Förfrågningsunderlag för bedrivande av hemtjänst och delegerad hälso- och sjukvårdsinsats i Alingsås kommun enligt Lag om valfrihetssystem (LOV)

Transkript

1 Förfrågningsunderlag för bedrivande av hemtjänst och delegerad hälso- och sjukvårdsinsats i Alingsås kommun enligt Lag om valfrihetssystem (LOV) Alingsås kommun inbjuder er att ansöka om att bli godkänd som utförare av tjänster enligt Lag om valfrihetssystem (LOV) enligt detta förfrågningsunderlag och bilagor. Bilagor Bilaga 1 - Karta områdesindelning Bilaga 2 - Ansökan om deltagande i valfrihetssystem inom Alingsås kommuns hemtjänst Bilaga 3 - Preliminärt avtal Bilaga 4 - Ersättning, fakturering Bilaga 5 - Riktlinjer för hantering av avvikelser, Lex Maria och Lex Sarah Bilaga 6 - Kvalitetsmål för vård och äldreomsorg i Alingsås kommun Dokumenttyp: Förfrågningsunderlag Fastställt av: Vård och äldreomsorgsnämnden Fastställelsedatum: Dokumentansvarig: Christine Sjökvist

2 Innehållsförteckning 1 Allmän orientering Bakgrund Valfrihet i Alingsås kommun Hemsjukvård Den enskildes val/byte av utförare Policy för rökfri arbetstid Upphandlande myndighet Ansvarig nämnd Beskrivning av uppdragen Geografiska områden Tider för utförandet Nattinsatser vid vård i livet slut Tjänster Hemtjänst Serviceinsatser Omsorgsinsatser Vård i livets slut Ledsagare Avlösning i hemmet Stöd till närstående Matleverans Trygghetslarm IT Delegerad hälso- och sjukvårdsinsats Tilläggstjänster Kapacitetstak Ickevals-alternativ Godkännande Frågor och synpunkter Beställning Förändrat behov hos den enskilde Skyldighet att anta uppdrag Tystnadsplikt Säkerhet och nyckelhantering, trygghetslarm Förändringar i utförarens verksamhet Miljökrav Marknadsföring Kris och beredskap Krav på sökande Godkänd utförare Grundläggande kunskaper Underleverantör Ansvarsförsäkring Krav på verksamheten Kvalitetsarbete Krav på ledningssystem för kvalitet Synpunkter och klagomål Avvikelsehantering Lex Sarah Lex Maria Krav på verksamhetsansvarig och ledning Verksamhetsansvarig Arbetsgivaransvar Krav på personalbemanning, kompetens Personal Meddelarfrihet Närstående/anhörig anställning Rehabiliterande arbetssätt... 9

3 3.3.5 Kompetens/fortbildning Dokumentation Social dokumentation Genomförandeplan Hälso- och sjukvårdsinsats - dokumentation och anteckningar Förvaring av dokumentation Återlämnande av dokumentation Utlämnande av handlingar Kontaktperson, personkontinuitet samt identifikation Vårdhygien (gäller ej utförare av enbart serviceinsatser) Uppsökande tandvård (gäller ej utförare av enbart serviceinsatser) Personliga hjälpmedel Samverkan och samarbete Samverkan med beställarens larm- och nattpatruller Tillgänglighet Chef i beredskap Kommersiella villkor Ersättning Dubbelbemanning Avgifter Kvalitet och uppföljning Alingsås kommuns mål Uppföljning Uppföljning av beslut - beställning Kontraktsvillkor Avtal Grund för att säga upp eller häva avtalet På egen begäran Till följd av brister i verksamheten...13

4 1 Allmän orientering 1.1 Bakgrund Valfrihet i Alingsås kommun Vård och äldreomsorgsnämnden i Alingsås kommun har sedan januari 2006 valfrihet inom hemtjänsten. Syftet är att öka valfriheten och inflytandet för de personer som har hemtjänst. Från och med den 1 januari 2006 kan privata företag utföra hemtjänst, det vill säga service- och omsorgsinsatser, samt delegerad hälsooch sjukvårdsinsats inom ett valfrihetssystem. Vård och äldreomsorgsnämnden i Alingsås kommun beslutade att tillämpa valfrihetssystem inom hemtjänsten och delegerad hälso- och sjukvård enligt Lag om valfrihetssystem, LOV (2008:962) från och med Detta beslut gäller tills vidare, dock längst tom det datum som vård och äldreomsorgsnämnden i Alingsås kommun beslutar att valfrihet för kommuninvånarna skall upphöra. Valfrihet i hemtjänsten gäller alla kommuninvånare, oavsett ålder, som erhåller insatser enligt socialtjänstlagen eller hälso- och sjukvårdslagen. Det innebär att den enskilde kan välja vem som ska ge hjälpen i hemmet. Kommunen godkänner och sluter avtal med utförare som uppfyller de krav som fastställts i gällande förfrågningsunderlag. Principen är att den enskilde väljer utifrån en beskrivning av godkända utförare i en katalog som beställaren tar fram. Kommunens biståndshandläggare informerar alltid om valet. Cirka 620 personer har hemtjänst och ca timmar utförs per månad ( ). Förutom den egna regin finns i dagsläget sex utförare, varav två utför endast servicetjänster. Drygt 20 % av timmarna utförs i privat regi och ung. 25 % väljer privat utförare. Prioriterade politiska mål i Alingsås Kommunfullmäktige har den 20 juni 2012 i flerårsstrategi 2013 antagit följande som ett av 12 prioriterade mål med tillhörande indikatorer: I Alingsås finns det valfrihet och självbestämmande Antalet kommunala tjänster med valmöjligheter skall bli fler Antalet verksamheter som omfattas av lagen om valfrihetssystem skall bli fler Andelen aktiva val hos brukare skall öka Befolkningsprognos, trendprognos kommuntotal Ålder Summa

