FÖR Tel:

Transkript

1 ANVISNINGAR FÖR BUDGETERING AV ALF-MEDEL FOR SKNING Anvisningarnaa har utarbetats gemensamt av medicinska fakulteten och Region Skåne. Medicinska fakulteten, ALF-enheten ochh ekonomiavdelningen: Anders Bjartell, vicedekanus, ALF-frågor Liselott Gelkner, ALF-samordnare, medicinska fakulteten Tel: Region Skåne, Enheten för forskning och utveckling: Hannie Lundgren, forskningschef Tel:

2 ANVISNINGAR FÖR BUDGETERING AV ALF-MEDEL FORSKNING Innehåll ANVISNINGAR FÖR BUDGETERING AV ALF-MEDEL FORSKNING... 1 BUDGETVERKTYG... 3 SNABBGUIDE... 3 ANVISNINGAR FÖR BUDGETVERKTYG OCH EKONOMISKA RUTINER... 4 Allmänt... 4 BUDGETPROCESS, REGLER OCH RUTINER... 4 Allmänt... 4 Projektledarens ansvar... 5 Verksamhetschefens ansvar... 5 YNGRE KLINISKA FORSKARE OCH ST-FORSKNINGSUTRYMME... 5 Hantering av Yngre kliniska forskare i budgetverktyget... 5 Hantering av ST-forskningsutrymme i budgetverktyget... 6 BUDGETVERKTYGET... 6 Inloggning... 6 Allmänt... 6 Startsida och navigering... 6 Om du inte har en budget sparad sedan tidigare... 7 Om det finns en sparad budget sedan tidigare... 8 Om det finns flera budgetar sparade sedan tidigare... 8 Startsida (sammaställning och rapporter) Inmatning och ändring av uppgifter Lägga till ny rad Ändra rad Sortera rader Radera rad Utskrift Ta bort en budget Enhet Utloggning PERSONALKOSTNADER Personalkostnader läkare Personalkostnader övriga DIREKTA MATERIALKOSTNADER INDIREKTA MATERIALKOSTNADER UTRUSTNING LOKALKOSTNADER Lokalkostnader BMC Lokalkostnader CRC Version Sida 1

3 Lokalkostnader HSC Lokalkostnader SUS/övriga STÄDNING TJÄNSTER DEL AV KLINIKGEMENSAMMA KOSTNADER REDOVISNING/UPPFÖLJNING Allmänt Praktisk hantering Version Sida 2

4 BUDGETVERKTYG Anvisningar för budgetering av ALF-medel forskning Budgetverktyget finns på eller på medicinska fakultetens hemsida Inloggning görs med din Lucat-identitet. Har du ingen Lucat-identitet kontakta den Lucat-anvarige vid institutionen. I budgetverktyget finns budgetar från föregående år inlästa. Dessa måste uppdateras så att de återspeglar årets tilldelning och budget. Om du har en budget inläst från föregående år måste du gå igenom de olika budgetposterna så att informationen under de olika rubrikerna är rätt. SNABBGUIDE Nedan finns en snabbguide för att komma igång med det nya budgetverktyget. För att få mer information om inmatning, budgetposter osv. se respektive avsnitt. 1. Gå till Klicka på Budget. Logga in med din Lucat-identitet. Har du ingen Lucat-identitet kontakta den Lucat-ansvarige vid institutionen. 2. Har du en budget sparad sedan tidigare kommer du till Startsidan (sammanställning och rapporter). Klicka på Grunddata (översta rubriken) för att komplettera med uppgifter kring ditt projekt. Om du har flera budgetar sparade sedan innan måste du först välja vilken budget du vill använda. Du kommer då till Grunddata där du kompletterar med uppgifter kring ditt projekt. Om du vill göra en ny budget klickar du på Klicka här för att skapa en ny budget i fönstret Grunddata. Fyll i information kring ditt projekt i Grunddata. (Det går bara att ha en budget av varje typ av ALF-medel.) När du fyllt i informationen i Grunddata klickar du på Spara längst ner på sidan. Du kommer då till Startsidan (sammanställning och rapporter). Klicka på valfri budgetpost. Om du inte har någon sparad budget kommer du till fönstret Grunddata. Fyll i Budgettyp och Projektnamn. Klicka sedan på Skapa ny budget. 3. Gå vidare till de olika budgetposterna genom att välja budgetpost i Byt sida till längst ner på sidan. 4. När alla budgetposter är ifyllda går du till Startsidan (sammanställning och rapporter) och skriver ut de två pdf-filerna Sammanställning och Specifikation som finns längst ner på sidan. Dessa ska skrivas under och skickas in till medicinska fakulteten. Version Sida 3

