Äldrenämnden kallas till sammanträde torsdag den 16 juni 2016, kl 18:30

Transkript

1 Äldrenämnden Kallelse/föredragningslista 1 (3) Äldrenämnden kallas till sammanträde torsdag den 16 juni 2016, kl 18:30 Plats: Stadshuset, Lövsalen Förhinder anmäls till: Gunilla Andersson, gunilla.a.andersson@sundbyberg.se, tel Ordförande/sekreterare: Maria Bohman Kreij/Gunilla Andersson Föredragningslista 1. Sammanträdets öppnande 2. Fråga om kallelse till sammanträdet skett i behörig ordning 3. Upprop 4. Val av protokolljusterare och tid för justering Information Beslut 5. Förvaltningen informerar 6. Information från kontaktpolitiker 7. Rapport från politikers medverkan på kurser, konferenser mm 8. Enskilt ärende 9. Månadsrapport för äldrenämnden per maj 2016 Senare utskick ÄN 42/ Förfrågningsunderlag Ekbacken hus H sekretess, kvitteras ut se bifogad information på sid 2-3 av kallelsen. Lämnas sedan in efter sammanträdet till nämndsekreteraren. Välkomna på sommarkaffe innan sammanträdet börjar! Tårta och kaffe är uppdukat i Stadshusets Restaurang från kl ÄN 29/ Revidering av äldrenämndens delegationsordning ÄN 95/ Yttrande över remiss "Vision delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog" ÄN 90/ Yttrande över remiss "Sundbybergs stads måltidspolicy" ÄN 21/ Yttrande över remiss - Nytt arkivreglemente för Sundbybergs stad ÄN 74/ Yttrande över remiss - Förslag till föreskrifter för arkivvård i Sundbybergs stad Förmöten: Majoritet i Fältet Opposition i Heden ÄN 75/ Yttrande över remiss - Sundbybergs stads vatten- och avloppspolicy ÄN 111/ Yttrande över remiss - Sundbybergs stads dagvattenpolicy ÄN 112/ Äldreombud från PRO under perioden ÄN 100/2016 Anmälningsärenden 19. Delegationsärenden diarieförda 9/5 1/ Samverkansprotokoll på förvaltningsnivå Bilägges I pärm Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

2 Äldrenämnden Kallelse/föredragningslista 2 (3) Äldrenämnden Information om utkvittering, sekretess och jäv angående Förfrågningsunderlag Ekbackens äldreboende Hus H Utkvittering Förfrågningsunderlagen är sekretess och kommer därför inte att skickas ut till er utan ni får personligen kvittera ut ett exemplar var. Underlaget lämnas in efter sammanträdet till nämndsekreterare Gunilla Andersson för makulering. Uppge att du ska hämta förfrågningsunderlaget och ditt namn och parti. Utkvittering sker i stadshusets reception from fredagen den 3 juni. Receptionens öppettider är: helger och röda dagar stängt, måndag-torsdag , fredag , dag före helgdag Här nedan finns information om sekretess vid upphandling/förfrågningsunderlag samt om jäv. Denna blankett kommer ni även att få skriva under då ni kvitterar ut varsitt underlag (ni behöver inta ta med denna blankett, den finns för underskrift i receptionen då ni hämtar ut ert exemplar av förfrågningsunderlaget). Sekretess- och jävsbestämmelser vid upphandling Alla som på något sätt medverkar i eller har kännedom om innehållet i en pågående upphandling, får varken avslöja vad som står i skrivna handlingar eller i övrigt berätta om innehållet. Den som medverkar i en upphandling ska vidare iaktta gällande jävsbestämmelser. En absolut sekretess gäller sekretesslagen (SekL) för förfrågningsunderlaget fram till tidpunkten för offentliggörandet av tilldelningsbeslutet (beslut om vem som vann upphandlingen). En absolut sekretess gäller även för övriga delar i upphandlingen fram till tidpunkten för tilldelningsbeslutet. Det gäller: vilka som ombetts lämna anbud vilka eller hur många som lämnat anbud, samt öppningsprotokoll anbud kompletteringar och förtydliganden av anbud planerade, pågående och genomförda utvärderingar och förhandlingar, samt mötesprotokoll etc. utvärderingsmaterial beslut om val av leverantör.

3 Äldrenämnden Kallelse/föredragningslista 3 (3) Om någon skulle kontaktas under pågående upphandling av anbudsgivare eller utomstående person, ska direkt hänvisning ske till ansvarig upphandlare utan besvarande av eventuella frågor om produkter/tjänster eller andra förhållanden som kan ha betydelse för upphandlingen. Det åligger även den som medverkar i ett upphandlingsförfarande, såväl under handläggningen som vid fattandet av beslut, att iaktta jävsbestämmelserna på ett sådant sätt att objektiviteten inte kan ifrågasättas till följd av sådana omständigheter som är knutna till jävsgrunderna. Kommunallagen 6 Kap - Jäv 24 En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Denne får dock vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan olägligt uppskov. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom, skall självmant ge det till känna. Har det uppkommit en fråga om jäv mot någon och har någon annan inte trätt i hans ställe, skall nämnden snarast besluta i jävsfrågan. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan honom och någon annan inte kan tillkallas utan olägligt uppskov. Ett beslut i en jävsfråga får överklagas endast i samband med överklagande av det beslut varigenom nämnden avgör ärendet. Lag (1994:690). 25 En förtroendevald eller en anställd hos kommunen eller landstinget är jävig, om saken angår honom själv eller hans make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående, han eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som han själv är knuten till, han har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. Lag (2003:519). 26 Från jäv bortses när frågan om opartiskhet uppenbarligen saknar betydelse. Undertecknad förbinder sig att följa ovanstående avseende sekretess och jävbestämmelser vid upphandlingen av äldreboendet Ekbacken hus H. Sundbyberg den.. Underskrift Namnförtydligande

4 Äldreförvaltningen Hedvig Schriever (1) Dnr ÄN-0029/2016 Äldrenämnden Förfrågningsunderlag upphandling drift Ekbacken äldreboende hus H Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 30 maj Förfrågningsunderlag Ekbacken hus H sekretess kvitteras ut enligt utskickad information. PM den 30 maj Avtalsvillkor Sammanfattning Modellen för upphandlingen biläggs förfrågningsunderlaget. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner förfrågningsunderlaget. 2. Ärendet justeras omedelbart. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

5 Äldreförvaltningen Hedvig Schriever (1) Dnr ÄN-0095/2016 Äldrenämnden Revidering av äldrenämndens delegationsordning Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Förslag till delegationsordning för äldrenämnden. Sammanfattning Delegationsordningen är en av nämndens styrande dokument. I delegationsordningen anges den beslutanderätt som nämnden överför till vissa tjänstemän på äldreförvaltningen. Det är ett dokument som ska hållas aktuellt och uppdaterat. Äldrenämndens delegationsordning revideras därför vid tex nya reglementen för nämnderna, förändrad förvaltningsorganisation eller förändringar i andra nämnders delegationsordningar som också berör äldrenämndens områden. Nuvarande delegationsordning antogs den 26 februari 2015 (Dnr 23/2015). I stadsmiljö- och tekniska nämndens ansvarsområden (reglemente) finns ansvaret för stadens upphandlingsenhet. De har nu gjort en fullständig genomgång av delegationsordningen för att mer tydliggöra var beslut fattas gällande upphandling. Upphandlingar som berör fler verksamhetsområden än en nämnds, är statsmiljöoch tekniska nämndens ansvar. Sedan 2015 är det två nämnder, äldrenämnden och social- och arbetsmarknadsnämnden som beviljar och därefter köper hemtjänstinsatser. En konsekvens av detta är att ansvaret för upphandlingen av hemtjänst inom stadens valfrihetssystem fortsättningsvis ska skötas av statsmiljö- och tekniska nämnden, då tjänsten berör två nämnders verksamhetsområden. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner förslag till delegationsordning. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

6 ÄLDREFÖRVALTNINGEN Dnr ÄN-95/2016 Förslag till Delegationsordning för äldrenämnden i Sundbybergs stad Reviderad efter beslut i äldrenämnden den xxxxxx 2016 Sida 1 av 12

7 Innehållsförteckning Allmänt om att fatta beslut på delegation... 3 Förkortningar... 4 Administration ärenden som finns i alla nämnder... 5 Ekonomi ärenden som finns i alla nämnder... 6 Ekonomi nämndspecifika... 7 Upphandling ärenden som finns i alla nämnder... 8 Upphandling nämndspecifika... 9 Personal ärenden som finns i alla nämnder Anmälan och yttranden till andra myndigheter nämndspecifika Äldreomsorg enligt socialtjänstlagen nämndspecifika Kommunal hälso- och sjukvård nämndspecifika Riksfärdtjänst nämndspecifika Sida 2 av 12

8 Allmänt om att fatta beslut på delegation Bestämmelser kring delegation Beslutanderätten får enligt 6 kap. 34 KL inte delegeras i följande typ av ärenden: 1. Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Hit hör till exempel - riktlinjer, intentioner, ramar och system för budget och budgetuppföljning - fastställande av nämndens budget - åtgärder pga. budgetavvikelser som påverkar totalramen för nämndens budget - fastställande av förslag till ekonomiskt bokslut och verksamhetsberättelse 2. Framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller fullmäktige har överklagats. 3. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars större vikt 4. Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden 5. Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Vidaredelegation I de fall nämnden har delegerat till förvaltningschefen att fatta beslut har nämnden enligt 6 kap. 37 KL möjlighet att överlåta till denne att i sin tur uppdra åt en annan anställd inom kommunen att besluta istället. Det ska då framgå av delegationsordningen. Delegationsförbud Äldrenämndens möjligheter att delegera beslutanderätt begränsas även av delegationsförbud i 10 kap. 4 och 5 SoL. Nämnden kan delegera dessa ärenden till utskottet. Rätt att besluta Delegationsordningen innehåller de ärenden i vilka äldrenämnden har delegerat beslutanderätt åt nämndens utskott, enskild ledamot eller anställd i kommunen. Om en ärendetyp inte finns med i delegationsordningen innebär det att beslutet fattas av äldrenämnden. Delegat i delegationsordningen anges i lägsta nivå. För tjänstemän innebär det att en överordnad tjänsteman kan fatta beslut i alla ärenden delegerade till en lägre tjänsteman. Rätt att fatta beslut på delegation innebär inte att delegaten är skyldig att fatta beslut. Om delegaten anser att ärendet är svårbedömt eller av annan orsak inte vill besluta i ärendet kan det lämnas över till närmaste chef eller till utskottet för beslut. Tjänstemän kan inte fatta beslut gemensamt. Endast en tjänsteman kan vara delegat i ett beslut. Delegationsrätten för tjänstemän avser beslut inom det verksamhetsområde i vilket delegaten är anställd. Delegationen omfattar både bifall och avslag om det inte anges något annat. Den gäller också de fall då det är aktuellt med upphörande av insats. Då krävs det att det i beslutet framgår att insatsen kan upphöra om behov inte längre finns. Anmälan av delegationsbeslut Beslut som fattats på delegation ska enligt 6 kap. 35 KL anmälas till nämnden. Sida 3 av 12

9 Förkortningar AB Allmänna bestämmelser (1 januari 2014) FL Förvaltningslagen (1986:223) HSL Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) KL Kommunallagen (1991:900) OSL Offentlighets- och Sekretesslagen (2009:400) SoL Socialtjänstlagen (2001:453) LOU Lag om offentlig upphandling (2007:1091) LOV Lag om valfrihetssystem (2008:962) LR Lagen om riksfärdtjänst (1997:735) MAS Medicinskt ansvarig sjuksköterska Sida 4 av 12

10 1. Administration - ärenden som finns i samtliga nämnder Nr Ärendetyp Lagrum Delegat Anmärkning 1.1 Beslut i så brådskande ärenden att nämndens beslut inte kan avvaktas. 1.2 Beslut om att avvisa besvärshandlingsom inkommit för sent. 1.4 Föra nämndens talan eller befullmäktiga ombud att föra nämndens talan inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av skilda slag. 1.5 Beslut att inte lämna ut allmänna handlingar eller att lämna ut handlingar med förbehåll. Kommunallagen 6 kap. 36 Förvaltningslagen 24 Offentlighetsoch sekretesslagen Ordförande Förvaltningschef Ordförande I samråd med äldrenämndens presidie. Vid talan inför domstol och andra myndigheter i upphandlingsärenden gäller delegation punkt 4.9 Förvaltningschef Handlingen innehåller sekretessbelagdauppgifter varför uppgifterna inte får lämnas ut. Gäller handlingar kopplade till upphandlingsärenden då delegationspunkt 4.8 ska tillämpas. 1.6 Delgivning till nämnden. Förvaltningschef 1.7 Organisatoriska förändringar som berör förvaltningen Förvaltningschef Gäller inte större principiella förändringar 1.8 Medge undantag från avgift för avskrifter, kopior mm av allmänna handlingar om det finns särskilda skäl. 1.9 Deltagande i kurser, konferenser och dylikt för förtroendevalda 1.10 Deltagande i kurser, konferenser och dylikt utanför EU och Norden inom nämndens verksamhetsområde för förtroendevalda Sundbybergs stads taxa för avskrifter, kopior mm av allmänna handlingar Förvaltningschef Utförarchef egen regi Myndighetschef Enhetschef Ordförande Ordförande Förordförandesdeltagandei kurser, konferenser och dylikt beslutas dettaavkommunstyrelsens ordförande. För ordförandes deltagande i kurser, konferenser och dylikt utanför EU och Norden inom nämndens verksamhetsområde för förtroendevalda beslutas detta av kommun styrelsens ordförande. Äldreförvaltningen tillämpar fyra chefsnivåer: förvaltningschef, utförarchef egen regi/myndighetschef, enhetschef och gruppchef Sida 5 av 12

11 2. Ekonomi ärenden som finns i samtliga nämnder Nr Ärendetyp Lagrum Delegat Anmärkning 2.1 Utse beslutsattestanter Förvaltningschef Enligt kommunens attestrutiner är det endast förvaltningschefsomhar rätt attutsebeslutsattestanter. Beslutsattestantenär ekonomisktansvarig. 2.2 Avskrivning av fordran upptill ett högsta belopp av ett prisbasbelopp per fordran och person. 2.3 Försäljning av inventarier och utrustning som är bokföringsmässigt avskrivna. 2.4 Försäljning av inventarier och utrustning upp till ett bokföringsmässigt värde av högst kronor. 2.5 Representation och uppvaktningar rörande belopp över kronor Förvaltningschef Utförarchef egen regi Myndighetschef Enhetschef Förvaltningschef Ordförande Med avskrivningavses att fordran tas bort ur kommunensregister. Om fordran även ska skrivas av hos inkassoföretagska detta framgå av beslutet (avgift tillkommer). Fordransom inte skrivs av hos inkassoföretagliggerkvar hos dem för långtidsbevakning. Avskrivningöverstigandeett belopp motsvarandeett prisbasbeloppbeslutasav kommunfullmäktige. Avyttring till ett värde under kronor räknas som verkställighet.frågorrörande övrigegendomsomfastigheter beslutas av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen. Belopp därutöver är att anse somverkställighet. För belopps-gränser i övrigt se gällande skattelagstiftning Äldreförvaltningen tillämpar fyra chefsnivåer: förvaltningschef, utförarchef egen regi/myndighetschef, enhetschef och gruppchef Sida 6 av 12

