Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide

Transkript

1

2 Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide

3 Att mångfaldiga innehållet i denna bok helt eller delvis är förbjudet enligt lagen om upphovsrätt. Förbudet gäller varje form av mångfaldigande genom tryckning, kopiering etc. Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide Stockholm september 2017 Utges av AB Box 6417, Stockholm Tel: E-post: [email protected] Ansvarig redaktör: Hanna Lundeborn Sättning: Gullmar Malm Tryck: Arkitektkopia, 2017 ISBN

4 Förord Hållbarhet har vuxit till en central fråga för hela redovisnings-, revisions- och rådgivningsbranschen. Allt fler företag efterfrågar stöd i arbetet med hållbarhetsfrågor. Förväntningar från samhället, näringsliv och inte minst från kunder ökar kontinuerligt. Sedan hösten 2015 satsar internt på hållbarhet genom att lyfta viktiga frågor, ta fram redskap och mål för att komma framåt med hållbarhetsfrågan i hela verksamheten. För att ytterligare sprida kunskapen om hållbarhet har vi nu tagit fram denna guide i hållbarhet för redovisningskonsulter. I guiden har författaren fördjupat sig i hur hållbarhet kan integreras i redovisningsuppdraget. Skriften tar upp hållbarhet och hållbart företagande och beskriver hur en arbetsprocess steg för steg kan se ut. Guiden innehåller checklistor och mallar som ger dig ett bra stöd i det dagliga arbetet med frågan. Jag hoppas att du får stor nytta av Hållbarhet i praktiken, som ett av många sätt att adressera hållbarhetsfrågor. Med professionalism och det goda omdömet som följer av redovisningskonsultens roll vill jag passa på att önska lycka till i arbetet med denna så viktiga fråga som hållbarhet är! * * * Hållbarhet i praktiken är framtagen på uppdrag av s redovisningssektion. Jag vill uttrycka ett särskilt tack till dem som varit med och tagit fram boken: Yvonne Jansson, Mazars och Clara Hamrén, Trossa samt Sofia Wallebom och Hanna Lundeborn vid. Stockholm i september 2017 David Nylund Förlagschef 3

5

6 Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide Inledning... 6 Krav på hållbarhetsrapport för de största företagen... 7 Redovisningskonsultens stöd till kunder i hållbarhetsfrågor... 8 Hållbarhet i allmänhet... 9 Hållbart företagande Definition Fokus på företagets förutsättningar Hållbarhetsarbetets utformning Transparens och trovärdighet Fördelar för företag att arbeta med hållbarhetsfrågor Hållbarhetsredovisning Väsentlighet Hygienfaktorer Ramverk och riktlinjer för hållbarhetsrapportering i urval Exempeluppdraget Information om kunden Information om redovisningsuppdraget Processbeskrivning med exempel Steg 1 Analysera och inventera utgångsläget Steg 2 Identifiera och prioritera intressenterna Steg 3 Kommunicera med intressenterna Steg 4 Väsentlighetsanalys och prioritering Steg 5 Upprätta plan med tydliga mål och strategier, skapa förutsättningar för mätning och uppföljning Steg 6 Resultatuppföljning och eventuell justering av strategi Steg 7 Sammanställa och rapporter/kommunicera Steg 8 Analysera och utvärdera Sammanfattning av processen Bilaga 1 Analys av företagets hållbarhetsarbete och aktuella områden Bilaga 2 Intressentanalys Bilaga 3 Exempel på frågor i en intressentdialog Bilaga 4 Väsentlighetsanalys Bilaga 5 Planering hållbarhetsarbete Bilaga 6 Hållbarhetsrapportering Bilaga 7 Checklista hållbarhetsprocessen Bilaga 8 Agenda hållbarhet och hållbart företagande Bilaga 9 Förståelse av uppdragsgivarens verksamhet Bilaga 10 Hållbarhetspolicy för Bygg AB Bilaga 11 Uppförandekod Bilaga 12 Förslag till text i förvaltningsberättelsen för årsredovisningen

7 Inledning Denna guide riktar sig primärt till redovisningskonsulter som arbetar med mindre företag. Den kan även vara till nytta för övriga rådgivare och andra som är intresserade av hållbarhetsarbete. Syftet med guiden är att den ska fungera som ett stöd i arbetet med hållbarhetsfrågor i mötet med kunder. Skriften behandlar hur du som redovisningskonsult kan lyfta hållbarhet som en central fråga för företag att arbeta med och exemplifierar hur en arbetsprocess kan se ut. Guiden utgår från ett exempelföretag och målet är att visa hur en redovisningskonsult kan tillämpa processbeskrivningen i arbetet med en kunds hållbarhetsredovisning. Exemplet är inte tänkt att vara heltäckande för hur hållbarhetsarbete ska gå till. Syftet är snarare att visa hur det går att applicera dessa frågor i arbetet. Företaget som fungerar som exempelföretag är samma som för Revisionshandboken och Reko i praktiken och det är således möjligt att läsa dessa böcker tillsammans. För en övergripande förståelse av vad hållbarhet är förklaras begreppet först ur ett allmänt perspektiv och sedan ur ett företagarperspektiv. Begreppet hållbart företagande förekommer allt oftare och i ett flertal sammanhang. I rollen som redovisningskonsult är det viktigt att ha kunskap om vad hållbarhet är, hur det påverkar företagen och vilka fördelarna är med att arbeta med dessa frågor för kunden. En undersökning som Företagarna genomförde hos sina medlemmar 2015 visar att 86 % av småföretagarna tycker att det är viktigt för företag att ta samhällsansvar och arbeta hållbart. Mer än hälften av de tillfrågade hade redan ett hållbarhetsarbete och flertalet av dessa har sett positiva effekter på kundnöjdhet, marknadsföring, medarbetarengagemang och lönsamhet. Det företagen efterfrågar är fungerande strukturer, konkreta verktyg och praktiskt stöd. Många företag arbetar redan hållbart, men en stor andel företag har fortfarande inte klassificerat sitt arbete som hållbarhetsarbete, och där kan redovisningskonsulten hjälpa till att analysera och lyfta fram det som företagen redan gör samt kommunicera det i t.ex. årsredovisningen. Redovisningskonsulter har stor möjlighet att hjälpa kunden genom kunskapen om företaget, dess historia och framtidsplaner. Den ekonomiska sidan av hållbarhetsarbetet har redovisningskonsulten redan god kunskap om. I rollen ingår att analysera förutsättningar och omvärlden samt att göra riskbedömningar, något som medför att redovisningskonsulten på ett naturligt sätt kan fungera som en lots eller projektledare i kundens hållbarhetsprocess. 6

8 Krav på hållbarhetsrapport för de största företagen Från den 1 december 2016 ställer årsredovisningslagen (ÅRL) krav på att de största företagen ska hållbarhetsrapportera. Dessa företag kommer hädanefter benämnas storföretag för att skilja dem från större företag enligt 1 kap. 3 ÅRL. Vilka företag som träffas av det nya lagkravet framgår av 6 kap. 10 ÅRL. De företag som berörs är företag som två år i rad uppfyller minst två av följande krav: nettoomsättning på mer än 350 Mkr, balansomslutning på mer än 175 Mkr, och/eller fler än 250 anställda. Lagkravet är en följd av det s.k. redovisningsdirektivet (2013/34/EU). Sverige har dock valt lägre gränsvärden än de i direktivet fastlagda. Skälet till detta är att den svenska regeringen vill att fler svenska företag ska rapportera sitt hållbarhetsarbete än de som träffas av EU-direktivets gränsvärden. Enligt 6 kap. 12 ÅRL ska hållbarhetsrapporten innehålla hållbarhetsupplysningar som behövs för att förstå företagets utveckling, ställning, resultat och konsekvenserna av verksamheten. Sådana upplysningar bör behandla frågor som rör miljö, sociala förhållanden, medarbetare, respekt för mänskliga rättigheter och motverkande av korruption. Hållbarhetsrapporten ska ange: 1. företagets affärsmodell, 2. den policy som företaget tillämpar i frågorna, inklusive de granskningsförfaranden som har genomförts, 3. resultatet av policyn, 4. de väsentliga risker som rör frågorna och är kopplade till företagets verksamhet inklusive, när det är relevant, företagets affärsförbindelser, produkter eller tjänster som sannolikt får negativa konsekvenser, 5. hur företaget hanterar riskerna, och 6. centrala resultatindikatorer som är relevanta för verksamheten. Större företag enligt gränsvärdena 80/50/40 omfattas som tidigare nämnts inte av de nya reglerna om hållbarhetsrapportering. Dessa företag kan, enligt 6 kap. 1 4 st. ÅRL, ändå förväntas lämna hållbarhetsupplysningar i förvaltningsberättelsen om det är väsentlig information för företagets intressenter. I lag uttrycks det på följande sätt: [...] ska förvaltningsberättelsen innehålla sådana hållbarhetsupplysningar som behövs för förståelsen av företagets utveckling, ställning eller resultat och som är relevanta för den aktuella verksamheten, [...]. Idag hållbarhetsrapporterar många företag och organisationer frivilligt då det finns förväntan från allmänheten, media och investerare på att företagen ska vara transparenta och arbeta aktivt med att ta ansvar för miljö och samhälle. Statliga företag har hållbarhetsrapporterat i många år eftersom det statliga ägardirektivet kräver det. 7

9 Om ett större företag enligt årsredovisningslagen bedriver en verksamhet där hållbarhetsfrågan är särskilt aktuell, är det väsentligt att företaget informerar om sin inställning, sitt arbete med t.ex. miljösäkring och sociala ansvar samt resultatet av sina insatser. Det kan röra sig om företag inom t.ex. transport-, bemannings- eller byggsektorn, eller en producent av miljöfarliga varor i Sverige eller utomlands, där det finns ett uttalat eller outtalat behov från företagets kunder, slutkonsumenter eller andra att företaget tar ett stort miljömässigt eller socialt ansvar. Om företaget inte informerar om sitt hållbarhetsarbete kan det uppfattas av kunder och investerare som att företaget inte prioriterat arbete med dessa frågor. Något som i sin tur kan innebär en ekonomisk risk för företaget eftersom det riskerar att förlora kunder och samarbetspartners. Mindre företag undantas visserligen från reglerna, men kan ändå påverkas indirekt av de nya kraven genom ökade förväntningar på att även dessa företag redovisar ickefinansiell information. Dessutom ställs krav på att storföretag kan säkerställa sina leverantörskedjor och att leverantörerna till storföretag arbetar i enlighet med storföretagets värderingar. Det kan leda till att storföretag kräver av mindre företag att dessa redovisar icke-finansiella information för att storföretaget överhuvudtaget ska välja dem som leverantörer. Skälet till detta är att storföretagen vill kunna uppvisa hållbarhetsinformation i hela leverantörskedjan för att visa att det tar sitt ansvar i hela produktionsledet. De mindre företagen som finns i produktionsledet blir på så vis smittade av kraven på hållbarhetsinformation även om de inte direkt omfattas av lagkravet. Sammanfattningsvis kan konstateras att ändringarna i årsredovisningslagen är en stark indikation på hur viktig regeringen anser att frågan om hållbart företagande är för näringsliv och samhälle. Redovisningskonsultens stöd till kunder i hållbarhetsfrågor Redovisningskonsulter fungerar som bollplank även i frågor som inte primärt rör företags redovisning eller finansiella situation. Det ingår i rollen att hålla sig uppdaterad på områden som kan påverka kundernas företag på olika sätt och att informera företagaren när omständigheter identifieras som kan innebära en möjlighet eller en risk. I rollen som redovisningskonsult är det viktigt att ha kunskap om vad hållbarhet är, hur det påverkar företagen och vilka fördelarna är med att arbeta med dessa frågor för kunden. Samhällets ökande förväntningar på hållbarhetsinformation och hållbarhetsarbete är en omständighet som kan påverka kundföretag och som kunder behöver upplysas om. De företag som inte är medvetna om att det finns ett intresse av att företaget bedriver ett hållbarhetsarbete risker att förlora såväl kunder och avtal som duktig personal. På sikt leder ett sådant scenario till en försämrad konkurrenssituation och minskad lönsamhet. Redovisningskonsulter bör således vara medvetna om den förväntan som finns på företag att bedriva sin verksamhet på ett hållbart sätt. Denna förväntan behöver tas med både i dokumentationen om företagen och i bedömningen av vilka risker som föreligger. 8

