Årsredovisning 2015 för samordningsförbundet i Södertälje

Transkript

1 Stockholms läns landsting 1(2) Landstingsradsberedningen SKRIVELSE LS Landstingsstyrelsen Årsredovisning 2015 för samordningsförbundet i Södertälje Föredragande landstingsråd: Anna Starbrink Ärendebeskrivning Godkännande av årsredovisning år 2015 för samordningsförbundet i Södertälje och beviljande av ansvarsfrihet för samordningsförbundets styrelse. Förslag till beslut Landstingsrådsberedningen föreslår landstingsstyrelsen föreslå landstingsfullmäktige besluta att godkänna årsredovisning 2015 för samordningsförbundet i Södertälje att bevilja styrelsen för samordningsförbundet i Södertälje ansvarsfrihet för år Landstingsrådsberedningens motivering Samordningsförbundet Södertälje är en samverkan mellan Södertälje kommun, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Stockholms läns landsting. Samverkan regleras i en särskild lag. Målgruppen för förbundets verksamhet är personer som behöver samordnade rehabiliteringsinsatser för att de ska öka sina möjligheter att kunna få ett arbete eller studera. Under år 2015 har 646 personer deltagit i insatser som förbundet anordnat. Dessutom har förbundet ordnat andra aktiviteter för drygt personer. Det har bland annat varit information till chefer och medarbetare i deltagande organisationer. Budgeten är på kronor. Överskottet är på kronor. Landstingsstyrelsen föreslår att samarordningsförbundets årsredovisning godkänns och samordningsförbundets styrelse beviljas ansvarsfrihet för år

2 Stockholms lins landsting 2(2) SKRIVELSE LS Det pågår ett arbete inom förbundet för att förbättra redovisningen av könsuppdelad statistik. Landstingsstyrelsen kräver att detta arbete slutförs till nästa årsredovisning. Beslutsunderlag Landstingsdirektörens tjänsteutlåtande den 28 september 2016 Årsredovisning 2015 för samordningsförbundet i Södertälje inldusive revisionsberättelse och granskning av externa revisorer Hälso- och sjukvårdsnämndens protokollsutdrag den 30 augusti 2016 Hälso- och sjukvårdsförvaltningens tjänsteutlåtande den 17 maj 2016 Torbjörn Rosdahl Carl Rydingstam

3 Stockholms läns landsting 1 (3) Landstingsstyrelsens förvaltning TJÄNSTEUTLÅTANDE Landstingsdirektörens stab LS Handläggare: Fredrik Åstedt Landstingsstyrelsen Ankom Stockholms läns landsting Dnr Årsredovisning 2015 för samordningsförbundet i Södertälje Ärendebeskrivning Godkännande av årsredovisning år 2015 för samordningsförbundet i Södertälje och beviljande av ansvarsfrihet för samordningsförbundets styrelse. Beslutsunderlag Landstingsdirektörens tjänsteutlåtande den 28 september 2016 Årsredovisning 2015 för samordningsförbundet i Södertälje inklusive revisionsberättelse och granskning av externa revisorer Hälso- och sjukvårdsnämndens protokollsutdrag den 30 augusti 2016 Hälso- och sjukvårdsförvaltningens tjänsteutlåtande den 17 maj 2016 Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår landstingsfullmäktige besluta att godkänna årsredovisning 2015 för samordningsförbundet i Södertälje att bevilja styrelsen för samordningsförbundet i Södertälje ansvarsfrihet för år Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Förvaltningen föreslår att årsredovisning för år 2015 för samordningsförbundet i Södertälje godkänns och att samordningsförbundets styrelse beviljas ansvarsfrihet för år 2015.

4 Stockholms läns landsting 2(3) TJÄNSTEUTLÅTANDE LS Bakgrund Samordningsförbund är en form för samverkan mellan Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, kommuner och landsting. I Stockholms län finns för närvarande sex förbund: Nacka kommun (samordningsförbundet Välfärd i Nacka) Södertälje kommun (samordningsförbundet i Södertälje) Värmdö kommun (samordningsförbundet VärmSam) Huddinge, Botkyrka och Salems kommuner (samordningsförbundet Huddinge, Botkyrka, Salem (HBS)) Haninge, Nynäshamns och Tyresö kommuner (samordningsförbundet Östra Södertörn) Täby och Österåkers kommuner (samordningsförbundet Södra Roslagen) Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutade den 30 augusti 2016 i sex separata ärenden att föreslå landstingsstyrelsen föreslå landstingsfullmäktige att godkänna samordningsförbundens årsredovisningar för Nämnden beslutade också föreslå landstingsstyrelsen föreslå landstingsfullmäktige att bevilja samordningsförbundens styrelser ansvarsfrihet för Samverkan i samordningsförbund regleras i lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Målgrupp för förbundens verksamhet är individer i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser. Staten bidrar genom Försäkringskassan med 50 procent av samordningsförbundens finansiering och landsting och kommuner med 25 procent vardera. Stockholms läns landsting har år 2015 tilldelat länets samordningsförbund totalt 12,8 miljoner kronor, varav 1,9 miljoner kronor till samordningsförbundet i Södertälje. I landstingsrådsberedningens skrivelse i samband med landstingsstyrelsens behandling av samordningsförbundens årsredovisningar 2014 framhölls vikten av att de i framtiden innehåller könsuppdelad statistik. I skrivelsen framhölls vidare att det är angeläget att samordningsförbunden utvecklar sina årsredovisningar ur ett jämställdhetsperspektiv (LS ). Överväganden Förvaltningen instämmer, efter att ha tagit del av samordningsförbundet i Södertäljes årsredovisning och hälso- och sjukvårdsförvaltningens tjänsteutlåtande, i hälso- och sjukvårdsnämndens uppfattning och föreslår att landstingsstyrelsen föreslår att landstingsfullmäktige godkänner årsredovisningen samt beviljar samordningsförbundets styrelse ansvarsfrihet för år 2015.

5 Stockholms läns landsting 3(3) TJÄNSTEUTLÅTANDE LS Hälso- och sjukvårdsnämnden konstaterar att det pågår ett arbete inom samordningsförbundet med att förbättra redovisningen av könsuppdelad statistik. Det är viktigt att samordningsförbunden fortsätter detta arbete inför kommande årsredovisningar. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Beslutet har inga ekonomiska konsekvenser. Miljökonsekvenser av beslutet I enlighet med landstingets Miljöpolitiska program har hänsyn till miljön beaktats och slutsatsen är att det inte är relevant med en miljökonsekvensbedömning i detta ärende. :st Landstingsdirektör

6 DNR: SF16/10 Årsredovisning 2015 Beslutad av styrelsen

7 Innehållsförteckning sida ORDFÖRANDE HAR ORDET FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Om förbundet Beskrivning av verksamheten Måluppfyllelse/Resultat Styrelsens arbete under året Ekonomiskt utfall RESULTATRÄKNING BALANSRÄKNING NOTER STYRELSENS BESLUT...23 BILAGOR TILL ÅRSREDOVISNINGEN 1. Måluppfyllelse av uppdrag i verksamhetsplanen 2. Sammanställning av förbundets insatser med fördjupad beskrivning 3. Resultat från Indikatorprojektet 4. Delrapport från lärande uppföljning av Ung i Tälje 5 11 Insatsernas årsrapporter Signering av justerare på varje sida Sida 2

8 Ordförande har ordet 2015 har varit fyllt av aktiviteter. Sfris har under året helt eller delvis finansierat sex individinriktade insatser samt arrangerat ett stort antal utbildningar, frukostmöten och workshops. Sfris har också förstärkt KUR-satsningen med en processtödjare för att öka den långsiktiga implementeringen av de nya kunskaperna. Totalt har 646 individer deltagit i olika arbetslivsinriktade rehabiliteringsinsatser och drygt medarbetare, chefer och politiker från förbundets medlemsorganisationer har deltagit i olika strukturpåverkande insatser. Sfris har under 2015 fortsatt arbetet med att stimulera och stödja Arbetsintegrerande Sociala Företag (ASF). Förbundet arbetar med att stödja befintlig ASF nätverk. Vi har också gett stöd till nya idébärare och sociala entreprenörer i syfte att tillskapa arbetslivsinriktade rehabiliteringsplatser och lågtröskel jobb. Vi har dessutom upphandlat Coompanion så att de nu finns på plats för att ge stöd till nya och befintliga ASF utöver den rådgivning som ingår i deras ordinarie utbud. Förbundets processtödjare har deltagit i olika nätverk och arbetsgrupper på både regional och nationell nivå. Sfris har under året fortsatt arbetet med att omsätta det ackumulerade överskottet i bra insatser och styrelsen har aktivt följt upp det ekonomiska läget kvartalsvis. Styrelsens mål har varit att komma ned till ett överskott på en miljon kronor, vilket ska utgöra en buffert för oförutsedda händelser. Styrelsen har haft 10 styrelsemöten under året. Vi har också deltagit i olika nätverk för samordningsförbund inom Stockholm Län. På senaste årsmötet för det Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) valdes jag till vice ordförande, som representant för Stockholms län. Under året har jag arbetat aktivt med NNS styrelse och deltagit i konferenser samt uppvaktningar hos socialdepartementet samt socialministern och det Nationella Rådet. Sfris har genomfört ett intensivt år med många aktiviteter och intressanta möten. Sfris har också bidragit till att våra myndigheter och uppdragsgivare har kommit närmare varandra genom ökad samverkan i olika frågor. Anne-Marie Larsson Ordförande Signering av justerare på varje sida Sida 3

9 1. Förvaltningsberättelse 2015 kan sammanfattas som ett framgångsrikt samverkansår. Detta trots att Sfris fick minskade anslag kr mindre än förväntat gjorde att året fick inledas med nedskärningar i flera insatser. Värst drabbades Ung i Tälje där vi tvingades minska bidraget till verksamheten med 700 tkr, men även kansliet och övriga insatser har fått bidra för att kunna rymmas inom den nya budgetramen som blev kr, varav kr var eget kapital. Förbundets arbete har mot bakgrund av ovanstående stålbad därför mer inriktats mot samverkansinsatser som inte krävt så omfattande finansiering. Vi har på ett framgångsrikt sätt lyckats samla olika intressenter, från våra medlemmar och andra viktiga samhällsaktörer, runt ett antal angelägna frågor som kommer att gynna de allt fler utanförställda i vår stad. Förbundet har bland annat engagerat sig i det redan pågående arbetet med utvecklingen av miljonprogramsområdet Fornhöjden. Genom vårt kontaktnät har vi kunnat tillföra många goda krafter till detta projekt. Inte minst sociala entreprenörer som bidrar med utvecklingen av socialt företagande som områdesföretag, Garden cafés och smart mat koncept. Utifrån devisen en inkluderande arbetsmarknad har vi fokuserat på gruppen unga med funktionsskillnader. Vi har samlat alla aktörer Kommunens LSS-verksamhet, Gymnasiesärskolorna, AF och FK till samtal som lett fram till ett nytt arbetssätt för övergången från Gymnasiesärskolan till arbetslivet. Detta har manifesterats i en överenskommelse som undertecknats av samtliga parter. Förbundet har under året haft ett avtal med Coompanion som inneburit att de funnits på plats i Södertälje för att stödja befintliga ASF, men även vara ett stöd vid nystart (utöver deras ordinarie, fria, stödinsatser). I nära samarbete med förbundets processtödjare har Coompanion anordnat informationstillfällen och utbildningar som lett till att det nu finns ett antal idébärare som ligger i startgroparna för att komma i gång med nya ASF. Språkutveckling har varit ett annat tema som genomsyrat året. Tillsammans med Kommunen och ett antal organisationer från den idéburna sektorn har vi sökt pengar från Länsstyrelsen som Kommunen sedan beviljades. Målet är att de idéburna organisationerna, i ett utökat samarbete med kommunen, ska kunna erbjuda ett kvalitetssäkrat, lättillgängligt och varierat utbud av språkträningsinsatser för de nyanlända och asylsökande som vill tillägna sig det svenska språket så snabbt som möjligt. De sex frukostmöten som förbundet arrangerat under året har, som vanligt, samlat många intresserade och aktiva deltagare. Vi avslutade året med att bjuda in till adventsmingel på förbundets kansli. Denna tradition detta var tredje året är uppskattad och samlade i år mellan 40 och 50 samverkansvänner till en gemytlig stund med gröt, skinksmörgås och givande samtal. Signering av justerare på varje sida Sida 4

10 Sammanfattning av verksamhetsåret Totalt har 646 individer tagit del av någon av förbundets insatser och personer har deltagit i någon av förbundets strukturpåverkande insatser. Förbundet har varit med och finansierat sex individinriktade insatser. Fyra av dessa har i huvudsak haft en metodutvecklande inriktning som beviljats för en treårsperiod. Tre insatser avslutades i slutet av året, varav en i förtid då den i stället kommer att ingå i Kommunens ESF projekt MAP 2020, och en kommer att avslutas i början av En insats var ett ettårigt forskningsprojekt som drevs i samverkan mellan Kommunen, Landstinget och Lunds universitet. Den sjätte insatsen, Ung i Tälje, fortgår, med fullt stöd från förbundet, ytterligare ett år. Eftersom vissa insatser har haft bekymmer med SUS-registreringen (se bilaga 1) är det svårt att få fram heltäckande statistik gällande könsfördelning, ålder och hur många som gått till någon form av egen försörjning. Det som går att utläsa bland de 372 individer som har registrerats är att behovet av någon form av offentlig försörjning har minskat med 46 % vid avslut i jämförelse med när de började insatsen. Hur många av dessa som gått till arbete eller studier är svårt att utläsa då många registrerat under rubriken uppgift saknas. Könsfördelningen har varit relativt jämn med en liten övervikt på män. Under våren upphandlade förbundet ett digitalt dokumentationssystem för samverkansorganisationer Aventus - som också ger möjlighet att få fram statistikrapporter. Syftet är att få en gemensam dokumentation där flera olika myndigheter annars arbetar i sina respektive verksamhetssystem. Ung i Tälje började använda Aventus i juni, så vi kan ännu inte utläsa några helårseffekter. Under året har arbetet med, det av NNS drivna (med medverkan från Örebro universitet), Indikatorprojektet fortlöpt enligt plan. Det har genomförts två mättillfällen där instrumentet testats och justerats. Sfris är ett av tolv förbund i riket som deltar i projektet. Syftet är att få fram ett verktyg som tydligare kan mäta effekterna av våra insatser. Under våren 2016 beräknas verktyget vara färdigutvecklat och kan då börja användas i skarpt läge. Ung i Tälje, där 2015 är insatsens andra år, har (fr.o.m. december 2014) en ny verksamhetsledare. Verksamhetsledaren har aktivt arbetat med arbetsgruppen för att få till en vikänsla. Detta har varit framgångsrikt och effekten har blivit att de olika kompetenserna nu i större utsträckning drar nytta av att de är samlokaliserade. Det har också bedrivits ett metodutvecklingsarbete som resulterat i Kompassen som bygger på de evidensbaserade metoderna ACT (Acceptance and Comittment Therapy) och SE (Supported Employment/Education). Verksamhetsledaren har tyvärr varit långtidssjukskriven från mitten av september och en tf Verksamhetsledare har tillsatts från personalgruppen. Detta har gjort att utvecklingstakten dämpats, men insatsen erbjuder ändå ett kvalitativt, och väl fungerande stöd. Sammy, som avslutades i oktober, har utvärderats av extern utvärderare som konstaterat att metodutvecklingen varit framgångsrik. När en av medarbetarna slutade i juni valde man att inte ersättningsrekrytera. Inga nya deltagare har tagits in under hösten utan man har använt tiden till att avsluta de ärenden som påbörjats. Signering av justerare på varje sida Sida 5

