DIABETESLIITTO TIEDOTUSLEHTI DIABETESFÖRBUNDET I FINLAND RF JUNI 2012 NR 2. Infobladet

Transkript

1 DIABETESLIITTO TIEDOTUSLEHTI DIABETESFÖRBUNDET I FINLAND RF JUNI 2012 NR 2 2 Infobladet Sammanfattning av föreningsenkäten gällande strategin Materialbeställningar till Världsdiabetesdagen Höstens kurskalender - skriv in datum i din kalender

2 I DETTA NUMMER Inför olika val, vågar vi?... 2 Förändringar på organisationsavdelningen... 2 Förbundsstyrelsens och -fullmäktiges beslut... 3 Ansökan om regionalt verksamhetsbidrag... 4 Strategi ger framgång... 4 Projekten Ett liv... 5 Organisationernas hisstal om projektet Ett liv... 5 Temat för Världsdiabetesdagen Känner du typen? och kommunal påverkan... 6 Modeller för kommunal påverkan och kurs i talkommunikation... 7 Höstens regionala konferenser - övertygande och effektiv kommunikation... 7 Närmare information om Föreningarnas Verktygslåda... 8 Jakten på framgångsfaktorer fortsätter... 8 Postningsalternativ för medlemsbrev... 8 Test med effektivare medlemsvärvning gav svagt resultat... 9 Insamlingen En lite gest åter och Resultatet av föreningsenkäten Grundkurs i upprättandet av webbsidor? Spärr och strike! Organisationsdagarna De regionala konferenserna, april Du kommer väl ihåg Diabetesförbundets omfattande webbsidor på svenska: Infobladet / juni 2012 / nr 2 Utgivare Diabetesförbundet i Finland rf Kirjoniementie Tammerfors Chefredaktör Organisationsdirektör Janne Mikkonen janne.mikkonen@diabetes.fi Redaktionssekreterare Kati Multanen och Johanna Häme-Sahinoja tfn Översättare Ann-Katrin Huldén Infobladet är Diabetesförbundets svenska aktualitetsblad om organisationsverksamheten som stöd för de svenskspråkiga diabetesföreningarnas verksamhet. Infobladet utkommer minst fyra gånger om året. Innehållet i Infobladet bygger på den finskspråkiga tidningen Tiedotuslehti.

3 CHEFREDAKTÖRENS HÄLSNING Inför olika val, vågar vi? Vårens regionala konferenser är förbi. Jag deltog i konferenserna under alla tre veckoslut. Den gemensamma nämnaren under konferenserna var en atmosfär av god vilja att jobba tillsammans. Det känns därför bra att fortsätta förbereda förbundets strategi och också annan verksamhet. Den livliga diskussionen kring t.ex. föreningsspelet visar att det finns mycket att dela med sig av och att man också kan lyssna. I föregående nummer skrev jag att Diabetesförbundets förbundsstyrelse senaste höst beslöt att starta en ca ett år lång process för att utforma förbundets strategi. Diabetesförbundets strategiarbete har tagit god fart under vintern och våren. Analyser över verksamhetsmiljön har utförts och nu kommer den svårare delen, dvs. nu gäller det att välja. Vi står inför ögonblicket när vi ska avgöra om vi får en användbar strategi eller om vi ändå väljer en skenbart lättare väg och inte förmår välja bland de viktiga frågorna. Det kommer inte att vara lätt och alla beslutsfattare måste ta sig en ordentlig funderare över hur viktiga de olika frågorna är jämfört med varandra. Jag hoppas ändå att det finns tillräckligt mod. Projektet Ett liv har fått god vind i seglen. Framöver kommer projektet att synas också i form av samarbete och utvecklingsprojekt som erbjuds föreningarna. Förbundets organisationsavdelning medverkar aktivt i planeringen och genomförandet av flera delprojekt tillsammans med projektets egna anställda. Syftet är att införa t.ex. projekten med att utveckla kamratstödet till en del av den vanliga organisationshandledningen och annat samarbete med föreningarna. Janne Mikkonen Organisationsdirektör Förändringar på organisationsavdelningen Organisationsplanerare Laura Tuominen-Lozić blev mamma- och föräldraledig den 2 juni. Laura önskar alla föreningsaktiva en avkopplande sommar och tackar för samarbetet hittills. 2

4 Förbundsstyrelsens och -fullmäktiges beslut Förbundsstyrelsen den 7 februari 2012 Godkände preciseringen i förbundets budget Godkände finansieringsplanen för finansiering av investeringar Valde Heikki Hakala, Jaakko Pihlajamäki, Kaisa Maijala, Jorma Huttunen och Jarmo Riihelä till förbundets representanter i Diabetesforskningsstiftelsens styrelse. Godkände ändringarna i förbundsstyrelsens verksamhetsdirektiv Godkände direktivet om ersättningar för resor till de regionala konferenserna. Beslutade att ge verksamhetspriset, som delas ut på Organisationsdagarna, till Keski- Karjalan Diabetesyhdistys och Loimaan seudun Diabetesyhdistys samt hederspriset till Irma Turunen, Minni Mankki, Olavi Ropponen och Liisa Riihelä. Beslutade om fördelningen av det regionala verksamhetsbidraget (*besluten i Tiedotuslehti) Delade ut förtjänsttecken Beslutade att delta som partner i forskningsprojektet LIPPSY som finansieras av Europeiska Unionen. Utsåg Sari Koski till projektchef för projektet Ett liv. Förbundsstyrelsen den 23 mars 2012 Sammankallade förbundsfullmäktige till vårmöte Godkände för egen del de stadgeenliga ärendena på förbundsfullmäktiges vårmöte Gav förbundsstyrelsens svar på initiativ Beslutade att föreslå Markku Saraheimo för en fortsatt period i IDF Europes styrelse Beslutade att delta i EU-projektet MANAGE-CARE som partner Beslutade att föreslå behandlingen av Tero Kangas och Markku Saraheimos brev i förbundsfullmäktige. Delade ut förtjänsttecken Beslutade om fördelningen av det regionala verksamhetsbidraget Förbundsstyrelsen den 5 maj 2012 Utsåg Diabetesförbundets expertkommittéer Valde Jaana Jääheimo till förbundets nya ekonomichef Beslutade delta i de nordiska diabetesförbundens samarbetsmöte Beviljade medel ur stipendiefonden Godkände förbundets ekonomiplan för åren Beslutade om fördelningen av det regionala verksamhetsbidraget Förbundsfullmäktige den 6 maj 2012 Fastslog verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2011 samt beviljade de redovisningsskyldiga ansvarsfrihet Godkände riktlinjerna och tyngdpunktsområdena för åren Gav svar på initiativ Beslutade om åtgärder till följd av brevet från Kangas och Saraheimo 3