10 Även de företag som inte omfattas av de nya kraven i årsredovisningslagen om hållbarhetsrapportering påverkas och behöver få information och stöd för att kunna fatta beslut om hur de ska förhålla sig till dessa frågor. Genom den kunskap som redovisningskonsulten besitter om företaget, dess historik och framtidsplaner kan konsulten var ett betydande stöd i arbetet. Hållbarhet i allmänhet Hållbarhet brukar ofta beskrivas som en utveckling vilken tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Det handlar om att den ekonomiska utvecklingen och tillväxten inte sker på bekostnad av miljö, de anställda eller samhället. Hållbarhet är ett brett begrepp som brukar delas in i tre dimensioner: x Ekonomisk hållbarhet att vara sparsam med olika typer av resurser på lång sikt, både mänskliga och materiella. x Social hållbarhet att få ett stabilt samhälle på sikt, där människors grundläggande behov blir uppfyllda. x Ekologisk hållbarhet att utnyttja jordens resurser på ett sådant sätt att miljön mår bra på lång sikt. År 2015 fattade världens stats- och regeringschefer beslut om 17 globala mål som tillsammans utgör FNs globala mål för hållbar utveckling. De globala målen har den gemensamma målsättningen att till år 2030: x Avskaffa extrem fattigdom. x Minska ojämlikheter och orättvisor i världen. x Lösa klimatkrisen. Dessa mål är något som alla länder och företag har att förhålla sig till. För att det ska vara möjligt att uppfylla målen, spelar företagen och deras arbete i hållbarhetsfrågor en central roll. De globala målen är övergripande mål, som i sin tur går att bryta ned till delmål. Det globala målet hållbar konsumtion och produktion (mål nr 12) går t.ex. att dela upp i delmål som minska avfall, återanvända och/eller återvinna avfall. På liknande sätt går det att applicera samma utgångspunkt på samtliga av FNs 17 globala mål. 9

11 FNs 17 globala mål för hållbar utveckling. Källa: globalamalen.se Hållbart företagande Definition Hållbart företagande innebär i korthet att företag bedriver sin verksamhet på ett långsiktigt och ansvarsfullt sätt och att hänsyn tas till andra områden kring företaget än bara det ekonomiska. Det handlar om att ta ansvar för omgivningen utöver vad lagen kräver. EU-kommissionen definierar det med avseende på socialt ansvar i Kommissionens meddelande 2011/681/EU som: [...] företagens ansvar för den egna verksamhetens konsekvenser för samhället. Hållbart företagande innebär att företaget har en långsiktig och stabil plan över tid för att kunna fortsätta bedriva sin verksamhet under en lång period och fylla en viktig samhällsfunktion, t.ex. genom att vara en trygg arbetsgivare, leverantör och skattebetalare. Ett annat samlingsbegrepp som används i dessa sammanhang är Corporate Social Responsibility, vilket ofta förkortas CSR. Enligt organisationen CSR Sweden kan CSR definieras som: [...] det ansvar företag har för den påverkan man har i samhället där man verkar. CSR är en process att integrera mänskliga rättigheter, miljö, socialt ansvar, antikorruption i strategi och verksamhet. Man ska se över, tänka innovativt och utveckla sin affärsmodell, sina produkter och tjänster. Innebörden är att företagen tar ett ansvar utöver den egna verksamheten och bryr sig om den omgivning som påverkas av företaget. För att det inte ska bli ett sidoprojekt av karaktären välgörenhet är det viktigt att arbetet införlivas i företagets affärsstrategier och verksamhetsplanering. På så vis blir det ett långsiktigt arbete med syfte att göra förbättrande åtgärder både inom och utanför företaget. För att lyckas med detta behöver verksamheten kartläggas utifrån vilken påverkan den har på människa och miljö. Där- 10

12 efter behöver en långsiktig plan upprättas över vilka förbättringsåtgärder som företaget kan och vill göra. Ofta pekas, som tidigare nämnts, tre huvudsakliga ansvarsområden ut i hållbarhetsarbetet: det ekonomiska ansvaret, det sociala ansvaret, och det ekologiska ansvaret. Dessa områden har olika stor betydelse för olika företag beroende på företagets verksamhet, var företaget är verksamt, tillgång till arbetskraft samt förväntningar från kunder, leverantörer, anställda och investerare. Företag som verkar inom olika områden påverkar på olika sätt, därför ser hållbarhetsarbetet naturligtvis väldigt varierande ut i skilda verksamheter. Storleken på företag och verksamhetsort har också stor betydelse för förväntningarna på företaget avseende hållbarhetsarbetet. Ett hållbart företagande innebär sammanfattningsvis att företaget inte bara tar ansvar för den egna verksamheten, utan lyfter blicken och utvärdera vad företaget påverkar även i ett större perspektiv. Fokus på företagets förutsättningar Förutsättningar för företags hållbarhetsarbete kan se annorlunda ut beroende på var företaget bedriver sin verksamhet och vilka lagkrav som finns i det land där verksamheten bedrivs. Vissa länder har långtgående lagkrav för t.ex. miljö- eller arbetsrätt. Hållbarhetsarbete kan sägas innebära att insatser görs utöver det som lagen kräver och att fokus ligger på de områden där det bedöms som att företaget kan ha en negativ inverkan på t.ex. miljö eller medarbetare. Det handlar om att arbeta och verka för att minska den negativa inverkan så mycket som möjligt med de resurser företaget har. 11

13 Förutsättningar och förväntningar kan skilja sig mycket åt beroende på inom vilken bransch som företaget verkar. Var verksamheten är förlagd har, som tidigare nämnts, viss betydelse för företaget vad gäller t.ex.: x transporter (sjö, väg, järnväg), x tillgång till internet, x ändamålsenliga lokaler, x tillgång till grön el, och x förutsättningar för personalen, såsom boende, barnomsorg, skola m.m. Företag kan även påverkas av allt från regler och riktlinjer om hållbarhet till möjligheter till vattenförsörjning och avfallshantering/återvinning inom kommuner. Kommuner kan även vara uppdragsgivare till många företag och ha särskilda regler för upphandling som kan inkludera krav på hållbart ansvar. Förutsättningar kan skilja sig åt på olika platser i landet. Det kan få till följd att två företag som bedriver samma eller likartad verksamhet kan ha helt olika förutsättningar för verksamheten beroende på var denna är förlagd. För att exemplifiera detta kan sägas att en kommun som arbetar aktivt med hållbarhetsarbete troligen ställer högre krav på de företag som är verksamma inom den kommunen. På samma sätt finns högre förväntningar på ett större företag som bedriver miljöfarlig verksamhet som har stor påverkan på sin omgivning. Ett sådant företag har därmed ett mer omfattande ansvar för att arbeta hållbart och minska sin negativa påverkan på miljön än vad ett mindre företag har. Samtidigt kan riskerna i hållbarhetsfrågor vara större i ett mindre företag. Detta eftersom det mindre företaget inte har samma resurser till miljösäkring. Av vikt är att titta på varje företag för sig och analysera både verksamheten och omgivningen för att kunna göra en riskbedömning. Hållbarhetsarbetets utformning Det är bra att inleda hållbarhetsarbetet med att titta på verksamhetens konkurrenter och kunder. Det skapar en god översikt över hur andra aktörer arbetar med hållbarhet, redovisar planer, åtgärder och resultat. En analys av konkurrenterna ger en bild över rådande förväntningar och risker för företag att välja bort arbete i hållbarhetsfrågor. Genom en jämförelse får företaget även hjälp med att identifiera frågor och områden som konkurrenterna har prioriterat och vilka åtgärder som de planerar att genomföra framöver. Det som framkommer kan sedan användas som ett stöd i den egna processen. De åtgärder som företaget planerar att göra för att minska negativa och öka positiva konsekvenser behöver också genomföras enligt en långsiktig och kostnadseffektiv plan. Snabba lösningar är sällan hållbara i längden. Att skynda långsamt är det bästa för att bygga ett hållbart företagande. Det kan vara bra att lyfta fram vilka utmaningar som företaget står inför och vad som görs för att möta dessa utmaningar. Har företaget t.ex. svårigheter med att rekrytera, kan en del av företagets arbete bestå i att arbeta proaktivt genom att delta i mässor. 12

14 I utformningen av hållbarhetsrapporten är det viktigt att förklara företagets förutsättningar kopplade till verksamhet, lokalisering och andra förutsättningar inom de tre huvudområdena miljöansvar, samhällsansvar och ekonomiskt ansvar. Ett företag som inte har ekonomiska förutsättningar att göra stora åtgärder kan behöva förklara detta och tydliggöra vilka ambitioner och planer som finns på längre sikt. Fokus bör istället ligga på vad företaget gör utifrån sina förutsättningar. Åtgärderna måste vara realistiska i förhållande till det aktuella företaget. Transparens och trovärdighet Det har i många fall visat sig vara mer lönsamt för företag att arbeta långsiktigt med hållbarhetsfrågor. Av vikt är att kunna prioritera sina åtgärder och inkludera dem i företagets affärsplan och visioner. Det är också viktigt att vara transparent med sina prioriteringar och sitt agerande så att företagets intressenter får del av informationen om företagets arbete i dessa frågor. Om målen är för högt satta, och detta märks under arbetets gång, är det bättre att omvärdera och revidera målsättningar samt informera om detta i hållbarhetsrapporten. Rapportera istället felbedömningar och på vilket sätt företaget hanterar dessa. Det saknar egenvärde att fortsätta att framhålla orealistiska mål som omgivningen har svårt att tro på. I hållbarhetsarbetet är trovärdighet en nyckelfråga och ett företag som lovar för mycket s.k. greenwashing riskerar snarare att tappa förtroende hos sina intressenter, vilket kan få allvarliga konsekvenser. Tillämpas standarden Global Reporting Initiative (GRI), är det dessutom ett krav att hållbarhetsredovisningen ska beskriva både positiva och negativa aspekter för att möjliggöra en balanserad utvärdering av företagets hållbarhetsarbete. Transparens är av yttersta vikt. Det är av stor betydelse att ha tydliga mål, en åtgärdsplan för att nå målen samt en tidplan för när målen ska vara uppnådda. För att både intressenter inom och utanför företaget ska kunna utvärdera resultaten av företagets hållbarhetsarbete, behövs en plan för mätning av resultat och uppföljning av arbetet och utvecklingen. Allt går inte att mäta, men finns förutsättningar för att mäta, bör mätningar genomföras och presenteras. Ett äkta hållbarhetsengagemang stärker företagets varumärke och skapar nya affärer. Av denna anledning är kommunikationen av hållbarhetsarbetet av vikt. I kommunikationen är det dock centralt att företaget har analyserat vilka intressenter som kommer att läsa hållbarhetsinformationen och vilka frågor som är av intresse för denna grupp. Om företaget har mycket information att förmedla kan frågorna behöva prioriteras för att informationen om de mest väsentliga frågorna för företagets intressenter ska nå ut. En hållbarhetsrapport är inte en marknadsföringsprodukt utan en redovisning över fakta, mål och resultat. Den kan dock med fördel användas som ett marknadsföringsverktyg eftersom det uppfattas positivt att företag satsar på hållbart företagande. 13