5 Detta förfrågningsunderlag annonseras och är giltigt tillsvidare, dock längst tom Om inget annat beslutas publiceras ett uppdaterat förfrågningsunderlag med giltighetsdatum från Hemsjukvård Kommunen ansvarar för hemsjukvård till personer, oavsett ålder, när det är motiverat att vården ges i hemmet Den enskildes val/byte av utförare När den enskilde erhållit ett biståndsbeslut/beslut om delegerad hälso- och sjukvårdsinsats informeras han/hon om valet. Ett skriftligt val av utförare görs. Det finns möjlighet att välja två utförare, en utförare av serviceinsatser och en utförare av övriga insatser. Den enskilde kan när som helst byta utförare. Byte av utförare görs skriftligt till biståndshandläggare/legitimerad personal och uppsägningstiden är en månad. När den enskilde gjort ett skriftligt val kontaktar biståndshandläggaren/legitimerad personal vald utförare. Vård och äldreomsorgsförvaltningen kan inte garantera godkänd utförare ett visst antal kunder Policy för rökfri arbetstid Alingsås kommun har under 2010 infört policy för rökfri arbetstid. Syftet är att skapa attraktiva arbetsplatser genom rökfria miljöer. Ingen anställd eller kund i Alingsås kommun ska ofrivilligt behöva utsättas för tobaksrök. Policyn gäller endast för de som är anställda samt förtroendevalda i Alingsås kommun 1.2 Upphandlande myndighet Ansvarig nämnd Vård och äldreomsorgsnämnden i Alingsås kommun ansvarar för valfrihet i hemtjänsten. Vård och äldreomsorgsförvaltningen administrerar valfrihetssystemet. 1.3 Beskrivning av uppdragen Geografiska områden Valfrihet i hemtjänst gäller i hela kommunen. Utföraren kan välja att erbjuda sina tjänster i hela kommunen eller i ett eller flera av de specifika geografiska områdena. Beställaren har fastställt fem geografiska områden, se även karta bilaga 1. Bjärke Haga Centrum Tuve Hemsjö Sollebrunn, Långared, Loo, Magra, Stora Mellby, Gräfsnäs Norra och västra delarna av Alingsås stad Centrala och södra delarna av Alingsås stad Östra delarna av Alingsås stad Hemsjö, Ödenäs, Ingared Tider för utförandet Valfrihet i hemtjänst gäller alla dagar mellan , helger, storhelger samt röda dagar. Nattverksamheten finns kvar i kommunens regi och planerade och akuta insatser utförs av kommunens nattpatrull kl alla dagar i veckan Nattinsatser vid vård i livet slut Beställaren lägger stor vikt vid att omvårdnad och tillsyn ges på ett säkert, tryggt och värdigt sätt vid livets slut. För att uppnå detta ansvarar vald utförare för insatser även under natten vid vård i livets slut efter att sjuksköterska och/eller biståndshandläggare beslutat om dessa insatser Tjänster Utföraren skall åta sig uppdraget att för vård och äldreomsorgsnämndens räkning utföra biståndsbedömda insatser enligt socialtjänstlagen samt insatser på delegering eller instruktion av kommunens hälso- och sjukvårdspersonal. Utförare kan välja att enbart utföra serviceinsatser. Utförare kan välja att utföra hemtjänst samt delegerad/instruerad hälso- och sjukvårdsinsats. Åtgärdande av trygghetslarm kan i vissa fall väljas bort, se

6 Vård och äldreomsorgsnämnden har fastställt riktlinjer för bistånd som stöd för biståndshandläggare och utförare Hemtjänst Omfattar serviceinsatser, omsorgsinsatser, ledsagare, avlösning, stöd till närstående, matleverans samt åtgärdande av trygghetslarm. Utförare som väljer att utföra hemtjänst skall också utföra delegerade eller instruerade hälso- och sjukvårdsinsatser Serviceinsatser Omfattar städning, inköp, tvätt- och klädvård samt post- och bankärende Omsorgsinsatser Innebär stöd och hjälp av personlig karaktär som kan bestå av hjälp med hygien, förflyttningar, hjälp i matsituationen, hjälp att bryta isolering, skapa trygghet och säkerhet i det egna hemmet, promenad etc Vård i livets slut Omfattas av utförarens uppdrag och gäller under hela dygnet, efter beslut från biståndshandläggare och/eller sjuksköterska. Det är kommunens sjuksköterska som bedömer när vård i livets slut inträder Ledsagare Innebär följe till läkare, lasarett där sjukhusvärd inte finns, frisör eller annan aktivitet för att ta del av samhällslivet Avlösning i hemmet Innebär att en närstående som vårdar en enskild person som har behov av stöd/hjälp och inte kan lämnas utan tillsyn beviljas avlösning i hemmet. Då avlösning syftar till att tillgodose två personers behov är det viktigt att avlösningen känns meningsfull både för den närstående och för den enskilde. Avlösningen omfattar insatser och stöd som skall tillgodose fysiska, psykiska och sociala behov. Hur avlösningen skall planeras och genomföras avgörs av den enskilde och dennes närstående i samråd med aktuell utförare Stöd till närstående Innebär stöd till den som vårdar närstående. Stödet utformas individuellt och syftar till att fysiskt, psykiskt och socialt underlätta för den som hjälper närstående Matleverans Innebär att utföraren ansvarar för att tillhandahålla och leverera lunch till de som har biståndsbeslut om matleverans. Ersättning utgår för de matportioner som levereras, i den ekonomiska ersättningen ingår även ersättning för leverans av matportioner. Utförare ges möjlighet att teckna egna avtal med förvaltningens upphandlade matleverantör inom hemtjänstverksamheten. Utföraren ska kunna erbjuda kost som motsvarar Livsmedelsverkets och ESS-gruppens rekommendationer och normer beträffande mat för äldre som ingår i Mat och näring för sjuka inom vård och omsorg (Livsmedelsverket, 2003). De vanligast förekommande kosttyperna är SNR-kost, A-kost samt E-kost. Den enskildes behov av specialkost skall kunna tillgodoses. Specialkoster finns definierade i Mat och näring för sjuka inom vård och omsorg (Livsmedelsverket, 2003). Alla kosttyper, specialkost och maträtter på den ordinarie matsedeln som serveras skall kunna fås konsistensanpassade Trygghetslarm Utförare som utför färre än timmar hemtjänst/delegerad hälso- och sjukvårdsinsats per månad kan välja att inte åtgärda trygghetslarm. När timantalet uppgår till skall utföraren åtgärda trygghetslarm. Beställaren Trygghetslarm installeras av beställaren. Beställaren ansvarar för att TES-webb installeras på utförarens dator/datorer. Kostnader och utförande av reparationer, byte av trygghetslarm, larmklocka och batterier ansvarar beställaren för. 3

