Infobladet APRIL 2014 NR 1. En tilldragande organisationsverksamhet. Praktiska frågor på förbundskongressen 2014

Transkript

1 Infobladet APRIL 2014 NR 1 DIABETESFÖRBUNDET I FINLAND RF En tilldragande organisationsverksamhet Praktiska frågor på förbundskongressen 2014 Hur får du kontakt med medlemmarna i din förening?

2 I detta nummer Förtroende behövs... 2 Organisationsaktiva sammanträder i Vääksy... 3 En tilldragande organisationsverksamhet... 3 Praktiska frågor på förbundskongressen Utmärkelser och verksamhetspris utdelas på förbundskongressen i maj... 6 Statistik över antalet medlemmar år Hur får du kontakt med medlemmarna i din förening?... 7 Inskolning i användningen av Ankkuri... 8 Ett liv och vår i luften... 8 Tiotals jippon på 112-dagen... 9 Föreningens infosida på webben enkelt och billigt!... 9 D-motoristernas samlingslopp Du kommer väl ihåg Diabetesförbundets omfattande webbsidor på svenska: Infobladet / april 2014 / nr 1 Utgivare Diabetesförbundet i Finland rf Kirjoniementie Tammerfors Chefredaktör Organisationsdirektör Janne Mikkonen janne.mikkonen@diabetes.fi Redaktionssekreterare Informatör Johanna Häme- Sahinoja tfn Översättare Ann-Katrin Huldén Infobladet är Diabetesförbundets svenska aktualitetsblad om organisationsverksamheten som stöd för de svenskspråkiga diabetesföreningarnas verksamhet. Infobladet utkommer minst fyra gånger om året. Innehållet i Infobladet bygger på den finskspråkiga tidningen Tiedotuslehti. 1

3 Infobladet 1/2014 LEDARE Förtroende behövs Den länge bearbetade sote-reformen är ett utmärkt exempel på vad en situation kan leda till när förtroendet saknas. Nästan alla parter är eniga om att i synnerhet bashälsovården inte fungerar exemplariskt för närvarande. Jag tror att parterna också är eniga om att reformprocessen lämnade mycket övrigt att önska. Olika modeller har torpederats så fort de presenterats. I varje ändringsförslag har man först och främst sett eventuella problem. Regeringens förslag har inte varit goda nog för oppositionen och oppositionens förslag har inte dugt för regeringen. De små kommunerna har varit rädda för en koncentrering och de stora kommunerna har inte litat på de små kommunernas roll i det nya samarbetet. Förtroendet saknas och allt har grötat till sig. Förändringar i vilken organisation som helst kräver gemensamma ansträngningar, en förmåga att lyssna och beredskap att granska sina egna synpunkter. En förtroendefull atmosfär utgör kärnan i en positiv utveckling. I förtroendet ingår också tolerans och en positivt kritisk inställning, att vi tror på de goda avsikterna också hos dem som vill gå en annan väg mot det gemensamma målet. Diabetesförbundets förbundsstyrelse har berett ett stadgeändringsförslag inför förbundskongressen i maj. Beredningen har pågått över ett år och ändringen har dryftats grundligt i olika skeden av beredningen. Föreningarna tog ställning till de grundläggande alternativen i höstas och förbundsstyrelsen fortsatte beredningen utgående från det alternativ som fått det största understödet. Den största ändringen i det slutliga förslaget är att ett årligt förbundsmöte framöver skulle fatta de viktigaste besluten för förbundet i stället för förbundskongressen och förbundsfullmäktige. Representanter för föreningarna skulle vara med om att fatta besluten på förbundets årliga möte. Bland de viktigaste ärenden som mötet beslutar om är motiveringarna för verksamhetsberättelsen och budgeten, att godkänna bokslutet och verksamhetsberättelsen, att välja styrelsemedlemmar och ordföranden samt besluta om de viktigaste riktlinjerna, t.ex. strategin. Även om stadgeändringen förberetts mycket omsorgsfullt finns det bekymmer och kanske också risker förknippade med den. Ärenden kommer att skötas på ett sätt som avviker från det vi är vana vid. Jag hoppas innerligt att det finns förtroende för ändringen och att förbundskongressens beslutsfattare vågar ställa sig bakom ändringsförslaget. Om vi vågar välja en ny väg kommer stegmärkena att anpassas och vi kommer tillsammans att lära oss att gå längs den. Bara tiden får utvisa hur den nya modellen fungerar. I ändringsförslaget ingår också ett förslag om att underlätta stadgeändringar. Framöver ska det gå snabbare att ändra stadgarna. Vi hoppas att vi tillsammans kan undvika sote-reformens grynnor. Vi hoppas kunna lita på en positiv förändring. På att strävan är att få föreningarna aktivare med i den årliga beslutsprocessen. Vi litar på att ärenden kan behandlas smidigare när stadgarna vid behov kan justeras relativt snabbt. Vi litar på att såväl stora som små föreningar genom sina representanter försöker fatta beslut som gagnar hela diabetesrörelsen och Diabetesförbundets medlemsorganisationer. Janne Mikkonen, organisationsdirektör 2