11 Övriga insatser har verkat och fungerat enligt plan. Huvudmannen (kommunen) för Grönsaksmästarna har med egna medel förstärkt insatsen med en personal Flera chefsbyten inom framförallt Landstingets psykiatriverksamhet, men även hos andra huvudmän, har ofta gjort projekt- och verksamhetsledarnas arbete svårbemästrat. Vi kan ändå konstatera att kapaciteten och kompetensen hos de som under året varit ledare för våra insatser legat på en mycket hög nivå. Styrelsen har, som mål för året, planerat att komma ner till ett överskott på kr. Det ekonomiska bokslutet visar, trots den minskade budgeten, ett överskott på kr, vilket är en minskning av det ackumulerade överskottet från föregående år med kr. Målet får alltså anses var uppfyllt. Överskottet ligger dessutom väl inom den ram som Nationella rådet slagit fast i sin modell för fördelning av medel till de olika förbunden i riket. Överskottet beror, utöver allmän återhållsamhet, på flera sjukskrivningar (varav en hela hösten) samt vakanser som huvudmännen har haft svårt att tillsätta. 1.2 Om förbundet Syftet med Samordningsförbundet är att, med stöd av lagen om finansiell samordning bidra till koordineringen av det arbetslivsinriktade rehabiliteringsområdet mellan Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Stockholms läns landsting och Södertälje kommun. De olika myndigheterna och vården erbjuder stöd och insatser som är tillräckliga för flertalet av de medborgare som har behov av rehabiliteringsinsatser. De som har en mer komplex problematik som gör att flera myndigheter behöver bli inblandade upplever ofta en stor brist på samordning. För dessa individer kan myndighetsgränserna eller stuprören innebära förlängda rehabiliteringsprocesser, personligt lidande eller ekonomiska konsekvenser. För aktörerna i välfärdssystemet innebär bristen på samordning och samverkan stora ekonomiska förluster. Med individens bästa i fokus erbjuder Samordningsförbundet en möjlighet att stödja och finansiera samordnade insatser utifrån lokala förutsättningar och behov Organisation Samordningsförbundet är en fristående juridisk organisation med Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Stockholms läns landsting samt kommun som medlemmar. Förbundets organisation består av en styrelse som utses av medlemmarna. Till sin hjälp har den ett kansli. Samordningsförbundet ä medlem i Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) Lagrum och verksamhetsidé Samordningsförbundet verkar utifrån Lagen om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser (2003:1210) och förbundsordningen som beslutas av Samordningsförbundets medlemmar. Samordningsförbundet följer även lagen om kommunal redovisning (1997:614) och kommunallagen (1991:900) i tillämpliga delar. Lagens syfte är att ge lokala aktörer möjligheter att utveckla samverkan inom rehabiliteringsområdet och samordna gemensamma insatser samt underlätta en effektiv resursanvändning. Signering av justerare på varje sida Sida 6

12 1.2.3 Uppdrag De verksamheter som förbundet finansierar kompletterar myndigheternas ordinarie verksamhet. Samordningsförbundens uppgift är i första hand att verka för att medborgare ska få stöd och rehabilitering som ger dem möjlighet att försörja sig själva. På individnivå verkar Samordningsförbundet genom att finansiera insatser som bedrivs av de samverkande parterna. Insatserna syftar ofta till att samlokalisera, utveckla gemensamma metoder, individanpassa insatser eller arbeta förebyggande så att man når en ökad effektivitet. Samordningsförbunden stödjer också aktivt insatser som syftar till att skapa strukturella förutsättningar för att myndigheterna ska kunna samarbeta bättre. Det kan här handla om t.ex. kompetensutveckling och kunskapsutbyte Finansiering/Medlemsavgifter Årets tilldelning från ägarna uppgår till kronor, där Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen bidrar med hälften av medlen, landstinget med en fjärdedel och kommunen med resterande fjärdedel. Detta innebär en minskning från 2014 med kr. Förbundet gick dessutom in i 2015 med ett ackumulerat överskott på kr från tidigare år Historik Samordningsförbundet i Södertälje bildades 30 november Vision Samordningsförbundet värnar allas rätt till god hälsa och arbete Detta innebär att: Hålla ihop samverkan och finansiera insatser som inte ryms i ordinarie verksamheter Stödja metodutveckling Påvisa brister i samverkan och föreslå åtgärder Vara en långsiktig samverkanspart Motverka sektorisering och stuprörstänkande 1.3 Beskrivning av verksamheten Målgrupper (Beskrivning av deltagare kopplat till prioriterade målgrupper i VP Redovisning utifrån kön, ålder, försörjning, utbildningsnivå, tid i offentlig försörjning, remitterande part samt ev. annan betydelsefull information om målgrupper för de finansierade insatserna.) I Verksamhetsplanen för 2015 beslutade styrelsen att i första hand fokusera på följande behovsgrupper: Ungdomar som varken arbetar eller studerar (16-25 år). Ungdomar med aktivitetsersättning (18-29 år). Individer som varit sjuka, arbetslösa eller av andra anledningar uppburit offentlig försörjning under lång tid. Signering av justerare på varje sida Sida 7

13 1.3.2 Insatser För fördjupad information om de olika insatserna se bilaga 3, samt verksamheternas årsberättelser i bilagorna SAMMY Huvudman: Kommunen, Landstinget: Psykiatricentrum Södertälje. Projektet genomförs på Allmänpsykiatriska rehabiliteringsenheten som drivs i samverkan mellan landstinget och kommunen. Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen samverkar inom ramen för sitt ordinarie uppdrag. Start: nov 2012 Slut: okt 2015 Budget: kr Syfte Syftet med projektet är att optimera resursanvändningen inom Social- och Omsorgskontoret, Psykiatricentrum Södertälje, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen för att kunna göra snabbare och samordnade utredningar med en gemensam handlingsplan. Vi vill därigenom åstadkomma en snabbare process så att fler kommer i arbete eller studier alternativt hamnar rätt i välfärdssystemen. Typ av insats Metodutveckling/individinriktad Målgrupp Målgruppen är personer mellan år med komplexa behov där handläggaren och individen är överens om att det behövs insatser från fler aktörer. Mål Effektmål: Av de individer som deltagit i projektet ska 90 % ha en SIP som innebär att individen ska hamna rätt i välfärdssystemen gällande försörjning, sysselsättning, andra stödinsatser eller behandling. Av de individer som anvisas till projektet ska 80 % ha erhållit en gemensam handlingsplan inom 3 månader. 100 % av klienterna är nöjda med framtagen handlingsplan. 100 % av de boendeformer som beskrivs i handlingsplanen ska vara verkställda inom 3 månader. 100 % av övriga insatser som beskrivs i handlingsplanen ska vara påbörjade inom en månad. Produktmål: Individanpassad arbetsmetod för samverkan mellan parterna är framtagen Acceptans hos handläggare i de deltagande verksamheterna att arbeta på ett nyskapande och mer effektivt sätt En framtagen modell finns för uppföljning och redovisning av samordningsvinster. Den individanpassade samordningsprocessen är implementerad på myndigheterna ADHD-projektet Huvudman: Stockholms läns landsting (i nära samverkan med kommunen) Budget: kr Start: Signering av justerare på varje sida Sida 8

14 Beräknat slut: Projektet har efterfrågat och beviljats förlängning, inom huvudmännens budget, fram till årets slut Syfte Ge målgruppsinriktade och effektiva insatser till nydiagnostiserade personer från 18 år med ADHD för att förkorta det psykiska lidandet Integrerad rehabilitering för målgruppen där berörda myndigheter deltar Utveckla och integrera metoder för att personer med ADHD ska ges goda förutsättningar till ett självständigt liv som bland annat innebär möjlighet att få, välja och behålla arbete, studier, vardagsliv, relationer och hälsa. Att inom Arbetsförmedlingen kunna identifiera arbetssökande med misstänkt ADHD men ännu ej diagnostiserade för att erbjuda adekvat åtgärd. Typ av insats Metodutveckling/individinriktad Målgrupp Personer som är nydiagnostiserade med ADHD eller ADD efter att de fyllt 18 år, som är år, boende i Södertälje. Mål Effektmål: Projektdeltagare har inom tre besök med ADHD-projektet fått sina behov tydliggjorda genom en målgruppsanpassad kartläggning samt självskattning av behoven. Projektdeltagare har fått riktat stöd utifrån tydliggjorda behov. Tydliggjort samarbete mellan berörda aktörer utifrån individens behov att välja, skaffa behålla arbete, studier, vardagsliv, relationer, hälsa. En strukturerad rutin på Allmänpsykiatriska rehabiliteringsenheten för hur man ska arbeta med nydiagnostiserade. Produktmål: Framtagen och implementerad arbetsmodell (rutiner, arbetssätt, metoder) för hur stödja personer med nydiagnostiserad ADHD. Framtagen samverkansmetod för att på ett effektivt sätt erbjuda stöd i att välja, skaffa, behålla arbete, vardagsliv, studier, relationer, fritid, hälsa utifrån individens behovsområden. Förslag på en möjlig form för att öka kunskap om hur Arbetsförmedlingen kan identifiera och stödja ännu ej utredda personer med misstänkt neuropsykiatrisk funktionsnedsättning. Riktlinjer på lämpliga stödåtgärder och en målgruppsanpassad översikt är framtagen. Ung i Tälje Huvudman: fr.o.m 2015 Södertälje kommun, i nära samarbete med Arbetsförmedlingen, Landstinget och Försäkringskassan. Start: i slutet av 2013 Beräknat slut: Metodutvecklingsprojektet ska vara avslutat Sfris planerar sedan att långsiktigt stödja verksamheten med de merkostnader som uppstår p.g.a. samverkan (Verksamhetsledare, lokal och del av driftsbudget). Budget: kr Syfte Ung i Tälje ska erbjuda Södertäljes ungdomar åldern 16 till 25 och unga vuxna 18 upp till 29 med funktionsnedsättning en väg in och många vägar ut. Signering av justerare på varje sida Sida 9

15 Samordnade resurser och insatser ska snabba upp processen från passivitet till aktivitet. Ungdomar i åldern 16 till 19 år, som varken arbetar eller studerar, ska i första hand erbjudas lösningar inom utbildningsväsendet. Arbetet i Ung i Tälje ska ske utifrån ett lösningsfokuserat synsätt med en helhetssyn på de enskildas förmågor, färdigheter och behov. Metoder och utbildningsinsatser ska tas fram för att involvera ungdomar och unga vuxnas delaktighet såsom konsulter och/eller ambassadörer i arbetet. Metoder för samverkan över myndighetsgränserna och med den ideella sektorn ska utvecklas och dokumenteras. Uppmuntra och stötta i att ta eget ansvar som ungdom/ung vuxen för att nå egen försörjning. Empowerment (egenmakt) ska vara ett viktigt inslag i Ung i Tälje - människor som ges möjlighet att ta makten över sina egna liv kan flytta berg! Typ av insats Metodutveckling/individinriktad Målgrupp Ungdomar år, med behov av samordnat stöd. Mål Effektmål: Samordnad kartläggning och insatser för unga som varken studerar eller arbetar. Mindre dubbelarbete, genom att personal från flera olika myndigheter finns på samma arbetsplats. Kortare väglednings- och beslutsvägar. Ökad effektivitet, med ökad kännedom om varandras aktivitetsutbud inom de olika myndigheterna. Skapa en ny inställning hos målgruppen för myndigheternas uppdrag; Att båda sidor vill samma sak, nämligen att komma närmare studier eller arbete. Ökad tillgänglighet och synlighet av insats. Utöver studie- och arbetsmöjligheter kommer även fritidsaktiviteter att finnas tillgängliga samt stödjande kringfunktioner som också är av stor vikt för att ha framgång i processen. Produktmål: Framtagen metod för ett arbetssätt (en samverkansarena) där samtliga myndigheter som arbetar med målgruppen ungdomar år samt unga vuxna upp till 29 år med aktivitetsersättning från FK, hittar gynnsamma samverkansformer, såväl mot målgruppen som för de som arbetar med uppgifterna utspridda på olika enheter idag. Färre ungdomar med försörjningsstöd från Södertälje kommunen eller aktivitetsersättning från FK. SYL = Sysselsättning inom Livsmedelssektorn Huvudman: Kommunen: Arbetsmarknadsenheten (i nära samverkan med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan) Start: avsikten var start april 2014, men av olika anledningar kom det så smått igång nov 2014 Beräknat slut: mars 2017 Budget: kr Syfte Syftet är att samordna befintliga verksamheter inom stat, kommun och näringsliv. Målet är att skapa arenor för en inkluderande arbetsmarknad och kompetensförsörjning inom livsmedels- och måltidssektorn. Signering av justerare på varje sida Sida 10

