Utbetalning av föreningsbidrag Kulturnämnden och Teknik- och fritidsnämnden

Transkript

1 Utbetalning av föreningsbidrag Kulturnämnden och Teknik- och fritidsnämnden Halmstads kommun Revisionsrapport April 2011 Inger Andersson, certifierad kommunal revisor

2 Innehåll Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Avgränsning och metod... 4 Revisionsfråga... 4 Granskningsresultat... 5 Kulturnämnden... 5 Regler/reglemente finns för Bidrag till föreningar... 5 Ansökan uppfyller reglementets krav... 6 Ansökans uppgifter är korrekta... 7 Utbetalningar sker efter erforderliga beslut till rätt mottagare med rätt belopp... 7 Teknik- och fritidsnämnden... 8 Regler/reglemente finns för Bidrag till föreningar... 8 Ansökan uppfyller reglementets krav Ansökans uppgifter är korrekta Utbetalningar sker efter erforderliga beslut till rätt mottagare med rätt belopp Bilaga: Kommunfullmäktiges riktlinjer för bidrag till föreningar

3 Sammanfattning Komrev inom PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun granskat den interna kontrollen vid utbetalning av föreningsbidrag. Granskningen har avgränsats till Kulturnämnden och Teknik- och fritidsnämnden. Vid vår granskning har vi kontrollerat om beslut, riktlinjer och rutiner säkerställer att Regler/reglemente finns för Bidrag till föreningar Ansökan uppfyller reglementets krav Ansökans uppgifter är korrekta Utbetalningar sker efter erforderliga beslut till rätt mottagare med rätt belopp. Kommunfullmäktige har fattat beslut om riktlinjer för bidrag till föreningar. Båda nämnderna har antagit regler och riktlinjer som är i linje med fullmäktiges beslut. Båda nämnderna har ansökningsblanketter som skall säkerställa att obligatoriska uppgifter lämnas i ansökan. Vi har noterat att ansökningar som bildar underlag till Teknik- och fritidsnämndens utbetalningar ibland saknar obligatoriska uppgifter. Det har även brustit när det gäller att ansökan inlämnats i rätt tid. Båda nämnderna har beslutat om att utbetalning sker på vidaredelegation. Kulturnämnden får redovisning kvartalsvis, medan Teknik- och fritidsnämnden endast erhåller redovisning en gång per år. Kulturnämnden har i sin internkontrollplan en återkommande punkt avseende hantering och redovisning av bidrag. Dokumenterade rutinbeskrivningar uppdateras årligen. Teknik- och fritidsnämnden saknar i internkontrollplan kontroll avseende hantering och redovisning av bidrag. Dokumenterad rutinbeskrivning är sedan 2006 och tämligen översiktlig. En översyn av rutiner och regler har gjorts, men någon uppdatering av rutinbeskrivningarna har inte skett. Granskningen visar att Kulturnämndens kontrollmetoder är ändamålsenliga och tillförlitliga när det gäller utbetalning av föreningsbidrag. Granskningen visar att Teknik- och fritidsnämnden kontrollmetoder brister när det gäller utbetalning av föreningsbidrag. Vi bedömer dock att den översyn som gjorts kommer att medföra att nämndens kontrollmetoder blir mer ändamålsenliga och tillförlitliga. 3 of 15

4 Inledning Komrev inom PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstad kommun granskat utbetalning av föreningsbidrag. Inom kultur- och fritidsområdet hanteras stora utbetalningar i form av bidrag till föreningar och organisationer. En tillförligt och säker hantering av dessa bidrag är viktig. Avgränsning och metod Föreningsbidrag hanteras av flera av kommunens nämnder. Revisorerna har beslutat att granskningen av föreningsbidrag avgränsas till Kulturnämnden och Teknik- och fritidsnämnden. Studieförbund omfattas inte av granskningen då fullmäktige undantagit dem från allmänna riktlinjer för bidrag till föreningar. Granskningen har genomförts med kontrollmålsmetodik enligt Komrevs granskningsprogram för granskning av föreningsbidrag. Granskningen har skett genom intervjuer, dokumentgranskning (regelverk och kriterier för att erhålla bidrag) samt stickprovskontroller på att utbetalning skett korrekt. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är nämndens kontrollmetoder ändamålsenliga och tillförlitliga när det gäller utbetalning av föreningsbidrag? Följande kontrollmål är aktuella: Regler/reglemente finns för Bidrag till föreningar Ansökan uppfyller reglementets krav Ansökans uppgifter är korrekta Utbetalningar sker efter erforderliga beslut till rätt mottagare med rätt belopp 4 of 15