7 Utföraren Rutiner för larmmottagning ska finnas. Utföraren ansvarar för att omedelbart ta emot samt omedelbart åtgärda larm, dagligen mellan kl Utföraren ska utse ett teknikombud som är kontaktperson gentemot beställarens larmorganisation. Utföraren ansvarar för att gå in i TES-webb två gånger per dag, morgon och eftermiddag även helger och röda dagar för att kontrollera tekniklarm. Utföraren ansvarar för anskaffning av mobiltelefon och andra kostnader som är kopplade till mobiltelefonen. Mobiltelefonerna ska vara anpassad för det system beställaren använder. Utföraren ansvarar för att provlarm görs minst en gång per månad. Hur det ska göras ska beslutas i dialog med den enskilde. Utbildning i TES-webb för nyanställda skall rekvireras av kommunen enligt gällande timtaxa. Det är utförarens ansvar att se till att det finns tillräcklig kompetens i organisationen för att hantera systemet IT Utförare som utför 1200 timmar/månad skall ansluta sig till och dokumentera i Magna Cura, det verksamhetssystem som kommunen har för dokumentation av beslutsprocesser och verkställighet. Utförare som utför färre än timmar/månad kan välja att inte dokumentera i kommunens verksamhetssystem. Utföraren ansvarar för anskaffning av IT-utrustning samt support av sin IT-miljö (PC-operativ, nätverk, skrivare etc). Licenskostnaden är kr/dator och år (2011 års pris) samt merkostnad till kommunens leverantör för drift 200 kr/dator och månad som betalas av utföraren. Samtliga kostnader motsvarar kommunens självkostnad. Utbildning i Magna Cura för nyanställda skall rekvireras av kommunen enligt gällande timtaxa. Det är utförarens ansvar att se till att det finns tillräcklig kompetens i organisationen för att hantera dokumentationssystemet. Beställaren ger support avseende Magna Cura i form av behörighet för nya användare, lösenordsbyte, uppdateringar samt övriga systemfrågor rörande Magna Cura. Alingsås kommuns IT-enhet ansvarar för support avseende inloggning i Alingsås kommuns server. Support är tillgänglig måndag-fredag Delegerad hälso- och sjukvårdsinsats Får endast utföras efter delegering/instruktion av kommunens hälso- och sjukvårdspersonal. Utföraren är skyldig att följa instruktioner, rutiner och riktlinjer från medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS samt medicinskt ansvarig för rehabilitering, MAR, i kommunen samt övrig hälso- och sjukvårdspersonal. Beställaren är enligt patientskadelagen (1996:799) att betrakta som vårdgivare beträffande hälso- och sjukvård som utförs av privat utförare på uppdrag av beställaren. Beställaren är därför skyldig att se till att patientförsäkring tecknas och vidmakthålls även för hälso- och sjukvården som utförs inom valfrihetssystemet LOV. 1.4 Tilläggstjänster Det är tillåtet för en godkänd leverantör att erbjuda tilläggstjänster. En tilläggstjänst kan vara t.ex. snöskottning, gräsklippning m.m. Erbjuder leverantören tilläggstjänster skall den enskilde betala för tilläggstjänsterna med egna medel direkt till leverantören. Leverantören måste erbjuda tilläggstjänster på ett etiskt försvarbart sätt och bevaka så att inte den enskilde får betala för en tilläggstjänst som denne har rätt till enligt biståndsbeslut. 1.5 Kapacitetstak Utförare kan begränsa åtagandet genom att ange ett kapacitetstak i form av antal timmar per månad. 1.6 Ickevals-alternativ För den som inte kan eller vill välja utförare är den kommunala egna regin icke-valsalternativet. Vård och äldreomsorgen i Alingsås har målmedvetet arbetat för att den enskilde ska göra ett aktivt val. Genom att tydligt informera om valet både muntligt och skriftligt och lämna en valblankett samt ge den 4