5 ANVISNINGAR FÖR BUDGETVERKTYG OCH EKONOMISKA RUTINER Allmänt ALF-medlen är inget forskningsanslag i vanlig bemärkelse utan de utgör ersättning till sjukvårdshuvudmannen för de kostnader ett av medicinska fakulteten prioriterat forskningsprojekt orsakar i sjukvården. Efter beslutad tilldelning ska en budget över alla de kostnader som är av den arten att de kan bekostas av ALF-medel inlämnas. De projekt som efter vetenskaplig granskning blir prioriterade för nästföljande år, och som inte har ALF-medel innevarande år, kommer dessutom att uppmanas komma in med uppgifter om lokaler och lokalkostnader. Budgetverktyget används för ALF Projekt, ALF Yngre forskare, ALF ST-forskningsutrymme, ALF Pedagogiska medel, ALF Innovativa projekt samt ALF Institutionstilldelning. De kostnader, såväl direkta som indirekta, som det sökta projektet orsakar i sjukvårdens organisation ska budgeteras. Sjukhusövergripande kostnader behandlas på central nivå vilket innebär att projektledaren inte behöver ta hänsyn till dessa kostnader i budgeten. Samråd ska ske med berörda verksamhetschefer vid upprättande av projektbudgeten. Budgeten ska undertecknas av projektledaren och berörda verksamhetschefer. Om projektledaren även är verksamhetschef ska budgeten undertecknas av stf verksamhetschef/överordnad. Om blanketten avser en yngre forskare, som är inne på sin första treårsperiod, ska även en preliminär tidsplan för när forskningstiden tas ut bifogas. Denna plan ska undertecknas särskilt av forskaren, verksamhetschefen, samt en akademisk företrädare för institutionen. Vem detta är bestämmer respektive institutions prefekt. Ovanstående gäller också för samtliga ST-forskningsutrymmen. Budgeten ska ifyllas i samråd med berörd klinikekonom/budgetsekreterare inom sjukvården, som också ska skriva under ansökan. Beräkningarna i budgeten ska utgå från faktiska kostnader, inte schabloner. BUDGETPROCESS, REGLER OCH RUTINER Allmänt Tilldelningen av ALF-medel för forskning behandlas av fakultetens prioriteringskommittéer för forskning. Kommittéerna prioriterar, efter vetenskaplig granskning av samtliga ansökningar, vilka forskningsprojekt som ska tilldelas ALF-medel och i vilken utsträckning. När projektledaren erhållit besked om beslutad ekonomisk tilldelning ska en budget upprättas. Den budget du får tilldelad är en rambudget vilken även inkluderar lönekostnader för klinisk forskningstid. När budgeten godkänts av Region Skåne förs ALF-medlen ut till projektledarens konto på av projektledaren angiven klinik/motsvarande. Om budgeten är godkänd kan projektledaren ta medlen i anspråk fr o m 1 januari, även om medlen rent tekniskt ännu inte betalats ut. Medel får i princip inte flyttas till nästpåföljande år, utan då får du en ny tilldelning. Synnerliga skäl ska föreligga för att denna princip ska frångås. När budgeten är godkänd får förändring vad gäller personal och lokaler endast ske om verksamhetschefen medger detta. Om de faktiska Version Sida 4

