Revisionsrapport 1/2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari Växjö kommun. Granskning av Arenastaden

Transkript

1 Revisionsrapport 1/2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2014 Växjö kommun Granskning av Arenastaden

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsningar Metod Revisionskriterier Avtalsförhållanden Avtal med externa parter Samverkansavtal Genomförandeavtal Nyttjanderättsavtal/Hyresavtal Särskilda åtaganden och ägarklausuler Reklam/marknadsföringsavtal Övriga avtal Vår bedömning Finansiering och bidrag Finansiering Bidrag till drift av anläggningar Vår bedömning Projektorganisation Projektorganisation, ansvarsfördelning och beslutsgång Budget och kalkyler Uppföljning och rapportering Riskbedömning och konsekvensanalys B-hallen i Växjö Tipshall Vår bedömning Substansgranskning Fakturagranskning Ekonomisk sammanställning

3 1. Sammanfattning Kommunen har under ett antal år genomfört det så kallade Arenastadsprojektet tillsammans med idrottsföreningar och deras aktiebolag. På grund av projektets storlek och risknivå samt att det röner ett stort medborgarintresse har kommunens revisorer ansett det angeläget att granska projektet och dess hantering inom kommunen. Fokus i granskningen är kommunstyrelsens hantering då ansvaret för projektet har legat där. Arenastaden har varit och är ett stor och komplext projekt som pågått i ett högt tempo under flera år. Det slutliga resultatet med arenor som byggts och ägs av föreningsägda bolag har rönt stort intresse från flera andra kommuner. Omdömen har varit positiva såväl externt som internt. Vid de intervjuer som genomförts i granskningen framkommer en genomgående positiv bild av det slutliga resultatet. Ett flertal lärdomar kan dras av projektet och vi rekommenderar kommunstyrelsen att själva göra en noggrann och djupgående egenutvärdering av hur projektet hanterats hittills och som kan tjäna som underlag för den fortsatta utvecklingen av området. I denna rapport behandlas främst tre områden, avtalsförhållanden, finansiering och bidrag samt projektorganisation. Efter varje avsnitt lämnas en bedömning och i vissa fall rekommendationer. Rapporten avslutas med en redogörelse för den substansgranskning som skett av den ekonomiska redovisningen av projektet. Sammanfattningsvis gör vi följande bedömningar: Avtalsförhållanden - Vi gör bedömningen att avtalen, med ett undantag, har tecknats i vederbörlig ordning och till stora delar har godkänts av rätt styrelse/nämnd, men att det är svårt att få en samlad och överskådlig bild av beslutsgång och tecknade avtal. Vi har noterat några brister som redogörs för i avsnitt 3.8. Finansiering och bidrag - Vi konstaterar att slutliga krediter till föreningsbolagen är inom de av kommunfullmäktiges beslutade ramarna. I genomförandeavtalen finns krav på föreningsbolagens egna kapital och vi konstaterar att dessa inte har uppfyllts innan byggkreditiv har betalats ut. I intervjuer framkommer att en nogsam bedömning har gjorts av föreningars och dess bolags ekonomiska situation samt förmåga att betala ränta och amorteringar till Växjö kommun. Vi anser dock att gjorda bedömningar borde dokumenterats på ett mer strukturerat och tydligt sätt. Vi noterar att pantbrev inte har erhållits för slutliga krediter, vilket kan utgöra en väsentlig risk för Växjö kommun i händelse av att något av föreningsbolagen inte klarar sina åtaganden gentemot sina borgenärer. Ett av skuldebreven erhölls Granskningen har visat att de beslut som fattats av kommunledningen i form av kommunstyrelsens ordförande och kommunchef ligger inom ramen för av kommunfullmäktige beslutade belopp. Formuleringar och beslut har varit flera varför vi upplever det som svårt att få en klar bild över bidragens sammansättning. Vi noterar även att ett av kommunstyrelsen fattat beslut om avtal aldrig tecknades utan ersattes av annat beslut, vilket vi anser borde återremitterats för nytt beslut i kommunstyrelsen. Projektorganisation - Vid intervjuerna framkommer att arbetet med Arenastaden inte har setts som ett projekt i bemärkelsen att projektorganisation formellt har utsetts, en projektplan har utarbetats och att särskilda och i förhand bestämda möten har planerats. Vi gör bedömningen att arbetet har präglats av en informell struktur, men borde ha 2

4 hanterats som ett projekt. Mot bakgrund av genomförda intervjuer görs bedömningen att kommunikationen inte fungerat helt tillfredsställande samt att rollerna mellan kommunstyrelsen och fritidsnämnden inte varit helt tydlig. Inom projektet med Arenastaden har det inte dokumenterats någon utförlig och komplett riskbedömning eller konsekvensanalys. Detta bedömer vi bidrar till att det är möjligt att samtliga risker inte beaktas och hanteras på ett ändamålsenligt sätt. För att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv riskhantering bör kommunstyrelsen tillse att det i kommande projekt sker en löpande uppföljning av hur arbetet fortgår i förhållande till framtagen riskanalys. Enligt uppgift har markanläggningar och entreprenadavtal inom Arenastadsområdet i huvudsak utförts i enlighet med ramavtal. Mot bakgrund av den fördyring som uppkommer, såväl gällande markarbeten som B-hallen, måste kommunstyrelsen tillse att förutsättningar för mer realistiska kalkyler ges och tjänar som tillförlitliga beslutsunderlag. Ett så stor projekt som Arenastaden med så många olika komponenter torde ha föranlett en mer strukturerad och detaljerade budget. Vi gör bedömningen att det är svårt att få en sammantagen bild av hur kostnader för bidrag och övriga kostnader fördelar sig och anser inte att uppföljning av exploateringsbudgeten är tillräckligt detaljerad. Situationen försvåras av att flera nämnder berörs av projektet. I granskningen kring ombyggnation av B-hallen framkommer att det varit en oklar beställningsordning och att kommunikationen mellan berörda enheter inom kommunen har varit otydlig. Slutligen konstaterar vi att det varit svårt att följa den information som lämnats till ansvariga inom Växjö kommun, såsom kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Kunskapen om projektet och dess utveckling upplever vi dock som stor hos samtliga intervjuade, vilket talar för att projektet har följts på ett nogsamt sätt. Vi gör därför bedömningen att denna har skett på ett mer informellt sätt och rekommenderar kommunstyrelsen att i kommande projekt på ett mer strukturerat sätt dokumentera information och uppföljning. På detta sätt säkerställs mer adekvata beslutsunderlag. 3