4 Organisationsaktiva sammanträder i Vääksy Organisationsdagarna 2014 ordnades på hotell Tallukka i Vääksy. På dagarna deltog 135 personer från 48 föreningar. På basis av feedbacken var programmet mångsidigt och sakkunnigt. Därtill uppskattade deltagarna möjligheten att utbyta erfarenheter. Föreläsningarna, som vi fick tillstånd att publicera, kommer att läggas ut i Verktygslådan under våren. Programmet omfattade aktuell information om bl.a. munhälsa, Sote-reformen och patientens valfrihet. Det populäraste bland parallellprogrammen var En tilldragande organisationsverksamhet. En tilldragande organisationsverksamhet Organisationens framgång är ett val. Detta var kärnan i Kiril Häyrinens budskap till diabetessamfundet på organisationsdagarna. Kiril Häyrinen är specialexpert på Soste Finlands social och hälsa rf. Ett val - inte ödet eller en tillfällighet Irriterande. Det är redan tredje året som Diabetesförbundets medlemmar har minskat. Vi får ofta höra av Diabetesföreningarna hur svårt det är att få personer att ställa upp till styrelsen, och att det inte kommer folk till evenemangen. Beror det på felaktiga val? Enligt organisationsfysiken lagar uppstår dragkraft av organisationens livskraft. Det uppstår en god cirkel där en välfungerande, lockande organisation eller förening får nya medlemmar, nya aktiva, ny synlighet för sin sak. Framgångsrika organisationer förenas av många faktorer. Verksamheten och servicen är ändamålsenlig, planerad enligt målgrupp. Informationen ges i rätt tid, via många kanaler och även visuellt snyggt. Frivilliga rekryteras, inskolas och stöds kontinuerligt. Det erbjuds verksamhet och tjänster som är lätta att ta till sig, och med låg tröskel. Väldigt få går med i en verksamhet för att de vill vara med i styrelsen. Man går med för att man vill vara aktiv, träffa andra diabetiker, få information, kunna påverka. Eller vet vi vad som förväntas av oss? En av de viktigaste detaljerna som skapar dragningskraft är att identifiera målgruppens behov. Ni har en enorm potential, konstaterade Häyrinen häpet. Och visst har vi det: vi har redan nu ett diabetessamfund med personer och enbart utgående från diagnoser kunde vi få ytterligare några hundratusen Medlemskap är emellertid ingen självklarhet. Hur ska man få ens en del av alla som berörs av diabetes med som medlemmar i verksamheten? Det gäller också att forma allt det goda som vi redan gör till ett klart budskap som når fram. 3