6 personalkostnaderna blir lägre än de budgeterade på grund av en lägre lönekostnad än beräknat får du dock använda överskottet till vilken typ av kostnader som helst. Övriga kostnader (materiel, tjänster, kapitalkostnader samt klinikgemensamma kostnader) ska budgeteras med så stor noggrannhet att budgeten kan utgöra ett hjälpmedel för att beräkna kommande kostnader. Även för dessa kostnadsslag bör verksamhetschefen informeras om du vill ändra i sin budget. Ändringar som görs under verksamhetsårets gång behöver inte anmälas till ALF-enheten i form av en ny reviderad budget eller dylikt. Projektledarens ansvar Projektledaren ansvarar för att kliniken/enheten får ersättning för de kostnader som forskningsprojekten enligt budget orsakar på klinik/enhet samt att redovisningen av kostnaderna sker på projektkontot. Verksamhetschefens ansvar Det åligger verksamhetschefen att förse forskningsprojekten med resurser i enlighet med de godkända budgetarna. Verksamhetschefen har ett ekonomiskt ansvar för sin kliniks totala verksamhet där ALFprojekten ingår som en komponent. Projektledaren får själv besluta om förändring av användningen av de medel som budgeterats till material och tjänster (gäller inte lokalhyra). Däremot ska verksamhetschefen godkänna de förändringar som projektledaren vill göra under året avseende personal och lokaler. YNGRE KLINISKA FORSKARE OCH ST-FORSKNINGSUTRYMME Hantering av Yngre kliniska forskare i budgetverktyget Den som tilldelas forskningsutrymme får möjlighet att, inom sin anställning hos sjukvårdshuvudmannen, forska på heltid under 3-6 månader. Det är inte möjligt för den som tilldelats utrymme för yngre kliniska forskare, att dessutom utnyttja klinisk forskningstid som tilldelats en projektledare för ett forskningsprojekt. Även de yngre kliniska forskarna tilldelas en rambudget. Denna rambudget ska, förutom forskarens lön i 3-6 månader, täcka kostnader som uppstår inom sjukvården pga den yngre kliniska forskarens projekt. För yngre forskare som är inne på en tredje 3-årsperiod utgår dock inga kringresurser, då dessa forskare förväntas kunna få sådana medel i form av vanliga projektmedel från ALF. ALF-enheten tilldelar medel för upp till en halv årslön (beroende på forskningstiden 3-6 månader) utifrån ett rimligt antagande om den yngre forskarens lön under året. Den lönesumma som anges i budgeten kan inte på något vis ses som ett löfte om en viss lön. Skulle den verkliga lönekostnaden överstiga den budgeterade får mellanskillnaden betalas av de driftsmedel som normalt också tilldelas forskaren. Ytterligare tilldelning av lönemedel, t.ex. beroende på löneökningar eller ändring av tjänstetitel kommer inte att göras. Notera att detta forskningsutrymme inte är att betrakta som en ny tjänst. Den yngre forskaren innehar formellt fortfarande samma tjänst som denne hade innan tilldelningen av ALFmedel. Av detta följer att löneförhandlingar och dylika anställningsavtalsrelaterade frågor hanteras på samma sätt som tidigare. ALF-kommittén eller universitetet är inte på något vis arbetsgivare, eller har möjlighet att påverka lönesättningen. Version Sida 5