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunen har under ett antal år genomfört det så kallade Arenastadsprojektet tillsammans med idrottsföreningar och deras aktiebolag. Projektet är omfattande och kommunen är den som eventuellt slutligen tar den ekonomiska risken. På grund av projektets storlek och risknivå samt att det röner ett stort medborgarintresse anser revisorerna att det är angeläget att granska projektet och dess hantering inom kommunen. Fokus i granskningen är kommunstyrelsens hantering då ansvaret för projektet har legat där Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att belysa och bedöma om arbetet med Arenastaden har bedrivits på ett ändamålsenligt sätt. Ett ändamålsenligt arbetssätt förutsätter bland annat efterlevnad av gällande beslutsgångar, regler och riktlinjer, en adekvat och aktiv styrning och uppföljning samt tillräcklig samverkan och kommunikation inom kommunen. Följande revisionsfrågor besvaras: Hur har beslutsprocessen avseende Arenastaden sett ut? Hur har kommunstyrelsen respektive kommunledningen hanterat processen? Hur ser ansvarsfördelning, samverkan och dialog ut inom kommunen? Hur har den ekonomiska styrningen och uppföljningen fungerat? Är den ekonomiska redovisningen i allt väsentlighet rättvisande? På vilket sätt har uppföljning och återrapportering skett till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige? På vilket sätt integreras konsekvenser/resultat av projektet i berörda nämnder och styrelsers verksamheter? 2.3. Avgränsningar Granskningen tar sin utgångspunkt i fullmäktiges beslut från 25 augusti Vidare görs följande avgränsningar: Granskningen omfattar inte att i detalj bedöma investeringskalkylerna. Granskningen omfattar inte redovisningen avseende Arenastaden i berörda kommunala bolag, dock kan företrädare för bolagen komma att intervjuas rörande samverkansfrågor. Uttalande av skatterättsliga konsekvenser kommer inte att göras. Granskning av avtal har endast varit översiktlig och har gjorts utifrån syftet att säkerställa en ändamålsenlig beslutsprocess och omfattar således inte avtalens innehåll eller dess uppfyllelse. Uttalande om huruvida kommunen följt Lagen om offentlig upphandling görs inte. 4

6 2.4. Metod Granskningen har i huvudsak genomförts som en dokument- och intervjustudie. Därutöver har vi granskat gällande avtal mellan de inblandade parterna samt genomfört en stickprovsgranskning av kommunens inköp kopplade till projektet. Intervjuer har genomförts med: Kommunstyrelsens ordförande Kommunalråd Ledamot, kommunstyrelsen Kommunchef Projektledare Fritidsnämndens ordförande Nuvarande förvaltningschef, Kultur- och fritidsförvaltningen Tidigare förvaltningschef, Kultur- och fritidsförvaltningen Finanschef Kompletterande information har inhämtats från tidigare VD i Växjö Fastighetsförvaltnings AB samt av personal på kommunkansli och Kultur- och fritidsförvaltningen. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. Denna granskning utgår bland annat från: Kommunallag Reglementen Mål, direktiv och andra beslut från fullmäktige och berörda nämnder Interna regelverk och styrdokument 5

7 3. Avtalsförhållanden 3.1. Avtal med externa parter De avtal som har träffats berör uteslutande föreningar och/eller föreningsägda bolag som har ett engagemang inom Arenastadsområdet. I nedanstående avsnitt redogörs kortfattat för de mest väsentliga avtal som träffats mellan Växjö kommun och föreningar eller dess bolag. Avsnittet gör inte anspråk på att vara en uttömmande beskrivning av avtalets innehåll eller giltighet, då granskningen inte har omfattat avtalens innehåll Samverkansavtal Samverkansavtal mellan kommunen, Värendsvallens Fastighets AB, Östers IF, Östers IF:s Service AB, Växjö Lakers Hockey, Växjö Lakers AB och IFK Växjö tecknades den 4 januari Detta avtal innehåller avsiktsförklaringar, idrottslig vision, planerad nybyggnation, hantering av befintliga byggnader och planer samt ekonomiska utgångspunkter för byggnation och drift. Avtalet är ett led i det av kommunfullmäktige fattade beslutet , 164, där fullmäktige godkänner som inriktning för genomförande av Arenastaden att ansvar för framtida drift kan övergå till driftbolag ägda av föreningar. Därutöver beslutar fullmäktige hur finansiering av byggnationen skall ske Genomförandeavtal Genomförandeavtalen med föreningar och/eller deras bolag är träffade huvudsakligen utifrån samma principer. Dess huvudsakliga innehåll reglera upplåtelse av mark och befintliga planer, finansiering av investeringar, ansvar och ersättning för drift av anläggningar samt plangenomförande såsom hantering och finansiering av gemensamma ytor, VA och dagvatten. Genomförandeavtal har träffats enligt följande: Förening/bolag Datum Beslut Östers IF:s Service AB KF , 9 Växjö Lakers VHL KF , 8 IFK Växjö Arena AB KF , 163 Växjö Innebandyklubb Vipers/ Innebandyklubben Vöikers KF Enligt genomförandeavtalen ska Värendsvallens Fastighetsbolag AB, numera fusionerat med Arenastaden i Växjö AB, projektera, anlägga samt finansiera gemensamma ytor såsom interna gångvägar och torgytor. I ett tidigt skede bestämde kommunledningen att dessa mellanrum skulle betraktas som allmän platsmark och utföras i kommunal regi inom ramen för kommunstyrelsens exploateringsbudget. Tekniska förvaltningen gavs ansvaret för att, genom ramavtal, göra löpande beställningar på de arbeten som krävdes. 6