5 Ansökan om regionalt verksamhetsbidrag Ansökningarna om regionala verksamhetsbidrag ska lämnas senast två veckor före förbundsstyrelsens möte. Förbundsstyrelsen sammanträder i år den 22 september och den 24 november. Ansökningarna kan sändas per e-post till adressen: jarjestoosasto@diabetes.fi eller per post till: Diabetesförbundet/Organisationsavdelningen, Kirjoniementie 15, Tammerfors. Strategi ger framgång Också en organisation behöver en välgrundad uppfattning om vart man är på väg, vilka målen är och hur man uppnår dem för att gå framåt och klara sig. I höstas beslutade diabetesförbundets förbundsstyrelse att göra upp en strategi för förbundet. Strategin utarbetas under ledning av förbundsstyrelsen. Under processen utnyttjas naturligtvis också andra än fullmäktigeledamöternas och de föreningsaktivas sakkunskap. Den slutgiltiga strategin godkänns av höstens förbundsfullmäktige utgående från förbundsstyrelsens förslag. En strategi förknippas ofta med mycket mystik och många föreställer sig att strategin är något väldigt komplicerat. Det behöver nödvändigtvis inte vara så. Strategin kan definieras på följande sätt: den är (1) en beskrivning av en plan, som (2) innehåller vissa mål, som (3) innebär val hänförliga till (4) vilka verksamheter och frågor organisationen koncentrerar sig på och (5) hur organisationen använder sina resurser för att uppnå målen (6) på lång sikt. Förbundsstyrelsen och förbundets personal inledde strategiarbetet med att diskutera vilka frågor som i dag och i framtiden påverkar förbundets verksamhetsmiljö. Vilka förändringar har inträffat och vilka kommer att inträffa t.ex. i människors beteende, i vård- och servicesystemet, i ekonomin och i kommunikationsvärlden. Ärendet behandlades också på de regionala konferenserna och på förbundsfullmäktigeseminariet i anslutning till vårmötet. Efter en omsorgsfull och grundlig behandling har vi fått en rätt klar bild av de främsta frågor som påverkar verksamhetsmiljön och som vi ska söka svar på. Strategin är ändå inte bara det att vi funderar på alla möjliga viktiga frågor. Enligt den här beskrivningen innebär strategin framför allt olika val. Vi ska välja vad vi ska fokusera, vad vi ska satsa på och också vad vi ska avstå ifrån eller konstatera att det här inte hör till våra uppgifter. Resurserna räcker inte ens till för det allra viktigaste. När strategin godkänts börjar vi genast förbereda oss för förbundskongressen Strategin fungerar som utgångspunkt för ärenden som bereds inför förbundskongressen. 4

6 Projekten Ett liv Förbered lokalt samarbete Det första året för projekten Ett liv går mycket ut på att organisera, planera och starta delprojekt. Riktlinjerna för den kommunikation som syns utåt fastställs före slutet av året. Men också i år är verksamheten i full gång, bland annat utvecklas och förbättras kamratstödet. Vad kan man göra på lokal nivå redan det första året av Ett liv? Det kan vara bra att förbereda eller fördjupa samarbetet med de lokala aktörerna i våra partnerförbund. Liksom i utvecklingsprojekten för det nationella diabetesprogrammet Dehko, Finländska Hjärtprogrammet och Hjärnförbundet är hälso- och sjukvården, apoteken och andra hälsofrämjande instanser viktiga samarbetsparter i projektet Ett liv. Sköt om de här kontakterna. Organisationernas hisstal om projektet Ett liv När någon frågar dej vad det där Ett liv egentligen står för behöver du ett hisstal. Ett hisstal är en kort och koncis sammanfattning, och det får inte ta längre tid än en hissfärd att framföra sammanfattningen. Visserligen rekommenderar vi alltid att ta trappan, och dessutom hinner man säga lite mera då. Starkt partnerskap i projekten Ett liv I början av 2012 sammanställde Hjärnförbundet, Diabetesförbundet och Finlands Hjärtförbund sina separata utvecklingsprojekt till en stor helhet, Ett liv, och började tillsammans arbeta för bättre artärhälsa. Syftet med Ett liv, som finansieras av Penningautomatföreningen, är att människorna motiveras att sköta sin hälsa och att de vet att de får god vård vid behov. Projekten inom Ett liv stödjer hälsan under hela livet, arbetar för förebyggande och diagnosticering av artärsjukdomar och för att rehabilitering och kamratstöd ska inkluderas i en god vård. Hela projektet omfattar flera delprojekt som genomförs under åren Avsikten är att påverka allmänheten, sammanslutningar, hälso- och sjukvårdens strukturer och hela samhället för att folkhälsan ska förbättras. Ett liv kommer att synas också i form av en mångsidig och flerkanalsgenomförd hälsokommunikation. Vi fokuserar hälsoinformation på nya arenor genom att försöka nå personer i alla åldersgrupper som inte påverkats av konventionell hälsoinformation. Vi dukar upp en hälsofrämjande, mångsidig och åldersspecificerad hälsopalett där hälso- och sjukvården samt andra hälsofrämjande aktörer kan plocka åt sig metoder, kursinnehåll och publikationer. Vi fortsätter arbetet där det nationella diabetesprogrammet Dehko och Finländska Hjärtprogrammet slutade - nu med nya ingredienser och förstärkt med Hjärnförbundets kunnande - men alltjämt i samarbete med hälso- och sjukvården och andra aktörer. Projektet startar under år 2012 då verksamheten planeras och också samarbetsformerna diskuteras närmare. Redan nu utgör Ett liv en utmärkt utgångspunkt för regionalt och lokalt organisationssamarbete. Vi är övertygade om att vi undviker överlappande verksamheter och ger åtgärderna större effekt genom ett smidigt samarbete! Med samarbetshälsning: Projektchef Marika Railila, Hjärnförbundet rf, Projektchef Sari Koski, Diabetesförbundet i Finland rf, Hälsodirektör Marjaana Lahti-Koski, Finlands Hjärtförbund rf, 5

