PROTOKOLL Tekniska nämnden

Transkript

1 sid 1 av 23 Plats och tid: Mörrumssalen, klockan 13:15-16:30 Beslutande: Mats Dahlbom Ordförande (C) Britt Kilsäter Ledamot (M) Anneli Bengtsson V. ordf (S) Katrin Johansson Ledamot (S) Lars Hasselgren Ledamot (M) Ivo Akum Ledamot (S) Sten Hedlund Ledamot (MP) Amanda Nilsson Ledamot (S) Stig Johansson Ledamot (S) Jörgen Kronsell Ledamot (MP) Tjänstgörande ersättare: Bo Bogheim (SD)ersättare för Mats Olausson (M) ers. för Magnus Dagmyr (S) ers. för Tor Billing (SD) Britt Kilsäter (M) Amanda Nilsson (S) Närvarande ersättare: Mats Olausson (M) , Roy Johansson (C), Magnus Dagmyr (S) , Catarina Flod (M), Gunnar Fastén (MP), Lennarth Malm (FP), Johanna Wigermo (MP) Övriga: Tf förvaltningschef Thomas Andersson, , skorstensfejarmästare Lars Strandberg 121, städchef Pelle Karlsson, , enhetschef kost Christina Svensson, 124, fastighetschef Ulf Ohlsson 125, entreprenadingenjör Peter Hammarström, Utses att justera: Stig Johansson (S) Paragrafer: Justeringsdatum: Sekreterare Ordförande Gertrud Persson Mats Dahlbom Justerande Stig Johansson (S)

2 sid 2 av 23 Anslag/Bevis Organ: Tekniska nämnden Sammanträdesdatum: Datum då anslaget sätts upp: Datum då anslaget tas ner: Förvaringsplats för Rådhuset protokollet: Underskrift:

3 Innehållsförteckning sid 3 av Information om sotningsenheten 2015/ Information om städenheten 2015/ Förslag till Karlshamns - prenumerera på app som ersätter körjournal, återrapportering 2015/ Redovisning av stickprov på näringsberäkning på förskola 2013/ Stenbackanavet - slutredovisning 2010/ Begäran om startbesked för överföringsledning till Sternö ARV 2013/ Begäran om startbesked för entreprenad Matvik-Hällaryd 2014/ Marktillträde vid VA-utbyggnad Matvik-Hällaryd 2014/ Genomgång av tekniska nämndens reglemente 2015/ s verksamhetsbeskrivning 2015/ Barnkonventionen - barnchecklista 2015/ Presidiet informerar / Förvaltningschefen informerar / Handlingar för kännedom augustisammanträdet 2015/ Anmälda delegationsbeslut augustisammanträdet 2015/ Beslutsuppföljning augustisammanträdet 2015/ Avtackning /... 23

4 sid 4 av Information om sotningsenheten 2015/12 s beslut att godkänna informationen Skorstensfejarmästare Lars Strandberg är chef för sotningsenheten och informerar om verksamheten. Enheten finns lokaliserad i Strömma. Personalstyrkan består idag av 6 st medarbetare, 1 skorstensfejarmästare, 1 assistent som arbetar 75 %, 2 st skorstensfejartekniker samt 2 st skorstensfejare. Sotningstjänsten utför lagstadgad rengöring (sotning), lagstadgade brandskyddskontroller, installationsbesiktningar av eldstäder, undersökning av rökkanaler, rengöring av imkanaler i storkök samt ger råd och anvisningar. I sotningsdistriktet finns cirka fastigheter med cirka objekt (eldstäder och imkanaler) av dessa är cirka st värmepannor (ved, pellets, olja) st lokaleldstäder (spisar, kaminer, kakelugnar) samt 150 st imkanaler i storkök. Cirka 200 objekt har egensotning. Sotningsenheten ligger väl i fas både vad gäller rengöring (sotning) och brandskyddskontroller. Ekonomin är god. Sotningstaxan ändras årligen och det är Räddningstjänsten i Västra Blekinge som tar beslut om taxeändringar. Räddningstjänsten i Västra Blekinge är ett alförbund med tre medlemmar nämligen Olofström, Sölvesborg och Karlshamns. I Karlshamns drivs sotningstjänsten i al regi. Sotningsverksamhet är myndighetsutövning och får inte momsbeläggas. Skorstensfejarmästare Lars Strandberg Förvaltningschef Daniel Wäppling