8 3.4. Nyttjanderättsavtal/Hyresavtal Nyttjanderättsavtal alternativt hyresavtal har träffats med de fyra föreningarna som är verksamma på Arenastaden och avser att reglera de övergripande villkoren för kommunens nyttjanderätt och rätten för kommunen att i andra hand upplåta arenorna. Avtalen är upprättade efter i huvudsak samma principer och reglerar upplåtelse av arenor, utrustning, särskilda utrymmen och reklamplatser. Avtalen reglerar även ersättningen för kommunens nyttjande av anläggningarna. Förening/bolag Datum Beslut Öster Arena AB, Myresjöhus Arena Öster Arena AB, C, F, G samt FN , 93 kastplanen Växjö Lakers VHL FN , 95 IFK Växjö Arena AB Växjö Innebandyarena AB FN , 94 Som ersättning för Myresjöhus Arena ska Öster Arena AB erhålla kronor per upplåten timme (exklusive moms). Denna ersättning är baserad på en tillgång på 500 timmar. Avtalet är undertecknat av kommunstyreslens ordförande och av kommunchef. Vi har vid granskningens slutförande inte funnit några noteringar hos kommunstyrelsen om avtalets godkännande Nyttjanderättsavtal har även tecknats för fotbollsplanerna C, F och G samt kastplanen. Fritidsnämnden har i beslut i december 2010 godkänt nyttjanderättsavtal med Växjö Lakers AB. Detta avtal har vid granskningens genomförande inte uppvisats undertecknat. Ett första beslut togs under 2010, vilket efter utredning upphävdes av ett nytt beslut och avtal i december Ersättningen är baserad på tillgång till tider enligt särskild bilaga, vilken återfinns tillsammans med avtalet. Hyresavtal har tecknats mellan Växjö kommun och IFK Växjö Arena AB. Avtalet är i huvudsak upprättat efter samma principer som i nyttjanderättsavtalen och är för kommunens del undertecknat av kommunstyrelsens ordförande och kommunchef. Avtalet har inte godkänts av kommunstyrelsen eller av fritidsnämnden. Som ersättning för kommunens nyttjande av arenan betalar kommunen kronor per timme (exkl moms), baserat på en tillgång på timmar. Nyttjanderättsavtal mellan Växjö Innebandyarena AB och Växjö kommun ger VIAB rätt till ersättning för anläggningarna med ett årligt belopp om tkr och justeras för tillkommande tider samt för minskad beläggning, dock lägst tkr. Nyttjanderättsavtalet upphäver punkten kring driftsbidrag i genomförandeavtalet. Kommunen har rätt till reklamplatser i arenorna. Villkor och ersättning för detta regleras i särskilda avtal (se 4.1.5) I granskningen har inte uppvisats några dokumenterade underlag till grunderna för bedömt behov av timmar för kommunens räkning. I ett inledande skede gjordes enligt uppgift en uppskattning i rimligt antal timmar som kunde komma att utnyttjas samt kostnad per timme. Hyra och timmar ligger sammantaget inom ramen för anvisat budgetanslag. Växjö kommun erhåller fakturor som utgår ifrån ett antal timmar per år som kommunen har rätt att nyttja, det vill säga inte utifrån dess faktiska nyttjande. 7

9 Någon dokumenterad och rapporterad uppföljning till nämnd eller kommunstyrelse av utnyttjade timmar har vid granskningens genomförande inte uppvisats. Anledningen härtill uppges vara den korta tid som avtalen varit gällande Särskilda åtaganden och ägarklausuler Östers IF:s Service AB och Växjö Lakers AB har i anslutning till Växjö kommuns kreditgivning och bidragsgivning iklätt sig särskilda åtaganden. Åtagandena behandlar förutsättningar för kredit- och bidragsgivning gällande ägarförhållanden och vinstutdelning och annan värdeöverföring. Bolagen förbinder sig att fortlöpande informera kommunen om utvecklingen av verksamheten. Åtagandena innehåller också en negativ- och bevarandeklausul samt sanktioner mot brister i åtaganden. Granskningen har visat att informationen ofta lämnats muntligen till antingen kommunledningen och ekonomikontoret. Underlag har vid enstaka tillfällen efter begäran inkommit till ekonomikontoret. Bolagen har lämnat in årsredovisningar samt i vissa fall delårsrapporter som inte är periodiserade. I januari 2013 lämnar finanschefen information om Arenastadsbolagens ekonomiska situation till kommunstyrelsens arbetsutskott som då uppdrar åt presidiet att uppta överläggningar om bolagens egna kapital. Kommunchefen återrapporterar i februari. I ägarklausulen förklarar sig bolagen beredda att utöva sitt inflytande så att föreningarna fullgör sina åtaganden mot kommunen samt att bolagen inte utan kommunens skriftliga samtycke medverkar till utdelning eller annan värdeöverföring från bolagen. Därutöver förbinder sig föreningarna att inte utan kommunens skriftliga samtycke minska sitt ägande i bolagen. I granskningen har inte ingått att kontrollera eventuella ägarförändringar eller vinstutdelningar. Särskilda åtaganden och ägarklausuler har inte upprättas av IFK Växjö Arena AB eller av Växjö Innebandyarena AB. Till viss del regleras ägarbyte, informationsåtagande och skötsel av fastigheterna i kreditvillkoren Reklam/marknadsföringsavtal Marknadsföringsavtal har tecknats mellan Växjö kommun och Öster Arena AB, samt med Växjö Lakers Fastighets AB. Bakgrunden till avtalet är att Växjö Kommun i nyttjanderättsavtalet har rätt till exponering i anläggningarna. Avtalet innebär att bolagen skall exponera och marknadsföra kommunen i sina anläggningar och inför varje år skall ett partnerskapsavtal upprättas för att fastlägga innehållet i marknadsföringen. Värdet av marknadsföringen skall uppgå till ett visst belopp, överstigande del faktureras till kommunen. Övriga föreningar har under 2013 fått ersättning för marknadsföring och reklam. Några avtal, utöver ovan nämnda, har vid granskningen inte uppvisats Övriga avtal Samarbetsavtal Östers Arena AB Avtal har tecknats ( ) mellan fritidsnämnden och Östers Arena AB som reglerar villkoren för drift och skötsel på Värendsvallen, Tipshallen och planområden inom Arenastaden. Ersättning för skötsel enligt avtalet uppgår årligen till 3,86 mkr. 8

10 Avtal om anläggningsarrende Då Växjö Lakers AB arrenderar mark för att uppföra och sköta ishall, träningshall och parkeringsplatser har ett avtal om anläggningsarrende upprättats. Övriga bolag har förvärvat marken från Växjö kommun eller dess dotterbolag, och sådana avtal har alltså inte upprättats för dessa bolag. Avtalet med Växjö Lakers AB reglerar bland annat ändamålet med arrendet, arrendetid, uppsägning, arrendeavgift, vissa skatter och avgifter samt arrendeställets skick Vår bedömning De avtal som har träffats berör uteslutande föreningar och/eller föreningsägda bolag som har ett engagemang inom Arenastadsområdet. Samverkansavtal och genomförandeavtal har godkänts av kommunfullmäktige, emedan nyttjanderättsavtal och övriga avtal har godkänts och tecknats av kommunstyrelsen eller fritidsnämnden. Vi gör bedömningen att avtalen har tecknats i vederbörlig ordning och till stora delar har godkänts av rätt styrelse/nämnd, men att det är svårt att få en samlad och överskådlig bild av beslutsgång och tecknade avtal. Vi noterar följande: Nyttjanderättsavtal för en av föreningarna godkändes i december 2012 men har vid granskningen inte kunnat uppvisas undertecknat. Tecknat hyresavtal med en av föreningarna har inte godkänts av kommunstyrelsen eller av fritidsnämnden. Enligt nyttjanderättsavtalen skall kommunen betala ersättning för möjligheten att nyttja arenorna. Ett dokumenterat underlag för grunderna för denna bedömning har inte uppvisats. Någon dokumenterad och rapporterad uppföljning till nämnd eller kommunstyrelse av utnyttjade timmar har vid granskningens genomförande inte uppvisats. Särskilda åtaganden och ägarklausuler har tecknats med två av fyra föreningar. Information som enligt åtagandet ska lämnas har ofta lämnats muntligen och har vid enstaka tillfällen inkommit till ekonomikontoret. Reklam/marknadsföringsavtal har tecknats med två av föreningarna. 9

