Sammanträdesrummet Muttern, Landstingets kansli, Kalmar. Johan Assarsson, ordf

Transkript

1 PROTOKOLL 1 Sammanträdesplats Närvarande Sammanträdesrummet Muttern, Landstingets kansli, Kalmar Ledamöter Övriga Förhinder Johan Assarsson, ordf Kalmar lt Boel Andersson Gäre Jönköpings lt Claes Hallert Östergötlands lt Håkan Eriksson Av SN utsedd expert Bo Nordenskjöld Ordf./Pk 2 Bo Levander Ordf./Pk 3 Anne Göransson V. ordf./pk 4 Åke Rosandher V. Ordf Ulf Ekström Sekreterare i FORSS Jolanda Bergsma FORSS Göran Henriks Qulturum, 38 Lars Brudin Kalmar lt Inger Rosdahl Hälsouniversitetet Karin Fält Magnusson Ordf./Pk 1 Carl Edvard Rudebeck Ordf./Pk 4 20 Öppnande och fastställande av dagordning 21 Justering Ordföranden öppnar sammanträdet och hälsar välkommen till dagens sammanträde. Föredragningslistan godkändes, med tillägg av punkt ang systemgenomlysning av FORSS.. Claes Hallert utses att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 22 Uppdrag angående utveckling av handlingsplan / Nischer Dnr FORSS 10/03

2 PROTOKOLL 2 Under senaste året har inom FORSS förts en diskussion om en fortsatt utveckling av FORSS. Vid sammanträden i december och april nämndes olika områden där FORSS skulle kunna aktivt driva på utvecklingen i regionen. FORSS uppdrog åt beredningen att till dagens sammanträde lägga fram förslag om utveckling av diskussionen om stöd till specielle nischer där FORSS skulle kunna sammanföra grupper inom speciella områden och ge uppdrag om utveckling med sikte på att öka FoU arbetet som stöd till verksamhetsutvecklingen i regionen. Beredningen har enats om att lägga fram förslag om inriktning på följande områden i detta skede: * Registerdata * Patientutbildning * Patientsäkerhet * Läkemedelsanvändning Beredningen har tolkat inriktningen som att det gäller att skapa en tydligare plattform för utveckling av kompetensen och sambanden mellan FoU och verksamhetsutveckling. Vidare föreslås att det i ett första steg blir fråga om att kartlägga vad som försiggår inom resp. område, vilka tankar man inom regionen har om resp. områdes utveckling till stöd för verksamheten och vilken kompetens som finns. I stort är det ett uppdrag som ligger nära vad som avses med FORSS programgrupper, med undantag för att FORSS i detta fall söker upp området aktivt. Beredningen föreslår vidare att FORSS uttalar att om ett område fått utvecklingsmedel, och resultatet blir i den förväntade omfattningen och riktningen, bör man ha någon form av förtur när man går vidare in i olika projekt. Hur detta praktiskt ska gå till måste diskuteras närmare. Under det fortsatta arbetets gång måste projektledare inom vart och ett av dessa områden rekryteras. Under diskussionen har beredningen vidare funnit att det inte finns några egentliga skäl att hålla fast vid att ansökan om stöd till programgrupp (3 6 ansökningar / år) skall ske till ett visst datum varje år. Det bör kunna vara en

3 PROTOKOLL 3 fördel om dessa, liksom ansökningar om stöd till utvecklingsarbete, kan lämnas fritt under året. Under diskussionen betonas att det skall var en stark betoning av vetenskaplighet i uppföljning / värdering, liksom att användning av data teknik och involverandet av IT skall betonas. a t t ge ett stöd om kr för utveckling av tankegångarna inom vart och ett av de nämnda områdena. Hur dessa medel skall utnyttja kommer att bli beroende av möjligheterna att engagera personer inom området beredningen har uppdraget att återkomma i den frågan, a t t medel till drivande av programgrupp skall kunna sökas när som helst under året, samt a t t uppdra åt ordföranden att fatta kompletterande beslut. 23 Upphandling av INTERNET-baserat ansökningssystem eforss Dnr FORSS 19/02 24 Sedan 2002 har ett arbete pågått med att ta fram kravspecifikation för ett web baserat ansökningssystem, inklusive databas för ansökningar, kallat eforss FORSS beredning föreslår att FORSS tar in anbud enlighet med framlagt förslag. Själva kravspecifikationen är i stort klar att lämna ut, medan den bilaga som förtecknar vilka slag av registreringar och rapporter som skall ingå ytterligare behöver justeras, bl.a. med hänsyn till förändringar i ansökningsförfaranden sedan kravspecifikationen presenterades. Siktet bör vara att få ett fungerande ansökningssystem till hösten Dock är frågan om enkelhet och driftsäkerhet överordnad frågan om tidpunkt för starten. a t t ta in anbud enl. kravspecifikationen, efter gjorda kompletteringar.