5 sid 5 av Information om städenheten 2015/12 s beslut att godkänna informationen Städorganisationen i Karlshamns omorganiserades Pelle Karlsson har arbetat som enhetschef sedan dess och informerar om verksamheten. I städenheten arbetar 71 personer dessa är indelade i 4 arbetsgrupper och för varje grupp finns en ansvarig arbetsledare. Arbetsplatsträffar genomförs en gång per månad. Städenheten utför städuppdrag åt ens samtliga förvaltningar och kontrakt upprättas. Lokalytor mäts upp och läggs in i ett dataprogram som räknar fram tidsåtgång för varje projekt. Kontroller av städkvalitén utförs enligt Insta 800 nordisk städstandard. Enheten städar cirka objekt per vecka. Under en period fungerade Pelle Karlsson även som chef för driftenheten och hade då ansvar för ens leasingbilar. Driftchef har anställts men ansvaret för leasingbilarna ligger numera under städenheten. Kommunens bilpark omfattar cirka 240 fordon varav 141 är leasingfordon. Med hjälp av ett dataprogram görs kontroller så att antalet körda mil överensstämmer med tecknade leasingavtal. Fordonsparken har nyligen utökats med en elbil och två elcyklar. Städchef Pelle Karlsson Förvaltningschef Daniel Wäppling

6 sid 6 av Förslag till Karlshamns - prenumerera på app som ersätter körjournal, återrapportering 2015/837 s beslut att godkänna informationen att fortsätta arbetet med att säkerställa standarden på körjournalernas korrekthet så att Skatteverkets kriterier uppfylls Om en förare har tillgång till företagets bil måste föraren kunna bevisa att bilen inte har använts för privat körning. Företag som slarvat med sina körjournaler kan upptaxeras med upp till en miljon kronor. Enskilda anställda som använt en företagsbil privat kan efterbeskattas med så mycket som kronor. En körjournal rekommenderas innehålla följande uppgifter Mätarställning vid årets början Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner du besökt (behövs inte vid privata resor) Hur många kilometer du kört Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades Mätarställning vid årets slut Olika typer av körjournaler Manuellt förd körjournal Ett vanligt sätt att föra en körjournal är att köpa en sådan hos någon som tillhandahåller förtryckta körjournaler eller att göra en själv. Boken eller mallen som används ska ha plats för alla de uppgifter som nämns ovan. Elektronisk körjournal En elektronisk körjournal är en enhet som kopplas in i bilen. Den registrerar automatiskt samtliga körningar, både privata och tjänstekörningar. På marknaden finns det modeller som via knapptryckningar markerar om körningen är privat eller tjänstekörning. Det finns säkert ett 25 tal företag på marknaden som tillhandahåller elektroniska körjournaler. En elektronisk körjournal ska innehålla samma uppgifter som en manuellt ifylld körjournal. Den elektroniska körjournalen tankas över i en databas och kan plockas fram vid en eventuell revision av skatteverket. Elektronisk körjournal räknas inte som sådan extrautrustning som höjer bilförmånsvärdet. företag som vill använda GPS-positionering av fordon för elektroniska körjournaler får göra det utan att först få förarnas godkännande. Det finns dock ett antal förbehåll. Företagen får inte samla in fler uppgifter än vad som behövs för att redovisa företagsbilarnas användning till Skatteverket. Vad säger Skatteverket (utdrag från deras hemsida) Skatteregler och förmånsvärde