5 Organisationen ska betjäna de nuvarande medlemmarna och samtidigt värva nya. De tilltalas emellertid av olika saker. För bägge är bilden av oss viktig. Allt uppstår kring vår kärnkompetens. Lyckligtvis behöver vi inte tillgodose alla människors alla behov. Enligt vår strategi har vi valt ut att stödja diabetikernas ställning, utveckla vården och förebygga diabetes. Vi har valt att bredda möjligheten för alla intresserade att bli medlemmar och delta i verksamheten så att det skapas förutsättningar för alla att finna sitt eget sätt att medverka och vara medlem. Vi vill effektivera vår påverkningsaktivitet. Vårt val har också varit att föra över allt mer tjänster och funktioner på webben. De här strategiska valen styr inte bara förbundsarbetarnas verksamhet, de utgör vårt gemensamma Diabetesförbunds val. Tanken på att ett val alltid ingår i organisationsverksamhetens olika situationer är radikal i all sin enkelhet. Drivvedsteorin har väl förkastats redan i historieskrivningen. När vi gör ett medvetet val blir också följderna av valet tydliga för oss. Kanske medvetna val är det första steget mot en tilldragande organisationsverksamhet. Inte enbart antalet medlemmar, utan också antalet föreningar som deltar i organisationsdagarna har minskat stadigt under de senaste åren. Vi beslutade oss för att fråga de föreningar som inte deltog i organisationsdagarna varför de inte deltog. Vi kommer att utnyttja svaren och den insamlade feedbacken när vi planerar organisationsdagarna under de kommande åren. Laura Tuominen-Lozic organisationsplanerare Praktiska frågor på förbundskongressen 2014 Tid och plats för förbundskongressen Förbundskongressen ordnas under två dagar lördagen den 17 och söndagen den 18 maj Mötesplatsen är Hotell Rosendahl, Pyynikintie 13, Tammerfors. Kongressledamöter Kongressledamöterna väljs antingen av föreningens vårmöte eller av föreningens styrelse. Kontrollera i era föreningsstadgar. Kongressledamöternas fullmakter Ett protokollutdrag från mötet som valt ledamot eller en fullmakt skriven på en fullmaktsblankett duger som ledamöternas fullmakt. Om kongressledamöterna anländer på olika tider ska var och en ha en egen fullmakt. Varje förbundskongressledamot ska anmäla sig personligen. Vid anmälningen får ledamoten bl.a. röstningssedlar som används på förbundskongressen. Anmälan går snabbast och smidigast om varje förbundskongressledamot har en egen fullmakt. 4

6 Anmälan till förbundskongressen För att kunna ordna med inkvartering och måltider behöver vi förhandsanmälningar och inkvarteringsbokningar senast den 25 april Anmälningarna görs i första hand via Verkstygslådan. Till möteskallelsen bifogas en anmälningsblankett om det inte är möjligt att göra anmälan via Verktygslådan. Anmälan och granskning av fullmakter på mötesplatsen Anmälan till förbundskongressen och granskningen av fullmakter börjar den 17 maj 2014 kl på mötesplatsen, i hotell Rosendahls kongressflygel. Andra än officiella förbundskongressledamöter Föreningarna kan ta med sig ett begränsat antal följeslagare till förbundskongressen. Inkvarteringen för följeslagare bokas samtidigt som för ledamöterna och då ska man nämna att personen är följeslagare. Förbundet fakturerar föreningarna för utgifterna för följeslagarna i efterhand. Förbundskongressboken En förbundskongressbok, som innehåller alla förbundskongresshandlingar, postas till föreningarnas sekreterare i april. Förbundskongressboken sänds till föreningen i lika många exemplar som föreningen har förbundskongressledamöter, och därtill en extra bok för föreningens arkiv. Med boken medföljer reseräkningsblanketter. Reseersättning Kongressledamöternas resekostnader ersätts enligt arvodesstadgan godkänd av förbundsfullmäktige. Ledamöterna eller deras förening svarar själva för resekostnaderna och fakturerar förbundet med reseräkningsblanketten som ingår i förbundskongresshandlingarna. Inkvartering och kostnader Inkvarteringen är på Hotell Rosendahl och förbundet sköter inkvarteringskostnaderna. Inkvartering i dubbelrum. Var och en betalar rumservicen själv. Om ni vill ta in på hotellet redan på fredag kväll ska ni anteckna det i inkvarteringsbokningen när ni anmäler er. Förbundet fakturerar föreningarna för dessa utgifter i efterhand. Måltider Enligt förbundets arvodesstadga betalas inget mötesarvode, dagpenning eller måltider till förbundskongressdeltagarna. I anslutning till anmälan kan man reservera ett måltidspaket för 70 /person som omfattar kaffe, lunch och middagar angivna i programmet. Förbundet fakturerar föreningarna för måltidspaketen. 5