4 PROTOKOLL 4 Uppföljning och redovisning av FORSS stödda projekt Dnr FORSS 13/03 FORSS kansli redovisar den genomgång som gjorts beträffande hur uppföljning och redovisning sker av projekt och projektmedel hos större anslagsgivare inom medicinsk FoU inom landet. Rapporten har resulterat i att FORSS beredningsgrupp (landstingsrepresentanterna, HU:s representant och sekreteraren) påbörjat ett arbete för att utnyttja de kunskaper som ges i sammanställningarna och de enskilda svaren. Dessa resonemang och därav dragna slutsatser har arbetats samman i det som behandlas i nästa punkt. En följd är också att beredningen föreslår att de regler som styr uppföljningen och redovisningen ges nya och tydligare formuleringar. Sålunda föreslås att: Redan i beslutet om att tilldela medel bör FORSS lägga fast ett första rapportdatum för projektet Lägesapport skall ske i form av skriftlig vetenskaplig rapport efter 2 år (som tidigare), därefter lägesrapport med två årsintervall, Slutrapport skall inkludera populärvetenskaplig sammanfattning enligt FORSS modell, vilket gör redovisningarna sökbar på FORSS hemsida. Krav betr. uppföljning och redovisning skall beskrivas på hemsidan, i ansökningsinstruktioner och i kontrakt. Den mall för redovisning som fastställts av FORSS bör kompletteras med två punkter till utöver att man redovisar resultaten, efter att man talat om hur man gått tillväga tillförs en punkt om hur man värderar den betydelse den genomförda undersökningen har för patienter, arbetsmetoder, ekonomi osv, samt en punkt där man skall redovisa hur man sprider / avser att sprida kunskap om resultaten (utöver publicering). Likaså bör klargöras från början att den som får FORSS stöd bör se det som en uppgift att delta vid ex.vis FoU dagar, presentationer i olika sammanhang osv. I det fall redovisning uteblir skall detta anges i den för alla åtkomliga databasen på nätet. Sedan tidigare gäller:

5 PROTOKOLL 5 att till fortsättningsansökan skall fogas lägesrapport från arbetet inom projektet, rapport över förbrukade medel samt beskrivning av hur man planerar att använda ev. återstående medel att ett projekt inte räknas som slutfört förrän såväl vetenskaplig slutrapport, inklusive publikationer, samt full ekonomisk rapport lämnats till FORSS att anta fastställa ovanstående arbetsregler. Konsekvenserna av detta bör beaktas i samband med den definitiva kravspecifikationen för upphandling av eforss-system. Vidare beslutar FORSS a t t FORSS ambassadörerna ges befogenhet att för praktiska arrangemang vid redovisningar/sammandragningar besluta om att FORSS kan ta på sig mindre omkostnader i samband med dessa, samt a t t den på nätet liggande databasen över redovisningar även fortsättningsvis utgör projektkatalog för FORSS-projekt. 25 Disponering av forskningsmedel Dnr FORSS 14/03 Beredningen finner att FORSS har behov av att bekräfta vad som gäller vid disposition av FORSS medel till projekt. FORSS rekommenderas vidare att fatta nya beslut beträffande indragning av outnyttjade medel. I och med dessa beslut kommer kansliet att till kommande sammanträde redovisa återförda medel i storleksordningen 3 mkr. a t t medel för FoU projekt fr.o.m betalas ut med 80 % vid inlämnande av vederbörligen ifyllt och underskrivet kontrakt och resterande summa då lägesrapport, innefattande beskrivning av genomfört arbete och dragna slutsatser, inkommit,

6 PROTOKOLL 6 a t t forskningsmedlen placeras inom den enhet där projektledaren har sin hemvist; i det fall projektledaren har dubbel anställning kan han/hon välja vilken enhet som skall förvalta medlen, a t t medlen skall förvaltas enligt de regler (landstings, universitetets resp. högskolas) som gäller för enheten, a t t medel inte utan godkännande från FORSS kansli kan flyttas för förvaltning på annat ställe än det som definierats i kontraktet, a t t tilldelade medel skall tas ut inom ett år från beslut, a t t medel som inte tagits ut inom ett år efter att meddelande sänts återgår till FORSS och att undantag från denna regel kan medges endast efter kontakt med kansliet, a t t tas medel ut från FORSS har projektledaren signalerat att projektet startat, samt a t t FORSS betraktar utebliven lägesrapport som projektledarens signal om att projektets aktivitet kan ifrågasättas och medlen återkrävas. 26 Statistisk processkontroll, lärande genom Qulturum Boel Andersson Gäre tar upp frågor kring möjligheten för FORSS att engagera sig i en annan slag kompetensspridning betr. statistik än den vanliga. Oftast riktar vi inom medicinsk vetenskap in oss på randomisering, med följden att varje undersökning drar ut långt över tiden och många kan då förlora fokus. I processkontroll tittar man på signifikans över tid i stället, vilket ger snabbare och enklare resultat. a t t inom det redan lämnade uppdraget om lärande ge Qulturum möjlighet att genomföra en kurs i statistisk processkontroll. FORSS konstaterar att alla som är engagerade inom FORSS bör se det som sin uppgift att förmedla detta ut i regionen.