7 Temat för Världsdiabetesdagen Känner du typen? och kommunal påverkan Internationella världsdiabetesdagen firas den 14 november. Under tidigare år har diabetesföreningarna medverkat aktivt i firandet. Också i år ger Diabetesförbundet stödmaterial och tips till föreningarna om hur diabetestemat kan behandlas på Världsdiabetesdagen. Känner du typen? Det gör vi! Diabetesförbundets informationskampanj om typ 2 diabetes, som inleddes i fjol, har valts till en av de tre bästa i den nordiska serien av den internationella informationstävlingen Sabre Awards. Kampanjen har fått mycket beröm och kan fortsätta sitt fina arbete i år. I höst införs lätta videoklipp på kampanjens webbsidor, adressen diabetes.fi/tyyppi2, där man bl.a. visar hur ett risktest görs, hur man mäter midjemåttet och hur man gör lämplig fotgymnastik under kontorsarbetet. Ett spel, Älypää, om prevention och bättre diabetesvård av typ 2 diabetes är under arbete. Kampanjen kan bearbetas i föreningarna med risktestjippon som arrangeras under hösten. Liksom i fjol kan största delen placeras under den novembervecka då Världsdiabetesdagen firas. Gör så här: Kartlägg era samarbetsparter. Kolla listan på apotek i Verktygslådan som hittills anmält sig till kampanjen. Föreslå samarbete. Beställ kampanjmaterial med blanketten i Verkstygslådan senast den 31 augusti. I kampanjmaterialet ingår tidningen Känner du typen? -risktestblanketter, 21 cm höga bordsställningar, luftballonger och affischer. Se bilder på materialet i Verktygslådan. Materialet postas senast i början av oktober eller enligt önskemål. Kommunal påverkan Ett annat tema på Världsdiabetesdagen är organisationsverksamhetens tyngdpunktsområde för året; kommunal påverkan. Dagen inträffar precis lämpligt efter kommunalvalet (28.10). De nyvalda kommunfullmäktigeledamöterna är utmärkta mål för diabetesinformation, och Världsdiabetesdagen lyfter fram diabetes på ett naturligt sätt. Diabetesförbundet stödjer föreningarnas kontakter med fullmäktigeledamöterna med ett påverkningspaket för ledamöterna. Paketet innehåller tidningen Känner du typen?, aktuell information om god diabetesvård och vikten av förebyggande verksamhet. Dessutom förbereder vi en brevmall att använda för kontakter med de nya fullmäktigeledamöterna i en positiv anda. Diabetesföreningarna kan beställa gratis materialpaket med blanketten i Verktygslådan före utgången av augusti. Materialet postas till föreningarna i början av oktober. Föreningarna kan fylla i sina uppgifter i följebrevsmallen och skriva ut breven med materialet. Materialet är gratis, men föreningarna ska skaffa fullmäktigeledamöternas adresser och se till att posta/leverera materialpaketen till dem. Om föreningen arrangera någon annan verksamhet, något jippo eller evenemang under Världsdiabetesdagen är det naturligtvis bra att bjuda in fullmäktigeledamöterna. Likaså rekommenderar vi att företaget samtidigt bifogar sin egen broschyr. Gör så här: Beställ påverkningspaketen till de nyinvalda fullmäktigeledamöterna senast den 31 augusti 2012 med blanketten i Verkstygslådan (paketet innehåller: tidningen Känner du typen?, brevmodell, broschyr över vikten av diabetesvård och prevention) Materialet postas till föreningarna senast i början av oktober 6