5 Granskningsresultat Kulturnämnden Regler/reglemente finns för Bidrag till föreningar Kommunfullmäktige har den 24 september 2009, 71 fattat beslut om riktlinjer för bidrag till föreningar. Se bilaga Föreningsbidrag ligger inom kulturavdelningens ansvarsområde. Avdelningschef och två handläggare svarar för hantering och redovisning av föreningsbidrag. Kulturnämndens reglemente och delegation I reglemente (uppdaterat 2010) för Kulturnämnden anges under 2 Kulturnämndens ansvarsområde: Kulturnämnden ansvarar för att kommunens mål i tillämpliga delar förverkligas inom givna ekonomiska ramar. Inom ansvarsområdet ligger bl.a. att fördela bidrag till kulturföreningar, studieförbund och andra av kulturnämnden godkända bidragstagare. I 3 anges delegering från kommunfullmäktige: Kulturnämnden fastställer regler och riktlinjer för bidragsgivning till kulturföreningar, studieförbund och andra av kulturnämnden godkända bidragstagare. I Kulturnämndens delegationsordning (uppdaterad 2007) anges att delegation sker till kulturchef att besluta om bl.a Verksamhetsärende punkt 9. Beslut om bidrag till föreningar enligt regler antagna av fullmäktige och kulturnämnden för följande bidragstyper: årsbidrag, arrangemangsbidrag och projektbidrag upp till ett basbelopp. Vidaredelegation medges. Kulturnämndens stöd Kulturnämnden stödjer kulturföreningar och andra kulturutövare bl.a. genom olika typer av bidrag, träffar och föreläsningar, konsultstöd och subventionerade lokaler. Stöd kan ges om aktuell verksamhet förstärker kulturnämndens mål och visioner främjar en demokratisk utveckling i samhället bidrar till ett mångsidigt kulturliv i kommunen skapar goda möjligheter för eget skapande stimulerar till förnyelse inom kulturområdet Allmänna riktlinjer för kulturstöd: Stöd riktas till kulturverksamhet som äger rum i Halmstads kommun Kulturförvaltningen har rätt att ta del av samtliga räkenskaper hos den som har beviljats stöd Om de villkor som uppgivits i ansökan förändras eller om arrangemanget/projektet inte genomförs kan kulturnämnden återkalla beslutet/kräva återbetalning Texten: "Med stöd av kulturnämnden i Halmstad" ska alltid finnas med i annonser och tryckt material Kulturstöd kan bara sökas från en stödform till samma arrangemang 5 of 15

6 Stöd ges inte till Verksamheter som bedrivs av andra kommunala förvaltningar/bolag eller regionala verksamheter, vinstdrivande företag, politiska partier eller religiösa samfund Projekt/arrangemang som har till uppgift att stödja välgörande ändamål Inventarier, ex. kläder, datorer eller annan teknisk utrustning Förtäring (mat och dryck) Olika former av stöd som ges Årsstöd söks av föreningar som bedriver en utåtriktad kulturverksamhet som planeras årsvis. Arrangemangsstöd söks av föreningar och grupper för enstaka kulturarrangemang. Projektstöd söks av föreningar, grupper och i särskilda fall av enskilda. Projektet ska vara tidsbegränsat och av engångskaraktär. Dessutom ges arrangörsstöd som är ett uppdrag till utvalda arrangörsföreningar att erbjuda kulturutbud med professionella kulturutövare i Halmstads kommun. Intern kontroll Av nämnden fastställd internkontrollplan finns årligen en kontroll avseende hantering och redovisning av bidrag. Stickprovsmässig kontroll görs av internkontrollsamordnare, som är förvaltningens ekonom redovisades: Kontroll inbyggd i rutin för hanteringen. Inga avvikelser rapporterade 2010 redovisades: Vid kontroll av årsstöd 2009, som redovisas i samband med ansökan om bidrag för 2010, har 26 föreningar beviljats stöd. Av dessa har 2 st ej redovisat och här har påminnelse gått ut. Rutinen fungerar. Även i plan för 2011 finns: Kontroll av att redovisning sker av beviljade medel, att medel använts till sökt ändamål. Vi har granskat att regler omfattar samtliga bidrag som beviljas föreningar Kulturnämndes riktlinjer för kulturstöd är i linje med fullmäktiges beslut. Vi bedömer att Kulturnämndens kontrollmetoder är ändamålsenliga och tillförlitliga. Ansökan uppfyller reglementets krav För samtliga bidragstyper finns dokumenterade rutinbeskrivningar. Rutinerna, som uppdateras årligen, anger instruktion för Handläggning och beslut Utbetalning Redovisning och kontroll 6 of 15