16 Typ av insats Metodutveckling/individinriktad Målgrupp Långtidsarbetslösa inom JOB- fas 3, Arbetsmarknadsenheten, Fler i Arbete (FIA), de med SASanställningar på kostenheten (Särskilt Anställnings-Stöd från Arbetsförmedlingen) samt individer som ännu inte tillägnat sig det svenska språket i tillräcklig grad för att klara arbete eller studier. Mål Effektmål: Minskad arbetslöshet för målgruppen. Ökad samverkan mellan Arbetsförmedlingen och kommunens olika enheter; främst Ak, DS, Uk och Sk samt (framtida och befintliga) sociala företag. Metodutveckling för strukturellt samarbete i befintliga organisationer, som mynnar ut i att funktionen permanentas i befintlig organisation. Ökad tillgång till utbildad arbetskraft för måltids- och livsmedelssektorn. Produktmål: Projektet kommer att erbjuda utbildning, arbetsträning, praktik, språkträning mm. Metodutvecklingen kommer att resultera i att man bygger upp en kontinuerlig effektiv samverkan mellan Arbetsförmedlingen och kommunens olika kontor. I denna process kommer fokus finnas på att utveckla arbetssätt som möjliggör för deltagare att erbjudas en sammanhållen kedja av arbetslivsrehabiliterande insatser Grönsaksmästarna + Emy Huvudman: Kommunen (i samverkan med Landstinget, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan) Start: april 2014 Beräknat slut: förlängning har skett i två omgångar fram t.o.m Budget: 980,000 kr Syfte Skapa en möjlighet för medborgare som står långt ifrån den ordinarie arbetsmarknaden en möjlighet till arbete och egen försörjning genom att: Utveckla möjligheter för behovsgruppen från psykiatrin en rehabiliterande verksamhet inom ekologisk odling för att på så sätt komma ett steg närmare ett arbete. Ge stöd till de sju sociala entreprenörer som fått utbildning genom ESF-projektet K2 så att de klarar att etablera sig som sociala företagare. Typ av insats Individinriktad Målgrupp Individer18 till 64 år som, på grund av olika arbetshinder, har svårt att finna tillträde till den ordinarie arbetsmarknaden. Mål Effektmål: 15 deltagare från Emyhemmet och öppenvårdsbehandlingen inom den psykiatriska verksamheten har en meningsfull rehabilitering inom odlingsverksamheten på Emyhemmet. De sju sociala entreprenörerna grönsaksmästarna är inte längre beroende av offentlig försörjning. Signering av justerare på varje sida Sida 11

17 Arbetsförmedlingen har placerat ca 10 personer för arbetsträning hos Grönsaksmästarna. Produktmål: Skapa en rehabkedja inom ekologisk odling för människor med psykisk ohälsa. Det sociala företaget Grönsaksmästarna ska etablera sig på marknaden och bli en bärkraftig leverantör av ekologiskt odlade grönsaker. De ska också kunna erbjuda arbetstränings- och utbildningsplatser för långtidsarbetslösa som har svårt att ta sig in på den ordinarie arbetsmarknaden. YES! Huvudman: Södertälje kommun, Enheten för arbetsrehabilitering, i samverkan med Mottagningen för unga/slso, Lunds Universitet, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. Start: februari 2014 Beräknat slut: slutet av 2015 Budget: kr Syfte Syftet med projektet är att möjliggöra en forskningsstudie för ett externt forskarteam, Projektets resurser kommer att möjliggöra för deltagare att få IPS-insatser. Samordningsförbundets projekt kommer alltså vara en bas för verksamheten och forskningen bedrivas av ett Forskarteam från Lunds Universitet. Studiens syfte är att studera om YES!-modellen är en bättre metod än den stegvisa arbetsrehabilitering personer med depression och bipolär sjukdom erbjuds idag. För att kunna ta reda på detta kommer deltagarna att slumpmässigt fördelas till antingen YES!- modellen eller befintlig rehabilitering. Typ av insats Metodutveckling/forskning/individinriktad Målgrupp YES!-projektet är för personer år som säger JA till arbete och som efter en tids sjukskrivning till följd av depression eller bipolär sjukdom. Interventionen bygger på den evidensbaserade supported employment modellen, Individuell Placement and Support och är skräddarsydd för att passa personer med depression där fokus även läggs på motivation och livsstil. Mål Effektmål: Möjliggöra för forskarteam att utvärdera stöd enligt IPS för ny målgrupp. Produktmål*: Bedriva stöd enligt IPS för deltagare Att erbjuda 100 deltagare möjlighet att delta i IPS-studien Att 60 % av deltagarna arbetar eller studier under perioden Att bedriva IPS-verksamhet med god modelltrohet minst 99 poäng. *Produktmålen är mer att betrakta som effektmål, men det är på detta vis huvudmannen beskrivit sina mål (som Sfris har godkänt). Ett tydligare produktmål skulle kunna vara att det efter projektets slut finns en metod för att arbeta med unga som lider av bipolär sjukdom eller depression. Signering av justerare på varje sida Sida 12

18 Projektledarmöten har hållits vid 7 tillfällen. Syftet är att följa projekten/insatserna på nära håll och allmänt erfarenhetsutbyte. Sfris har kunnat informera om vad som pågår från förbundets horisont, samtidigt som Sfris har fått viktig information från projekten. Dessa möten har också skapat värdefullt erfarenhetsutbyte mellan projekten och projektledarna, som delat tips/kontakter, hittat samarbetspunkter, stött varandra i projektledar-rollen. Viss handledning har också skett. Indikatorprojektet: Mellan 1 april 2015 och 31 mars 2016 har ett nationellt indikatorprojekt pågått, där 12 Samordningsförbund (SF) har medverkat i en testpilot inför framtagning av ett nationellt uppföljningsverktyg. Sfris har varit ett av de förbund som ingått i testpiloten, där man har testat de 15 kärnindikatorer som är särskilt intresseranta ur FINSAM-perspektiv. Enkäter har ställts till: styrelse, förbundschef, beredningsgrupp, personal och deltagare i två olika omgångar. Den första omgången omfattade ett test retest -förfarande. Andra gången blev en enkel testrunda på samtliga populationer. Bland deltagarna genomfördes enkäter genom slumpmässigt urval/stickprov, totalt 38 (+12 i retest) deltagare medverkade, fördelade på tre insatser: Ung i Tälje, ADHD-projektet och SYL. Deltagarna angav de högsta alternativen: % fördelat på de olika kundnöjdhetsindikatorerna: att de fick rätt stöd, som fick ta den tid som behövdes, att de hade möjlighet att påverka osv. Arbetsintegrerande Socialt Företagande (ASF) Typ av insats: Strukturpåverkande Beskrivning av insatsen: Sfris styrelse har sedan 2013 haft målsättningen att verka för att främja uppstart och långsiktig hållbarhet i ASF. Avsikten är att genom ASF få tillgång till anpassad arbetsträning och arbetslivsinriktad rehabilitering för Sfris prioriterade målgrupper. Här finns lågtröskeljobb, som erbjuder arbete till 100 % av personernas arbetsförmåga, också med förstärkt handledning. Det här arbetet har pågått i flera olika parallella processer på olika nivåer. Förståelse och kunskap behöver spridas till politiker, tjänstemän, och andra myndighetspersoner hos våra medlemsorganisationer, men även till privat näringsliv m.fl. Idébärare som vill bli ASF, samt befintliga ASF för fortsatt utveckling och affärsmässighet behöver stödjas och hållas om. Sfris har ansvarat för ett nära stödjande samarbete på olika sätt: bjuda in ASF till strategiskt viktiga frukostmöten hos olika myndigheter, koppla ihop dem med rätt personer, kontinuerliga nätverksmöten (6 st) där ASF har träffat varandra, men också myndigheter. I början av året hade vi en etablerad kontakt med 5 ASF i Södertälje. Under året har ytterligare 5 ASF bjudits in till nätverksträffarna. Coompanion har gett rådgivning och stöd till 4 nya ASF som startats under året Under 2015 har Coompanion funnits geografiskt på plats i Södertälje, i och med att Sfris och kommunen tecknat avtal om deras tjänster. I början av året fanns de här 1-2 dagar/vecka för att succesivt utöka mot 4 dagar/vecka. De har både erbjudit affärsrådgivning till befintliga och sådana som vill starta upp ASF, varit samarbetspart i utvecklingsgrupper kring stadsdelsutveckling (i Fornhöjden), Vinnova-förstudierna, utveckling av lokala områdesföretag samt varit stöd åt både tjänstemän och politiker, med regelverk och hur kommunen kan förhålla sig till ASF m.m. (För vidare information se Coompanions årsrapport i bilaga 11) Signering av justerare på varje sida Sida 13

19 Sex frukostmöten har genomförts samt ett adventsmingel Typ av insats: Strukturpåverkande Beskrivning av insatsen: Teman för frukostmötena har varit: Vägar till jobb för personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, Interkulturell jämlikhet, de två Vinnova-förstudierna Väldesignade mötesplatser för ökad inkludering (UDI) samt Garden café som arbetsintegrerar utanförställda genom SmartMat (SI) och våra 6 pågående insatser har presenterats vid två olika tillfällen (i början och slutet av året). Under 2015 har vi bokat frukost i en större lokal som rymmer 110 personer, då vi har haft allt fler besökare. Antal har varierat mellan 70 och 100; här samlas medarbetare, chefer från våra olika myndigheter, politiker, idébärare, företagare m.fl. Ett tillfälle har varit särskilt reserverat som en del av introduktionen av nyanställda hos våra medlemsorganisationer Våra frukostmöten har fått väldigt gott renommé. Sfris har testat kreativa, innovativa samverkansmodeller under 2015 Typ av insats: Strukturpåverkande Beskrivning av insatsen: Sfris har jobbat proaktivt med att söka upp, följa upp och agera koordinator för att samverkansmöten ska komma till stånd, men också vara uthålliga i att de fortgått. Samverkan har skett mellan Arbetsmarknadsenheten, civilsamhället på initiativ av Sfris för att få medel till språk-stödjande insatser som nu sker mellan dessa båda parter. Delegationen för unga utan arbete (Dua) har också tecknat samverkansavtal mellan Arbetsförmedlingen och Arbetsmarknadsenheten, med moraliskt stöd från Sfris. Sfris har aktivt uppvaktat de arbetsgrupper som jobbat med projektansökningar för EU-projekten: MAP 2020 och MatLust. Sedan de båda projekten beviljats, har vi nu arbetat in oss som en viktig samarbetspart, där synergieffekter i olika dimensioner kommer att tillskapas för alla våra samverkande parter. Samverkan med civilsamhället för ökad inkludering Typ av insats: Strukturpåverkande Beskrivning av insatsen: Sfris har varit sammankallande till ett 50-tal möten, som har hållits mellan ideella organisationer (IoU Design, X-cons), kommun, landstinget, Arbetsförmedling, Försäkringskassan, Coompanion, Sociala Företag (ASF) och akademi med mål att skapa ökad inkludering och så småningom lågtröskeljobb inom branschspåren: möbelproduktion, från jord till bord och lokala områdesföretag. Det mynnade i en ansökan om Vinnova-medel till två förstudier som också beviljades för Social Innovation/SI respektive Utmaningsdriven Innovation/UDI. Ett flertal workshops, informationsmöten har genomförts bland tvärsektoriella aktörer. De båda förstudierna avslutades med var sitt frukostseminarium, där medverkande från olika sektorer samlades: UDI om Inkluderande design; där KTH, Konstfack, kommunen, ideell sektor visade på andra möjligheter att inkludera utanförställda genom kreativa, inbjudande aktiviteter. SI om Hållbar Hälsa: genom att samla läkare, dietist, kostchef, idrottsförbund för möjligheterna till inkludering genom SmartMat. Totalt medverkade 230 personer på de båda seminarierna. Signering av justerare på varje sida Sida 14

20 Stadsdelsutveckling i Fornhöjden Typ av insats: Strukturpåverkande Beskrivning av insatsen: Sfris har medverkat i dessa möten som äger rum 1 gång/månad under 1,5 år. Mötena har initierats av Skolans rektor, Samhällsbyggnadskontoret m.fl. och har kontinuerligt utvidgats med flera samverkansparter Sfris har kunnat bidra med både rätt input och rätt kontakter att tillföra arbetsgruppen. Utifrån dessa möten har intressanta beröringspunkter kunnat fogas samman med Vinnova-förstudierna, Sfris SYL-projekt, EU-projekten MAP 2020 och MatLust och nästa år också med Eko-odlarna i Telje och utveckling av lokala områdesföretag. Sfris medverkan, med tillkommande samverkansparter i form av Konstfack, IoU, X-cons och Telge Tillväxt, har bidragit till att utvecklingsprocesserna har fortsatt, trots att turbulens av olika slag har riskerat stopp i olika omgångar. Förutom dessa särskilt riktade samverkansmöten över längre tid, har andra samverkansmöten hållits av mer engångskaraktär för att få parter att finna varandra genom att Sfris agerar sambandscentral utifrån våra omfattande nätverk samtidigt som vi har god insyn i behovsfrågorna. 1.4 Måluppfyllelse/Resultat Verksamhet Ram 2015 Utfall 12 mån Avvikelse i Kr Kansliet Ung i Tälje SAMMY (MCM) ADHD SYL Yes Grönsaksm,/Emy Totalt kostnader Denna tabell visar att drygt 20 % av den förbrukade budgeten gått till kansliet och knappt 80 % till insatser. Detta är inte helt rättvisande eftersom kansliets budget även har använts för att finansiera KUR-insatsen, frukostmöten, workshops och liknande. En grov uppskattning skulle snarare säga att 13 % använts till administrationen (löner, arvoden, hyra och material) och resten till insatser. Signering av justerare på varje sida Sida 15

