Välkommen till årsstämma Härmed kallas du till stämma med Fagerholms Vägförening söndagen den 12 juni i matsalen på Brunns skola

Transkript

1 Välkommen till årsstämma 2016 Fotograf: Kjell Bergström Härmed kallas du till stämma med Fagerholms Vägförening söndagen den 12 juni i matsalen på Brunns skola Handlingar I detta brev finner du samtliga handlingar till mötet. Väl mött! Sommarens aktivitetsdag Den 2 juli är det dags att göra fint på Fiskmyrans badplats inför årets simskola och badsäsong. Hemsidan Information om vad som händer i området finns på Har du någon information som fler bör känna till skickar du den till styrelsen så lägger vi ut den: fvstyrelse@live.se Facebook Vi finns såklart på Facebook också. Gruppen är ett snabbt och enkelt sätt att hålla sig uppdaterad på kul aktiviteter och viktig information. Gå in på Facebook och sök efter Fagerholms Vägförening, klicka sedan på gilla så missar du inget spännande. Vi ses på stämman, Hälsningar Styrelsen

2 Dagordning l. Mötet öppnas 2. Mötespresidium a) Val av ordförande för årsmötet b) Val av sekreterare för årsmötet c) Val av 2 justeringspersoner, tillika rösträknare 3. Mötets behöriga utlysande 4. Godkännande av dagordningen 5. Fastställande av röstlängd 6. Styrelsens verksamhetsberättelse samt årsbokslut 7. Revisionsberättelse 8. Fastställande av resultat- och balansräkning samt vinstdisposition 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Arvode och reseersättning till styrelse och revisorer 11. Styrelsens förslag a) Återställande och underhåll av natur- och kulturvärden på Fagerholms vägförenings skogs-och grönområden 12. Motioner a) Motion om information på hemsidan 13. Styrelsens förslag till verksamhetsbudget samt vägavgifter 14. Fastställande av debiteringslängd 15. Val a) Val av styrelseledamöter och suppleanter b) Val av revisorer och suppleanter c) Val av valberedning 16. Övriga frågor 17. Beslut om sätt för kungörelse av verkställd protokollsjustering 18. Mötets avslutning

3 Verksamhetsberättelse Styrelsen för Fagerholms vägförening avger härmed verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 1 maj april Vägföreningen Fagerholms vägförening bildades Föreningen ombildades enligt lagen om förvaltning av samfälligheter. Föreningens firma är Fagerholms vägförening med organisations nr Föreningens nuvarande stadgar är från , registrerades Ändamål Fagerholms vägförening äger mark, sjöar, badplatser och vägar i området. Föreningens huvuduppgift är att se till att områdets vägar är i bra skick. Föreningen har ett underhållsansvar för allmänna grönområden, sjöar och badplatser. 1.2 Vägföreningens fastigheter I vägföreningens ägor ingår fastigheterna Brunn 1:8, Brunn 1:230, Nabben 1:2 samt Bergvik 10:1, med en total areal av 37,8 ha och till ett taxeringsvärde understigande kronor per fastighet. 1.3 Medlemmar Antalet medlemsfastigheter uppgår till 164. Fastigheternas fördelning sker enligt andelstal. Permanentboende 4 andelar, fritidsboende 3 andelar och obebyggd fastighet 1 andel. Föreningens vägkostnader fördelas enligt dessa andelar. 2. Styrelsens sammansättning Styrelsen har haft följande sammansättning under året: 2.1 Ordförande Kurt Löfgren, vald till 2016 Ledamöter Johan Örnstedt, vald till 2017 Daniel Conte, vald till 2017 Bernt Bangstad, vald till 2017 Andrine Winther, vald till 2016 Suppleanter Karin Fahlén, vald till 2016 Fredrik Odebring, vald till 2016

4 2.2 Revisorer Karl-Axel Eriksson, vald till 2016 Lennart Bergenwald, vald till Revisorssuppleanter Cecilia Berg, vald till 2016 Rolf Johansson vald till Valberedning Gunilla Nässil, vald till 2016 Thomas Ekengren, vald till 2016 Ronald Nilsson, vald till 2016 Birgitta Brink, vald till Styrelsesammanträden Styrelsen har sedan årsmötet haft 8 protokollförda styrelsemöten. Ordinarie årsmöte hölls Verksamhetsåret, vägunderhåll och vägförbättringar Arbetet med föreningens vägar kan delas in i tre huvudområden - sommarunderhåll, vinterunderhåll och vägförbättringar. Sommarunderhåll: Består av sandsopning, lagning av potthål, kantklippning och rensning av vägtrummor. Uppgår till kr mot budgeterade kr. Vinterunderhåll: Vintern 2015/2016 var relativt snöfri. Kostnaden för plogning, sandning och rensning av vägtrummor samt påfyllning av sandlådor uppgick till kr mot budgeterade kr. Vägförbättringar: Vägförbättringar har utförts för kr mot budgeterade kr under verksamhetsåret och beläggningsarbeten uppgår till kr mot budgeterade kr. 3.1 Renovering av dämmena i Dyn Renoveringen av dämmena är genomförda enligt plan från WSP:s rekommendation och tillstånd från Mark och Miljödomstolen. Arbetet utfördes inom angiven tids- och kostnadsram. Sjön Dyn har sedan september/oktober 2015 rätt vattennivå. Avrinning sker genom både västra och östra breddavloppen, om vattennivån sjunker under breddavloppen finns det så kallade "svallerrör" 35 cm under breddavloppen. Detta för att det skall vara ett visst flöde även då vattennivån kan vara lägre. Föreningen och styrelsen vill tacka alla som har deltagit med arbete och ekonomiska bidrag.