8 enskilde tid att fundera och återkomma med sitt beslut inom några dagar när det är möjligt. I de fall den enskilde inte kan välja ska beställaren initiera behov av företrädare/god man. Samtliga val görs skriftligt även när valet faller på den egna regin. Under de år valfriheten erbjudits har endast ett fåtal valt att inte göra ett aktivt val. 1.7 Godkännande Ansökan ska vara skriven på svenska. Ansökan gås igenom, samtliga frågor ska vara besvarade, kraven uppfyllda och efterfrågade dokument ska vara bifogade. Vid behov kan kommunen komma att begära förtydligande eller rättning av ansökan för att denna skall kunna behandlas (6 kap 2 LOV). Utföraren bjuds in till ett samtal och genomgång av ansökan samt kommunens rutiner innan godkännande. Efter förvaltningens granskning och MBL-förhandling går ärendet vidare till förvaltningschef för godkännande eller avslag. Beredningstiden för en ansökan är cirka åtta veckor från det att ansökan inkommit till förvaltningen. Under juni, juli och augusti kan handläggningstiden bli längre. Om kommunen avslår en ansökan skall avslaget motiveras och därmed ges utföraren möjlighet att rätta till bristerna för att sedan inkomma med en ny ansökan. Ansökan samt begärda handlingar på svenska, bilaga 2, skall lämnas skriftlig och undertecknad till följande adress: Alingsås kommun Vård och äldreomsorgsförvaltningen LOV-ansökan Alingsås Frågor och synpunkter Vid frågor hänvisar vi till kommunens kontaktperson, se Synpunkter med anledning av kommunens ansökningsrutiner avseende LOV tas tacksamt emot och lämnas skriftligt till kontaktpersonen. 1.8 Beställning Biståndshandläggare beslutar om insatser enligt Socialtjänstlagen, SoL. Legitimerad Hälso- och sjukvårdspersonal beslutar om insatser enligt Hälso- och sjukvårdslagen. Dessa insatser utförs efter delegering eller instruktion. Efter beslut får utföraren en beställning från kommunens biståndshandläggare och/eller hälso- och sjukvårdspersonal enligt nedan: insatser beställs via Magna Cura alternativt fax eller hämtas samma dag av utföraren. beställningen av SoL- insats anger de insatser som beviljats samt omfattningen. Varje insats tidsätts och ersättning utgår till utföraren. Även den totala tiden per månad anges. beställning från hälso- och sjukvårdspersonal anger vilka insatser som skall utföras, hur, omfattning, eventuell tidpunkt samt vilken kompetens som krävs. Sjuksköterska beställer dels delegerade insatser där ersättning utgår till utföraren, varje insats tidsätts och dels insatser som utförs inom ramen för beviljad omsorgstid alternativt ingår i arbetssättet/vardagsrehabilitering. Överlämnande av läkemedel från dosett/apo-dos utförs inom ramen för beviljad omsorgstid om den tiden uppgår till minst 10 timmar i veckan. Om den beviljade omsorgstiden inte uppgår till 10 timmar i veckan skall tid beviljas för överlämnande av läkemedel. I insatsen läkemedel ingår att hämta och lämna dosett/apo-dos. när ett ärende har 80 timmar omsorgsinsatser och hälso- och sjukvårdsinsatser eller mera under en månad sker en samordning av samtliga beslutade insatser och ersättningen till utföraren justeras utifrån detta. Beställningen innehåller följande uppgifter: fullständiga namn- och adressuppgifter till den enskilde samt namn och telefonnummer till anhöriga/närstående aktuell situation, socialt, fysiskt och psykiskt hälsotillstånd beviljade insatser och tid SOL-beställning: information om andra insatser som utförs av kommunen eller annan utförare, exempelvis nattpatrull, dagverksamhet, trygghetslarm 5

9 andra viktiga uppgifter för att utföraren skall kunna fullgöra uppdraget uppgifter om hur länge beslutet gäller eller när uppföljning sker Utföraren skall omgående till beställaren bekräfta att beställningen har tagits emot, via meddelande, via fax eller e-post. Den enskilde ska kontaktas omgående efter att beställning mottagits. Beställning av personliga insatser skall påbörjas utan dröjsmål. Serviceinsatser påbörjas efter överenskommelse med den enskilde. Beslut som inte kan verkställas ska omgående rapporteras till beställaren. De utförare som dokumenterar i verksamhetssystemet registrerar datum för verkställighet där. Övriga utförare skall på avsedd blankett meddela beställaren datum för verkställighet. Legitimerad personal ger delegering till personalen. I samband med delegeringen ges instruktioner och information. Viss utbildning/information följer med delegeringen. Den tid som åtgår ryms inom den beviljade tiden Förändrat behov hos den enskilde Utföraren ansvarar för att akuta behov hos den enskilde tillgodoses omedelbart samt att biståndshandläggare informeras omgående. Ersättning för den tid som utförs vid akuta händelser medges till dess nytt beslut meddelas. Om den enskildes behov av insatser förändras varaktigt, minskar eller ökar, i sådan grad att biståndsbeslut eller beslut om hälso- och sjukvårdsinsats behöver omprövas ska utföraren kontakta beställaren. Förändringen av den enskildes ändrade behov av insatser bör framgå av utförarens dokumentation. En ansökan om bistånd kan endast göras av den enskilde eller dennes företrädare. Utföraren ska vara den enskilde behjälplig i dessa kontakter om det finns behov av det Skyldighet att anta uppdrag Utföraren är skyldig att anta, bibehålla och utan dröjsmål utföra de uppdrag inom det geografiska området, på de tider och inom det eventuella kapacitetstak som angetts. Vid akuta uppdrag skall insatserna kunna starta omgående. Omställningstiden vid byte av utförare är en månad. Under dessa dagar ansvarar den tidigare utföraren för insatserna. Utföraren ska svara för att den som vårdats på sjukhus ska kunna återvända till sitt hem under förutsättning att hon/han är utskrivningsklar och det i samordnad vårdplanering bedömts att den enskilde kan bo kvar i sitt hem Tystnadsplikt Utföraren ansvarar för att all personal som utför uppgifter inom uppdraget förstår och efterlever den sekretess och tystnadsplikt som gäller. Rutiner ska finnas för att ge personalen kunskap om tystnadsplikt och sekretess. All personal skall underteckna en förbindelse om den tystnadsplikt som råder enligt sekretesslag, socialtjänstlag och hälso- och sjukvårdslag Säkerhet och nyckelhantering, trygghetslarm Utföraren ska tillsammans med den enskilde upprätta en plan över vem som ska kontaktas om den enskilde inte öppnar dörren eller svarar på telefon vid planerat besök samt komma överens med den enskilde om hemtjänsten skall använda nyckel vid planerade besök. Rutin ska finnas för hur utföraren agerar när någon inte öppnar eller svarar i telefon vid planerat besök/kontakt. Utföraren ansvar för nycklar och ska ha rutiner för säker förvaring och hantering av nycklar. Det skall inte vara möjligt att härleda till vilken adress nyckeln går Förändringar i utförarens verksamhet Utföraren skall lämna relevant information och meddela alla förändringar till beställaren. Om företaget byter ägare eller ombildas i ny företagsform skall en ny ansökan lämnas in. Om arbetsledaren/chefen byts ut under avtalsperioden skall detta anmälas till beställaren för godkännande. Utföraren skall sträva efter personkontinuitet. Uppdraget kan ej sägas upp under pågående avtalsperiod, under förutsättning att inte någon av parterna brister i fullgörandet av avtalet och rättelse inte sker. Utföraren skall i sin verksamhet sträva efter en långsiktighet med den enskildes bästa i fokus Miljökrav Utföraren ska arbeta systematiskt och utbilda sina medarbetare för att minska miljöpåverkan. Nya bilar som köps in ska vara miljöbilar enligt transportstyrelsens d 6