21 Uppföljning och resultat för individinriktade insatser Mål Mätmetod Rapporteringsansvarig Uppnådda mål enl. FINSAM-lagen Minst 350 individer ska ta del av förbundets insatser SUS. Vid halvårsskiftet tillkom att nytt system för uppföljning; Aventus Den huvudman som ansvarar för insatsen 372 registrerade i SUS. Insatsernas reella utfall redovisar 646 deltagare Förbundets medlemmar ska uppleva att Sfris under året bidragit till en ökad samverkan Minst två av förbundets medlemmar ska vara delaktiga i de insatser som finansieras. Genom att aktivt delta i insatsernas styrgrupp bl.a. Minst hälften av deltagarna i insatser ska uppleva att de fått ett sådant stöd att deras möjlighet att närma sig den ordinarie arbetsmarknaden har ökat Enkäter till huvudmännen inom Indikatorprojektet: styrelse, beredningsgrupp, styrgrupp, handläggare som är insatspersonal Medverkan i styrgrupper, överlag god närvaro, enligt processtödjares närvaro i samtliga styrgrupper. Styrgruppsprotokoll. Deltagarundersökning; stickprov inom Indikatorprojektet i 3 insatser. Aventus har tillkommit för 2:a halvåret för Ung i Tälje Kansliet Insatsansvarig/kansliet Kompletterat med resultat från kansliets Indikatorprojekt, se nästa kolumn. Den huvudman som ansvarar för insatsen. 36 % av personal: instämmer helt 43 % av personal: instämmer delvis; vid medelvärde av 6 olika samverkansindikatorer Beredningsgrupp/styrgrupp: 45 % uppger att de instämmer helt 40 % instämmer delvis, när det gäller att vi har strukturer för samverkan Minst tre huvudmän är med i samtliga insatsers styrgrupper. Sfris strävar efter att samtliga huvudmän medverkar i all samverkan. Deltagarna upplever att de får rätt stöd, vara delaktiga, får ta nödvändig tid, har en handläggare: 58-69% instämmer helt 19-25% instämmer delvis SAMMY har utvärderats av externt företag (Evaluator). När det gäller ADHD har en halvtidsutvärdering gjorts av samma företag. Sammanfattningsvis kan sägas att båda dessa utvärderingar påvisar stora vinster både för individ och organisation. Ung i Tälje har följeutvärdering kopplad till insatsen (Eva Lundmark Nilsson och Ingvar Nilsson). De kommer att lämna sina slutrapporter 2016, men i bilaga 4 finns en delrapport. Se även måluppfyllelse kopplat till uppdrag i verksamhetsplanen och insatsernas beslutsunderlag (VBU) i bilaga 1 och resultat från Indikatorprojektets mätning i bilaga 3. Insatsernas årsrapporter finns i bilagorna 5-11 Diverse iakttagelser och reflektioner: Vi kan konstatera att de insatser som nu avslutas av förbundet har väckt stort gehör hos sina huvudmän och en stark önskan om implementering finns. Kommunen avsätter två tjänster för att fortsätta arbetet med den metod som man forskat på i YES-projektet. SAMMY vill man implementera i samma utformning som under projekttiden, men finansieringen är ännu inte klar. Signering av justerare på varje sida Sida 16

22 ADHD som avslutas i mars 2016 kommer att fortsätta som projekt året ut med finansiering direkt från huvudmännen. Detta för att säkra en kvalitativ implementering SYL avslutas, av förbundet, i förtid men kommer att leva vidare i kommunens ESF-projekt. Ung i Tälje, som har ett år kvar som projekt, har ett starkt politiskt stöd i kommunen och främst AF, men även andra huvudmän, visar stort engagemang för verksamheten. Ledningsgruppen har beslutat att genomlysa sitt ledarskap för att kunna erbjuda en tydligare ledningsstruktur. Antalet ungdomar med behov av samordnat stöd är större än man har kapacitet att möta. Målgruppsprioriteringar eller resursförstärkning kan bli nödvändigt om man även fortsättningsvis ska kunna ge insatser av hög kvalitet. Intresset för ASF ökar, som en allmän trend i samhället, och det avspeglar sig också i de diskussioner som förs i Södertälje Uppföljning och resultat för strukturpåverkande insatser Arbetet med stadsdelsutvecklingen i Fornhöjden kommer sannolikt att leda till att ett antal boende i området kan få sin inkomst från ett områdesföretag som ska ansvara för underhåll och service i området. Andra ASF, med relativt många arbetsplatser, är också på väg att startas i nära anknytning till detta bostadsområde. Sfris har även bidragit till att alla våra medlemsorganisationer (och andra viktiga aktörer), på ett eller annat sätt, engagerat sig i utvecklingsarbetet. Förbundet har initierat ett arbete för att underlätta övergången från Gymnasiesärskolan till arbetslivet. Detta har utmynnat i att kommunen, AF och FK arbetar tillsammans på ett helt nytt och effektivare sätt som gynnar de unga med funktionsskillnader som ska ta steget ut i arbetslivet. Genom ett aktivt nätverkande har förbundet medverkat till att olika aktörer, både från våra medlemsorganisationer och civilsamhället, har sammanförts. Detta har i många fall lett till att nya kreativa samarbetsformer har kommit till stånd. Förbundet har varit drivande i språkmobiliseringsarbetet vilket lett till att kommunen och ett antal idéburna organisationer nu har startat ett integrations- och språkutvecklingsprojekt med pengar från Länsstyrelsen. Myndigheterna var överens om att förlägga hela den kompetensutvecklande satsningen KUR till Ung i Tälje. Genom att Sfris har förstärkt satsningen med en processledare säkras en hållbar implementering av de nyvunna kunskaperna. Satsningen har lett till att våra medlemmars olika personalgrupper börjar hitta fram till ett gemensamt förhållningssätt och har på så sätt medverkat till en ökad vikänsla och ansvarstagande för helheten. Våra frukostmöten utgör ett välbesökt forum för personal, chefer och politiker från våra medlemsorganisationer, men även andra viktiga samhällsaktörer börjar hitta dit. Gemensamt kompetensutvecklande, kontaktknytande och idéskapande skulle kunna sammanfatta nyttan med denna mötesplats. Samordningsförbundet är en väl etablerad organisation i Södertälje och många kontaktar oss för att få stöd och råd i samverkansfrågor. Signering av justerare på varje sida Sida 17

23 1.5 Styrelsens arbete under året Styrelsen har under året haft sju protokollförda sammanträden varav ett varit kombinerat med en hel planeringsdag tillsammans med beredningsgruppen och kansliet. Beredningsgruppen har träffats vid tio tillfällen varav en gång var den gemensamma planeringsdagen. Ordförande och Förbundschef deltog den 23 maj på Ägardialogen, som i år anordnades av Landstinget. Ordförande och Förbundschef har dessutom under året deltagit i två olika konferenser anordnade av Nationella rådet respektive NNS, samt ett antal andra möten och konferenser Styrelsens sammansättning Utifrån den nya förbundsordningen som började gälla har styrelsen minskats från åtta ordinarie ledamöter och åtta ersättare till fyra plus fyra. Ordförande: Anne-Marie Larsson (M), Stockholms läns landsting, Ordinarie ledamöter: Rose-Marie Jacobsson (S), vice ordförande, Södertälje kommun, Claes-Göran Nilsson, Arbetsförmedlingen, Fredrik Brunsell, Försäkringskassan, Ersättare: Linda Älegård (S), Stockholms läns landsting, Metin Hawsho (FP), Södertälje kommun, Gunilla Moberg, Försäkringskassan, Christer Andersson, Arbetsförmedlingen, Revisorer Samordningsförbundet granskas av revisorer som är utsedda av huvudmännen Sören Lekberg (S), revisor, Södertälje kommun Karin Brodin (M), revisor, Stockholms läns landsting Sakkunniga biträden från Ernst & Young AB: Anders More, verksamhetsrevisor och Jonatan Svensson, ekonomisk revisor. Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan har anlitat Deloitte AB, Pernilla Rehnberg Beredningsgruppens sammansättning Kjell Sjundemark, Södertälje kommun (t.o.m. juni) Helena Forslund, Södertälje kommun (ersättare för Kjell Sjundemark under hösten 2015) Maria Hjernerth, Södertälje kommun, Susanne Landin, Försäkringskassan, Barbro Hansson, Stockholms läns landsting, Lennart Mossberg, Fornhöjdens vårdcentrum, Roland Gustafsson, Arbetsförmedlingen, Monica Eriksson, Arbetsförmedlingen, Signering av justerare på varje sida Sida 18

24 1.5.4 Kansliets bemanning Hans Carlsson, Förbundschef 100 %. Arbetar 80 % from Pia Karlsson Rantanen, Processtödjare 100 % Emma Gabriel, Ekonomiassistent 50 % 1.6 Ekonomiskt utfall Kansliet och alla insatser redovisar överskott av varierande storlek. Insatsernas ledare har tagit uppmaningen om återhållsamhet på allvar. Vissa överskott går också att förklara med vakanser och sjukskrivningar. Anmärkningsvärt är att Ung i Tälje, trots minskad budget, visar ett överskott på kr. Efter flera möten med kommunen (som är huvudman för insatsen) står det klart att de inte haft tillräcklig ordning i sina redovisningsrutiner. Verksamhetsledaren har under året påtalat olika behov som inte gått att möte då det saknats pengar (enligt huvudmannens ekonomiansvarige). Vi är nu överens om att huvudmannen ska se över och skärpa upp sina rutiner så att detta inte upprepas. I övrigt har förbundets rutin med rekvirering av pengar, kvartalsvis i efterskott mot faktiska kostnader, fungerat väl. Hantering av överskott Styrelsen har beslutat att kontinuerligt behålla ett överskott över verksamhetsåren på 1 Mkr för oförutsedda händelser. Övrig del av årets överskott ( kr) förs över till 2016 års verksamhetsbudget och kommer att användas för nya insatser. Signering av justerare på varje sida Sida 19

25 2. Resultaträkning Resultaträkning Belopp i kr. Not Verksamhetens medlemsavgifter Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettokostnad Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat före extraordinära poster Årets resultat Balansräkning Balansräkning Belopp i kr. Not Tillgångar Omsättningstillgångar Fordringar Kassa och banktillgodohavande Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital och skulder Eget kapital Kortfristiga skulder Summa eget kapital och skulder Panter och därmed jämförliga säkerheter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga Signering av justerare på varje sida Sida 20

26 4. Noter Not 1. Redovisningsprinciper Årsredovisningen är upprättad i enlighet med lagen (1997:614) om kommunal redovisning i tillämpliga delar. Not 2. Verksamhetens medlemsavgifter Driftbidrag från staten Driftbidrag från Södertälje kommun Driftbidrag från Stockholms läns landsting Summa Not 3. Verksamhetens kostnader Lämnade bidrag Köpta tjänster Övriga externa kostnader Personal kostnad Summa Not 4. Verksamhetens skulder Leverantörsskulder Upplupna semesterlöner Upplupna sociala avgifter Övriga upplupna kostnader Övriga skulder Summa Signering av justerare på varje sida Sida 21

27 Not 5. Sammanställning av utfall och budget 2015 Utfall Budget Avvikelse Insatser Ung i Tälje SAMMY (MCM) ADHD SYL YES Grönsaksm./Emy Summa insatser Summa kansli och styrelse Totalt Intäkter/medlemsavgifter Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Signering av justerare på varje sida Sida 22

28 5. Styrelsens beslut Vi intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt kostnader, intäkter och förbundets ekonomiska ställning. Datum: Anne-Marie Larsson Ordförande Claes-Göran Nilsson Ledamot. Rose-Marie Jacobsson Vice ordförande.. Fredrik Brunsell Ledamot Signering av justerare på varje sida Sida 23

29 Till Styrelsen i Samordningsförbund i Södertälje Fullmäktige i Södertälje kommun Fullmäktige i Stockholms läns landsting Försäkringskassan Arbetsförmedlingen REVISIONSBERÄTTELSE för år 2015 Samordningslorbundet i Södertälje Organisationsnummer Vi har granskat räkenskaperna, årsredovisningen och förbundsstyrelsens förvaltning i Samordningsförbundet i Södertälje (organisationsnummer ) för verksamhetsåret Förbundsstyrelsen ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande mål, beslut och riktlinjer samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Styrelsen upprättar en årsredovisning som ger en rättvisande bild samt svarar för att det finns en tillräcklig intern kontroll i verksamhet och räkenskaper. Vi ansvarar för att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om årsredovisningen ger en rättvisande bild och om den interna kontrollen som styrelsen bedömer är nödvändig för att upprätta en årsredovisning som inte innehåller väsentliga felaktigheter. Vi har utfört vår granskning utifrån lagen om finansiell samordning, kommunallagen, förbundsordningen, god revisionssed samt revisionsreglementet. Granskning enligt god revisionssed innebär för den auktoriserade revisorn att han eller hon utfört revisionen enligt International Standards on Auditing och god revisionssed i Sverige. Dessa standarder kräver att den auktoriserade revisorn följer yrkesetiska krav samt planerar och utför revisionen för att uppnå rimlig säkerhet att årsredovisningen inte innehåller väsentliga felaktigheter. *) Vi bedömer sammantaget att styrelsen i Samordningsförbundet i Södertälje har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Vi bedömer att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande och att årsredovisningen har upprättats i enlighet med tillämpliga delar av lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed. Vi bedömer sammantaget att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som är uppställda. Vi tillstyrker att styrelsen och dess ledamöter beviljas ansvarsfrihet.