7 I ovanstående punkter beskrivs konkret vem som gör vad från första kontakt till eventuellt krav om återbetalning av stöd. För att underlätta såväl för den sökande som för kulturförvaltningen finns blanketter som är obligatoriska att använda. Ansökningsblanketterna är utformade med utgångspunkt från vad som anges i fastställda regler och riktlinjer. För att erhålla bidrag finns ett antal obligatoriska uppgifter som skall uppges. För att ansökan skall vara korrekt krävs dessutom ett antal handlingar som skall bifogas. Ett urval ansökningar har kontrollerats mot reglemente och riktlinjer. Vi har granskat att det finns kontroller som säkerställer att ansökan uppfyller reglementets krav det finns kontroller som säkerställer att brister i ansökan åtgärdas föreningarna har getts tillfälle att komplettera ansökan. Vi bedömer att Kulturnämndens kontrollmetoder är ändamålsenliga och tillförlitliga. Ansökans uppgifter är korrekta Se ovan avseende blanketter. Ett urval ansökningar har kontrollerats avseende att obligatoriska uppgifter/handlingar finns och att ansökningarna avser bidragsberättigad verksamhet. Vi har granskat att det finns kontroller som säkerställer att ansökans uppgifter överensstämmer med föreningens verksamhet. det finns kontroller som säkerställer att sökt bidrag endast innefattar bidragsberättigad verksamhet kommunen har möjlighet att kontrollera föreningens räkenskaper. Vi bedömer att Kulturnämndens kontrollmetoder är ändamålsenliga och tillförlitliga. Utbetalningar sker efter erforderliga beslut till rätt mottagare med rätt belopp Se ovan avseende instruktioner. Under 2010 har nedanstående utbetalningar gjorts: Årsstöd har utbetalts om sammanlagt 264,5 tkr. Rör sig om närmare ett 30-tal olika föreningar. Hallands Arkivförbund erhåller ett årligt årsbidrag om 50 tkr. I övrigt varierar i storleksordningen 1 50 tkr. 7 of 15

