltie, Årets veteran. Årets BIM-veteran, Årets uppfödare, Årets avelstik, Årets avelshane till Sheltiebladet, hemsidan och styrelsen för fastställande av detta. Övrigt som utställningsansvarig Inofficiella utställningar Ta emot anmälningar och göra katalog för inofficiella utställningar/tävlingar som anordnas av klubben. Kontrollera medlemskap för dem som anmält med kassör/medlemsregister. Flera ägare kräver medlemskap för båda.

19 REDAKTIONSANSVARIG FÖR SHELTIEBLADET Detta innebär att sammanställa allt material till redaktören. Samtliga nummer av SB innehåller reportage från klubbens utställningar. Här gäller att samla in bilder och presentera vinnarna och placerade i samtliga klasser. Sammantaget kan sägas att allt arbete med SB är mycket tidskrävande. Att tidpunkt för manusstopp ofta inte respekteras gör att slutarbetet blir intensivt. Till SB nr 1: Förutom att sammanställa allt material som inkommer från redaktionsmedlemmarna och ordna i separata mappar. Kontakt med AK krävs, eftersom artiklar som handlar om avel och hälsa, måste godkännas innan publicering. Sammanställa reportaget Årets hundar efter rapport från utställningsansvarig. Sammanställa reportage Trippeldiplom-mottagare, efter rapport från ansvarig. En mapp för varje Årets hund med hundens uppgifter (Word-dokument) samt bild som är tillräckligt hög upplösning för publicering. För Trippeldiplom-mottagarna, se till att bild och presentation i word-dokument för varje hund läggs i separata mappar. För Championgalleriet, efter rapport från utställningsansvarig: Samtliga hundar som under året blivit champions eller erövrat ny championtitel ska presenteras. Samma procedur för Årets hundar. Till SB nr 2 och 3: Sammanställa allt material som inkommer från redaktionsmedlemmarna. Varje artikel läggs i egen mapp, tillsammans med bilder om sådana finns. Till SB nr 4: Förutom insamlande av kommersiella annonser, ska även redaktionsmedlemmarnas material sammanställas. I SB nr 4 finns de flesta av medlemmarnas annonser. Ordna och sammanställa dessa. Arbetet tar mycket tid, eftersom annonsförslag inte alltid godtas av annonsören och ärendet tar lång tid innan slutligt annonsförslag är godtaget. WEBMASTER FÖR SSSK S HEMSIDA En hemsida måste hållas aktuell, vilket innebär att uppdateringar ska ske snabbt. Särskilt gäller det annonser till valphänvisning, som är en service till våra medlemmar. Här är det viktigt att kassören är alert och meddelar omgående, när inbetalning inkommit. Först därefter läggs annonsen ut på valplistan. Utställningskritiker publiceras på hemsidan. Dessa måste redigeras sedan de inkommit från dem som sammanställt dem. Uppfödarlistan ska hållas aktuell med nya uppfödare som önskar finnas på listan. Viktigt också att kassören, som är medlemsansvarig, meddelar vilka, som pga. utebliven medlemsavgift, ska plockas bort från listan. Övrig information, bl.a. från SSSK s avelskommitté ska snabbt publiceras. Inbjudningar till klubbens utställningar ska hållas aktuella. PM till utställningarna måste publiceras så snart de inkommer från utställningsansvarig.