30 Södertälje 2016 Deloitte AB För staten *) Vår granskning av årsredovisningen innefattar att genom olika åtgärder inhämta underlag om belopp och annan information i årsredovisningen. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska utföras, bland annat genom att bedöma riskerna for väsentliga felaktigheter i årsredovisningen, vare sig dessa beror på oegentligheter eller på fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av den interna kontrollen som är relevanta for hur förbundet upprättar årsredovisningen för att ge en rättvisande bild i syfte att utforma granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna, men inte i syfte att göra ett uttalande om effektiviteten i förbundets interna kontroll. Granskningen innefattar också en utvärdering av ändamålsenligheten i de redovisningsprinciper som har använts och av rimligheten i styrelsens uppskattningar i redovisningen, liksom en utvärdering av den övergripande presentationen i årsredovisningen. Bilagor: De sakkunnigas rapporter enligt nedan Årlig granskning 2015 som är upprättad av EY Fördjupad granskning av projektbeslut och projektutvärdering

31 Samordningsförbundet i Södertälje Årlig granskning 2015

32 Innehåll 1 Granskning av Samordningsförbundet i Södertälje Inledning Granskningens utgångspunkter Granskning av årsredovisningen och årsbokslutet Redovisning av samordningsförbundets arbete Mål och riktlinjer för den finansiella samordningen Mål, budget och verksamhetsplan Styrning och dialog Samverkan mellan samverkansparterna Seminarier och utbildningar Strukturpåverkande samverkansinsatser Uppföljning av samverkansinsatser Finansiering av samordnade rehabiliteringsinsatser Individinriktade insatser under år Beslut om användning av medel Uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna Årsredovisning för den finansiella samordningen Bedömning

33 Revisorerna i Samordningsförbundet i Södertälje Vår granskning har genomförts som underlag för er bedömning av årsredovisningen samt ansvarsprövning av Samordningsförbundet i Södertäljes styrelse år Granskningen har genomförts i enlighet med fastställd revisionsplan för Vi har i denna rapport sammanfattat iakttagelser från granskningen av årsbokslutet och årsredovisningen för förbundet. Det har inte framkommit några väsentliga noteringar som påverkar vår bedömning av att resultat och ställning ger en rättvisande bild av förbundets resultat och ställning för året Vissa utvecklingsområden har dock identifierats. Förbundet har under 2015 fortsatt att nyttja det överskott som ackumulerats tidigare år, vilket vi ser positivt på. Med vänlig hälsning Mikael Sjölander Anja Zetterberg Kopia: Förbundets styrelse och förbundschef 2

34 1 Granskning av Samordningsförbundet i Södertälje 1.1 Inledning Samordningsförbundet i Södertälje granskas av revisorer utsedda av förbundets medlemmar. Granskningen sker i enlighet med god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisorerna har upphandlat Ernst & Young AB (EY) som sakkunnigt biträde. 1.2 Granskningens utgångspunkter Denna rapport syftar till att kortfattat sammanfatta resultatet av granskningen av årsbokslutet och årsredovisningen, samt att ge revisorerna ytterligare information och underlag inför ansvarsprövningen av förbundets styrelse. Granskningen har genomförts med utgångspunkt i utkast till årsredovisning erhållet den 3 februari Enligt 7 i lagen om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser har samordningsförbunden till uppgift att: 1. Besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen. 2. Stödja samverkan mellan samverkansparterna. 3. Finansiera insatser som avser individer vilka är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser och som syftar till att dessa uppnår eller förbättrar sin förmåga att utföra förvärvsarbete. 4. Besluta på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell samordning ska användas. 5. Svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna. 6. Upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samordningen. Det är styrelsens ansvar att säkerställa att förbundets verksamhet ryms inom och stödjer punkterna i 7. Vid revisionen av samordningsförbunden ska bestämmelserna i 9 kap 4-18 i kommunallagen tillämpas. Det innebär bl.a. att revisorerna ska pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. 3

35 2 Granskning av årsredovisningen och årsbokslutet 2015 Granskningen av årsredovisningen har omfattat en genomgång av att årsredovisningen är upprättad i enlighet med kommunal redovisningslag. Till resultat och balansräkning har ytterligare upplysningar lämnats i noter. Granskningen av balans- och resultaträkningen har omfattat en genomgång av underlag för väsentliga resultat- och balansposter. Vid vår granskning av bokslutet noterades att någon dokumenterad avstämning av balansräkningens poster alltjämt inte har genomförts. Bokslutsprocessen bör ses över och stärkas. Bokföringens dokumentation bedöms i övrigt vara i allt väsentligt god. Granskningen har även omfattat kontroll av att skatter och avgifter har deklarerats och betalats in i tid. Granskningen av skatter och avgifter har inte föranlett några noteringar. Förbundet redovisar ett negativt resultat om tkr vilket kan jämföras med föregående års negativa resultat om tkr. Förbundet har under ett antal år inte genomfört verksamhet i den omfattning som finansierats av medlemmarna. I likhet med föregående år har förbundet därför under 2015 fortsatt genomföra insatser i syfte att använda upp det överskott som ackumulerats. Ingående eget kapital 2015 var tkr och utgående eget kapital uppgick till tkr. 4

36 3 Redovisning av samordningsförbundets arbete I detta kapitel beskrivs hur samordningsförbundet arbetat under 2015 för att fylla sina uppgifter enligt lagen om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Kapitlet följer samma ordning som lagens skrivning om samordningsförbundets uppgifter. Samordningsförbundets kansli består av en förbundschef, en processtödjare samt en ekonomiassistent som arbetar 50 % för förbundet. Förbundschef har arbetat 100 % under januari-augusti 2015 samt 80 % under september- december. 3.1 Mål och riktlinjer för den finansiella samordningen Mål, budget och verksamhetsplan Samordningsförbundets styrelse antog budgetram för 2015 den 27 november Tilldelningen från staten var för ,8 mnkr, vilket innebär att den totala tilldelningen var 7,6 mnkr från förbundets medlemmar. En minskad tilldelning från staten om 2,2 mnkr för året gav delvis ändrade förutsättningar för 2015 års verksamhet. Verksamhetsplan inklusive mål fastställdes av styrelsen den 27 februari Samtliga förbundsmedlemmar deltar i den beredningsgrupp som bereder styrelsens beslut. Fokus för verksamhetsåret 2015 har legat på att fullfölja och utveckla pågående insatser, utifrån rådande förutsättningar i form av minskad tilldelning från ägarna. Inga nya insatser har finansierats under året. I verksamhetsplanen fastslås vilka behovsgrupper förbundet särskilt ska prioritera under året: - Ungdomar som varken arbetar eller studerar (16-25 år) - Ungdomar med aktivitetsersättning (18-29 år) - Individer som varit sjuka, arbetslösa eller av andra anledningar uppburit offentlig försörjning under lång tid I mån av resurser ska även den fortsatta utvecklingen av arbetsintegrerade sociala företag (ASF) stödjas. Behovsgrupperna ovan är oförändrade från föregående år. Under 2014 var även traumatiserade flyktingar samt individer som inte uppnått tillräcklig kunskap i det svenska språket prioriterade behovsgrupper, då särskilda insatser mot dessa målgrupper genomfördes. Inriktningen för 2015 är enligt verksamhetsplanen att insatserna ska: - vara sektorsövergripande, dvs. vara en del av den helhet som huvudmännen tillsammans utgör, - bidra till att nya samverkansmetoder och arbetssätt mellan huvudmännen utvecklas och implementeras, samt - främja strukturell samverkan mellan huvudmännen. Inriktningen enligt ovan är oförändrad från Under 2014 tillkom ett mål om att förbruka ackumulerat överskott. Ett mål om förbrukning av överskottet finns även i verksamhetsplanen för 2015: 5

37 - Under året ska förbundet förbruka det egna kapitalet så det 2016 ligger i fas med den nya modell för den statliga anslagstilldelningen som då införs. Hur mål och insatser bidrar till förbundets inriktning redovisas inte i årsredovisningen. Måluppfyllelse kopplat till inriktningen i verksamhetsplanen redovisas separat i bilaga tillsammans med en viss analys av utfallet. För de individinriktade insatserna specificeras ett antal mål, som framgår i tabellen nedan. I årsredovisningen framgår denna redovisning av förbundets måluppfyllelse. Mål Mätmetod Rapporteringsansvarig Uppnådda mål enl. FINSAMlagen Minst 350 individer ska ta del av förbundets insatser SUS. Vid halvårsskiftet tillkom att nytt system för uppföljning; Den huvudman som ansvarar för insatsen 372 registrerade i SUS. Insatsernas reella utfall redovisar 646 deltagare Förbundets medlemmar ska uppleva att Sfris under året bidragit till en ökad samverkan Minst två av förbundets medlemmar ska vara delaktiga i de insatser som finansieras. Genom att aktivt delta i insatsernas styrgrupp bl.a. Minst hälften av deltagarna i insatser ska uppleva att de fått ett sådant stöd att deras möjlighet att närma sig den ordinarie arbetsmarknaden har ökat Aventus Enkäter till huvudmännen inom Indikatorprojektet: styrelse, beredningsgrupp, styrgrupp, handläggare som är insatspersonal Medverkan i styrgrupper, överlag god närvaro, enligt processtödjares närvaro i samtliga styrgrupper. Styrgruppsprotokoll. Deltagarundersökning; stickprov inom Indikatorprojektet i 3 insatser. Aventus har tillkommit för 2:a halvåret för Ung i Tälje Kansliet Insatsansvarig/kansliet Kompletterat med resultat från kansliets Indikatorprojekt, se nästa kolumn. Den huvudman som ansvarar för insatsen. 65 % av personal: instämmer helt 43 % av personal: instämmer delvis Beredningsgrupp/styrgrupp: 45 % uppger att de instämmer helt 40 % instämmer delvis Minst tre huvudmän är med i samtliga insatsers styrgrupper. Sfris strävar efter att samtliga huvudmän medverkar i all samverkan. Deltagarna upplever att de får rätt stöd, vara delaktiga, får ta nödvändig tid, har en handläggare: 58-69% instämmer helt 19-25% instämmer delvis Det första målet har halverats sedan föregående år, då målet ej nåddes. Då 4 av 6 finansierade insatser under året avser metodutveckling eller forskning, samlar de enligt uppgift även färre deltagare. Det andra och tredje målet rör samverkan mellan förbundets medlemmar och är samma som föregående år. Även det fjärde målet ligger på samma nivå som för Det framgår att 372 individer har registrerats i SUS som deltagande i förbundets insatser, vilket gör att målet om 350 individer nåtts. Det framgår även att insatsernas reella utfall redovisar 646 deltagare, vilket innebär att enbart ca hälften av insatsernas deltagare registrerats. Avseende målet att medlemmar ska uppleva att förbundet under året bidragit till en ökad samverkan, har detta mål inte kvantifierats och det går således inte att säga huruvida målet uppnåtts eller ej. Det framgår att minst tre huvudmän är med i samtliga insatsers styrgrupper, vilket innebär att det uppsatta målet att minst två medlemmar ska vara delaktiga i insatser uppnås. Avseende det fjärde målet att minst hälften av deltagarna i 6

38 insatser ska uppleva att de fått rätt stöd att närma sig arbetsmarknaden, uppges procent instämma helt. Måluppfyllelsen kommenteras inte i årsredovisningen, men en viss analys av utfallet återfinns i bilaga. Det noteras att den måluppfyllelse som framgår och kommenteras i bilagan inte är densamma som redovisas i årsredovisningen. Avseende målet att medlemmar ska uppleva att förbundet under året bidragit till samverkan uppges i bilagan att ingen mätning har genomförts. Det hänvisas dock till en genomförd enkätundersökning i mindre skala. Avseende målet att minst hälften av deltagarna i insatser ska uppleva att de fått rätt stöd att närma sig arbetsmarknaden, uppges i bilagan att alla insatser inte mätt detta mål. Även här görs en hänvisning till en enkätundersökning i begränsad omfattning. Måluppfyllelsen är därmed svårbedömd Styrning och dialog Styrelsen har under året haft sju protokollförda sammanträden varav ett varit kombinerat med en hel planeringsdag tillsammans med beredningsgruppen och kansliet. Beredningsgruppen har träffats vid tio tillfällen varav en gång var den gemensamma planeringsdagen. Ordförande och förbundschef deltog den 23 maj på ägardialogen, som anordnades av landstinget. Förbundet har tagit fram en attestordning under 2015, där det framgår ansvar och rutiner för attest samt vissa rutiner för upphandling vid kansliet. 3.2 Samverkan mellan samverkansparterna Seminarier och utbildningar Under året har frukostseminarer arrangerats för medlemmarna. Vid sex tillfällen har förbundet bjudit in till frukostmöten. Antalet deltagare har varierat mellan 70 och 100 per tillfälle. Teman för seminarierna har varit: Vägar till jobb för personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar Interkulturell jämlikhet Två Vinnova-förstudier: Väldesignade mötesplatser för ökad inkludering (UDI) och Garden café som arbetsintegrerar utanförställda genom SmartMat (SI) Förbundets sex pågående insatser har presenterats vid två tillfällen i början och slutet av året. Enligt intervjuade är frukostmötena mycket uppskattade hos samtliga huvudmän och har fått gott renommé. Ordförande och förbundschef har under året deltagit i två konferenser anordnade av Nationella rådet respektive NNS samt ett antal andra möten och konferenser. 7

39 3.2.2 Strukturpåverkande samverkansinsatser Förbundet har under året arbetat proaktivt med att söka upp, följa upp och agera koordinator för att samverkansmöten ska komma till stånd och även fortgå över tid. Detta arbete har enligt intervjuade varit i fokus, då inga nysatsningar gjorts under året. Samverkan har skett mellan arbetsmarknadsenheten i Södertälje kommun och civilsamhället på initiativ från förbundet för att få medel till språkstödjande insatser som nu sker mellan dessa parter. Delegationen för unga utan arbete (Dua) har tecknat samverkansavtal mellan Arbetsförmedlingen och arbetsmarknadsenheten, där förbundet stöttat arbetet. Under året har förbundet varit sammankallande till ett 50-tal möten, som har hållits mellan ideella organisationer såsom IoU design och X-cons, förbundets medlemmar, Coompanion, sociala företag samt akademi med målet att skapa ökad inkludering och så småningom lågtröskeljobb inom möbelproduktion, från jord till bord och lokala områdesföretag. Arbetet har utmynnat i två Vinnova-förstudier. Ett flertal workshops och informationsmöten har genomförts. De både förstudierna avslutades med varsitt frukostseminarium där totalt 230 personer från olika aktörer medverkande. En löpande dialog har förts med arbetsgrupperna för projektansökningarna till EU-projekten MAP2020 och MatLust, där kommunen är huvudman. Dessa projekt har beviljats under året och förbundet deltar som samarbetspart för att skapa synergieffekter för medlemmar och insatser. Förbundet har medverkat i månatliga möten rörande stadsdelsutveckling i Fornhöjden tillsammans med bland annat skola och samhällsbyggnadskontor, och där bidragit med kontakter och information. Utifrån mötena har förbundet hittat beröringspunkter med andra satsningar som förbundet finansierar alternativt samverkar med. Under året har arbetet med arbetsintegrerande sociala företag (ASF) fortsatt. Avsikten är att genom dessa företag få tillgång till anpassad arbetsträning och arbetslivsinriktad rehabilitering för förbundets prioriterade målgrupper. Arbetet har pågått i ett antal processer: att sprida förståelse och kunskap till politiker, tjänstemän och medlemsorganisationerna samt till privat näringsliv och stötta idébärare till potentiella ASF. Det framgår att förbundet har bjudit in ASF till frukostmöten hos olika myndigheter, mäklat kontakter samt organiserat nätverksmöten för att olika ASF ska kunna träffas. Vid årets början fanns kontakt med 5 ASF. Under året har ytterligare 5 bjudits in till träffar och Coompanion har gett stöd till 4 ASF som startat under året. Förbundet, och även kommunen, har under 2015 tecknat avtal med Coompanion. Det har gjort att de funnits på plats i Södertälje i större omfattning, från 1-2 dagar i veckan till 4 dagar i veckan. Coompanion har erbjudit affärsrådgivning till befintliga och precis startade ASF samt varit samarbetspart i flera av förbundets övriga samverkansinsatser Uppföljning av samverkansinsatser Samordningsförbundet ansvarar för att uppföljningar genomförs av de insatser som förbundet prioriterat att finansiera. 8