11 4. Finansiering och bidrag 4.1. Finansiering I kommunfullmäktiges beslut från , 164, uttalar sig fullmäktige att finansiering av byggnationen kan ske genom finansiell leasing, upplåning enligt finanspolicyn och/eller borgen för något av alternativen. Enligt samverkansavtal tecknat förutsätter investering i byggnader och övertagande av drift att kommunen och respektive föreningspart träffar särskilda genomförandeavtal. Dessa avtal har träffats under 2010 och Avtalet stipulerar även att de av fullmäktige antagna ekonomiska ramarna är parternas gemensamma utgångspunkt vid byggnation. Om en anläggning kan uppföras så att kostnaden understiger beslutade ramar skall kommunens bidrag minskas. Överstiger kostnaderna givna ramar ska respektive driftbolag ensam stå för den överskjutande kostnaden. I genomförandeavtalen finns krav på att senast vid byggstart tillförsäkra att bolagen har ett eget kapital uppgående till mellan 1 4 mkr. Storleken på det egna kapitalet varierar med arenornas storlek. Dessa krav var inte uppfyllda vid utbetalning av byggkreditiven. Kommunfullmäktige har erhållit en skrivelse den 23 april 2013 med en redogörelse över hur arenabolagen har löst eller planerar att lösa frågan om eget kapital. Enligt skrivelsen har Växjö Lakers Fastighets AB och Fotbollsfastigheter i Växjö AB uppfyllt kraven i januari 2013 respektive december 2012, IFK Växjö Arena AB och Växjö Innebandy Arena AB räknar med överskott för att leva upp till sina respektive krav på eget kapital. Enligt uppgift från projektledaren har eller ska samtliga föreningar inom kort ha levt upp till sina respektive krav på eget kapital. Under byggnationerna har kommunfullmäktige utökat ramen för samtliga föreningar med undantag av IFK Växjö Arena AB. I beslut från bemyndigar kommunfullmäktige kommunstyrelsen att besluta om en höjning med upp till 3 % av låneramen för fotbollsarenan och innebandyhallen. Bolag Östers IF:s Service AB Växjö Lakers Fastighets AB Växjö Lakers Fastighets AB 1) IFK Växjö Arena AB Växjö Innebandyarena AB Ursprunglig Tilläggsram, Byggkreditiv, Skuldebrev, ram, mkr mkr mkr mkr ,3 4 65,3 69,3 1) Kommunfullmäktige beslutar om ett lån för köp av befintlig ishall (10 mkr). 2012, 136 tillkomer ytterligare beslut om lån på 10 mkr. Granskningen har inte omfattat överenskomna kreditvillkor. 10

12 Enligt kontrakten för byggkrediterna finns ett antal villkor för utbetalning av krediten, såsom överlämnade av ritningar, intyg och kvitton. För vissa av föreningsbolagen har därutöver en överenskommelse om betalningsrutinerna träffats med kommunledningen för att förtydliga kraven i byggkreditiven. Vi har stickprovsvis granskat underlagen för utbetalningar och noterar att specifikationer av leverantörsfakturor har lämnats och godkänts av projektledare eller av honom godkänd person. Enligt uppgift har personer från kommunen deltagit i byggmöten. Vi har i granskningen erhållit dokumentation från enstaka möten. Som säkerhet för lånen ska samtliga utom Växjö Lakers AB lämna pantbrev i fastigheterna. Dessa har kommunen vid granskningens genomförande inte erhållit då fastighetsregleringen inte är klar. Växjö Lakers AB har på grund av att de inte äger marken där arenan är uppförd lämnat en säkerhetsöverlåtelse. Underlag och bedömningar av föreningarnas kreditvärdighet har enligt uppgift gjorts, men inte dokumenterats. Granskning av föreningarnas bokslut och ekonomi gjordes på en översiktlig nivå. Bolagen var nybildade och kreditprövning på dess historik uppges därmed inte möjlig. Slutliga avtal och skuldebrev har upprättats för samtliga fyra bolag. Dessa har undertecknats av alla med undantag av Växjö Innebandyarena AB, vars slutliga avtal vid granskningens genomförande låg för underskrift. Undertecknade avtal erhölls Bidrag till drift av anläggningar I genomförandeavtal som har tecknats med föreningar eller föreningsägda bolag framgår det av fullmäktige fastställda beloppet för bidrag till drift av anläggningar. I ett fall har fullmäktige utökat denna driftsram. Utöver dessa bidrag tillkommer ersättning för nyttjanderätt av anläggningar i enlighet med nyttjanderättsavtal (se 4.1.3). Bidragen fördelar sig enligt följande: Förening/bolag Drift av befintliga arenor (högst mkr) Drift av ny arena (högst mkr) Östers IF:s Service AB 9,0 7,5 Växjö Lakers VHL 7,0 10,5+0,5 IFK Växjö Arena AB - 5,0 Växjö Innebandyklubb Vipers/ Innebandyklubben Vöikers - 3,5 Bidragen för befintliga arenor är enligt avtal avsatt för hyra, drift och underhåll jämte kostnader för övertagen personal. För de nya anläggningarna erhåller föreningar/bolag bidrag för drift och underhåll samt kapitalkostnader. Det finns upprättade dokument gällande beslut om bidrag till IFK Växjö Arena AB, Växjö Lakers Fastighets AB samt Fotbollsfastigheter i Växjö AB där de årliga bidragen till föreningarnas bolag bekräftas. Besluten har undertecknats av kommunstyrelsens ordförande och kommunchefen, varav två av besluten har diarieförts. Bidragen fördelar sig enligt följande: 11