15 Fördelar för företag att arbeta med hållbarhetsfrågor Efterfrågan från kunder och anställda samt egenintresse har hittills varit de starkaste drivkrafterna för företag att arbeta med hållbarhet. Fler och fler företag upplever nu att det dessutom finns en allmän förväntan att såväl stora som små företag ska inkludera hållberhetsaspekter i verksamheten. De fördelar som företag som arbetar med hållbarhetsaspekter brukar framhäva är främst: x Tydliggör företagets mål och strategier. x Hjälper företaget att identifiera risker och hantera dessa. x Stärker varumärket. x Ökar lönsamheten. x Skapar konkurrensfördelar. x Ger nya affärsmöjligheter. x Förbättrar möjligheten att behålla kompetens. x Gör det lättare att rekrytera. x Ökar kundnöjdheten. x Attraherar nya kunder och skapar nya marknadsandelar. Många svenska företag har redan kommit långt i arbetet med hållbarhet. Det beror dels på lagstiftning och dels på det affärsklimat som finns i Sverige. I många fall har det visat sig var en stor konkurrensfördel att arbeta aktivt med hållbarhetsfrågor. Hållbarhetsredovisning En av de centrala principerna vid hållbarhetsredovisning är väsentlighet. Ytterligare några principer av betydelse för redovisningen är: x Balans: Redovisningen ska innehålla positiva och negativa aspekter. x Jämförbarhet: Redovisningen ska vara konsekvent och jämförbar över tid. x Precision: Informationen ska var tillräckligt korrekt och detaljerad. För att säkerställa att en hållbarhetsredovisning presenteras på ett lämpligt sätt måste beslut fattas om vad som ska ingå i redovisningen. I beslutsprocessen bör bl.a. företagets syfte och intressenters förväntningar vägas in. Nedan kommer väsentlighet och hygienfaktorer behandlas för att exemplifiera skillnaden mellan väsentlig information och åtgärder som utgör aktiva val utan någon stor påverkan. Väsentlighet Med väsentlighet avses att en hållbarhetsrapport och/eller -redovisning, eller annat kommunikationsmaterial, ska innehålla information om det som är av vikt för verk- 14

16 samheten. Det finns många hållbarhetsområden att rapportera på, men fokus ska och bör ligga på de som är väsentliga för den aktuella verksamheten. Väsentliga områden innefattar områden där verksamheten har en påverkan eller kan ha en påverkan, både positiv och negativ. Väsentlighet bedöms också utifrån företagets intressenter och vad de anser är relevant information avseende företagets hållbarhetsarbete. Hygienfaktorer Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide Hygienfaktorer är sådana som inte är ett krav, men som de flesta förutsätter att företaget redan gör. Det kan innebära ett aktivt och hållbart val där ingen stor påverkan sker eller där intressenterna inte har någon direkt nytta av informationen. Information av det här slaget påverkar inte intressenternas inställning till företaget. Vad hygienfaktorer är skiljer sig åt mellan olika företag. För Bygg AB är hygienfaktorer bl.a. valet av ekologisk frukt och kaffe, friskvårdsbidrag, massage för medarbetare och att kontorsbelysningen är släckt på kvällarna. Hygienfaktorer är viktiga, men inte avgörande frågor för verksamheten. Hygienfaktorer kan sammanfattas som aktiva val för att arbeta mer hållbart utan att valen innebär omfattande insats för själva verksamheten och dess påverkan på miljö, samhälle eller intressenter. Ramverk och riktlinjer för hållbarhetsrapportering i urval Utöver det nya lagkravet i årsredovisningslagen finns inga regler för hur företag ska rapportera sitt hållbarhetsarbete. Det finns dock några olika riktlinjer som går att tillämpa för att få en struktur i rapporteringen eller som stöd för hållbarhetsprocessen. Det är viktigt att komma ihåg att för att kunna göra en hållbarhetsrapport så förutsätts att företaget har bedrivit ett hållbarhetsarbete som kan rapporteras. Hållbarhetsarbete innebär i korthet att företaget: x har en plan och strategi för sitt hållbarhetsarbete, x tar fram styrdokument och policyer som ligger till grund för hållbarhetsarbetet, x vidtar åtgärder för att minska negativ påverkan på miljö och arbetar med sociala frågor för att öka de positiva effekterna inom dessa områden, x mäter sina åtgärder för att se resultatet, och x analyserar och kommunicerar sitt arbete, via hemsidan, i en hållbarhetsrapport eller på annat sätt. Som stöd i arbetet och rapporteringen kan bland annat följande regelverk tillämpas eller användas som inspiration och vägledning. FNs 17 Globala mål för hållbar utveckling FNs Globala mål för hållbar utveckling, även kallade Agenda 2030 eftersom målen är satta till år 2030, antogs av världens stats- och regeringschefer vid FNs toppmöte i New York den 25 15

17 september De globala målen är uppföljaren till Milleniemålen. Med sina 17 mål och 169 delmål är det den mest ambitiösa agenda för hållbar utveckling som någonsin har antagits. Fram till år 2030 ska den leda världen mot en fredlig och hållbar utveckling. I begreppet hållbar utveckling integreras tre dimensioner av hållbarhet: social, ekonomisk och ekologisk. Företag som vill använda de globala målen som stöd i sitt hållbarhetsarbete kan välja ut ett antal mål som bedöms som relevanta för den aktuella verksamheten och som känns rimliga att arbeta med. UN Global Compacts 10 principer Dessa tio principer är en bra utgångspunkt för företag som arbetar med hållbarhet. Det är ett FN-initiativ som innehåller tio generella principer för företagens sociala ansvar. Principerna baseras på internationella konventioner om de mänskliga rättigheterna, arbetsrätt, miljö och antikorruption. Alla företag kan inspireras av Global Compacts principer, och företag kan även välja att ansluta sig till initiativet. I sådant fall förbinder sig företaget till de tio principerna och till att rapportera sina insatser till Global Compact. Principerna i Global Compact är riktade till ett mycket brett spektrum av företag och organisationer. FNs vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter Protect, respect and remedy -ramverket togs fram av FN 2008 och stadgade att företag har ett ansvar för att skydda och respektera mänskliga rättigheter. De vägledande principerna är en implementering av Protect, respect and remedy -ramverket med principer och strukturer för företag att följa. Det finns även ett regelverk för att rapportera på de vägledande principerna, Business and human rights reporting framework. Global Reporting Initiative (GRI) GRI Standards är en standard för rapportering av organisationers ekonomiska, ekologiska och sociala påverkan. Det är utformat för att kunna användas för att beskriva olika typer av organisationer, oberoende av storlek, bransch eller geografisk hemvist. Standarden tar hänsyn till praktiska omständigheter som olika organisationer möter allt från små till stora företag med vitt skilda verksamheter. GRI Standards omfattar både generellt och branschspecifikt innehåll som en rad olika intressenter runtom i världen har enats om och som är generellt tillämpbart för att redovisa en organisations hållbarhetsresultat. GRI Standards ger även stöd i processen att arbeta med hållbarhet och beskriver de grundläggande principerna för vad en hållbarhetsredovisning bör innehålla. ISO ISO är en internationell standard för socialt ansvarstagande. Den bygger på sju grundläggande principer som tillsammans definierar begreppet socialt ansvarstagande. ISO beskriver vad ett företag eller organisation kan göra för att bidra till en hållbar framtid. ISO kan användas i både offentlig och privat sektor. Standarden innehåller endast frivilliga riktlinjer (inga regler) och leder därför inte till någon certifiering till skillnad från vad som är fallet vid tillämpning av övriga ISO-standarder. ISO ISO är en serie internationella standarder som ett företag eller annan organisation kan följa för att skapa ett miljöledningssystem. Ett sådant system omfattar organisering, uppföljning, utvärdering och redovisning av organisationens miljöarbete. 16

18 SA 8000 Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide SA 8000 är en omfattande, global och verifierbar standard för granskning och certifiering av socialt ansvar. Den riktar sig till företag, oavsett storlek som vill visa sina kunder och intressenter att de bryr sig. Kärnan i standarden är uppfattningen att arbetsplatser ska ledas på ett sådant sätt att mänskliga rättigheter tillgodoses och att ledningen är beredd att stå för detta och ta sitt ansvar. Av nämnda standarder är GRI den standard som är mest frekvent använd av storföretag. Standarden innehåller en beskrivning över processen med intressentanalys, intressentdialog och väsentlighetsanalys. Dessutom är den uppdelad enligt olika nivåer att redovisa enligt. Vi kommer inte att tillämpa något av dessa ramverket eller riktlinjer för exempeluppdraget, men uppmuntrar till att läsa mer och att ta hjälp eller låta sig inspireras av en eller flera av dessa riktlinjer och standarder. De kan vara bra som diskussionsunderlag för att få en inblick i varför företag behöver arbeta med dessa frågor samt i hur hållbarhetsarbetet kan byggas upp. Exempeluppdraget Information om kunden Bygg AB bildades 1989 och hade vid starten tre anställda inklusive de två delägarna. Företaget ägs till 50 % vardera av Bo och Saga Ek som också utgör företagets styrelse. Bygg AB bedriver byggentreprenad i liten skala och har sin huvudsakliga marknad på den egna orten. Företaget har haft en stabil och lönsam utveckling och har nu sju anställda inklusive ägarna. Det finns i nuläget ingen ambition att växa ytterligare. Ägarna anser att det är en lagom storlek på verksamheten. Bygg AB vinner ofta offerter på grund av sitt goda renommé och inte i första hand pga. prissättning. Företagets kunder är främst privatpersoner och större entreprenadfirmor såsom PEAB, NCC och Skanska. Entreprenader sker på löpande räkning och företaget utför få arbeten till fast pris. Arbetet utförs främst av den egna personalen, men underleverantörer anlitas vid arbetstoppar. Det mesta materialet köps från ortens byggvaruföretag. Verksamheten bedrivs i hyrda lokaler. Det finns tre huvudsakliga konkurrenter i Bygg ABs storlek på orten, därutöver finns PEAB, Skanska och NCC vilka är verksamma på samma marknad. Dessa aktörer är i vissa fall konkurrenter, men Bygg AB anlitas även som underleverantör till dessa företag. Bygg AB verkar i en medelstor kommun i Mellansverige och i kommunen finns både tätbebyggelse med lägenhetshus och villor, och glesare bebyggelse med större villor och gårdar med mycket mark. Kommunen är en inflyttningsort dit många flyttar pga. att det finns många arbetstillfällen och att kommunen är en knytpunkt med goda kommunikationer till de större städerna. 17

19 Information om redovisningsuppdraget Bygg AB anlitar en auktoriserad redovisningskonsult för löpande bokföring, avstämningar och bokslut och har ett webbaserat bokföringssystem. Företaget har revisor. Både redovisningskonsulten och revisorn har haft Bygg AB som kund i många år och är insatta i företagets verksamhet, historia och mål. Processbeskrivning med exempel I exempeluppdraget kommer vi att följa Bygg AB och företagets process att med stöd av sin redovisningskonsult påbörja sitt hållbarhetsarbete och rapporteringen av detta. Företaget har som många andra redan gjort ett antal hållbarhetsåtgärder utan att klassificera arbetet som just hållbarhetsarbete. Istället har företaget genomfört olika moment och insatser utifrån behov och förväntningar. Processen, som den beskrivs i denna guide, kan delas in i totalt åtta steg. Processbeskrivningen är ett försök att exemplifiera hur arbetet kan se ut i praktiken. Viktigt att komma ihåg är att detta är ett av många sätt att arbeta med hållbarhetsrapportering. För att arbetet ska fungera för olika typer av kunder, kan processbeskrivningen och tillvägagångssättet behöva justeras. De aktuella stegen är: 1. Analysera och inventera utgångsläget 2. Identifiera och prioritera intressenterna runt företaget 3. Kommunicera med intressenterna och ta reda på deras förväntningar och krav 4. Gör en väsentlighetsanalys och prioritera 5. Upprätta en plan med tydliga mål och strategier för måluppfyllelse 6. Gör löpande resultatuppföljning och justera eventuellt strategin 7. Sammanställ och rapportera/kommunicera 8. Analysera och utvärdera I följande avsnitt gås vart och ett av stegen igenom, först ur ett allmänt perspektiv för att sedan behandlas utifrån exempeluppdraget. Steg 1 Analysera och inventera utgångsläget I första steget är det viktigt att utgå från företagets verksamhet och förutsättningar i analysen av vilka hållbarhetsområden som är och kan vara aktuella för företaget idag. Börja initialt med att lyfta frågan om hållbarhet och företagets tankar om ämnet. Om företaget ställer sig positivt till att inleda ett arbete i dessa frågor så finns en rad frågor att ta ställning till, bl.a.: Har verksamheten stor miljöpåverkan? Har företaget många anställda? 18

