ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN

Transkript

1 JANUARI 2017 MOTALA KOMMUN ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN SLUTRAPPORT

2

3 ADRESS COWI AB Skärgårdsgatan 1 Box Göteborg TEL FAX WWW cowi.se JANUARI 2017 MOTALA KOMMUN ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN SLUTRAPPORT PROJEKTNR. A VERSION UTGIVNINGSDATUM BESKRIVNING UTARBETAD GRANSKAD GODKÄND Slutrapport prcl toma prcl

4

5 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 3 INNEHÅLL 1 Inledning Bakgrund Syfte Målsättningar 5 2 Projektet med projektorganisation Projektets omfattning Projektorganisation 6 3 Fastighetsprocessen Processbild för fastighetsprocessen i Motala kommun Gemensam syn på fastighetsfrågor genom paketering i huvudgrupper ägande, behov och förvaltning Ansvar för ägande, behov och förvaltning inom Motala kommun Formulering av målsättning och strategier inom fastighetsprocessen i form av riktlinjer Övergripande nuläge Parallella fastighetsprocesser med flera fastighetsorganisationer i kommunen Kompetenser i flera fastighetsorganisationer Utförande av fastighetsprocessen inom Motala kommun Alternativ driftsformers påverkan på fastighetsprocessen 16 5 Delutredningar ägande, lokalförsörjning och fastighetsförvaltning Fel! Bokmärket är inte definierat. 5.1 Delutredning Ägande Delutredning Lokalförsörjning Delutredning Fastighetsförvaltning 24 6 Förslag till åtgärder 25

6 4 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Riktlinjer för ägande, mall. Riktlinjer för fastighetsförvaltning, förslag. Rapport med förslag om riktlinjer för lokalförsörjning. Rapport, delprojekt fastighetsförvaltning.

7 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 5 1 Inledning 1.1 Bakgrund Motala kommunen disponerar ett mycket stort antal ägda och hyrda lokaler. Lokalerna ska stödja stadens verksamheter och bidra till att de når sina mål i en ändamålsenlig och säker verksamhetsmiljö till så låga kostnader som möjligt. Motala kommun har ett behov av att genomlysa processer, rutiner, gränssnitt och möjliga organisatoriska samordningsvinster vad gäller fastighetsfrågorna i kommunen. Revisionsrapporter har tidigare tagits fram för delområden inom fastighetsprocessen och nu bör hela fastighetsprocessen beskrivas och organisationen för denna anpassas för att uppfylla tidigare redovisade brister i dessa rapporter. Motala Kommun har även sedan några år genomfört en genomlysning samt översyn av ett antal olika processer som styr och påverkar den kommunala förvaltningen bl.a. årsagenda ekonomi och samhällsbyggnadsprocessen. Nästa fas i denna översyn av processer har det nu varit aktuellt att genomföra motsvarande analys och kartläggning av ägardirektiv, lokalförsörjningsprocess samt fastighetsförvaltning inom Motalas kommuns fastighetsprocess. Skälet till att genomföra dessa tre delmoment samtidigt är att det finns beröringspunkter mellan respektive områden som bl.a. påverkar ansvar, roller och ekonomi. Genom att göra detta arbete parallellt bör det medföra positiva synergi- och samverkanseffekter för hela kommunorganisationen. 1.2 Syfte Uppdraget genomförs i syfte att beskriva dagsläget vad gäller fastighetsfrågornas processer och organisatoriska placering inom Motala kommun, beskriva befintliga roller, ansvarsområden och mandat samt identifiera problemområden och oklarheter och formulera förslag till åtgärder inkluderat eventuella effektiviseringar och vinster. 1.3 Målsättningar Målsättningar för projektet är att Motala kommun ska få en effektiv och lättöverskådlig organisation av fastighetsfrågorna som minimerar dubbelarbete och att inte något faller mellan stolarna. Fastighetsfrågorna ska fungera på ett överskådligt och effektivt sätt inom Motala kommuns nuvarande övergripande organisation. Vidare är målsättningen att det ska finnas tydliga, dokumenterade roller och ansvarsområden med klara mandat samt effektiva forum för meningsutbyte i fastighetsfrågor. Inom Motala kommuns fastighetsprocess så ska Fastighetsenhetens fastighetsfrågor samverka på ett genomskådligt och effektivt sätt med andra berörda enheter inom Motala kommun. Både externt och internt ska även Fastighetsenhetens organisation uppfattas som lättöverskådlig och effektiv.

8 6 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 2 Projektet med projektorganisation 2.1 Projektets omfattning Projektet omfattar att ta fram en gemensam kommunal syn på fastighetsprocessen inom Motala kommun. Tydliggöra och dela upp fastighetsprocessen i kommungemensamma greppbara delar samt analysera och ge förslag till förbättringsområden för dessa delar inom fastighetsprocessen. COWI har fått uppdraget att i samråd med projektansvariga inom kommunen ansvara för konsultstöd avseende projektledning av ovan beskriven orientering och att ta fram nuläge, analysera samt redovisa utredningen i en slutrapport. 2.2 Projektorganisation Projektet har arbetat i en projektorganisation bestående av en styrgrupp som utgjorts av kommunens ledningsgrupp. Projektledningen har bestått i två interna projektledare från Motala kommun samt en extern projektledare fån COWI. Projektet har en gemensam projektgrupp bestående av representanter från kommunens förvaltningar. Under projektgruppen har tre arbetsgrupper utsetts som arbetat inom sina respektive delprojektområden såsom ägande, lokalförsörjning och fastighetsförvaltning enligt figuren nedan: Figur 1 Projektorganisation

9 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 7 3 Fastighetsprocessen För att hantera fastigheter inom en organisation bör processer och aktiviteter tas fram för att ansvar och arbetsuppgifter senare ska kunna hanteras i organisationen på avdelnings- sektions- och tjänstenivå. Samtliga aktiviteter för att hantera och förvalta fastigheter kan beskrivas med ett samlingsnamn såsom en "fastighetsprocess". En lokal- och byggnadsprocess är delar av fastighetsprocessen och avser genomförande av en lokal- eller byggnadsförändring. 3.1 Processbild för fastighetsprocessen i Motala kommun En övergripande processbild avseende fastighetsprocessen har ej funnits inom Motala kommun varför vi inom projektet har tagit fram en generellt gällande processbild enligt följande: Figur 2 Bild över fastighetsprocessen Generellt kan fastighetsprocessen indelas i tre huvudgrupper, behov, genomförande och förvaltning. Ägandet spänner över dessa tre huvudgrupper där mål och strategier för ägandet styr hanteringen i underliggande delprocesser och aktiviteter. Inom de tre huvudprocesserna återfinns delprocesserna: Behovsanalys Här analyseras och sammanställs behovet av fastigheter, byggnader och lokaler. Både befintliga och eventuella nya behov analyseras kontinuerligt då behov, krav och målsättningar förändras över tid. Sammanställning av behovet görs i en gemensam fastighetsplan som revideras årsvis.