13 IFK Växjö Arena AB Växjö Lakers Fastighets AB Fotbollsfastigheter i Växjö AB 3,0 mkr 13,0 mkr 8,5 mkr Dessa beslut är formulerade efter kommunfullmäktiges godkännande av genomförandeavtal där även bidrag till drift av anläggningar regleras. Beslut om bidragen skall ses tillsammans med ersättningar i enlighet med nyttjanderättsavtalen och hålls då enligt uppgift inom ramen för genomförandeavtalen. Beslutet gällande Fotbollsfastigheter i Växjö AB innebär att ursprungligt genomförandeavtal med en rätt till bidrag på högst 16,5 mkr (9,0 mkr + 7,5 mkr) upphävdes och ersattes av ovan nämnda beslut (8,5 mkr), nyttjanderättsavtal (1,0 mkr) samt samarbetsavtal avseende drift och skötsel för Värendsvallen, Tipshallen och planområden inom Arenastaden (3,86). Ett motsvarande beslut från kommunledningen i form av kommunstyrelsens ordförande och kommunchef har inte upprättats för Växjö Innebandyarena AB då detta regleras fullt ut i enlighet med nyttjanderättsavtalet. Ersättningen uppgår till tkr och justeras för tillkommande tider samt för minskad beläggning, dock lägst tkr. Nyttjanderättsavtalet upphäver punkten kring driftsbidrag i genomförandeavtalet. I december 2012 fattar kommunstyrelsen ett beslut om att godkänna ett avtal mellan Växjö kommun och Växjö Lakers Fastighet AB gällande reglering av bidrag och andra åtaganden avseende isanläggningar. Detta avtal undertecknas inte och blir således inte gällande. Avtalet ersätts enligt uppgift från projektledare och finanschef av ovan nämnda beslut om bidrag Vår bedömning Vi konstaterar att slutliga krediter till föreningsbolagen är inom de av kommunfullmäktiges beslutade ramarna. I genomförandeavtalen finns krav på föreningsbolagens egna kapital och vi konstaterar att dessa inte har uppfyllts innan byggkreditiv har betalats ut. I vissa fall har det egna kapitalet så sent som i januari 2013 tillförts och för något av bolagen förväntas årets resultat innebära att kravet är uppfyllt. I intervjuer framkommer att en nogsam bedömning har gjorts av föreningars och dess bolags ekonomiska situation samt förmåga att betala ränta och amorteringar till Växjö kommun. Vi anser dock att gjorda bedömningar borde dokumenterats på ett mer strukturerat och tydligt sätt. Vi noterar att pantbrev inte har erhålits för slutliga krediter, vilket kan utgöra en väsentlig risk för Växjö kommun i händelse av att något av föreningsbolagen inte klarar sina åtaganden gentemot sina borgenärer. Dessutom hade, vid granskningens genomförande, ett bolag inte undertecknat slutliga skuldebrev. Detta har erhållits Granskningen har visat att de beslut som fattats av kommunledningen i form av kommunstyrelsens ordförande och kommunchef ligger inom ramen för av kommunfullmäktige beslutade belopp. Formuleringar och beslut har varit flera varför vi upplever det som svårt att få en klar bild över bidragens sammansättning. Vi noterar även att ett av 12

14 kommunstyrelsen fattat beslut om avtal aldrig tecknades utan ersattes av annat beslut, vilket vi anser borde återremitterats för nytt beslut i kommunstyrelsen. 13

15 5. Projektorganisation Under projektets gång har projektorganisationen utvecklats. Nedan ges en beskrivning av hur organisationen är uppbyggd inom kommunen samt de forum som finns för uppföljning och återrapportering. Vidare återges hur risker hanteras Projektorganisation, ansvarsfördelning och beslutsgång Projektet Arenastaden har diskuterats och planerats sedan flera år tillbaka fattar kommunfullmäktige ett inriktningsbeslut för Arenastaden innebärande att ansvaret för framtida drift kan övergå till driftbolag ägda av föreningar. Projektet inleddes på allvar våren 2009 med ett högt tempo. Samverkansavtal och genomförandeavtal godkändes av kommunfullmäktige under perioden 2009 till Växjö innebandy inledde diskussioner kring en ny arena med Fritidsnämnden, och det var i första läget inte självklart att denna skulle ligga inom Arenastaden. Fritidsnämnden godkänner genomförandeavtalet med Växjö Innebandy. Kommunövergripande projekt av den storleken som Arenastaden är ligger normalt inom kommunstyrelsens ansvar och enligt kommunallagen skall ärenden av principiell betydelse hanteras av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen fattade därför ett beslut att ansvaret för projektet skulle organiseras under dem. En styrgrupp tillsattes som utgjordes av två kommunalråd och en projektledare. Kommunalråden utsågs som politiskt ansvariga vilket innebär att vara en form av bollplank mot kommunstyrelsen, allmänheten och projektet samt göra bedömningar av vilka beslut som ska tas upp till kommunstyrelsen. Tre grupper av specialister tillsattes. Dessa tjänstemän med kompetens inom bygg, avtal och finans utgjorde en stab med en gemensam projektledare och verkade under en viss tid. Avrapportering från dessa tjänstemannagrupper skulle ske mot politiskt ansvariga kommunalråd. Med tiden fasades denna stab ut. Under 2012 ändrades styrgruppen till att utgöras av kommunstyrelsens och fritidsnämndens presidier samt kommunchef. Arbetet med Arenastaden har inte setts som ett projekt i bemärkelsen att projektorganisation formellt har utsetts, en projektplan har utarbetats och att särskilda och i förhand bestämda möten har planerats. Arbetet har präglats av en informell struktur. Fritidsnämnden, vars verksamhet berörs väsentligt, har i del flesta fall varit informerade men som nämnts ovan har ansvaret legat hos kommunstyrelsen och nämnden har inte varit med i beslutsprocessen. Förvaltningschefen för Kultur- och fritidsförvaltningen har deltagit i en grupp som fått information och som har kallats till informationsmöten. Vissa frågor har hanterats från Kultur- och fritidsförvaltningen såsom verksamhetsövergång för personal till bolagen (beslut, planering, övergång) samt upprättande av vissa nyttjanderättsavtal. Nämnden har beräknat de ekonomiska konsekvenserna av förändringar inom förvaltningen, såsom övertagande av personal, ökade föreningsbidrag och organisationsförändringar. Detta har skett efter att beslut om genomförande och bidrag tagits. Förvaltningen upplever att de har fått god respons och budgetförstärkning för effekter av ökade föreningsbidrag successivt samt även förstärkning av resurser i den egna organisationen från och med Fritidsnämndens verksamhet har påverkats i hög utsträckning av Arenastadsprojektet. Bilden av huruvida nämnden eller Kultur-och fritidsförvaltningen i ett tidigt skede har lämnat någon konsekvensanalys är inte helt tydlig. Enligt tidigare förvaltningschef har 14