8 Fyll i föreningsuppgifterna i följebrevet, skriv ut brevet, lägg till er egen föreningsbroschyr eller annat material som berättar om föreningens verksamhet, och skicka hela paketet till fullmäktigeledamöterna med tanke på Världsdiabetesdagen den 14 november. Modeller för kommunal påverkan och kurs i talkommunikation Handbok i kommunal påverkan Kunskap, delaktighet och inflytande: diabetesföreningens inflytande i kommunen publicerades i april och sändes till föreningarnas styrelsemedlemmar. Under de regionala konferenserna i april diskuterade smågrupper eventuella verksamhetsmodeller för att lösa situationer som kräver påverkan. Föreningen kan få en chans att påverka till exempel genom medlemmarnas feedback. Medlemmarna är ju föreningarnas första nätverk och det lönar sig att fråga dem hur diabetesvården i kommunen eller på föreningens område fungerar. Resultatet av grupparbetena på konferenserna sammanställs i Verktygslådan i form av exempel som föreningarna kan utnyttja. Kommunal påverkan är temat för organisationsverksamheten under hela året. Under hösten granskas frågan ur ett aningen annat perspektiv - på de regionala konferenserna får de föreningsaktiva en övertygande och effektiv undervisning i talkommunikation. På detta sätt tillgodoser vi önskemål från föreningarna, och vill uppmuntra föreningarna att utöva inflytande och främja diabetesgemenskapens syften i olika situationer. Argumentering, övertygelse och tillförlitlighet är viktigt i alla talsituationer, och undervisningen kan vara till stor nytta också utanför föreningsverksamheten. Fler handböcker i kommunal påverkan kan beställas av organisationsavdelningen. Handboken finns också på svenska. Höstens regionala konferenser - övertygande och effektiv kommunikation På höstens regionala konferenser fortsätter vi på temat om inflytande genom kommunikation. Vi har med oss en kommunikationsutbildare under temat övertygande och effektiv kommunikation. En del av programmet på konferenserna ägnas också åt Diabetesförbundets strategi. På höstmötet i november ska förbundsfullmäktige godkänna strategin. Den regional verksamhetsplan för år 2013 sammanställs också på konferenserna. Konferenstidpunkter och orter: 6.10 Östra Finland, S:t Michel (Sokos Hotel Vaakuna, Porrassalmenkatu 9) 6.10 Västra Finland, Tavastehus (Sokos Hotel Vaakuna, Possentie 7) Södra Finland, Helsingfors (Sokos Hotel Pasila, Magistratsporten 3) Norra Finland, Uleåborg (Sokos Hotel Eden, Holstinsalmentie 29) Sydvästra Finland, Björneborg (Sokos Hotel Vaakuna, Gallen-Kallelankatu 7) Tid: kl (eller kl ). Två representanter för varje förening i regionen inbjuds till de regionala konferenserna. Två representanter för varje förening i regionen och övriga ordinarie medlemmar i förbundsfullmäktige som valts från regionens diabetesdistrikt och som bor i regionen inbjuds till de regionala konferenserna. Från föreningarna inbjuds föreningens ordförande och en annan styrelsemedlem. 7

9 Vid behov kan föreningen sända en annan person för att ersätta ordföranden. Med tanke på verksamhetens kontinuitet är det viktigt att samma personer från föreningarna deltar i de olika konferenserna. De regionala konferenserna hålls två gånger om året. Förbundet står för de praktiska arrangemangen. Förbundet ersätter resekostnaderna för konferensdeltagarna och står för möteskostnaderna. Reseersättningarna betalas enligt kostnader för resa med allmänna fortskaffningsmedel. Anmälningar till höstens regionala konferenser från den 8 augusti med blanketten i Verktygslådan. Närmare information om Föreningarnas Verktygslåda Läs mer om Verktygslådan, skicka anmälningar via Verktygslådan, ge feedback via Verktygslådan Både i Infobladet och i Nyhetsbrevet till diabetesföreningarna berättar vi ofta att närmare information finns i Verktygslådan. I föreningarnas Verktygslåda kan vi ge mer detaljerad information, vi kan snabbt uppdatera aktuella uppgifter och man kan senare återkomma och läsa mera. Föreningarnas verktygslåda finns på adressen: Om du inte har föreningens lösenord till Verktygslådan kan du be om det av föreningens ordförande eller sekreterare. Du kan också lämna ett bud på inloggningssidan så får du lösenordet per e-post inom några dagar. Jakten på framgångsfaktorer fortsätter Projektet Föreningarnas framgångsfaktorer fortsätter i år. Fyra nya föreningar gick med i projektet: Kokkolan Seudun Diabetes, Oulun Diabetesyhdistys, Porvoon Seudun Diabetesyhdistys och Pääkaupunkiseudun Diabetesyhdistys. Om din förening vill medverka i projektet under detta år kan föreningen anmälas per e-post till adressen jarjestoosasto@diabetes.fi. Det är skäl att ange orsaken till att just din förening vill medverka i projektet. Närmare information om projektet i Verktygslådan. Postningsalternativ för medlemsbrev Många föreningar skickar medlemsbreven och -tidningarna genom att klistra ett frimärke på brevet eller på tidningens bakomslag. Det billigaste sättet att posta brevet är att förse det med ett 58 cents frimärke om brevet väger mindre än 50 g och man köper frimärken per 100 st. Då blir rabatten 2 euro på det totala priset. Om en medlemstidning väger mer än 100 g behöver man 2 st. frimärken per tidning och priset är då det dubbla; 1,16 cent. Om antalet medlemsförsändelser överstiger 100 st. lönar det sig kanske att skicka ut försändelserna som massbrev till inhemska adresser för att spara både arbete och kostnader. Utskick av massbrev förutsätter ett avtal med Itella. Ta kontakt med Itellas kundtjänst för 8