10 8 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN Tidiga skeden Ur behovet så måste alternativ tas fram och prövas. Detta görs under tidiga skeden för att se och övergripande pröva möjligheter i olika förslag. Förstudie Denna delprocess är mer ingående och detaljerad än tidiga skeden. Exempel: möjliga markområden tas fram med mer detaljerade och mer specifika förslag på möjligheter och lösningar för att tillgodose behoven. Planskede Exempelvis tas detaljplaner fram för att kunna tillgodose och möjliggöra förslag från förstudier på specifika markområden utifrån kommunernas planprocesser. Projektering Ett specifikt projekt formas och handlingar tas fram för att kunna handla upp och därefter genomföra projektet utifrån verksamheterna krav och behov. Produktion I denna delprocess produceras byggnads- eller anläggningsprojektet. Besiktning Kontroll av att utförandet är gjort utifrån ställda krav i projekteringsskedet. Förvaltning Här upphör projektet och övergår via överlämning till en kontinuerlig årlig administrativ- ekonomisk- och teknisk förvaltning av byggnadseller anläggningsobjektet. Överlåtelse Innebär en avyttring av objektet genom t.ex. en försäljning.

11 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN Gemensam syn på fastighetsfrågor genom paketering i huvudgrupper ägande, behov och förvaltning. En gemensam övergripande struktur och ett gemensamt synsätt saknas ofta i organisationer i behov av förändring och effektivisering av sina fastighetsfrågor. Vad som ska uträttas, hur och var olika frågor kan grupperas och samlas samt vad som styr olika inriktningar och beslut om fastigheter kan då ofta underlätta detta verksamhetsutvecklingsarbete. Ett sätt, för fastighetsförvaltande organisationer i offentlig verksamhet, är att formalisera sina målsättningar, strategier, helhetsansvar och gränsdragningar utifrån tre huvudgrupper vilka kan beskrivas som: Figur 3 Paketering av fastighetsfrågor i huvudgrupper Detta är ett sätt att paketera fastighetsfrågor och därigenom få en gemensam syn på vart de hör hemma. Om man har ett gemensamt synsätt inom kommunen kan man lättare på ett rationellt och enhetligt sätt ta fram styrprinciper och målsättningar för hantering av fastigheter och fastighetsfrågor. Utifrån detta kan man även anpassa organisationen och applicera principer och målsättningar ut i organisationen.

12 10 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 3.3 Ansvar för ägande, behov och förvaltning inom Motala kommun. Inom kommunen har kommunfullmäktige ett ledningsansvar. Inom Motala kommun finns sedan tidigare även beslut i Reglemente för Motala kommuns nämnder (Kommunal författningssamling, gällande fr.o.m , Ekonomi och medelsförvaltning, B1.7, pkt 1) om att: Kommunstyrelsen ska under fullmäktige utöva kommunens roll som ägare av kommunens fastigheter, med undantag för underhåll och förvaltning, och administrera kommunens lokalpool, allt i enlighet med av fullmäktige antagen lokalförsörjningspolicy. Detta innebär att Kommunstyrelsen under Kommunfullmäktige har ett ansvar för ägandet i kommunen med tillhörande målsättningar. Målsättningar bör finnas så att övriga organisationen kan agera och arbeta utefter dessa samt att kunna sätta upp strategier hur målen kommer att uppfyllas. Verksamheterna i form av nämnder och förvaltningar inom kommunen ansvarar för utvecklingen av sina respektive verksamheter och bör då även ansvara för att ta fram vilket behovet är för kommande år. Inom kommunen har Tekniska nämnden med Tekniska kontoret ett ansvar för att förvalta den ägda fasta egendomen så funktioner i dessa bibehålls och inte försämras. Här ligger då ett förvaltningsansvar där omfattningen bör definieras och beskrivas för att kunna bibehålla funktionerna. Nämnderna bör formulera sina målsättningar och förvaltningarna i kommunen bör ta fram strategier hur de ska uppfylla målsättningarna från nämnderna. Dessa roller med ansvar kan beskrivas utifrån nedanstående bild: Figur 4 Ansvar för ägande, behov och förvaltning i kommunen

13 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN Formulering av målsättning och strategier inom fastighetsprocessen i form av riktlinjer. För att hela kommunen ska kunna arbeta och agera efter gemensamma målsättningar och strategier så bör dessa formuleras och finnas tillgängliga för hela organisationen. Ett sätt att formulera dessa är att ta fram övergripande riktlinjer där målformuleringar, strategier, organisation, ansvar m.m. Inom fastighetsprocessen föreslår vi att dessa riktlinjer tas fram utifrån de gemensamma huvudgrupperna ägande, behov (lokalförsörjning) och fastighetsförvaltning. Riktlinjerna mynnar i verksamheten ut i beslutade aktiviteter som man då kan påverka genom dessa riktlinjer. För fastighetsprocessen föreslår vi följande riktlinjer utifrån de gemensamma huvudprocesserna: Figur 5 Riktlinjer för strategier och målsättningar utifrån huvudprocesser. Dessa verksamhetsstödjande riktlinjerna kommer utgöra "ledstänger" för hantering av fastigheter i kommunen framåt. Riktlinjerna ska då ge verksamheten inriktningar och svar på kontinuerliga frågor avseende fastighetsprocessen inom kommunen såsom: Riktlinje Huvudfråga 1. Fastighetsägande - Vad? (-ska kommunen äga) 2. Fastighetsförvaltning - Vem? (-ska förvalta det kommunen äger) 3. Lokalförsörjning - Behov? (vilket behov av lokaler har vi framåt?) 4. Internhyra - Gränsdragningar, pris? 5. Internavtal - Hur och kvalitet för drift och skötsel? (för fastighetsförvaltningen)

14 12 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN Genomförande av ovanstående riktlinjer kommer innebära i stort att: Målsättningar från den politiska organisationen kommer vara definierade och långsiktighet införs. Uppdrag och ansvar blir klarlagt. Tjänstemannaorganisationerna ges förutsättningar att jobba enhetligt utefter uppsatta målsättningar och rutiner. Ledstänger i form av riktlinjer för ingående processer finns tillgängliga för den dagliga verksamheten.

15 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 13 4 Övergripande nuläge 4.1 Parallella fastighetsprocesser med flera fastighetsorganisationer i kommunen Motala kommun har idag fem parallella fastighetsorganisationer inom kommunen som hanterar parallella fastighetsprocesser. Nedanstående bild beskriver dessa parallella organisationer: Figur 6 Parallella fastighetsprocesser inom Motala kommun. Vi har inom utredningen inte funnit något övergripande gemensam inriktning eller strategi avseende styrning och utförande av och i dessa parallella organisationer, ej heller målsättningar och strategier för dessa och vad skälen till dessa parallella organisationer är. Man kan i en kommun ha parallella organisationer men då ska inriktning, målsättningar och gränsdragningar med dessa vara klara och tydliga vilket vi upplever saknas i Motala kommun. Vi rekommenderar därför att detta upprättas och då i forma av riktlinjer för ägande samt förvaltning enligt vår föreslagna princip enligt pkt 3.4 ovan. I denna utredning har vi därför tagit fram en mall för riktlinjer för ägande samt förslag till riktlinjer för fastighetsförvaltning vilken beskriver målsättningar och inriktningar avseende parallella organisationer.