7 BUDGETVERKTYGET Anvisningar för budgetering av ALF-medel forskning Hanterin ng av ST-forskningsutrymme i budgetverktygett Den som tilldelas forskningsutrymme får möjlighet att, inom sin anställning hos sjukvårdshuvudmannen, forska på heltid under 3-6 månader. Det är inte möjligt för den som tilldelats ST-forskningsutrymme, att dessutom utnyttja klinisk forskningstid som tilldelats en projektledare för ett forskningsprojekt. ALF-enheten n tilldelar medel för upp till en halv årslön (beroende på forskningstiden 3-6 månader) utifrån ett rimligt antagande om lönen under året. ST-forskningsutrymme tilldelas endast medel för lön. Verksamhetschefen intygar attt det finns medel för driftskostnader. Inloggni ng Budgetverkt tyget finns på eller på medicinska fakultetens hemsida u.se/alf. Inloggning görs via CAS ( Lunds universitets centrala autentiseringstjänst) med din Lucat-identit tet. Har du ingen Lucat-identitet, kontakta den Lucat-anvarige vid institutionen. Vid inloggningen väljer du om du ska s göra enn budget eller en uppföljning. Här budgetverkt tyget. finns anvisningarna till Allmänt Kostnaderna a ska budgeteras i det aktuella årets kostnadsnivå. Dettaa innebär att troliga prisökningar och kommande avtalsförhandlingar måste uppskattas. Som exempel kan nämnas förändringar av tjänstetitel eller lokalhyror. Om en resurs används av flera projekt, sjukvården eller andra användare, ska fördelning av kostnaderna ske efter faktisk användning. Var noga vid inloggningen med att ange typ av ALF-medel budgeten avser. Eftersom du kan bli tilldelad både ALF Projekt och ALF Yngre forskare kan du ha en budget av varje sort, men systemet tillåter inte två budgetar av samma sort från samma forskare. Därför är det viktigt att du är noga med att välja rätt typ av ALF-medel. Ovanför varje rubrik i budgetposterna finns röda frågetecken. Om du d klickar på dessa fårr du hjälp och information om vad som ska fyllas i underr just den rubriken. Startsida a och navigeringg Vid inloggningen ser det olika ut beroende påå om du haft ALF-medel tidigare och om det då finns en budget inläst från det gamla budgetverktyget. Version Sida 6

8 Om du inte har en budget sparad sedann tidigare Vid inloggning kommer du till fönstret Grunddata. Namn, institution, mailadress och telefonnummer hämtas från Lucat. Fyll i Budgettyp och Projektnamn. Klicka sedan på Skapa ny budget. Fyll i information på alla rader och klicka på Spara längst ner på sidan. Gå sedan vidare genom att klicka på budgetposterna i väljlistan vidd Byt sida till. Version Sida 7

9 Om det finns en sparad budget sedan tidigare Om du har haft ALF-medel tidigare så kan det finnas en sparad budget. När du loggar in kommer du till fönstret Startsidan (sammanställning och rapporter). Klicka på rubriken Grunddata för att fylla i/korrigera informationn kring projektet. Klicka på Spara längst ner på sidan när du fyllt i informationen. Gå sedan vidare genom att klicka på budgetposterna i värdelistan vid Byt sida till. Om det finns flera budgetar sparade sedan tidigare Om du har/ /har haft tilldelning av olika typer av ALF-medel, så kommer du till nedanstående fönster när du loggar in. Version Sida 8

10 Klicka på den budget du vill använda (klicka på projektnamnet) så kommer k du vidare till fönstret Grunddata a. Fyll i/korrigera informationen och klicka sedan på Spara längst ner på sidan. Gå sedan vidare genom att klicka på budgetposterna i värdelistan vid Byt sida till. Om du vill gå till en annan budgett väljer du Välj ett (annat) av dinaa projekt). Version Sida 9

11 Startsida ( sammaställning och rapporter) För att få en överblick över din budget kan du byta sida till Startsida (sammanställning och rapporter). Här kan du också skriva ut din budget. Inmatnin ng och ändring av uppgifter Lägga till ny rad Genom att klicka på Klicka här för att läggaa till en ny rad kan du lägga in enn ny rad i budgeten. Följande fönster öppnas (exalt utseende beror på vilken typ av kostnad det handlar om): Lägg in informationen och klicka på Spara. Version Sida 10