8 Arrangemangsstöd har utbetalts till ett drygt 20-tal föreningar om sammanlagt 834,5 tkr. Västsvenska Turn Sommarteater har erhållit 350 tkr. I övrigt varierar bidragsbeloppen från 1,5 100 tkr. Projektstöd har utbetalts till sex olika bidragstagare om 152 tkr Beloppen variera mellan 7 65 tkr. Beslut om ovanstående stöd tas per delegation då beviljat belopp ej överstiger ett basbelopp. Redovisning till Kulturnämnden sker kvartalsvis. Nämnden erhåller en lista med uppgift om vilken typ av förening det är, vad för verksamhet som avses samt ansökt belopp och av förvaltningen beslutat belopp. Belopp som överstiger ett basbelopp beslutas av Kulturnämnden. Arrangörsstöd beslutas av Kulturnämnden. Under 2010 har fem föreningar erhållit stöd om sammanlagt 985 tkr. Beloppen varierar från tkr (Hallands Teaterförening). Härutöver har Halmstads Kvartersteater erhållit tkr. Ett urval ansökningar har kontrollerats avseende att utbetalning skett enligt nämndens beslut. Vi har granskat att det finns kontroller som säkerställer att utbetalning endast sker enligt nämndens beslut. det finns kontroller som säkerställer att utbetalning sker till rätt förening och med rätt belopp. Vi bedömer att Kulturnämndens kontrollmetoder är ändamålsenliga och tillförlitliga. Teknik- och fritidsnämnden Regler/reglemente finns för Bidrag till föreningar Kommunfullmäktige har den 24 september 2009, 71 fattat beslut om riktlinjer för bidrag till föreningar. Se bilaga Föreningsbidrag ligger inom idrotts- och fritidsenhetens ansvarsområde. Fram till och med 2010 har en fritidsintendent i princip själv svarat för hantering och redovisning av föreningsbidrag. Från och med 2011 är bidragen uppdelade på två handläggare. Teknik- och fritidsnämndens reglemente och delegation I reglemente (uppdaterat 2010) för Teknik- och fritidsnämnden anges under 2 Teknik- och fritidsnämndens ansvarsområde bl.a.:..fördela bidrag åt institutioner, föreningar, organisationer och enskilda enligt fastställt regelverk. I 3 anges delegering från fullmäktige: Teknik- och fritidsnämnden skall besluta i grupper av ärenden (punkt 2) regler och riktlinjer för fördelning av bidrag till vägsamfällighet, institutioner, föreningar, organisationer och enskilda 8 of 15

9 I Teknik- och fritidsnämndens delegationsordning (från 2005) anges att delegation sker till teknisk chef att besluta om bland annat (punkt 35) Tillämpning av kommunfullmäktige antaget regelverk för bidragsgivning åt föreningar. Vidaredelegation medges. Översyn av regler och riktlinjer Under 2o10 gav Teknik- och fritidsnämnden i uppdrag till förvaltningen att göra en översyn av gällande regler för föreningsbidrag. Tidigare gällande regler är sedan januari En omfattande översyn gjordes och nya bidragsbestämmelser gäller fr o m 1 januari Bidragen har anpassats till att bättre svara mot kommuners planeringsdirektiv och det konkritiserade målet Barn och ungdomar ska växa upp under god och trygga förhållanden. I Teknik- och fritidsnämndens beslut, 20 oktober 2010, 125, anges att De större förändringarna av reglerna som föreslås handlar om sänka grundläggande krav för att bland annat gynna små och nystartade föreningar. Vidare sätts ett ökat fokus på föreningarnas arbete med policyfrågor avseende jämställdhet, integration samt alkohol och droger samt en skärpning när det gäller hanteringen av för sent inkomna ansökningar om föreningsbidrag. När det gäller de specifika bidragen är det inom aktivitetsbidraget och ledarutbildningsbidraget som störst förändringar föreslås. Översynen har resulterat i flera förändringar när det gäller såväl bestämmelser för att få bidrag som en uppstramning när det gäller ansökningstider och krav på obligatoriska handlingar. Vidare har det skett en översyn avseende arbetsfördelningen. Teknik- och fritidsförvaltningens målsättning är att majoriteten av all ansökan och redovisning i framtiden ska ske via internet och via kommunens redovisningssystem. I översynen anges att en utveckling av ansöknings och redovisningssystemet innebär möjligheter till bättre systematisk kontroll och underlättar för Teknik- och fritidsnämnden att följa upp föreningarnas verksamhet samt minskar risken för felrapportering. Förändringarna förmodas även underlätta administrationen för föreningarna. Majoriteten av bidragsansökningarna kommer att ske via internet. Teknik- och fritidsnämndens stöd Teknik- och fritidsnämnden ger kommunala bidrag till föreningar vars barn- och ungdomsverksamhet är av ideell och allmännyttig karaktär. Bidragsmottagande föreningar ska medverka till att kommunens riktlinjer följs samt verka i enlighet med kommunens värdegrund. De kommunala föreningsbidragen avser endast att täcka en del av föreningens kostnader. Bidragen till föreningar avser således att vara en hjälp till självhjälp. Föreningens kostnader ska vara skäliga i förhållande till den barn- och ungdomsverksamhet som föreningen bedriver. Teknik- och fritidsnämnden lämnar bland annat bidrag till idrottsföreningar, fritidsföreningar, religiösa föreningar och politiska ungdomsföreningar. Allmänna riktlinjer gällande från och med 2011 Teknik- och fritidsnämnden har från 1 januari 2011 nedanstående allmänna bestämmelser: Föreningar som söker bidrag ska, för att vara bidragsberättigade, uppfylla samtliga delar i nedanstående allmänna bestämmelser. 9 of 15