40 En viss uppföljning av de strukturpåverkande insatserna görs i årsredovisningen, men ingen återkoppling görs till förbundets inriktning enligt verksamhetsplan. Av bilaga till årsredovisningen framgår att drygt 2000 personer deltagit i genomförda strukturpåverkande insatser. Förbundet har under 2015 deltagit som ett av 12 förbund i ett pilotprojekt för att utveckla kärnindikatorer för finansiell samordning, ett projekt som drivs av Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) och benämns Indikatorprojektet. Enkäter har bland annat ställts till styrelse, förbundschef, beredningsgrupp, personal och deltagare i två olika omgångar. Indikatorerna har testats i omgångar under året och förväntas kunna användas fullt ut under Enligt uppgift avser dock indikatorerna främst uppföljning av individinsatser. Enkätundersökningen som genomförts under två år, där frågor ställts om förtroendet för förbundet samt om verksamheten är känd, har inte genomförts för 2015 på grund av en minskning i arbetstid på kansliet. Enkäten har tidigare år nått ca 220 personer och visat att det funnits stort förtroende för förbundet samt att insatserna som förbundet finansierar varit kända. 3.3 Finansiering av samordnade rehabiliteringsinsatser I detta avsnitt beskrivs de insatser som bedrivits under Under året har förbundet helt eller delvis finansierat sex individinriktade insatser. Samtliga insatser tar fram årsrapporter där verksamheten beskrivs mer ingående än i årsredovisningen. Projektens respektive måluppfyllelse redovisas inte i årsredovisningen. I projektens årsrapporter redovisas måluppfyllelsen till viss del Individinriktade insatser under år 2015 SAMMY SAMMY startade i slutet av 2012 och pågick till oktober Insatsen riktar sig till personer med multiproblematik och syftar till att erbjuda snabbare utredning samt en handlingsplan som är gemensam för flera myndigheter. Insatsen drivs av Södertälje kommun, Stockholms läns landsting, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. Södertälje kommuns social- och omsorgskontor är huvudman för insatsen. Under perioden har 84 deltagare fått kontakt med projektet. Övriga som aktualiserats (48 personer) har varit konsultationer där koordinatorer bedömt att vägledning varit tillräckligt. Totalt har 132 personer aktualiserats. ADHD-projektet ADHD-projektet startade under 2013 och beräknas pågå till mars Projektet riktar sig till personer som har fått sin ADHD-diagnos efter att de fyllt 18 år. Syftet är att ge goda förutsättningar till ett självständigt liv. Stockholms läns landsting är huvudman i nära samverkan med Södertälje kommun. Projektet har under året haft 44 deltagare i sina individuellt inriktade insatser. Av de 44 deltagarna var 20 personer nya deltagare för året Ytterligare 29 deltagare har deltagit i patient- och närståendeutbildning, vilken är en gruppinsats vid ADHD, som projektets personal tillsammans med ordinarie verksamhets personal erbjudit. 9

41 YES! YES! syftar till att nå unga med depression, biopolär sjukdom eller ångest som inte har arbete men som skulle vilja arbeta. Insatsen består av en studie med målet att undersöka om YES!-modellen är en tillämpbar metod för att få samt behålla ett arbete och därmed öka kunskapen om arbetsrehabilitering för målgruppen. Målet med insatsen är arbete, och att arbetssökandet påbörjas utan förrehabilitering. Projektet startade 2014 och avslutas i årsskiftet 2015/2016. Slutgiltigt resultat kommer sammanställas av Lunds universitet efter mars Interventionsgruppen beskrivs i årsrapporten som bestående av 17 personer, varav 4 avslutade. SYL = Sysselsättning inom Livsmedels- och måltidssektorn SYL startade i slutet av 2014 och beräknas pågå till Målgruppen är långtidarbetslösa i behov av samordnat stöd från minst två myndigheter. Syftet är att utveckla sammanhållande kedjor av insatser som för målgruppen närmare egen försörjning. Cirka 40 personer har deltagit i insatsen aktivt och registrerats i SUS, och totalt har kontakt tagits med 70 personer. Ung i Tälje Ung i Tälje startade under 2013 och är planerad som en permanent verksamhet där förbundet successivt kommer att trappa ned medfinansieringen. Från och med 2015 har kommunen varit huvudman. Ung i Tälje ska erbjuda unga mellan 16 och 25 år, och unga vuxna mellan 18 och 29 år med funktionsnedsättning, en väg in och många vägar ut. Syftet är att aktivera deltagarna, erbjuda en väg in (tillbaka) till studier eller arbete. Insatsen består av tre olika spår, beroende på vilken ålder deltagarna har. Totalt har 337 individer fått någon form av insats av Ung i Tälje under 2015, alla har dock inte redovisats i SUS. Grönsaksmästarna + Emy Insatsen startade i april 2014 och riktar sig till individer mellan 18 och 64 år som på grund av olika arbetshinder har svårt att komma in på den ordinarie arbetsmarknaden. Syftet är tvådelat. Syftet är dels att utveckla möjligheter för behovsgruppen från psykiatrin en rehabiliterande verksamhet inom ekologisk odling för att komma ett steg närmre arbete. Syftet är också att ge stöd till de sju sociala entreprenörer som fått utbildning genom ESFprojektet K2 så att de klarar att etablera sig som sociala företagare. Projektet har förlängts i två omgångar, fram t.o.m Under 2015 har projektet totalt involverat 28 deltagare, varav 4 personer varit kooperativa, odlare, 7 personer från Södertälje kommuns rehabilitering, 5 personer från Arbetsförmedlingen Fas3 samt 12 personer som ingått i Trädgårdsgruppen vid Emy-hemmet. KUR KUR startade i augusti 2014 och avslutas KUR riktar sig mot hela personalgruppen i Ung i Tälje och deras samverkanspartners. Myndigheterna kan söka statliga pengar för fortbildning inom psykiatriområdet. Pengarna får endast användas för att bekosta föreläsare. 10

42 Förbundet finansierar en processtödjare som förstärker insatsen så att personalen får möjlighet att bearbeta vad de lärt sig på föreläsningarna och integrera kunskapen i sitt dagliga arbete. 3.4 Beslut om användning av medel Samordningsförbundets styrelse antog budgetram för 2014 den 27 november I februari fastställdes verksamhetsplanen för året. Den totala tilldelningen från förbundets medlemmar var 7,6 mnkr. Totalt hade förbundet drygt 14,1 mnkr att röra sig med under Av förbrukad budget har drygt 2,7 mnkr gått till kansli och administration, vilket motsvarar ca 20 procent av den totala budgeten. Kansliets budget täcker även finansieringen av KURinsatsen, frukostmöten samt workshops. I årsredovisningen uppskattas den faktiska andelen av budgeten som använts till administration till ca 13 procent och resterande 87 procent till insatser. Av årsredovisningen framgår att kansliet och samtliga insatser redovisar överskott av varierande storlek. Vissa överskott härleds till vakanser och sjukskrivningar, men även bristande redovisningsrutiner hos en huvudman har lett till överskott i en insats. För insatserna fungerar verksamhetens beslutsunderlag (VBU), som ligger till grund för beslut om projekt, som uppdragsbeskrivningar. Utöver VBU för respektive insats görs ingen formaliserad övergripande riskanalys inom förbundet. Det finns ingen uttalad fördelning av medel mellan individinriktade insatser och strukturpåverkande insatser. 3.5 Uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna Varje projekt som beviljas finansiering har enligt verksamhetsplanen 2015 ansvar att fortlöpande registrera specifika deltagare i uppföljningsverktyget SUS. Utöver detta finns inga gemensamma riktlinjer för hur projekten ska följas upp och utvärderas. Enligt uppgift har projekten blivit bättre på att rapportera i SUS, men det har varit mycket svårt att få behörigheter till systemet samt nå support. Behörigheterna har i vissa fall dröjt i flera månader, vilket avsevärt försvårat registeringen av deltagare. En viss uppföljning sker enligt intervjuade via projektstyrningsverktyget Pejl, som också ligger till grund för verksamhetens beslutsunderlag vid tilldelning av medel. Effektutvärdering är enligt uppgift en fortsatt utmaning inom förbundet. Det uppges vara svårt att kartlägga vad som händer med de individer som avslutas i de av förbundet finansierade insatserna. Det går heller inte att via SUS mäta de mer långsiktiga effekterna av deltagande i insatserna. Det finns tankar på att framgent försöka kombinera detta arbete med de enkäter som skickas ut inom Indikatorsprojektet. Indikatorsprojektet ska enligt intervjuade också kunna användas för att påvisa hur deltagare stegvis närmar sig arbetsmarknaden. Under våren 2015 har ett webbaserat dokumentationssystem upphandlats, som är speciellt framtaget för uppföljning av samverkansinsatser. I systemet kan insatsernas projektledare registrera deltagarnas skattning av hälsotillstånd i början och slutet, försörjning, göra dagboksanteckningar samt få fram statistik. Systemet uppges fungera bra, men har använts i begränsad utsträckning under året. Ung i Tälje började registrera i systemet i juni

43 SAMMY, Ung i Tälje och ADHD har genomfört effektutvärderingar. Förbundets följeforskare sammanställer även Ung i Täljes verksamhet till ett socioekonomiskt bokslut, som enligt uppgift ska redovisas Måluppfyllelsen för respektive insats redovisas inte i årsredovisningen, utan återfinns i viss utsträckning i bilaga. Förbundschef och processledare bjuder in samtliga projektledare en gång per månad för avstämning och erfarenhetsutbyte. 3.6 Årsredovisning för den finansiella samordningen Beslut om budget för år 2015 fattades av förbundsstyrelsen den 27 november 2014, vilket är inom den tid som lagen stadgar. 3.7 Bedömning Mål och riktlinjer Samordningsförbundet har i verksamhetsplanen för år 2015 satt upp mål som ligger väl i linje med lagstiftningen. Målet om hur många individer som ska ta del av förbundets insatser uppfylls enligt årsredovisningen, vilket är positivt. Dock framgår det att enbart ca hälften av de faktiska deltagarna har registrerats i SUS. Målet om att förbundets medlemmar ska uppleva att förbundet bidragit till samverkan är inte kvantifierat och därför svårbedömt avseende måluppfyllelsen. Avseende två av målen beskrivs måluppfyllelsen olika i årsredovisningen och den bilaga som redogör för måluppfyllelse utifrån verksamhetsplanen, vilket gör måluppfyllelsen svårbedömd. Hur förbundet arbetat med att samtliga insatser ska vara sektorsövergripande, bidra till nya samverkansmetoder samt främja strukturell samverkan framgår inte av årsredovisningen på ett tydligt sätt. Dessa redovisas dock tillsammans med en översiktlig analys i bilaga. Vi ser positivt på att förbundet redogör för måluppfyllelsen avseende målen för individinsatserna på en övergripande nivå, men saknar en tydlighet i hur måluppfyllelsen bedöms samt en analys av utfallet i årsredovisningen. Vi rekommenderar samordningsförbundet att framgent även tydliggöra kopplingen mellan den inriktning som stadgas i verksamhetsplanen och den måluppfyllelse som redovisas i årsredovisningen. Då många av årets insatser varit strukturpåverkande insatser bör dess bidrag till måluppfyllelsen tydliggöras. Det är positivt att förbundet tagit fram en attestordning, som tydliggör ansvar och rutiner för attest samt vissa rutiner för upphandling vid kansliet. Samverkan Enligt lagstiftningen ska förbundet stödja samverkan mellan samverkansparterna. Detta uppfylles väl, dels genom de insatser som finansieras, och dels genom de frukostmöten och strukturpåverkande insatser som förbundet genomför. Som nämnts görs en viss uppföljning av strukturpåverkande insatser i årsredovisningen, men tydlig återkoppling görs inte till förbundets inriktning för året. Denna analys återfinns i en bilaga till årsredovisningen, men då denna analys är central för hur förbundet arbetat mot sina mål under året bör den ha en mer framträdande roll i årsredovisningen. 12