20 Bedrivs verksamheten på en ort med särskilda förutsättningar som ställer krav på företaget? Hur arbetar företaget idag med hållbarhetsaspekter och vilka åtgärder vidtas redan? Finns det några policyer eller styrdokument? Kommuniceras eventuellt hållbarhetsarbetet på något sätt idag, t.ex. på hemsidan? Rapporteras arbetet till någon instans, t.ex. ISO-rapportering? I bilaga 1 återfinns en mall för analys och inventering. Exempeluppdraget, steg 1 Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide Det första steget i redovisningskonsultens arbete består i att initiera frågan om hållbarhetsarbete. I Bygg ABs fall görs detta i samband med diskussioner med företaget under ett bokslutsmöte. Nedan följer en beskrivning av nämnda bokslutsmöte. Bokslutsmöte i februari 20x1 Redovisningskonsulten och revisorn träffar tillsammans Bygg ABs ägare för att gå igenom bokslut och årsredovisning för föregående år. På mötet diskuteras hur det gångna året har varit, resultatet och vad de tror om det kommande året. Ägarna bedömer att det inte kommer ske några stora förändringar. Det konstateras att det finns ett större projekt som kommer att pågå under en stor del av året där Skanska är huvudentreprenör. I samband med samtalet om företagets affärsplan och långsiktiga mål tar redovisningskonsulten upp frågan om hur kunden ser på företagets hållbarhetsarbete och vad de har för inställning till och kunskap om hållbart företagande. Exempel på agenda över lämpliga frågor att ta upp med kunden finns i bilaga 8. Ägarna för Bygg AB säger att de har funderat på hållbarhet, men haft svårt att förstå vad hållbarhet är och vad det innebär för företaget. De berättar vidare att företaget under hösten fått en självdeklaration från Skanska där de ombetts svara på hur företaget efterlever den uppförandekod för underleverantörer som Skanska tidigare gett dem. Eftersom Bygg ABs ägare inte riktigt förstod vad det var och var stressade med annat har de fortfarande inte svarat. Bygg AB har även fått brev från kommunen med information om kommunens kommande projekt som syftar till att kommunen ska bygga mer miljövänliga hus. Där framgår att kommunen fortsättningsvis kommer att ställa krav på att byggföretagen har beaktat miljöaspekter i sina offerter. Redovisningskonsulten berättar mer om hur hållbarhetsarbete går till. Till exempel att det innebär att företaget arbetar långsiktigt och tar ansvar för frågor som miljö och socialt ansvar utöver vad lagen kräver. En hållbarhetsredovisning innebär att företaget informerar om vilka åtgärder som vidtagits för att intressenter runt företaget såsom kommunen och Skanska förstår hur Bygg AB arbetar med hållbarhetsfrågor. 19

21 Redovisningskonsulten förklarar även att det ofta är så att företag redan gör saker för att öka sin positiva påverkan på miljö och samhälle, men att det arbetet sällan förknippas med att företaget har ett hållbarhetsarbete. Därigenom är det vanligt att företag inte informerat om vad de gör. En bra början är därför att identifiera de saker Bygg AB gör av allmänt intresse eller sådant de känner förväntningar på att de ska göra och som minskar företagets negativa påverkan på miljö och omgivning. Redovisningskonsulten tar fram företagets balansoch resultaträkning och ger, baserat på posterna i balans- och resultaträkning, ett antal exempel på insatser som företaget redan arbetar med, men inte klassificerat som hållbarhetsarbete. Redovisningskonsulten berättar även om fördelarna med att företaget strukturerar sitt hållbarhetsarbete, vilket ofta gör arbetet både mer effektivt och lönsamt. Det innebär bl.a. att Bygg AB behöver ta fram en plan/strategi för vad företaget vill, vilka åtgärder som ska genomföras, en realistisk tidplan och hur detta ska kommuniceras. En viktig del är också att undersöka hur omgivningen kring Bygg AB ser på det egna hållbarhetsarbetet och vilka förväntningar intressenter har på företaget utöver kommunen och Skanska där det redan har konstaterats att det finns en förväntan. Bygg ABs ägare blir intresserade och förstår vikten av att börja arbeta aktivt med hållbarhetsfrågorna för företaget. De konstaterar att det troligen innebär stora konkurrensfördelar och att det finns en efterfrågan från omgivningen att företaget arbetar hållbart. Redovisningskonsulten lovar att biträda som projektledare i hållbarhetsprocessen. I rollen kan konsulten hjälpa till med struktur och dokumentation, men förklarar att det är företagsledningen som i huvudsak måste driva projektet, helst tillsammans med de anställda så att de är involverade från början. Redovisningskonsulten och Bygg ABs ägare diskuterar företagets verksamhet och förutsättningar och analysera vidare vilka hållbarhetsområden som kan vara aktuella för företaget. När de avslutar mötet lämnar redovisningskonsulten ett informationsblad om hållbarhetsredovisning som de kan titta på i lugn och ro. Tillbaka på kontoret ser redovisningskonsulten till att uppdatera Bygg ABs företagsbeskrivning och riskbedömning med uppgifter om att: en av företagets största kunder har förväntningar på att företaget arbetar med relevanta hållbarhetsfrågor i verksamheten, kommunen har ett projekt om hållbart byggande, och risker föreligger om Bygg AB inte arbeta aktivt med hållbarhetsfrågor. I bilaga 9 Förståelse av uppdragsgivarens verksamhet finns exempel på text i företagsbeskrivningen. Där framhålls att hållbarhetsaspekterna av verksamheten är en viktig samhällsfråga och av vikt för företagets kunder. 20

22 Steg 2 Identifiera och prioritera intressenterna I steg två identifieras intressenterna runt företaget. Det görs genom att företaget undersöker vem eller vilka som påverkar företaget eller som påverkas av företaget. De som påverkas av och påverkar företaget kallas intressenter och innefattar ofta grupperna kunder, anställda, ägare, investerare, slutkonsumenter, samhälle, leverantörer, branschförening m.fl. I nästa steg behöver omfattningen av intressenternas påverkan graderas. Prioritera därefter vilka intressenter som har störst påverkan på företaget och dess hållbarhetsarbete. I bilaga 2 Intressentanalys återfinns en mall för intressentanalys. Exempeluppdraget, steg 2 Andra steget i processen utför företaget tillsammans med redovisningskonsulten och utvalda medarbetare. I Bygg ABs fall utses en medarbetare som representant för företagets anställda under uppstartsmötet. Mötet syftar till att bl.a. identifiera intressenter och nyckelintressenter. Uppstartsmöte i mars 20x1 Vid uppstartsmötet deltar ägarna, redovisningskonsulten och en av medarbetarna. Deltagarna börjar med att brainstorma för att identifiera vilka intressenter som finns i och kring företaget. Intressenter är de personer, företag eller organisationer som påverkas av företaget och som kan ha en påverkan på företaget. Följande intressenter identifieras för Bygg AB: x ägare, x anställda och blivande medarbetare, x kunder, befintliga och nya, x konkurrenter, x slutkonsumenter, och x kommunen. Nästa led består i att prioritera de identifierade intressenterna och få fram nyckelintressenter, dvs. de som har störst påverkan på eller påverkas i störst utsträckning av Bygg ABs hållbarhetsarbete. Gruppen kommer fram till att nyckelintressenterna är ägarna, medarbetarna och de största kunderna som även är konkurrenter i vissa uppdrag. Kommunen är också en viktig intressent eftersom den påverkar företagets möjligheter genom sitt ansvar för avfallshantering och möjligheter till återvinning, men också för att kommunen driver ett projekt om hållbart byggande av nya bostäder som kan påverka Bygg ABs verksamhet. De använder sig av en mall för att dokumentera analysen av intressenter, se bilaga 2. 21

23 Gruppen funderar sedan på vilka områden som är viktiga för de olika nyckelintressenterna och om det är samma eller olika frågor som är av vikt för intressenterna. För att få ett bra utgångsläge för det fortsatta arbetet behöver företaget få information om vad intressenterna har för förväntningar och krav på företagets hållbarhetsarbete. Steg 3 Kommunicera med intressenterna Steg tre består i att kommunicera med intressenter. Det kan ske på olika sätt t.ex. genom intervjuer, enkäter eller liknande. Kommunikationen syftar till att identifiera vilka hållbarhetsfrågor intressenterna anser vara väsentliga för företaget att arbeta med. Om det inte går att intervjua alla intressentgrupper så välj, i första hand, de som bedöms ha störst påverkan på företaget. I bilaga 3 Exempel på intressentdialog återfinns en rad frågor som utgör en bra utgångspunkt för dialog med intressenter. Exempeluppdraget, steg 3 Till grund för tredje steget ligger dels beslut fattade på uppstartsmötet i mars som ytterligare kommer beskrivas nedan och dels en workshop med medarbetarna i företaget. Medarbetarna identifieras som nyckelintressenter och deras delaktighet är central för det fortsatta arbetet. Fortsättning uppstartsmöte i mars 20x1 För att få information om vad företagets intressenter har för förväntningar och krav på företagets hållbarhetsarbete, beslutar Bygg AB att göra en digital enkät. I enkäten ber Bygg AB intressenterna besvara ett antal frågor. Bygg AB anser sig ha en nära relation till sina nyckelintressenter och förlitar sig därför på att de kommer få många svar på enkäten. 22

24 Ägarna ser en fördel med att kunna informera intressenterna i enkätutskicket om att företaget har inlett arbetet med att organisera sitt hållbarhetsarbete för att få en bättre struktur. Målsättningen är att kunna presentera sina mål, aktiviteter och resultat i en kommande rapport. Den allmänna uppfattningen är att det kommer att upplevas som en positiv aktivitet från både anställda och kunder. De frågor som ställs i enkäten är: x Vilken relation har du till vårt företag? x Vilka miljöfrågor anser du att vårt företag borde arbeta med? x Vilka sociala frågor anser du att vårt företag borde arbeta med? x Vilka områden tycker du är viktigast att vårt företag arbetar med om du måste prioritera? x Arbetar ditt företag aktivt med hållbarhetsarbete? x Ställer ditt företag hållbarhetskrav på leverantörer? I så fall, kan du nämna några exempel? x Är en hållbar livsstil viktig för dig som privatperson? Företaget har, utöver externa parter, identifierat sina anställda som nyckelintressenter. Bygg AB kommer därför organiseras en workshop där redovisningskonsulten och ägarna introducerar projektet och informerar om syftet och målen med hållbarhetsarbetet. Workshop i april 20x1 På workshopen informeras bl.a. om FNs 17 globala mål och EUs nya direktiv för att ge en inramning till företagets egna hållbarhetsfrågor. Under mötet diskuteras vad de kan göra, både gemensamt och som enskilda individer. Ägarna förklarar att det finns insatser som redan görs och åtgärder som kan göras på kort och på lång sikt. Hänsyn måste tas till ekonomin i det nya projektet eftersom även detta är en hållbarhetsaspekt. Finns inte tillräckligt med resurser i företaget, kan Bygg AB inte göra några insatser för vare sig miljö eller samhälle oavsett hur viktiga företaget anser att sådana insatser är. Bygg AB kan inte heller arbeta med samtliga frågor som identifieras, utan företaget måste prioritera de som är väsentliga. I arbetet vill de ha medarbetarnas synpunkter och förslag på frågor som bör prioriteras. Det kan också finnas åtgärder som de anställda vill göra som privatpersoner och som företaget kan hjälpa till med, t.ex. miljövänliga resor till och från arbetsplatsen. Om de anställda vill få möjlighet att arbeta ideellt med något välgörenhetsprojekt, kan företaget stötta genom att t.ex. inte göra löneavdrag. Ett förslag som kom fram var att göra en gemensam insats för att samla in kläder och saker som kan skänkas till flyktingförläggningen som finns på orten. Ett diskussionsunderlag under workshopen är Uppförandekod för leverantörer som företaget fått från en av sina kunder. Medarbetarna får bl.a. ta ställning till vilka krav de anser att företaget uppfyller och/eller vilka åtgärder som krävs för att företaget ska 23