10 1.8.7 Marknadsföring Biståndshandläggare/legitimerad personal lämnar information till den enskilde om valfrihet i hemtjänst val och de utförare som kan väljas. Utföraren skall marknadsföra sitt företag enligt god marknadsföringssed, utföraren skall lämna saklig information och så att det inte upplevs som kränkande för den enskilde. Marknadsföringen skall rikta sig till grupper och inte till enskilda personer. Reklam sker via utskick till målgrupper Kris och beredskap Utföraren skall vid händelse som innebär svår påfrestning på viktiga samhällsfunktioner och vi extra ordinära händelser, samt vid höjd beredskap och krig, inordna sin verksamhet i den kommunala organisationen för vård och äldreomsorg. Utföraren ansvarar för att planera, upprätta planer och hålla beredskap för att kunna klara extra ordinära händelser såsom väderstörning, elavbrott eller pandemi. Utföraren är skyldig att överlägga med kommunen om medverkan vid katastrofer, kriser eller höjd beredskap. Delta i utbildningar och övningar som genomförs. Bidra med information vid upprättandet av centrala beredskapsplaner. Upprätta krisplaner för den egna verksamheten samt i övrigt följa tillämpliga lagar om kommuners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. 2 Krav på sökande 2.1 Godkänd utförare För att vara godkänd som utförare inom Alingsås kommuns valfrihetssystem skall utföraren vid varje tidpunkt uppfylla villkoren i detta förfrågningsunderlag. Utföraren skall ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter. Skatteverkets blankett SKV 4820 skall vara ifylld av skattemyndigheten och bifogas ansökan. Blanketten får ej vara äldre än tre månader. Detta gäller ej nystartat företag. Används underleverantör skall även SKV-blankett ifyllas för dessa. Utföraren skall inneha F-skattesedel och registreringsbevis från bolagsverket där även namnet på firmatecknare framgår Grundläggande kunskaper Utföraren skall ha kunskap om och följa för verksamheten gällande lagar, regler, författningar, förordningar, föreskrifter, allmänna råd mm samt myndighetsbeslut. Utföraren har skyldighet att vara uppdaterad gällande alla förändringar i lagstiftningen som rör verksamheten samt upplysa personalen om dessa. Utföraren har skyldighet att iaktta allas likhet inför lagen och verksamheten skall bedrivas utan religiös eller politisk påverkan Underleverantör Utförare som använder sig av underleverantör skall informera vård och äldreomsorgsförvaltningen samt vara ansvarig för att underleverantören uppfyller de av vård och äldreomsorgsnämnden ställda krav i detta förfrågningsunderlag. Rutiner och systematik för att följa upp underleverantör skall finnas Ansvarsförsäkring Utföraren skall se till att den enskilde samt vård och äldreomsorgsnämnden hålls skadelös för skada orsakad genom fel eller försummelse av personal anställd hos utföraren genom en ansvarsförsäkring. 3 Krav på verksamheten 3.1 Kvalitetsarbete Krav på ledningssystem för kvalitet Utföraren ska följa SOSFS om ledningssystem för kvalitet i verksamheten. 7

11 Följande frågor är centrala: Hur identifieras fel och brister? Rutiner ska finnas. Rutiner för att säkerställs att verksamhetens mål uppfylls ska finnas. Rutiner för kvalitet- samt utvecklingsarbete av verksamheten ska finnas. Utförare som utför delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser skall ha rutiner om hur delegeringarna utförs samt samarbeta kring dessa rutiner med den som delegerar/beställaren. Utföraren ska ha rutiner, processer, samverkansrutiner internt och med andra leverantörer som är delaktiga i omsorgen eller vården runt den enskilde samt följa upp rutinerna, processerna och samverkan för att förbättra sin verksamhet Synpunkter och klagomål Utföraren skall ha skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering och systematiskt arbeta med dessa. Detta system skall vara känt av personal och den enskilde. Fyra gånger om året, kvartalsvis, lämnas en sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål till beställaren Avvikelsehantering Utföraren skall ha skriftliga rutiner för avvikelsehantering inom socialtjänstens område. Inom hälso- och sjukvårdens område skall beställarens rutiner följas, se bilaga 5. Dessa system skall vara kända av personalen. Avvikelser inom hälso- och sjukvården rapporteras omgående till patientansvarig sjuksköterska hos beställaren. Fyra gånger om året, kvartalsvis, lämnas en sammanställning av samtliga avvikelser inom socialtjänstens område till beställaren Lex Sarah Utföraren skall ha skriftliga rutiner för den rapporteringsskyldighet avseende missförhållanden eller risk för missförhållande i omsorger om äldre eller funktionshindrade som följer av 14 kap 2 socialtjänstlagen samt socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:5 och hur personalen ska informeras om dessa. Rutinen ska vara känd av personalen. Utföraren skall omedelbart informera beställaren om utredning enligt lex Sarah inleds Lex Maria Utföraren och personalen skall ha kännedom om lex Maria. 3.2 Krav på verksamhetsansvarig och ledning Verksamhetsansvarig Utföraren skall ha en utsedd verksamhetsansvarig med god erfarenhet och ingående kunskap från verksamhetsområdet. Verksamhetsansvarig skall vara väl förtrogen med gällande lagstiftning och regelverk kopplat till verksamheten samt ha goda kunskaper i svenska språket. Verksamhetsansvarig skall vara tillgänglig för den enskilde, närstående och beställaren. Utförare som utför omsorgsinsatser och delegerad/instruerad hälso- och sjukvårdsinsats skall svara för att det finns en verksamhetsansvarig med högskoleutbildning inom social omsorg, alternativt vårdinriktning eller beteendevetenskaplig högskoleutbildning i verksamheten, alternativt knuten till verksamheten. Om utföraren byter ut den som ansvarar för den dagliga ledningen av verksamheten skall detta skriftligt meddelas beställaren innan bytet äger rum Arbetsgivaransvar Utföraren är arbetsgivare och har det fulla arbetsgivaransvaret för sin personal. Utföraren föreskrivs att inte vidta åtgärd som kan antas medföra åsidosättande av lag eller avtal för arbetet, eller annars strida mot vad som är allmänt godtagbart inom utförarens avtalsområde. Utföraren förbinder sig att i eventuella avtal med underleverantörer av dessa avkräva samma villkor. 8