7 sid 7 av 23 Resor till och från arbetet räknas normalt som privata resor. En anställd får endast använda arbetsgivarens bil för privat bruk i ringa omfattning för att det inte ska räknas som en skattepliktig bilförmån. Med ringa omfattning avses att bilen får användas vid högst 10 tillfällen per år och köras max 100 mil. För skattefrihet krävs att båda dessa kriterier är uppfyllda. I annat fall uppkommer det en skattepliktig bilförmån. Kom ihåg att resor till och från arbetet normalt räknas som privata resor, liksom hemresor på helger från annan ort. Vem ska bevisa vad vid en revision? Utgångspunkten är att enbart möjligheten för den anställde att disponera arbetsgivarens bil innebär att man antar att bilen har använts privat. Vid en revision måste därför både företag och medarbetare kunna bevisa hur bilarna har använts för att inte riskera att få betala böter. Att slarva med att föra manuell körjournal eller att inte skriva någon körjournal alls kan bli dyrt för både företag och den enskilde anställde. Personuppgiftslagen, PUL Enligt PUL är det viktigt att tydligt tala om vilka ändamål användningen av systemet har. Det är tillåtet att använda systemet till allt utom rutinmässig kontroll av arbetstider. Om du däremot som arbetsgivare har misstanke om missbruk av arbetstider är det tillåtet att använda systemet för kontroll av dessa. Exempel på där det är tillåtet att använda positioneringssystem är: Elektroniska körjournaler Dirigering Säkerhet för förare och bilar Effektivitet Faktureringsunderlag Klagomålshantering och kundservice Statistik Det är viktigt att tydligt informera alla medarbetare före införandet, gärna både muntligen och skriftligen. Kollektivavtal I kollektivavtal kan arbetsgivar- och arbetstagarorganisationen komma överens om hur införande och användande av GPS-positioneringslösningar ska gå till. Medbestämmandelagen, MBL Enligt MBL ska en arbetsgivare förhandla med den arbetstagarorganisation som man har kollektivavtal med innan beslut om viktiga förändringar i sin verksamhet. Detta innebär inte att arbetstagarorganisationen har rätt att motsätta sig beslutet så länge man som arbetsgivare följer PUL och kollektivavtalet. Men däremot har de rätt till delaktighet och information. Beslutet ligger helt och fullt hos arbetsgivaren. Tänk dock på att förhandla innan införande sker. Ordningsföljden är viktig. Kostnader Eftersom vi inte gått ut med en förfrågan är svårt att säga vad en digital körjournal skulle kosta. De företag som vi har varit i kontakt med har alla haft någon typ av månadskostnad. Summorna har varierat från kronor i månaden. Hur man kopplar in den digitala körjournalen varierar också från företag till företag. En del har lätta system där det bara är att plugga in en dosa, medan andra företag har andra system som kräver mer arbete.

8 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse sid 8 av 23 Förslagsställaren Städchef Pelle Karlsson Förvaltningschef Daniel Wäppling Kommunkansliet

9 sid 9 av Redovisning av stickprov på näringsberäkning på förskola 2013/2926 s beslut att godkänna rapporten gällande näringsinnehåll på maten i förskolan enligt stickproven som redovisats Kostenheten har som internt kontrollmål att med stickprov näringsberäkna maten på förskolan. Detta för att inte förskolan har AIVO och kan därmed inte näringsberäkna maten själva. Detta är andra gången som vi redovisar stickproven och snittresultaten är i stort sett satta som vid förra mätningen. Vi håller oss inom ramarna för godkänt och är nöjda med resultaten. Vi kommer att fortsätta jobba med att få upp järn- och D-vitaminvärdena samt dra ner lite på salthalten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från enhetschef Christina Svensson daterad Kostenheten enhetschef Christina Svensson Ekonom Camilla Bengtsson