12 3. Ekonomi - nämndspecifika Nr Ärendetyp Lagrum Delegat Anmärkning 3.1 Beslut om avgift 8 kap 2 SoL Avgiftshandläggare Efter utredningav handläggareoch avgiftshandläggare 3.2 Beslut om jämkning av avgift 3.3 Beslut om att fordran inte ska skickas till inkasso trots att den ursprungliga fordran förfallit till betalning för mer än 60 dagar sedan 3.7 Tecknande av hyreskontrakt för verksamheten 8 kap 2 SoL Myndighetschef Efter utredningav handläggareoch avgiftshandläggare Myndighetschef Förvaltningschef Myndighetschef 3.8 Vidareuthyrning av lokal Förvaltningschef 3.9 Försäljning av tjänster i form av vårdplatser inom årligen beslutad budgetram Myndighetschef Äldreförvaltningen tillämpar fyra chefsnivåer: förvaltningschef, utförarchef egen regi/myndighetschef, enhetschef och gruppchef Sida 7 av 12

13 4. Upphandling ärenden som finns inom samtliga nämnder Nr Ärendetyp Lagrum Delegat Anmärkning 4.1 Godkänna förfrågningsunderlag för upphandling med ett totalt kontraktsvärde mellan 0,5 mnkr och 5 mnkr Förvaltningschef Gäller alla typer av upphandlingar (ramavtal/uppdrag/ tjänstekoncession)somenbart avser den egna nämnden; nämndöverskridande upphandlingarhanterasvia upphandlingsenheten 4.2 Besluta om att tillämpa förhandlat förfarande utan annonsering (i enlighet med 4 kap 5 3p LOU), eller direktupphandling på grund av synnerliga skäl 4.3 Besluta om tilldelningsbeslut eller att avbryta upphandling, för upphandling med ett totalt kontraktsvärde över 0,5 mnkr. LOU 4 kap 5 LOU 15 kap 3 Upphandlingschef Upphandlingschef Gäller alla typer av upphandlingar (ramavtal/uppdrag/ tjänstekoncession) 4.4 Besluta om tilldelningsbeslut eller att avbryta upphandling, för upphandling med ett totalt kontraktsvärde upp till 0,5 mnkr. Förvaltningschef Gäller alla typer av upphandlingar (ramavtal/uppdrag/tjänstekon cession)somenbart avser den egnanämnden; nämndöverskridande upphandlingarhanterasvia upphandlingsenheten 4.5 Rätt att teckna avtal efter upphandling 4.6 Rätt att besluta om avrop från gällande ramavtal inom årligen beslutad budget 4.7 Beslut om deltagande i upphandling som har genomförts eller kommer att genomföras av annan myndighet/organisation med ett kontraktsvärde upp till 5 mnkr Förvaltningschef Utförarchef egen regi Myndighetschef Enhetschef Förvaltningschef Alla typer av avtal Avrop utifrångällande ramavtalunderstigandefyra basbeloppbetraktassom verkställighetsbeslut. Gäller alla typer av upphandlingar (ramavtal/uppdrag/tjänstekoncession) somenbart avser den egna nämnden; nämndöverskridande upphandlingar hanterasviaupphandlingsenhetenav Äldreförvaltningen tillämpar fyra chefsnivåer: förvaltningschef, utförarchef egen regi/myndighetschef, enhetschef och gruppchef Sida 8 av 12

14 4.8 Beslut att inte lämna ut allmänna handlingar eller att lämna ut handlingar med förbehåll i upphandlingsärenden 4.9 Rätt att föra Stadens talan i upphandlingsmål vid allmän domstol eller förvaltningsdomstol; inklusive rätt att anlita ombud för sådan talan Rätt att avge yttrande i överprövning av upphandlingsärende i mål, vid domstol eller annan myndighet. Gäller även rätt att anlita ombud för sådan talan. Offentlighet- och sekretesslagen 19 kap 3. Upphandlingschef Upphandlingschef Delegationen omfattar att ta ställning till om beslut eller dom ska överklagas Beslut om deltagande i upphandling som har genomförts eller kommer att genomföras av annan myndighet/organisation eller beslut om att genomföra upphandling tillsammans med andra upphandlande myndigheter/organisationer med ett totalt kontraktsvärde över 5 mnkr. Upphandlingschef Gäller alla typer av upphandlingar (ramavtal/uppdrag/tjänstekoncession) 4.11 Beslut om deltagande i stadsövergripande upphandling som har genomförts eller kommer att genomföras av annan myndighet/organisation med ett totalt kontraktsvärde upp till 5 mnkr. Upphandlingschef Gäller alla typer av upphandlingar (ramavtal/uppdrag/tjänstekoncession) Äldreförvaltningen tillämpar fyra chefsnivåer: förvaltningschef, utförarchef egen regi/myndighetschef, enhetschef och gruppchef Sida 9 av 12

15 4.12 Beslut om deltagande i stadsövergripande upphandling som har genomförts eller kommer att genomföras av annan myndighet/organisation med ett totalt kontraktsvärde över 5 mnkr Godkänna förfrågningsunderlag för stadsövergripande upphandling med ett totalt kontraktsvärde upp till 5 mnkr Godkänna förfrågningsunderlag för stadsövergripande upphandling med ett totalt kontraktsvärde över 5 mnkr Godkänna förfrågningsunderlag för förvaltnings/nämndspecifik upphandling med ett totalt kontraktsvärde över 5 mnkr. Upphandlingschef Upphandlingschef Stadsmiljö- och tekniska nämndens upphandlingsut skott Respektive nämnd Gäller alla typer av upphandlingar (ramavtal/uppdrag/tjänstekoncession) Gäller alla typer av upphandlingar (ramavtal/uppdrag/tjänste koncession) Gäller alla typer av upphandlingar (ramavtal/uppdrag/tjänste koncession) Gäller alla typer av upphandlingar (ramavtal/uppdrag/tjänste koncession) 4.16 Besluta om tilldelningsbeslut eller att avbryta stadsövergripande upphandling Upphandlingschef Gäller alla typer av upphandlingar (ramavtal/uppdrag/tjänste koncession) 4.17 Rätt att teckna avtal efter stadsövergripande upphandling Upphandlingschef Äldreförvaltningen tillämpar fyra chefsnivåer: förvaltningschef, utförarchef egen regi/myndighetschef, enhetschef och gruppchef Sida 10 av 12

16 5. Upphandling nämndspecifika Nr Ärendetyp Lagrum Delegat Anmärkning 5.1 Tecknande av huvud- och individavtal efter beslut enligt SoL 5.2 Beslut om bistånd och köp av externa vårdplatser utöver årligen beslutad driftbudget 5.3 Rätt att godkänna och teckna avtal gällande utförare för LOV inom hemtjänst (utifrån förfrågningsunderlag fastställt av Äldrenämnden) Myndighetschef 4 kap 1 SoL Äldrenämndens individutskott 8 kap. 1-3 LOV Ersätts av Rätt att avslå ansökan 8 kap. 1 LOV Ersätts av Beslut att godkänna eller 8 kap. 1 LOV avslå underleverantör till Ersätts av 4.17 godkänd leverantör 5.6 Rätt att häva kontrakt med godkänd utförare 7 kap. 1 LOV Ersätts av 4.17 Myndighetschef Myndighetschef Myndighetschef Äldrenämnden I samråd med förvaltningschef och upphandlingsenheten I samråd med förvaltningschef 6. Personal ärenden som finns inom samtliga nämnder Nr Ärendetyp Lagrum Delegat Anmärkning 6.1 Själv eller genom ombud föra kommunens talan i frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och där endast en nämnd berörs. Förvaltningschef 6.2 Anställning och anställningsvillkor för enhetschef. Förvaltningschef Utförarchef egen regi Får ej beröra personal som finns representerad på mer änennämnd/förvaltning. Samråd ska alltid ske med personalchef. Äldreförvaltningen tillämpar fyra chefsnivåer: förvaltningschef, utförarchef egen regi/myndighetschef, enhetschef och gruppchef Sida 11 av 12

17 6.3 Anställning och anställningsvillkor för övrig personal. Förvaltningschef Myndighetschef Enhetschef Gruppchef** ** Efter samråd med enhetschef 6.4 Lönesättning vid nya arbetsuppgifter och löneöversyns förhandlingar för enhetschef. 6.5 Lönesättning vid nya arbetsuppgifter och löneöversyns förhandlingar för övrig personal. AB AB Förvaltningschef Utförarchef egen regi Förvaltningschef Myndighetschef Enhetschef Gruppchef** ** Efter samråd med enhetschef 6.6 Uppsägning av personal på grund av arbetsbrist. Förvaltningschef Efter samråd med personalchef. 6.7 Uppsägning av personal på grund av personliga skäl. Förvaltningschef Efter samråd med personalchef. 6.8 Avsked av personal. Förvaltningschef Efter samråd med personalchef. 6.9 Rätt att besluta om disciplinpåföljd i form av varning för enhetschef 6.10 Rätt att besluta om avstängning för enhetschef AB Förvaltningschef Efter samråd med personalchef AB Förvaltningschef Efter samråd med personalchef 6.11 Rätt att besluta om disciplinpåföljd i form av varning för övrig personal AB Myndighetschef Enhetschef Gruppchef** Efter samråd med personalchef ** Efter samråd med enhetschef 6.12 Rätt att besluta om avstängning för övrig personal AB Myndighetschef Enhetschef Gruppchef** Efter samråd med personalchef ** Efter samråd med enhetschef 6.13 Rätt för enhetschef att kvarstå i tjänst efter uppnådd pensionsålder. Förvaltningschef 6.14 Rätt för övrig personal att kvarstå efter tjänst efter uppnådd pensionsålder Prövning av bisysslor för enhetschef. Myndighetschef Enhetschef Gruppchef** Förvaltningschef Utförarchef egen regi ** Efter samråd med enhetschef Äldreförvaltningen tillämpar fyra chefsnivåer: förvaltningschef, utförarchef egen regi/myndighetschef, enhetschef och gruppchef Sida 12 av 12

18 6.16 Prövning av bisysslor för övrig personal. Myndighetschef Enhetschef Gruppchef** ** Efter samråd med enhetschef 7. Anmälningar och yttranden till andra myndigheter och rättsinstanser Nr Ärendetyp Lagrum Delegat Anmärkning 7.1 Rapportering av ej verkställda Myndighetschef beslut enligt 4 kap 1 SoL 7.2 Avge yttrande med anledning av klagomål Utförarchef egen regi Myndighetschef Enhetschef Gruppchef ** ** Efter samråd med enhetschef 7.3 Beslut om att avge yttrande med anledning av besvär 7.4 Rätt att överklaga länsrättens beslut och begära prövningstillstånd 7.5 Begäran om inhibition med anledning av länsrättsbeslut 7.6 Beslut om att göra anmälan till socialstyrelsen om allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande. Kommunallagen 6 kap 3 SoL Kommunallagen 6 kap 33 Förvaltningschef Utförarchef egen regi Myndighetschef Biståndsutredare Förvaltningschef Utförarchef egen regi Myndighetschef 16 kap 4 SoL Förvaltningschef Utförarchef egen regi Myndighetschef 14 kap 7 SoL Utredare biståndsenheten Efter samråd med förvaltningschef 8. Äldreomsorg enligt socialtjänstlagen - nämndspecifik Nr Ärendetyp Lagrum Delegat Anmärkning 8.1 Beslut om att utredning ska inledas 11 kap 1 SoL Biståndsutredare Gäller ej vikarie under sex månader då samråd ska ske med ordinarie biståndsutredare. 8.2 Beslut om att utredning inte ska inledas eller att inledd utredning ska läggas ned inom en månad. 11 kap 1 SoL Biståndsutredare Gäller ej vikarie under sex månader då samråd ska ske med ordinarie biståndsutredare. Äldreförvaltningen tillämpar fyra chefsnivåer: förvaltningschef, utförarchef egen regi/myndighetschef, enhetschef och gruppchef Sida 11 av 12

19 8.3 Att utredning inte ska föranleda någon åtgärd 8.4 Beslut om bistånd för sin livsföring i övrigt 8.6 Beslut om bistånd för turbundna resor 8.7 Beslut om bistånd för person som önskar flytta till kommunen 11 kap 1 SoL Biståndsutredare Gäller ej vikarie under sex månader då samråd ska ske med ordinarie biståndsutredare. 4 kap 1 SoL Biståndsutredare Gäller ej vikarie under sex månader då samråd ska ske med ordinarie biståndsutredare. 4 kap 1 SoL Biståndsutredare Gäller ej vikarie under 6 månader då samråd ska ske med ordinarie biståndsutredare. 2 kap 3 SoL Biståndsutredare Gäller ej vikarie under 6 månader då samråd ska ske med ordinarie biståndsutredare. 9. Kommunal hälso- och sjukvård - nämndspecifik Nr Ärendetyp Lagrum Delegat Anmärkning 9.1 Verksamhetschef för hälso- 29 HSL Enhetschef och sjukvård inom äldreboende 9.2 Beslut om anmälan görs till socialstyrelsen om patient drabbats av allvarlig skada eller sjukdom 9.3 Tillsynsansvar för kommunal hälso- och sjukvård 9.4 Ansvara för medicintekniska produkter 24 HSL MAS 23 HSL MAS 24 HSL Enhetschef 10. Resor enligt lag om riksfärdtjänst - nämndspecifik Nr Ärendetyp Lagrum Delegat Anmärkning 10.1 Beslut om tillstånd för 5 LR Färdtjänsthandläggare riksfärdtjänst 10.2 Beslut om ledsagare vid 6 LR Färdtjänsthandläggare riksfärdtjänstresa 10.3 Föreskrifter om färdsätt 7 LR Färdtjänsthandläggare 10.4 Beslut om ersättning för 8 LR Färdtjänsthandläggare riksfärdtjänstresa 10.5 Beslut om återkallande av tillstånd samt ändring av föreskrifter 9 LR Färdtjänsthandläggare Äldreförvaltningen tillämpar fyra chefsnivåer: förvaltningschef, utförarchef egen regi/myndighetschef, enhetschef och gruppchef Sida 12 av 12

