KALLELSE. Personalföreträdare

Transkript

1 Barn- och utbildningsnämnden KALLELSE till barn- och utbildningsnämndens arbetsutskotts sammanträde Tid: Tisdagen den 1 september år 2015, kl Plats: Kindla, kommunhuset, Lindesberg. Kallade ledamöter Linda Svahn (S) ordf Linda Andersson (S) Pär-Ove Lindqvist (M) Anders Persson (C) vice ordf Pamela Hopkins (SD) Tjänstemän Henrik Arenvang, förvaltningschef Jessica Andersson, ekonom Irene Eriksson, verksamhetschef förskola Staffan Hörnberg, gymnasiechef Björn Österby, utvecklingsstrateg Roger Sixtensson, FALAB Jessica Brogren, nämndsekreterare Ersättare Kent Wanberg (S) Zaki Habib (S) Bengt Evertsson (MP) Jenny Larsson (C) Andreas Funk (SD) Personalföreträdare Lisbeth Fasth, SACO Klas Friman, TCO Britt-Marie Lindberg LO Fredrik Lindmark, ers Sofia Liodden, ers Wilma Luth, ers Ledamot som är förhindrad att delta, kallar själv sin ersättare enligt turordningslista. Vid besök till Lindesbergs kommunhus för närvaro vid sammanträde och justering av protokoll, anmäl detta i växel/reception. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Ärenden 1. Val av justerare och ersättare X 2. Tid och plats för justeringen Förslag: Måndagen 7 september 2015, kommunhusets kansli 3. Presentation ny gymnasiechef 4. Skola utan gränser 5. Ny högstadieskola, Roger Sixtensson FALAB 6. Bussvärd 7. Ansökan om växelvis barnomsorg 8. Studiehandledning och modersmålsundervisning 9. Svar på PWC revisionsrapport Granskning av styrning och ledning av skolverksamheten Sid X Kl Kl Sep bilaga 10. Beslut enligt besparingar år X 15 1

2 2 11. Retroaktiv avgiftskontroll Internkontrollplan år Frånvarostatistik 14. Mål och indikatorer 15. Sammanställning av inkomna synpunkter till BuN jan-juni Handl på bordet Handl per epost Tema pedagogiska priset Rutiner av tillsyn fristående förskolor 18. Planering kvalitetsdagar Kl Handl per epost X 19. Verksamhetsbesök Brotorpsskolan, 14 sept X 20. Tid för diskussion gällande kontaktpolitikerverksamhet, 14 sept X Välkomna! Linda Svahn, Ordförande Gemensamt arbetsutskott den 3 september år 2015, kl Separat dagordning. 2

3 3 4

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13 6

14 14

15 Barn- och utbildningsförvaltningen Henrik Arenvang TJÄNSTESKRIVELSE Dnr 2015/ Till Barn och utbildningsnämnden 9 9 Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden att fatta beslut utifrån Revisionsrapport Granskning av styrning och ledning av skolverksamheten. 1) Uppdra till förvaltningschef att redovisa åtgärder för att utveckla sammanställningen av det systematiska kvalitetsarbetet, så att det bidrar till att ge en samlad bild. Förslaget ska redovisas för nämnden under december ) Uppdra till förvaltningschef påbörja det strategiska styrningsarbetet av programutbud vid gymnasieskolan. En första avrapportering ska ske till nämnden i november ) Uppdra till förvaltningschef se över nuvarande resursfördelningsmodeller och komma med förslag på eventuella förändringar. Delrapportering under första delen av 2016, för att kunna eventuellt införas till budget Nämnden ger även förvaltningschef uppdrag att ge ett skriftligt svar till revisorerna senast 17 september Ärendets beredning Revisionsrapporten diskuterades vid arbetsutskott 10 augusti och vid nämndsammanträde 17 augusti Lindesberg Henrik Arenvang Förvaltningschef 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 Prioritering ramminskningar (-9 mnkr) Förstelärare -1,5 (statlig finansiering finns för 1,5, men resterande 1,5 är kvar av totalt 3 mnkr) Skoldatatek -0,9 Ekbackens lokaler -0,5 Drogsamordnare -0,2 Asylsökande över18 år erbjuds ej att påbörja gy-utb -0,5 Utökning studie och yrkesvägledning -0,5 Projekt Entreprenörskap i skolan -0,2 Internationellt utbyte -0,4 Utökning elevhälsa -0,5 Minska antalet gy-program, inriktningar, alternativt organiserad samläsning -1,5 Frivilligverksamhet -2,2 Omsorg på obekväm arbetstid Ekologisk mat Kulturskola 31