25 uppfylla kraven i uppförandekoden. Eftersom kunden också är ett byggföretag så är de punkter som tas upp i deras uppförandekod för leverantörer även aktuella för Bygg ABs eget arbete i dessa frågor. En av punkterna i kundens uppförandekod för leverantörer är att Bygg AB har ansvar för sina leverantörer och att tillse att även dessa uppfyller kraven när de arbetar som underleverantör i ett av kundens uppdrag. Även branschföreningen som Bygg AB är medlemmar i har tagit fram en uppförandekod för sina medlemmar, Sveriges byggindustriers uppförandekod. Punkter som tas upp i de båda uppförandekoderna och som diskuteras är: x trygg och säker arbetsmiljö, x arbetsförhållanden, arbetstider, löner och förmåner, x nolltolerans av respektlöst beteende, diskriminering, mobbning, trakasserier och ofredanden, x att verksamheten bedrivs på ett ansvarsfullt sätt med hänsyn till miljön, x skydd av egna och andras tillgångar från skador, stöld, förlust och felaktig användning, x respekt av konfidentiell information, x nolltolerans mot alla former av mutor och korruption, samt förskingring, penningtvätt, otillåtna provisioner, utpressning, bedrägeri och gynnande av familj eller vänner i affärssammanhang, x konkurrens på lika villkor, och x undvikande av intressekonflikter. Hållbarhetsgruppen som bildats bestående av ägarna, redovisningskonsulten och en av de anställda sammanställer de punkter som medarbetarna har föreslagit. Steg 4 Väsentlighetsanalys och prioritering I det fjärde steget samlas först intervjusvaren in från de tillfrågade intressenterna och sorteras utifrån vilka frågor dessa anser vara de viktigaste för verksamhetens hållbarhetsarbete. Därefter genomför företaget en egen översyn av verksamheten och tar fram vad företaget bedömer vara de mest relevanta frågorna och var företaget menar att de har störst påverkan, både positiv och negativ. Sedan vägs områden identifierade av intressenter samman med företagets egen analys och frågorna delas in i en prioritetsordning utefter väsentlighet. I bilaga 4 finns en mall för väsentlighetsanalys. Exempeluppdraget, steg 4 Fjärde steget i Bygg ABs arbete består av en genomgång av enkätsvaren från intressenter. Härefter inleds arbetet med väsentlighetsanalys och prioritering. Tillvägagångssättet beskrivs i sammanfattningen av arbetsmötet. 24

26 Arbetsmöte i april 20x1 Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide När Bygg AB har fått in alla svar från enkäten går de igenom dessa tillsammans med synpunkterna från workshopen med de anställda och ägarnas egna prioriterade områden. Svarsfrekvensen styrker att detta är viktiga frågor för företagets intressenter och ägarna ser positivt på det fortsatta arbetet. När de har gått igenom svaren och kopplat dessa till respektive intressent görs en sammanställning av intressenternas svar. Dessa graderas enligt nedanstående exempel. Vissa frågor har hög påverkan både för företaget och är av stor betydelse för intressenterna och dessa prioriteras i första hand. Prioriteringen behöver inte innebära att målet ska nås snabbt utan speglar snarare frågans betydelse i hållbarhetsarbetet över tid. Det kan handla om en fråga som identifieras som viktig, men som är svårlöst. En sådan fråga ska inte nedprioriteras för den skull. Även frågor som är svåra eller har en negativ inverkan måste hanteras när de identifieras som viktiga i väsentlighetsanalysen. De områden som hamnar högst upp i prioriteringen för Bygg AB är miljövänligt material och bra arbetsförhållanden med fokus på säkerhet. En fråga som fick en något oväntat hög prioritet var antikorruption. Gruppen resonerar kring detta och beslutar att ägarna ska diskutera frågan med branschföreningen och se vilket stöd och eventuell utbildning som finns på området. När Bygg AB listar sina prioriterade områden så diskuterar de samtidigt vad som är rimligt i närtid och vad som kan vara mer långsiktiga mål. Frågorna klassificerar i olika grupper, som t.ex. miljö, samhällsengagemang, personal och ekonomi. I samband med väsentlighetsanalysen görs en riskbedömning och det dokumenteras vilka eventuella risker som föreligger om företaget inte arbetar med vissa frågor, och vilka konsekvenserna det kan få. 25

27 Steg 5 Upprätta plan med tydliga mål och strategier, skapa förutsättningar för mätning och uppföljning I steg fem sammanställs de väsentliga områdena i en plan för hur företaget ska arbeta med de identifierade frågorna, vad som ska uppnås, när det ska vara uppnått och hur resultatet ska kunna mätas. Noteras bör om policydokument behöver upprättas för att tydliggöra företagets strategi i vissa frågor t.ex. resor eller miljö. Gör en plan för när styrdokumenten ska vara klara, från när de ska följas, hur efterlevnaden kontrolleras och hur resultaten mäts. Även om företaget vill göra ett ambitiöst arbete är det viktigt att planerna är realistiska och att det finns förutsättningar att nå önskat resultat. I denna fas måste företagets ekonomiska situation beaktas. En riskanalys måste göras för att tydliggöra om det finns områden förknippade med risk för företaget. Risken kan bestå i att arbete inte sker på dessa områden eller att arbete genomförs på felaktigt sätt. I bilaga 5 finns en mall med exempel på planering av hållbarhetsarbetet. Exempeluppdraget, steg 5 Steg fem består för Bygg ABs räkning av att sammanställa en hållbarhetsstrategi med mål. Strategin kompletteras av en detaljerad planering och en tidplan. I samband med detta arbete kontaktas företaget av en familj som vill bygga ett hållbart hus. Både arbetsmöte och kundmöte beskrivs nedan. Arbetsmöte i juni 20x1 Så här långt har företaget samlat in och dokumenterat viktig information om vilka intressenterna runt företaget är, analyserat vilka av dessa som utgör nyckelintressenter och vad intressenterna anser är centrala hållbarhetsfrågor att arbeta med. Frågorna har sedan prioriterats baserat på företagets och intressenternas förslag och åsikter. Nästa steg i processen består av att inleda arbetet med företagets hållbarhetsstrategi. I strategin sätter företaget upp övergripande mål och kompletterar med en mer detaljerad planering av det framtida arbetet. I samband med detta arbete upprättas en tidplan för de olika åtgärderna samt en fördelning av arbetsuppgifter och ansvarsområden. Bygg AB behöver även fundera på hur företaget ska kunna mäta och presentera de olika åtgärderna. De kommer fram till att de ska: x upprätta en hållbarhetspolicy som innehåller en miljö- och resepolicy samt policyer för jämställdhet och mångfald, x upprätta en uppförandekod, x ta fram en särskild uppförandekod för underleverantörer, x gå igenom företagets personalhandbok avseende riktlinjerna för arbetstid, ledighet, försäkringar, arbetskläder m.m. för att se om riktlinjerna behöver uppdateras, x identifiera vilka åtgärder som företaget redan gör och lista dessa under respektive område (miljö, personal, antikorruption, etik och samhällsansvar), 26

28 x x x x dokumentera konkreta mål enligt de prioriterade områdena, notera åtgärder som ska genomföras för att nå målen och som är mappade efter de prioriterade områdena, ta fram en tidplan för när åtgärder ska utföras och när målen ska vara uppnådda, dokumentera hur mätning ska ske av måluppfyllelse och/eller graden av uppföljning. Det ska vara tydligt vad företaget vill uppnå, hur de ska gå tillväga, när det ska vara klart och hur resultaten ska mätas och följas upp. I bilaga 10 finns ett exempel på hållbarhetspolicy för Bygg AB och i bilaga 11 återfinns ett exempel på uppförandekod. Kundmöte i juli 20x1 Bygg AB anlitas av familjen Stigsson som vill bygga ett hus. Familjen Stigsson vill ha ett hållbart hus med plats för hela sin familj. Inför första mötet har Bygg AB läst på om vad de kan göra och bestämmer sig för att de ska bygga sitt första hållbara hus. Företaget konstaterar att det kommer krävas mycket av dem som företag. Familjen Stigsson vill gärna ha ett trähus, vilket passar bra ur ett miljöperspektiv eftersom det finns miljöcertifierat trä. Familjen vill även ha solpaneler, och helst vill de att huset kan värma upp sig självt. Bygg AB föreslår utifrån familjens förfrågan ett passivhus. Ett passivhus är ett hus som inte släpper ut någon energi och istället tillvaratar energin för att hålla huset uppvärmt. Detta görs genom att bygga ett tätt hus med smart ventilation och specialisolerade fönster och dörrar. Huset ska även ha solpaneler på taket för att kunna producera egen el. Huset kommer i så stor utsträckning det är möjligt att byggas i miljöcertifierade material och Bygg AB kommer sträva efter att allt material de använder ska gå att återvinna. De kommer även se över om det går att använda återvunnet material när de bygger huset och föreslår att familjen ska fundera på om de kan tänka sig att använda återvunnen inredning, såsom en begagnad köksstomme. Även innerdörrar och liknande ska familjen undersöka om de kan ta tillvara från äldre hus. Bygg AB kommer för husbygget att under hela byggprocessen samarbeta med en arkitekt och en expert inom hållbart byggande. Bygg AB inser att det kommer bli kostsamt för dem och alla kostnader för research och liknande kommer inte täckas av familjen. Bygg AB ser arbetet som en produktutveckling, där de framöver vill kunna marknadsföra och sälja hållbart byggande till andra kunder. Företaget tycker därför att det är värt den extra kostnaden då de är övertygade om att de kan hämta hem kostnaden på längre sikt. 27

29 Steg 6 Resultatuppföljning och eventuell justering av strategi I steg sex betonas vikten av löpande avstämningar under året. Det är centralt för att följa upp arbetet med hur policydokument och riktlinjer efterlevs samt om målen eller planen behöver justeras av någon anledning. Exempeluppdraget, steg 6 I steg sex följs tidigare arbete upp, detta är en av flera löpande avstämningar under året. Under arbetsmötet i september beslutas även hur hållbarhetsarbetet ska rapporteras. Mer om rapportering behandlas i steg sju i processen. Arbetsmöte i september 20x1 På detta arbetsmöte följs arbetet med policydokumenten upp, hur aktiviteter m.m. fortlöper samt om målen fortfarande är realistiska eller om dessa behöver omvärderas. Har det hänt något i verksamheten som påverkar mål och aktiviteter? Går det att mäta det som planerats, och om inte vad behöver företaget göra för att kunna utföra mätning? Det konstateras att policydokumenten är färdiga och implementerade i verksamheten. Arbetet med att bygga ett hållbart hus fortskrider enligt plan och engagerar både medarbetare och leverantörer. Lokaltidningen har uppmärksammat projektet och Bygg AB och familjen har redan fått positiva reaktioner från omgivningen. Bygg AB beslutar sig för att upprätta en separat hållbarhetsrapport. I samband med detta börjar gruppen planera för den rapport som ska upprättas vid nästa bokslut den 31/12. Steg 7 Sammanställa och rapporter/kommunicera I steg sju ska hållbarhetsarbetet, efterlevnaden och måluppfyllnaden sammanställas och rapporteras till intressenterna. Detta sker en gång per år, lämpligen i samband med bokslut och årsredovisning. Rapporteringen kan göras på olika sätt och behöver inte följa en speciell standard eller ramverk men det kan vara bra att använda någon form av riktlinjer för rapporten för att få med väsentliga upplysningar ur ett läsarperspektiv. Det är viktigt att vara konsekvent i sin rapportering för att läsaren ska ha en möjlighet att följa utvecklingen och jämföra resultaten över tid samt mot andra företag. I bilaga 6 finns exempel på rapportinnehåll och frågor att ta ställning till i det fortsatta arbetet. Exempeluppdraget, steg 7 I steg sju behöver Bygg AB sammanfatta årets hållbarhetsarbete. Företaget behöver utse projektledare och besluta hur hållbarhetsarbetet ska rapporteras och kommuniceras. Detta arbete utförs under två möten, ett möte inför bokslutet i december och ett bokslutsmöte i januari. 28