10 sid 10 av Stenbackanavet - slutredovisning 2010/3307 s beslut att godkänna redovisningen att projektet avslutas och avförs från beslutsuppföljningslistan Förstudiefasen startade redan år 2007, då under arbetsnamnet Asarums Bildningscenter. Namnet kom senare att ändras till Stenbackanavet. Anläggningen planerades för skola, fritidsgård och bibliotek. Det är den facknämnd som har behov av investeringen, i det här fallet nämnden för barn, ungdom och skola (BUS), som har att initiera och påbörja processen och ansöka om budgetmedel. I detta skede upprättades en arbetsgrupp med representanter från utbildningsförvaltningen och fastighetsenheten, samt även stöd av externa konsulter. Från början var inriktningen att bygga om befintlig byggnad, men efterhand ansågs alternativet att riva och bygga nytt vara det mest fördelaktiga. Under år 2011 togs handlingar fram för att genomföra en upphandling av en totalentreprenad. Efter utvärdering av inkomna offerter tilldelades Skanska uppdraget. I projekteringsarbetet har ingått att anpassa byggnaden till de ekonomiska ramar som fullmäktige beslutat om, avseende såväl investeringsutgift som driftpåverkan. År 2011 flyttades drygt 5 mnkr i projekteringspengar över till tekniska nämnden för att ta fram underlag till kommande upphandling. I oktober 2011 godkände tekniska nämnden handlingarna inför upphandlingen. År 2012 flyttades resterande pengar över till tekniska nämnden för genomförande av byggnadsentreprenaden. Direkt därefter påbörjades byggprocessen i tekniska nämndens regi. I samband med tekniska nämndens övertagande av projektet reviderades tidplanen för projektet. Etapp 1 som innefattade parkering och angöring färdigställdes Etapp 2 som innefattar rivning av matsal och administrationsdel samt den nya byggnaden påbörjades juni Etapp 3 innebar renovering av befintlig idrottshall samt ny yttre miljö. Projektet har följt de uppgjorda tidsplanerna väl med undantag av en smärre försening av idrottshallen. Ekonomiskt har projektet hållit sig inom budgeterad ram. Garantitid för entreprenaden är 2-5 år. Stenbackanavet togs i bruk till läsåret 2014/15 och idrottshallen stod klar januari Ekonomi Budgeterade byggutgifter för Stenbakanavet var 185,7 mnkr och idag är det redovisat 176,9 mnkr d v s ett överskott på 8,8 mnkr. Årets överskott mot budget är dock 1,2 mnkr beroende på att projektet redan har lämnat ifrån sig 7,6 mnkr i samband med överskottshanteringen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från fastighetschef Ulf Ohlsson daterad

11 sid 11 av 23 Förvaltningschef Daniel Wäppling Fastighetschef Ulf Ohlsson Ekonom Susanne Andersson Kommunstyrelsen Ekonomikontoret

12 sid 12 av Begäran om startbesked för överföringsledning till Sternö ARV 2013/2014 s beslut att föreslå styrelsen fatta beslut om startbesked inför upphandling och tecknande av entreprenadavtal i projekt överföringsledning från Mörrum till Sternö avloppsreningsverk att återrapportering sker i februari 2016 Bakgrund och överväganden Genom styrelsens beslut lämnades tekniska nämnden möjlighet att fortsätta arbetet med överföringsledning till Sternö avloppsreningsverk. Detta under förutsättning att nämnden återkommer med redovisning av projektet och inkommer med ny begäran om startbesked innan entreprenadavtal får tecknas samt under förutsättning att fullmäktige fastställt investeringsbudget där projektet ingår. Projektering av teknisk lösning är klar och har genomförts av konsultföretaget Tyréns som också upprättat förfrågningsunderlaget inför upphandling. Projektet, kostnad 26 mnkr i prisläge 2012, ingår i budget fastställd av fullmäktige Enligt prisläge 2015, uppräkning enligt entreprenadindex, beräknas nu kostnaden för projektet till cirka 27 mnkr. behöver nu begära startbesked från styrelsen för att projektet ska kunna fortsätta med upphandling av entreprenör. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från VA-enheten Kommunstyrelsen VA-chef Patrik Hellsberg Entreprenadingenjör Peter Hammarström Förvaltningschef Daniel Wäppling Ekonom Lisa Sunesson