20 Äldreförvaltningen Anna Larsson (3) Dnr ÄN-0090/2016 Äldrenämnden Yttrande över remiss "Vision delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog" Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 26 maj Sammanfattning I staden pågår ett arbete med att ta fram Vision Alla nämnder har fått Vision 2030 delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog på remiss för yttrande senast den 23 juni. Visionen är relevant för äldrenämndens verksamheter och kan appliceras till det vi gör idag. De föreslagna ledorden har en nära koppling till vårt motto Mänskliga möten vi bryr oss. För att arbetet mot visionen inte bara ska bli tomma ord krävs det också utrymme för att resurser, främst i form av tid, kan avsättas på alla nivåer både i implementeringsfasen och i det löpande arbetet. För att konceptet fullt ut ska vara överförbart till stadens verksamheter så krävs en koppling till stadens styrmodell. Förslag till beslut 1. Yttrande över remissen "Vision delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog" godkänns. 2. Yttrandet översänds till kommunstyrelsen. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

21 Äldreförvaltningen Anna Larsson (3) Dnr ÄN-0090/2016 Inledning I staden pågår ett arbete med att ta fram Vision Alla nämnder har fått Vision 2030 delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog på remiss för yttrande senast den 23 juni. Svar på frågor i remissen På vilket sätt skulle konceptet för den föreslagna visionen fungera som ett användbart styrmedel för er verksamhet? För att en vision ska vara användbar så krävs det både att den är enkel i sin utformning och att ta till sig, till exempel i de föreslagna ledorden. Men också att den kompletteras med en tydlig beskrivning som mer konkret förklarar dess syfte och innehåll. Det är viktigt att ledorden är relevanta på både kort och lång sikt. För att konceptet fullt ut ska vara överförbart till stadens verksamheter så krävs en koppling till stadens styrmodell. Beskriv hur ni skulle kunna använda orden levande, nytänkande och tillsammans i er verksamhet. Känns de relevanta för ert verksamhetsområde? Ledorden är relevanta för vår förvaltning och kan appliceras till det vi gör idag. De kan ge en annan synvinkel och fokus. Ledorden har en nära koppling till vårt motto: Mänskliga möten vi bryr oss. Levande, leva livet hela livet, hur man skapar en meningsfull vardag för våra äldre. Nytänkande behövs både med de små medlen i verksamheten, exempelvis hur man skapar en meningsfull vardag för varje enskild person och i de större dragen som kan vara att anpassa efter nya utmaningar så som tillgängligt Wi-Fi på alla våra särskilda boenden som olika typer av lösningar inom välfärdsteknikens område i våra ordinära boenden. Tillsammans är tillsammans med den äldre, tillsammans med medarbetare på förvaltningen, tillsammans med andra förvaltningar inom staden, tillsammans med förvaltningar i andra kommuner, eller tillsammans med externa intressenter exempelvis landstinget, föreningslivet och leverantörer. Arbetar vi tillsammans så kan vi åstadkomma förändringar som leder till förbättringar och ger ett bättre liv för den enskilde. Vilken typ av stöd skulle ni behöva för att kunna förankra och efterleva vision inom ert verksamhetsområde?

22 Äldreförvaltningen Anna Larsson (3) Dnr ÄN-0090/2016 Stöd från en central resurs under visionens implementeringsfas, framtagande av ett tydligt och enkelt kommunikationsmaterial exempelvis broschyr, Power Point presentation och eventuellt en gemensam kick-off för alla stadens medarbetare. En central resurs som kan ge stöd att göra kopplingen till visionen vid kommande större utvecklingsprojekt exempelvis utformning av ny verksamhet eller övertagande av hemsjukvården. För att arbetet mot visionen inte bara ska bli tomma ord krävs det också utrymme för att resurser, främst i form av tid, kan avsättas på alla nivåer både i implementeringsfasen och i det löpande arbetet. I tider av begränsade resurser så är det ofta utvecklingsarbetet som får stryka på foten. Som exempel kan det vara svårt att motivera en enhetschef att fundera över om det verksamheten gör stöder stadens vision när man samtidigt måste genomföra effektiviseringar.

23 Stadsledningskontoret Filippa Blomberg (2) DNR KS-0356/ Remiss- Vision 2030 Härmed skickas Vision delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog till er för yttrande. Remissen skickas ut under samma period som en medborgardialog kring förslaget genomförs. Genom en bred dialog och förankring är förhoppningen att få fram en tydlig, användbar och hållbar vision för Sundbyberg Remissvar ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 23 juni Bakgrund Sundbybergs stads nuvarande vision sträcker sig till år Visionen antogs av kommunfullmäktige den 26 maj Staden har sedan den nuvarande visionen antogs genomgått en stor förändring i och med den kraftiga befolkningstillväxten. Nu står staden inför nya förutsättningar, utmaningar och utvecklingsmöjligheter och behöver en uppdaterad vision. I kommunstyrelsens internbudget för 2015 gavs ett uppdrag till stadsdirektören att ta fram en ny vision för staden med år 2030 som riktmärke. Uppdraget kompletterades genom beslut i kommunstyrelsen i juni Sammanfattning På uppdrag av kommunstyrelsen har stadsdirektören och stadsledningskontoret utarbetat underlag till förslag till vision 2030 för Sundbybergs stad. Utifrån underlag från olika medborgardialoger som genomförts de senaste åren och olika workshopsövningar inom ramen för visionsarbetet har ett förslag tagits fram att föra vidare dialog kring. Tanken är att visionen ska fungera som ett verktyg och arbetsredskap för att styra hela staden i samma riktning och vara ett underlag för stadens gemensamma arbete för alla som bor, vistas och verkar här. Ett förslag till koncept har tagits fram där visionen utgörs av en ledstjärna som ger oss riktningen och en kompass som hjälper oss att hålla kursen i vardagen. Tre mycket viktiga ord har identifierats för Sundbybergs utveckling mot år 2030 och ska processas vidare under dialogen: Levande, nytänkande och tillsammans. Dialog och remiss Under våren genomförs en dialog med medborgare och andra intressenter kring förslaget. Syftet med dialogen är att förankra och skapa engagemang hos alla berörda intressenter samt att samla in kunskap, nya perspektiv och idéer till den nya visionen. Under dialogperioden skickas förslaget på remiss till stadens nämnder och koncernen Sundbybergs stadshus AB. Genom att genomföra remissen i ett tidigt skede finns det stor möjlighet för remissinstanserna att påverka både koncept och innehåll för den nya visionen. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: kommunstyrelsen@sundbyberg.se

24 Stadsledningskontoret Filippa Blomberg (2) DNR/Dokid KS-0356/ Frågor att besvara Läs och fokusera särskilt på sid 1-6 i Vision delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog där bakgrunden, konceptet och förslaget beskrivs. Vi ser gärna att ni i remissen svarar på följande frågor: På vilket sätt skulle konceptet för den föreslagna visionen fungera som ett användbart styrmedel för er verksamhet? Beskriv hur ni skulle kunna använda orden levande, nytänkande och tillsammans i er verksamhet. Känns de relevanta för ert verksamhetsområde? Vilket typ av stöd skulle ni behöva för att kunna förankra och efterleva vision inom ert verksamhetsområde? Frågor om remissen eller visionsarbetet besvaras av projektledare Filippa Blomberg, filippa.blomberg@sundbyberg.se, Vi ser fram emot ert yttrande! Med vänliga hälsningar Helén Eriksson-Elf Stadsdirektör Bilagor: Vision delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog, 16 mars 2016 Kommunstyrelsens beslut den 11 april 2016, 92

25 UTVECKLINGS- & ADMINISTRATIONSAVDELNINGEN Filippa Palmgren (21) Vision delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog Bakgrund Sundbybergs stads nuvarande vision sträcker sig till år Visionen antogs av kommunfullmäktige den 26 maj Staden har sedan den nuvarande visionen antogs genomgått en stor förändring i och med den kraftiga befolkningstillväxten. Nu står staden inför nya förutsättningar, utmaningar och utvecklingsmöjligheter och behöver en uppdaterad vision. I kommunstyrelsens internbudget för 2015 gavs ett uppdrag till stadsdirektören att ta fram en ny vision för staden med år 2030 som riktmärke. Uppdraget kompletterades genom beslut i kommunstyrelsen i juni Varför en vision? Sundbybergs stad är en komplex organisation med många olika verksamheter och målgrupper. När omvärlden förändras och medborgarnas behov, intressen och förväntningar förändras måste staden hänga med i utvecklingen, vilket kommer ställa stora krav på organisationen framöver. Omvärlden förändras snabbare än någonsin och det är svårt att förutse hur utvecklingen kommer förändra samhället den närmaste tiden. För att Sundbyberg ska hålla rätt kurs och arbeta som en enad organisation krävs tydliga styrmedel. Ett sådant styrmedel är en vision som ska fungera som verktyg och arbetsredskap för att styra hela staden i samma riktning, och vara en grund för att skapa ett bättre Sundbyberg för alla som bor, vistas och verkar här. En vision som pekar ut en riktning och bidrar till att organisationen arbetar åt samma håll och kan hjälpa medborgare och andra intressenter att förstå vilken typ av stad Sundbyberg strävar efter att bli. Visionen, det vill säga riktningen och verktyget, skulle kunna liknas vid en ledstjärna och en kompass. Ledstjärnan pekar ut riktningen, och kompassen hjälper oss att hålla kursen under resans gång. Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Östra Madenvägen 4, Hallonbergen TELEFON TELEFAX kommunstyrelsen@sundbyberg.se

26 (21) Uppdrag och utgångspunkter för visionsarbetet I uppdraget att utarbeta förslag till ny vision (Dnr KS-0356/2015) listades följande utgångspunkter för visionsarbetet: Vision 2020 ska vara utgångspunkt för Vision Även stadens varumärkesplattform med kärnvärden och Sundbybergs stads översiktsplan med fokus på social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet ska vara viktiga utgångspunkter för arbetet. De slutsatser och synpunkter som kom fram under kommunstyrelsens visionsdagar i mars 2015 ska vara vägledande i arbetet. Gruppledarna i kommunstyrelsen ska löpande informeras om arbetet och involveras i processen. Det övergripande visionsarbetet ska ske parallellt och i nära samarbete med utarbetandet av visioner för Centrala Sundbyberg och Hallonbergen Ör. För dessa områden finns uppdrag från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen att utarbeta visioner. Underlag till förslag till vision ska hämtas från de medborgardialoger som genomförts i Hallonbergen Ör, Rissne, Ursvik och Centrala Sundbyberg. Arbetet ska ske i relation till utvecklingen av ny regionalutvecklingsplan (RUFS) och revidering av Sundbybergs stads översiktsplan. Kommunstyrelsen ska ta ställning till ett förslag till vision som sedan kommuniceras och förankras i dialoger och medskapande processer med alla som är viktiga för Sundbybergs utveckling mot 2030 (medborgarna, föreningslivet, näringslivet, näringsidkare, fastighetsägare, investerare m.fl.). Efter dessa dialoger lägger kommunstyrelsen fram förslag till vision som kommunfullmäktige beslutar om.

27 (21) Planering och genomförande Visionsarbetet startade under våren 2015 genom att kommunstyrelsen genomförde en visionskonferens. Projektledare tillsattses i september och en plan för arbetet togs fram. Projektet omfattar tre olika faser; utredning, förankring och medskapande dialog, samt spridning och implementering. Nedan beskriv vad som ingår i de olika faserna i korthet. Fas 1 Utredning Under utredningsfasen har samtliga ovan listade utgångspunkter för visionsarbetet beaktats. Material från exempelvis genomförda medborgardialoger har bearbetats och tagits med i arbetet. Flera aktiviteter och workshopövningar i olika konstellationer har genomförts. Vilka aktiviteter som har genomförts och vad som framkommit i materialet beskrivs i bilaga 1. Utredningsfasen har resulterat i ett förslag till ett koncept för vision Utredningsfasen har pågått under 2015 och fram till mars Fas 2 Förankring och dialog I fas två ska förslaget kommuniceras och medborgare, medarbetare och andra aktörer som föreningsliv och näringsliv få möjlighet att tycka till om förslaget och bidra med ytterligare kunskap, nya perspektiv och idéer till visionen. Dialogen kommer genomföras i huvudsak mellan den 25 april- 6 juni. Utifrån dialogen tas ett slutgiltigt förslag till vision 2030 fram. Fas 3 Spridning och implementering Förslaget till den nya visionen ska godkännas av kommunstyrelsen och därefter antas av komunfullmäktige. Ett antagande väntas kunna ske i oktober När visionen har antagits ska visionen spridas i staden och i organisationen. Det är viktigt att visionen implementeras väl för att kunna efterlevas och att tid och resurser avsätts till detta arbete i samtliga stadens verksamheter.

28 (21) Förslag till vision Under projektets första fas har projektledaren tillsammans med projektgruppen, bestående av anställda från alla förvaltningar, bearbetat relevant bakgrundsmaterial. Till exempel resultaten från de redan genomförda medborgardialogerna i Rissne, Ursvik och Hallonbergen- Ör och kring den nya stadskärnan. Underlaget från kommunstyrelsens visionsdagar förra våren har också bearbetats liksom samtalen med gruppledarna i kommunstyrelsen i september. Även den nuvarande visionen, översiktsplanen, utkastet till den nya regionala utvecklingsplanen för stockholmsregionen (RUFS), samt en workshop med stadens alla chefer är underlag för den nya visionen. De aktiviteter som har genomförts och vad som framkommit i materialet beskrivs mer utförligt i bilaga 1. Mycket av materialet handlar om hur Sundbyberg är idag och hur Sundbyberg ska fortsätta vara. I materialet ingår även idéer kring vad som saknas och vad vi bör sträva efter att skapa och uppnå. I interna diskussioner har stort fokus legat på hur vi ska lyckas ta oss an de stora utmaningar som ligger framför oss, och vilket förhållningsätt och arbetssätt vi bör ha. Viktigt har också varit att skapa en vision som alla kan förstå och ta till sig, därför har enkla ord valts. Följande har identifierats som viktigt för Sundbybergs utveckling mot år Beskrivningarna har formulerats för att förklara orden på ett enkelt och inspirerande sätt och kommer utgöra underlag för vidare dialog. Levande Sundbyberg ska vara en levande stad där alla människor trivs. Sundbyberg 2030 är en hållbar, vacker, trivsam och trygg stad fylld av människor och aktiviteter så som lekparker, platser för spontan aktivitet och rörelse, kulturevent, torghandel och utomhusbio- helt enkelt platser att träffa sina vänner på eller arenor för att möta nya. Människor i olika åldrar, med olika bakgrund och med olika livsstilar befolkar staden och här finns det plats för alla. Sundbyberg är staden där det alltid händer något, det finns rörelse och puls. Sundbyberg ska inte vara en plats där man bara bor eller jobbar utan där man kan leva hela livet och växa som människa. Stadslivet med all tänkbar service samsas med spännande gröna oaser. Det finns ett liv mellan husen i hela Sundbyberg. Nytänkande Sundbyberg ska vara en modig, kreativ och nytänkande stad som vågar testa nytt. Genom att vara kreativ och våga testa nya idéer eller haka på spännande samarbetsprojekt kommer vi bättre kunna möta alla de utmaningar vi står inför. Vi vet idag inte hur samhället kommer utvecklas de närmaste 15 åren så det gäller att vara flexibel och hänga med i trenderna. Det ställer stora krav på organisationen och vi måste på samma gång tänka både långsiktigt och kortsiktigt. Vi tar vara på goda idéer från såväl medborgare som medarbetare, är nyfikna och vågar testa och lär av våra misstag. Kanske blev inte resultatet optimalt men väl en värdefull

29 (21) lärdom. Att vara modig och våga kan ibland handla om att testa och agera snabbt men ibland också om att våga vänta och inte göra något förhastat. Tillsammans Sundbyberg ska vara en stad där vi löser våra problem tillsammans. Mycket tyder på att vi inte ensamma kommer kunna lösa framtidens utmaningar men genom samarbete och samverkan skapar vi goda förutsättningar. Det kan handla om att samarbeta mer inom staden, mellan avdelningar och enheter, förvaltningar och bolag osv. Det kan också handla om att samarbeta mer med andra kommuner, näringslivet och den ideella sektorn och det civila samhället. Ensam är inte stark och tillsammans blir det ofta bättre. Dialog och ett medskapande förhållningssätt blir en princip för vårt arbete, genom att vara kreativa och nytänkande tillsammans går det säkert att lösa mycket. Det är också mycket viktigt hur vi bemöter vår omvärld och våra medborgare, det ska inte finnas något vi och de, utan även i fortsättningen en närhet.