12 3.3 Krav på personalbemanning, kompetens Personal All personal skall vara uppdaterad kring gällande lagstiftning, riktlinjer och rutiner. Personalen skall vara informerad om de kvalitetsmål och kvalitetskrav som kommunen föreskriver samt aktivt medverka i den interna kvalitetsutvecklingen av verksamheten. Rutin för introduktion av ny personal ska finnas. Omsorgs- samt hälso- och sjukvårdsinsatser Personal som arbetar inom och för verksamheten skall inneha den utbildning som krävs för arbetsuppgiften samt erfarenhet och förståelse för äldre, där arbetsmetoder och tillvägagångssätt skall präglas av inlevelseförmåga och respekt för individen. Minst 60 % av personalen skall ha undersköterskekompetens. Kompetenskravet vid nyanställning av tillsvidareanställd vårdpersonal skall vara undersköterska. Alingsås kommun definierar undersköterskekompetens med att man antingen skall inneha slutbetyg från gymnasiets omvårdnadsprogram eller samlat betygsdokument från omvårdnadsutbildningen på Vuxenutbildningen. Vårdpersonalen skall vid behov utföra sjukvårdande och rehabiliterande insatser på delegering. Utföraren skall ha personal med kompetens att ta emot en delegering och vid alla tider, , utföra en delegerad uppgift. Serviceinsatser För verksamhet som endast utför serviceinsatser gäller inte kompetenskravet undersköterska. Personalen skall vara serviceinriktad och ha den erfarenhet som krävs för arbetsuppgiften Meddelarfrihet Utföraren får inte ålägga sina anställda en sådan tystnads- eller lojalitetsplikt som inskränker den anställdes möjligheter att lämna uppgifter till massmedia om allvarliga missförhållanden, som är av allmänt intresse, i verksamheten. Utföraren skall förbinda sig att inte efterforska källan till en uppgift i massmedia av nyss nämnt slag Närstående/anhörig anställning Alingsås kommun har ett väl utvecklat närståendestöd för de som vårdar närstående. Anställning av anhörig används som regel inte. Vid särskilda/synnerliga skäl kan utföraren anställa en anhörig, det gäller när hjälp/stöd ej kan ges av omvårdnadspersonal. Skulle en sådan anställning bli aktuell ska samråd alltid ske med beställaren innan anställning Rehabiliterande arbetssätt Utföraren skall ha ett habiliterande och rehabiliterande synsätt. Den enskilde skall ges möjlighet att delta i insatserna efter förmåga med syfte att stärka de egna resurserna. Vardagsrehabilitering/habilitering syftar till att ge den enskilde bästa möjliga förutsättningar för delaktighet och jämlikhet i samhällslivet. Personalen skall tillgodose den enskildes behov av vardagsrehabilitering med målet att höja och bibehålla uppnådd funktionsnivå så länge som möjligt Kompetens/fortbildning Utföraren ansvarar för att personal får till sig ny kunskap och fortbildning inom det aktuella området och i den omfattning uppdraget kräver. 3.4 Dokumentation Social dokumentation Utföraren ansvarar för att social dokumentation sker i enlighet med gällande lagkrav, författningar och allmänna råd. All dokumentation sker på svenska och personalen skall kunna tala och förstå svenska språket. Utföraren skall ha rutiner för dokumentation som skall vara kända av personalen. Utförare som har tillgång till kommunens verksamhetssystem skall föra social dokumentation i detta system. Dokumentation i verksamhetssystemet ska föras enligt beställarens rutiner och riktlinjer för dokumentation och beställning/informationsöverföring. För överrapportering och meddelande används meddelandefunktionen i verksamhetssystemet. 9