5 3.2 Samläggning el och fiber Efter långa förhandlingar med Vattenfall och Svensk Infrastruktur kommer samläggning av el och fiber att utföras inom Fagerholm. Fagerholms Vägförening har skrivet ett avtal med Vattenfall om att gräva ner befintliga elledningar inom vårt område. Samläggning av fiber ingår i avtalet, Vattenfall gräver för Svensk Infrastrukturs räkning till tomtgräns. Fagerholms Vägförening har även ett markavtal med Svensk Infrastruktur. Båda avtalen ger Vägföreningen ekonomiska ersättningar. Från Vattenfall erhåller föreningen kronor som engångsersättning. Avtalet med Svensk Infrastruktur ger 2 kr/meter väg och år, faktureras årsvis. Dessa ersättningar är "märkta" för vägunderhåll. Arbetena startar mitten av augusti 2016, vid årsmötet kommer mera information att finnas och alla som är kund hos Vattenfall kommer att få ett informationsbrev innan arbetena påbörjas. 3.3 Kommunikation och medlemsinformation Föreningens kommunikation med medlemmarna sker i första hand via föreningens hemsida, samt med Facebooksidan som komplement. Kallelse och handlingar till årsmötet samt avi för medlemsavgift skickas per post enligt stadgarna. Styrelsen har vid aktivitetsdagar även satt upp skyltar i området och ett sommarbrev har gått ut till samtliga medlemmar tillsammans med avin. Styrelsen nås via epost på fvstyrelse@live.se. 3.4 Simskolan Simskolan 2015 var som vanligt välbesökt och uppskattad. Huvudledare var Lisa Salén med Anna Salén som hjälpledare. 3.5 Midsommarfirande Midsommarfirande genomfördes tyvärr inte 2015 men vi hoppas på nya tag Tidigare år har ett antal eldsjälar arrangerat mycket fina och uppskattade midsommarfiranden. Styrelsen uppmuntrar alla medlemmar som vill att ta vid och fortsätta denna tradition. 3.6 Aktivitets- och städdagar Upplägget för aktivitetsdagarna som styrelsen införde under förra året fungera väl. Området delas in geografiskt så att vi städar och fixar iordning vårt eget närområde. Den 17 oktober 2015 och den 7 maj 2016 genomfördes aktivitetsdagarna då vi hjälpts åt att förbättra vårt vackra Fagerholm. Utöver detta städar vi badstranden vid Fiskmyran en dag veckan innan simskolan drar igång. Tack alla ni som var med hjälpte till! Fler är välkomna att förfina vårt område kommande aktivitetsdagar. 4. Uppdrag från föregående årsmöte Inga uppdrag finns från förra årsmötet.

6 5. Styrelsens förslag nr 1. Återställande och underhåll av natur- och kulturvärden på Fagerholms vägförenings skogsoch grönområden. Bakgrund På vår gemensamma mark finns mycket fina hällmarker med långsamt växande tallar, härliga naturskogsmiljöer och gamla lövskogsrester. Då mycket lite har gjorts för att sköta grönområdena håller de på att växa igen och natur- och kulturvärden gå förlorade. Senaste gallringen skedde för ca 15 år sedan och då bara på några ställen. Det finns mycket goda förutsättningar för att återställa och bevara de värdefulla natur- och kulturmiljöer vi äger gemensamt och som Fagerholms vägförening är ansvarig för vad gäller skötsel och vård. Med anledning av detta har styrelsen anlitat Skogsstyrelsen för att inventera och dokumentera våra grönområden samt ta fram en skötselplan för att återskapa den fina kulturmark som funnits inom området tidigare. Skötselplanen är beräknad att starta 2016 och löpa i 10 år. Skogsstyrelsen rekommenderar att vi följer planen. Materialet finns tillgängligt på årsmötet. Tillstånd Värmdö kommun kräver tillstånd på delar av skötselområdena, då dessa ligger strandnära. Ansökan till kommunen är inlämnad. Utförande Arbetet skall utföras av skogsentreprenör. Anbud tas in. Försäljning av avverkningen skall bekosta merparten av arbetet. I samband med avverkningen på grönområdena skall också avverkning av större träd längs vägarna ske. Föreningen är skyldig att ta ner alla träd som står inom 2 meter från vägkant. Detta skulle ha skett 2015/2016 men på grund av att elledningarna skall grävas ner har vi väntat med detta. Tidsplan Arbetet påbörjas höst/vinter 2016/2017. Styrelsens rekommendation: Att årsmötet antar styrelsens förslag på skötsel och underhåll av våra grönområden enligt gjord rekommendation av Skogsstyrelsen