30 Möte inför bokslutet i december 20x1 Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide I samband med avstämningen inför det sedvanliga bokslutsmötet där det sista inför bokslutet gås igenom vad gäller t.ex. resultatdispositioner m.m. så görs även en avstämning av årets hållbarhetsarbete och rapporteringen av detta arbete förbereds. Årets åtgärder har främst bestått i att inventera vad företaget redan arbetar med samt upprätta en plan för kommande aktiviteter, sammanställa målen och hur uppföljningen av aktiviteter ska ske. Under ett arbetsmöte tidigare under hösten beslutades att hållbarhetsarbetet skulle upprättas och presenteras separat i en egen hållbarhetsrapport och att en kortfattad sammanfattning av arbetet skulle ingå i årsredovisningens förvaltningsberättelse där det hänvisas till den separata rapporten. I detta steg bestäms tillvägagångssättet vid upprättandet av hållbarhetsrapporten. Det beslutas att en av ägarna, Saga Ek, är projektledare för rapporten och ansvarar för layout m.m. Tillsammans med redovisningskonsulten tar Saga Ek fram uppgifter som ska ingå i rapporten. Det beslutas även att rapporten ska publiceras på Bygg ABs hemsida och att den ska vara nedladdningsbar. Rapporten kommer tryckas upp i ett fåtal exemplar som är tänkta att kunna ta med vid offertmöten eller andra sammankomster. Redovisningskonsulten föreslår att de ska ha en kort information i årsredovisningens förvaltningsberättelse där de informerar om var rapporten finns samt kort beskriver hur de arbetat med dessa frågor under året. Bokslutsmöte i februari 20x2 Bokslutet upprättas och förslag på årsredovisning tas fram av redovisningskonsulten i samråd med Bygg ABs ägare Bo och Saga Ek. Redovisningskonsulten och Saga arbetar samtidigt med att upprätta Bygg ABs första hållbarhetsrapport. För att få lite tips och idéer till hur rapporten kan se ut, har Saga försökt hitta exempel hos konkurrenter m.m. Efter viss efterforskning har Saga upptäckt att många företag rapporterar enligt riktlinjen Global Reporting Initiative (GRI) och hon har därför tittat på grundläggande principer som tillämpas vid rapportering enligt GRI. Detta har sedan använts som stöd i den egna rapporteringen genom rubriksättning baserad på de grundläggande principerna och användning av nyckelord såsom: Fullständighet Korrekthet Balans Lättillgänglighet och transparens Jämförbarhet Trovärdighet Saga skriver tillsammans med redovisningskonsulten en sammanfattande text till förvaltningsberättelsen där de informerar om att företaget bedömer att det är väsentligt för företagets utveckling att arbeta aktivt med hållbarhetsfrågor. De skriver att ett sådant arbete inletts under året och att företaget upplever att kunder och anställda har en positiv 29

31 inställning till arbetet. I sammanfattningen hänvisas till företagets hållbarhetsrapport som finns att ladda ned på hemsidan. I bilaga 6 finns exempel på rubriker och frågor som bör besvaras i en hållbarhetsrapport och i bilaga 12 återfinns ett förslag på text i förvaltningsberättelsen för Bygg AB. Steg 8 Analysera och utvärdera Analys och utvärdering av hållbarhetsarbetet utgör steg åtta i processen. Arbetet består av att utvärdera de olika delmomenten och att upprätta en ny planering för kommande år. Av värde är att ta reda på om någon eller några förutsättningar ändrats internt eller externt. Företaget måste även ställa sig frågan om det tillkommit nya intressenter. Exempeluppdraget, steg 8 I steg åtta ska Bygg AB analysera och utvärdera årets arbete. Detta arbete tar sin början under ett möte efter bokslutet i februari, lite drygt ett år efter att det aktiva arbetet med hållbarhet inleddes. Möte efter bokslutet i mars 20x2 När bokslutet är klart och andra bokslutsmötet hålls summerar företaget årets hållbarhetsarbete. Punkter som gås igenom är om det har skett några förändringar, internt eller externt, som påverkar företagets långsiktiga plan och om hållbarhetsstrategin i sådant fall måste uppdateras. Utifrån dessa förutsättningar gör de upp årets plan för det fortsatta hållbarhetsarbetet i Bygg AB. Arbetet sammanfattas genom två listor, en om hållbarhetsaspekter som företaget tagit fram under året eller har sedan tidigare och en om hållbarhetsaspekter som företaget ska arbeta med framåt. 30

32 Hållbarhetsaspekter som företaget tagit fram under året eller har sedan tidigare: x Användning av webbprogram för bokföring. Innebär minskad pappersförbrukningen och är en insats som gjorts tillsammans med redovisningsföretaget. Genom uppgifter från leverantören av papper om hur mycket papper som beställdes året innan kan det konstateras att det skett en minskning med ark. x Företaget anlitar en auktoriserad redovisningskonsult och har revisor för att kvalitetssäkra den finansiella informationen. x Bra rutiner för avfallshantering av byggmaterial. Goda förutsättningar inom kommunen som har en stor återvinningscentral som hanterar miljöfarligt material och byggmaterial. x Under året har företaget investerat i en miljöbil. x Byte av energibolag. Med hjälp av kommunen som hyresvärd för företagets lokaler har de bytt till grön el. Kommunen ska utföra energimätning i lokalerna för att minska energiförbrukningen. x Företaget anlitar en lokal bank som erbjuder hållbara sparfonder och håller utbildningar i antikorruption och motverkande av penningtvätt. x Företaget är kollektivavtalsanslutet samt medlem i branschförening. Alla anställda går regelbundet utbildningar i säkerhet och arbetsmiljö och det finns ett skyddsombud. Företaget har informerat alla anställda att de tycker att det är positivt att de är fackligt anslutna och gärna har en dialog med fackförbundet om det finns några områden som kan förbättras. x Fri tillgång till arbetskläder och skyddsutrustning för anställda. x Företaget sponsrar den lokala idrottsföreningens barn- och ungdomsverksamhet. x Vid arbetstoppar anlitas alltid lokala underleverantörer. x Företagsledningen är engagerad i det lokala samhället genom företagarföreningen och deltar i kommunens samverkansgrupp som har ett projekt för hållbart företagande. x Bygg AB har även börjat projektera byggandet av ett hållbart hus, ett så kallat passivhus, till familjen Stigsson. Detta är det första passivhuset som Bygg AB ska bygga, men planen är att framöver bygga mer hållbart. x Bygg AB erbjuder praktikplats till elever som utbildar sig på byggprogrammet i ortens gymnasieskola och utesluter ingen utan vill ha medarbetare med olika bakgrund, kön och förutsättningar. Hållbarhetsaspekter som företaget ska arbeta med: x Etikpolicy som ska tas fram tillsammans med branschförening inom byggsektorn kombinerad med utbildning för samtliga medarbetare (se Sveriges byggindustrier). x Upprättande av en hållbarhetspolicy och en långsiktig plan för sitt hållbarhetsarbete. I samband med detta kommer en övergripande riskanalys av verksamheten att genomföras och en uppförandekod för underleverantörer att tas fram. 31

33 x x x x x Företaget planerar även att upprätta en visselblåsarfunktion där både medarbetare och utomstående anonymt kan anmäla eventuella överträdelser eller misstankar om överträdelser av ekonomisk karaktär, såsom mutor, till företagets revisor. Undersökning av utbudet av miljövänligt byggmaterial hos lokala leverantör. Om den lokala leverantören inte tillhandahåller den kvalitet som Bygg AB vill ha, planerar de att försöka påverka leverantören att skaffa mer miljövänligt material. Översyn av transporter av material och för personal t.ex. genom samåkning. Befintliga bilar byts löpande ut mot miljöbilar. Företaget ska även införskaffa en cykel med flak för kortare transporter. Ingå samarbete med kommunen för att hjälpa till med integrationen av flyktingar som bor på ortens flyktingboende. Till exempel genom att erbjuda lärlingsplats, skänka överblivet material eller bidra med arbetstimmar för volontärarbete från sina medarbetare. De har även planer på att starta en insamling med begagnad sportutrustning för att hjälpa flyktingbarn att delta i den lokala idrottsföreningen. Delta i projekt för ett rent Östersjön. Eftersom orten där företaget är verksam ligger vid Östersjön vill företaget engagera sig i projekt för ett rent Östersjön och säkerställa att de inte har en negativ påverkan på havet genom sin verksamhet. I bilaga 7 finns en checklista över momenten. Sammanfattning av processen Bygg AB har nu gått igenom de åtta stegen i arbetsprocessen för ett mer hållbart företagande. Företaget har även inlett arbetet med nästa års hållbarhetsarbete. Arbete i dessa frågor är en kontinuerlig process som tar tid och behöver ta tid. Långsiktighet är en central faktor. Glädjande är att allt fler företag inser vikten av att arbeta framåtsyftande med ekonomisk, social och ekologisk hållbarhet. Processbeskrivningen som Bygg AB använt är ett av många sätt att tillämpa, genomföra och rapportera hållbarhetsarbete på. Området utvecklas hela tiden och det är av vikt att löpande utvärdera processen. 32

34 Bilaga 1 Analys av företagets hållbarhetsarbete och aktuella områden Analysen används som stöd för att inventera utgångsläget och vilka områden som företaget arbetar med, om det finns några styrdokument, om man rapporterar arbetet och i så fall hur, vem som är ansvarig, och om området bedöms som viktigt ur hållbarhetssynpunkt. Texten i mallen nedan är endast exempel och utgör inte en fullständig analys avseende Bygg ABs hållbarhetsarbete. Hållbarhetsområden som är aktuella Viktigt/mindre viktigt/oviktigt Styrdokument/ Policyer Aktiviteter/åtgärder Kommunikation/Rapportering Ansvarig Miljö Viktigt Miljöpolicy Lokala inköp Avfallshantering Skyddskläder Miljöbil Digital bokföring minskad pappersförbrukning Grön el Antikorruption Viktigt Uppförandekod från Skanska som är kund Socialt Viktigt Anlitar lokala UE Sponsrar lokal IF Medlem i företagarförening Ordnar praktikplatser Finansiellt Viktigt Lokal bank Hållbara fonder Anlitar ARK och revisor för kvalitet i fin. rapporter Medarbetare Viktigt Kollektivavtal Utbildning Skyddsombud Fria arbetskläder Fri skyddsutrustning Annons Årsredovisning Revisionsberättelse BE BE BE BE SE SE 33

35 Bilaga 2 Intressentanalys Nedan följer ett utdrag ur intressentanalysen för Bygg AB tänkt att exemplifiera hur analysen kan se ut. Identifierad intressent Relation till företaget Prioritering 1 5 Motivering till prioritering Dialog hur och när Prioriterade frågor Skanska Kund 1 Viktig kund som har förväntningar på att ftg jobbar med hållbarhetsfrågor Snickeri AB Konkurrent 5 Konkurrent på orten som inte jobbar med hållbarhet Intervju 20x Läst på hemsidan, pratat med ägare på samverkansmöte Miljövänligt material Goda arbetsförhållanden Jämställdhet och mångfald Avfallshantering 34

36 Bilaga 3 Exempel på frågor i en intressentdialog Intressentdialogen är en kommunikation som görs med utvalda intressenter. Dialogen kan ske på olika sätt, muntligt eller skriftligt. De svar företaget får från intressentdialogen kan bl.a. användas för att prioritera företagets hållbarhetsarbete och tydliggöra för företaget vilka frågor som intressenterna anser vara de mest relevanta. x Vilken relation har du till vårt företag? x Arbetar du/ni aktivt med hållbarhetsfrågor? x Hur viktigt anser du att det är att vårt företag arbetar med hållbarhetsfrågor? x Vilka hållbarhetsfrågor anser du är viktigast att vårt företag prioriterar? x Finns det hållbarhetsfrågor som inte är viktiga att vårt företag arbetar med? x Kan det påverka vår relation om vårt företag inte arbetar med hållbarhetsfrågor? x Har du förtroende för vår verksamhet? x Tycker du att vi jobbar effektivt med miljöfrågor i vår verksamhet? x Hur vill du att vårt hållbarhetsarbete kommuniceras till dig? 35