30 (21) Vår kompass Orden som har beskrivits ovan skulle kunna ingå i vår kompass, det verktyg som organisationen kan använda i vardagen för att utmana och komma ett steg längre. Orden kan ses som kärnvärden eller värderingar och ska genomsyra hela staden. De ska kännas i hela Sundbyberg. Kompassen ska vi alltid bära med oss och använda i arbetet som en hjälp för att påminnas om vart vi ska och en hjälp att hålla riktningen. Frågor som ett verktyg För att vidare utveckla visionen till ett praktiskt verktyg föreslås frågor kopplas till visionens områden. Exempel på frågor skulle kunna vara: Hur bidrar det jag gör/vår verksamhet till ett levande Sundbyberg? (och om det inte gör det- hur kan vi tänka om så att det bättre bidrar till ett levande Sundbyberg?) Hur kan vi lösa den här utmaningen på ett nytänkande sätt? Har vi varit tillräckligt kreativa och modiga nu eller fortsätter vi att göra som vanligt? Vilka kan vi samarbeta med för att få ett bättre resultat? Vem kan jag kontakta för att diskutera den här idén? Varje medarbetare och förtroendevald kan ställa sig liknande frågor i vardagen, de kan vara till hjälp antingen det rör sig om ett stort projekt, investeringsbeslut eller något i vardagen som börjat gå på rutin. Allra bäst resultat uppnås förmodligen genom att under några minuter fundera tillsammans med några kollegor. Förhoppningen är att frågorna och värdeorden fungerar som ett verktyg som efter en tid genomsyrar hela organisationen så att alla medarbetare blir sporrade att ge lite extra och därigenom skapa ett bättre Sundbyberg för medborgarna. Vår ledstjärna Förslaget som presenteras ovan är inte en färdig vision utan ett underlag att föra vidare dialog kring för att sedan utveckla och färdigställa. Hittills har ett förslag till kompass tagits fram genom att viktiga vägledande principer eller förhållningssätt har identifierats. Avsikten är att dialogerna kommer hjälpa oss att ytterligare ringa in vad som är det enskilt viktigaste för Sundbyberg att sträva efter för att formulera det vi kan kalla för vår ledstjärna.

31 (21) Dialog Syftet med dialogen är att förankra och skapa engagemang hos alla berörda intressenter samt att samla in kunskap, nya perspektiv och idéer till den nya visionen. Dialogen planeras utifrån de olika stegen i Sveriges kommuners och landstings delaktighetstrappa. Många medborgare och intressentgrupper kommer få information om att visionsarbetet pågår genom olika kanaler. Representanter från de olika målgrupperna kommer antingen konsulteras eller involveras mer i dialogen och få inflytande över visionens utformning och innehåll, till exempel genom att delta i fokusgrupper. Det är dock kommunfullmäktige som slutligen kommer att fatta beslut om den nya visionen. Sveriges Kommuner och Landstings delaktighetstrappa Målgrupper De målgrupper som stadsledningskontoret utifrån kommunstyrelsens uppdrag har identifierat som viktigast att involvera under dialogen är medborgare, föreningsliv, näringsliv och medarbetare. Nedan beskrivs hur de olika målgrupperna ska involveras i dialogen och förslag på vilka specifika forum som kan användas och vilka aktiviteter som planeras. En strävan är att planera dialogen så att målgrupper från olika delar av Sundbyberg involveras. Medborgare Till målgruppen räknas alla som bor eller vistas i Sundbyberg. Vid följande tillfällen kommer dialog föras med allmänheten: Visionskväll med dialogövningar om visionen och framtidens Sundbyberg. Till detta tillfälle bjuds även föreningar och andra aktörer som näringslivet in.

32 (21) På vårmarknaden den 26 maj På nationaldagen i stadens tält På stadens hemsida, där kommer det finnas information om visionsarbetet och möjlighet att lämna synpunkter. Förutom ovanstående aktiviteter kommer ytterligare dialoger genomföras med grupper som ofta inte kommer till tals, till exempel barn- och unga. Om intresse finns skulle någon klass på SFI också kunna involveras i dialogen. Äldre har ofta ett stort intresse av att delta i dialoger och en särskild dialogträff skulle till exempel kunna genomföras på en träffpunkt. Föreningsliv Föreningslivet och den ideella sektorn är viktiga för Sundbybergs utveckling. De ska därför vara välinformerade om visionsarbetet och bjudas in till visionskvällen för att kunna bidra med sina idéer synsätt. Näringsliv Näringslivet är en viktig aktör i Sundbybergs utveckling och ska därför involveras i visionsdialogen. Näringslivet ska informeras genom etablerade kanaler och kommer bjudas in till visionskvällen. Ytterligare någon workshop kan genomföras med inbjudna representanter för stadens näringsliv, t.ex. i samband med en näringslivsfrukost eller näringslivslunch. Medarbetare Information och möjlighet att lämna synpunkter kommer finnas på kommunet och stadens hemsida. Fokusgrupper med några anställda på varje förvaltning och i bolagen kommer genomföras. En gedigen förankring redan under dialogen kommer att underlätta implementeringen i nästa fas. Stadens chefer involveras kontinuerligt. Dialogens upplägg Ett grundkoncept för dialogen och ett antal frågeställningar tas fram och upplägget kommer variera lite beroende på typ av aktivitet och målgrupp. På exempelvis nationaldagen ligger fokus på att informera om visionsarbetet och att samla in ett mer kvantitativt material genom att kanske ställa en fråga till besökare, medan det i mindre grupper blir djupare samtal om framtidens Sundbyberg och hur vi kan skapa det tillsammans. Remiss till stadens nämnder och bolag Förslaget till vision kommer skickas på remiss till stadens nämnder och koncernen Sundbybergs stadshus AB under dialogperioden. Genom att genomföra remissen i ett tidigt skede finns det stor möjlighet för remissinstanserna att påverka den slutliga visionen.

33 (21) Efter dialogen Efter dialogerna kommer förslaget till vision bearbetas ytterligare. Det är viktigt att under dilogerna poängtera att det förslag som nu tagits fram inte är det slutgiltiga utan att dialogerna och de medskapande processerna kommer att forma visionen. Antagande Utifrån synpunkterna och diskussionerna under dialogerna tas ett slutgiltigt förslag till ny vision fram och presenteras på Gruppledaröverläggning eller liknande möte efter sommaren. Därefter kan kommunstyrelsen lägga fram förslag till beslut om ny vision till kommunsfullmäktige som kan anta den nya visionen i oktober Spridning och implementering När den nya visionen har antagits ska visionen spridas i staden och i organisationen. Den nya visionen blir ett styrande strategiskt dokument och ska genomsyra all verksamhet i staden och koncernen. Hur detta ska ske definieras i projektets kommunikationsplan men det är viktigt att tid och resurser avsätts för detta i stadens samtliga verksamheter så att visionen blir ett levande styrmedel. En bred dialog och förankring redan under framtagandet underlättar detta.

34 (21) Bilaga 1 Material som ligger till grund för visionen Genomförda workshops och övningar Nedanstående aktiviteter har genomförts inom ramen för visionsarbetet. Kommunstyrelsens visionskonferens Som uppstart för arbetet genomförde kommunstyrelsen två visionsdagar i mars Under dagarna fördes samtal kring trender i omvärlden som påverkar det kommunala uppdraget, hur olika målgrupper kan tänkas uppleva Sundbyberg år 2030, vad som är viktigt att bevara och utveckla i dagens vision samt resonemang kring den fortsatta arbetsprocessen. I en övning ombads deltagarna skicka ett vykort från Sundbyberg år Många hälsningar handlade om de fysiska förändringar som skett främst i centrala Sundbyberg sedan järnvägen grävts ner och om varierade, spännande miljöer, exempelvis denna hälsning: Hej! Nu är jag i fantastiska Sundbyberg. Här är massor av små popup-butiker och matvagnar. Det myllrar av liv och jag har just gått en snitslad tur genom staden, där jag möter nytt och gammalt i en härlig mix. Vartenda utrymme används på spännande sätt. Det här är en stad som vågar! Även resultatet från visionskonferensens övriga övningar kan tolkas som att det finns ett starkt önskemål om att skapa platser för människor att mötas vid, samt att Sundbyberg ska vara en spännande, kreativ och dynamisk plats att vara på. Den nuvarande visionens styrkor och svagheter diskuterades också och ett viktigt medskick blev att det är viktigt att språket är enkelt så att alla kan förstå vad som menas och ta visionen till sig. Workshop på ledarforum Under en workshop med stadens chefer i september 2015 låg stort fokus på hur visionen ska utformasför att fungera för dem och deras verksamheter. Önskemål om en tydlig, koncis, enkel och lättförståelig vision framkom liksom önskemål om att den ska vara lätt att bryta ner och applicera på den egna verksamheten. Många önskade också en positiv, inspirerande och motiverande vision att arbeta efter. En långsiktig och hållbar vision var också något som lyftes fram. Cheferna fick också fantisera om vad människor som kommer på studiebesök till Sundbyberg år 2030 är intresserade av och då framkom följande:

35 (21) Den levande staden som vuxit samman och har liv mellan husen. Den mysiga, spännande och levande stadskärnan. Den gröna staden med biologisk mångfald både i stadsmiljö och naturområden. Den bilfria staden med innovativa mobilitetslösningar (transporter). Vårt rika och breda kultur- och fritids- och idrottsliv för alla. Mycket låg arbetslöshet genom unika sammarbeten för möjlighet till arbete eller kompetensutveckling. Sveriges bästa socialtjänst som alltid har brukaren i fokus. En nytänkande skola i framkant med höga kunskapsresultat där eleverna är delaktiga och trygga. Att gå i Sundbybergs digitaliserade skolor i alla årskurser är en självklarhet. Förskolor i framkant när det gäller kvalitet, pedagogik och lokaler. Vår effektiva, värdiga och kvalitativa äldreomsorg i framkant med sort ITstöd där individen är i fokus. Supermoderna och levande äldreboenden och träffpunkter. Hur vi i vårt arbete drar nytta av vår litenhet och samverkar på bästa sätt för att få gemenskap och hög kvalitet. Vår professionella organisation med hög yrkeskompetens- länets mest attraktiva arbetsgivare. Våra hållbara verksamheter En öppen och inkluderande stad där medborgarna får vara delaktiga på riktigt, bland annat genom en IT-satsning i världsklass. Hur vi arbetar med mångfald och olikheter som en styrka och på riktigt lyckas med integration. Samtal med gruppledarna i kommunstyrelsen Under september genomförde projektledaren enskilda samtal med samtliga dåvarande gruppledare i kommunstyrelsen för att samla in ytterligare input i arbetet och för att berätta om det planerade upplägget. På frågan hur det ska vara i framtidens Sundbyberg lyfte gruppledarna följande: Staden växer med kvalitet Hel stad utan barriärer Blandad och levande stad Närhet och delaktighet

36 (21) Mångfald En kommunal service med hög och likvärdig kvalitet till alla medborgare På frågan hur det inte ska vara i Sundbyberg år 2030 lyftes följande egenskaper fram: Segregerat Sönderbyggt eller överexploaterat Utanförskap Löpande arbete i projektgruppen En projektgrupp som bildades under hösten 2015har träffats regelbundet under hösten och vintern. Projektgruppen består av representanter från alla förvaltningar och fungerar som ett stöd till projektledaren. Fokus i projektgruppen har legat på att diskutera visionens användbarhet och att säkerställa att alla målgrupper och verksamheter kan använda sig av visionen samt att den förankras på ett bra sätt. Projektgruppen har också varit delaktig i att planera dialogen. Vissa medlemmar i projektgruppen har också, på olika sätt, samlat in material till projektet från sina respektive förvaltningar, till exempel på stadsmiljö- och serviceförvaltningen som beskrivs nedan. Workshop på stadsmiljö- och serviceförvaltningen En projektmedlem från stadsmiljö- och serviceförvaltningen genomförde under hösten workshops med anställda på förvaltningen. En utmaning som lyftes fram var att verksamheterna behöver bli mer flexibla för att snabbt kunna ställa om till en förändrad verklighet. Vidare framhölls vikten av att jobba tillsammans, ha en helhetssyn och en gemensam målbild i de stora och långsiktiga stadsbyggnadsprojekt där många olika parter är involverade och har olika intressen. Omvärldsföreläsning med Kairos Future I februari höll Daniel Lindén, seniorkonsult och framtidsstrateg på Kairos Future, en föreläsning i staden på temat Omvärlden, T-samhället och Sundbyberg. Föreläsningen inledde kommunstyrelsens visionsworkshop men fler från organisationen var inbjudna till föreläsningen. Föreläsningen handlade bland annat om de olika krafter såsom teknisk utveckling och ökad individualisering som formar vår framtid, de vi kan påverka och de som sker i omvärlden som vi inte kan påverka. Utvecklingen i omvärlden sker nu snabbare än någonsin och det är väldigt svårt att förutse vad som kommer ske redan under de närmaste åren. Människors livsstilar förändras och samhället