16 14 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 4.2 Kompetenser i flera fastighetsorganisationer Motala kommun har idag flera parallella fastighetsorganisationer inom kommunen. Samtliga organisationer hanterar och ansvarar för samtliga delaktiviteter inom fastighetsprocessen vilket innebär att kompetens bör finnas inom samtliga organisationer för att kunna hantera ägande, behov och förvaltning. En fastighetsorganisation ska hantera Lokalanskaffningsprocesser, Administrativ förvaltning, Teknisk förvaltning samt kundkontakter vilket kan beskrivas med nedanstående bild. Figur 6 Parallella organisationer med samma kompetensbehov. En gemensam strategi för att ha parallella organisationer med i stort sett samma kompetensbehov har vi inte funnit inom utredningen. Framtagande av målsättningar och strategier kring detta rekommenderar vi därför att det upprättas och då i form av riktlinjer för fastighetsförvaltning. I denna utredning har vi därför tagit fram förslag till riktlinjer för fastighetsförvaltning vilken beskriver målsättningar och inriktningar avseende parallella organisationer. Vår erfarenhet är att om kompetenser kan samlas så kan kommuner skapa attraktivare tjänster för att tillgodose detta kompetensbehov vilket brukar vara en stark bidragande orsak till att samla parallella processer i färre organisationer. För att detta arbete ska initieras och löpande arbetas efter krävs dock en samlad och dokumenterad målsättning och strategi i form av riktlinjer för fastighetsförvaltning.

17 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN Utförande av fastighetsprocessen inom Motala kommun Som nämnts ovan så hanterar Motala kommun flera parallella fastighetsprocesser i olika organisationer. Generellt uppfattar vi att samtliga aktiviteter inom fastighetsprocessen arbetas med men att glapp finns mellan huvudprocesserna så som från behovsskedet till genomförande och mellan genomförandet till överlämning mot förvaltning. Förbättringspotentialer finns även inom huvudprocesserna behov, genomförande och förvaltning. Dessa glapp illustreras genom följande bild: Figur 7 I nuvarande organisationer finns glapp i utförande mellan huvudprocesser vilket äventyrar och försvårar kommunens samlade fastighetsprocess. Kompetenser finns inom vissa organisationer för olika processer men samordning och övergripande målsättningar och strategier saknas. Glapp finns också inom Motala kommun mellan huvudprocesserna (vilka inritats med ringar i bilden ovan) som beskrivits i text ovan. För att analysera detaljer i nuvarande arbete så har respektive arbetsgrupp inom projektet jobbat med detta. Särskilda specificerade nulägen och analyser finns därför inom varje delprojekt såsom delprojekt lokalförsörjning inom behovsskedet och delprojekt fastighetsförvaltning inom förvaltning, se vidare respektive bilaga.

18 16 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 4.4 Alternativ driftsformers påverkan på fastighetsprocessen Alternativa (privata) driftsformer för verksamhet finns beslutade i kommunen. Var dessa har sin verksamhet, d.v.s. i vilka lokaler och på vilket sätt kommunen förser dessa verksamheter med lokaler har direkt påverkan på kommunens strategi för ägande och den organisation som förvaltar dessa lokaler inom kommunen. Koppling till fastighetsprocessen och fastighetsbeståndet utav lokaler för alternativa driftsformer finns genom att Motala kommun: 1. Kan sälja befintlig fastighet till den externa leverantören. 2. Kan fortsätta förvalta fastigheten och hyra ut en lokal den till den externa leverantören. 3. Kan erbjuda aktören mark och bygga själv. De olika alternativen kräver en hållning och strategi hos Motala kommun för att kommunen ska kunna vara förutseende, kunna erbjuda och parera de olika alternativ som kommunens målsättningar kräver. Målsättningar och strategier för de olika alternativen har även direkt påverkan på kommunens roll som fastighetsägare och fastighetsförvaltare, vi rekommenderar därför kommunen att formulera sina målsättningar och utreda effekterna för dessa.

19 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 17 5 Delutredning ägande, lokalförsörjning och fastighetsförvaltning Utifrån kommunens övergripande fastighetsprocess har kompletterande utredningar gjorts för att konkretisera nuläge, analyser och förslag inom fastighetsprocessens huvudgrupper. Nedan finns en kort sammanfattning av dessa utredningar och hänvisningar till varje delutredning som omfattar detaljer inom varje delområde. 5.1 Delutredning Ägande Ansvaret för ägandet av fastigheter inom Motala kommun ligger idag under kommunstyrelsen enl. tidigare beslut. Detta innebär att det är härifrån målsättningar om vilka fastigheter och hur stor andel av lokalbeståndet som kommunen ska äga resp. hyra in bör ligga. Målsättningar bör även finnas för när och i vilken omfattning avyttringar ska ske. En samlad bild av dessa målsättningar saknas i dag inom Motala kommun varför vi rekommenderar att riktlinjer för ägande bör tas fram. Ägaransvaret är idag skilt från fastighetsförvaltningen (tillsyn/skötsel/underhåll) vilket i sig inte är kontroversiellt och fullt normalt. Det uppstår dock idag outtalade förväntningar, bl.a. på kommunens Fastighetsenhet att lösa ägarfrågor i brist på formulerade ägarmålsättningar från övriga delar av kommunen vilket Fastighetsenheten inte har befogenhet över idag. Oklarheter angående ägandet samt tröghet i beslutsprocesser är ett faktum idag inom kommunen och dessa uppstår förmodligen p.g.a. av att det inte finns riktlinjer för ägandet fastlagda som kommunens verksamheter kan agera och arbeta efter. Avvecklingsplan finns men fungerar inte fullt ut och ansvaret för denna samt genomförande av åtgärder från denna är otydligt. Istället för en avvecklingsplan borde en övergripande strategisk förvaltnings- och återinvesteringsplan (med förvaltningsstrategier, köp och sälj) tas fram. En förutsättning för detta är dock att grundläggande målbild för ägandet av kommunens fastigheter finns upprättad Vad ska kommunen äga? En kommun har egentligen inget krav på sig formellt att äga fastigheter. Det är kommunens egna målsättningar som styr vad och vilka fastigheter kommunen ska äga. Det kan finnas ekonomiska, politiska och rent säkerhetsmässiga aspekter på vad en kommun väljer att själv äga. Vad en kommun äger skiljer sig därför då åt mellan olika kommuner. Vissa har en målsättning att hyra in sina lokaler och äger därför mycket lite själva medans andra kommuner valt att äga det mesta för egen del. Detta gör att kommunen bör ha en enhetlig gemensam målsättning vad den egna kommunens mål och värderingar är då fastigheter är beständiga över en mycket lång tid.