7 6. Motion Svar på motion Styrelsen håller med motionären om att större förändringar ska informeras om i så god tid som möjligt så att medlemmarna i föreningen kan planera sin tid och sitt liv på bästa sätt. Motionen avser simskolan som flyttats fram en vecka på grund av önskemål från barn, föräldrar och simlärare. Informationen gick ut mer än tre månader i förväg vilket är mycket bättre framförhållning än tidigare, dock visade det sig ändå vara sent. Vi är glada att intresset är stort för simskolan även i år och har för avsikt att lägga ut informationen ännu tidigare framöver. Styrelsen anser därmed motionen besvarad.

8 7. Ekonomi FAGERHOLMS VÄGFÖRENING Org nr Styrelsen för Fagerholms Vägförening får härmed avge årsredovisning för verksamhetsåret Förvaltningsberättelse Ekonomi Resultatet för verksamhetsåret blev kr mot det budgeterade kr. Det förbättrade utfallet beror på att kostnaden för sommar och vinterunderhållet blev lägre än budgeterat samt att föreningen fick större statliga bidrag än förväntat. Under sensommar/höst utförde föreningen beläggningsarbeten för kr. Beläggningsarbeten är planerade att göras var 3:e år. Föreningen tog under året ett lån från Nordea på kr för renovering av dämmena vid Dyn. Lånet betalas av på 10 år. Flerårsöversikt 2015/ / / /2013 Nettoomsättning Resultat Soliditet 22% 83% 74% 52% Förslag till resultatdisposition Till årsstämmans förfogande står följande vinstmedel: balanserat resultat årets resultat Styrelsen föreslår att vinstmedlen disponeras så att avsättning till förnyelsefond i ny räkning överföres Föreningens resultat och ställning framgår av efterföljande resultat- och balansräkningar.

9 FAGERHOLMS VÄGFÖRENING Org nr RESULTATRÄKNING Föreningens intäkter Medlemsavgifter Extra avgift Rädda Dyn Statsbidrag Arrenden Ränteintäkter Intäkter simskola Övriga intäkter (förseningsavgifter) Rädda Dyn Summa intäkter Föreningens kostnader Beläggningsarbeten Vägförbättringar Vägunderhåll sommar Vägunderhåll vinter Vatten och grönområden Simskolan Rädda Dyn Avskrivningar Administration inkl. porto Föreningsavgifter Arvoden inkl. sociala avgifter Räntekostnader Summa kostnader Årets resultat

10 FAGERHOLMS VÄGFÖRENING Org nr BALANSRÄKNING Not TILLGÅNGAR Materiella anläggningstillgångar Balanserade utgifter för Rädda Dyn Summa materiella anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Kassa och bank Kassa och bank Summa kassa och bank SUMMA TILLGÅNGAR

11 FAGERHOLMS VÄGFÖRENING Org nr BALANSRÄKNING Not EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Förnyelsefond Balanserat resultat Årets resultat Summa eget kapital Långfristiga skulder Övriga skulder till kreditinstitut Summa långfristiga skulder Kortfristiga skulder Övriga skulder till kreditinstitut Övriga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser

12 FAGERHOLMS VÄGFÖRENING Org nr Tilläggsupplysningar Fastigheter Fagerholms Vägförening äger och förvaltar fastigheterna Brunn 1:8, Brunn 1:230, Nabben 1:2 Bergvik 10:1. Avskrivningsmetod Balanserade utgifter för Rädda Dyn Antal år 10 år Upplysningar till balansräkningen Not 1 Balanserade utgifter för Rädda Dyn Ingående anskaffningsvärden 0 0 Inköp Utgående anskaffningsvärden Ingående avskrivningar 0 0 Årets avskrivningar Utgående avskrivningar Redovisat värde Not 2 Övriga skulder till kreditinstitut Långfristig del, förfaller senare än 12 mån Kortfristig del, förfaller inom 12 mån

13

14 8. Budget BUDGETFÖRSLAG 2016/ Kostnader Utfall Beläggningsarbeten Vägförbättringar Sommarunderhåll Vinterunderhåll Vatten, grönområden Arvoden + soc avg Administration m m Simskolan Rädda Dyn Räntekostnader Avskrivningar Rädda Dyn Summa Intäkter Medlemsavgifter Extra avgift Rädda Dyn Statsbidrag Arrenden, båtk. Tennisk Simskolan, övrigt Summa Resultat Ingående Utgående Fondering

15 9. Styrelsens förslag nr 2. Styrelsen föreslår oförändrade medlemsavgifter för verksamhetsåret 2016/2017 vilket innebär: Fastighet Antal Kr/andel Avgift Extra Totalt typ andelar (kr) avgift (RD) Permanentboende 4 andelar Fritidsboende 3 andelar Obebodd 1 andel