12 Ändra rad Om du vill ändra informationen på en rad klickar du på fönster öppnas: under rubriken Förändra. Följande Gör din ändring och klicka på Spara. Sortera rader Du kan sortera radernaa genom attt dra i raderna med musen. Radera rad Klicka på under rubriken Förändra på den rad du vill radera. Följande fönster öppnas: Klicka på Radera. Följande fönster öppnas: : Klicka på OK om du vill radera raden. Version Sida 11

13 Utskrift Genom att klicka på Sammanställning och Specifikation i fönstret Startsidan (sammanställning och rapporter) öppnas budgeten i pdf-format och kan skrivas ut för underskrift. OBS! Båda filerna måste skrivas ut. Ta bort en budget Om du vill ta bort en budget väljer du Välj ett (annat) av dina 2 projekt i Byt sida till. Version Sida 12

14 Du kommer till nedanstående fönster: Ta bort budgeten genom att klicka på. Duu får en fråga om du ska ta bort det. Om du baraa har en budget som du vill ta bort måste du först lägga upp en ny ta bort den gamla genom att göra som ovanstående. budget. Sedan kan du Enhet Projektleda ren kan, om han/hon tycker det ärr till hjälp i budgetarbetet, ange i budget varr i sjukvårdsorg ganisationenn projektetss kostnader uppstår. I mallen definierar du detta genom att fylla i enhetskolum mnen. Här finns förvaltningar/kliniker inlagda i en lista. Tre bokstäver måste skrivas in i för att få fram väljlistan. Se Bilaga 1 för lista på enheter. Utloggni ing Logga ut genom att gå till Byt sida till och välj Logga ut. Version Sida 13

15 PERSONALKOSTNADER Anvisningar för budgetering av ALF-medel forskning Personal lkostnader läkare Endast kostnader för landstingsanställda läkare får budgeteras. Statligt anställda lärare ( lektorer och professorer) anses varaa statligt anställda även om en del av deras tjänstgöring sker inom landstinget (kombinatio onstjänst, arvoden). De ska s utföra forskning inom sin statliga anställning och får således s inte tas upp här. Det är månadslön för den person som s ingår i projektet som ska anges, inte vikariens lön. De personer som anges med namn i projekten ska s vara informerade och ha gett sitt s samtycke. Läkarens namn, titel och månadslön inklusive arvoden, samt i vilken utsträckning u personen tas i anspråk (hel eller del av månad) ska anges. Vid ansökningstillfället ska de månader m somm anges i budgetverkt tyget vara exklusive semester och således faktiskt arbetad tid. Tre bokstäver måste skrivass in i Titel för att få fram väljlistan. Komplettera de rader som är inlästa från det gamla systemet med titel. I budgetverktyget är en beräkning för semesterkostnad baserad på 31 dagarss semester inklusive semesterers ättning inlagd. Inom sjukvården tillämpas följande system förr semesterlönen: För varje utbetaldd månadslönn bokförs på ett sjukhuscentralt kontoo en individuell kostnadd för intjänad semester, beroende på det antal semesterdag gar som du är berättigad till (ca 2,5 dagar i månaden). När semestern tas ut uppstår ingen kostnad för kliniken utan semesterlönen belastar det centrala kontot. k Dettaa innebär att projektett belastas med den semesterkostnad som uppkommer månadsvis och att a de månader som budgeteras i mallen är bruttomånader, d v s baseras på tidd då du ej tar semester. Om du vill att semester ska tas ut under forskningsmånaden (ca 2,5 dagar/mån n) budgeterar du 0,88 månader. Detta innebär vidare att du maximalt kan budgetera 10,5 månader per person och år. Resten av tiden tas lagstadgad semester. Observera att statligt anställda lärare inte kan finansieras med ALF-medel. En budgeterad månad avser en månads effektiv arbetstid. Om semester ingår räcker det att ta upp 0,88 månader. Version Sida 14