20 18 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN Genom att kategorisera olika typer av byggnader kan man få en vägledning av vilken betydelse de olika typerna har för kommunens verksamhet. Detta illustreras i nedanstående bild: Figur 8 Kategorisering av fastighetstyper och i vilken betydelse olika typer av fastigheter kan ha för ägandet. (Objekt längs in i mitten på prick tavlan är viktiga att äga osv.) I bilden ovan så kan man generellt säga att objekt för El och VA är viktigt för en kommun att råda över då det kanske inte finns någon annan som t.ex. tar hand om avloppet eller reningsverket och dessa objekt kan då vara viktiga för kommunen själva att äga. Kommunen har vissa obligatoriska kommunala verksamheter och dessa har då ett långsiktigt behov och därför kanske de kan vara ekonomiskt fördelaktiga att äga själva. Fastigheter med planhinder, som har kulturvärde och kanske ur näringslivssynpunkt är strategiska och viktiga kanske ligger i en mellancirkel i en gradering av vad kommunen bör äga. För bostäder finns andra aktörer på marknaden som tillhandahåller boende än kommunen och ska kommunen tillhandahålla dessa så bör ju syftet och målsättningen finnas dokumenterad inom kommunen. Sedan finns ofta alltid ett antal försäljningsobjekt som kommunen av olika anledningar innehar men kanske bör avyttra då behovet för dem inte längre finns. För att samla denna målbild av vad kommunen bör äga så föreslår vi att kommunen upprättar en riktlinje för ägande utefter vad kommen själv har för bedömningar och värderingar Riktlinje för ägande Som vi beskrivit ovan så är det av störst vikt att kommunen formulerar sina mål och visioner i en riktlinje för ägande så att kommunens verksamheter kan agera och verka utifrån dessa och i förväntad riktning. Vår erfarenhet är att för att få till detta och inte hamna i en för detaljerad nivå och för att få enighet inom politik och kommun i dessa frågor så är vårt råd att upprätta denna riktlinje övergripande. Även en mycket övergripande riktlinje har stor betydelse för hur verksamheter inom kommunen ska och kan agera och är till stor hjälp som "ledstänger" i det dagliga arbetet. Vi har inom projektet tagit fram en mall för hur en övergripande riktlinje för ägande kan byggas upp vilken bifogas som bilaga 1 till denna rapport.

21 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 19 Uppbyggnaden av riktlinjerna består i att kommunen utgår från att samla målsättningar/kriterier utifrån kommunens intressenter. I steg 1 beslutas om kommunens intressenter som i vår mall är: Näringsliv Fritid Kultur Turism Medborgare (kan indelas i flera intressenter tex bostäder, skola etc.) Dessa intressenter har i någon form behov av att kommunen är behjälplig med lokaler i någon form. Steg 2 är att till varje intressent koppla kommunens egna kriterier vad kommunens målsättningar är med varje intressent. Kriterier uttrycks förslagsvis kortfattat i tre meningar genom ett påstående om kopplingen till ägande av fast egendom, en mening om utvecklingsproblematik och en huvudinriktning för Motala kommun. Kortfattat för att ge en initial helhetsbild. Steg 3 är att utifrån ekonomiska aspekter sammanställa målsättningar och visioner för kommunens fastighetsägande. I vår mall har vi med rubriker som: Konverterbarhet Kommersiellt värde Kärnverksamhet Långsiktighet Planer Kapacitetsutnyttjande I detta steg beskrivs kommunens inriktningar och målsättningar under varje rubrik. Mallen ska ses som en hjälp och förslag på struktur där undertexter endast är förslag för att läsaren ska se uppbyggnad av mallen och idéer till kommunens senare egna värderingar och mål. Då vi ser att detta är en process med förankring inom kommen så återstår alltså nu för kommunen att själv formulera sitt innehåll under rubrikerna i mallen och förankra dessa inom kommunen.

22 20 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN Underlag inför beslut om förändringar När riktlinjer för ägande finns så kommer detta att underlätta och snabba på processerna för förändringar i fastighetsbeståndet. Men för att varje ärende ska vara väl genomarbetat och förberett inför beslut så har vi i projektet tagit fram en checklista med vad som bör ingå i ärenden som ska beslutas avseende ökning eller minskning av lokalytor samt vid köp och försäljning av fastigheter. En checklista i tre steg förbättrar kvaliteten på underlagen och därmed besluten och vi förordar att varje förändring genomgår tre steg i utredningsarbetet innan beslut tas och dessa är: 1. Överenstämmelse med riktlinje, analys 2. Riskanalys 3. Konsekvensutredning Riskanalys, ska innehålla analys av följande: Verksamhetsbehov Kontraktstider (ingående avtal etc.) Avkastning och resultat Unika och strategiska värden Ersättningssvårighet (vid försäljning) Kapitalutgift Kapitaltillskott Förändring av låneskuld Fastighetsregleringar (behov, kostnader, stämpelavgift m.m.) Övriga kriterier Konsekvensutredning, ska innehålla utredning av påverkan för följande: Ingående aktörer och dess uppdrag Verksamhetsområden och tjänster Fastighetsbeståndet Drift Underhåll Hyressystem Kunder Organisation Bemanning Personal Processer och rutiner samt styrsystem Ekonomi Övriga konsekvenser Kommunen kan med fördel ta fram egna layout mallar för detta arbete utifrån ovanstående.

23 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN Riktlinje för fastighetsförvaltning Målsättning för fastighetsförvaltning Kommunens utgångspunkt bör vara att förvalta och utveckla det ägda fastighetsbeståndet effektivt över tid. För att åstadkomma detta krävs gemensam samordning, samverkan och strukturer för framförhållning och långsiktighet inom kommunen. Generellt kan det beskrivas genom nedanstående bild: Inom Motala kommun bör aktiv samverkan ske inom fastighetsförvaltning och möjligheter till samverkan finns inom tex: System (datasystem såsom ekonomi, fastighet, drift, felanmälan mm) Avtal Marknad Policys Kompetens Ledning Organisation Driftssäkerhet Energisparande Upphandling Planering (ex UH, Projekt etc)

24 22 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN För att samtliga bolag, förvaltningar och organisationer inom kommunen ska ha samma målbild och arbeta efter gemensamma strukturer eftersträvas därför en gemensam riktlinje för fastighetsförvaltning vilken kan vara att: Motala kommun ska förvalta och utveckla sitt fastighetsbestånd effektivt över tid. Kommunens fastighetsförvaltande organisationer ska samverka för att uppnå största möjliga kommunnytta och kompetensförsörjning. Kommunens fastighetsförvaltning ska ha tydliga roller och ansvar samt inneha en kvalificerad och samlad kompetens. Kommunen ska undvika parallella organisationer. Fastighetsförvaltning av samma typer av objekt och likartade arbetsuppgifter ska vara samlad, strukturerad och koncentrerad för kommunens och bolagens samtliga fastigheter. Ovanstående har sammanställts i ett förslag till riktlinje för fastighetsförvaltning inom Motala kommun som bifogas som bilaga 2 till denna slutrapport.