7 Utmärkelser och verksamhetspris utdelas på förbundskongressen i maj Utmärkelser och verksamhetspris beviljas föreningar eller enskilda aktörer för aktiv verksamhet under året. Föreningarna kan föreslå prismottagare. Verksamhetspriset är ett pris som beviljas en förening för en ny eller exemplarisk verksamhet under föregående år. Verksamhetspriset är en erkänsla som kan beviljas en eller flera diabetesföreningar som kommit på och genomfört en ny verksamhetsidé eller för en i övrigt exemplarisk verksamhet. Prissumman är 200. Utmärkelsen är ett personligt pris till en enskild person för ett storartat förenings- eller organisationsarbete. Ett eller flera pris kan beviljas till aktiva personer eller samarbetspartners inom organisationsverksamheten. Prissumman är 200. Föreningarnas förslag med motiveringar sänds till organisationsdirektör Janne Mikkonen senast den 30 april 2014 per e-post. janne.mikkonen@diabetes.fi eller per brev till Janne Mikkonen/Diabetesförbundet, Kirjoniementie 15, Tammerfors. Förbundsstyrelsen fattar beslut om pristagare. Statistik över antalet medlemmar år 2013 Vid årsskiftet fanns det totalt 108 diabetesföreningar, av vilka 106 lokalföreningar och 2 landsomfattande föreningar. Enligt antalet medlemmar fördelar sig föreningarna enligt följande: 200 medlemmar 34 föreningar medlemmar medlemmar 1000 medlemmar 43 föreningar 21 föreningar 10 föreningar I slutet av år 2013 uppgick det sammanräknade antalet medlemmar i diabetesföreningarna till Även om nya medlemmar anslöt sig under året minskade antalet medlemmar med 718 medlemmar jämfört med år Ca medlemskap avslutades på grund av att de utgick, avled eller inte betalat medlemsavgift. Åldersfördelningen utvisar att det minskade antalet medlemmar skedde i åldersgruppen under 65- åringar. Totalt var de medlemmar färre än år Deras andel av medlemskåren är 47 %. Däremot ökade antalet medlemmar bland personer över 65 år med 811 personer. De utgjorde 48 % av medlemmarna. Ca medlemmar har inget födelsedatum angivet i registret. I slutet av år 2013 fanns det totalt diabetikerbarn, år 2012 var antalet Bland medlemmarna var 95 % finskspråkiga och 5 % svenskspråkiga. Kvinnorna utgjorde 60 % och männen 40 % av medlemmarna. Bland diabetikerbarnen är fördelningen något annorlunda, 45 % är flickor och 55 % är pojkar. 6

8 Tidningen Diabetes sänds till 70 % av medlemmarna. Det sammanräknade antalet medlemmar i de fyra föreningarna för yrkespersonal uppgick till personer Deras antal minskade med 102 jämfört med året innan. Diabetesförbundets sammanräknade antal medlemmar, diabetesföreningar + yrkespersonalföreningar, uppgick till i slutet av året. Hur får du kontakt med medlemmarna i din förening? De flesta föreningar postar ett medlemsbrev eller ett medlemsblad till sina medlemmar och informerar och evenemang på sina webbsidor. Därtill erbjuder medlemsregisterprogrammet Ankkuri en möjlighet att sända både e-postm När föreningens medlemsansvariga eller någon annan funktionär har användarkoderna till den egna föreningens medlemsregister går det både snabbt och lätt att skicka meddelanden. Enligt statistikcentralen använder nästan alla personer under 50 år både dator och internet, och dator- och internetanvändningen bland personer över 70 år har flerfaldigats under perioden Med sms kan man nå äldre personer som inte använder dator, eftersom nästan alla åringar använder mobiltelefon och också fyra av fem åringar. E-post Med registrets rapporteringsverktyg kan man få reda på vilka föreningsmedlemmar som har en e- postadress i registret. På samma gång kan man sända e-postmeddelande till hela gruppen via systemets eget e-postprogram. Beakta följande: texten i meddelandet är inte editerad det går inte att bifoga filer mottagarna kan inte se de andras adresser avsändaren får inte meddelande om felaktiga adresser som avsändare anges den e-postadress som finns bakom användarkoden utskicket är gratis Om det behövs editeringar eller bifogade filer i meddelandet kan e-postadresserna kopieras från registret till en Excel-tabell, och därifrån kan adresserna kopieras till ett mångsidigare e- postprogram. Sms En ny egenskap hos registret är möjligheten att sända sms antingen till en enskild medlem eller till en större grupp. Med sms kan man nå en medlem snabbt, för vanligtvis läser alla sina sms genast. längden på ett sms är max. 146 tecken, längre sms sänds i flera meddelanden. 7