16 Kultur- och fritidsförvaltningen gjort konsekvensanalyser av bland annat intäkter, skötsel och aktivitetsstöd, dels som separat analys och dels som en del av budgetarbetet. Andra intervjuer ger en annan bild där någon konsekvensanalys inte har lämnats. Vi har i granskningen inte sett någon dokumenterad analys som grund till de beslut som fattats. Ett exempel på påverkbara konsekvenser är att planer fått tas bort och ersättningsplaner anläggas. I flera fall har konstgräs anlagts, vilket kräver mer aktivitetsstöd till föreningar. I flera intervjuer framkommer uppfattningen att det varit bättre om kommunledning/projektledning hade kommunicerat med Kultur- och fritidsförvaltningen i ett tidigare skede. Det framkommer också att kommunikationen gällande avtal med föreningar mellan kommunstyrelsen och fritidsnämnden inte varit helt tillfredsställande. Som exempel nämns utnyttjande av vattenanläggningar, el-abonnemang, städning och skötsel. Bilden av huruvida Kultur- och fritidsförvaltningen har lämnat uppgifter om behovet av antalet timmar som nyttjanderättsavtalet bygger på, är inte enhetlig. Arenorna har uppförts av arenabolagen på av kommunen upplåten eller avyttrad mark. Ansvaret för ytor mellan arenor såsom gångstråk och torgytor har kommunen ansvar för. Tekniska förvaltningen har utfört all projektering av dessa markanläggningar och entreprenadarbeten har enligt uppgift i huvudsak utförts mot beställning enligt gällande ramavtal, eller utförts internt inom tekniska förvaltningen. Projektledaren har haft delegation från kommunchefen att fatta beslut inom ramen för projektet samt att godkänna och attestera fakturor gällande nedlagda kostnader. Enligt kommunstyrelsens förteckning över beslutsattestanter och ersättare from 2013 har projektledare och kommunchef attesträtt upp till 4 mkr. Denna attesträtt är enligt uppgift oförändrad jämfört med tidigare år. Kommunstyrelsens ordförande och kommunchef, samt i förekommande fall fritidsnämndens ordförande och förvaltningschef, har på delegation tecknat avtal med föreningar och dess bolag Budget och kalkyler Arenastaden har tre huvudområden, arenabolagens investeringar, Växjö kommuns ansvar för mellanområden samt Växjö kommuns nedlagda kostnader för exempelvis projektledning och marknadsföring. Någon budget eller kalkyl för projektet som helhet och dess ekonomiska konsekvenser har inte upprättats. I budget för 2009 nämns projektering av Arenastaden under fritidsnämndens ansvars områden. Där skrivs att Kostnadsförändringar mm som uppstår i samband med Arenastadens förverkligande får klargöras senare i ett särskilt fullmäktigebeslut I augusti 2009 tar sedan fullmäktige ett inriktningsbeslut med arenabolag och dess investeringar. I budget för 2010 uppges att Arenastaden ska inledas och att i budgeten ska anvisas medel för att starta projektet. Kommunstyrelsen får i uppdrag att fullfölja visionen Arenastaden och att under 2010 påbörja investeringen. I kommunstyrelsen budget avsätts 3 mkr för Arenastaden. Dessa medel skall likt kommande års budgeterade medel användas till driftsbidrag för anläggningar. I budget 2011 tillförs kommunstyrelsen 9 mkr för projektet. Nettotillskottet i 2012 års budget uppgår till 7 mkr och i 2013 års budget till 5 mkr. Enligt budgetchefen skall budgeterade medel läggas samman för att på så sätt rymma årets totala driftsbidrag. 15

17 Arenabolagens investeringar har finansierats via lån från kommunen. Nettoeffekt av ränteintäkter från dessa lån och kommunens egen upplåning ligger inom ramen för den ordinarie finansbudgeten. Övriga delar, Växjö kommuns investeringar i mellanområden och kommunens övriga nedlagda kostnader, hanteras inom exploateringsbudgeten. Denna budget redovisas för kommunstyrelsen på en övergripande nivå och innehåller kostnader inom projektet, från reklam/sponsoravtal med föreningar, lönekostnader för personal inom projektet, marknadsföring till anläggning av gångstråk och torgytor. Några detaljerade budgetposter, kostnadsslag för kostnadsslag, finns inte. För mellanutrymmen har en översiktlig kalkyl upprättats, med bedömda kostnader på 27 mkr (se vidare uppföljning och rapportering) Uppföljning och rapportering Uppföljning och rapportering av Arenastaden måste ses utifrån projektets olika delar där stort fokus har legat på uppföljning av föreningarnas investeringar och ekonomi. Nedan redogörs för de uppföljningar och rapporteringar som vi funnit vid sökningar i kommunens diarium. Då detta som nämnts inledningsvis är ett projekt där kommunstyrelsen varit ansvarig ligger fokus på uppföljning och rapportering hos kommunstyrelsen. Reservation lämnas för ifall något annat ärendenamn har använts vid protokollföring och registrering. Vid intervjuerna har framkommit att det har varit ett stort fokus på Arenastaden och information har lämnats såväl till kommunstyrelsen och till kommunfullmäktige. Den information som lämnats har varit förhållandevis översiktlig och mer handlat om vilka nivåer investeringar ligger på. Mycket av informationen har varit muntlig och projektledning har haft regelbundna möten med avrapportering av mer informell karaktär med kommunchef och politiskt ansvariga. Projektledning och politiskt ansvariga har haft regelbundna möten med föreningar. Dessa möten har varit informella möten utan minnesanteckningar och protokoll. Information om Arenastadens aktuella läge har lämnats till kommunstyrelsens arbetsutskott i mars Informationen har lämnats muntligen av projektledare och finns inte diarieförd. I september 2011 noterar och godkänner kommunstyrelsen en kostnadssammanställning som lämnats i en skrivelse den 15 augusti Skrivelsen är inte diarieförd, och har därför inte kunnat verifieras. I augusti 2012 lämnar kommunchefen en skrivelse med aktuell information för arbetet med Arenastaden. Skrivelsen, som inte är diarieförd, innehåller övergripande information om markarealer, parkeringsytor, anläggningar och gångstråk och torg. I skrivelsen noteras att investeringen för mellanutrymmen beräknas uppgå till 42 mkr (se vidare nedan). Kommunchef ges i uppdrag att redovisa bakgrunden till ökade kostnader och klarlägga framtida ansvarsförhållanden och kostnader för kommunen. En sådan redovisning har vi i granskningen inte funnit diarieförd. Under november 2012 presenterar Växjö kommuns finanschef aktuella resultat- och balansräkningar för föreningar med tillhörande fastighetsbolag som har större lån hos kommunen, samt även information om deras prognoser. Innevarande år, 2013, har Arenastaden behandlats i kommunstyrelsen och dess arbetsutskott vid två tillfällen. Vid första tillfället i januari redovisas ekonomiska läget för föreningar och kommunstyrelsens presidium uppdras att uppta överläggningar med de tre föreningar angående dess egna kapital. Någon återrapportering har vi inte funnit, men en redovisning sker till kommunfullmäktige i april. I april ges kommunchefen i 16