25 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN Delutredning Lokalförsörjning Inom fastihjetsprocessens delprocess "behov" så bör kommuen kontinuerligt ta fram och pröva att man har rätt mängd lokaler för sina varierande verksamheter. Som vi konstaterat ovan så bör ansvaret för att ta fram lokalbehovet ligga på varje verksamhet som har ett ansvar för sin verksamhetsutveckling. Detta ansvar omfattar dock endast hur mycket av varje lokaltyp man årligen kommer att behöva. Hur kommunen effektivt löser och samordar sitt lokalbehov över tid kräver dock en särskil organisation med speciell kompetens. Denna behovsprocess benämner vi ofta lokalförsörjning vilken behandlas i denna delutredning. Motala kommuns lokalförsörjning bör syfta till att tillhandahålla ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler till kommunens verksamheter. En samordning av lokalresurserna kräver en organisation med tydliga rutiner, ansvar och huvudmannaskap. Det övergripande målet är att använda kommunens resurser på bästa sätt. En särskild delutredning av lokalförsörjningen har därför gjorts inom projektet och resultatet har sammanställts i en särskild delrapport som bilaga till denna slutrapport. Enligt delrapportrapport Lokalförsörjning, daterad (se bilaga 3), föreslås sammanhängande riktlinjer för Motala kommuns lokalförsörjning. Detta innefattar bland annat en organisation med tillhörande roller och ansvar samt en lokalförsörjningsplan. Syftet med lokalförsörjningsplanen är att i tid ange behov och hushållning av lokaler på kort och lång sikt. Inom ramen för rapporten tydliggörs samverkansbehovet över hela den kommunala organisationen och rapporten föreslår en adekvat struktur för den kommungemensamma lokalförsörjningsprocessen. Genom att riktlinjerna kopplas an till kommunens årsagenda skapar arbetssättet goda förutsättningar att uppnå ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler. Se vidare bilaga 3 till denna slutrapport.

26 24 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 5.3 Delutredning Fastighetsförvaltning För att sköta en kommunen ägda fastigheter krävas en eller flera fastighetsförvaltande organisationer. Generellt så är den fastighetsförvaltande organisationens uppgift att övergripande förvalta och därmed bibehålla funktionerna i byggnader och lokaler över tid med drift och underhåll. I Motala kommun finns en enhet som benämns Fastighetsenheten. Den förvaltar del av kommunens egenägda fastigheter för att bevara dess funktionalitet och värde. Fastighetsenheten ansvarar även för, och driver projekt i samband med ny-, till-, ombyggnad och kundanpassning av stadens fastigheter. Här arbetar projektledare, förvaltare, ekonomer, ingenjörer samt personal för fastighetsdrift. Denna utredning avseende fastighetsförvaltning är begränsad till att avse Fastighetsenheten inom Motala kommun. Målsättningen är att Fastighetsenhetens fastighetsfrågor ska samverka på ett genomskådligt och effektivt sätt med andra berörda enheter inom Motala kommun. Både externt och internt ska även Fastighetsenhetens organisation uppfattas som lättöverskådlig och effektiv. Delrapporten omfattar nulägesbeskrivning, analys av dagens organisation och arbetssätt samt förslag till åtgärder. Rapporten belyser att antal grundproblem som bl.a. kan hänföras till organisationen och rapporten ger förslag på organisatoriska förändringar för fastighetsförvaltningen. Under projektets gång har även andra möjligheter till verksamhetsutveckling belysts och noterats vilka även sammanfattas i rapportens förslag till åtgärder. Delrapport Fastighetsförvaltning redovisas i bilaga 4 till denna slutrapport.

27 ÖVERSYN FASTIGHETSPROCESSEN I MOTALA KOMMUN 25 6 Övergripande förslag till åtgärder Inom översynen av fastighetsprocessen konstaterar vi att det finns ett antal förbättringsområden av central karaktär som vi rekommenderar Motala kommun att nu besluta om och implementera. Under projektets gång har även ett antal vidareutvecklingsförslag tagits fram och redovisats som vi starkt rekommenderar Motala kommun att gå vidare med. Inom varje delprojekt finns åtgärder föreslagna för fortsatt utveckling. Vårt övergripande förslag till fortsatta åtgärder är nu att Motala kommun beslutar om att fastslå den övergripande synen på fastighetsprocessen som projektet tagit fram. Vidare föreslås beslut om att verkställa och sedan fastställa föreslagna riktlinjer för att Motala kommun ska få en enhetlig syn och generella målsättningar för sitt arbete med fastigheter och lokaler. Tidigare upprättade styrdokument som berör fastighetsprocessen bör underordnas föreslagen struktur och inarbetas i denna. Till slut föreslås att de förslag till organisatoriska förändringar som lämnas i denna utredning beslutas och genomförs för både lokalförsörjningen och fastighetsförvaltningen så att arbete kan påbörjas inom respektive område på ett effektivt och bra sätt. Anammar Motala kommun föreslagen grundsyn för fastighetsprocessen och delar upp kommande arbete utifrån denna så tror vi att kommunen framåt kommer få en mycket mer stabil och effektiv organisation för hantering och planering av sin genomgående fastighetsprocess.

28 1(4) Bilaga 1 till Slutrapport, Översyn av fastighetsprocessen i Motala kommun Riktlinjer för ägande av fast egendom i Motala kommun

29 2(4) Bilaga 1 till Slutrapport, Översyn av fastighetsprocessen i Motala kommun 1 RIKTLINJER FÖR ÄGANDE AV FAST EGENDOM I MOTALA KOMMUN 1.1 Syfte Riktlinje för strategiskt ägande av fast egendom syftar till att ge vägledning i små som stora beslut, utgöra underlag för fastighetsförvaltning såväl upphandlad som i egen regi och utrycka den strategiskt långsiktiga politiska viljan att förvalta fast egendom för medborgarnas bästa i nutid och för kommande generationer i Motala. Riktlinjen ska vara förankrad genom beslut i kommunfullmäktige och gälla samtliga verksamhetsförvaltningar och bolag i Motala. Kriterier är valda och beskrivna för att ge en så klar bild som möjligt både internt och externt. Riktlinjen kan uppdateras men ska utformas med mesta möjliga långsiktighet och därigenom uppnå mesta möjliga konsistens mellan olika beslut. 1.2 Kriterier Nedanstående kriterier uttrycks i tre meningar genom ett påstående om kopplingen till ägande av fast egendom, en mening om utvecklingsproblematik och en huvudinriktning för Motalas kommun. Kortfattat för att ge en initial helhetsbild Intressenter Medborgare Utbud och efterfrågan av bostäder kan påverkas genom kommunens riktlinje för ägande av fast egendom. Den demografiska utvecklings trenden pekar mot en ökande yngre befolkning. Utbudet av bostäder som attraherar yngre befolkningsgrupper (0-30 år) stöds av Motalas kommun Turism Utbud och efterfrågan av boende, natur och stadsmiljö kan påverkas genom kommunens riktlinje för ägande av fast egendom. De långsiktiga finansiella och demografiska förutsättningarna begränsar utrymmet för offensiva satsningar. Utveckling av stadskärnan genom vitalisering av handel, aktivitetsutbud och ökad tillgänglighet stöds av Motalas kommun Kultur Utbud och efterfrågan av kulturella byggnader och evenemang kan påverkas genom kommunens riktlinje för ägande av fast egendom. Kulturella värden såsom byggnader och miljöer som inte utnyttjas för sitt rätta ändamål skapar lägre nytta. Utveckling av byggnader och miljöer med kulturella värden som kommer medborgare och övriga intressenter till nytta stöds av Motalas kommun Fritid Utbud och efterfrågan av fritidsanläggningar kan påverkas genom kommunens riktlinje för ägande av fast egendom. Förutsättningarna för besök vid fritidsanläggningar förändras genom ändrade behov och demografisk utveckling vilket ger finansieringsproblem.