16 Personal lkostnader övriga Endast kostnader för landstingsanställd personal ska budgeteras. Forskningssjuksköterskor, teknisk och laborativ personal m fl som är anställda av universitetet får inte tas upp. Det ärr månadslönn för den person som ingår i projektet som ska anges, inte vikariens lön. De personer som anges med namn i projektet ska vara informerade och ha gett sitt samtycke. Städpersonal som är anställd av kliniken ska inte anges här. Denna kostnad budgeteras under rubrik Städning. Namn, titel och månadslön ska anges samt i vilken utsträckning personen tas i anspråk (hel eller del av månad) ). Tre bokstäver måste skrivas in i Titel för att få fram väljlistan. Komplettera de rader som är inlästaa från det gamla systemet med titel. Semesterbe eräkning sker på sammaa sätt som ovan beskrivits för landstingsanställda läkare. Observera att statligt anställda personal inte kan finansieras med ALF-medel. Städpersonal ska budgeteras under Städning. DIREKTA MATERIALKOSTNADER Direkta kostnader för förbrukningsmateriel som används inom projektet ska anges. Med direkta kostnader avses kostnader som är direkt hänförbara till projektet. Detta kan vara kostnader för bl a kits, läkemedel, reagenser, antikroppar, baskemikalier, substrat och fotomaterief el. Kostnader för utrustning under ett basbelopp (2013: kr) skaa budgeteras här. Specificera inköpen samt ange antal. Kostnader för utrustning över ett basbelopp budgetass under Utrustning. Vid frågor kring utrustning, kontakta din klinikekonom. INDIREKT TA MATERIALKOSTNADER Indirekta kostnader är sådana kostnader som inte direkt kan specificeras per projekt utan måste uppskattas. Ofta är det sådana kostnader som avser klinikgemensamma inköp och som ett projekt endast använder en liten del av. Detta kan vara bl a kontorsmateriel och centralförrådsmateriel. Version Sida 15

17 UTRUSTN NING Inköp av utrusning som överstiger ett basbelopp (2012: kr) tas t upp under denna rubrik. Vid frågor om utrustning kontakta din klinikekonom. LOKALKOSTNADER Kostnader för såväl forskningslokaler som institutionslokaler (t ex dell av institutionssekreterarens rum, avdelningsc chefens rum) ska tas upp i den utsträckning dessa hänför sig s till projektet. Byggnad, rumsnummer r, yta, utnyttjandeprocent och kostnad ska anges. Varje rum anges separat. Ytan ska anges som bruttoyta, d v s inklusive svällningsfaktor. Med svällningsfaktor avses lokalens andel av allmänna ytor såsom trapphus, korridorer m m. Det totala hyresbeloppet och det totala antalet kvadratmeter ska fyllas i. Därefter beräknas, med hjälp av formler som finns inlagda i budgetverktyget, kostnaden ochh antalet utnyttjade kvadratmeter för det prioriterade projektet. Icke utnyttjadee kvadratmeter, jämfört med vadd projektets prioritering ger rätt till, medför en viss bonus vid beräkning av påföljande års totala tilldelning Observera att ersättning för projektets kostnader för lokaler ingår i det beloppp som står i det tilldelningsb beslut som forskaren får. En neddragning av lokalanvändandet innebär ingen neddragning av ALF-medel under det aktuella året, men medför en motsvarande minskad lokaltilldelning påföljande år (samt normalt sett en ökad bonus). Kom ihåg att ALF-enheten vid beräkning av tilldelningen n utgår från nettokvadratmeter. 50% av 40 m² ger alltsåå medel för 20 m². Städkostnader ska inte räkas i hyreskostnader utan ska tas upp under rubriken budgetposten Städning. Servicekostn ader ska tas upp under budgetposten Tjänster. Version Sida 16