18 uppdrag att analysera Arenastadens samhällsekonomiska konsekvenser. Någon redogörelse har inte lämnats vid avlämnandet av denna rapport. Vid sökning i kommunfullmäktiges diarium återfinns, utöver godkännande av tecknade avtal enligt avsnitt 3 ovan, två tillfällen som behandlar Arenastaden. Båda tillfällena är under 2013 och avser föreningsbolagens egna kapital samt en redovisning av kommunala bidrag och ersättningar. Ekonomisk uppföljning har skett av exploateringsbudgeten vid delårs- och helårsbokslut. En sammanställning av projektet, vilket innebär kostnader bokförda över exploateringsbudgeten, har upprättats av projektledaren under oktober 2013 och skall enligt uppgift lämnas till kommunstyrelsen. Uppföljningen har på en översiktlig nivå kunnat verifieras mot kommunens redovisning. Denna uppföljning inkluderar nedlagda kostnader från En del av projektet avser mellanutrymmen där en kalkyl upprättades och kostnader beräknades till ca 27 mkr. Dessa kalkyler uppges inte varit tillräckligt genomarbetade och slutlig kostnad uppgår till ca 42 mkr. Anledningen härtill anges vara att det varit ett svårstyrt projekt med högt tempo och ett publikt område som kräver högre kvalitet än den ursprungliga kalkylen. Dessutom uppges den interna ekonomiska rapporteringen varit sen vilket har gjort det svårt att följa kostnadsutvecklingen. I granskningen har vi ställt frågan huruvida kommunstyrelsen har efterfrågat en slutredovisning av projektet. Vi får inget enhetligt svar på denna fråga då några av de intervjuade uppger att en sammanställning har begärts men där andra uppger att så inte är fallet. Vi hittar ingen uppgift om detta i något protokoll. Det råder även delade meningar om projektet i sig är färdigt för slutredovisning Riskbedömning och konsekvensanalys Kommunstyrelsen eller projektledningen har inte upprättat och dokumenterat någon utförlig riskbedömning eller konsekvensanalys. Det fanns heller inte någon dokumenterad djupgående analys av effekter av bidrag eller av ökade föreningsaktiviteter inför beslut om genomförande. Såväl delar av kommunledningen som fritidsnämnden är självkritiska då vissa konsekvenser varit självklara och att en strukturerad och dokumenterad konsekvensanalys och kommunikation hade givit svar på frågor och dess hantering i ett tidigare läge. I vissa fall uppges att en konsekvensanalys inte hade fått någon påverkan på projektets fortskridande. Kommunens risk uppges vara oförändrad oavsett om man äger anläggningarna själva eller om arenabolagen äger dem med skulder till kommunen B-hallen i Växjö Tipshall Som ett resultat av diskussioner med företrädare från en gymnastikförening har B- hallen vid Tipshallen byggts om till en gymnastikhall. Växjö Fastighetsförvaltning AB, Vöfab satte på uppdrag av projektledningen för Arenastaden igång projekteringen. Projektledningen initierade därefter en upphandling av ombyggnationen och anbudet är daterat Efterhand vidgades projektet till att även omfatta en dansstudio. Hallen är ombyggd i kommunal regi, det vill säga skiljer sig från övriga arenor som är föreningsägda. Gymnastikhallen hyrs av idrottsföreningar samt av ett av kommunen delägt bolag, Växjö High Performance Center AB. 17

19 När upphandlingen initierades fanns enligt uppgift en avsikt att låta en förening hyra hallen, men av olika anledningar kvarstår fritidsnämnden som hyresgäst. Fritidsnämnden informerades därefter om ombyggnationen och ärendet behandlades i fritidsnämnden den 29 augusti 2011 där ordförande och förvaltningschef fick i uppdrag att slutförhandla ramavtal mellan Vöfab och fritidsnämnden. Avtalet skrevs slutligen på den 19 september Ombyggnationen beställdes av Arenastaden i Växjö AB i en beställningsskrivelse daterad Investeringsnivån bedömdes ursprungligen till 8,2 mkr. Därefter konstaterades att denna budget inte skulle hålla och under våren 2012 underrättades Kultur- och fritidsförvaltningens ledning. De tillkommande kostnaderna beräknades uppgå till 5,9 mkr. Anledningar härtill uppges vara en alltför kort projekteringstid för dansstudion vilket lett till att kalkylen inte var tillräckligt genomarbetad, tilläggsbeställningar på utrustning, tillkommande myndighetskrav samt merkostnader på grund av dåliga massor under mark. Dessa tilläggsbeställningar godkändes av kommunchefen och arbetet slutfördes Vår bedömning Vid intervjuerna framkommer att arbetet med Arenastaden inte har setts som ett projekt i bemärkelsen att projektorganisation formellt har utsetts, en projektplan har utarbetats och att särskilda och i förhand bestämda möten har planerats. Vi gör bedömningen att arbetet har präglats av en informell struktur, men borde ha hanterats som ett projekt. För att säkerställa en ändamålsenlig hantering bör kommunstyrelsen i kommande projekt på ett mer strukturerat och tydligt sätt ta fram och besluta om en tydlig projektorganisation, projektplaner samt fasta och dokumenterade avstämningsmöten. På detta sätt skulle även kommunikationen mellan samtliga berörda enheter inom kommunen förbättras och ett effektivt resursutnyttjande säkerställas. Mot bakgrund av genomförda intervjuer görs bedömningen att kommunikationen inte fungerat helt tillfredsställande samt att rollerna mellan kommunstyrelsen och fritidsnämnden inte varit helt tydlig. I stora projekt är det av stor vikt att det finns en riskanalys som tydliggör vilka risker som finns inom projektet, vilka konsekvenser de kan få samt hur de ska hanteras. Att arbetet med riskerna som följs upp löpande och på ett strukturerat sätt är viktigt för att säkerställa att de hanteras på ett ändamålsenligt sätt. Inom projektet med Arenastaden har det inte dokumenterats någon utförlig och komplett riskbedömning eller konsekvensanalys. Detta bedömer vi bidrar till att det är möjligt att samtliga risker inte beaktas och hanteras på ett ändamålsenligt sätt. För att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv riskhantering bör kommunstyrelsen tillse att det i kommande projekt sker en löpande uppföljning av hur arbetet fortgår i förhållande till framtagen riskanalys. Enligt uppgift har markanläggningar och entreprenadavtal inom Arenastadsområdet i huvudsak utförts i enlighet med ramavtal. Mot bakgrund av den fördyring som uppkommer, såväl gällande markarbeten som B-hallen, måste kommunstyrelsen tillse att förutsättningar för mer realistiska kalkyler ges och tjänar som tillförlitliga beslutsunderlag. Ett så stor projekt som Arenastaden med så många olika komponenter torde ha föranlett en mer strukturerad och detaljerade budget. Vi gör bedömningen att det är svårt att få en sammantagen bild av hur kostnader för bidrag och övriga kostnader fördelar sig 18