10 företagskunder på telefonnumret vardagar kl eller per e-post till asiakaspalvelu@itella.com. På försändelsen behövs en portobeteckning som anger att det gäller ett massbrev. Den kan tryckas, skrivas ut, stämplas eller klistras som etikett på försändelsens omslag. Beteckningen kan också skrivas ut i adressfältet på ett fönsterkuvert eller på en adressetikett. Portobeteckningen kan bifogas som bild och bilderna kan laddas ner på Itellas webbsidor både i svart och i vitt. Bildens minimibredd är 20 mm och rekommenderad storlek 27 mm. I stället för en bild kan beteckningen tryckas eller skrivas ut som text. Minimifontstorleken på en skriven beteckning är 12 punkter och beteckningen kan inte skrivas för hand. Beteckningens färg kan vara vilken som helst bara den kan urskiljas tydligt från försändelsens omslag. M Itella Posti Oy Itella Green M Itella Posten Ab Itella Green Om beteckningen ska placeras i fönsterkuvertets adressfält eller på en adressetikett skrivs den ut så att den är lätt att läsa och tydligt skiljer sig från avsändar- och mottagaruppgifterna. Massbrev är framme andra vardagen efter postningen. Massbrev kan inte läggas i en brevlåda, de ska föras till posten där en försändelselista fylls i. Itella fakturerar postningen i efterskott enligt försändelselistan. På Itellas webbsidor finns en prisräknare som hjälper att räkna ut kostnaderna för massbrevutskicket. Skriv in hanteringsalternativen i räknaren (t.ex. utdelning för hand), hur mycket ett brev väger och det totala antalet brev. T.ex. ett medlemsbrev som väger 120 g och som sänds till 200 medlemmar kostar ca 87 cent per styck enligt räknaren. Närmare information om massbrev på Itellas webbsidor under rubriken Företag/Tjänster och produkter eller på Itellas kundservice. Undvik att klistra etiketter Om medlemsbrevet trycks på ett tryckeri kan man samtidigt skriva ut adresserna på medlemsbrevets/-tidningens bakomslag. Diabetesförbundet kan då sända adresserna i elektronisk (xls- eller txt-format) till tryckeriet. När adresserna trycks direkt på medlemsbrevet behöver man inte klistra etiketter. Fråga tryckeriet om möjligheten att skriva ut adresserna direkt på medlemsbrevet. Test med effektivare medlemsvärvning gav svagt resultat I fjol testade fem diabetesföreningar en effektivare medlemsvärvning med hjälp av tilldragande material och ett fint lotteri (resepresentkort). Nya medlemmar fick kokboken Makumatka med rejäl rabatt som extra förmån. Kampanjen skapades tillsammans med de medverkande diabetesföreningarna, och en yrkeskunnig reklambyrå delade med sig av sitt kunnande. Pilotkampanjen vände sig till nyinsjuknade typ 2 diabetiker. Föreningar som deltog i kampanjen gjorde personliga besök hos sjukskötare som tar emot patienter med nydiagnosticerad diabetes. Sjukskötarna fick materialpaket som innehöll en fibertygkasse, en broschyr med information om medlemsförmåner, ett medlemsbrev och en anslutningsblankett, första numret av tidningen Diabetes 2011 samt Diabetesförbundets skrift för typ 2 diabetiker. Skötarna delade ut paketen till sina klienter. I testkampanjen deltog diabetesföreningarna i Loimaa, huvudstadsregionen, centrala Savolax, Seinäjoki och Ylöjärvi. 9

11 Diabetessköterskan hade den stora glädjen att dela ut kampanjkassen med diabetesmaterialet. Fler kassar hade behövts. Kampanjens främsta syfte, medlemsvärvning, uppnåddes inte. Resultatet av 1000 utdelade materialkassar var bara 49 nya medlemmar. 29 st. av de nyanslutna beställde kokboken Makumatka till det rabatterade priset. Efter kampanjen ringde vi till nästan alla nya medlemmar och bad dem ge sina synpunkter på kampanjmaterialet, medlemsanslutningen och hur det var att höra till en förening. Utgående från intervjuerna kunde vi dra slutsatsen att orsaken till att personerna anslöt sig till en diabetesförening var behovet av information. Diabetessköterskan (eller någon annan bekants) rekommendation inverkade också på beslutet att bli medlem. Väldigt få var intresserade av själva föreningsverksamheten. Orsakerna till det bristande intresset varierade: tidsbrist, svåra kommunikationer (framför allt de äldre intervjuobjekten), de upplever att de inte behöver något av föreningen. Största delen av de intervjuade var emellertid nöjda med sitt medlemskap - visserligen efter bara mindre än ett års erfarenhet. Slutledningen av experimentet är att varken goda eller vackra medlemsförmåner och -material kan bidra till medlemsvärvningen om medlemskapet inte i övrigt upplevs som tillräckligt lockande. Johanna Häme-Sahinoja Medlem i Diabetesförbundets marknadsgrupp Insamlingen En lite gest åter och Medhjälpare vid insamlingen i kommunalvalet Din diabetesförening medverkar väl i insamlingen en liten gest i höstens kommunalval? När ni söker medverkande kan ni använda t.ex. den här texten som sådan eller ändra den efter behov i ert medlemsbrev, medlemstidning eller annat lämpligt sammanhang: Kom och hjälp till med insamlingen En liten gest! Insamlingen En liten gest genomförs återigen i höstens val, och vi behöver frivilliga medverkande till vår diabetesförenings insamlingsturer (kommunalvalets förhandsröstning) och (ordinarie valdagen). För donatorerna är insamling med sparbössor det populäraste sättet att ge ett bidrag. Sparbössorna är märkta med insamlingstillståndet. Till exempel en timme räcker också! Ett enkelt sätt att hjälpa. Insamlingsställena finns på olika platser ort/orter, namn*. Vad gör man som frivillig? * Står vid insamlingsbordet inomhus på röstningsstället * Hälsar och tackar donatorerna vänligt * Ansvarar för insamlingsbössan på bordet * Kan ta med en vän 50 % av de insamlade medlem stannar kvar på gräsrotsnivå i kommunen där donationen gjorts, till de lokala föreningarnas förfogande. 50 % fördelas mellan de 18 centralorganisationerna som arbetar för att förbättra förhållandena för funktionshindrade och sjuka samt främja alla finländares hälsa Den frivilliga behöver inte vara medlem i en diabetesförening. Ring våra kontaktpersoner för En liten gest x.x. tfn: xxx xxx xxxx eller skicka e-post: xxxx.xxx@xxx.fi 10