13 sid 13 av Begäran om startbesked för entreprenad Matvik-Hällaryd 2014/2519 s beslut att föreslå styrelsen att fatta delegationsbeslut om startbesked för entreprenad avseende VA-utbyggnad mellan Matvik och Hällaryd att återrapportering sker Bakgrund och överväganden Upphandling av entreprenör för utbyggnad av VA mellan Matvik och Hällaryd pågår. Enligt styrelsebeslut krävs startbesked för investeringsprojekt överstigande sju miljoner kronor. Det är högst sannolikt att entreprenadkostnaden kommer att överstiga detta belopp därför behöver startbesked begäras. För att fastställd tidplan ska kunna hållas är det bra om styrelsen tar beslut om startbesked på delegation. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från VA-enheten daterad Kommunstyrelsen Förvaltningschef Daniel Wäppling VA-chef Patrik Hellsberg Entreprenadingenjör Peter Hammarström Ekonom Lisa Sunesson

14 sid 14 av Marktillträde vid VA-utbyggnad Matvik-Hällaryd 2014/2519 s beslut att projektet fortskrider med accepterande av entreprenör trots att samtliga marktillträden i dagsläget inte är klara att återrapportering sker Bakgrund och överväganden VA-utbyggnaden mellan Matvik och Hällaryd omfattar cirka 8500 meter ledningssträcka som till absolut största delen är belägen på privatägd mark. Ett stort arbete har gjorts för att på frivillig väg teckna avtal om ledningsrätt med berörda markägare. Den övervägande delen av markägarna har skrivit under dock kvarstår privatägd mark motsvarande en sträcka på 2200 meter där avtal inte undertecknats. En förrättningsansökan om ledningsrätt är inlämnad hos lantmäteriet och kvarvarande marktillträde avses regleras genom denna. Lantmäteriförrättning kommer att hållas Fördröjs starten av entreprenaden kommer va-utbyggnaden att fördröjas i motsvarande utsträckning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från VA-enheten daterad VA-chef Patrik Hellsberg Entreprenadingenjör Peter Hammarström Förvaltningschef Daniel Wäppling Ekonom Lisa Sunesson

15 sid 15 av Genomgång av tekniska nämndens reglemente 2015/12 s beslut att godkänna informationen s reglemente gicks igenom vid dagens sammanträde och följande synpunkter framfördes: 4 andra stycket Lekplatser på skolor och förskolor. Stryka - men fritidsnämnden har ansvar för allmänna lekplatser. Sjunde stycket dataservice tas bort (ligger inte under tekniska nämnden) Kommunkansliet Ordförande Mats Dahlbom

16 sid 16 av s verksamhetsbeskrivning 2015/12 s beslut att godkänna informationen Verksamhetsbeskrivningar har tagits fram för samtliga enheter inom tekniska nämnden. Vid genomgång av verksamhetsbeskrivningarna lämnas följande synpunkter: Namnen på enhetschefer, samtliga arbetsledare, arbetsbefattning på administrativ personal som besitter kompetens inom respektive arbetsområde ekonomi, fastighet, drift, gata, VA, städ, sotning och kost bör finnas med i verksamhetsbeskrivningarna. Det är viktigt att informationen som finns på ens hemsida och informationen i verksamhetsbeskrivningarna stämmer överens. Enhetscheferna är ansvariga för att informationen uppdateras så snart förändringar görs. Administrativ samordnare Lasse Heimlander Förvaltningschef Daniel Wäppling Gatu- och parkchef Marie Louise Svensson Wickström VA-chef Patrik Hellsberg Fastighetschef Ulf Ohlsson Driftchef Mattias Pettersson Städchef Pelle Karlsson Enhetschef kost Christina Svensson Skorstensfejarmästare Lars Strandberg