20 Hålla Klubbshoppens sida aktuell. Uppdatering av poängställning Årets efter varje rapport från utställningsansvarig. Vid årsslut sammanställning Årets hundar. ARBETSBESKRIVNING FÖR SSSK S UTBILDNINGSANSVARIGE Att vidarebefordra SKK s kursutbud och inbjudningar till de styrelseledamöter som kurserna är vänder sig till med uppmaning att delta, då möjlighet finns. Att bistå med anmälning av deltagande om så krävs. Under klubbstyrelsens möten föredra utbildningsfrågor. Utarbeta förslag till utbildningsinsatser och konferenser tillsammans med ansvariga ledamöter. I samarbete med ansvariga ledamöter i klubbstyrelsen föreslå utbildningsplaner och kursmaterial för klubbens olika utbildningar, för klubbstyrelsen att fatta beslut om. Samarbeta med övriga klubbar vid genomförande av utbildningar när möjlighet finns. Utbildningsansvarig skall även stödja klubbens arbete genom att: Ta reda på gemensamma behov av utbildning, samt fånga upp intresse för att utbilda nya funktionärer inom olika områden. Stödja kursledare/cirkelledare med kursmaterial. Vara bollplank. ARBETSBESKRIVNING VALPHÄNVISNING, UNGHUNDAR/VUXNA TILL SALU, PARADE TIKAR Ta emot online formulär för respektive hänvisning, samt kontrollera att hänvisningskraven uppfylls. Om kraven inte uppfylls, meddela omgående att resp. hänvisning inte medges Föra lista med datum för införande av annons, datum för upphörande samt notera att betalning är i ordning. Så snart kassören meddelat inkommen betalning, lämnas annonsmanus till webmaster, som har att omedelbart uppdatera hemsidan. Viktigt med kontinuerlig kontakt mellan valphhänvisare och kassör. Uppfödarna har rätt att snabbt få sina annonser publicerade. 8 veckor för nya annonser och 4 veckor för förlängning av annonser. Annons Parade tikar tas bort 7 dagar efter datum för beräknad valpning. Bortplockning av annons ska ske omedelbart annonsören meddelat valparna är sålda. Hålla kontinuerlig kontroll på annonserna mot annonsinförande datum så att annonser borttages vid rätt tidpunkt. ARBETSBESKRIVNING KONTAKTPERSONSANSVARIG Som kontaktpersonansvarig har man en god kontakt med kontaktpersonerna runt om i landet. Målet är att ha personer utspridda över hela landet så att medlemmar i SSSK får den hjälp och stöd de behöver. Att träffa andra tillsammans med sin hund gör så att man får tips och idéer med skötsel och olika aktiviteter. Oftast är det medlemsansvarig som har den första kontakten och föreslår detta till kontaktansvarig som hör av sig till medlemmen och frågar om han/hon skulle vara intresserad för uppdraget. Ta emot och utvärdera inkomna förslag på nya kontaktpersoner. Arbeta för att hitta nya kontaktpersoner i de områden som saknar kontaktperson. Skicka ut policydokument och sekretessavtal till nya kontaktpersoner. (Information till kontaktpersoner, lathund för kontaktpersoner, policy för att arrangera en inofficiell utställning samt sekretessavtal till medlemmen och ber han/hon läsa

21 igenom detta. Sekretessavtal skickas sedan till av kontaktpersonen. Telefonkontakt för genomgång av policy med nya kontaktpersoner. Meddela styrelse, webmaster samt redaktion om kontaktpersoner som är nya. Ansvara så de skickar in presentation till Sheltiebladet samt att rätta adressuppgifter inkommer till webmaster och redaktion. Ordna så att sekreteraren gör en ny sssk.org-adress för nya kontaktpersoner. Meddela styrelse, webmaster samt redaktion om kontaktpersoner som slutar så att dessa kan tas bort. Se till så att webmaster tar bort sssk-adress för kontaktpersoner som slutar. Ansvara för Facebook sidan för kontaktpersonerna. Kontaktansvarig har tillsammans med alla kontaktpersoner en hemlig grupp på facebook där alla kan komma med tips och idéer eller bara ställa en fråga. Hålla kontaktpersonernas Facebook sida levande. Skriva in påminnelse i god tid innan manusstopp till Sheltiebladet, så att alla kontaktpersoner skickar in från träffar som varit samt skickar in om kommande träffar till Sheltiebladet och hemsidan. Vara kontaktpersonerna behjälplig under året med råd och stöd. Om det är tyst i ett område tar kontaktansvarige kontakt med kontaktpersonen och frågar hur det är. Ha 1-2 telefonmöten/år där samtliga kontaktpersoner är med på mötet. Det är viktigt att visa dem uppskattning och ge dem beröm för det arbete de gör. Kontaktpersonerna är SSSK,s ansikte utåt och det är viktigt att de vet det så att inte otydligheter förekommer. ANSVARIG FÖR ÅRETS- UTMÄRKELSER Årets Agilitysheltie Extra Small, Small, Medium, Large, Extra Large (minst 3 sökande i varje enskild storleksklass) Ta emot och besvara de ansökningar som inkommer. Se till att få korrekta adressuppgifter för utskicket. Kontrollera medlemskap på hundens registrerade ägare med kassör. Gå igenom att tävlingar överensstämmer med ansökan. Meddela att ägarna att högupplöst foto av Vinnaren i respektive klass ska skickas till Sheltiebladet omgående. Ett foto ska även skickas till resultatsidan med hundens registrerade namn, registrerade titlar, registreringsnummer samt registrerad ägare (finns det delägare ska båda vara medlemmar i SSSK) Skicka lista på vinnarna Årets agilitysheltie Extra Small, Small, Medium, Large, Extra Large till styrelsen för fastställande.(senast 10 dagar efter ansökningstidens utgång) Registrerade namn, registrerade titlar, registreringsnummer samt registrerad ägare ska finnas med i listan. Skicka lista till redaktionen så att de 5 bästa ur varje klass kommer med i Sheltiebladet. Detta ska finnas med på de bästa 5 hundarna i varje klass registrerade namn, registrerade titlar, registreringsnummer,registrerad ägare (finns det delägare ska båda vara medlemmar i SSSK)placering samt poäng. (senast 10 dagar efter ansökningstidens utgång) Skicka färdiga listor med Vinnarna med samtliga uppgifter på hundarna samt adresslista till ordförande för underskrift och utskick. Årets Rallylydnadssheltie (minst 3 deltagare)