44 Uppföljning och utvärdering Samordningsförbundet har under 2015 finansierat sex individinriktade insatser. Samtliga syftar tydligt till rehabilitering och det samordnade inslaget framgår också tydligt, vilket vi bedömer vara positivt. I årsredovisningen redovisas inte respektive insats måluppfyllelse, utan hänvisning görs till insatsens årsrapport. Detta bedömer vi vara en brist, som även påtalades i föregående revisionsrapport. För att kunna bedöma om insatserna är framgångsrika och leder till de uppsatta målen bör en tydlig måluppfyllelse för insatserna redovisas i årsredovisningen. Vår rekommendation är att förbundet framgent på ett tydligt sätt årligen i årsredovisningen redovisar respektive insats måluppfyllelse, samt för ett resonemang rörande utfallet i respektive projekt i förhållande till målen. Detta är en återkommande rekommendation från tidigare år. Vi bedömer det som positivt att de individinriktade insatsernas måluppfyllelse redovisas på en övergripande nivå. Den enkät som under tidigare år skickats ut till förbundets intressenter har inte skickats ut under 2015 på grund av en minskning i arbetstid på kansliet. Vi rekommenderar förbundet att arbeta vidare med enkäten under kommande år för att kunna följa upp kännedom och uppfattning om förbundets verksamhet. Utöver respektive projekts uppföljning via SUS, har ett antal insatser utvärderats av följeforskare under året, vilket vi bedömer som positivt. Ett antal kärnindikatorer för att mäta effekterna av finansiell samordning har tagits fram och testas under året. Vi ser fram emot att kunna se effekterna i respektive insats när verktyget börjar användas fullt ut under Förbundet har under året upphandlat och infört ett dokumentationssystem för att bättre kunna följa deltagarna i respektive insats, vilket vi också ser positivt på. Systemet har börjat användas i Ung i Tälje och förhoppningsvis kan resultat följas i fler insatser under nästkommande verksamhetsår. 13

45 Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av revisorerna 2015 Samordningsförbundet i Södertälje Granskning av projektbeslut och projektutvärdering

46 Innehåll 1 Inledning Bakgrund och syfte Metod och genomförande Revisionskriterier Styrning Styrelsens underlag för beslut YES/IPS SYL Sysselsättning inom livsmedelsbranschen Utvärdering av avslutade insatser Sammy ADHD Sammanfattande bedömning och rekommendationer

47 1 Inledning 1.1 Bakgrund och syfte Samordningsförbundets styrelse erhåller årligen förslag till projekt för finansiering. Det är väsentligt att underlagen är tillräckligt omfattande och innehåller den information som krävs för att styrelsen ska kunna fatta beslut om projektet. Styrelsens beslutsunderlag vid beslut om projekt kring rehabiliteringssamverkan har granskats med syfte att analysera om styrelsen erhåller tillräckligt tydliga underlag för att möjliggöra bedömning av projektets omfattning, behov av resurser, riskanalyser, förekomst av, samt relevans i, mål och nyckeltal samt hur dessa mål fastställs. Vidare har samordningsförbundets utvärdering av insatser granskats för att bedöma om utvärderingarna i tillräcklig utsträckning dels fungerar som instrument för intern kontroll av projektens måluppfyllelse, dels utformas för att bidra till implementering av kunskap och projektstrukturer i ordinarie verksamhet hos medlemmarna. 1.2 Metod och genomförande Granskningen har genomförts genom intervju med förbundets verksamhetschef samt processtödjare. Studier har gjorts av samordningsförbundets styrdokument, de underlag som förelagts styrelsen för beslut om de två senaste projekten som beviljats finansiering, samt utvärderingsrapporter från de två senast avslutade projekten SAMMY och ADHD. 1.3 Revisionskriterier Revisionskriterierna utgörs av vad som stadgas om utvärdering i lagen om finansiell samordning. 2 Styrning Enligt lagen om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser ska samordningsförbund svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna. I förarbetet till lagen anges att uppföljning och utvärdering av insatser ska vara en prioriterad fråga för samverkansparterna. För att uppföljning och utvärdering ska bli en integrerad del av samordningsförbundets verksamhet är det angeläget att det planeras redan vid inledningen av förbundets verksamhet. Planerna för uppföljning och utvärdering bör därför ingå som en del i parternas samverkansavtal för den finansiella samordningen. Uppföljning och utvärdering ska ske löpande och på ett sådant sätt att behovet av tillförlitlig uppföljning på både lokal och nationell nivå säkerställs. Uppföljning och utvärdering bör vara en integrerad del av verksamheten så att resultaten och erfarenheterna blir till nytta för den pågående verksamheten. Det är särskilt viktigt med återkoppling till berörd personal för att kunna se nyttan på handläggar- och verksamhetsnivå. 2.1 Styrelsens underlag för beslut Inför beslut om projektantaganden bildas normalt sett en arbetsgrupp. Gruppen består av de verksamheter som ämnar delta i projektet. Tjänstemän från Samordningsförbundet kan också delta i arbetsgruppen. Arbetsgruppen tar fram ett VBU (verksamhetens 2

48 beslutsunderlag) som föreläggs styrelsen för beslut. Innan VBU presenteras för styrelsen har förbundets beredningsgrupp också givits möjlighet att ta till sig underlaget och vid behov justera det. Som beslutsunderlag för styrelsen tas även ett tjänsteutlåtande fram. Föredragande av ärendet för styrelsen kan vara föreslagen projektledare eller tjänsteman vid Samordningsförbundet. Som mall för underlaget, VBU, nyttjar förbundet en generell projektmall för effekt- och projektstyrning, Pejl. Syftet med att nyttja mallen är att beskriva den ram som verksamheter sätter på ett presumtivt projekt. Av mallen framgår bland annat att de ekonomiska ramarna för projektet ska anges samt hur stor del som finansieras externt. Vidare finns bland annat rubriker i mallen rörande syfte, effektmål, produktmål, styrning, prioritering, avgränsning, målgrupp med mera. I mallen finns också en riskanalys som består av 18 förutbestämda punkter där ansvarig kan markera vilka risker som anses väsentliga för projektet i fråga. Utrymme för att kommentera valet av risker finns också. Avslutningsvis ska personer/kompetenser som ska ingå i projektet anges samt vilken risken är att kostnader och avsatt tid för genomförande av projektet inte kommer hålla. I anslutning till VBU ska alltid finnas en bilaga bestående av en Plan för hemtagning och uppföljning av effekter. I bilagan ska effektmålen anges med fokus på mätbarhet och ansvar. Det ska anges hur varje effektmål ska följas upp, dvs vilka metoder som ska användas, när målen ska följas upp samt vem som ansvarar för uppföljningen YES/IPS Vid styrelsemöte presenterades VBU och tjänsteutlåtande för styrelsen, varpå styrelsen beslutade att anta forskningsprojektet YES. Närvarande för presentation av projektet vid styrelsemötet var chefer för enheterna för arbetsrehabilitering i Södertälje kommun samt mottagningen för unga vid landstinget, som är två enheter vilka ingår i projektet tillsammans med Lunds universitet. De två enhetscheferna ansvarade med stöd från Lunds universitet för att ta fram en skiss för ett beslutsunderlag. Som bollplank i processen har förbundschefen och förbundets processtödjare deltagit. Innan VBU förelades styrelsen behandlades det i förbundets beredningsgrupp och därefter i styrelsens presidium Tjänsteskrivelse I tjänsteskrivelsen som förelades styrelsen inför beslutet ges en kortfattad beskrivning av projektet. Det anges att IPS är en behandlingsmetod som rekommenderas av Socialstyrelsen när det gäller vuxna med diagnosen schizofreni. Lunds universitet har tagit initiativ till ett forskningsprojekt för att utröna om metoden kan fungera på ungdomar med depression eller bipolär sjukdom. Projektet ska drivas i samverkan mellan Enheten för arbetsrehabilitering (Södertälje kommun) och Mottagningen för unga (Stockholms läns landsting) under ledning av Lunds universitet. Av tjänsteskrivelsen framgår att förhoppningen är att projektet leder till att Ung i Tälje får ytterligare ett verktyg i verktygslådan Verksamhetens beslutsunderlag (VBU) Underlaget bygger på den mall för projekt som presenterats ovan. Av underlaget framgår bland annat att IPS är en evidensbaserad metod som är rekommenderad av Socialstyrelsen för målgruppen psykisk ohälsa/schizofreni. Metoden går ut på att stödja deltagaren att välja, skaffa och behålla arbete eller studier utifrån vissa principer. YES!-projektet går ut på att undersöka om metoden är bättre än den stegvisa arbetsrehabilitering personer med depression eller bipolär sjukdom erbjuds idag, dvs om metoden även kan tillämpas på denna grupp individer. 3

49 Syftet med projektet är att möjliggöra en forskningsstudie för ett externt forskarteam. Projektets resurser kommer möjliggöra för deltagare att få IPS-insatser. Som del av underlaget till styrelsen presenterades även en övergripande ekonomisk kalkyl rörande kostnaderna för projektet. Kostnader för löner och resor/traktamenten angavs som kostnader för samordningsförbundet. Kostnader för lokaler, utbildning/handledning samt projektledare 50 % anges som kostnader för Södertälje kommun Bedömning Tabellen nedan presenterar om underlaget som förelagts styrelsen möjliggör för styrelsen att bedöma projektets omfattning, behov av resurser, riskanalyser, förekomst av samt relevans i mål och nyckeltal samt hur dessa mål fastställts. IPS / YES! Framgår Kommentar Omfattning Ja Projektet riktar sig endast till individer (18-24 år) med depression eller bipolär sjukdom individer. Ekonomisk ram anges, 2,2 mnkr/år från Total kostnad anges inte. Behov av resurser I viss utsträckning Tre heltid och en halvtid. Projektledare, case manager och arbetskonsulenter. Löner anges i kalkylen. Saknas angivelse av behov av andra resurser än personella. Riskanalyser I viss utsträckning Fem risker lyfts av de förutbestämda riskerna. Riskerna rör ifrågasättande av projekt, stor påverkan, krav på samordning, tvingande deadline som kan vara svår att nå samt personella förändringar. Saknas tydlig motivering till riskerna och vilka förebyggande åtgärder som ska vidtas. Förekomst av mål Ja Ett effektmål och fyra produktmål. Ett av produktmålen är svårt att tolka. Otydlig relevans till följd av otydlig beskrivning av målen. Relevans i mål och Otydlig nyckeltal Hur har målen fastställts Nej Framgår ej hur målen och dess nivåer har fastställts. Projektets omfattning samt behov av personella resurser framgår. Dock saknas angivelse av vilka resurser förutom de personella som behövs, såsom tillgång till lokaler, IT-lösningar med mera. I budgetkalkylen framgår förvisso att kostnaden för lokaler beräknas till Det specificeras dock inte vilka typer av lokaler som projektet behöver. Av de totalt 18 risker som framgår av mallen för beslutsunderlag har fem konstaterats vara relevanta för projektet i fråga. De risker som lyfts bedömer vi vara relevanta för projektet. Dock borde ytterligare relevanta risker lyftas fram, som inte framgår av de förutbestämda riskerna i mallen. Det saknas risker som rör målgruppen, dvs risker som t.ex. svårigheter att identifiera relevanta individer som vill ingå i projektet, samt risker att deltagarna inte fullföljer projektet. Vår bedömning är att den typen av risker är mer väsentliga än till exempel risken som lyfts fram att projektet kan ifrågasättas. 4

50 Ett av målen i underlaget, att bedriva IPS-verksamhet med god modelltrohet minst 99 poäng, är otydligt. Det anges ingenstans i underlaget vad god modelltrohet minst 99 poäng innebär. Det framgår inte heller av underlaget hur målen och nivåerna på målen har fastställts, hur uppföljning av målen ska göras, samt hur utvärdering av hela projektet ska göras, detta trots att det enligt mallen i underlaget ska ingå en plan för uppföljning. Detta bedömer vi som en väsentlig brist i underlaget SYL Sysselsättning inom livsmedelsbranschen Vid styrelsemötet den 27 mars 2014 presenterades VBU och tjänsteutlåtande för styrelsen, varpå beslut fattades att bevilja projektet SYL 4,2 mnkr under perioden till VBU arbetades fram i ett samarbete mellan utbildningskontorets kostenhet, arbetslivskontorets arbetsmarknadsenhet samt Destination Södertälje som organisatoriskt tillhör näringslivskontoret. Även Arbetsförmedlingen har enligt uppgift varit en nära samarbetspartner vid utarbetandet av VBU Tjänsteskrivelse I tjänsteskrivelsen ges en kort beskrivning av projektet. Det konstateras att det inom livsmedelssektorn finns ett rekryteringsbehov i länet, vilket tidigare har kartlagts i ett annat projekt. Kommunen utvecklar ett förädlingskök för att kunna erbjuda ekologiska och närodlade livsmedel i sina egna serveringar. Genom att komplettera denna verksamhet med arbetstränings- och utbildningsplatser är tanken att erbjuda långtidsarbetslösa individer en kompetensutveckling och göra dem matchningsbara mot de arbetstillfällen som finns. Av tjänsteskrivelsen framgår att det sökta stödet uppgår till 2,7 mnkr under perioden till Verksamhetens beslutsunderlag (VBU) Underlaget bygger på den mall för projekt som presenterats ovan. Av underlaget framgår att den ekonomiska ramen (maxbudget) för projektet uppgår till 4,05 mnkr. Efter en bakgrundsbeskrivning anges att syftet med projektet är att samordna befintliga verksamheter inom stat, kommun och näringsliv. Målet är att skapa arenor för en inkluderande arbetsmarknad och kompetensförsörjning inom livsmedels- och måltidssektorn. Det framgår att projektet stämmer väl överens med Södertälje kommuns policy om ökad andel närproducerad, ekologisk mat. Målgruppen är långtidsarbetslösa personer med samordnat behov från minst två myndigheter, vilka har en nära anknytning till livsmedelssektorn, som till exempel unga med ofullständigt hotell- och restauranggymnasium och/eller avsaknad av relevant arbetslivsutbildning eller långtidsarbetslösa/utrikesfödda från arbetsförmedlingen, där kvinnor ska prioriteras. I underlaget anges också att kostnaderna för projektet fördelas på 2,5 tjänster, där en processledare arbetar 100%, en processtödjare som arbetar 50% och en SIUS-konsulent från Arbetsförmedlingen som arbetar 100%. Den uppskattade lönekostnaden för samtliga är kr/år. Projektet antas pågå i tre år. 5