30 3(4) Bilaga 1 till Slutrapport, Översyn av fastighetsprocessen i Motala kommun Utveckling av fritidsanläggningar och föreningsliv som inriktas mot yngre åldersgrupper stöds av Motalas kommun Näringsliv Utbud och efterfrågan av lokaler och tomtmark kan påverkas genom kommunens riktlinje för ägande av fast egendom. Utveckling av nya marknader ges begränsade förutsättningar att etablera. Utveckling av nya marknader särskilt inom tjänstesektorn som söker etablering i centrala stadsdelar stöds av Motalas kommun Ekonomi Konverterbarhet Utbud och efterfrågan av fastigheter som har relativt sett högre alternativvärde kan påverkas genom kommunens riktlinje för ägande av fast egendom. Fastigheter som utnyttjas för kommunal verksamhet men har ett betydligt större alternativt värde bör konverteras för att skapa bästa nytta. Fastigheter som kan konverteras till annan verksamhet som ger en betydligt högre avkastning stöds av Motalas kommun Kommersiellt värde Utbud och efterfrågan av fastigheter som har högt kommersiellt värde kan påverkas genom kommunens riktlinje för ägande av fast egendom. Fastigheter med höga värden och relativt låg avkastning blir enbart en bunden förmögenhet som inte arbetar. Att äga fastigheter är inget självändamål för intressenterna och Motalas kommun stöder arbetande kapital som ger nytta och skapar värde för kommande generationer Kärnverksamhet Utbud och efterfrågan av lokaler, kärnverksamhetens lokalbehov och lokalkostnader kan påverkas genom kommunens riktlinje för ägande av fast egendom. Lokalbehov som måste hyrs långsiktigt på en nödtorftigt fungerande marknad med bristande konkurrens orsakar merkostnader. Att tillhandahålla en över tid betydande del av kärnverksamhetens lokalbehov genom ägande stöds av Motalas kommun Långsiktighet Utbud och efterfrågan av fastigheter kan påverkas genom kommunens riktlinje för ägande av fast egendom. Hög omsättning på lokaler, bostäder och övriga fastigheter kan vara ett tecken på oklara marknadsförutsättningarna, kortsiktiga beslut och spekulation. En utveckling mot långsiktiga etableringar som grundas på klara spelregler och rimliga marknadsmässiga förutsättningar stöds av Motalas kommun Planer Utbud och efterfrågan av rå mark, planlagd och exploaterad mark kan påverkas genom kommunens riktlinje för ägande av fast egendom. Ojämn tillgång till finansiella medel, oförutsedda hinder och kortsiktig planering av utbudet minskar efterfrågan, outnyttjad kapacitet och ger inte nödvändig framförhållning för nyetableringar. Transparanta processer för planering, kalkylering, prissättning och övriga villkor som ger tillförlitliga grundförutsättningar för köpare och säljare stöds av Motalas kommun.

31 4(4) Bilaga 1 till Slutrapport, Översyn av fastighetsprocessen i Motala kommun Kapacitetsutnyttjande Utbud och efterfrågan av fast egendom som har lågt kapacitetsutnyttjande kan påverkas genom kommunens riktlinje för ägande av fast egendom. Lågt kapacitetsutnyttjande och låg avkastning under mer än ett år i samband med omställning är slöseri och tecken på bristande riskanalys i beslutsunderlagen. Framförhållning igenom långsiktig planering, investeringskalkylering med risk och känslighetsanalyser stöds av Motalas kommun. 1.3 Underlag inför beslut om förändringar Brist på genomarbetade underlag försvårar långsiktiga och genomarbetade beslut för ökning eller minskning av lokalytor samt vid köp och försäljning av fastigheter. En sammanställning och genomgång av nedanstående checklista i tre steg ska tas fram för varje objekt som underlag för förändringsbeslut i Motala kommun: 1. Överenstämmelse med denna riktlinje, analys 2. Riskanalys 3. Konsekvensutredning

32 1(3) Bilaga 2 till Slutrapport, Översyn av fastighetsprocessen i Motala kommun Riktlinjer för Fastighetsförvaltning i Motala kommun

33 2(3) Bilaga 2 till Slutrapport, Översyn av fastighetsprocessen i Motala kommun 1 RIKTLINJE FÖR FASTIGHETSFÖRVALTNING INOM MOTALA KOMMUN 1.1 Strategi för fastighetsförvaltning Kommunens utgångspunkt ska vara att förvalta och utveckla det ägda fastighetsbeståndet effektivt över tid. För att åstadkomma detta krävs gemensam samordning, samverkan, strukturer framförhållning och långsiktighet inom kommunen. Generellt så kan detta beskrivas genom nedanstående bild: Samverkan för att uppnå största kommunnyttan och kompetensförsörjning Framförhållning Långsiktighet Förvalta och utveckla totala fastighetsbeståndet effektivt över tid Tydliga roller och ansvar med kvalificerad samlad kompetens Helhetssyn Strukturerad och koncentrerad förvaltning av lika objekt Inom Motala kommun ska aktiv samverkan ske inom fastighetsförvaltning, möjligheter till samverkan finns inom t.ex.: System (datasystem såsom ekonomi, fastighet, drift, felanmälan mm) Avtal Marknad Policys Kompetens Ledning Organisation Driftssäkerhet

34 3(3) Bilaga 2 till Slutrapport, Översyn av fastighetsprocessen i Motala kommun Energisparande Upphandling Planering (ex UH, Projekt etc) 1.2 Riktlinjer för fastighetsförvaltning För att samtliga bolag, förvaltningar och organisationer inom kommunen ska ha samma målbild och arbeta efter gemensamma strukturer eftersträvas därför en gemensam riktlinje för fastighetsförvaltning vilken är att: Motala kommun ska förvalta och utveckla sitt fastighetsbestånd effektivt över tid. Kommunens fastighetsförvaltande organisationer ska samverka för att uppnå största möjliga kommunnytta och kompetensförsörjning. Kommunens fastighetsförvaltning ska ha tydliga roller och ansvar samt inneha en kvalificerad och samlad kompetens. Kommunen ska undvika parallella organisationer. Fastighetsförvaltning av samma typer av objekt och likartade arbetsuppgifter ska vara samlad, strukturerad och koncentrerad för kommunens och bolagens samtliga fastigheter.