10 1. Sökande förening ska bedriva sådan verksamhet som av teknik- och fritidsnämnden anses positiv för ungdomens fostran och utveckling. 2. Sökande förening ska: Vara öppen för alla som vill vara med. på demokratisk väg ha antagit stadgar och valt styrelse. årligen hålla årsmöte och ta fram verksamhets- och revisionsberättelse samt verksamhetsplan. ha varit verksam under cirka 6 månader. Ha minst 10 aktiva medlemmar i åldern 5-20 år, för politiska ungdomsförbund gäller åldern år, för handikappidrottsföreningar gäller alla åldrar. Som aktiv medlem räknas den medlem som deltar vid minst 10 av föreningens sammankomster per år och som under senaste verksamhetsår har varit registrerad som medlem och betalat fastställd medlemsavgift. Ha redovisat minst 20 organiserade sammankomster (ej studiecirklar) under senaste skolår (HT-VT) för ungdomar 5-20 år, för politiska ungdomsförbund gäller åldern år, för deltagare i handikappidrottsföreningar gäller alla åldrar. Ha sitt säte och vara verksam i Halmstads kommun. skriftligen ta fram en policy med tillhörande handlingsplan gällande alkohol, droger, integration och jämställdhet som appliceras i föreningens barn- och ungdomsarbete. publicera ovanstående policydokument på föreningens officiella webbplats, om sådan finns, så att dokumenten är väl tillgängliga för allmänheten. Vara registrerad i teknik- och fritidsförvaltningens föreningsregister. ha registrerat bankkonto eller plus-/bankgiro i föreningens namn samt ha ett organisationsnummer registrerat hos skatteverket. Ha en officiell e-postadress i föreningens namn. Ge teknik- och fritidsnämnden sådan insyn i verksamheten att kontroll av densamma kan göras. kostnadsfritt ge Halmstads kommun möjlighet till information och reklamplats i föreningens informationsblad och på anläggningar/lokaler som föreningen nyttjar. 3. Föreningen ska efter genomfört årsmöte omedelbart skicka in följande handlingar till teknik- och fritidsförvaltningen: Årsmötesprotokoll Verksamhets- och revisionsberättelse. Verksamhetsplan och budget. Policydokument avseende alkohol, droger, integration och jämställdhet. Ifyllt formulär för uppföljning av föreningens arbete med alkohol, droger, integration och jämställdhet. Ifylld blankett för föreningsinformation (kan hanteras i föreningsregistret på webben). 4. Ansökan om bidrag lämnas in av föreningen, inte av distriktsorganisation, sektion eller dylikt. Nämnden kan besluta att krets jämställs med förening. 5. Har föreningen förfallna räkningar till kommunen kan dessa dras ifrån beviljat bidrag före utbetalningen. 10 of 15