12 Resultatet av föreningsenkäten Internet ett allt viktigare kommunikationsmedel Tack för att ni varit så aktiva och svarat på föreningsenkäten under våren 2012! Syftet med föreningsenkäten var att utreda vissa frågor kring diabetesföreningarnas verksamhet och föreningarnas situation i mars En motsvarande enkät gjordes förra gången i augusti 2009, och allra första gången i augusti Enkäten utgör en del av organisationsavdelningens arbete med att förbättra förbundets service till föreningarna. En sammanfattning av enkätsvaren utgör bakgrundsinformationen när Diabetesförbundet utvecklar organisationsverksamheten. Sammanfattningen används i år också i Diabetesförbundets strategiprocess. I mars sändes enkäten till föreningarnas sekreterare och ordförande per e-post och som brev till de som inte har någon e-postadress. Bland alla föreningar som besvarat enkäten före den 1 april 2012 lottades ett gratis deltagarpaket ut till vårens organisationsdagar Den här gången gynnade lotten Iisalmen Seudun Diabetesyhdistys. Grattis till vinnaren! Enkäten sändes till 109 föreningar. Före utgången av april hade 94 föreningar svarat på enkäten, vilket betyder att svarsprocenten var 87,0 %. Resultatet av enkäten presenterades på de regionala konferenserna i april. Sammanfattningen kan också läsas i Verktygslådan. Temat för enkäten var styrelsens arbete, evenemang och verksamhet, den regionala verksamheten, samarbetet med hälso- och sjukvården, ekonomi, lokaler, informationsåtervinning samt rapportering. Styrelsens arbete Bland frågor kring styrelsens arbete klargjordes styrelsens interna arbete, arbetsfördelning och hur systematisk verksamheten är. 61,7 % av föreningarna arrangerar inskolning för nya styrelsemedlemmar och i nästan alla föreningar (92,6 %) kommer man överens om arbetsfördelningen i styrelsen. I 84,0 % av föreningarna utses en informationsansvarig, i 69,2 % av föreningarna utses en person som är ansvarig för samarbetet med hälso- och sjukvården. 44,7 % av föreningarna har en person som ansvarar för den kommunala påverkan och 42,6 % av föreningarna har en motionsansvarig. Utnämningen av motionsansvariga och kommunansvariga har minskat något, även om bägge delområdena har varit tyngdpunktsområden i organisationsverksamheten under den senaste tiden. Ungefär hälften av föreningarna ger en föredragningslista på förhand och ett protokoll över mötet till styrelsemedlemmarna. Föredragningslistan sänds till styrelsemedlemmarna på förhand i 51,1 % av föreningarna, och protokollet efter mötet i 43,6 % av föreningarna. Försändelse av både föredragningslistan och protokollet till styrelsemedlemmarna har ökat något under de senaste åren. Orsaken kan vara att e-posten har blivit vanligare och därigenom har det blivit så mycket lättare och billigare att skicka materialet. Föreningarnas verksamhet bygger på en verksamhetsplan (98,9 %). 44,7 % av föreningarna har förnyat sina stadgar efter år 2000, och 74,5 % av föreningarna har uppdaterade uppgifter i föreningsregistret om vem som har föreningens firmateckningsrätt. På organisationsdagarna kan styrelsemedlemmarna träffa styrelsemedlemmarna i andra föreningar. 74,5 % av föreningarna deltar i organisationsdagarna. Deltagarantalet har ökat något. År 2009 meddelade 68,6 % av föreningarna att de deltar i organisationsdagarna. 11

13 Evenemang och verksamhet Föreningarnas vanligaste verksamhetsformer för sina medlemmar är resor och utfärder (90,4 %), föreläsningar (85,1 %) och medlemskvällar (68,1 %). Enligt årets svar ser det ut som att föreningarna har en aktiv verksamhet för sina medlemmar. Jämfört med enkätsvaren 2009 och 2006 har emellertid evenemangen och verksamheten för medlemmarna minskat klart. Ännu år 2006 ordnade 84,0 % av föreningarna medlemskvällar och 92,6 % ordnade föreläsningar. 6 föreningar (6,4 %) ordnade varken medlemskvällar eller föreläsningar. Deras verksamhetsformer för medlemmarna utgjordes enbart av resor och utfärder. ITE- och OMA-självhjälpsgrupper fanns i en femtedel av föreningarna (19,2 %). Tidigare ingick frågor om motionskamratgruppernas verksamhet i enkäten. och tidigare utbildade Diabetesförbundet grupphandledarna. År 2009 hade 10,8 % av föreningarna motionskamratgrupper. I år hade enkäten frågor om föreningens alla motionsgrupper. 40,3 % av föreningarna meddelade att de hade motionsgrupper. I 25,5 % av föreningarna fanns det andra grupper. Andra grupper var t.ex. viktkontrollgrupper, kamratstödsgrupper, kvinnogrupper, pumpgrupper samt andra grupper tillsammans med en hjärtförening. Klubbar finns i 39,4 % av föreningarna. De vanligaste klubbarna var familjeklubbar, diskussionsklubbar, hobbyklubbar samt dagklubbar för pensionärer. 18,0 % av föreningarna ordnar barn- och ungdomsläger. Regionverksamheten En omorganisering av regionverksamheten har pågått under de senaste åren. Enligt enkäten deltar 90,4 % av föreningarna i de regionala konferenserna. Konferenserna är en ny verksamhetsform som hunnit prövas i praktiken bara under några års tid. Föreningarna deltar aktivt i konferenserna. De regionala organisationsdagarna besöks något mindre (83,3 %). Omkring hälften av föreningarna (48,9 %) har anhållit om regionalt verksamhetsbidrag hos förbundsstyrelsen. Omkring två av tre föreningar (68,8 %) har arrangerat ett regionalt evenemang. Det har inte skett någon förändring i antalet regionala evenemang som arrangerats av föreningarna jämfört med åren 2009 eller Samarbetet med hälso- och sjukvården Föreningarnas samarbete med hälso- och sjukvården var ett mål för Dehko åren Enligt enkäten samarbetar 90,4 % av föreningarna med hälso- och sjukvården. År 2009 uppgav föreningarna att 85,3 % av dem samarbetade. De vanligaste samarbetsformerna är information om verksamheten (83,0 %), gemensamt arrangemang av evenemang (61,7 %). Bara enstaka föreningar (13,8 %) har bildat gemensamma stödgrupper. Även om en stor del av föreningarna samarbetar med varandra har bara hälften av dem utsett en ansvarig person för samarbetet (40,4 ). Utgående från de föregående föreningsenkäterna fortsätter samarbetet med hälso- och sjukvården på samma nivå som under 2009 och Modellen med att tillsätta samarbetsgrupper, som utvecklats först under 2000-talet, har utnyttjats i allt mindre grad. För närvarande har 11,7 % av föreningarna en samarbetsgrupp tillsammans med hälso- och sjukvården, år 2006 var antalet samarbetsgrupper ännu dubbelt så många (22,3 %). I de öppna frågorna frågades med vilka hälso- och sjukvårdsinstanser som samarbetet bedrevs. En del av föreningarna hade samarbete med en hälso- och sjukvårdsenhet eller hälsocentral på sitt verksamhetsområde, andra har byggt upp ett samarbete med alla hälso- och sjukvårdsenheter i regionen. 12