9 programmet har en teckenräknare ett sms kostar 0,099 (inkl. moms). Om meddelandet är längre än 146 tecken debiteras för varje delmeddelande också meddelanden som inte gått fram debiteras de sparade mobiltelefonnumren kan skrivas i vilken form som helst, systemet rensar numret på överflödiga tecken som avsändare visas DIABETES förbundet fakturerar föreningen för avsända sms i efterskott månatligen enligt registerrapporten E-postadressen och mobiltelefonnumret sparas i medlemmens basuppgifter. Tyvärr finns det också felaktiga eller föråldrade adresser och telefonnummer, och uppgifterna för många medlemmar saknas ännu helt. Medlemmarna ombads uppdatera ändringar i e-postadresser och telefonnummer på baksidan av medlemsavgiftsblanketten. Föreningarna har också uppmanat sina medlemmar att informera om ändringar i sina egna medlemsbrev. Andelen korrigerade kontaktuppgifter kommer alltså att uppdateras i registret småningom. Inskolning i användningen av Ankkuri Om det känns svårt att använda registret lönar det sig att delta i Ankkuri-inskolningen. Efter inskolningen kan föreningens användare få rätt att införa ändringar i registret och kan då själv lägga till och uppdatera medlemmarnas basuppgifter. Inskolningskurser ordnas när det finns deltagare från minst tre föreningar. Man kan också få råd per telefon i användningen av registret. Idag har redan ca 70 föreningar en användarkod till de egna medlemmarna i registret. Medlemssekreterare Anneli Jylhä ger närmare information om att sända e-post och sms samt om att använda medlemsregistret och inskolningskurser. Ett liv och vår i luften Nu har vi jobbat över två år på projektet Ett liv, och småningom börjar vi se resultat. I utvärderingarna (tack till alla som svarat på förfrågningarna) kan man se att lokalföreningarnas kännedom om hela projektet, delprojekt och resultaten ökar för varje år. Likaså ökar föreningarnas aktivitet att ta reda på saker och ting, ta initiativ till evenemang och delta i samarbetet. Det är fint att se att de olika lokalföreningarna på så många orter arrangerat gemensamma aktiviteter och evenemang under det senaste året. Vi hoppas att det samtidigt gett de medverkande både glädje och välmående. Under våren har man på olika håll i Finland mätt pulsen, kontrollerat symtom på hjärtinfarkt och störningar i hjärnblodcirkulationen, identifierat typ 2 diabetes, studerat skillnaderna mellan olika 8