11 6. Följande typer av föreningar och organisationer är inte bidragsberättigade enligt dessa bestämmelser: Föreningar med huvudsaklig inriktning mot vuxna, organisationer inom Svenska kyrkan (förutom kyrkans ungdom), elevföreningar, korpklubbar, föräldraföreningar, musik- och filmföreningar samt Kulturskolans föreningar. 7. Föreningen bör kontakta teknik- och fritidsförvaltningen vid tveksamhet om bidragsansökan. En för sent inkommen bidragsansökan innebär att bidraget minskar eller att ansökan helt avslås. Ansökan ska vara poststämplad senast sista ansökningsdag (eller nästföljande vardag om sista ansökningsdag infaller på en fredag, lördag eller söndag). Om ansökan inkommer inom tre veckor efter sista ansökningsdag dras en förseningsavgift på tio procent av summan. Inkommer ansökan senare än tre veckor efter sista ansökningsdag utfaller inget bidrag. Olika former av bidrag Aktivitetsbidrag: Målsättningen är att med bidrag stödja alla former av mötes- och gruppverksamhet för barn och ungdomar inom föreningarna i kommunen. Aktivitetsbidraget utgår per planerad och genomförd sammankomst för den ordinarie gruppen/laget såväl för tävling som för träning, dock inte för studiecirklar. Anläggningsbidrag: Förening som äger/hyr och driver egen lokal/anläggning för idrottsändamål kan ansöka om anläggningsbidrag. Anläggningsbidraget är avsett för drift av lokalen/anläggningen, underhåll, byte/inköp av lokal-/anläggningsutrustning och maskiner. Investeringsbidrag kan utgå till en förening som bidrag till nybyggnads-, förbättrings- och reparationsarbeten av egen eller hyrd lokal eller anläggning. Föreningen ska ha långsiktig tillgång till lokalen/anläggningen. Investeringsbidrag kan också utgå till förening som bidrag för framställning av orienteringskartor. Ledarutbildningsbidrag utgår för ledarutbildning som främjar föreningens barn- och ungdomsverksamhet. Bidragsgrundad utbildning är all ledarutbildning som är godkänd/anordnad av föreningens distrikts-/riksorganisation. Bidragets storlek fastställs årligen av Teknik- och fritidsnämnden. Lokalbidrag utgår för lokaler som i stor utsträckning nyttjas eller är en förutsättning för föreningens ordinarie barn- och ungdomsverksamhet och för kontinuerligt bruk oavsett om föreningen äger eller hyr lokalen/anläggningen Intern kontroll Av nämnden fastställd internkontrollplan för 2010 fanns ingen kontroll avseende hantering och redovisning av bidrag. Enligt uppgift från fritidsintendent och förvaltningens controller är det inte brukligt att hantering och redovisning av bidrag ingår i Teknik- och fritidsnämndens internkontrollplan. Vi har granskat att reglerna omfattar samtliga bidrag som beviljas föreningar 11 of 15

12 Teknik- och fritidsnämndes riktlinjer för föreningsbidrag är i linje med fullmäktiges beslut. Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt Teknik- och fritidsnämndens kontrollmetoder dock inte är ändamålsenliga och tillförlitliga. Internkontrollplan bör innehålla kontroll avseende hantering och redovisning av bidrag rapportering av delegationsbeslut bör ske med tätare intervall. Som nämnts ovan är delegationsbestämmelserna sedan Vi rekommenderar en uppdatering av dessa bör göras en årlig översyn. Ansökan uppfyller reglementets krav Ansökningsblanketterna är utformade med utgångspunkt från vad som anges i fastställda regler och riktlinjer. För att erhålla bidrag finns ett antal obligatoriska uppgifter som skall uppges. För att ansökan skall vara korrekt krävs dessutom ett antal handlingar som skall bifogas. Ett urval ansökningar avseende 2010 har kontrollerats mot tidigare reglemente och riktlinjer. Vi har konstaterat att obligatoriska underlag saknas, t. ex i form av revisionsberättelse, verksamhetsberättelse etc. Ansökningar har inkommit efter ansökningstiden slut, men ändå behandlats utan att någon reducering av bidraget skett. Vi bedömer att den översyn som gjorts kommer att medföra att nämndens kontrollmetoder blir mer ändamålsenliga och tillförlitliga. Ansökans uppgifter är korrekta Se ovan. Ett urval ansökningar har kontrollerats avseende att obligatoriska uppgifter/handlingar finns och att ansökningarna avser bidragsberättigad verksamhet. Inga avvikelser har konstaterats. Vi bedömer att den översyn som gjorts kommer att medföra att nämndens kontrollmetoder bli mer ändamålsenliga och tillförlitliga. Utbetalningar sker efter erforderliga beslut till rätt mottagare med rätt belopp Se ovan. Vid bidragsutbetalningar har beslut om bidrag korresponderats skriftligt med mottagaren. Handläggare gör regelbundna uppdateringar och kontroller av bank-/plusgirokonto. Under 2010 har följande utbetalningar gjorts: Aktivitetsbidrag har utbetalats till cirka 140 föreningar om sammanlagt 1 984,3 tkr. 12 of 15