13 3.4.2 Genomförandeplan Rutiner för upprättandet av genomförandeplan skall finnas. Genomförandeplanen skall upprättas tillsammans med den enskilde. Den enskildes rätt att få bevara sin särprägel, sina vanor och sin identitet ska värnas. Stor vikt läggs vid den enskildes rätt till delaktighet, inflytande och självbestämmande. Stor hänsyn ska tas till den enskildes önskemål. Saknar den enskilde möjlighet att själv uttrycka sig skall närstående eller annan legal företrädare tolka och framföra dennes önskemål och behov. Genomförandeplanen skall skrivas under av den enskilde/närstående eller annan legal företrädare. Den dokumenterade genomförandeplanen skall utgå från beställningar och en kopia skall skickas till biståndshandläggaren senast två veckor efter ny beställning. Genomförandeplanen skall innehålla individuellt uppställda mål gällande omvårdnad, vård, service, stöd, rehabilitering och omsorg, där det skall framgå hur den enskildes behov av insatser blir tillgodosedda. När den enskilde har flera utförare och/eller andra insatser, exempelvis dagverksamhet eller nattinsatser, skall genomförandeplanen samordnas om det är möjligt. Genomförandeplanen skall följas upp minst var tredje månad, detta ska dokumenteras och eventuella åtgärder/förändringar ska dokumenteras. Genomförandeplanen skall revideras vid behov, dock minst en gång per år, utföraren ska arbeta för att den enskilde deltar vid revideringen Hälso- och sjukvårdsinsats - dokumentation och anteckningar Den som tagit emot en delegering från legitimerad personal tillhör hälso- och sjukvårdspersonal och har ett ansvar att dokumentera utförd insats på signeringslista i enlighet med patientdatalagen. Signeringslistan är en originalhandling och en del av patientjournalen. Utförare som har tillgång till kommunens verksamhetssystem skall föra anteckningar i detta system Förvaring av dokumentation Handlingar som rör den enskilde skall förvaras på ett sådant sätt att den person som har anledning att ta del av handlingarna för att fullgöra sina arbetsuppgifter kan få tillgång till dem. Handlingar skall förvaras brandsäkert och inlåsta Återlämnande av dokumentation När ärendet upphör eller den enskilde väljer annan utförare skall dokumentationen lämnas tillbaka till beställaren utan kostnad Utlämnande av handlingar Utlämnande av allmän handling enligt Tryckfrihetsordningen får endast handläggas av kommunen/beställaren. Utföraren är i dessa fall skyldig att skyndsamt bistå nämnden i denna handläggning. I det fall kommunfullmäktige i Alingsås kommun fattar beslut om att tillämpa, Lag (1994:1383) överlämnande av handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, blir detta en uppgift för utföraren Kontaktperson, personkontinuitet samt identifikation För att säkra den enskildes/närståendes rätt till inflytande och information skall utföraren utse en kontaktperson som skall fungerar som en länk mellan den enskilde och verksamheten. Det skall vara tydligt för den enskilde vem som är kontaktperson och vilket uppdrag hon/han har. Rutin för kontaktmannens ansvar ska finnas. Minst en ordinarie personal skall alltid vara i tjänst. Personal i hemtjänsten skall kunna identifiera sig. 3.5 Vårdhygien (gäller ej utförare av enbart serviceinsatser) Basala hygienrutiner ska tillämpas i det personnära omvårdnadsarbetet. Utföraren ansvarar för att se till att all personal har god kännedom om rutinerna samt skapar förutsättningar för att dessa följs. Utföraren åtar sig att medverka i det förekommande kvalitetssäkringsarbetet kring vårdhygien. Utföraren skall följa de gällande riktlinjer och instruktioner som föreskrivs från MAS Uppsökande tandvård (gäller ej utförare av enbart serviceinsatser) Enligt tandvårdsförordningen (1998:1338) skall Västar Götalandsregionen och kommunen samverka rörande tandvårdsinsatser. Utföraren ansvarar för att vårdtagarens behov rörande tandvårdsinsatser blir tillgodosedda. Utföraren ansvarar för att vara kontaktlänk med leverantören för uppsökande tandvård samt 10

14 ansvara för att personalen deltager i de utbildningsinsatser som ges från leverantören för uppsökande tandvård. Utföraren ansvarar även för att personalen tar emot instruktioner om munvård och följer dessa instruktioner. Detta innebär att personal skall finns på plats när tandvårdspersonal besöker den enskilde i hemmet Personliga hjälpmedel Personliga hjälpmedel som kräver individuell utprovning eller anpassning skall ordineras som personligt hjälpmedel. Kommunens rehabiliteringsenhet ansvarar för förskrivning av personliga hjälpmedel och beställaren bär kostnaden. 3.6 Samverkan och samarbete Beställaren kallar till utförarträff två gånger per år och avtalsmöte för genomgång två gånger per år då representant från utföraren skall medverka. Avtalsmöte avser i första hand en avstämning av gällande avtal samt återkoppling av resultat vid uppföljning och utvärdering. Utöver avtalsmöte kan beställaren inbjuda till samverkans- eller informationsmöten när behovet så påkallar eller i aktuellt ämne Samverkan med beställarens larm- och nattpatruller Utföraren ska samverka med beställarens larmorganisation och nattpatrull för att ge en bra och trygg omvårdnad. Rutiner för detta ska finnas hos utföraren Tillgänglighet Utföraren ska ha rutiner för tillgänglighet på telefon. Utförare av hemtjänst inklusive delegerad/instruerad hälso- och sjukvårdsinsats skall vara tillgängliga för beställaren mellan alla dagar. Utförare av enbart serviceinsatser skall vara tillgängliga vardagar. Utföraren som inte har tillgång till beställarens verksamhetssystem skall ha telefon och säker fax Chef i beredskap Utförare skall ha en person med chefsbefogenheter i beredskap, det vill säga har skyldighet att stå till förfogande utanför ordinarie arbetstid. Personalen skall känna till vilken person som har beredskap, hur personen kontaktas och i vilka avseenden beredskap skall användas. Personen med beredskap skall kunna fatta beslut vid händelse av en kris samt vid oförutsägbara händelser rörande den enskilde och personal. 4 Kommersiella villkor 4.1 Ersättning De ekonomiska resurserna för utförandet följer den enskilde till den utförare som valts. Ersättningen är densamma oavsett utförare. Ersättningen inkluderar samtliga kostnader som utföraren har för att kunna utföra beviljade insatser. Utföraren ska tillhandahålla och bekosta den utrustning som behövs för att utföra uppdraget. Ersättningen utgår från den beviljade tiden. Utföraren redovisar till beställaren en gång per månad. Se bilaga 4. Smärre förändringar i tidsåtgången beroende av tillfälligt förändrat behov ersätts som regel inte, då det ryms inom den beviljade tiden. Vid oplanerad frånvaro, exempelvis vid sjukhusvistelse, korttidsboende eller dödsfall, ersätts de två första dagarna med beviljad tid, övrig tid ersätts ej. När den enskilde tackar nej i samband med besöket/när insatsen skall utföras ersätts den beviljade tiden. Beviljad tid som inte utförts av andra orsaker ersätts inte. Se även bilaga Dubbelbemanning Dubbelbemanning beviljas för tid då det behövs hjälp av två personer samtidigt för att utföra insatser, exempelvis vid förflyttningar. Dubbelbemanning beviljas endast för den tid då det behövs två personer, den tiden är vanligtvis kortare än den totala beviljade tiden Avgifter Beställaren debiterar den enskilde och tar in alla avgifter för omsorgs- och serviceinsatser, hälso- och sjukvårdsinsatser, trygghetslarm och matportioner. Utföraren har ej rätt att ta ut avgift från den enskilde för de insatser beställaren beslutat om. 11