14 I de öppna frågorna tillfrågades föreningarna om andra samarbetsparter. De vanligaste samarbetsparterna var hjärtföreningar, andra patientorganisationer, diabetesföreningar i närområdet samt apotek. Andra samarbetsparter var läroinrättningar, medborgarinstitut, kommuner, senior- och handikappråd. Ekonomi och lokaler Föreningarnas ekonomi bygger på medlemsavgifterna (79,8 %). 41,5 % av föreningarna får verksamhetsbidrag av kommunen. Jämfört med år 2009 får fler föreningar kommunernas/städernas bidrag än för tre år sedan. 9,6 % av föreningarna får bidrag av andra, t.ex. programmet I form för livet och Penningautomatföreningen. Andra inkomstkällor för föreningarna är försäljningsprodukter, torgjippon, basarer, lotterier, medlemstidningar, reklamintäkter och donationer. I synnerhet i år har medverkan i insamlingen En liten gest varit ekonomiskt viktig för flera föreningar. Föreningarnas ekonomi verkar vara stabil och balanserad. Verksamheten anpassas efter de ekonomiska resurserna. Bara mindre än fem föreningar ansåg att deras ekonomiska situation för närvarande är dålig eller svag. 38,3 % av föreningarna låter en revisionsbyrå sköta sin bokföring. Det blir allt vanligare att låta yrkesfolk sköta räkenskaperna, för tre år sedan anlitade 31,4 % av föreningarna en revisionsbyrå. Över hälften av föreningarna har en ordinarie möteslokal (53,2 %). 16,0 % av föreningarna har en egen möteslokal. Informationssökning och rapportering E-informationen har ökat snabbt. På Diabetesförbundets webbsidor letar föreningarna efter information (93,6 %), likaså i Verktygslådan (85,1 %). Bara hälften av föreningarna letade efter information i Föreningarnas verktygslåda år Infobladets betydelse som informationskanal för föreningarna är alltjämt viktig, 79,8 T av föreningarna sökte information i Infobladet. Ändå har Infobladets betydelse om informationskanal minskat. Bara något över hälften av föreningarna (53,2 %) skickar ett medlemsbrev eller ett informationsblad till sina medlemmar minst två gånger om året. Medlemsbrev eller -meddelanden har minskat mycket, år 2006 skickade ännu 64,9 % av föreningarna information till sina medlemmar. Mindre än hälften av föreningarna (45,7 %) informerar om evenemangen i Diabetestidningens evenemangskalender, medan det inte skett några förändringar i användningen av evenemangskalendern. De elektroniska medierna blir allt populärare också för föreningarnas informationsverksamhet. Över hälften av föreningarna (54,3 %) har en egen hemsida, omkring en femtedel av föreningarna (21,3 %) använder e-post för information till medlemmarna och mer än en tredjedel (35,1 %) använder sina webbsidor för information om evenemang. Den ökade betydelsen av elektroniska medier under de senaste sex åren är uppenbar när man inser att frågan inte alls ställdes i enkäten I dag har t.ex. mer än hälften av föreningarna egna hemsidor som de använder för sin informationsverksamhet. 10 föreningar (10,6 %) sänder inget medlemsbrev, använder inte Diabetestidningens evenemangskalender, förbundets webbsidor eller e-post för att informera sina medlemmar, och de har heller inte en egen hemsida. Antingen gav föreningarna väldigt lite eller ingen information till sina medlemmar, eller så sköttes det på ett helt annat sätt. 13,8 % av föreningarna använder bara ett av dessa delområden. Enligt enkäten ger närmare en fjärdedel av föreningarna väldigt lite information till sina medlemmar. 13