18 Lokalkos stnader BMC Kostnader för såväl forskningslokaler som institutionslokaler (t ex dell av institutionssekreterarens rum, avdelningsc chefens rum) ska tas upp i den utsträckning dessa hänför sig s till projektet. Byggnad, rumsnummer r, yta, utnyttjandeprocent och kostnad ska anges. Varje rum anges separat. Ytan ska anges som bruttoyta, d v s inklusive svällningsfaktor. Med svällningsfaktor avses lokalens andel av allmänna ytor såsom trapphus, korridorer m m. Det totalaa hyresbeloppet och det totala antalet kvadratmete er ska fyllas i. Därefter beräknas, med hjälp av formler som s finns inlagda i budgetverkt tyget, kostnaden och antalet utnyttjade kvadratmeter förr det prioriterade projektet. Lokalkos stnader CRC Kostnader för såväl forskningslokaler som institutionslokaler (t ex dell av institutionssekreterarens rum, avdelningsc chefens rum) ska tas upp i den utsträckning dessa hänför sig s till projektet. Byggnad, rumsnummer r, yta, utnyttjandeprocent och kostnad ska anges. Varje rum anges separat. Ytan ska anges som bruttoyta, d v s inklusive svällningsfaktor. Med svällningsfaktor avses lokalens andel av allmänna ytor såsom trapphus, korridorer m m. totala hyresbeloppett och det totala antalett kvadratmete er ska fyllas i. Därefter beräknas, med hjälp av formler som s finns inlagda i budgetverkt tyget, kostnaden och antalet utnyttjade kvadratmeter förr det prioriterade projektet. Till CRC räknas även Wallenberglab. Lokalkos stnader HSC Kostnader för såväl forskningslokaler som institutionslokaler (t ex del av institutionssekreterarens, avdelningsc chefens rum) ). Rumsnummer, yta, utnyttjandeprocent och kostnad ska anges. Varje rum anges separat. Ytan ska anges som bruttoyta, d v s inklusive svällningsfaktor. Med svällningsfaktor avses lokalens andel av allmänna ytor såsom trapphus, korridorer m m. totala hyresbeloppet och det totala antalet kvadratmeter ska fyllas i. Därefter beräknas, med hjälp av formler f somm finns inlagda i budgetverkt tyget, kostnaden och antalet utnyttjade kvadratmeter förr det prioriterade projektet. Version Sida 17

19 Lokalkos stnader SUS/övriga Kostnader för såväl forskningslokaler som institutionslokaler (t ex dell av institutionssekreterarens, avdelningsc chefens rum) ). Byggnad, rumsnummer, yta, utnyttjandeprocent och kostnad ska anges. För byggnad finns inge enhetligt system för benämning utan du får självv ange något namn som är signifikant för byggnaden. Varje rum anges separat. Ytan ska angess som bruttoyta, d v s inklusive svällningsfa aktor. Med svällningsfaktor avsess lokalens andel av allmänna ytor såsom trapphus, korridorer m m. totala hyresbeloppet och det totala antalet kvadratmeter ska fyllas i. Därefter beräknas, med hjälp av formler som finns inlagda i budgetverktyget, kostnadenn och antalet utnyttjade kvadratmete er för det prioriterade projektet. STÄDNIN NG Under denna rubrik tas städning upp. Ange vilka lokaler det gäller samt kostnad för städningen. TJÄNSTE ER Såväl direkta som indirekta kostnader för tjänster som används inomm projektet ska anges. Med direkta kostnader avses kostnader som är direkt hänförbara till projektet. Detta kan vara kostnader för service, reparationer, telefonabonnemang, interna konsulter, m m. Notera att det finns en särskild rubrik för städning. Under denna rubrik ska samtliga tjänstekostnader som rör djurhanteringen tas upp. Stallningsytor och därtill hörande kringytor, t ex disk- och ströytor tas upp här. Kostnaden för detta ingår ju normalt i stallningsav giften. Om du förfogarr över hela skriv- och laboratorierum i djurhusmiljö tas det dock upp under rubriken lokalkostnader. Andra kostnader ska specificeras i görligaste mån, t ex Grisdagar eller Musburveckor, samt antalett veckor/dagar. Här anges också projektets kostnader för patientaktiviteter av olika slag samt medicinsk service. Alla patientaktiv viteter ska anges i antal och à-pris. För medicinsk service anges endast serviceenheten, undersöknin gstyp och total kostnad. Indirekta kostnader för tjänster är sådana kostnader som inte direkt kan specificeras per projekt utan måste uppskattas. Ofta är det sådana kostnader som avser klinikgemensamma inköp och som s ett projekt endast använder en liten del av. Dettaa kan vara bl.a. kopiering, tvätt, fastighetsservice, transporter, post mm. De indirekta kostnaderna kan vara svåra att ange; a tag gärna hjälp av din klinikekonom m/ budgetsekreterare. Version Sida 18