32 32

33 11 Förstudie Retroaktiv Avgiftskontroll LINDESBERG kommun IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com Växjö Johanneshov Tel: Tel: Fax: Fax:

34 Förstudie Retroaktiv Avgiftskontroll för LINDESBERG kommun Förutsättningar Körningen görs i två steg och avser placeringar för Först gör vi en körning utan att jämföra med SKV inkomsten, dvs. vi gör om beräkningen för det aktuella året som om ingenting hänt. Detta gör vi för att säkerställa att inga förändringar i taxan som skulle kunna skapa problem finns eller att några ändringar har gjorts som påverkar avgiften. Här bör ingen större skillnad uppstå om ingen förändring skett. Resultat redovisas nedan under Därefter görs körningen med inkomsterna inlästa från SKV. Beräkningen görs om med utgångspunkt från placeringsuppgifterna, men baseras nu på inkomsten från SKV. Om differens uppstår redovisas det som en minuspost om återbetalning ska ske eller som en pluspost om Förklaringar till kolumnerna nedan: Beloppsintervall: Belopp: Summa fakturerat: Summa Ny-beräkning: Visar de intervall som beloppen ligger inom. Med minustecken framför innebär att en utbetalning kommer att ske. Summa att utbetala eller fakturera, dvs. skillnaden mellan vad som fakturerats kunden i förhållande vad som enligt ny uträkning borde fakturerats. Kolumnen visar hur mycket som fakturerades vid faktureringstillfället baserat på rapporterad inkomst och hur placeringen såg ut. Uppgifterna hämtas från arkivet i Extens. Kolumnen visar hur mycket som borde fakturerats baserat på hur placeringen ser ut samt med inkomsten som är inläst från SKV. OBS! Vid körning utan att jämföra med SKV-inkomsten visas det belopp som borde faktureras när vi kör om fakturorna utan att någon jämförelse görs. Här bör ingen större skillnad uppstå, skillnad som uppstår beror oftast på att ändring av inkomst har gjorts och daterats bakåt i tiden eller att någon felaktig registrering gjorts ex. ändrat beräkningsgrundare i placeringen istället för att registrera ny. IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com Växjö Johanneshov Tel: Tel: Fax: Fax:

35 Utan skatteverkets inkomstjämförelse Beloppsintervall Differens Summa fakturerat Summa Ny-beräkning < Total Vid körning utan att jämföra med SKV-inkomsten visas det belopp som borde faktureras när vi kör om fakturorna utan att någon jämförelse görs. Här bör ingen större skillnad uppstå, skillnad som uppstår beror oftast på att ändring av inkomst har gjorts och daterats bakåt i tiden eller att någon felaktig registrering gjorts ex. ändrat beräkningsgrundare i placeringen istället för att registrera ny. Generellt kan man säga att det är väldigt få poster vid denna körning, vilket är ett gott betyg åt handläggarna som jobbar i systemet. IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com Växjö Johanneshov Tel: Tel: Fax: Fax:

36 Med skatteverkets inkomstjämförelse Beloppsintervall Differens Summa fakturerat Summa Ny-beräkning < Total Prognos Med utgångspunkt från vad som sagts tidigare så skulle ett avgiftskontrollsprojekt uppskattningsvis kunna inbringa någonstans mellan kr i intäkter avseende 2013 års körning beroende på hur hanteringen av inkomständringarna bakåt i tiden har hanterats. Om återbetalningar har gjorts kan slutsumman bli högre. Förutom intäkten av själva avgiftskontrollen kan ett projekt av den här typen ge er möjlighet att förbättra rutinerna avseende hanteringen av placeringarna. Dessutom får ni en rättvis avgiftshantering vilket kanske är det mest viktiga. IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com Växjö Johanneshov Tel: Tel: Fax: Fax:

37 12 Genomföra Riskbedömning (Barn- och utbildningsnämnd) Område Verksamhet Personal Ekonomi Processer/ rutiner Delegationsordning Arkivering IT-säkerhet/- sårbarhet, förvaltningens system Frånvarorapportering Likabehandlingsplaner Individärenden Lärarlegitimation Registerkontroll Uppdragshandlingar Attestrutiner Interkommunala bidrag Reglemente ekonomiska transaktioner Asylintäkter Risker Period Sannolikhet Konsekvens Riskbedömning Ska kontrolleras Beslut fattas utan korrekt delegation från nämnd. Dokument hanteras på ett felaktigt sätt. Brister i verksamheten samt dokumentation. Kontroll av rutinerna för frånvarorapportering. Aktuella likabehandlingsplaner saknas. Felaktiga beslut i individärenden. Att nya tjänster tillsätts av lärare utan lärarlegitimation. Tjänster besätts med personal med notering i belastningsregistret. Personal saknar undertecknade uppdragshandlingar. Obehörig attesterar i kommunen. Pengar utbetalas felaktigt till utomstående. Felaktig hantering av rekvisitioner. Ej säkerställda intäkter Liten 3. Kännbar 6. Lindrig Ja Mycket stor 2. Lindrig 8. Kännbar Ja Stor 4. Allvarlig 12. Allvarlig Ja Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej Mycket liten 3. Kännbar 3. Försumbar Ja Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej Mycket liten 4. Allvarlig 4. Lindrig Ja Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja Halvår Mycket liten 4. Allvarlig 4. Lindrig Nej Stor 3. Kännbar 9. Kännbar Ja Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja Liten 3. Kännbar 6. Lindrig Ja Upphandling/inköp Avtalsotrohet Liten 2. Lindrig 4. Lindrig Ja Representation Kurser och konferenser Fristående förskolor Missbruk och ej regelmässigt korrekt Stor 1. Försumbar 3. Försumbar Ja Uppföljning saknas Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej Felaktigt utbetalat månadsbidrag Liten 2. Lindrig 4. Lindrig Ja sida 1 av 1 ( ) 37

38 38

39 Barn- och utbildningsförvaltningen Björn Österby Tfn: TJÄNSTESKRIVELSE Barn- och utbildningsnämnden 15 Sammanställning av inkomna synpunkter till barn- och utbildningsförvaltningen första halvåret 2015 Förslag till beslut Redovisningen läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning På kommunens webbplats kan man via ett webbformulär lämna återkoppling på valfri kommunal verksamhet. Formuläret är kopplat till respektive förvaltnings/verksamhets funktionsbrevlåda. Ansvarig registrator fördelar därefter ut återkopplingen till rätt verksamhet/funktion. All återkoppling ska diarieföras inom respektive verksamhet enligt de rutiner som finns och tas tillvara av verksamheten. Personen som lämnat återkopplingen ska alltid kontaktas av berörd verksamhet/funktion om den inte gjorts anonymt och svaret ska också skickas till funktionsbrevlådan så att det blir registrerat i diariet. Kommunstyrelsen har i dokumentet Styrnings och ledningssystem för kommunkoncernen beslutat att återkopplingen där även åtgärden anges ska sammanställas en gång per halvår och redovisas till kommunstyrelsen. För barn- och utbildningens del har det inkommit totalt 5 stycken beröm, klagomål och synpunkter. Dessa fördelar sig på tre synpunkter, ett beröm och ett klagomål. I ett av fallen finns en notering om att återkoppling skett. Detta behöver inte innebära att återkoppling uteblivit i övriga fyra fall. Skälet kan också vara att den representant för verksamheten som besvarat synpunkten inte skickat sitt svar till kommunens funktionsbrevlåda. I ett av fallen har ärendet lyfts som en fråga av barn- och utbildningsnämnden. Bedömningen är att de flesta synpunkter på förvaltningens verksamhet lämnas via andra kanaler än kommunens webbformulär, företrädesvis via direkta kontakter med personal i förvaltningens verksamheter. Björn Österby Utvecklingsstrateg 39

40 40

41 41 16

42 42

43 43