13 Anläggningsbidrag har utbetalats till ett drygt 30-tal föreningar om sammanlagt tkr. Investeringsbidrag har utbetalats till 17 föreningar om sammanlagt 900 tkr. Ledarutbildningsbidrag har utbetalats till ett 95 föreningar om sammanlagt 1 230,3 tkr. Lokalbidrag har utbetalats till ett 80-tal föreningar om sammanlagt tkr. Redovisning till Teknik- och fritidsnämnden sker en gång per år. Ett urval ansökningar har kontrollerats avseende att utbetalning skett enligt nämndens beslut. Inga avvikelser har konstaterats. Vi bedömer att den översyn som gjorts kommer att medföra att nämndens kontrollmetoder blir mer ändamålsenliga och tillförlitliga. 13 of 15

14 BILAGA Kommunfullmäktiges riktlinjer för bidrag till föreningar RIKTLINJER FÖR BIDRAG TILL FÖRENINGAR Allmänna bestämmelser Ett rikt föreningsliv spelar en central roll för utvecklingen i Halmstads kommun. Av denna anledning ges stöd till det lokala föreningslivet. All bidragsgivning sker inom ramen för av Kommunfullmäktige anvisade medel för gällande budgetår. Bidragen fördelas inom ramen för respektive nämnds budget och ansvarsområde. Bidrag är inte permanenta de måste sökas årligen. Vid beslut om bidrag kan överenskommelse göras om insatser från föreningen för att främja kommunala intressen, dock med beaktande av juridiska och försäkringsmässiga krav. Missbruk eller lämnande av oriktiga uppgifter kan medföra att bidragsmottagande förening avstängs från bidrag och/eller blir återbetalningsskyldig. Gällande lagstiftning beaktas. Vilka kan få bidrag? Föreningar/organisationer som bedriver verksamhet som kompletterar det kommunala uppdraget eller som bedöms vara till nytta inom det kommunala verksamhetsområdet. Kriterier Bidrag utgår till olika typer av verksamheter som gagnar Halmstads kommuns invånare. Bidragsmottagande förening skall medverka till att kommunens övriga riktlinjer följs samt verka i enlighet med Halmstads kommuns värdegrund (enligt beslut i kommunfullmäktige , 159): Vår vision om Halmstad 2020 bygger på demokratiska värden. Alla halmstadbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. Alla medborgare som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. För att kunna få bidrag krävs att föreningar/organisationer: - har valt styrelse, har årsmöte och antagit stadgar, - har varit verksamma i minst sex månader, - är aktiv och bedriver en verksamhet av ideell och allmännyttig karaktär för kommunens invånare - har minst 10 medlemmar. För vissa bidrag gäller annat antal, se nämndsspecifika anvisningar. Som medlem räknas den som under senaste verksamhetsåret varit registrerad medlem och betalat fastställd medlemsavgift. Föreningar/organisationer som erhåller bidrag är skyldiga att 14 of 15

15 - vara öppna för alla, - redovisa erhållet bidrag, - ställa räkenskaper, redovisningshandlingar och medlemsregister (ej politiska föreningar) till förfogande för granskning och skicka in till kommunen när så begärs - vid begäran redovisa hur utbetalat bidrag har använts - vid begäran redovisa statistik för jämställdhet, mångfald och miljöpåverkan. Ansökan Ansökan skall göras skriftligen till respektive nämnd. För många bidrag gäller speciella ansökningstider, se anvisningar. För sent inkommen bidragsansökan kan innebära att bidraget minskar eller att ansökan helt avslås. Utbetalning Utbetalning av bidrag sker till angivet plus/bankgiro eller bankkonto. Omfattning Dessa riktlinjer gäller samtliga nämnder inom Halmstads kommun och kan kompletteras med anvisningar av respektive nämnd. Sponsring regleras i särskilda riktlinjer. Undantag Följande föreningar är undantagna från riktlinjerna: Studieförbund Ideella eller ekonomiska föreningar som driver förskola, familjedaghem, skolbarnomsorg, förskoleklass och grundskola Vägföreningar och vägsamfälligheter Beslut i kommunfullmäktige , of 15