10 diabetestyper, utbildat diabetesfaddrar, ordnat träffar för Ykkösklubi-grupper, deltagit i D-institutets kurs Bli bekant med typ 2, arbetat för en sund lunchmåltid, satsat på kamratstödsverksamhet och träffat nya människor. Allt detta är bara exempel på den mångsidiga verksamhet som lokalföreningarna deltagit i och hurdana evenemang som ordnats under devisen Ett liv. Varje förening kan delta i verksamheten enligt sina egna resurser och intresse. Om ni saknar någon verksamhet som vi inte kommit på att föreslå ska ni kontakta de övriga föreningarna på orten. De har kanske liknande idéer och då kan ni åstadkomma aktivitet. Också alla projektarbetare i Ett liv kan erbjuda verktyg, publikationer eller modeller som stöd för verksamheten. Under våren när solen värmer skinnet och sinnet lönar det sig att själv dra upp mungiporna och njuta av livet. Damma av vintermörkret ur kroppen på en rask promenad i solen och varför inte be en granne eller bekant med som sällskap. Hälsningar Sari Koski Projektchef Diabetesförbundets projekt Ett liv Tiotals jippon på 112-dagen Tiotals lokalföreningar från förbunden i Ett liv deltog i den landsomfattande 112-dagen den 11 februari. Omkring broschyrer Kun hätä on tämän näköinen och rengöringsdukar för mobiltelefoner delades ut. Nio diabetesföreningar beställde 112-material om symtomen på hjärn- och hjärtinfarkt. Ett av de största evenemangen ordnades av Tampereen Diabetesyhdistys, Pirkanmaan AVH-yhdistys och Tampereen Sydänyhdistys tillsammans i affärscentret Koskikeskus. Enligt preliminära planer deltar Ett liv också nästa år i den landsomfattande 112-dagen. Föreningens infosida på webben enkelt och billigt! Tillsammans skapar vi synlighet för er förening på webben! Er förening får en egen infosida på webben enkelt och helt utan krav på egna webbkunskaper. Såhär går det till Diabetesförbundet gör en egen sida för er förening under Diabetesförbundets webbsajt diabetes.fi på en färdig mall. Sidan har på förhand följande fastställda innehållselement: beskrivning av verksamheten, kontaktuppgifter, eventuella medlemsförmåner, en länk till en anslutningsblankett, några bilder, eventuellt föreningens logga Innehållet produceras på Diabetesförbundet: ni behöver bara skicka det ni vill ha på sidorna (=texter och bilder) till förbundet. Uppgifterna sänds med blanketten i Verktygslådan 9

11 Det betyder alltså att föreningen betalar bara 20 euro för att få sidan utlagd och skapa en webbadress I priset ingår att innehållet justeras max. en gång om året, dvs. exempelvis när era kontaktuppgifter ändras Diabetesförbundet förbehåller sig rätten att formulera text och bilder som läggs ut på sidan: förbundets webbredaktör ser till att innehållet på sidan är språkligt korrekt och lättfattligt Det är inte möjligt att utöka antalet sidor, varje förening har bara en sida till sitt förfogande Denna service ersätter inte avtalet mellan Diabetesförbundet och Kotisivukone gällande en mer omfattande produktion av hemsidor för föreningarna, förbundet rekommenderar alltjämt att det utnyttjas Närmare instruktioner och beställningsblanketter finns i Verktygslådan om du följer tråden: > Koulutukset ja palvelut > Viestintä > Yhdistyksen infosivu nettiin Närmare information: webbredaktör Pirita Salomaa, pirita.salomaa@diabetes.fi, Organisationsplanerare Reetta Korkki, reetta.korkki@diabetes.fi, D-motoristernas samlingslopp 2014 I år arrangerar Loimaan Seudun Diabetesyhdistys det tredje, alltså redan traditionella samlingsloppet för D-motorister. Tidpunkten är den 4-6 juli, och platsen är idylliska Pohjantila. Ett stort tack till Vesa Anttila och hans kumpaner redan i detta skede! Priser och annan närmare information finns på adressen Anmälningar till Vesa Anttila t eller vesa.anttila@pp1.inet.fi. Det finns säkert motorister i varje förening. Berätta om evenemanget i era medlemsbrev och på era träffar! 10

12 Ta kontakt! Diabetesförbundet / den svenskspråkiga organisationsverksamheten Organisationsplanerare Reetta Korkki tfn , reetta.korkki@diabetes.fi Medlemssekreterare Anneli Jylhä tfn a.jylha@diabetes.fi jasenasiat@diabetes.fi * medlemsärenden, -analyser, beställning av adressetiketter Juha Mattila tfn juha.mattila@diabetes.fi * medlemsärenden, adresser Diabetesförbundet, Diabetescentrum, Kirjoniementie 15, Tammerfors 11