37 (21) behöver följa med i utvecklingen. I T-samhället är tankekraften det viktigaste redskap vi har och det handlar om att omsätta kunskap till tankekraft för att möta morgondagens utmaningar. Det handlar om att tänka ut hur vi kan dra största möjliga fördel av det vi har i förhållande till vårt sammanhang. För att lyckas med det är en rekommendation till framtidens förvaltning att vara kreativ och pröva sig fram, att testa i liten skala och sedan skala upp det som fungerar. Workshop Kommunstyrelsen I anslutning till omvärldsföreläsningen genomfördes en visionsworkshop för kommunstyrelsen. Olika övningar blandades med avrapportering om vad som gjorts hittills i visionsarbetet. En övning handlade om att fundera på vilken roll och identitet vi vill att Sundbyberg ska ha år Nedan presenteras resultatet som arbetades fram i grupper. År 2030 vill vi att Sundbyberg: Är en modig och förändringsbenägen stad Sundbyberg har historiskt tagit en roll av att förändra och utveckla. Viktig roll även framåt att behålla det gamla samtidigt som vi utvecklar. Är en öppen och välkomnande stad Ansvarstagande i sociala frågor. Solidaritet och ickediskriminering. En stad med mötesplatser. Ska möjliggöra hållbart liv för medborgarna Möjlighet till rekreation, återhämtning, innovation och folkhälsa. Sätter utbildning och kunskap främst Hållbar arbetskraft Trygghet En företagvänlig stad med hög sysselsättningsgrad och människan i centrum Central tillväxtmotor i hjärtat av Stockholmsregionen Lägst arbetslöshet i landet Jämställd stad Är ansvarstagande i bostadsförsörjningen Att fortfarande ta ansvar för att det ska finnas bostäder för alla

38 (21) En stad där alla vill vara - Vi tar vara på kultur och historia - Inbjudande och intressant stadsmiljö - Alla känner att de är delaktiga - Teknisk framkant- innovativa lösningar - De bästa kommunikationsmöjligheter - Öppen inkluderande där alla vill bo-vistas-verka - En spjutspets i digitalisering - Innovativ infrastruktur - Lätt att göra rätt Ger barnen den bästa starten i livet En stad dit folk vill flytta på grund av de bra förskolorna och skolorna Innovativ utbildning/skolportal där alla barn kan jobba i egen takt Sport och fritid för alla barn och vuxna Är en ledande innovativ kunskapsstad Stadens skolor är ledande i landet Högst andel elever med gymnasiebehörighet It-stad, innovativ En plats för arbeten och boende, en levande stad Ingas sovande hörn Är en tät grön fossilfri stad Vackra hus och parker Stadskvaliteter där många vill flytta, besöka, vistas Infrastrukturnod Sveriges första fossilbränslefria stad Sveriges klimatsmartaste stad 2030 Ska vara en stad En levande och dynamisk stadskärna, i ett centrum där järnvägen är nedgrävd, där stadsdelarna är stadsdelar men ändå hänger ihop med varandra, bland annat genom tvärbanans nya sträckning. Detta i den smarta staden, där vi byggt på rätt plats och på rätt sätt. En stad där kollektivt resande och cykling ges utrymme. Ger alla en bra livsmiljö Kultur och fritid, sport Hälsa Giftfritt Ekologiskt och hållbart

39 (21) Ska bidra till kreativitet Handlar bland annat om livet mellan husen -kultur, skola, verksamheter mm men också hur vi bygger. Mötesplatser. Förhållningssätt- mod och mångfald Levande, innovativ plats för näringsliv en plats där det händer och där man vågar prova olika lösningar En övning om vilka vägledande principer eller förhållningssätt som är viktiga i vårt gemensamma arbete för att ta oss fram mot målbilderna genomfördes också. Principerna och förhållningsätten inkluderades sedan i visionsförlaget som efter övningen omarbetades något. Flera deltagare betonade vikten av att vara kreativa, modiga, föra dialog och vara inkluderande för att nå breda lösningar. Workshop med stadsdirektörens ledningsgrupp I slutet av februari genomfördes en workshop med stadsdirektörens ledningsgrupp samt bolagens VD:ar, och Förvaltarens kommunikationschef och fastighetschef. Workshopen tog utgångspunkt i omvärldsföreläsningen som de flesta deltagare hade varit på. Vidare genomfördes liknande övningar som på kommunstyrelsens workshop och materialet därifrån bearbetades ytterligare. Diskussion fördes också kring visionens användbarhet och vilket stöd den kan ge organisationen. Det var viktigt att förvaltningens ledning och bolagens ledning diskuterade visionen tillsammans eftersom visionen ska gälla för hela koncernen. Bakgrundsmaterial Nedan listas material som har bearbetats i visonsarbetet och som har funnits i åtanke under processen. Här återges endast innehållet mycket kortfattad för att ge en bild av vilka avväganden som har gjorts. Kvantitativ varumärkesundersökning I december 2015 gjordes en kvantitativ varumärkesundersökning bland 400 invånare i Sundbyberg och 600 invånare i Stockholms län. Undersökningen var främst en så kallad nollmätning inom ramen för stadens varumärkesarbete men har genomförts tillsammans med visionsprojektet för att maximera nyttan av resultatet. Följande resultat framkom:

40 (21) Sundbybergsbor är mycket positiva till sin kommun Primära anledningar till att de boende i Sundbyberg trivs, är att kommunen upplevs trygg och attraktiv. Även det geografiska läget har betydelse. Trivseln är hög bland boende i Sundbyberg; i genomsnitt 4,36 på en femgradig skala. Trots den höga nivån är det något lägre än snittet i Stockholms län (4,45). Associationer till Sundbyberg Både stockholmare och boende i Sundbyberg associerar främst kommunen till egen stad/stadskärna/småstadskänsla. Andra vanliga associationer bland stockholmare är nära Stockholm, generellt positiva attityder såsom trivsamt, trevligt, mysigt, tryggt och goda kommunikationer. Förutom att sundbybergsbor har fler associationer (en naturlig följd av större kunskap), associerar boende kommunen i större utsträckning till natur och friluftsliv. Sundbyberg uppfattas främst ha ett bra geografiskt läge med goda kommunikationer Boende i Sundbyberg och övriga länet är överens om att det geografiska läget och de goda kommunikationerna är det som bäst stämmer in på Sundbyberg. Sundbyberg har en starkare position bland boende i kommuner väster om Stockholms innerstad. Bli känt för välkomna alla med olika bakgrund och livsstil Sundbybergsbor önskar att kommunen ska bli känd för mångfald och tolerans Knappt varannan som bor i Sundbyberg vill helst att Sundbyberg ska bli känt för att vara en kommun där människor med olika bakgrund och livsstil trivs, blir sedda och känner sig välkomna. En majoritet av invånarna i Sundbyberg anser att kommunen är inkluderande. Rissnedialogen 1130 förslag från ungefär 750 medborgare samlades in under Rissnedialogen våren Många önskade fler aktiviteter och mötesplatser för att träffa andra människor. Många förslag rörde också fler idrottsanläggningar och idrottsplaner samt förbättrad utemiljö, till exempel bättre städning för renare och trivsammare miljöer. Fler affärer och mer service fanns också på mångas önskelista liksom åtgärder för att öka tryggheten och att förbättra fritidsgården. Förslagen som kom in under dialogen tyder på att många Rissnebor önskar mer liv och rörelse och mer service i stadsdelen. Många önskar fler saker att göra på fritiden för att lättare kunna umgås med andra människor, flera lyfte också platser att mötas över genrationsgränser och att det i sin tur kan bidra till att öka tryggheten. Det finns också en stor förväntan på att den service och anläggningar som kommunen tillhandahåller ska hålla hög kvalitet. Programsamråd för Ursviks västra delar Ett programsamråd för Ursviks västra delar genomfördes under 2014 sommaren

41 (21) För att involvera andra grupper än de som vanligtvis deltar i samrådsaktiviteter testades ett koncept med en Berättarlåda. Det innebar att stadens tjänstepersoner cyklade runt i Sundbyberg och Rinkeby, med ett uppseendeväckande hus på släp och ställde frågan: vad vill du berätta om Ursvik? Cirka 80 samtal genomfördes genom Berättarlådan vid åtta tillfällen. Samtalen har handlat om Ursviks historia, upplevelser av Ursvik nu, samt tankar om Ursvik i framtiden. En övervägande majoritet av de personer som varit engagerade har ställt sig positiva till att området utvecklas. Hos de personer som bor i Ursvik idag och som deltagit i samrådet har det tydligt framgått att ökad handel, kollektivtrafik och kommunal service är efterlängtat. Tillgång till grönområden är också viktigt för många. Dialog i Hallonbergen och Ör Sedan år 2010 har det pågått en utökad dialogprocess kring stadsutvecklingen av Hallonbergen och Ör. Många boende i områdena har under åren involverats i olika dialoger och samtal. Några av de viktigaste lärdomarna för att få en bättre stadsutvecklingsprocess som framkommit under den senare delen av dialogen som kallas för PARKLEK parlament är: Vikten av att utgå från platsen och de befintliga värden som finns där. För att åstadkomma en genuin dialog med medborgare är transparens och tillitsfulla samtal viktigt. Det är viktigt att använda sig av ideella krafter och lokala nätverk i ett område, de blir en stor styrka om de släpps in och får vara delaktiga. Planering tar tid. I ett långsiktigt stadsbyggnadsprojekt är det viktigt att kombinera långsiktiga planeringsperspektiv med snabba synliga åtgärder för att behålla medborgarnas intresse att vara med och påverka. Några av de synpunkter som ofta lyfts i olika samtal och dialoger handlar om: Vikten av att värna bostadsnära naturområden, ex. Golfängarna. Att utveckla stadens verksamheter och att skapa fler mötesplatser för områdenas barn och unga och för unga vuxna. Till exempel genom att bygga ut fritidsgården, bygga eller renovera lekplatser, skapa spontanidrottsplatser och skapa sysselsättningstillfällen. Att skapa ett mer levande Hallonbergen Centrum med fler butiker och verksamheter.

42 (21) Dialoger kring den nya stadskärnan Framtidsdialogen Under vintern 2013 och våren 2014 genomfördes Framtidsdialogen. Syftet var att brett samla in synpunkter och ge så många som möjligt tillfälle att komma till tals om den nya stadskärnan som kan skapas när järnvägen grävs ner. Totalt lämnades ca 500 synpunkter. Många synpunkter handlade om att Sundbybergs själ bör bevaras, Sundbybergs själ anses tydligast finnas i den småstadskänsla som finns i stadskärnan runt Sturegatan. Alla caféer och restauranger, unika butiker och parkerna och de öppna ytorna bidrar till en trevlig stämning och det känns som att alla pratar med varandra precis som i en mindre stad. Andra saker som också lyfts fram som bevarandevärt är till exempel småskaligheten, spåren av industristaden och konsten och kulturen i staden samt de bra kommunikationerna som finns i Sundbyberg. Det finns önskemål om fler aktiviteter i staden och ytterligare fler mötesplatser, både i stadskvarteren och i mer gröna miljöer. Exempel som ges är torghandel, odlingslotter, parker med fler aktiviteter för alla åldrar och fler sittplatser. Variation förespråkas. Dialog kring stadskärnan våren 2015 På vårmarknaden och nationaldagen 2015 genomfördes ytterligare dialog kring den nya stadskärnan. Även då lämnades många förslag in om fler aktivitetar och mötesplatser i staden, några exempel är stora studsmattor, en bio, ett konserthus, miniparker med sittplatser och fontäner, boulebana och tennisplan och trevliga promenadstråk. Ung C Sundbyberg Inom ramen för arbetet med den nya stadskärnan genomfördes våren 2015 en idétävling för unga mellan år som kallades Ung C Sundbyberg. Syftet var bland annat att engagera unga att komma med nytänkande idéer och förslag till utformningen och utvecklingen av den framtida stadskärnan i Sundbyberg Tävlingen bestod av två deltävlingar och genomfördes digitalt. Totalt lämnades 32 tävlingsbidrag in. Ett urval av de idéer som lyftes i flera bidrag handlade om: Mötesplatser i det offentliga rummet som inte är kommersiella, tex platser att plugga på eller bara träffa vänner. Parker och torg med multifunktionella ytor, exempelvis fontäner som blir isbanor på vintern och platser som kan användas till idrott och spontana aktiviteter.

43 (21) Lokaler för aktiviteter och rörelse även inomhus som kan användas året om. Lokaler som går att hyra för olika sammankomster och kreativa verksamheter, exempelvis verkstäder och målarrum. Där ska det även gå att hyra/låna redskap och verktyg. Kollektivt ägande lyfts fram som något önskvärt. Bio, både utom- och inomhus. Orangeri/odlingsplatser som fyller staden med grönska men som även går att låna/hyra för att till exempel odla grönsaker. Ett tydligt centrum med butiker, caféer, restauranger och olika kreativa popup verksamheter. Kreativa kontor och arbetsplatser som olika företag kan dela och använda vid behov. Billiga bostäder för unga, gärna i kollektivboende eller kreativa lösningar som till exempel i containrar på Bällstaån. Identitet och profil Under 2015 gjordes ett internt arbete med att analysera Sundbybergs stads identitet och profil som ett underlag till att utveckla varumärket. Underlaget från arbetet är ett bra underlag i visionsarbetet och arbetet med stadens varumärke i helhet. Fokusgrupper genomfördes på alla förvaltningar. Några av de saker som kom fram under arbetet som utmärker Sundbybergs stads roll i jämförelse med andra kommuner är: Stadskärnan- stolthet, historia, gemenskap Ständigt utvecklas- se möjligheter i det vi har och i det vi inte har. Framåtblickande Vi bryr oss på riktigt- vi bryr oss om människor, är mänskliga och äkta Inkluderande/Mänskliga möten- uppsökande dialog. Här ska alla lyckas Vi är en växtplats- kreativitet och medskapande En stad där alla kan växa. Staden som växer med dig, stadens om förändras med dig En stad för alla- vi kan, vi vill, vi vågar se människan Bryta barriärer- vi skapar livet mellan husen, medskapande Växa med staden- stolthet, gemenskap, historia, tradition Våga-mod- stolthet, gemenskap, historia, traditioner Sumpan är rejäl, jordnära och genuin