22 Ta emot och besvara de ansökningar som inkommer. Se till att få korrekta adressuppgifter för utskicket. Kontrollera medlemskap på hundens registrerade ägare med kassör. Gå igenom att tävlingar överensstämmer med ansökan. Räkna ihop poängen. Meddela att högupplöst foto av Vinnaren ska skickas till Sheltiebladet omgående. Ett foto ska även skickas till resultatsidan med hundens registrerade namn, registrerade titlar, registreringsnummer samt registrerad ägare (finns det delägare ska båda vara medlemmar i SSSK) Skicka vinnaren Årets rallylydnadssheltie till styrelsen för fastställande.(senast 10 dagar efter ansökningstidens utgång) Registrerade namn, registrerade titlar, registreringsnummer samt registrerad ägare ska finnas med i listan. Skicka lista till redaktionen så att de 5 bästa kommer med i Sheltiebladet (ej foto mer än på vinnaren). Detta ska finnas med på de bästa 5 hundarna i varje klass registrerade namn, registrerade titlar, registreringsnummer,registrerad ägare (finns det delägare ska båda vara medlemmar i SSSK) placering poäng, samt föräldrarnas namn och eventuella titlar. (senast 10 dagar efter ansökningstidens utgång) Skicka Årets rallylydnadssheltie med samtliga uppgifter på hunden samt adresslista till ordförande för underskrift och utskick. Årets Lydnadssheltie (minst 3 deltagare) Ta emot och besvara de ansökningar som inkommer. Se till att få korrekta adressuppgifter för utskicket. Kontrollera medlemskap på hundens registrerade ägare med kassör. Gå igenom att tävlingar överensstämmer med ansökan. Räkna ihop poängen. Meddela att högupplöst foto av Vinnaren ska skickas till Sheltiebladet omgående. Ett foto ska även skickas till resultatsidan med hundens registrerade namn, registrerade titlar, registreringsnummer samt registrerad ägare (finns det delägare ska båda vara medlemmar i SSSK) Skicka vinnaren Årets lydnadssheltie till styrelsen för fastställande.(senast 10 dagar efter ansökningstidens utgång) Registrerade namn, registrerade titlar, registreringsnummer samt registrerad ägare ska finnas med i listan. Skicka lista till redaktionen så att de 5 bästa kommer med i Sheltiebladet (ej foto mer än på vinnaren). Detta ska finnas med på de bästa 5 hundarna i varje klass registrerade namn,registrerade titlar, registreringsnummer,registrerad ägare (finns det delägare ska båda vara medlemmar i SSSK)placering samt poäng,, föräldrarnas namn och eventuella titlar. (senast 10 dagar efter ansökningstidens utgång) Skicka Årets lydnadssheltie med samtliga uppgifter på hunden samt adresslista till ordförande för underskrift och utskick. Trippeldiplom Ta emot de ansökningar som inkommer. Se till att få korrekta adressuppgifter för utskicket. Besvara att man mottagit ansökan och meddela att högupplöst foto samt presentation av hunden ska skickas till Sheltiebladet omgående. Ett foto ska även skickas till

23 resultatsidan med hundens registrerade namn, registrerade titlar, registreringsnummer samt registrerad ägare (finns det delägare ska båda vara medlemmar i SSSK). Kontrollera hos kassören medlemskap på hundens registrerade ägare. Gå igenom att meriter överensstämmer med ansökan. Skicka lista på trippeldiplom mottagarna till styrelsen för fastställande.(senast 10 dagar efter ansökningstidens utgång) Registrerade namn, registrerade titlar, registreringsnummer samt registrerad ägare ska finnas med i listan. Skicka lista till redaktionen så att samtliga Trippeldiplommottagare kommer med i Sheltiebladet. Färdigställ diplomen med de uppgifter som ska finnas på dem. Skicka färdiga diplom samt adresslista till ordförande för underskrift och utskick.

24 Bilaga 3 Dagordning vid SSSK s styrelsemöte Plats: Clarion Hotel Arlanda Airport 1. Mötet öppnas 2. Val av sekreterare 3. Fastställande av dagordning 4. Val av justeringsman 5. Föregående protokoll 6. Konstituering av styrelsen 7. Kommittéer och ansvarsområden 8. Firmateckning och teckningsrätt 9. Deltagare till KF Övriga frågor 10. Nästa möte 12. Mötet avslutas