35 ADRESS COWI AB Skärgårdsgatan 1 Box Göteborg TEL FAX WWW cowi.se JANUARI 2017 MOTALA KOMMUN GEMENSAMMA ANVISNINGAR LOKALFÖRSÖRJNING DELPROJEKT LOKALFÖRSÖRJNING PROJEKTNR. A VERSION UTGIVNINGSDATUM BESKRIVNING UTARBETAD GRANSKAD GODKÄND Rapport delprojekt lokalförsörjning jolj prcl prcl 1

36 INNEHÅLL 1 SYFTE, MÅL OCH STATEGIER FÖR LOKALFÖRSÖRJNING Förutsättningar för strategisk lokalförsörjningsplanering Syfte med lokalförsörjning Målsättning med lokalförsörjning Övergripande strategier för lokalförsörjning och lokalanvändningen 4 2 ORGANISATION OCH PROCESSER FÖR LOKALFÖRSÖRJNINGEN Övergripande arbete med lokalförsörjning Organisation Organisationsschema lokalförsörjning i Motala kommun Processer för lokalförsörjning 9 3 UNDERLAG FÖR STRATEGISK LOKALFÖRSÖRJNINGSPLAN 10 4 LOKALFÖRSÖRJNINGSPLAN I KOMMUNENS ÅRLIGA BUDGET OCH PLANERINGSPROCESS 11

37 INLEDNING Motala kommun äger fastigheter och hyr in lokaler för sina skiftande behov och verksamheter. När det gäller byggnader är syftet i första hand att tillgodose lokalbehovet för primära verksamheter utbildning, vård och omsorg, kultur och fritid, teknisk service samt kommunledning. Motala kommuns lokalförsörjning syftar till att tillhandahålla ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler till kommunens verksamheter. Lokalerna är en stödresurs för verksamhetens måluppfyllelse. Lokalförsörjningen ska ske till lägsta totalkostnad över tiden som helhet, den så kallade kommunnyttan. Kommunnytta innebär, att kommunens intresse sätts högre än någon enskild nämnds/förvaltnings intresse. För att uppnå kommunnytta krävs ett stort engagemang och en långsiktig planering 1 SYFTE, MÅL OCH STATEGIER FÖR LOKALFÖRSÖRJNING 1.1 Förutsättningar för strategisk lokalförsörjningsplanering De kommunala verksamheternas behov av lokaler varierar över tiden. Ibland handlar det om att undvika kostnader för outnyttjade lokaler. I andra fall handlar det om att minimera risken att stå utan nödvändiga lokaler när de behövs. Kommunens egna och inhyrda lokaler är en stödresurs till kommunens verksamheter och lokalerna ska bidra till ändamålsenliga verksamhetsmiljöer. Det är därför angeläget att ständigt behovs-anpassa kommunens utbud av lokaler. Det förutsätter en kontinuerlig och strategisk lokalförsörjningsplanering. Lokalförsörjningsplaneringen kan innebära investeringar samt avyttringar av skiftande storlek. Investeringsbehovet i verksamhetslokaler blir således en viktig del i kommunens budget- och planeringsarbete. Dels i form av investeringsutgifter och därmed finansierings och likviditetsfrågor, dels i form av tillkommande drifts- och räntekostnader. En samordning av lokalresurserna kräver en organisation med tydliga rutiner, ansvar och huvudmannaskap. Det övergripande målet ska vara att använda kommunens resurser på bästa sätt. Lokalförsörjningsplaneringen skall vara kopplad till kommunens årliga verksamhetsplanering och budgetprocess. 3

38 1.2 Syfte med lokalförsörjning Syftet med lokalförsörjning är att: - Motala kommun skall få en helhetssyn på sina lokaler och sin lokalförsörjning samt en gemensam planering och samordning i lokalförsörjningsfrågor. - Den kommunala verksamheten ska äga och hyra väl anpassade lokaler till lägsta möjliga kostnad. - Utifrån en helhetssyn stärka dialogen mellan förvaltningarna i syfte att skapa optimalt lokal- och resursutnyttjande. 1.3 Målsättning med lokalförsörjning Det övergripande målet för lokalförsörjningen skall vara att: - Använda kommunens resurser på bästa sätt. - Bidra till kommunens måluppfyllelse och säkerställa kommunnyttan. 1.4 Övergripande strategier för lokalförsörjning och lokalanvändningen Följande övergripande strategier skall gälla för lokalförsörjningen i Motala kommun: 1. Kommunen ska ha en övergripande lokalförsörjningsplan som samordnas med kommunens planerade verksamhet. 2. Alla kommunala verksamhetslokaler (externa och interna) skall följa kommunens beslutade ägandepolicy. 3. All kommunal verksamhet ska i första hand utnyttja kommunens befintliga egna lokaler. 4. Nyinvestering i lokaler Investeringar i nya lokaler ska endast göras om verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov som, efter en behovsutredning, visar sig inte kunna lösas inom befintligt fastighetsbestånd. Vid varje investering i ny-, om- eller tillbyggnad ska i beslutsunderlaget redovisas framtida förändring av lokalkostnaden samt effekterna på verksamheten. 5. Effektivhet och flexibilitet Lokaleffektivitet och flexibilitet ska prioriteras vid ny-, om- och tillbyggnader. För att underlätta vid förändrad verksamhet ska flexibilitet vad gäller stomme samt försörjningssystem eftersträvas. Lokaler ska så långt det vara möjligt samnyttjas av flera verksamheter. Vid tillfälliga lokalbehov ska dessa, i första hand, tillgodoses inom befintligt fastighetsbestånd, i andra hand genom extern förhyrning. 6. Tecknande av avtal och avveckling av lokaler Vid nya externt förhyrda lokaler är Lokalstrategen förstahandshyresgäst. Lokaler ska avvecklas om det, efter analys av de kommunala verksamheternas långsiktiga behov, visar sig att de inte behövs.