44 (21) Sundbybergs stads översiktsplan Sundbybergs översiktsplan utgår från den nuvarande visionen och god ekonomisk hushållning. Följande områden utpekas som särskilt viktiga att prioritera i framtiden för att bidra till en hållbar samhällsutveckling: Trygghet, folkhälsa, tillväxt och gott företagsklimat, trafik, blandad bebyggelse, kultur som drivkraft, gröna ytor och idrott samt ökad integration. Regional utvecklingsplan för stockholmsregionen 2050 (RUFS 2050) Arbetet pågår med att ta fram en ny regional utvecklingsplan för stockholmsregionen. Den nya RUFS:en har utblick mot år Hittills utpekade vision och mål för RUFS 2050 är: Stockholmsregionen är Europas mest attraktiva storstadsregion. - En tillgänglig region med god livsmiljö - En öppen, jämlik och inkluderande region - En ledande tillväxt- och kunskapsregion - En resurseffektiv och resilient region SKL:s 15 trender SKL:s 15 framtidstrender har varit en utgångspunkt i arbetet och använts som diskussionsunderlag vid flera övningar och workshops. Trenderna är följande:

45 (21) 1. Förändrade krav på välfärden 2. Generationsskifte 3. Brist på chefer 4. Ökad urbanisering 5. Bilismen minskar 6. Ökad polarisering 7. Ökat tekniskt stöd inom vård och omsorg 8. Ständigt uppkopplade medborgare 9. Databaserat beslutsfattande 10. Tjänster blir dyrare och varor blir billigare 11. Identitetsdriven ekonomi 12. Lokal rådighet förändras 13. Näringslivet mer aktivt i samhällsbygget 14. Högre utbildning på distans 15. Ökad global sårbarhet

46 Kommunstyrelsen Protokoll 6 (59) Sammanträdesdatum: Dnr: KS-0356/2015 Vision delrapportering, förslag till inriktning för vision samt plan för dialog Beslutsunderlag Uppdrag att utarbeta förslag till vision 2030, Dnr KS-0356/2015, finns i diariet Vision delrapportering, förslag till inriktning för vision 2030 samt plan för dialog, den 16 mars 2016 Stadsledningskontorets skrivelse den 16 mars 2016 Sammanfattning Stadsledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att utarbeta förslag till vision 2030 för Sundbybergs stad. Utifrån befintliga underlag som till exempel resultatet från olika medborgardialoger och olika workshopsövningar med exempelvis kommunstyrelsen har ett förslag tagits fram för vidare dialog. Tre mycket viktiga ord har identifierats för Sundbybergs utveckling mot år 2030 och ska processas vidare under dialogen: Levande, nytänkande och tillsammans. Tanken är att visionen ska fungera som ett verktyg och arbetsredskap för att styra hela staden i samma riktning och vara ett underlag för stadens gemensamma arbete för alla som bor, vistas och verkar här. Det förslag som har tagits fram ska förankras och vidareutvecklas genom dialog. Syftet med dialogen är att förankra och skapa engagemang hos intressenterna, samt att samla in kunskap, nya perspektiv och idéer till den nya visionen. Förslaget till vision kommer att skickas på remiss till stadens nämnder och koncernen Sundbybergs stadshus AB under dialogperioden. De huvudsakliga målgrupperna för dialogen är medborgare, föreningsliv, näringsliv och medarbetare. Olika aktiviteter och fokusgrupper ska genomföras under slutet av våren för att informera, samla in ytterligare material och förankra visionsarbetet. Efter dialogerna kommer visionsförslaget bearbetas ytterligare och ett slutgiltigt förslag kommer att tas fram. Kommunfullmäktige väntas kunna anta den nya visionen i oktober. Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner förslag till vision 2030 och ger stadsledningskontoret i uppdrag att föra dialog kring förslaget. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

47 Äldreförvaltningen Josephine Garpsäter (2) Dnr ÄN-0021/2016 Äldrenämnden Yttrande över remiss "Sundbybergs stads måltidspolicy" Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse 24 maj 2016 Remiss Remiss Sundbybergs stads måltidspolicy från Stadsmiljö- och tekniska nämnden 9 mars Sammanfattning Stadsmiljö- och serviceförvaltningen fått i uppdrag att ta fram en ny måltidspolicy. En arbetsgrupp från tre förvaltningar och Stadsledningskontoret har arbetat fram ett gemensamt förslag till Sundbybergs stads måltidspolicy. Arbetsgruppen har utgått från Livsmedelsverkets måltidspussel, en modell bestående av sex olika områden, som alla är viktiga för att matgästerna ska må bra av maten och känna matglädje. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner äldreförvaltningens yttrande 2. Ärendet överlämnas till Stadsmiljö- och tekniska nämnden Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

48 Äldreförvaltningen Josephine Garpsäter (2) Dnr ÄN-0021/2016 Bakgrund Efter att Stadsmiljö- och serviceförvaltningen fått i uppdrag att ta fram en ny måltidspolicy bildades en arbetsgrupp med representanter från Stadsmiljö- och serviceförvaltningen, Äldreförvaltningen, Barn- och utbildningsförvaltningen och Stadsledningskontoret. Gruppen har tillsammans arbetat fram föreliggande förslag till Sundbybergs stads måltidspolicy. En bra måltid är mer än maten på tallriken och till hjälp användes Livsmedelsverket måltidspussel, en modell bestående av sex olika områden, som alla är viktiga för att matgästerna ska må bra av maten och känna matglädje; god, integrerad, trivsam, hållbar, näringsriktig och säker. Arbetsgruppen har i en workshop försökt att identifiera och definiera vad de olika områdena i måltidsmodellen symboliserar för dem och deras respektive verksamheter. Utifrån resultatet av workshopen har sedan förslaget till måltidspolicy arbetats fram, en måltidspolicy som kan gälla för hela stadens måltidsverksamhet. Äldreförvaltningens yttrande Äldreförvaltningen har granskat förslaget till en ny måltidspolicy och anser att förslaget ligger i linje med det arbete som redan idag bedrivs inom äldreomsorgen. Därmed ställer sig äldreförvaltningen positiva till det nya förslaget om måltidspolicy.

49 STADSMILJÖ- OCH SERVICEFÖRVALTNINGEN Pia Ekström Sundbybergs stads måltidspolicy Sundbybergs stads måltidsverksamhet vid förskola, skola, vård och omsorg ska främja hälsa och miljö, på kort och lång sikt. Stadens måltider ska vara goda, näringsriktiga, trivsamma, integrerade, hållbara och säkra. God, näringsriktig, trivsam och integrerad Målet är att alla matgäster och anhöriga ska känna trygghet i att det serveras vällagade, välsmakande och näringsriktiga måltider under trivsamma förhållanden inom Sundbybergs stads måltidsverksamhet. Måltiden ska ses som en resurs och vara ett regelbundet tillfälle för samvaro och samtal i en lugn, trygg och inbjudande måltidsmiljö där alla känner sig välkomna. Måltiden ska främja matgästens matglädje, hälsa, välbefinnande och koncentrationsförmåga och menyerna ska vara varierade och anpassade efter olika matgästers behov. Matgästens delaktighet i måltiden ska främjas. Hållbar Maten ska vara framställd under goda etiska förhållanden med så låg klimat- och miljöpåverkan som möjligt. Ekologiska och närproducerade råvaror ska i möjligaste mån väljas och maten ska lagas i ändamålsenliga lokaler. Menyerna ska baseras på säsongsanpassade råvaror av god kvalitet med en hög andel vegetabilier. Minst två olika rätter, varav en vegetarisk, ska erbjudas vid varje måltid. Matgästen ska genom måltiden få insikt om matvanors betydelse för hälsan och miljön. Vid upphandling av livsmedel och måltidstjänster ska Sundbybergs stad lägst ställa krav i enlighet med Upphandlingsmyndighetens kravnivå avancerad. Matsvinnet ska minimeras samtidigt som matavfallet ska tillvaratas som en resurs inom stadens måltidsverksamhet. Säker Måltidspersonal ska ha en relevant utbildning och ett professionellt arbetssätt. Maten ska vara säker med avseende på specialkoster och livsmedelshygien. Ett systematiskt kvalitetsarbete med en tydlig ansvarsfördelning, en regelbunden egenkontroll samt väl utvecklade rutiner och arbetssätt ska ligga till grund för stadens måltidsverksamhet, såväl i egen regi som i regi utlagd på entreprenad. Berörd nämnd och måltidsverksamhet ska säkerställa en organisation som stödjer måltidspolicyn.

50 Stadsmiljö- och tekniska nämnden Protokoll 16 (25) Sammanträdesdatum: Dnr: STN-0174/2016 Sundbybergs stads måltidspolicy Beslutsunderlag Stadsmiljö- och serviceförvaltningens skrivelse den 9 mars Stadsmiljö- och serviceförvaltningens förslag till sändlista. Förslag till Sundbybergs stads måltidspolicy den 9 mars Sammanfattning Stadsmiljö- och serviceförvaltningen har haft i uppdrag att ta fram en matpolicy för stadens måltidsverksamhet. En förvaltningsövergripande arbetsgrupp har tillsammans arbetat fram föreliggande förslag till måltidspolicy för Sundbybergs stad. Policyn föreslås bli en måltidspolicy. En bra måltid är mer än maten på tallriken. Att måltiden är god och trivsam är viktigt för att maten ska hamna i magen och komma matgästen till godo. En bra måltid ska också vara näringsriktig och säker att äta. Dessutom ska måltiden vara miljömässigt och socialt hållbar. Att en måltid är integrerad menas att måltiden tas tillvara som en resurs i verksamheten, exempelvis i den pedagogiska verksamheten eller i omvårdnaden. Vid upphandling av livsmedel och måltidstjänster föreslås i policyn att Sundbybergs stad lägst ställer krav i enlighet med Upphandlingsmyndighetens kravnivå avancerad. Stadsmiljö- och tekniska nämndens överläggning Yrkanden Moisés Ubeira (V) yrkar att: - Skrivningen ändras så att det istället står: Minst två olika rätter, varav en vegetarisk ska erbjudas vid varje måltid samt att menyn en dag i veckan är helvegetarisk. - Att ett uttalat mål kring andelen ekologisk mat skrivs in i policyn - Att skrivningen om att ha samordnade transporter av mat och råvaror i syfte att minska matproduktionens totala klimatbelastning. Stefan Bergström (C) yrkar avslag till samtliga av Moisés Ubeiras ändringsyrkanden. Propositionsordning Ordföranden ställer först proposition till det utsända förslaget och finner att stadsmiljö- och tekniska nämnden bifaller detta. Därefter ställer ordföranden proposition på de av Moisés Ubeira (V) framställda ändringsyrkanden och finner att stadsmiljö- och tekniska nämnden avslår samtliga yrkanden. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

51 Stadsmiljö- och tekniska nämnden Protokoll 17 (25) Sammanträdesdatum: (forts.) Stadsmiljö- och tekniska nämndens beslut 1. Förslag till Sundbybergs stads måltidspolicy remitteras enligt stadsmiljöoch serviceförvaltningens förslag. Särskilt yttrande Dorna Dehkhoda (S) anmäler särskilt yttrande. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

52 Äldreförvaltningen Gunilla Andersson (1) Dnr ÄN-0074/2016 Äldrenämnden Yttrande över remiss - Nytt arkivreglemente för Sundbybergs stad Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 10 maj Förslag till nytt arkivreglemente - Hantering av arkiv i Sundbybergs stad, remiss den 18 mars Sammanfattning Sundbybergs stads arkivreglemente antogs 2008 och innehåller viss information som idag är inaktuell. Staden behöver ett nytt arkivreglemente som överensstämmer med nu gällande rekommendationer från normgivande instanser inom arkivområdet. Det nya förslaget tydliggör ansvarsfördelningen mellan arkivmyndigheten och stadens övriga nämnder och självbestämmande organ. Innan beslut i kommunfullmäktige skickas förslaget på remiss till alla berörda nämnder, däribland äldrenämnden. Äldreförvaltningen har inga synpunkter på förslaget om hantering av arkiv i Sundbybergs stad. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner yttrandet som sitt svar på remissen. 2. Yttrandet översänds till stadsledningskontoret. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

53

54 Hantering av arkiv i Sundbybergs stad Arkivreglemente Remissversion Antaget av kommunfullmäktige den XX, X Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Östra Madenvägen 4, Hallonbergen TELEFON TELEFAX ORG.NUMMER

55 1. Inledning Utöver de bestämmelser som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) samt i fullmäktiges föreskrifter om arkivvården, ska följande arkivreglemente gälla i Sundbybergs stad. 2. Omfattning Arkivreglementet gäller för kommunstyrelsen, kommunens nämnder, kommunens revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning 1. Arkivreglementet ska även tillämpas av kommunens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Beslut om att arkivreglementet ska gälla i stadens bolag ska skrivas in i bolagens ägardirektiv. I texten nedan används nämnd som samlingsbegrepp för alla instanser som avses i stycket ovan. 3. Mål och syfte Syftet med detta arkivreglemente är att fastställa hur arkivhanteringen inom Sundbybergs stad ska organiseras samt att närmare precisera ansvarsfördelning utöver vad som framgår i de bestämmelser som följer av lag och förordning. 4. Vad är arkiv? Ett arkiv bildas av de allmänna handlingarna från nämndernas verksamheter och sådan information som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som nämnden beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagning som är tillgänglig för flera nämnder bildar arkiv endast hos en nämnd, i första hand den nämnd som svarar för huvuddelen av upptagningen. Arkiven är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov 5. Ansvar Varje nämnd ansvarar för vården av sitt eget arkiv. Varje nämnd ansvarar också för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. 1 Exempelvis utskott, råd eller kommittéer med beslutsrätt

56 Nämnden ska säkerställa att förvaltningen har en ändamålsenlig organisation och ansvarsfördelning. Vid varje nämnd ska finnas en arkivansvarig och minst en arkivredogörare. Dessa ska utses av nämnden i ett särskilt beslut och beslutet ska delges arkivmyndigheten. Nämnden ansvarar för att utse en ersättare om arkivansvarig eller arkivredogörare avslutar sin anställning i staden. Arkivmyndigheten rekommenderar att arkivansvarig har inflytande över fördelning av personella och ekonomiska resurser inom förvaltningen. Arkivansvarig som utsetts av nämnden kan inte vidaredelegera ansvaret till annan anställd. 6. Omorganisation och förändrat arbetssätt När en nämnd förändrar organisation, förvaltning eller arbetssätt och förändringen väsentligt påverkar förutsättningen för arkivvården, ska nämnden i god tid samråda med arkivmyndigheten. 7. Arkivvård Varje nämnd ska tillämpa beständiga metoder och materiel för bevarande av arkiv enligt gängse standard för en ändamålsenlig arkivvård. 2 Arkiven ska beskrivas och förtecknas och i övrigt vara organiserade för att underlätta utlämnandet av allmänna handlingar. Hur arkiven organiseras och vilka rutiner som gäller för arkivvården och gallring ska beskrivas av en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan. Arkiven ska skyddas från obehörig åtkomst, fysiska skador och stöld. Arkivhandlingarna ska vidare skyddas från förstörelse, manipulation eller annan påverkan som försvårar eller omöjliggör åtkomst. Arkiven ska begränsas och beslutad gallring ska verkställas. Vad arkivvård innebär framgår av 4-6 arkivlagen. Kommunfullmäktige beslutar om föreskrifter för arkivvården i Sundbybergs stad. 8. Gallring Med gallring menas förstöring av allmänna handlingar. Genom att förstöra innehållet helt eller delvis så begränsas allmänhetens tillgång till allmänna handlingar. Det är därför mycket viktigt att gallring sker varsamt. Utöver att förstöra en allmän handling innebär överföring av uppgifter mellan databärare gallring om överföringen medför informationsförlust förlust av möjliga informationssammanställningar förlust av väsentliga sökmöjligheter eller förlust av möjlighet att fastställa informationens autencitet 2 Med gängse standarder menas Riksarkivets föreskrifter om arkivvård för statliga myndigheter eller likartad rekommendation.