37 Bilaga 4 Väsentlighetsanalys Här följer exempel på en väsentlighetsanalys bestående av identifierade väsentliga frågor och områden för Bygg AB som prioriteras och kopplas samman med eventuella föreliggande risker. Identifierade väsentliga frågor Område Intressent Prio Risker Miljövänliga transporter Miljö Kunder/Anställda/ Kommun/Ägare Arbetssäkerhet Social/Personal Kunder/Anställda/ Ägare Transparenta och etiska affärer Transparent leverantörskedja Miljövänligt material Miljö Kunder/Anställda/ Slutkonsument/Kommun/Leverantör/Ägare Samhälle/Antikorruption Samhälle Kunder/Leverantörer/ Ägare Kunder/Leverantörer/ Ägare/Samhället Nöjda medarbetare Social/Personal Anställda/Framtida anställda/samhället 3 Förlora offerter Negativ publicitet 4 Förlora offerter Förlora medarbetare Svårt att rekrytera Förlora viktig kund Negativ publicitet 1 Förlora medarbetare Svårt att rekrytera Förlora uppdrag 2 Förlora uppdrag Förlora offerter Negativ publicitet 3 Negativ publicitiet Bristande kvalitet Ovetskap om materialets ursprung 4 Förlora medarbetare Svårt att rekrytera Sjukskrivningar Dålig arbetsmiljö 36

38 Bilaga 5 Planering hållbarhetsarbete I exemplet på planering för Bygg AB nedan återges ett urval av de planerade åtgärderna under året. Planerad åtgärd Klart datum Ansvarig Uppföljning Informera anställda om hållbarhetsprojektet Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide SE Följ upp inställning vid utvecklingssamtal Ta fram en etikpolicy BE Stäm av mot branschföreningens regler Utbilda alla anställda i etikpolicyn BE Stäm av genomförande och förståelse av på utvecklingssamtal Informera på hemsidan om hållbarhetsarbetet SE Uppdateras efter varje möte 37

39 Bilaga 6 Hållbarhetsrapportering Vem är läsare av rapporten? Tänk på vem rapporten skrivs för. Vad vill företaget berätta? Vad är budskapet? Vem är avsändare av rapporten? Normalt är styrelsen avsändare och minst en kontaktperson bör anges som läsaren kan kontakta vid frågor. Hur ska rapporten publiceras, i tryckt form eller på hemsidan? Ska rapporten vara nedladdningsbar? Rapporten bör innehålla: x Formalia som t.ex. bolagets namn, adress, organisationsnummer, antal anställda. x Vilken period som rapporten omfattar. x Beskrivning av företagets affärsplan, verksamhet och verksamhetsort/er. x Företagets hållbarhetsarbete i ett större sammanhang, dvs. den positiva och negativa påverkan företaget har på sin omgivning. x Identifierade risker kopplade till hållbarhetsområdena. x Företagets arbete med att minska riskerna. x Företagets mål och strategier för sitt hållbarhetsarbete. x Uppgift om policyer och/eller styrdokument. x Uppföljning och efterlevnad av policyer/styrdokument. x Vidtagna hållbarhetsåtgärder för att minska negativa och öka positiva konsekvenser. x Mätning och uppföljning. x Planerade åtgärder, prioriteringar och mätbara mål. Bra om man kan kategorisera mål, åtgärder och resultat under rubriker som: x Miljö x Samhällsansvar x Sociala och personalrelaterade frågor x Antikorruption och etiska frågor x Mänskliga rättigheter 38

40 Bilaga 7 Checklista hållbarhetsprocessen 1 Analysera och inventera utgångsläget Utgå från företagets verksamhet och förutsättningar och analysera vilka hållbarhetsområden som kan vara aktuella för företaget idag. Har verksamheten stor miljöpåverkan? Har företaget många anställda? Bedrivs verksamheten på en ort med särskilda förutsättningar eller krav? Hur arbetar företaget idag med hållbarhetsaspekter? Finns det några policyer/styrdokument? Kommuniceras företagets hållbarhetsarbete? Utfört: Utfört av: Resultat: 2 Identifiera och prioritera intressenterna runt företaget Vilka påverkas av och påverkar företaget? Dessa kallas ofta intressenter och kan bestå av kunder, anställda, ägare, investerare, slutkonsumenter, samhälle, leverantörer, branschförening m.m. Hur stor påverkan har de olika intressenterna? Gradera och prioritera vilka intressenter som har störst påverkan på företaget och dess hållbarhetsarbete. Utfört: Utfört av: Resultat: 3 Kommunicera med intressenterna vad de har för förväntningar och krav Intervjua intressenterna om vilka hållbarhetsfrågor de anser vara väsentliga för företaget att arbeta med. Om det inte går att intervjua alla intressentgrupper så välj i första hand de som har störts påverkan på företaget. Utfört: Utfört av: Resultat: 4 Gör en väsentlighetsanalys utifrån intressenternas förväntningar och prioritera Sortera intervjusvaren från intressenterna för att se vilka frågor de anser vara de viktigaste för verksamhetens hållbarhetsarbete. Jämför med företagets egen analys och gör en prioritering av de viktigaste hållbarhetsaspekterna. Utfört: Utfört av: Resultat: 39

41 5 Gör en plan med tydliga mål och strategier för att nå målen, skapa förutsättningar för mätning och uppföljning Sammanställ de väsentliga områdena i en plan för hur man ska jobba med frågorna, vad som ska uppnås, när ska det vara uppnått och hur resultaten kan mätas. Notera om policydokument behöver upprättas för att tydliggöra företagets strategi i vissa frågor t.ex resor eller miljö. Gör en plan för när styrdokumenten ska vara klara och från när de ska följas, hur man kontrollerar att de följs och hur resultaten mäts. Utfört: Utfört av: Resultat: 6 Gör löpande resultatuppföljning och justera eventuellt strategin Gör avstämningar löpande under året för att stämma av hur policydokumenten och riktlinjer efterlevs samt om målen eller planen behöver justeras av någon anledning. Utfört: Utfört: Utfört: Utfört av: Utfört av: Utfört av: Resultat: Resultat: Resultat: 7 Sammanställ och rapportera/kommunicera Hållbarhetsarbetet, efterlevnaden och måluppfyllnaden bör sammanställas och rapporteras till intressenterna en gång per år, lämpligen i samband med bokslut och årsredovisning. Rapporteringen kan göras på olika sätt och behöver inte följa någon speciell standard eller ramverk. Det kan vara bra att använda någon form av riktlinjer för rapporten för att få med väsentliga upplysningar ur ett läsarperspektiv. Utfört: Utfört av: Resultat: 8 Analysera och utvärdera Analysera och utvärdera processen och de olika delmomenten och gör en ny planering för kommande år. Har förutsättningarna ändrats internt eller externt? Har nya intressenter tillkommit? Utfört: Utfört av: Resultat: 40

42 Bilaga 8 Agenda hållbarhet och hållbart företagande Är kunden insatt i begreppet hållbart företagande och vad det innebär? Om inte, berätta om lagkravet för storföretag och vad detta kan innebär för mindre företag. Bland annat att storföretag uppställer krav på sina samarbetspartners och underleverantörer. I storföretagens hållbarhetsarbete ingår att ta ansvar inte bara för sitt eget agerande utan även se över aspekter utanför bolagets gränser. Där kan leverantörer och underleverantörer ha en viktig roll. Storföretag kan t.ex. upprätta en uppförandekod för leverantörer som de kräver att leverantörer och underleverantörer följer, de kan även kräva att få göra kontroller av hur leverantörerna efterlever kraven i uppförandekoden m.m. Hur ser kunden på att företagen rapporterar om sitt hållbarhetsarbete? Vad är inställningen till dessa frågor? Har kunden fått några förfrågningar om sitt eget företags hållbarhetsarbete? Har kunden sett att hållbarhetsrapportering efterfrågas vid offerter eller i andra sammanhang? Har kunden kunskap om och intresse av hållbarhetsfrågor? Ser kunden något behov av att börja organisera sitt hållbarhetsarbete? Ser kunden något behov av att rapportera sitt hållbarhetsarbete? Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide 41

43 Bilaga 9 Förståelse av uppdragsgivarens verksamhet Kund Bygg AB Inledning Redovisningskonsult Carin Konsult Datum Enligt Reko ska en redovisningskonsult ha eller skaffa sig tillräcklig kunskap om verksamheten och ägarförhållanden för att kunna identifiera och förstå de händelser, transaktioner och förhållanden som kan ha en betydande påverkan på företagets redovisning. Redovisningskonsultens förståelse av verksamheten bidrar till att kunna använda informationen i uppdraget på ett lämpligt sätt, t.ex. genom att: x identifiera områden som kräver särskild uppmärksamhet, x planera och utföra redovisningsuppdraget effektivt och ändamålsenligt, samt x ge uppdragsgivaren en god service. Förståelse för verksamheten är en referensram inom vilken redovisningskonsulten måste använda sitt professionella omdöme vid utförande av det enskilda uppdraget. Denna blankett kan användas som dokumentation för detta arbete. Blanketten är uppbyggd enligt Reko 320 Förståelse av uppdragsgivarens verksamhet. Genomgång och dokumentation av detta ska göras både vid antagande av nytt uppdrag och årlig omprövning. Alla rutor nedan är hjälprutor med utdrag av text från Rekos tillämpningsanvisningar. Uppdraget har utökats under året med att redovisningskonsulten ska ingå i Bygg ABs projektgrupp för hållbarhetsredovisning. Redovisningskonsultens uppdrag i projektet består av att vara bollplank och bidra med erfarenheter från andra företags hållbarhetsredovisning och med grundkunskap om vad hållbarhetsredovisning innebär och omfattar. Branschen Olika branscher har olika särdrag som påverkar verksamheten. Redovisningskonsulten kan därför behöva skaffa sig grundläggande kunskaper om t.ex.: x säsongsvariationer, hur varierar verksamheten under året? x komplicerade regelverk, t.ex. hur ska mervärderskatt i olika typer av byggverksamhet hanteras? Beskriv branschen kunden agerar i: 42

44 Företagsledning och ägare Företagsledningens kunskap om och respekt för lagar och regler är en viktig faktor som redovisningskonsulten behöver skaffa sig kännedom om. Dåliga kunskaper eller låg respekt på dessa områden gör att risken för felaktigheter i redovisningen ökar väsentligt. Det är också viktigt att sätta sig in i ägarförhållandet eftersom olika ägare kan ha olika förväntningar och krav på verksamheten. Att känna till företagsledningens övergripande strategier och mål underlättar också redovisningskonsultens arbete eftersom det då är lättare att bedöma vilken information som företagsledningen behöver för att kunna ta välgrundade beslut och agera i tid. Ägarstruktur: Närstående parter: Styrelse och VD: Övrig info om företagsledning och ägare: Övrigt: Företagets verksamhet Här ryms alla områden som rör företagets verksamhet t.ex. varor och tjänster, marknader och kunder, leverantörer, varulager, kostnader m.m. Även kunskap om viktiga avtal som företaget har med andra parter och hur dessa påverkar redovisningen är väsentlig för redovisningskonsultens arbete. Om kunden är starkt beroende av vissa kunder eller leverantörer är det lämpligt att diskutera med uppdragsgivaren vad som händer om någon av dessa får ekonomiska problem. Dessa frågeställningar avser förhållanden som förändras och det är därför nödvändigt att redovisningskonsulten uppdaterar sina kunskaper inom dessa områden. Produkter/tjänster/marknad: Var bedrivs verksamheten: 43