7 PROTOKOLL 7 27 Genomslag för landstingens policy beträffande FoU-frågor Dnr FORSS 15/03 I den under våren presenterade rapporten till FORSS, om effekter i fråga om samarbete inom regionen, framgick att det finns ett problem inom samtliga landsting i fråga om samsynen mellan landstingsledning och ledningen på enhetsnivå beträffande FoU och dess betydelse för verksamhetens utveckling. Detta resulterar i att FoU arbete inte alltid ses som en naturlig del av verksamhetens kompetensutveckling. Efter diskussion konstaterar FORSS att med landstingsledningarna i ryggen skulle FORSS kunna utnyttja de informationskanaler som står till buds, exvis landstingens egna personaltidningar och Guldkorn, för att på ett bättre sätt föra ut budskapen. FORSS konstaterar att denna fråga är av vital vikt för hela hälso- och sjukvården. Utan ett bra klimat för utveckling av organisationens kunnande i olika avseende kommer vi inte att på ett bra sätt klara av att möta samhällets krav. a t t uppdra till ordföranden att aktualisera frågan på sin arena, inom det samarbete som sker mellan landstingsledningarna inom regionen och återföra resultaten till FORSS. 28 Fördelning av projektanslag, ordförandebeslut Dnr FORSS 9/02 Prioriteringskommittéernas förslag till fördelning av projektanslag för bedömdes av FORSS ligga utanför FORSS möjligheter att finansiera. FORSS uppdrog därför till kommittéernas resp. ordförande gemensamt att återkomma till FORSS med förslag till fördelning av projektanslag inom en ram av mkr. FORSS ordförande erhöll befogenhet att, med detta som grund, fatta beslut om detaljfördelningen av anslaget. Ordförande rapporterade att uppdraget hade lösts och att beslutet innebär en fördelning av drygt 24 mkr.

8 PROTOKOLL 8 a t t godkänna ordförandens beslut beträffande anslag till FoU-projekt, samt a t t framföra ett tack till ordförandena i prioriteringskommittéernas för det extra arbete dessa lagt ned för att anpassa förslagen enligt FORSS beslut. En diskussion togs upp om de kommentarer som åtföljer besluten om avslag och i många fall även besluten om tilldelning av medel. I stor finns en samsyn om att dessa bör koncentreras på vissa frågor: Vad är bra i ansökan? Vad är mindre bra / kan inte passa in på FORSS koncept? Vad kan utvecklas i en kommande ansökan? FORSS betonar att det vore värdefullt om någon eller några ur FORSS kunde delta i PK-sammaträden som observatörer, för att på så sätt kunna ta åt sig arbetssättet och även sätta sig in i de frågor Pk ställs inför. 29 Fördelning av anslag till utvecklingsarbete: Ordförandebeslut Dnr FORSS 9/02 Beslut om bidrag till utvecklingsarbete fattas löpande under året av FORSS ordförande. Sedan föregående sammanträde har ordföranden beslutat att fördela bidrag till 3 av 4 bedömda ansökningar. Sammanlagt har 140 tkr fördelats. a t t godkänna ordförandens beslut beträffande ansökningar om anslag till utvecklingsarbete. 30 FoU-dag för forskare i startgroparna Nässjö-dag FORSS uppdrog före sommaren till beredningen att förbereda en femte FoU-dag för forskare i startgroparna Nässjö-dag. Beredningen rapporterar att dagen troligen kommer att hållas den 3 mars, bl.a. kan då en samordning ske med den regionala FoU kursen.