57 Inskränkning av möjligheten att framställa möjliga handlingar ska också betraktas som gallring. Varje nämnd beslutar om gallring i sitt arkiv. Inför varje gallringsbeslut ska nämnden samråda med arkivmyndigheten, vilket ska ske genom ett remissförfarande. Remissen ska tillställas arkivmyndigheten som kan delegera rätten att yttra sig över remissen till kommunarkivarien. 9. Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Sundbybergs stad och kommunarkivarien dess företrädare i sakfrågor. Arkivmyndigheten ska utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård enligt lag förvara och vårda arkiv som den övertagit till följd av lag eller överenskommelse, oavsett medium lämna rekommendationer kring metoder, materiel och skydd rörande arkivvården Arkivmyndigheten ska utöver lagreglerade uppgifter även allmänt följa utvecklingen inom arkiv- och dokumenthantering ge råd kring hanteringen av arkiv till kommunens förvaltningar och bolag fatta beslut om hos vilken myndighet en upptagning för automatiserad behandling, som är tillgänglig för flera myndigheter, ska bilda arkiv i mån av resurser ta emot och förvara enskilda arkiv under förutsättning att ett övertagande inte sker i enlighet med lagstiftningen

58 Äldreförvaltningen Gunilla Andersson (1) Dnr ÄN-0075/2016 Äldrenämnden Yttrande över remiss - Förslag till föreskrifter för arkivvård i Sundbybergs stad Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 10 maj Remiss Föreskrift för arkivvård i Sundbybergs stad den 18 mars Sammanfattning Enligt 4 arkivlagen (1990:782) ska varje myndighet svara för vården av sitt eget arkiv. Arkivvård omfattar enligt 6 arkivlagen bland annat organisering, avgränsning och gallring av arkivet samt upprättande av vissa beskrivande dokument. I Sundbyberg stad är kommunstyrelsen arkivmyndighet. För att arkivmyndigheten ska kunna utföra sitt lagstadgade uppdrag behöver staden ett gemensamt förhållningssätt till vad denna vård innebär och hur den ska utföras. Stadsledningskontorets avdelning för utveckling och administration har med anledning av detta upprättat ett förslag till föreskrifter som äldrenämnden, tillsammans med stadens andra nämnder, fått remitterat till sig för yttrande. Detta innebär att äldrenämnden får lämna eventuella synpunkter på de föreslagna föreskrifterna innan de fastställs i kommunfullmäktige. Äldreförvaltningen har inga invändningar gällande de föreslagna föreskrifterna om arkivvård. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner yttrandet som sitt svar på remissen. 2. Yttrandet översänds till stadsledningskontoret. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

59 Föreskrift för arkivvård i Sundbybergs stad Remissversion Antagen av kommunfullmäktige den XX, X Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Östra Madenvägen 4, Hallonbergen TELEFON TELEFAX ORG.NUMMER

60 Föreskrifternas omfattning Föreskrifterna gäller för kommunstyrelsen, kommunens nämnder, kommunens revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning 1. Föreskrifterna ska även tillämpas av kommunens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Beslut om att föreskrifterna ska gälla i stadens bolag ska skrivas in i bolagens ägardirektiv. I texten nedan används nämnd som samlingsbegrepp för alla instanser som avses i stycket ovan. 1.0 Styrdokument Enligt arkivlagen ( 6 punkt 2) är varje nämnd skyldig att upprätta en arkivredovisning för sitt arkiv och denna utgörs av en arkivbeskrivning och en arkivförteckning. Utöver arkivredovisningen ska nämnden upprätta en dokumenthanteringsplan över de allmänna handlingar som de ansvarar för, en bevarande- och gallringsutredning per verksamhetssystem som förvaltningen använder sig av samt systemdokumentation för dessa system. Stadsarkivet kan förse nämnderna med mallar för hur dessa dokument ska se ut. 1.1 Arkivbeskrivning Arkivbeskrivningen ska redogöra för hur nämndens förvaltning är organiserad (ner på enhetsnivå) och vilka verksamhetsområden som nämnden ansvarar för. Den ska också ge en överblickbar organisationshistorik genom att kortfattat ange vilka nämnder som tidigare ansvarat för nämndens nuvarande verksamhetsområden. Arkivbeskrivningen ger på så sätt en inblick i var äldre handlingar inom dessa områden kan eftersökas. Vidare ska arkivbeskrivningen ge upplysningar om vilka arkiv som nämnden ansvarar för och hur dessa är strukturerade, vilka sökingångar som finns till nämndens arkiv samt vilka typer av handlingar som nämndens arkiv omfattar. Omfattar arkiven sekretesshandlingar bör de vanligast förekommande sekretesskälen anges i form av hänvisningar till paragrafer i offentlighets och sekretesslagen eller annan gällande lag. Större förändringar i arkivläggningen inom nämnden ska också redovisas. Arkivbeskrivningen bör ses över regelbundet och revideras vid varje omorganisation som påverkar arkivläggningen. Arkivbeskrivningen ska tydligt ange vem eller vilka anställda inom förvaltningen som delegerats ansvar för nämndens arkivvård. Arkivansvarig och arkivredogörare utses av nämnden genom särskilt beslut. Om nämnden har delegerat ansvaret att fatta gallringsbeslut till en anställd ska detta uppges i arkivbeskrivningen. Om särskilda gallringsbeslut (utöver dokumenthanteringsplanen) har utfärdats för nämndens arkiv ska dessa biläggas arkivbeskrivningen. 1.2 Arkivförteckning Arkivförteckningen är en systematiskt uppställd förteckning över de handlingar som ingår i nämndens arkiv (oavsett medium). För arkiv som nämnden ansvarar för och som fortfarande växer räcker att en innehållsförteckning tas fram då dokumenthanteringsplanen kan anses utgöra förteckning för nämndens arkiv. 1 Exempelvis utskott, råd eller kommittéer med beslutsrätt 1

61 1.3 Dokumenthanteringsplan En dokumenthanteringsplan är ett systematiskt uppställt dokument som redovisar vilka allmänna handlingar som nämnden ansvarar för samt information om hur dessa handlingar registreras och förvaras, om de ska gallras eller bevaras och om de ska överlämnas till centralarkivet eller inte och i så fall när detta ska ske. Dokumenthanteringsplanen utgör ett gallringsbeslut och ska beslutas av respektive nämnd. Detta ska dock ske i samråd med arkivmyndigheten vilket sker genom att ett förslag skickas från nämnden till kommunstyrelsen på remiss. Kommunarkivarien kan genom delegationsbeslut yttra sig över dokumenthanteringsplanen i arkivmyndighetens ställe. Dokumenthanteringsplanen redovisar också i vilka verksamhetssystem som nämnden skapar och lagrar allmänna handlingar och vilka format dessa har. 1.4 Bevarande- och gallringsutredning Utöver dokumenthanteringsplanerna ska varje nämnd ta fram bevarande- och gallringsutredningar för de verksamhetssystem nämnden använder sig av och som innehåller information som ska bevaras. I bevarande- och gallringsutredningen ska det framgå vilken information som finns i systemen samt huruvida informationen ska bevaras eller gallras och när. 1.5 Systemdokumentation Till varje verksamhetssystem ska även systemdokumentation upprättas. Systemdokumentationen beskriver i detalj hur ett specifikt verksamhetssystem fungerar och hur det används. Systemdokumentation krävs för att informationen i systemen ska förstås och kunna tillgodogöras, både så länge det används och även sen när det är dags att arkivera information ur systemet. Systemdokumentationen ska bestå av två delar; en teknisk beskrivning över systemets uppbyggnad, databasstruktur, koppling till andra system m.m. samt en förståelsedel som beskriver vilken typ av information som finns i systemet, vilka funktioner det omfattar samt vilka som använder systemet och hur. 2.0 Arkivorganisation Enligt 4 arkivlagen är varje nämnd ansvarig för sitt arkiv. I stadens arkivreglemente Hantering av arkiv i Sundbybergs stad fastställs att varje nämnd ska utse sin egen arkivansvarige och arkivredogörare. Vid varje nämnd ska det finnas en arkivansvarig och minst en arkivredogörare. Dessa utses av nämnden i särskilt beslut. Beslutet ska också delges arkivmyndigheten. Nämnden ansvarar för att utse en ersättare om arkivansvarig eller arkivredogörares avslutar sin anställning i staden. Arkivmyndigheten rekommenderar att arkivansvarig har visst inflytande över fördelning av personella och ekonomiska resurser inom förvaltningen. Arkivansvarig som utsetts av nämnden kan inte vidaredelegera ansvaret till annan anställd. Arkivansvarig ansvarar bl.a. för att hålla sig uppdaterade kring styrdokument för arkiv i staden och sprida kännedom om dessa till medarbetare samt säkerställa att styrdokumenten efterlevs bevaka arkivfrågor i budgetarbete och övrig planering av arbetet 2

62 beakta arkivfrågor vid organisationsförändringar kontrollera att föreskriven gallring utförs stödja nämndens arkivredogörare i sitt arbete Arkivredogörare ansvarar bl.a. för att hålla sig uppdaterade kring styrdokument för arkiv i staden samt säkerställa att nämnden har uppdaterade och relevanta styrdokument för sin verksamhet vara arkivmyndighetens kontaktperson i arkivfrågor hålla dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning uppdaterad utföra vård av myndighetens arkiv säkerställa att rätt arkivmaterial används verkställa beslutad gallring hålla handlingar tillgängliga enligt offentlighetslagstiftning boka och genomföra leverans av handlingar till centralarkivet 3.0 Arkivmaterial och metoder Sundbyberg stad ska i möjligaste mån följa de av Riksarkivet rekommenderade materialvalen vid framställning av beständiga arkivhandlingar. För egenhändigt undertecknade handlingar (såsom protokoll, avtal, fullmakter etc.) ska arkivpapper enligt Svenskt Arkiv användas och undertecknande ska ske med arkivbeständigt bläck. Utskrifterna ska vara enkelsidiga. Vid inköp av nya IT-system i staden ska möjlighet att arkivera information ur dessa beaktas vid kravställning, och samråd ske med arkivmyndigheten gällande formerna för uttag av information ur systemen samt vad som anses som godkända filformat. 4.0 Arkivens innehåll och avgränsning Nämnden ansvarar för att tydligt avgränsa arkiven och verkställa föreskriven gallring. Nämnderna ska organisera sina arkiv så att rätten att ta del av allmän handling underlättas. 4.1 Sekretesshandlingar Sekretesshandlingar ska tydligt märkas upp med sekretesstämpel eller liknande markering. 4.2 Rensning av akter Från de handlingar eller akter som ska arkiveras ska allting som kan skada handlingarna avlägsnas. Sådant som på sikt förstör papper är plastfickor, post-it-lappar, gem och i princip allt annat som är i metall eller plast. Även limmet i kuvert förstör papper. Annat som ska rensas ut innan arkivläggning är tjänsteanteckningar som inte tillför några sakuppgifter (eller där uppgifterna bara är underlag för den färdiga handlingen) och arbetsmaterial av olika slag. När det finns flera kopior av samma handlingar bevaras ett exemplar, om inget annat uttryckligen bestämts i dokumenthanteringsplanen. 3

63 4.3 Gallring av handlingar Enligt 10 arkivlagen får allmänna handlingar gallras. Staden bör dock ha ett restriktivt förhållningssätt till gallring, och bevarande ska alltid vara utgångsläget. I nämndens dokumenthanteringsplan framgår vilka handlingar som ska bevaras och vilka som efter en viss tid ska gallras (förstöras). Utöver nämndens dokumenthanteringsplan kan tillfälliga gallringsbeslut utfärdas av nämnden. Dessa bör då hållas samlade, förslagsvis genom ett diariefört ärende för varje år, och framgå av en förteckning som biläggs nämndens arkivbeskrivning. Dessa tillfälliga gallringsbeslut ska samrådas med arkivmyndigheten i form av ett remissförfarande. Arkivansvarig för varje nämnd ansvarar för att gallringen utförs i enlighet med de gallringsfrister som dokumenthanteringsplanen anger. Om information som ska gallras finns i både som pappershandling och i digital form ska den förstöras i båda formerna för att den ska anses gallrad Gallring av pappershandlingar Pappershandlingar som ska gallras, ska avskiljas från de som ska bevaras redan vid arkivläggningen, för att förhindra extra arbete med genomgång av akter vid gallringsfristernas utgång. Gallring av pappershandlingar sker genom att handlingarna avlägsnas från arkivet och läggs i pappersåtervinningen. Handlingar som omfattas av sekretess måste förstöras på ett kontrollerat sätt. Varje anställd ska ha tillgång till särskilda låsta kärl där sekretesshandlingar kan slängas, som regelbundet fraktas bort och bränns under kontrollerade former. Pappershandlingar som inte behövs i nämndens dagliga verksamhet men som ska bevaras i väntan på gallring, kan överflyttas till mellanarkivet på plan 1 i stadshuset, där varje nämnd har tilldelats plats. Arkivmyndigheten tar inte emot några gallringsbara pappershandlingar för förvaring i centralarkivet Gallring av digital information Gallring av digital information sker genom att uppgifterna utplånas ur det, eller de, system där de förekommer. Med utplåning menas att informationen ska förstöras på ett sådant sätt att den inte kan återskapas. Om digital information ur ett system har gallrats är det inte tillåtet att använda backuper för att återskapa informationen. 2 Gallring av digital information sker också om sökvägar eller möjligheter till sammanställningar och bearbetning tas bort. 2 Backuper är inte att anse som allmän handling enligt TF kap