51 Bedömning Tabellen nedan presenterar om underlaget som förelagts styrelsen möjliggör för styrelsen att bedöma projektets omfattning, behov av resurser, riskanalyser, förekomst av samt relevans i mål och nyckeltal samt hur dessa mål fastställts. SYL Framgår Kommentar Omfattning Ja Det framgår vilka målgrupper som prioriteras, hur länge projektet pågår, , samt såväl årlig som total kostnad för projektet. Behov av resurser I viss utsträckning Två heltider, processledare och SIUSkonsulent, och en halvtid, processtödjare. Löner anges i underlaget, samt att totalkostnaden för tre år är 4,05 mnkr. Riskanalyser Ja Sju risker lyfts av de förutbestämda riskerna. Riskerna rör nytt verksamhetsområde, stor påverkan, krav på samordning, nyckelpersonsberoende, projektdeltagande utöver ordinarie arbete, ny teknik samt mycket annat på gång i organisationen. Sex av de sju riskerna analyseras och förebyggande åtgärder identifieras. Förekomst av mål Ja Tre effektmål och två produktmål. Tydligt angivet hur effektmålen ska följas upp. Relevans i mål och Ja Relevanta mål utifrån projektets syfte. nyckeltal Hur har målen fastställts Nej Framgår ej hur målen och dess nivåer har fastställts. Framgår inte hur omfattningen deltagare på 120 individer har beräknats. Projektets omfattning samt behov av personella resurser framgår. Dock saknas angivelse av vilka resurser förutom de personella som behövs, såsom tillgång till lokaler, IT-lösningar med mera. Av de totalt 18 risker som framgår av mallen för beslutsunderlag har sju konstaterats vara relevanta för projektet ifråga. Riskerna bedöms vara relevanta för projektet. Likt det första granskade projektet ovan borde ytterligare relevanta risker kunna lyftas fram, som inte framgår av de förutbestämda riskerna i mallen, såsom risker som rör målgruppen. Den analys som görs av riskerna bedömer vi vara av godo. Analysen ger en förståelse av varför riskerna anses vara väsentliga för projektet. Två av effektmålen för projektet, minskad arbetslöshet samt ökad samverkan kommenteras särskilt i underlaget. Det anges också hur målen ska följas upp, vilket vi bedömer vara positivt. Dock framgår inte av underlaget hur målen har fastställts och på vilket sätt omfattningen av individer som kan omfattas av projektet har beräknats. Detta bedömer vi vara en brist i underlaget. 6

52 2.2 Utvärdering av avslutade insatser Förbundet har inte antagit någon egen modell för utvärdering och uppföljning. Insatserna följs dock upp årligen samt efter avslut. Nedan granskas rapporter från de två senast avslutade projekten Sammy och ADHD, utifrån huruvida rapporterna fungerar som instrument för intern kontroll av projektets måluppfyllelse, samt om utvärderingsrapporterna utformats för att bidra till implementering av kunskap och projektstrukturer i ordinarie verksamhet hos medlemmarna Sammy Slututvärdering Utvärderingen av projektet har genomförts av upphandlat externt företag. Ansvariga utvärderare har följt projektet under projektets slutfas, från januari till maj Syftet med projektet har varit att optimera resursanvändningen inom Social- och omsorgskontoret i Södertälje kommun, Psykiatricentrum i Södertälje, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen för att kunna göra snabbare och samordnade utredningar med en gemensam handlingsplan, vilket ska leda till en snabbare process så att fler kommer i arbete eller studier alternativt hamnar rätt i välfärdssystemen. Målgruppen för projektet har varit personer som har behov av kontakt med minst två enheter/myndigheter. En av dessa ska uppleva situationen som problematisk och svårlöst, dvs att personen inte får sina behov tillgodosedda. Projektet startade den 1 november 2012 och pågick till och med september Efter avslut har projektet implementerats i ordinarie verksamhet. Enligt utvärderingen har fokus varit på erfarenheter, lärdomar, resultat och effekter av processen, och inte på processen som sådan. Detta uppges bero på att uppdraget genomfördes under en begränsad tid. Det övergripande syftet med utvärderingen har varit att fånga in kunskaper och erfarenheter som kan ha generell giltighet och potentiell möjlighet och därmed möjliggöra praktisk tillämpning och implementering i ordinarie verksamhet. För att genomföra utvärderingen har enkäter, intervjuer och fokusgrupper nyttjats tillsammans med dokumentstudier och mer informella samtal med projektpersonal. Intervjuerna har genomförts med såväl handläggare, projektdeltagare som chefer och styrgruppsmedlemmar, och erfarenheterna från respektive kategori presenteras i varsitt kapitel. Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier presenterar utvärderingen vilka effekter projektet uppnått i olika hög grad, både för samverkan mellan myndigheterna, men också för deltagande individer i projektet. Vad gäller projektets innehåll, mål och organisation konstateras att de ursprungliga målsättningarna med projektet i vissa fall har fått skrivas ned för att bli mer realistiska i förhållande till målgruppens förutsättningar. Det upptäcktes att deltagarna stod för långt från arbetsmarknaden och behövde andra mer omfattande stödinsatser. Avslutningsvis lämnas i utvärderingen rekommendationer inför projektets implementering i ordinarie verksamhet utifrån de erfarenheter som framkommit i utvärderingen Slutrapport Utöver den utvärdering som genomförts av externa utvärderare har en slutrapport även tagits fram av projektledaren för projektet. I slutrapporten ges bland annat en bakgrund till varför målen justerats ned under pågående projekt samt en analys av hur sammansättningen av deltagare i projektet har sett ut. Dock saknas uppföljning av projektets övergripande mål. 7

53 Bedömning Slututvärderingen av projektet SAMMY består i huvudsak av en effektutvärdering, dels utifrån ett samverkansperspektiv och dels utifrån ett individperspektiv. Det görs inga uppföljningar eller bedömningar av måluppfyllelse annat än att det konstateras att projektets mål har fått skrivas ned till följd av målgruppens förutsättningar. Detta är dock inte en iakttagelse som utvärderarna gör utan är ett konstaterande från personalen som arbetar i projektet. Då slutrapporten inte heller presenterar en uppföljning av projektets mål är vår bedömning att varken projektutvärderingen eller slutrapporten fungerar som ett instrument för intern kontroll av projektets måluppfyllelse. Utvärderingens slutsatser fokuserar på att ge rekommendationer inför implementeringen av projektet i ordinarie verksamhet. Rekommendationerna rör i huvudsak förtydligad information och kommunikation, spridning av erfarenheter om hur insatser från olika myndigheter kan samordnas samt avsättning av tid och prioritering av SAMMY-funktionen i deltagande organisationer framgent. Vår bedömning är att projektutvärderingen bidrar till kunskap inför implementeringen av projektet i ordinarie verksamhet. Däremot saknas i rapporten en utvärdering av projektorganisationen, något som hade varit till nytta inför implementering av projektet i ordinarie verksamhet ADHD Projektet ADHD har ännu inte helt avslutats. Projektet fortgår med finansiering från Samordningsförbundet fram till och med 30 mars Därefter kommer projektet pågå fram till årets slut innan det övergår i en implementeringsfas. Slutrapport för projektet finns således inte ännu. Däremot har en fylligare årsrapport för 2015 tagits fram till följd av att projektet inom kort kommer att avslutas. Det är utifrån årsrapporten för 2015 som vi gör våra bedömningar enligt nedan Årsrapport ADHD 2015 ADHD-projektet startade i april Projektet vänder sig till personer som är nydiagnosticerade med diagnosen ADHD eller ADD, i åldern år och bosatta i Södertälje kommun. Bakgrunden till projektet är att allt fler som utreddes fick en ADHDdiagnos samtidigt som det konstaterades att det saknades tillräckliga insatser för denna målgrupp i kommunen. Syftet med projektet har varit att utveckla en metod för att hos personer nydiagnosticerade med ADHD tidigt kunna identifiera behov av samordnat stöd samt erbjuda rätt typ av stöd utifrån individuella behov. Rapporten tar upp projektets styrning och ledning samt hur organisationen ser ut. Rapporten går också igenom samtliga aktiviteter som har genomförts. Dessa knyts an till de övergripande produktmålen för projektet. Några effektmål för projektet presenteras inte i rapporten. Produktmålen består i huvudsak av vilka aktiviteter som ska genomföras inom ramen för projektet, såsom framtagande av rutiner, kartläggningar och tillämpning av modeller. I rapporten anges antalet deltagare under året. Något övergripande mål om antalet deltagare i projektet totalt anges dock inte varför någon bedömning av antalet inte kan göras utifrån den information som ges i rapporten. Såväl några svårigheter som framgångsfaktorer lyfts fram i rapporten. Avslutningsvis lyfts i rapporten vilka implementeringsaktiviteter som har genomförts under året inför implementering av projektet i ordinarie verksamhet. Bland annat konstateras att planeringsdagar har genomförts och reflektioner från personal i ordinarie verksamhet har inhämtats. 8

54 Halvtidsutvärdering Externa utvärderare har under våren 2015 genomfört en halvtidsutvärdering av projektet. Det är samma utvärderare som genomförde slututvärderingen av SAMMY enligt ovan. Syftet med utvärderingen uppges vara densamma som för SAMMY, det vill säga att fånga in kunskaper och erfarenheter som kan ha generell giltighet och potentiell möjlighet och därmed möjliggöra praktisk tillämpning och implementering i ordinarie verksamhet. Metod för genomförande av utvärderingen har varit intervjuer, studier av dokument med bäring på projektet samt enkätundersökningar. Intervjuerna har genomförts med såväl handläggare, projektdeltagare som chefer och styrgruppsmedlemmar. En analys presenteras i rapporten som tagit avstamp i de erfarenheter som intervjupersoner har fört fram i utvärderingen samt det resultat som enkäterna givit. Resultatet presenteras i olika kapitel, ett för projektdeltagarnas erfarenheter, ett för projektpersonalens erfarenheter och ett för chefernas erfarenheter. I anslutning till detta dras slutsatser för kommande implementering av projektet, som presenteras i en punktlista. Punkter som lyfts som väsentliga inför implementering är bland annat behovet att göra en ordentlig behovsbedömning av vad personen verkligen vill ha hjälp med, att göra funktionsbedömningar samt att använda sig av familjecoaching. Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier presenterar utvärderingen vilka effekter projektet uppnått för deltagande individer. Bland annat lyfts att deltagarna genom projektet fått bättre struktur i sitt liv samt fått en ökad förståelse för ADHD-problematiken. Avslutningsvis görs i rapporten en sammanfattning av projektets måluppfyllelse samt att rekommendationer inför projektets implementering i ordinarie verksamhet ges utifrån de erfarenheter som framkommit i utvärderingen. Författarna lyfter dock att halvtidsutvärderingen är begränsad och att en fullständig bedömning av huruvida målen uppnåtts kan inte göras Bedömning Vår bedömning är att de båda rapporterna tillsammans ger styrelsen möjlighet till bedömning av projektets måluppfyllelse. Av årsrapporten framgår vilka aktiviteter som genomförts som har bäring på produktmålen och i halvtidsutvärderingen görs en kortfattad analys av måluppfyllelsen. En tydlig uppföljning av samtliga mål, såväl effektmål som produktmål, saknas dock. Halvtidsutvärderingen tar upp erfarenheter av vikt att känna till inför och efter implementering av projektet i ordinarie verksamhet. Dessa rekommendationer tar avstamp i projektpersonalens erfarenheter av projektet och rör i huvudsak kunskap om projektet. Projektutvärderarna tar själva fram en rekommendation med bäring på projektets organisation inför en framtida implementering. Rekommendationen rör sammansättningen av styrgruppen för projektet. Till följd av detta gör vi bedömningen att rapporten i viss utsträckning ger bidrag för implementering av kunskap och projektstruktur i ordinarie verksamhet. 3 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vår övergripande bedömning av det underlag som föreläggs styrelsen för beslut om att finansiera insatser är att underlaget i viss utsträckning möjliggör bedömning av projektets omfattning, behov av resurser, riskanalyser, förekomst av samt relevans i mål och nyckeltal samt hur målen fastställs. Vi har dock noterat ett antal brister i underlagen. Den mest väsentliga bristen i underlaget är att det saknas en särskild plan för hemtagning och 9

55 uppföljning av effekter, något som enligt projektmallen alltid ska finnas med. En sådan plan skulle inte bara ge styrelsen en möjlighet att bilda en uppfattning om hur projektet kommer att följas upp, utan även ge de tjänstemän som ska arbeta i projektet ett underlag för hur uppföljning ska göras. Vi konstaterar att underlaget brister i att lyfta fram relevanta risker med bäring på projektdeltagarna, ett område som kan antas vara en stor risk i de flesta individinriktade projekt som samordningsförbundet finansierar. Vidare saknas en tydlig analys av de risker som identifieras och lyfts fram i underlaget. I underlaget inför beslut saknas också hur målen har tagits fram och hur nivåerna för målen har fastställts. En presentation av denna information bedömer vi som väsentlig för att styrelsen ska kunna bilda sig en uppfattning om målen är relevanta och realistiska. Rörande utvärderingsrapporterna av de två granskade projekten gör vi bedömningen att det finns brister i uppföljning av projektens mål. Det saknas en tydlig uppföljning av huruvida projekten har lyckats nå de mål som sattes upp inför projektstart. För att möjliggöra en korrekt bedömning av om projektet varit framgångsrikt krävs en tydlig uppföljning och bedömning av måluppfyllelse. Vår bedömning är att utvärderingsrapporterna ger tydliga rekommendationer inför implementeringen av projekten i ordinarie verksamhet, vilket är positivt. Vi bedömer att rapporterna lyfter fram erfarenheter från såväl deltagare som medarbetare i projektet till nytta inför implementeringen i ordinarie verksamhet. Efter genomförd granskning har vi huvudsakligen följande förslag till fortsatt utveckling: Anta en modell för löpande utvärdering av projekt för att säkerställa likvärdig utvärdering av finansierade projekt Säkerställ att styrelsen ges möjlighet att ta del av plan för hemtagning och uppföljning av effekter, inför beslut om projektfinansiering Säkerställ att väsentliga risker, även med bäring på målgruppen, lyfts fram i underlaget inför beslut om finansiering Säkerställ att åtgärder som ska vidtas för att minimera riskerna i riskanalysen anges i underlaget inför beslut om finansiering Säkerställ att underlagen för beslut innehåller en beskrivning av hur projektens mål har tagits fram och fastställts 10