39 2 ORGANISATION OCH PROCESSER FÖR LOKALFÖRSÖRJNINGEN. En samordning av lokalresurserna kräver en organisation med tydliga rutiner, ansvar och huvudmannaskap. Det övergripande målet är att använda kommunens resurser på bästa sätt. 2.1 Övergripande arbete med lokalförsörjning Kommunens ska ta fram en gemensam kommunövergripande lokalförsörjningsplan som uppdateras, revideras och beslutas årligen. Lokalförsörjningsplanen ska vara knuten till den årliga verksamhetsplaneringen och budgetprocessen. 2.2 Organisation Kommunens ledningsgrupp är hierarkiskt överordnad övrig kommunal verksamhet. Kommunens ledningsgrupp beslutar de övergripande strategierna och säkerställer kommunens samlade intresse. Lokalstyrgruppen är en samverkansgrupp för och dessutom fatta för parterna vägledande beslut avseende lokalstrategier. Är Lokalstyrgruppen oense i en fråga inom ansvarsområdet kan part lyfta frågan för samråd och avgörande av kommunens ledningsgrupp. Lokalstrategen är ansvarig handläggare för kommunens samlade lokalförsörjningsprocess och lokalsamordnarna är på motsvarande sätt ansvariga inom respektive förvaltningsområde Kommundirektörens ledningsgrupp Beslutande grupp för lokalstrategier ur ett ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv avseende b.la: - Strategier ur ett ekonomisk och verksamhetsmässigt perspektiv - Regelverk och rutiner - Beslutar kommunens samlade förslag till lokalinvesteringar i MoR - Besluta om hantering av avvikelser mellan budgeterade kostnader och faktiskt utfall. - Besluta kommunens samlade lokalförsörjningsplan. 5

40 2.2.2 Lokalstyrgrupp Samverkansgrupp inom kommunen innefattande lokalstrategen, förvaltningarna och fastighetsförvaltning. Lokalstyrgruppen är hierarkiskt underställd kommundirektörens ledningsgrupp och skall bereda och förse kommundirektörens ledningsgrupp med konsekvensanalyser, rutiner och beslutsunderlag för kommunens lokalförsörjning. Det är lokalstyrgruppens uppgift att samordna de förändrade lokalbehoven samt ansvara att lokalförsörjningen sker i samarbetet och dialog med styrgruppen för samhällsbyggnadsprojekt och kommunens prioriterings- och projektmodell. Lokalstyrgruppen ska ha en samlad bild över de kommunala verksamheternas lokalbehov och tillgången på kommunala lokaler. Planeringsarbetet ska beredas utifrån och i enlighet med det lokala utvecklingsprogrammet. Resultatet av planeringsarbetet dokumenteras i en kommunövergripande lokalförsörjningsplan som fastställs av kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Lokalstyrgruppen ska ha mandat att besluta i lokalfrågor inom budgetram och ansvarar vidare för bl.a. - Upprätthålla ett aktivt informationsutbyte om planerade förändringar i lokalbehov och lokalbeståndet. - Samordna lokalfrågor över förvaltningsgränserna - Bereda/ansvara för rutiner och regelverk kring kommunens lokalförsörjning. - Uppföljning av hur yt- och kostnadseffektiviteten för lokalerna utvecklas. - Utveckla och verka för ett kostnadseffektivt nyttjande av lokalbeståndet. - Beslutar metoder för uppföljning över hur yt- och kostnadseffektiviteten utvecklas. - Besluta/bereda om hantering av avvikelser mellan budgeterade kostnader och faktiskt utfall. - Bereda kommunens samlade lokalförsörjningsplan. - Bereda kommunens avvecklingsplan och lokalpool. - Identifiera, besluta och samordna nyckeltal. - Lokalstyrgruppens möten och beslut skall protokollföras. Lokalstyrgruppen ska verka för öppenhet och delaktighet i arbetsprocessen. Kommunens utveckligenschef är ordförande och kommunens lokalstrateg är föredragande. Sammanfattningsvis består lokalstyrgruppen av: - Utvecklingschef (ordf.) - Lokalstrateg (föredragande) - Fastighetschef - Ekonomichef - Mark och exploateringschef - Lokalsamordnare (utsedda av respektive förvaltningschef)

41 2.2.3 Lokalstrateg Lokalstrategen är ansvarig handläggare för den strategiska lokalförsörjningsprocessen och att verksamheterna erbjuds ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler. Är hyresvärd för externa hyresavtal åt samtliga kommunala verksamheter med uttalad uppgift att realisera uppnådd yteffektivisering genom att minimera de inhyrda lokalerna när så är ekonomiskt fördelaktigt. Inom ansvarsområdet ingår också bl.a. - Ansvara för den kommunala lokalförsörjningsprocessen. - Ansvara för att upprätthålla den kommunala lokalförsörjningsplanen och årligen förelägga den för KS/KF. - Upprätthålla kunskap om den lokala hyresmarknaden gällande utbud av lokaler idag och i framtiden. - Teckna hyresavtal med externa parter för kommunens verksamheter. - Upprätthålla kunskap om de kommunala förvaltningarnas nuvarande och framtida lokalbehov. - Leda utarbetandet av specifika funktionsprogram baserade på objektiva behov tillsammans med respektive lokalsamordnare. - Stödja förvaltningarna till effektivt lokalutnyttjande. - Långsiktigt värdera Kommunens fastighets- och lokalinnehav och initiera investering i och avveckling av kommunala fastigheter respektive inhyrning och uppsägning av externt inhyrda lokaler. - Föredragande i lokalstyrgruppen. - Samordnar underlag såsom nuvarande bestånd, kapaciteter, befolkningsprognoser etc. - Bereder utformningen av gränsdragningslistan Förvaltningarna - Lokalsamordnare Förvaltningar ansvarar för att bereda och sammanställa underlag inom ramen för eget verksamhetsområde till lokalstyrgruppen/lokalstrategen. Respektive förvaltning utser en lokalsamordnare som är såväl förvaltningschefens ansvariga handläggare i lokalförsörjningsprocessen som kontaktperson till hyresgästerna. Inom ramen för eget förvaltningsområde är lokalsamordnaren ansvarig för att bereda ärenden och säkerställa beslutsordningen. Det krävs en aktiv bevakning och kontinuerlig uppföljning av varje uttalat behov. Lokalförsörjningsplanen skall årligen revideras/aktualiseras. Inom ramen för den årliga revideringen krävs en inventering och årlig uppföljning av rådande lokalnyttjande och kommande års behov. 7

42 Lokalsamordnaren ansvarar för bl.a. - Samordna och ansvara för lokalförsörjningen inom eget förvaltningsområde. - Analysera och bereda underlag till lokalstrategen/lokalstyrgruppen - Stödja verksamheterna till effektivt lokalutnyttjande - Initiera interna lokalbyten - Samordnar underlag inom egen förvaltning såsom nuvarande bestånd, kapaciteter, befolkningsprognoser etc. - Utarbeta specifika funktionsprogram baserade på objektiva behov tillsammans med lokalstrategen. - Ansvarar för förvaltningens underlag till lokalförsörjningsplanen. - Öka nyttjandet av kommunalt ägda fastigheter när så är ekonomiskt motiverat. - Hyresgästernas kontaktperson i lokalförsörjningsfrågor - Bereda och framta nyckeltal inom egen förvaltning. 2.3 Organisationsschema lokalförsörjning i Motala kommun