64 4.3.3 Gallring i form av överföring av information till annat medium Om information överförs från sitt ursprungsmedium till ett annat är detta att betrakta som gallring, eftersom informationens ursprungsformat har förlorats. Detta kan exempelvis vara om en pappershandling skannas in och endast den digitala filen behålls, eller om en digital handling på papper skrivs ut och den digitala informationen raderas. Pappershandlingar har inte samma potential till sammanställningsmöjligheter som digital information och gallring av uppgifter har därför skett. Tvärtom kan exempelvis färgsättning på originalhandlingen förloras om den skannas in. För att arbetet på nämnderna ska kunna fortlöpa på ett smidigt sätt behöver dock denna typ av gallring (där överföringen inte medför någon större informationsförlust eller förlust av sammanställningsmöjligheter) ske relativt frekvent. Nämnden bör därför utfärda ett generellt gallringsbeslut för uppgifter av ringa eller tillfällig betydelse för verksamheten. Vid överföring av information från ett medium till ett annat där omfattande informationsförlust sker (exempelvis utskrift av ett digitalt diarium eller register ur verksamhetssystem) ska nämnden utfärda ett särskilt gallringsbeslut och samråd med arkivmyndigheten ska ske. 5.0 Förvaring av arkivhandlingar 5.1 Arkivskåp och arkivlokal Allmänna handlingar ska förvaras i godkända arkivlokaler eller i godkända arkivskåp. Med godkänd menas sådana förvaringsutrymmen som uppfyller Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler (RA-FS 2013:4). Allmänna handlingar ska förvaras säkert under hela dess livstid. Detta innebär att även om handlingen ska gallras efter 5 år ska den förvaras säkert under dessa fem år. Det är inte tillåtet att förvara allmänna handlingar vid anställdas skrivbord annat än under tiden en handläggare aktivt arbetar med handlingarna. 5.2 Sortering och packning av arkivhandlingar Arkivhandlingar ska packas i arkivkartonger och kartongerna ska märkas på ryggen med arkivbildare (nämnd), innehåll (t.ex. protokoll, diarieförda ärenden, biståndsakter etc.) och tidsperiod (t.ex ). Handlingar som arkivläggs ska flyttas över från pärmar till arkivkartonger. Om handlingarna önskas hållas blädderbara kan så kallade arkivbindare användas. Handlingar som hör till ett specifikt ärende ska förses med ett aktomslag (t.ex. ett syrafritt vikt A3) så att de inte kan sammanblandas med handlingar tillhörande andra ärenden i samma arkivkartong. Samma sak gäller för exempelvis personakter. På aktomslaget ska det framgå vad akten innehåller (t.ex. namn och personnummer för personakter eller journaler). Vissa typer av handlingar kan bindas in (t.ex.protokoll) och behöver då inte packas i kartonger. Om det finns handlingar som har skrymmande eller udda format ska särskilda arkivkartonger köpas in. 5

65 Vid varje årsskifte ska en diarielista tas ut ur diarieföringssystemet, detta utgör en analog sökingång till diarieförda handlingar. Diarielistorna tas ut i två exemplar, en med alla ärenden i diarienummerföljd och en lista sorterad på ärendekod. Diarielistorna ska medfölja diarieförda ärenden vid ett överlämnande till arkivmyndigheten. Handlingar som har varit knutna till objekt bör ha objektet noterat på kartongerna, samt årtal. Handlingar från ärende, projekt eller dylikt sorteras förslagsvis efter år eller innehåll (till exempel Ursviksprojektet , Tillsynshandlingar 2011 osv.). Betygshandlingar ska sorteras årsvis, per klass och inom klassen i personnummerordning. Det ska även medfölja en klasslista längst fram, per klass och år. 6.0 Överlämning av arkiv När allmänna handlingar inte längre behövs i nämndens löpande verksamhet bör de överlämnas till kommunens arkivmyndighet för slutbevarande. Av praktiska skäl görs detta inte vid varje aktuellt fall utan med vissa intervaller, vilka anges i nämndens dokumenthanteringsplan. Kontakta kommunarkivarien i god tid för att komma överens om hur och när överlämnandet ska ske Överlåtna handlingar Handlingar som överlåtes till arkivmyndigheten upphör att tillhöra den nämnd som lämnar dem, och tillhör framöver arkivmyndigheten. Nämnden kan inte återfå handlingarna efter att de överlåtits till kommunarkivet, däremot kan utlån till nämnden ske efter överenskommelse. Vid sekretessbelagda uppgifter kommer en sekretessbedömning att behöva göras innan handlingarna kan lämnas ut till den nämnd som en gång överlåtit dem. Det är arkivmyndighetens ansvar att hantera eventuella förfrågningar om utlämnande av handlingar som överlåtits till arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten har rätt att gallra handlingar som överlåtits till arkivmyndigheten av annan nämnd om behov skulle identifieras eller uppstå. Det är den överlämnande nämnden som står för eventuella kostnader (såsom kopiering, gallring, eller uttag ur verksamhetssystem) vid leverans av information till arkivmyndigheten. 6.2 Om en nämnd upphör Om en nämnd upphör helt, och dess verksamhet inte över flyttas till någon annan nämnd, har nämnden tre månader på sig att överlämna sitt arkiv till arkivmyndigheten, såvida kommunfullmäktige inte har beslutat om annat. Arkivredogörare för upphörande nämnd ska i god tid kontakta arkivmyndigheten för att samråda om vilka handlingar som ska överlämnas till arkivmyndigheten och hur detta ska ske. I vissa fall behöver allmänna handlingar överlåtas från en upphörande nämnd till en ny nämnd för att verksamheten ska kunna fortlöpa på ett smidigt sätt. Överflyttning av allmänna handlingar från en nämnd som upphör till en annan nämnd kan ske utan beslut 6

66 om avhändande från kommunfullmäktige. Däremot ska den upphörande nämnden upprätta förteckningar över de handlingar som levereras till arkivmyndigheten, de handlingar som överlämnas till den nya nämnden samt de handlingar som lånas ut till den nya nämnden under en övergångsperiod, och sedan ska överlämnas till arkivmyndigheten. Den mottagande nämnden ska skriva in i sin arkivbeskrivning att verksamhetsområdet överflyttats till dem. 6.3 Överflyttning av verksamhetsområden Om ett verksamhetsområde flyttas mellan två befintliga nämnder bör det tydligt framgå genom förteckningar vilka allmänna handlingar som överlämnas mellan nämnderna eller under en övergångsperiod utlånas till den nya nämnden. Organisationsförändringen ska också skrivas in i överlämnande och mottagande nämnds arkivbeskrivning. Överflyttning av allmänna handlingar från en befintlig nämnd till en annan faller under avhändande av allmän handling och kräver ett beslut från kommunfullmäktige. 6.4 Avhändande av allmän handling Avhändande innebär att en nämnd lämnar ifrån sig allmänna handlingar i original till annan nämnd eller part utanför kommunen. Det är endast kommunfullmäktige som kan fatta beslut om avhändande av allmänna handlingar i Sundbybergs stad. 6.5 Reversal Över de handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska det upprättas ett reversal (ett kvitto) i två exemplar, ett till arkivmyndigheten och till nämnden som överlämnar handlingarna. Stadsarkivet tillhandahåller reversal. Reversalen ska ange vilken typ av handlingar det är som överlämnas, vilken mängd det rör sig om samt vilket tidsintervall handlingarna omfattar. Är det personakter eller journaler som ska levereras bör personnumren vara specificerade på reversalen (eller i en bilaga). På reversalen ska även kontaktperson för överlämnande nämnd anges med namn och telefonnummer. När leveransen är genomgången och kontrollerad, skriver både överlämnande och mottagande part under och behåller ett exemplar var. 6.6 Deponering av arkiv För föreningar och privatpersoner verksamma i Sundbyberg stad finns möjlighet att utan kostnad deponera handlingar i stadsarkivet. Villkoren för deponering specificeras i kommunstyrelsens beslut med Diarenummer 298/ Utlån av arkiv Utlån av arkiv eller arkivhandlingar får endast ske under förutsättningen att det sker i enlighet med tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Utlån av handlingar ska ske under sådana former att risk för skada eller förlust inte uppstår. Vid utlån ska tydliga avtal upprättas mellan utlånande nämnd och mottagande part gällande tid för utlånet, vad som gäller för handlingarnas förvaring under utlånet, när återlämning ska ske, samt reglering av eventuella kostnader i samband med utlånet (exempelvis frakt). 7

67 Äldreförvaltningen Carl-Johan Swärd (1) Dnr ÄN-0111/2016 Äldrenämnden Yttrande över remiss - Sundbybergs stads vatten- och avloppspolicy Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 26 maj Remiss Sundbybergs stads vatten- och avloppspolicy. Sammanfattning Äldrenämnden har fått ett utkast till vatten- och avloppspolicy från stadsmiljö och tekniska nämnden. Synpunkter ska lämnas senast den 20 augusti Äldreförvaltningen föreslår att äldrenämnden lämnar följande yttrande: Äldrenämnden har inga synpunkter på policyn utöver att det är bara är en punkt som direkt berör nämndens verksamheter, nämligen att minska mängden olämpliga ämnen i avloppssystemet. Vad gäller den punkten är det viktigt att stadsmiljö- och serviceförvaltningen har ett tydligt uppdrag att informera övriga nämnder om bra arbetssätt och rutiner för att klara den uppgiften. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner äldreförvaltningens förslag till yttrande. 2. Yttrandet överlämnas till stadsmiljö och tekniska nämnden. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

68 STADSMILJÖ- OCH SERVICEFÖRVALTNINGEN (1) Remiss- Sundbybergs stads vatten- och avloppspolicy Stadsmiljö- och serviceförvaltningen har tagit fram en policy för att stödja stadens arbete med vatten och avlopp. Målsättningen är att policyn ska hanteras i Sundbybergs stads kommunfullmäktige i oktober Den 17 maj 2016 beslutade stadsmiljö- och tekniska nämnden att remittera förslaget till berörda instanser enligt stadsmiljö- och serviceförvaltningens förslag. Vi tar tacksamt emot synpunkter och förslag på förbättringar. Vi önskar remissvar senast den 20 augusti 2016 skickat till stn@sundbyberg.se. Ange STN-0938/2015 Remissvar. Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Östra Madenvägen 4, Hallonbergen TELEFON TELEFAX stadsmiljoochtekniskanamnden@sundbyberg.se

69 STADSMILJÖ- OCH SERVICEFÖRVALTNINGEN Sundbybergs stads vatten- och avloppspolicy Syftet med Sundbybergs stads vatten- och avloppspolicy är att stödja alla nämnder och bolag i deras arbete med att säkerställa en hållbar och trygg vatten- och avloppsförsörjning. Policyn anger kommunens viljeinriktning i arbetet med planering och förvaltning av vatten- och avlopp (VA). Hållbar vatten- och avloppsförsörjning Sundbybergs stad ska arbeta med VA på ett hållbart och kostnadseffektivt vis. Sundbybergs stad ska ha förmåga att hantera såväl akuta som långvariga störningar i VA-försörjningen. VA-ledningsnätet ska underhållas och förnyas för att säkerställa en hållbar utveckling och anpassning till ett förändrat klimat. VA-ledningsnätet ska ha god funktion och vara fackmannamässigt projekterat och utbyggt. En hög kunskapsnivå om VA-ledningsnätets funktion och utformning ska upprätthållas inom staden. Sundbybergs stad ska tillsammans med Norrvatten upprätthålla god leveranssäkerhet och kvalitet på dricksvatten. Sundbybergs stad ska eftersträva att minska mängden olämpliga ämnen i avloppssystemet. Sundbybergs stad ska minska översvämningar orsakade av avloppsystem, samt minska mängden spillvatten som släpps ut till sjöar och vattendrag. Sundbybergs stad ska verka för att öka invånarnas kunskap om vatten- och avlopp.

70 Äldreförvaltningen Carl-Johan Swärd (1) Dnr ÄN-0112/2016 Äldrenämnden Yttrande över remiss - Sundbybergs stads dagvattenpolicy Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 26 maj Remiss Sundbybergs stads dagvattenpolicy. Sammanfattning Äldrenämnden har fått ett utkast till dagvattenpolicy från stadsmiljö och tekniska nämnden. Synpunkter ska lämnas senast den 20 augusti Äldreförvaltningen föreslår att äldrenämnden lämnar följande yttrande: Äldrenämnden har inga synpunkter på policyn, eftersom ingen av punkterna direkt berör nämndens verksamhet. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner äldreförvaltningens förslag till yttrande. 2. Yttrandet överlämnas till stadsmiljö och tekniska nämnden. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

71 STADSMILJÖ- OCH SERVICEFÖRVALTNINGEN (1) Remiss- Sundbybergs stads dagvattenpolicy Stadsmiljö- och serviceförvaltningen har tagit fram en policy för att stödja stadens arbete med dagvatten. Målsättningen är att policyn ska hanteras i Sundbybergs stads kommunfullmäktige i oktober Vi tar tacksamt emot synpunkter och förslag på förbättringar. Vi önskar remissvar senast den 20 augusti 2016 skickat till stn@sundbyberg.se. Ange STN-0493/2016 Remissvar. Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Östra Madenvägen 4, Hallonbergen TELEFON TELEFAX stadsmiljoochtekniskanamnden@sundbyberg.se

72 STADSMILJÖ- OCH SERVICEFÖRVALTNINGEN Sundbybergs stads dagvattenpolicy Syftet med Sundbybergs stads dagvattenpolicy är att stödja alla nämnder och bolag i deras arbete med att säkerställa en hållbar dagvattenhantering. Policyn anger kommunens viljeinriktning och ska vara vägledande vid planering och förvaltning av dagvatten. Sundbybergs stad ska vara en förebild i dagvattensammanhang. Hållbar dagvattenhantering Sundbybergs stad ska arbeta med dagvatten på ett hållbart och kostnadseffektivt sätt och samarbeta såväl inom organisationen som med omkringliggande kommuner och andra externa parter för att uppnå en hållbar dagvattenhantering. Ett hållbart omhändertagande av dagvatten för såväl kvartersmark som allmän mark ska långsiktigt skapa värden för stadsmiljön och minimera negativ påverkan på naturen och människors hälsa. Dagvatten ska användas som en resurs för att skapa attraktiva, tillgängliga och funktionella inslag i stadsmiljön. Ytlig dagvattenhantering med översvämningsytor, dammar och bäckar ska eftersträvas och vattenflöden inom kommunen ska fördröjas och motsvara avrinning från naturmark. Sundbybergs stad ska anpassas till ett förändrat klimat med skyfall och extrema vattennivåer. Dagvattenhanteringen ska bidra till en förbättring av stadens yt- och grundvattenkvalitet och att god vattenstatus uppnås i Bällstaån, Bällstaviken, Igelbäcken och Brunnsviken. För att uppnå god vattenkvalitet ska material i som kommer i kontakt med dagvatten väljas eller dagvattnet hanteras, så att förorening av yt- och grundvatten inte sker.