20 DEL AV KLINIKGEMENSAMMA KOSTNADER Klinikgemen nsamma kostnader kan skilja sig beroende på redovisningsrutiner inom kliniken. En del kliniker föredrar att forskaren tar upp samtliga gemensamma kostnader under denna rubrik, medan andra tar upp vissa kostnader under rubrikerna tjänster och material. Båda alternativen går bra. Kontakt tas med klinikledningen angående hur stor del av de klinikgemensammaa kostnaderr projektet orsakar. Kostnaderna ska uppskattas efter faktisk användning. Typ av a kostnad ska specificeras. Exempel är utnyttjande av administrativ stab, ekonomstöd, IT-kostnader, kopiering, c-förrådsmateriel, gemensamm ma lokaler, transporter och post. REDOVISNING/UPPFÖLJNING Allmänt Bokföring av ALF-medel ska ske löpnade medd en årlig slutavstämning. Det är projektledarens ansvar att efter redovisningsårets slut inkomma med ekonomisk redovisning för projektet. Projektets kostnader ska särredovisas på särskilt inrättat projektkostnadsställe/ /ansvarskod. Tekniken att särredovisa kostnaderna ska så långt som möjligt följa sjukvårdens normala redovisning och övriga administrati va rutiner. Det är projektledaren som godkänner de kostnader som redovisas på projektet. Praktisk hantering Klinikekonom men/budgetsekreteraren vid projektledarens moderklinikk ansvarar för ekonomisk administrati on, dock inte den dagliga fakturahanteringenn o dyl. Projektledaren kontaktar berörd klinikekonom m/budgetsekreterare för att erhålla erforderliga uppgifter. Projektens inköp måste ske genom sjukvårdenss organisation och enligt sjukvårdens administrativa rutiner. Sjukvårdens ingångna avtal med leverantörer måste följas, t ex vid inköp av datorer. Kostnader bokförs om möjligt direkt på projektkostnadsstället/ansvarskoden. Som exempel kan nämnas inköp mot faktura, interna köp av medicinsk service och MTA. Projektledaren anger sitt Version Sida 19

21 projekts debiteringskod vid beställning av interna köp för att redovisning ska kunna ske direkt på projektet. Kostnaderna för personal utgör ofta en stor del av de totala projektkostnaderna. Den personal som medverkar i projektet ska ombemannas i personalsystemet så långt som det är möjligt. Detta förutsätter planering och information i god tid för att förenkla hanteringen av personaladministration och redovisning på projektet. Detta underlättar projektuppföljningen under året. Hyreskostnader bokförs direkt på projektet om det är praktiskt möjligt. Kostnader som ej kan bokföras direkt, s k indirekta kostnader, kan behandlas som internt köp- och säljförfarande. Med internt köp- och säljförfarande menas att kliniken beräknar värdet för den tjänst som projektet utnyttjar och debiterar projektet via en internfaktura (bokföringsorder). Version Sida 20