15 Sammanfattning av enkätsvaren Föreningarnas verksamhet för medlemmarna (föreläsningar och medlemskvällar) har minskat. I stället har gruppverksamheten ökat något. Resor och utflykter, dvs. rekreationsverksamhet är föreningarnas vanligaste verksamhetsform för sina medlemmar. Samarbetet med hälso- och sjukvården har inte varit ett likadant tyngdpunktsområde i organisationsutbildningen som under tidigare år. Emellertid har samarbetet blivit en etablerad basverksamhet för föreningarna. De regionala konferenserna har fått ett bra mottagande, deltagandet är aktivt. Den elektroniska kommunikationen ökar både i föreningsverksamheten och i informationssökningen, i informationen till medlemmarna och i styrelsens interna information. Mer bekymmersam är situationen i de föreningar som inte utnyttjade någon form av medlemsinformation som angavs i enkäten. 15 föreningar lämnade enkäten obesvarad. Via enkäten fick vi inga uppgifter om dessa föreningars verksamhet, så vi kan bara gissa oss till föreningarnas verksamhet, verksamhetsformer och omfattning. Föreningsenkätens resultat utnyttjas i Diabetesförbundets strategiprocess och i utvecklandet av organisationsverksamheten. På organisationsplanenarnas besök i föreningarna kan man diskutera enkätsvaren i detalj och samtidigt planera eventuella förbättringar i föreningens verksamhet. Grundkurs i upprättandet av webbsidor? Kontakta Kati Multanen så kommer vi överens om en lämplig kurstidpunkt och -plats för er förening. Spärr och strike! Under våren har diabetesföreningar ordnat regionala bowlingtävlingar i två regioner, i Brahestad i norra Finland och i Esbo i södra Finland. I norra Finland deltog fem lag från tre föreningar och i södra Finland deltog sju lag från fyra föreningar. Diabetesföreningen i Tavastehus arrangerar västra Finlands regionala bowlingtävling i september. En riksomfattande bowlingtävling arrangeras i Tammerfors Också i sydvästra och östra Finland hinner man ännu arrangera regionala tävlingar i början av hösten. De två bästa lagen från varje region får spela i den riksomfattande tävlingen, men om det inte ordnas tävlingar i alla regioner kommer valkriterierna att ändras. De regionala bowlingtävlingarna och den riksomfattande tävlingen är avsedda för fritidsspelare och man tävlar i lag. Avsikten är att få föreningarna att inkludera bowling i sitt motionsprogram eftersom det är en motionsform med låg tröskel som kan erbjuda våra medlemmar trevlig motion som alla kan delta i oavsett kondition eller ålder. I augusti finns närmare information om bowling och den riksomfattande tävlingen i Verktygslådan. Be om närmare information av organisationsplanerare Petteri Bjurström. 14

16 Organisationsdagarna 2012 Workshop och rekreation i Jyväskylä Organisationsdagarna i Jyväskylä i mars lockade över 170 föreningsaktiva från 57 föreningar till diskussioner om kommunal påverkan och frivilligverksamhetens framtid, till aktuella frågor om diabetesvården och att arbeta i workshopar. En viktig del av organisationsdagarna är också att träffa andra, samvaron med dem och rekreation. Deltagarna i workshopen under temat Föreningens ekonomi och föreningslagen kunde skicka in frågor på förhand och på plats få inte bara aktuell information utan också svar på sina frågor. Information om bokföring, bokslut, balansräkning och verksamhetsberättelsen finns i Verktygslådans Materialbank. En uppdaterad mall med föreningsstadgar som föreningarna kan utnyttja när de vill förnya sina stadgar blir färdig i augusti. I en workshop visades möjligheterna att använda det nya medlemsregistret och registrets alla egenskaper. Föreningarna kan beställa användarkoder för att kunna bläddra i sin egen förenings medlemsregister. Beställningsblanketten finns i Verktygslådan. Under ledning av en representant för Centralförbundet för Studieverksamhet fick deltagarna bekanta sig med Centralens tjänster och stöd som föreningarna kan få. Bland möjligheterna till föreningssamarbete kring motion finns stöd och samarbetsformer från programmen I form för livet, KKI, och Förbundet för anpassad motion i Finland, SovelI. Närmare information om alla dessa möjligheter till ekonomiskt stöd finns i Verktygslådan. I kommunikationsworkshopen fick deltagarna bearbeta en föreningsbroschyr eller ett medlemsmeddelande i praktiken. Workshopen gav också individuell feedback på föreningarnas hemsidor. En färdig mall för medlemsbrev och föreningsbroschyr finns i Verktygslådan till allas förfogande. Individuell feedback på hemsidorna kan också beställas av organisationsavdelningen. I workshopen för grupp- och frivilligverksamhet diskuterades vilka faktorer en bra verksamhet består av och vad vi själva kan påverka. De medverkande föreningarna i projektet Framgångsfaktorer kunde utbyta erfarenheter och lära sig av varandra i sin egen slutna workshop, och aktiva aktörer i De ungas förening hjälpte dem att diskutera metoder för att göra föreningsverksamheten mer lockande också för den unga generationen. På traditionellt vis mindes man aktiva föreningsfrivilliga och föreningar. I år gick verksamhetspriset till diabetesföreningen i Loimaa och i Mellersta Karelen. Minni Mankki från ungdomskommittén, Liisa Riihelä och Olavi Ropponen från diabetesföreningen i Kouvola samt Irma Turunen från huvudstadsregionen fick hederspriset. Feedbacken på dagarna var mycket positiv och arbetet i workshopar upplevdes som välfungerande. Mycket förblev alltjämt obehandlat. Förhoppningsvis fick föreningarna nyttig vägkost med sig hem. Deltagarna önskade sig workshopsarbete också på framtida organisationsdagar. Om ni har idéer eller önskemål och nyttiga teman för workshopar kan ni skicka dem till organisationsavdelningen. Teman för årets workshopar varierade från föreningslagar till praktiskt arbete. 15

17 De regionala konferenserna, april 2012 Temat på vårens regionala konferenser i april var kommunal påverkan och Diabetesförbundets strategi. Därtill preciserades de regionala verksamhetsplanerna. De uppdaterade regionala verksamhetsplanerna finns i Verktygslådan. Deltagare: Region Antal deltagare Antal föreningar Antal föreningar i regionen Östra Finland Norra Finland Västra Finland Sydvästra Finland Södra Finland

18 Ta kontakt! Diabetesförbundet / den svenskspråkiga organisationsverksamheten Petteri Bjurström tfn och fax petteri.bjurstrom@diabetes.fi Medlemssekreterare Anneli Jylhä tfn a.jylha@diabetes.fi jasenasiat@diabetes.fi * medlemsärenden, -analyser, beställning av adressetiketter Juha Mattila tfn juha.mattila@diabetes.fi * medlemsärenden, adresser Diabetesförbundet, Diabetescentrum, Kirjoniementie 15, Tammerfors 17