20 och anser inte att uppföljning av exploateringsbudgeten är tillräckligt detaljerad. Situationen försvåras av att flera nämnder berörs av projektet. I granskningen kring ombyggnation av B-hallen framkommer att det varit en oklar beställningsordning och att kommunikationen mellan berörda enheter inom kommunen har varit otydlig. Slutligen konstaterar vi att det varit svårt att följa den information som lämnats till ansvariga inom Växjö kommun, såsom kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Kunskapen om projektet och dess utveckling upplever vi dock som stor hos samtliga intervjuade, vilket talar för att projektet har följts på ett nogsamt sätt. Vi gör därför bedömningen att denna har skett på ett mer informellt sätt och rekommenderar kommunstyrelsen att i kommande projekt på ett mer strukturerat sätt dokumentera information och uppföljning. På detta sätt säkerställs mer adekvata beslutsunderlag. 19

21 6. Substansgranskning 6.1. Fakturagranskning Vi har genomfört en stickprovsvis granskning av de poster som finns redovisade under projektnummer 82302, Arenastaden. Granskning har genomförts genom att utifrån framtagna utdrag ur huvudboken utföra stickprovsvisa kontroller på enskilda verifikationer. Vi har valt ut poster att granska med avseende på större och/eller ej vanligt förekommande transaktioner samt även poster av mindre storlek för att öka slumpmässigheten i granskningen. Detta resulterade i 82 stickprov på verifikationer varav 63 (ca 36,6 mkr) avsåg diverse leverantörsfakturor samt någon mindre lönerelaterad kostnad, 12 verifikationer avseende avslut av investeringsprojekt (ca 51,6 mkr), 2 avseende försäljning av exploateringsfastigheter (ca 31,2 mkr) samt 5 stickprov avseende ersättningar övriga tjänster (ca 8,1 mkr). Granskningen har innefattat kontroll mot fakturor samt slutattest av behörig person vid respektive tillfälle. Leverantörsfakturor Samtliga leverantörsfakturor är avstämda mot inscannad faktura i redovisningssystemet där de flesta hänvisar till enligt avtal, enligt offert och dylikt. Enligt uppgift grundar sig dessa på ramavtal (se notering avsnitt 5.3). Underlag i form av beställningar eller avtal har inhämtats för några leverantörsfakturor. Dessa avtal synes ha varit attesterade av behöriga personer och belopp överensstämmer med fakturerade kostnader. Avslut av investeringsprojekt I enlighet med Växjö kommuns principer om redovisning av exploateringsfastigheter har samtliga intäkter och kostnader för respektive år förts om från resultaträkningen till balansräkningen. Försäljning av exploateringsfastigheter Huvudparten av försäljningen avser avyttring av mark inom Arenastadsområdet till Värendsvallens Fastighetsaktiebolag. Ersättning för övriga tjänster Underlag för stickprov har erhållits. Vi noterar särskilt att Växjö kommun påtog sig att förskottera kostnader för byggsamordning och förfrågningshandlingar för ny arena inför entreprenadanbud. När byggnationen kom igång fakturerade kommunen uppkomna kostnader till berört bolag. Dessa kostnader skulle bokas på särskilt konto men synes ha bokförts på Arenastadens projektkod där det förekommer en mängd olika transaktioner. Även andra kostnader såsom utvidgning av löparbanor har bokförts och betalats av kommunen och därefter vidarefakturerats. Vi noterar vidare en post som synes vara intäktsförd i kommunstyrelsen på konto 339 men kostnadsförd hos fritidsnämnden på ett internkonto. Båda konteringar borde ha bokats internt. 20

22 6.2. Ekonomisk sammanställning I kommunens balansräkning redovisas exploateringsfastigheter. Nedlagda kostnader redovisas som en tillgång och har i vissa fall reducerats med de intäkter kommunen har erhållit vid försäljning av bland annat mark. Detta är i enlighet med de redovisningsrutiner som Växjö kommun tillämpar gällande exploateringsfastigheter. Enligt kommunens redovisning för verksamhetsområde (motsvarande Arenastaden) uppgår nedlagda kostnader till och med 2010 till 33,5 mkr och för tiden (augusti) till 60,9 mkr. Intäkter för motsvarande period uppgår till 35,7 mkr, vilket då har reducerat det bokförda värdet för exploateringsfastigheter. Redovisningen som sker genom exploateringsbudgeten innebär att alla kostnader, med undantag av bidrag till föreningar, i slutet av året förs från resultaträkningen till balansräkningen. Detta innebär att exploateringsbudgeten innehåller kostnader för marknadsföring, lönekostnader samt nedlagda kostnader för investeringar i form av markanläggningar och har reducerats med intäkter från avyttring av mark. Som exempel på kostnader kan nämnas marknadsföring i form av t-shirts inför europamästerskapen, tryck och distribution av Arenastadsmagasinet samt invigning av arenor. Vissa kostnader har vidarefakturerats till föreningarna Vår bedömning Utvalda transaktioner har kunnat stämmas av mot fakturaunderlag och har huvudsakligen slutattesterats av kommunchef. Detta är i linje med beslutad delegationsordning och attestförteckning. Då flertalet verifikationer varit från tidigare år har det tagit tid att få fram underlag i form av avtal/beställningar men de vi efterfrågat har tagits fram av projektledaren. Underlag synes dock inte samlade och lätta att tillgå. Växjö kommun har erlagt betalning av förskotterade kostnader som sedan ska faktureras vidare till berört bolag. Dessa typer av transaktioner synes vara bokförda tillsammans med övriga kostnader på projektkod för Arenastaden vilket vi bedömer har försvårat hanteringen av vidarefaktureringen. Vi bedömer att det finns en risk att kostnaderna blandas ihop och att kommunen därmed inte erhållit full ersättning för de kostnader som avses. Kommunstyrelsen måste ta ställning till risken för att ersättningar uteblivit och om så är fallet tillse att täckning för dessa erhålls. Hantering av internfakturering har förekommit bland stickproven och där synes olika kontering förekommit. Detta borde rimligtvis leda till en avstämningsproblematik i kommunens redovisning och måste utredas i kommande bokslut. Växjö den 15 januari 2014 Kristina Lindstedt Auktoriserad revisor och certifierad kommunal revisor Ernst & Young AB 21