9 PROTOKOLL 9 Innehållet diskuteras just nu. Bland lämpliga inslag, ännu endst på diskussionsplanet, finns preliminärt presentation av Qulturum presentation av nischområdena FoU villkor och genomförande, Thomas Thydén, Dalarnas forskningsråd compliance som exempel på en basal nivå på utveckl/fo projekt, Jörgen Serup zoonoser och FoU i praktiken, Björn Olsen antibiotika användning, Sigvard Mölstad De stationer som hela tiden varit med har visat sig dra folk under eftermiddagen och i stort avser beredningen att kopiera dessa. Under diskussionen togs även den nya organisationen för forskningsetisk granskning upp som ett möjligt inslag under FoU-dagen. 31 Kurs för forskningssköterskor, utvärdering och ev. fortsättning Dnr FORSS 11/01 Kursansvariga, Berzelius Clinical Research Center (BCRC), för kursen för forskningssköterskor under hösten 2002 har lämnat en utvärdering av kursen. Genomgående visas mycket goda omdömen från de deltagande. BCRC erbjuder sig att genomföra fler kurser, enligt samma koncept eller med de förändringar FORSS kan föreslå. a t t meddela BCRC att FORSS ser med tillfredsställelse att kursen fått ett mycket gott betyg av deltagarna. FORSS önskar f.n. avvakta visst internt arbete medutvecklingsområden, men utesluter inte anordnande av en ny kursomgång inom relativt nära framtid. 32 Ny lagstiftning kring biobanker m.m. - temadag Dnr FORSS 16/03 I samarbete med Apotekarsocieteten anordnar Berzelius Clinical Research Center (BCRC) den 20 nov en temadag med titeln Prövarinitierade studier vad betyder den nya lagstiftningen för forskningsteamet?

10 PROTOKOLL 10 Hela komplexet kräver, enligt FORSS mening, en nationell samsyn. Temadagen bör återspegla Landstingsförbundets ställningstagande. a t t under förutsättning att FORSS kommer att stå med som medinbjudare i programmet köpa in platser, vilka lämpligen bör erbjudas FORSS ambassadörer, Pk-ledamöter och andra engagerade inom FORSS. 33 Den regionala FoU-kursen omgång II Dnr FORSS 15/02 34 KLUV omgång IV Dnr FORSS 8/02 Kursledningen meddelar man fick in ca 90 sökande! Av dessa antogs 35 (F län= 18, H = 12 och E = 5). Till den 4:e och, enligt FORSS beslut, förändrade kursen i klinisk utvärderingsvetenskap har antagits 23 sökande (F län= 5, H = 5 och E = 7, Örebro län 4 och från övriga landet 2 ytterligare 3 på reservlista). FORSS garanterade i sitt beslut ersättning för upp till 18 deltagare från regionens landsting. 35 Läkarstuderandes och AT-läkares syn på medicinsk forskning - rapport Anmäldes och diskuterades Vetenskapsrådets rapport Läkarstuderandes och AT-läkares syn på medicinsk forskning. FORSS konstaterar att den minskade rekryteringen av medicinskt utbildade till forskning kommer att bli ett problem som riskerar att utarma den kliniska forskningen. Frågan sammanhänger med den diskussion som måste föras lokalt inom regionen beträffande det genomslag landstingens inställning till sambandet mellan forskningserfarenhet och verksamhetsutveckling. (Se 27) 36 Lokala resursernas arbete

11 PROTOKOLL Sammanträdestider Claes Hallert rapporterade att han arrangerat tre lunchmöten på Vrinnevisjukhuset i Norrköping. Tema för mötena har varit FORSSstödda projekt med förankring på sjukhuset. Första gången kom 4, andra gången 6 och tredje gången 43 personer, vilket visar att detta slag av redovisning bör ges tid för etablering. Vidare har i alla landstingen lagts ned mycket tid på arbetet med att få fram beskrivningar och personer till nisch -områdena. Skrivande av inslag i Läkartidningen, förberedelse till kurs i statistisk processkontroll m.m. finns även på listan. FORSS har tidigare fastställt att nästa sammanträde blir den 2 december i Linköping, med början kl Sammanträdet förutsätter övernattning i Linköping för de som kommer resande och kombineras med en middag och diskussion kvällen före. a t t därefter sammanträda den 31 mars kl i Linköping, 38 Systemgenomgång för FORSS Göran Henriks presenterar tankarna bakom förslaget att göra en systemgenomgång av FORSS. I starten av ett projekt som FORSS finns ett tydligt entreprenörstänkande som dominerar agerandet. I och med att FORSS gått in i ett verksamhetsskede är det viktigt att betona helheten, sammanhanget mellan verksamheten inom landstingen och FORSS arbete. Vad är vår vision, hur ser de olika delarna ut, kan vi uppnå synergieffekter, leder våra satsningar till utveckling eller drunknar de i bruset från omgivningen? Hur ser FORSS strategi för framtiden ut? Ett studium av en s.k. systembild kan vara av värde när vi vill se hur FORSS verkar och om det finns behov av koncentration eller av att ev. föra bort något som inte fyller det behov som avsetts.

12 PROTOKOLL 12 En diskussion inom detta fält förbereds av Qulturum och arrangeras efter FORSS ordinarie möte den 31 mars. Till diskussionen inbjuds FORSS och representanter för prioriteringskommittéerna. Vid protokollet Ulf Ekström Justerat Johan Assarsson Ordförande Claes Hallert Justeringsman