17 sid 17 av Barnkonventionen - barnchecklista 2015/2831 s beslut att godkänna upprättad barnchecklista att ärendet avslutas och avförs från beslutsuppföljningslistan För att stärka barnens rättigheter finns i en en grupp som ska arbeta med samverkan och utbyte av erfarenheter mellan förvaltningar/enheter. Vice ordförande Anneli Bengtsson är tekniska nämndens representant i denna grupp. Vid tekniska nämndens sammanträde informerade Anneli Bengtsson om att en barnchecklista har tagits fram. Syftet är att stärka barns rättigheter och listan innehåller fyra frågeställningar. Dokumentet ska följa med i nämndens arbete och beaktas när beslut tas. Beslutsunderlag Barnchecklista Vice ordförande Anneli Bengtsson

18 132 Presidiet informerar / sid 18 av 23 s beslut att godkänna informationen Möte med BRÅ, Brottsförebygganderådet Barnkonventionsgruppen Information från dessa möten kommer att lämnas på nämndens sammanträde i september.

19 sid 19 av Förvaltningschefen informerar / s beslut att godkänna informationen Tf förvaltningschef Thomas Andersson lämnar följande information: Tjänsten som fastighetschef kommer att annonseras ut på nytt. Ansökningstiden för tjänsten som VA-chef har gått ut. Intervjuer pågår. Vid rekrytering av chefer anlitar en företaget Unik resurs. Sjuktalen för första kvartalet 2015 har sjunkit något jämfört med samma period 2014.

20 sid 20 av Handlingar för kännedom augustisammanträdet 2015/12 s beslut att godkänna redovisningen Härmed anmäls handlingar för kännedom under perioden Beslutsunderlag Rapport handlingar för kännedom under perioden

21 sid 21 av Anmälda delegationsbeslut augustisammanträdet 2015/12 s beslut att anmälda delegationsbeslut läggs till handlingarna Härmed anmäls delegationsbeslut fattade under perioden Beslutsunderlag Sammanställning över delegationsbeslut

22 sid 22 av Beslutsuppföljning augustisammanträdet 2015/12 s beslut att godkänna redovisningen Redovisning av beslutsuppföljning t o m Följande ärende flyttas fram: Europeiska socialfonden, projekt kostenheten, redovisning Följande ärende tas bort från beslutsuppföljningslistan: Samverkan i projekt restaurering Östra Orlundsån. Ärendet ska fortsättningsvis handläggas av avdelningen för tillväxt och utveckling. Beslutsunderlag Beslutsuppföljning augusti 2015 Ordförande Mats Dahlbom Vice ordförande Anneli Bengtsson Förvaltningschef Daniel Wäppling Ekonom Susanne Andersen Ekonom Camilla Bengtsson VA-ingenjör Carina Fast VA-chef Patrik Hellsberg Personalsamordnare Berith Håkansson Trafikingenjör Per Ingströmer Bitr gatuchef Jonas Johansson Utredningsingenjör Lennart Nilsson Fastighetschef Ulf Ohlsson Lokalsamordnare/projektledare Ulf TM Olsson Fastighetsförvaltare Lars Persson Enhetschef kost Christina Svensson Ekonom Lisa Sunesson Gatu- och parkchef Marie Louise Svensson Wickström

23 137 Avtackning / sid 23 av 23 I samband med dagens sammanträde avtackades tf förvaltningschef Thomas Andersson och ledamoten Roy Johansson. Ordförande tackade för gott samarbete och önskade båda lycka till med framtida ledighet.