15 5 Kvalitet och uppföljning 5.1 Alingsås kommuns mål Utföraren skall ta del av och följa vård och äldreomsorgsnämndens inriktnings- och resultatmål. Nämnden har beslutat om nio kvalitetsmål som skall följas av all verksamhet som bedrivs inom äldreomsorgen i Alingsås kommun, se bilaga 6. De antagna kvalitetsmålen bygger på de nationella målen för äldrepolitiken. Utföraren skall följa upp och redovisa verksamhetsdriften utifrån kvalitetsmålen. Uppföljningspunkterna till respektive mål anger beslutade kvalitetsnivåer samt hur kvalitetsuppföljning sker. Om uppföljningspunkterna, vid den årliga revideringen, ändras skall verksamheterna anpassas till de reviderade uppföljningspunkterna. 5.2 Uppföljning Beställaren gör kontinuerliga uppföljningar genom mätningar, granskningar, enkäter och intervjuer för att kontrollera att utföraren uppfyller sin åtagande gentemot den enskilde ifråga om kvalitet. Utföraren skall vara beställaren behjälplig vid dessa uppföljningar. Uppföljning sker generellt och lika oavsett utförare. Resultatet av dessa uppföljningar läggs ut på kommunens hemsida. Beställaren och utföraren skall ha ett ömsesidigt informations- och samrådsansvar beträffande verksamhetsförändringar som påverkar samarbetet mellan parterna. Detta gäller också förändringar som vidtas i utförarens organisation. Förutom att utföraren är skyldig att på eget initiativ informera beställaren om verksamheten, skall kommunens tjänstemän ges insyn i verksamheten och få tillgång till dokumentation runt den enskilde. Beställaren skall också tillförsäkras information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i hur angelägenheten utförs (3kap 19a Kommunallagen). Utföraren har samma skyldighet som beställaren att lämna statistik och uppgifter som efterfrågas av myndigheter och andra organisationer, exempelvis Öppna jämförelser samt registrering i kvalitetsregister. Utföraren skall vara kommunen behjälplig vid insamling av sådana uppgifter, liksom insamling av underlag för kommunens nyckeltal eller statistik för planering och uppföljning. Utföraren skall medverka till att kommunens och Socialstyrelsens brukarundersökning genomförs. Om det med anledning av vad som framkommit vid kvalitetsmätning eller av annan orsak finns skäl att ändra rutiner i verksamheten eller om andra väsentliga ändringar behöver ske, skall utföraren omedelbart redovisa en åtgärdsplan för beställaren Uppföljning av beslut - beställning Alla beslut/beställningar på individnivå följs upp minst en gång om året samt vid förändrat behov. Vid uppföljningen kommer biståndshandläggaren att ta del av genomförandeplan och dokumentation. Beställaren och utföraren stämmer regelbundet av att den tid som avsatts för beställningen är relevant. Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal följer kontinuerligt upp de delegerade/instruerade insatserna och tar del av genomförandeplan och dokumentation i samband med uppföljning. Det åligger utföraren att informera beställaren om beställningen inte stämmer överens med behovet, både vad gäller innehåll och tid. 6 Kontraktsvillkor 6.1 Avtal En godkänd utförare tecknar avtal med kommunen. Avtalet löper ett år i taget, tom. den 31 mars, med undantag för första avtalsåret som gäller i max 2 år. Avtalet kan efter första avtalsperioden förlängas med ett år i taget. Innan förlängning kontrolleras att utföraren uppfyller ställda krav genom att ett uppdaterat förfrågningsunderlag tillsänds utföraren tre månader innan avtalet upphör. Utförare bekräftar att kraven i förfrågningsunderlaget uppfylls. I de fall utföraren vill göra förändringar, exempelvis gällande det geografiska området, skall beställaren meddelas senast tre månader innan avtalsperiodens slut. 12

16 Samtliga godkända utförare kommer att publiceras på kommunens hemsida. Kommunen tar även fram skriftlig information innehållande beskrivning av samtliga utförare och vilka tjänster som erbjuds. Denna information uppdateras vid behov. 6.2 Grund för att säga upp eller häva avtalet På egen begäran Utförare som avser att avveckla verksamheten skall meddela kommunen minst tre månader innan avtalsperiodens slut Till följd av brister i verksamheten Om nationella eller lokala föreskrifter eller villkor för verksamheten inte följs har beställaren rätt att häva avtalet. Beställaren har även rätt att häva avtalet om utföraren tar ut avgift av den enskilde för tjänst som ingår i biståndsbeslutet och om utförare inte uppfyller kraven i det aktuella förfrågningsunderlaget. Vid brister ska leverantören vidta de åtgärder som beställaren beslutar om. Om detta inte är gjort vid den tidpunkt som angivits i beställarens beslut, har beställaren rätt att utfärda ett vite motsvarande max ett prisbasbelopp per påbörjad vecka, 1962: 381 enligt lagen om allmän försäkring, om rättelse inte skett. Om bristerna kvarstår kan beställaren häva avtalet. Om utförare försätts i konkurs, likvidation eller eljest är på sådant obestånd att han inte kan förväntas fullgöra sina åligganden har kommunen rätt att häva avtalet med omedelbar verkan. Sak samma om utföraren gjort sig skyldig till fel av väsentlig art i yrkesutövningen eller dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraft vunnen dom. 13