45 Företagets organisation: Personal (antal anställda, kollektivavtal, pensionsavtal etc.): Viktiga leverantörer: Viktiga avtal: Övrig information om företagets verksamhet: Det finns en allmän förväntan på att företaget ska ha hållbarhetsperspektiv i sin verksamhet och informera om på vilket sätt företaget bedriver sitt hållbarhetsarbete. Flertalet offertförfrågningar kräver att företaget informerar om sitt hållbarhetsarbete i anbuden. Företagets ekonomiska struktur Kunskap om uppdragsgivarens ekonomiska struktur är viktig för att redovisningskonsulten ska kunna bedöma företagets utveckling, samt för att kunna ge råd som förbättrar den framtida verksamheten, dvs. för att kunna vara proaktiv. Hur kan lönsamheten mätas och vilka nyckeltal kan vara relevanta för just detta företag? Hur utvecklas företaget jämfört med branschen? Det är även viktigt att bedöma vilken utvecklingsfas företaget befinner sig i eller är på väg mot. Resursbehovet kan vara mycket olika för ett företag som är i kraftig expansion, jämfört med ett företag med etablerad position i en mogen bransch. Associationsform (AB/HB? Antal aktier? Privat/Publikt?): Lönsamhet: Nyckeltal: Skuldstruktur: Utveckling (beskriv även här den plan som företagsledningen har): Affärsplanen ska uppdateras med hållbarhetsstrategi och företagsledningen har identifierat hållbart företagande som en risk och en möjlighet i verksamheten. Övrig viktig information om företagets ekonomiska struktur: 44

46 Lagar och regler Lagar och regler förändras över tiden. Normgivning, som t.ex. Bokföringsnämndens normering för K2 och K3, kan få stor inverkan på företagets redovisning och rapportering. Uppdragsgivaren har ett självständigt ansvar för att se till att lagar och regler följs, och redovisningskonsulten ska ha eller skaffa sig nödvändig kompetens och kunskap om de lagar och regler som gäller för de uppdrag som har antagits. En proaktiv konsult har här även en stor potential för rådgivningsinsatser, särskilt inom regelverken för redovisning och beskattning, samt i frågor som rör finansiering och ekonomistyrning. Vissa företag arbetar också i branscher som påverkas av särskilda lagar och regler som är viktiga att uppmärksamma. För att minska risken för fel är det därför viktigt att redovisningskonsulten inte arbetar utanför sitt kompetensområde när olika delar av uppdraget utförs. Årsredovisning/Årsbokslut upprättas enligt: Viktiga redovisningsprinciper: Kontanthantering: Särskilda frågor enligt BFL och BFNAR 2013:2. Övriga lagar och regler att beakta: Företaget omfattas inte av årsredovisningens krav på hållbarhetsrapportering men påverkas genom att flera av företagets kunder omfattas och redovisar sitt hållbarhetsarbete och därmed ställs krav även på kundernas samarbetspartners vilket påverkar Bygg AB. 45

47 Bilaga 10 Hållbarhetspolicy för Bygg AB Allmänt Vad vill vi? Vi vill bedriva en hållbar verksamhet som tar ansvar för sina anställda och externa intressenter och som har en så liten negativ inverkan på miljö som möjligt. Vi vill ta ett socialt ansvar för våra anställda och för de som vårt företag påverkar. Vi vill bedriva en lönsam verksamhet som har förutsättningar att finnas kvar på marknaden i många år och ha nöjda återkommande kunder. Hur gör vi? Vi startar ett medvetet hållbarhetsarbete genom att analysera vår verksamhet ur ett hållbarhetsperspektiv och göra en strategi för hur vi ska kunna arbeta mer hållbarhet på lång sikt. Hur vi arbetar med de olika delmomenten ska årligen följas upp och uppdateras så de speglar den verksamhet som bedrivs. Ekonomi Vad vill vi? Vi vill ha en stabil ekonomi som gör det möjligt att göra miljövänliga val, leverera en hög kvalitet och vara en trygg och ansvarsfull arbetsgivare. Vi vill att kunder och leverantörer har förtroende för vårt företag och vår ekonomiska ställning. Hur gör vi? Vi anlitar en auktoriserad redovisningskonsult för våra redovisningstjänster samt en revisor för granskning och bestyrkande, för att säkerställa att företagets ekonomiska resultat och ställning är rättvisande och korrekt presenterad. Vi har en långsiktig affärsplan och strävar efter en stabil ekonomisk utveckling som tillåter miljömässiga och sociala åtgärder. Vi arbetare i webbaserat ekonomiprogram vilket minskar pappersförbrukningen och därmed är både en ekonomisk och miljömässig vinst. Vi beaktar våra ekonomiska resurser när vi planerar för de insatser som ska göras så att vi inte äventyrar vårt kapital utan gör långsiktiga planer som är realistiska. Miljö Vad vill vi? Vi vill bedriva vår verksamhet med så lite negativ påverkan på miljön som möjligt. Vi vill fatta miljömässigt smarta beslut som är hållbara på lång sikt. Vi vill att vår omgivning och anställda är medvetna om vår miljöstrategi och att vi tar ett miljömässigt ansvar. Vi vill inte överkonsumera eller slösa med de resurser vi har. Vi vill hjälpa våra anställda att leva miljömässigt om de vill. 46

48 Hur gör vi? Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide Vi har startat ett hållbarhetsarbete där vi inventerar vår miljöpåverkan både internt och externt. Vi upprättar en plan för hur vi ska kunna minska de negativa miljöaspekter som vi identifierat och vi följer upp och mäter de insatser vi beslutar om. Vi samarbetar med kommun, konkurrenter, kunder och anställda så långt det är möjligt för att nå miljömässigt bra resultat för alla berörda. Vi håller oss uppdaterade om vilka miljöregler och krav som finns i vår bransch och följer dessa. Vi tar ansvar för vårt avfall och hanterar det enligt gällande regler och krav. Vi tar hänsyn till kringkostnader när vi köper material som transport, emballage m.m. Vi ställer rimliga krav och förväntningar på de underleverantörer vi anlitar och prioriterar de underleverantörer som bedriver sina verksamheter på ett hållbart sätt och beaktar miljöaspekterna i sin verksamhet. Personal Vad vill vi? Vi vill behålla befintlig personal och ha möjligheter att rekrytera kompetent personal vid behov. Vi vill att våra anställda trivs på sin arbetsplats, har en trygg och säker arbetsmiljö och får en marknadsmässig lön. Vi vill att våra anställda ska känna delaktighet i verksamheten och ta ansvar för det arbete som utförs. Vi vill att våra anställda ska vara välutbildade, professionella och hålla en hög kvalitet i sitt utförande. Vi vill ha mångfald på vårt företag och utesluter inga sökande på grund av kön, religion, sexualitet m.m. Hur gör vi? Vi har årliga utvecklingssamtal där utbildning, lön, trivsel, arbetstider, utveckling m.m. diskuteras. Möten hålls även löpande under året om behov uppstår. Vi strävar efter individuella utbildningsplaner. Vi erbjuder företagshälsovård och gymkort. Vi tillämpar kollektivavtal och uppmuntrar de anställda till att vara medlemmar i fackförening. Förutom att följa arbetsmiljölagar och förordningar gör vi regelbundna säkerhetskontroller och genomgångar för att skapa en säker arbetsmiljö. 47

49 Samhällsengagemang Vad vill vi? Vi vill vara engagerade och ta ansvar för den omgivning som finns kring vårt företag. Vi vill vara en engagerad och långsiktig affärspartner och arbetsgivare som bidrar till det samhälle vi verkar i. Hur gör vi? Vi engagerar oss i det lokala näringslivet genom t.ex. lokala företagarföreningen. Vi deltar i olika lokala evenemang och bidrar när vi kan genom t.ex. sponsring, arbetsinsatser, praktikplatser m.m. Vi anlitar om möjligt lokala underleverantörer för att stötta den lokala företagsverksamheten. Vi ställer rimliga krav och förväntningar på de underleverantörer vi anlitar och prioriterar de underleverantörer som bedriver sina verksamheter på ett hållbart sätt och tar ett socialt ansvar för sina anställda och följer lagar och regler. Vi bidrar till olika projekt med syfte att bevara vår närmiljö och är särskilt engagerade i projekt som berör skog och vatten eftersom det har ett naturligt samband med företagets verksamhet och verksamhetsort. 48

50 Bilaga 11 Uppförandekod Vår uppförandekod visar våra värderingar och innehåller riktlinjer för hur medarbetare och företagsledning ska uppföra sig mot varandra, kunder, leverantörer och andra som finns i och runt företaget. Bygg AB förväntar sig att dessa punkter efterlevs av alla i företaget och uppmuntrar alla våra samarbetspartners att respektera och så långt det är möjligt efterleva denna uppförandekod. Bygg AB har förbundit sig att efterleva Sveriges Byggindustriers uppförandekod vilket innebär: x Att företaget ska agera för sund konkurrens vid anbud, upphandling och inköp samt motverka otillbörlig påverkan, mutor, prissamverkan, karteller, missbruk av marknadsdominans och olika typer av manipulation av anbud med syfte att snedvrida konkurrensen. x Att företaget ska föra korrekt redovisning av ekonomiska transaktioner samt motverka svartarbete, övrig ekonomisk brottslighet och påverkan från illegal verksamhet. x Att företaget ska agera korrekt och inte bjuda på eller anordna resor, ge gåvor eller andra tjänster eller förmåner som inte kan granskas och redovisas öppet. Detta förhållningssätt gäller även vid mottagande av ovanstående. Normgivande är IMMs Näringslivskod. x Att i förhållandet till kund och leverantör tydliggöra att principerna i denna uppförandekod ömsesidigt ska tillämpas. Ingångna avtal ska följas och tillämpas korrekt. x Att företaget ska utföra uppdrag fackmässigt samt följa beslut från ARN (Allmänna reklamationsnämnden) eller beslut i domstol. Eventuella överträdelser ska anmälas till: Uppförandekodskommittén c/o Sveriges Byggindustrier Box Stockholm [email protected] Hållbarhet i praktiken en redovisningsguide Därutöver har företaget beslutat om följande tillägg i Bygg ABs framtagna uppförandekod: x Bygg AB arbetar för att de människor som finns i och kring företaget ska respekteras i sin yrkesutövning, inte diskrimineras på grund av nationellt ursprung, ras, kön, sexuell läggning, religion eller politisk åsikt. 49

51 x x x Bygg AB accepterar inte barnarbete och förväntar sig att leverantörer ska följa FNs barnkonvention och den nationella lagstiftningen i det land produkten eller tjänsten tillverkas eller utförs. Bygg AB uppmuntrar alla sina leverantörer att verka för en säker och sund arbetsmiljö. Bygg AB arbetar aktivt för att minska företagets miljöbelastning. 50

52 Bilaga 12 Förslag till text i förvaltningsberättelsen för årsredovisningen Verksamheten Företagets verksamhet är att bedriva byggentreprenad. Företaget har bedrivit verksamhet i Lilla Staden sedan 1989 och har haft en stabil utveckling. Företaget har under året inlett ett arbete för att strukturera sitt hållbarhetsarbete med målsättningen att fortsätta bedriva en verksamhet med hög kvalitet, så liten negativ miljöpåverkan som möjligt, nöjda kunder och med låg personalomsättning. Under året har antalet anställda ökat med ytterligare en snickare och antalet anställda är nu 7 personer inklusive arbetsledning och administration. På företagets hemsida finns information om hållbarhetsarbetet som detta år har bestått av att kartlägga de moment som företaget redan gör, upprätta en hållbarhetspolicy och övriga styrdokument samt göra en plan för företagets fortsatta hållbarhetsarbete. Arbetet inleddes med att inventera företagets nyckelintressenter och föra en dialog med dessa om vilka förväntningar som finns på företagets hållbarhetsarbete. Bygg AB stödjer den lokala verksamheten genom att främst anlita lokala underleverantörer och göra inköpen lokalt, vilket även har en positiv miljöpåverkan genom minskade transporter. Företaget har en plan att inom en treårsperiod byta ut alla företagsbilar till miljöbilar. Företaget väljer så långt det är möjligt miljövänliga material. Företaget har en fastställd personalpolicy i syfte att behålla en kompetent personalstyrka som levererar hög kvalitet i det arbete som utförs. Målet är att ha en jämställd arbetsplats med så stor mångfald som möjligt. Företaget är företagssponsor i Naturskyddsföreningens projekt med att bevara skogen och medlemmar i Sveriges Byggindustrier vars uppförandekod företaget följer. 51